เครื่องใช้สำนักงาน-เกวลิน-ถิ่นขาม (1)

ความหมายเครือ่ งใชส้ านักงาน • หมายถงึ เคร่อื งมอื เครือ่ งใชท้ ่ชี ว่ ยในการปฏบิ ัตงิ านของพนักงานในสานกั งานใหเ้ กิดความสะดวกรวดเร็ว มคี วามเป็นระเบยี บเรียบรอ้ ยและถูกตอ้ งชดั เจน สรา้ งความประทับใจแก่ผู้รับอนั จะนาไปสู่ความสาเรจ็ ใน การติดตอ่ เครอ่ื งใชส้ านักงานในปจั จุบันโดยส่วนใหญ่จะเปน็ กลไกอเิ ลก็ ทรอนกิ สห์ รอื อาจเรียกไดว้ า่ เปน็ เคร่ืองใชส้ านกั งานอัตโนมัติ • เครอื่ งใช้สานกั งานในปจั จุบนั ไดร้ บั การพฒั นาใหม้ ีความทนั สมัย มีความสามารถ และมีประสทิ ธภิ าพ ในการทางานสงู ขนึ้ การใช้เครอื่ งใชส้ านักงานจงึ ชว่ ยอานวยความสะดวกในการทางานของพนักงานใน สานกั งานไดม้ าก สานักงานจงึ ควรเลอื กใช้เครือ่ งใช้สานกั งานอัตโนมัติโดยคานึงถึงหลักเกณฑใ์ นการ เลอื กเครื่องใชส้ านกั งาน เพื่อให้ไดเ้ ครอ่ื งใชส้ านกั งานท่ีมปี ระโยชน์คมุ้ ค่ามากทีส่ ุด

ความสาคญั ของเครือ่ งใช้สานกั งาน • เครอื่ งใช้สานักงานนบั วา่ มคี วามสาคญั ตอ่ สานกั งานและองคก์ าร ในการนา มาใช้ ชว่ ยพนกั งานในการ ปฏิบัติงานใหม้ คี วามสะดวก ประหยัดแรงงาน และทางานอย่างมีประสทิ ธิภาพ ซ่ึงปจั จบุ ันเครื่องใช้ สานักงานมีราคาท่ีถูกลงช่วยใหส้ านกั งานขนาดเลก็ สสามารถซอ้ื เพ่อื นาไปใช้งานได้ และเครอื่ งใช้ สานกั งานในปจั จบุ ัน ได้มีการพัฒนาระบบการทางาน โดยนาเทคโนโลยีใหม่ ๆเข้ามาใชเ้ พ่อื ให้ พนกั งานสามารถใชง้ านเครือ่ งใชส้ านกั งานไดง้ ่าย และสะดวกมากยงิ่ ขน้ึ

