คู่มือการทำสารบัญอัตโนมัติ

เอกสารประกอบการอบรม โปรแกรม Microsoft Word โดย นางสาวนารจี ตุ ิ ศรแี สงฉาย สงิ หาคม 2563

ก คาํ นาํ การจดั ทําคมู่ ือการอบรมการให้ความรู้ด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ หวั ข้อ การประยกุ ย์ใช้ Word สําหรับนิสิตชนั้ ปีท่ี 4 เพ่ือเป็นการเตรียมความพร้อมในการเรียนการสอน และการประกอบ อาชีพในอนาคต โดยหวั ข้อที่อบรมให้กบั นิสิตจะเน้นไปทางความสามารถที่นิสิตสามารถนําไปใช้ได้ จริงๆ อีกทงั้ ยงั สามารถนําไปปรับใช้ในการเรียนในระดบั ปริญญโท หรือสงู กวา่ ทงั้ นี ้การให้ความรู้ดงั กลา่ ว จะชว่ ยให้นสิ ติ มีความสะดวกในการทํางาน และทําให้รู้สึกว่า การใช้โปรแกรม MS-Word ไม่ใช้เร่ืองยากอีกต่อไป เนือ้ หาที่อบรม อาทิ การตงั้ ค่าหน้ากระดาษ การสร้าง STYLE ใน MICROSOFT WORD การแทรกเลขหน้าแนวตงั้ การแทรกเลขหน้าแนวนอน การสร้างสารบญั อตั โนมตั ิ การสร้างสารบญั ตารางอตั โนมตั ิ การสร้างสารบญั ภาพอตั โนมตั ิ การทํา จดหมายเวียน (MAIL MERGE) การผสานไฟล์ภาระงานจากโปรแกรม MS-Excel เข้าสรู่ ายงานการ ปฏิบตั ิงานด้วยโปรแกรม MS-Word รวมถึงการแปลง MICROSOFT WORD เป็น PDF และสร้าง BOOKMARKเพ่ือให้นิสิต คุ้นเคยกับการใช้โปรแกรมสําเร็จรูปในการจัดทํารายงาน ซ่ึงจะเป็น ประโยชน์ตอ่ วชิ าชีพของนสิ ติ เองในอนาคต หากค่มู ือฉบบั นี ้มีข้อผิดพลาดท่านผู้อ่านสามารถแนะนําผ้จู ดั ทําได้เสมอผ่านอีเมล์ของ ผ้เู ขียน [email protected] ในสว่ นของความผดิ พลาดนี ้ผ้จู ดั ทําขอน้อมรับไว้เพียงผ้เู ดยี ว นารีจตุ ิ ศรีแสงฉาย สงิ หาคม 2563

ข สารบัญ คาํ นํา........................................................................................................................... ก สารบัญ ....................................................................................................................... ข การตัง้ ค่าหน้ากระดาษ ............................................................................................... 1 การสร้าง STYLE ใน MICROSOFT WORD............................................................... 2 การแบ่งหน้า (PAGE BREAK).................................................................................... 6 การแทรกเลขหน้าแนวตงั้ ........................................................................................... 8 การแทรกเลขหน้าแนวนอน....................................................................................... 10 การสร้างสารบัญอัตโนมัติ.......................................................................................... 14 การสร้างสารบัญตารางอัตโนมัติ................................................................................ 16 การสร้างสารบัญภาพอัตโนมัติ .................................................................................. 19 การทาํ จดหมายเวียน (MAIL MERGE)....................................................................... 21 1. การจดั ทํารายงานการปฏิบตั งิ าน .................................................................. 21 2. การผสานไฟล์ภาระงานจากโปรแกรม MS-Excel เข้าสู่ รายงานการปฏิบตั งิ าน ด้วยโปรแกรม MS-Word.............................................................................. 22 การแปลง MICROSOFT WORD เป็ น PDF และสร้าง BOOKMARK......................... 30