หลกั การพิจารณาเครื่องใช้สานักงาน • ความจาเป็นในการใชเ้ ครือ่ งใชส้ านักงาน โดยพิจารณาวา่ หน่วยงานใดมคี วามจาเป็นตอ้ งใช้เคร่ืองใช้สานักงาน ประเภทใด เพราะเหตใุ ด จงึ จาเป็นตอ้ งใช้ ซ่ึงจะทาใหท้ ราบถงึ วัตถปุ ระสงค์ของการใชเ้ คร่อื งใชส้ านักงานประเภท นน้ั ๆ ลกั ษณะงาน คือการพจิ ารณาความเหมาะสมกับลกั ษณะการทางานท่นี าเครื่องใช้สานักงานมาใชว้ ่ามี ประสทิ ธิภาต่อการทางานมากนอ้ ยเพยี งใด เชน่ ได้ผลงานมากข้ึน สะดวก รวดเรว็ และประหยัด มคี วามกา้ วหนา้ กบั เทคโนโลยที ี่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา • ความตอ้ งการของบุคลากร การเปล่ยี นแปลงการทางานภายในองคก์ รจากการใชแ้ รงงานคนมาเปน็ การใช้ เครอื่ งจกั รน้ัน ยอ่ มก่อให้เกดิ ปัญหา คอื การลดจานวนพนักงานลงทาให้เกิดการวา่ งงานซงึ่ กระทบตอ่ ความรสู้ กึ ของบคุ ลากร เพื่อให้ปญั หา ความสมั พันธร์ ะหวา่ งจานวนพนักงานและการใชเ้ ครื่องใช้สานักงานหมดไป ผบู้ รหิ ารจะตอ้ งพิจารณาด้วยความรอบคอบวา่ มี ความเหมาะสมหรือไม่ เพอ่ื ใหเ้ กดิ ความประหยดั ค่าใช้จ่าย มคี วามสะดวก รวดเรว็ และมีประสิทธิภาพในงาน ขณะเดยี วกนั จะตอ้ ง ไมเ่ กดิ ความขัดแย้ง นอกจากนั้นควร คานงึ ถงึ ปญั หาการฝกึ อบรมใหค้ วามรเู้ กย่ี วกบั วธิ กี ารใชเ้ คร่อื งใชส้ านกั งานประเภทต่าง ๆ และชี้แจงใหเ้ หน็ ประโยชน์ของเครอื่ งใช้นนั้ ๆ วา่ สามารถลดความเบื่อหนา่ ยจากการทางานในสภาพเดมิ ได้ และสามารถลด ข้อผดิ พลาดทีเ่ กดิ ขน้ึ จากการปฏบิ ัติงานรปู แบบเดมิ ได้ ทาให้พัฒนางานไดต้ ามความกา้ วหน้าของเทคโนโลยี

หลักการพจิ ารณาเครือ่ งใชส้ านักงาน (ตอ่ ) • ค่าใช้จ่าย การเลือกใช้เครื่องใชส้ านักงานแตล่ ะประเภท ย่อมทาใหอ้ งค์กรตอ้ งเสียคา่ ใช้จา่ ยเพิ่มข้นึ ซ่ึงผู้บรหิ าร จะตอ้ ง พจิ ารณาว่าเหมาะสมกบั ค่าใช้จ่ายหรือไมก่ ับผลผลติ จากการใช้เคร่อื งใชส้ านกั งานเหลา่ นัน้ คา่ ใช้จา่ ยท่ี จะเกิดข้นึ จากการใช้เครอื่ งใชส้ านกั งานในปจั จบุ นั มดี ังน้ี การซือ้ ทาให้เสยี ค่าใชจ้ ่ายสูง มกี รรมสิทธ์ิในทรัพย์สนิ และตอ้ งคานงึ ถงึ คา่ ซ่อมบารุงระหวา่ งการใชง้ านดว้ ย การเชา่ ทาใหเ้ สยี ค่าใช้จ่ายต่า สามารถได้เครอื่ งมาใชต้ ามความตอ้ งการ ไมต่ ้องรบั ผิดชอบเก่ียวกับการ ซอ่ มบารงุ แตไ่ มม่ ีกรรมสิทธใ์ิ นทรัพยส์ ินเหลา่ นน้ั การเช่าซื้อ เหมาะกับเครือ่ งใช้สานักงานท่มี ีราคาแพง และมนี โยบายทจี่ ะมีทรัพยส์ นิ เปน็ ของตนเองในอนาคต การเชา่ ซอื้ จงึ เปน็ ทางเลอื กให้องค์กรหรอื หน่วยงานมเี ครอ่ื งใช้สานกั งานโดยการผ่อนชาระเปน็ งวด ๆ • ประโยชน์ทไ่ี ดร้ ับจากการใชเ้ ครือ่ งใช้สานักงาน ทาให้องคก์ รหรอื หน่วยงานได้รับความรวดเรว็ สะดวกสบาย ประหยัด และมีประสิทธภิ าพจาการใช้เครอื่ งใชส้ านักงานเหล่าน้ัน