1 การตงั้ ค่าหน้ากระดาษ 1. เปิดโปรแกรม MS-Word ก่อนการเร่ิมการทํางานเราต้องตงั้ คา่ หน้ากระดาษเป็นสิง่ แรก เพ่ือไม่ให้หน้ากระทบในภายหลัง ดังนัน้ เราจึงจําเป็นต้องตัง้ ค่ากระดาษงานให้ถูกต้องตาม วตั ถปุ ระสงค์ของการทํางานของเรา สามารถทําได้โดยคลกิ ที่ Layout>Margins>Custom Margins 2. ตงั้ คา่ หน้ากระดาษ เราควรตงั้ หน้ากระดาษฝั่งซ้ายให้มากกว่าด้านอ่ืน เนื่องจากเรา ต้องเผ่ือไว้สําหรับเข้าเลม่ ในภายหลงั การตงั้ ระยะบรรทดั ก่อนเริ่มการทํางาน ก่อนการพิมพ์หรือการจดั ทํารายงาน เราต้องตรวจสอบ ในส่วนของ Layout ว่าการปรับ ย่อหน้า (Indent) และการกําหนดระยะห่างระหว่างย่อหน้า (Spacing) ว่ามีคา่ เท่ากับ 0 ทกุ ช่อง หรือไม่ เพื่อไม่ให้ระยะห่างเกินไป โดยส่วนใหญ่จะกําหนดไว้ที่คา่ 0 และเราค่อยไปกําหนด Style ตามความเหมาะสมของงานเราได้ภายหลงั

2 การสร้าง Style ใน Microsoft Word การตงั้ รูปแบบตวั อกั ษรหรือ Style เป็นส่วนสําคญั ของการรายงานหรือเล่มงานให้เสร็จได้ อยา่ งง่ายดายและไมร่ ู้สกึ ว่าการทํารายงานว่นุ วายหรือยงุ่ ยากอีกตอ่ ไป การใช้สไตล์ทําให้สะดวกรวดเร็ว เพราะเราเพียงกําหนดรูปแบบย่อหน้าไว้เพียงครัง้ เดียว แตส่ ามารถนํามากําหนดรูปแบบย่อหน้าได้เมื่อ ต้องการ นอกจากนัน้ หากเราต้องการเปลี่ยนรูปแบบย่อหน้าในเอกสาร เช่น เปล่ียนหวั ข้อท่ีแสดงใน เอกสารให้ตวั อักษรใหญ่ขึน้ แทนท่ีเราจะเสียเวลาไปแก้รูปแบบตวั อักษรทีละหัวข้อ ก็สามารถแก้ไข รูปแบบตวั อกั ษรท่ีกําหนดในสไตล์ได้เลย ซง่ึ จะทําให้หวั ข้อท่ีเรากําหนดให้ใช้สไตล์นนั้ เปลี่ยนตามโดย อตั โนมตั ิ โดยสามารถทําได้ ดงั นี ้ 1. ก่อนที่เราจะตงั้ รูปแบบตวั อกั ษร ขนาดตวั อกั ษร ความหนา ระยะบรรทดั เราจะต้องรู้ว่า ระดบั หรือหวั ข้อท่ีเราจะทําในรายงานมีออะไรบ้าง ดงั นี ้ บทท่ี 1 ใช้ตัวอักษร Cordia New ขนาด 18 พอยด์ ตัวหนา ก่งึ กลาง สว่ นเนือ้ หา กนั้ หน้า ระยะ 1.5 ซม. (ใช้ตวั อกั ษร Cordia New ขนาด 16 พอยด์ ตวั บาง การจดั หน้ากระจายแบบไทย) หัวข้อใหญ่ 2 (ใช้ตัวอักษร Cordia New ขนาด 16 พอยด์ ตัวหนา ชดิ ซ้าย) 1. หัวข้อย่อย ระดบั 3 สว่ นเนือ้ หา กนั้ หน้า ระยะ 2.0 ซม. (ใช้ตวั อกั ษร Cordia New ขนาด 16 พอยด์ ตวั บาง (ใช้ตวั อกั ษร Cordia New ขนาด 16 พอยด์ ตวั บาง การจดั หน้ากระจายแบบไทย) 1.1หวั ข้อย่อย ระดบั 4 (ใช้ตวั อกั ษร Cordia New ขนาด 16 พอยด์ ตวั บาง (ใช้ตวั อักษร Cordia New ขนาด 16 พอยด์ ตวั บาง ชิดซ้าย) ส่วนเนือ้ หา กัน้ หน้า ระยะ 2.75 ซม. (ใช้ตัวอักษร Cordia New ขนาด 16 พอยด์ ตวั บาง (ใช้ตวั อกั ษร Cordia New ขนาด 16 พอยด์ ตวั บาง การจดั หน้ากระจายแบบไทย) 1.1.1 หวั ข้อยอ่ ย ระดบั 5 (ใช้ตวั อกั ษร Cordia New ขนาด 16 พอยด์ ตวั บาง ชดิ ซ้าย) ส่วนเนือ้ หา กัน้ หน้ า ระยะ 3.75 ซม. (ใช้ ตัวอักษร Cordia New ขนาด 16 พอยด์ ตวั บาง (ใช้ตวั อกั ษร Cordia New ขนาด 16 พอยด์ ตวั บาง การจดั หน้ากระจายแบบไทย) 1) หัวข้อย่อย ระดับ 6 (ใช้ตัวอักษร Cordia New ขนาด 16 พอยด์ ตัวบาง ชดิ ซ้าย) ส่วนเนือ้ หา กัน้ หน้า ระยะ 4.25 ซม. (ใช้ตวั อักษร Cordia New ขนาด 16 พอยด์ ตวั บาง (ใช้ตวั อกั ษร Cordia New ขนาด 16 พอยด์ ตวั บาง การจดั หน้ากระจายแบบไทย)