องคป์ ระกอบสาคัญของสานกั งาน • อาคารสถานทห่ี รอื หอ้ งที่ใช้เปน็ สานกั งาน • ผู้ปฏบิ ัติงานในสานกั งาน • เครอ่ื งใชส้ านักงาน • ผู้ปฏบิ ัติงานในสานักงาน งานสาคญั ทท่ี าในสานกั งาน แบง่ เป็น 7 ดา้ น 1) ดา้ นบรกิ ารผู้บรหิ าร เปน็ งานสาคัญดา้ นการวางแผน การจัดกาลงั คนและองค์การ การจัดการ ทรพั ยากรมนุษย์ การจัดการการเงนิ การจดั การการผลติ และการบริการ การควบคุมการดาเนินงาน และการจัดทารายงาน นอกจากนย้ี ังมงี านสนับสนุนจากพนกั งานอ่นื ๆ เชน่ การรับและสนทนาทางโทรศพั ท์ การจัดตารางนดั หมาย การรับส่งเอกสารการจดั เก็บและคน้ หาเอกสาร และการจัดการการเดินทาง

องค์ประกอบสาคัญของสานกั งาน (ต่อ) 2) ดา้ นขอ้ มลู และเอกสาร จาแนกเป็นงานการรับและการบนั ทึกการรับ การส่งเอกสาร การจดั ทา เอกสาร การจดั ส่งและการบนั ทึกการจดั สง่ เอกสารการจัดเก็บและการคน้ คนื เอกสาร 3) ด้านอาคารสถานท่ี พัสดุ และอุปกรณ์ 4) ด้านจัดการบุคลากร 5) ด้านการเงนิ และบญั ชี 6) ดา้ นการจัดการประชมุ 7) ด้านงานประชาสมั พนั ธ์ • เคร่ืองใช้สานักงาน เคร่อื งใชส้ าคัญนอกจากโตะ๊ เก้าอ้ี ยังประกอบด้วย เครอ่ื งพิมพด์ ดี โทรศัพท์ โทรสาร ตเู้ กบ็ เอกสาร เคร่อื งถ่ายเอกสาร คอมพวิ เตอร์ส่วนบคุ คลพรอ้ มเคร่อื งพิมพ์

ประเภทเครือ่ งใชส้ านกั งาน • เครอ่ื งคานวณเลข เป็นเคร่อื งใช้สำนกั งำนที่นำมำใชใ้ นกำรคำนวณตวั เลขต่ำง ๆ เพือ่ ให้กำรคำนวณได้ผลลพั ธท์ ี่ มคี วำมถูกตอ้ ง แม่นยำ และรวดเร็ว เคร่อื งคำนวณเลขถือได้วำ่ เป็นเครื่องใชส้ ำนกั งำนอตั โนมัติ เน่อื งจำกเปน็ เคร่ืองมอื ที่ช่วยใหก้ ำรปฏบิ ัตงิ ำนของพนักงำนมีควำมสะดวก รวดเร็วมำกยิง่ ขึ้น • โทรศพั ท์ เป็นเครือ่ งมอื ทีใ่ ช้ในกำรติดตอ่ สื่อสำรกนั ช่วยใหป้ ระหยัดเวลำและคำ่ ใช้จำ่ ยในกำรเดนิ ทำง โทรศัพท์ เป็นอุปกรณ์ที่ใชส้ ือ่ สำรด้วยเสยี งโต้ตอบระหว่ำงกนั ชว่ ยใหค้ สู่ นทนำได้พูดคุย เจรจำกันโดยไม่ต้องเดนิ ทำงไป ติดตอ่ กันทำให้เสียเวลำและสิ้นเปลอื งค่ำใชจ้ ำ่ ยในกำรเดินทำง