3 2. เม่ือทําการสร้าง Style ที่ต้องการเรียบร้อยแล้ว และหากการนํา Style ไปใช้อีกหลาย ครัง้ สามารถทําได้โดยใช้เมาส์ดาร์กแถบที่ต้องการตงั้ Style ในที่นีเ้ ลือกหวั ข้อ “บทที่ 1” แล้วไปที่ Home>Styles>Update Heading 1 to Match Selection เพ่ืออพั เดทรูปแบบท่ีเราจดั ลา่ สดุ โดยใน สว่ น “บทท่ี 1” เราต้องการทํา หวั ข้อ Heading1 3. หากต้องการแก้ไข Style สามารถคลกิ เลือก Modify… ตัง้ ค่าตามที่เราต้องการ ในท่ีนีเ้ ราต้องการให้บรรทัดหลงั “บทที่ 1” เว้นระยะห่าง 16 ตวั อกั ษร โดยการตงั้ Style เราสามารถตงั้ จนครบระดบั ที่เราต้องการ ดงั ภาพ พมิ พ์บรรทดั หลงั ระยะหา่ ง 16 พอยด์ และแบบ Single คลิกเลือก Paragraph คลิก OK คลิก OK

4 3. การตงั้ Style ที่ไมม่ ีในรูปแบบท่ีกําหนดสามารถทําได้ ดงั นี ้ 3.1 ใช้เมาส์ดาร์กแถบที่ต้องการตงั้ Style 3.2 ไปที่ Home>Styles>more>Create a Style>ตงั้ ช่ือ Style โดยส่วนใหญ่ควรตงั้ ช่ือให้สอดคล้องกบั บรรทดั ที่เราตงั้ ไว้ เพ่ืองา่ ยตอ่ การเรียกใช้ เราสามารถตงั้ Style จนครบตามที่เราต้องการ เมื่อตงั้ แล้วจะแสดงดงั ภาพ

แสดง Style ที่เราตงั้ ไว้ 5 เม่ือตงั้ Style เรียบร้อย แล้ว จะปรากฎหวั ข้อให้ ทางด้านเมนซู ้ายมือ หมายเหตุ กด Ctrl + F คลิก Heading จะแสดง ดงั เมนู กรณีเราต้องการย้ายเนือ้ หาของแตล่ ะบทเรา สามารถใช้เมาส์ลากหวั ข้อตามเมนดู ้านซ้าย จากภาพด้านล่างจะเห็นได้ว่า เนือ้ หาในบทท่ี 2 ได้ถูกย้ายไปอยู่ในบทที่ 1 ซึ่งจะสะดวกต่อการ ทํางานโดยที่เราไม่ต้องไปเลือกดาร์กข้อความท่ีเราต้องการจะย้าย ซงึ่ จะเหมาะกบั ข้อมลู ท่ีมีจํานวน มาก ทําให้ย้ายได้อยา่ งรวดเร็ว

6 การแบ่งหน้า (Page Break) การแบ่งหน้า ตวั แบง่ ส่วนเป็นคําสง่ั ท่ีใช้สําหรับแบ่งส่วนต่างๆ ของเอกสารออกจากกัน โดยแตล่ ะสว่ นในเอกสารมีความเป็นอสิ ระในการเปล่ียนแปลงหรือแก้ไขเอกสาร ประโยชน์และข้อดี ของการแบ่งหน้า คือ ช่วยให้เราทํางานได้สะดวกขนึ ้ หน้าไม่กระทบกนั ในแต่ละหน้า โดยการแบง่ หน้า สามารถไปที่ Layout>Breaks และเลือกการ Breaks ท่ีเราต้องการ ดังภาพและอธิบาย ความหมายได้ดงั นี ้ 1. Page Breaks 1.1 ตวั แบง่ หน้า (Page) เป็นการขนึ ้ หน้าใหม่ 1.2 ตวั แบง่ คอลมั น์ (Column) เป็นการแทรกตวั แบง่ คอลมั น์แบบใส่ด้วยตนเองท่ีจุด แทรก โดยให้ตําแหนง่ ที่เลือกไปเริ่มที่คอลมั น์ใหม่ ใช้สําหรับเอกสารท่ีแบง่ ออกเป็นหลายคอลมั น์ 1.3 ตวั แบ่งการตัดข้อความ (Text wrapping) สิน้ สุดบรรทัดปัจจุบนั และบงั คับให้ ข้อความเรียงตอ่ เนื่องอย่ทู ี่ด้านลา่ งรูปภาพ ตาราง หรือรายการอื่น (ข้อความจะเรียงตอ่ เน่ืองอยบู่ น บรรทดั วา่ งเปลา่ บรรทดั ถดั ไปท่ีไมม่ ีรูปภาพหรือตารางถกู จดั ชิดระยะขอบซ้ายหรือชิดระยะขอบขวา อย)ู่ ซง่ึ เป็นการเร่ิมต้นบรรทดั ใหมโ่ ดยยงั อยใู่ นย่อหน้าเดมิ 2. Section Breaks 2.1 หน้าถัดไป (Next Page) เป็นการแทรกตวั แบ่งส่วน และเร่ิมต้นส่วนใหม่ของ เอกสารในหน้าถดั ไป 2.2 ต่อเนื่อง (Continuous) เป็นการแทรกตัวแบ่งส่วน และเริ่มต้นส่วนใหม่ของ เอกสารในหน้าเดยี วกนั 2.3 หน้าคู่ (Even Page) เป็นการแทรกตวั แบง่ สว่ น และเริ่มต้นส่วนใหม่ของเอกสาร ในหน้าถดั ไปท่ีเป็นหน้าเลขคู่