ประเภทเคร่อื งใชส้ านกั งาน (ตอ่ ) • เคร่อื งโทรสาร หรือ แฟกซ์ เปน็ เคร่อื งมือสื่อสำรท่ใี ชร้ ับ-ส่งเอกสำรจำกต้นทำงไปยังปลำยทำงซ่ึงเปน็ ระบบกำร สง่ ข้อมูลข่ำวสำรโดยอำศยั หมำยเลขโทรศพั ท์ในกำรตดิ ต่อ ชว่ ยสำหรับกำรตดิ ต่อสื่อสำรท่ีมีหลักฐำนเปน็ เอกสำรใชอ้ ำ้ งอิงได้ • เครอ่ื งถา่ ยเอกสาร เปน็ เคร่อื งใช้สำนกั งำนประเภทหนึง่ ท่ีได้รับควำมนิยมในกำรนำมำชว่ ยทำสำเนำผลติ เอกสำร โดยกำรถ่ำยภำพเอกสำรตน้ ฉบบั แลว้ ทำสำเนำลงบนกระดำษไดอ้ ย่ำงรวดเรว็ ประหยัดเวลำ แรงงำนและ ค่ำใช้จ่ำยอยำ่ งมำก

ประเภทเครอื่ งใช้สานักงาน (ตอ่ ) • เครื่องคอมพิวเตอร์ เป็นเคร่ืองมืออเิ ลก็ ทรอนิกสส์ ำมำรถจดจำขอ้ มูลและคำสง่ั จำกผู้ใช้ เพอื่ นำไปประมวลผล ข้อมลู ให้ได้ตำมท่ีต้องกำร • เครือ่ งพิมพ์ เป็นอุปกรณ์แสดงผลท่ีตอ้ งทำงำนร่วมกับเครอ่ื งคอมพิวเตอรโ์ ดยรับคำส่งั มำจำกเครอ่ื ง คอมพิวเตอร์ในกำรพมิ พข์ อ้ มลู ทอ่ี ยใู่ นคอมพวิ เตอรอ์ อกมำในรูปแบบของเอกสำร • เครอ่ื งสแกนเนอร์ เปน็ อุปกรณ์ทใ่ี ช้สำหรบั กำรนำข้อมูลที่เปน็ รปู ของส่ิงพิมพห์ รือเป็นรูปวตั ถุท่ีมีขนำดไม่หนำไม่ ใหญเ่ กนิ ไป โดยกำรนำเอำส่ิงพิมพห์ รอื วัตถมุ ำวำงบนเครอื่ งสแกนเนอร์ เครอื่ งจะทำกำรสแกนภำพแล้วนำเข้ำ ขอ้ มูลภำพท่สี แกนเข้ำสู่เคร่ืองคอมพวิ เตอร์

ประโยชนข์ องเคร่อื งใชส้ านกั งาน • ชว่ ยใหเ้ กดิ ความเป็นระเบยี บเรียบรอ้ ย งานทีผ่ ลติ ไดน้ ้ัน จะแลดเู ป็นระเบียบ อ่านงา่ ยชดั เจน มปี ระสทิ ธิภาพ • ชว่ ยลดต้นทนุ และคา่ ใชจ้ า่ ย งานเอกสารท่ที าได้อยา่ งถูกตอ้ ง รวดเรว็ มปี ระสิทธภิ าพ จะทาให้ประหยดั ค่าใชจ้ า่ ย และลดต้นทนุ ในการผลติ ลง • ช่วยให้เกดิ ความสวยงาม งานท่ผี ลติ ดว้ ยเคร่อื งใช้สานักงาน ย่อมแลดดุ กี วา่ งานท่ผี ลติ ดว้ ยมอื มีความสมา่ เสมอและจัดได้อยา่ งมีระเบียบ • ชว่ ยลดความเบ่ือหนา่ ยและความเมื่อยล้า งานบางอยา่ งน้ัน ต้องทาซ้าซากจาเจทาให้เกดิ การเบื่อหน่าย และความเม่อื ยลา้ ได้ หากไดน้ าเอาเคร่อื งใช้สานกั งานมาชว่ ยแบง่ เบาภาระได้จะทาให้ลดความเม่อื ยล้าได้ • ช่วยในการควบคมุ และตรวจทาน งานบางอยา่ งอาจลดการตรวจทานลงไปได้ เชน่ การใช้เครอ่ื ง คอมพวิ เตอรใ์ นการคานวณ การพิมพ์เช็คใหล้ กู คา้ จะเสียเวลาในการตรวจทานครง้ั แรกเพียงครัง้ เดียว