7 2.4 หน้าคี่ (Odd Page) เป็นการแทรกตวั แบง่ สว่ น และเร่ิมต้นส่วนใหมข่ องเอกสาร ในหน้าถดั ไปท่ีเป็นหน้าเลขค่ี จากตวั อย่างด้านล่างเป็นการใช้คําสง่ั Page Break โดยหากเราต้องการเห็นค่าการ กระทําในงานของเราสามารถไปที่ Home คลกิ เลือก เพื่อให้เหน็ การทํางานวา่ เราได้ใส่คําสงั่ อะไรไปบ้าง โดยส่วนใหญ่การแบ่งหน้า เราจะทําเม่ือเราไม่ต้องการให้หน้าถัดไปเลื่อนให้ล็อค บรรทดั อยใู่ นหน้าท่ีต้องการ ทงั้ นี ้การจดั ทํารายงานสว่ นใหญ่จะใช้คาํ สงั่ Page Break ใช้สําหรับขึน้ หน้าใหม่ในบทเดียวกัน กบั Section Break (Next Page) ใช้สําหรับขึน้ บทใหม่ เพ่ือเป็นการแยก สว่ นของหน้า ซงึ่ จะมีผลตอนที่เราแทรกเลขหน้า ถ้าเรามีการกําหนด Section Break (Next Page) เม่ือขนึ ้ บทใหม่ เราสามารถรันเลขหน้าได้ และซอ่ นไมใ่ ห้แสดงหมายเลขหน้า แตเ่ ป็นการนบั เลขหน้า ตามปกติ

8 การแทรกเลขหน้าแนวตัง้ เมื่อเราสร้างงานเราในแตล่ ะบท เป็นที่เรียบร้อยแล้ว การสร้างเลขหน้าสามารถทําได้ ดงั นี ้ 1. ไปท่ี Insert>Page Number>Top of Page หรือเลือกตาํ แหนง่ ที่ต้องการแสดง 2. กรณีเรามีบทท่ี หรือขนึ ้ หวั ข้อของบทใหม่ ส่วนใหญ่จะไมแ่ สดงเลขหน้าแตเ่ ป็นการนบั ตอ่ เน่ือง ให้ไปท่ี Design>คลกิ เลือก Different First Page

9 เมื่อคลิกเลือกแล้วหน้าจะไมแ่ สดง แตน่ บั รวมกบั สว่ นอ่ืน 3. หากต้องการให้หน้านบั ตอ่ เน่ืองสามารถไปที่ Design>Page Number>Format Page Number>เลือก Continue from previous section (นบั หน้าตอ่ เน่ือง)

10 การแทรกเลขหน้าแนวนอน โดยปกติการทําเล่มรายงาน บางครัง้ เราอาจจะมีการนําเสนอเนือ้ หาทัง้ แนวตัง้ และ แนวนอนในไฟล์เดียวกัน หากเราต้องการทําแนวนอน ต่อหน้าหน้าท่ีเป็นแนวตงั้ ให้เราทําการ Section Break เพื่อให้เราสามารถทํางานแยกส่วนได้อย่างอิสระในการแทรกเลขหน้าเพ่ือไม่ให้ กระทบหน้าในแนวตงั้ สามารถทําได้ดงั นี ้ 1. นําเคอเซอร์ไปวางตําแหน่งที่ต้องการทํา Section Break และไปท่ี Layout>Next Page 2. หลงั จากนนั้ ทําการตงั้ คา่ หน้ากระดาษแนวนอน ไปท่ี Layout>Custom Margins

11 3. เลือกการตงั้ ค่าหน้ากระดาษแบบแนวนอน หรือ Landscape และเลือกตําแหน่งท่ี ต้องการแสดงแบบแนวนอน โดยให้เลือก This section หรือ สว่ นแบง่ นี ้กด OK จะแสดงการตงั้ คา่ หน้ากระดาษแบบแนวนอนดงั ภาพด้านลา่ ง 4. การใสเ่ ลขหน้าแนวนอน เราต้องไปท่ี Insert>Footer>Edit Footer

12 5. หลงั จากนนั้ ไปที่ Insert>Text Box เพ่ือแทรกกลอ่ งข้อความ สําหรับใสฟ่ ิลดเ์ ลขหน้า 6. เม่ือแทรกกล่องข้อความ หรือ Text Box แล้ว จัดกล่องข้อความ โดยให้แสดงแบบ In Front of Text เพื่อให้วตั ถทุ ะลผุ า่ น โดยเราสามารถปรับแตง่ กล่องข้อความโดยไมต่ ้องเทสี และไมม่ ีขอบเส้น

13 7. หากต้องการกลบั ข้อความให้อยใู่ นตําแหน่งท่ีต้องการ สามารถไปที่ Format>Rotate all text 90° 8. ถ้าต้องการแทรกฟิลด์เลขหน้าให้ไปท่ี Format>Document Info>Field 9. เลือกฟิลดช์ ื่อ Page และรูปแบบ (Format) กด OK แนวตงั้ แนวนอน แนวตงั้

14 การสร้ างสารบัญอัตโนมัติ หากเราต้องการสร้ างสารบัญ ให้มาแสดงในหน้าสารบัญ ทัง้ นี ้ เราจะต้องทําการ กําหนดการอ้างอิง Style ในรูปแบบท่ีเป็น Heading เพ่ือให้แสดงสารบญั อตั โนมตั ิ ถ้าไม่มีการตงั้ รูปแบบตวั อกั ษรไว้ การดงึ สารบญั อตั โนมตั จิ ะไมแ่ สดงให้ สามารถทําได้ดงั นี ้ 1. ไปที่ Table of Contents>Custom Table 2. เลือกรูปแบบสารบญั ตามท่ีต้องการ และระบบที่ต้องการแสดงในหน้าสารบญั กด OK

15 3. จะแสดงดงั ภาพ จากภาพด้านลา่ งรูปแบบยงั ไมม่ ีความสวยงาม เราสามาถจดั รูปแบบ ได้โดยไปท่ี References>Table of Contents>Custom Table of Contents 4. คลิก Modify และเลือกรายการหวั ข้อท่ีต้องการจดั รูปแบบ และคลิก Modify อีกครัง้ 5. เลือกรูปแบบหรือ Format ที่ต้องการจดั รูปแบบ เมื่อจดั รูปแบบเรียบร้อยแล้วจะแสดง ดงั ภาพ

16 การสร้ างสารบัญตารางอัตโนมัติ หากเราต้องการสร้างสารบญั ตาราง ให้มาแสดงในหน้าสารบญั ทงั้ นี ้เราจะต้องทําการ กําหนดการอ้างอิงตาราง เพ่ือให้แสดงตารางอตั โนมตั ิ สามารถทําได้ดงั นี ้ 1. References>Insert Caption>เลือกประเภท Label ในที่นีใ้ ห้เลือก แบบ ตาราง กด OK 2. หลงั จากนนั้ ให้จดั รูปแบบตวั อกั ษรตามที่ต้องการ และ Update Style ไปที่ Home>ท่ี เลือก Caption และ Update Caption to Match Selection เพ่ือสะดวกในการเพ่ิมตารางครัง้ ตอ่ ไป โดยที่ไมต่ ้องเสียเวลาจดั รูปแบบตวั อกั ษรใหม่ 3. ทําการสร้างตารางตามท่ีต้องการ โดยไปท่ี Insert>Insert Table ดงั ภาพ

17 4. เราสามารถปรับเส้นตารางตามท่ีต้องการได้ที่ Home>Border>Borders Shading ดงั ภาพ จดั รูปแบบตารางตามท่ีต้องการ จะแสดงดงั ภาพ และหากต้องการจดั ตารางให้พอดี กบั หน้ากระดาษ สามารถคลกิ ขวาว เลือก AutoFit> AutoFit to Window 5. เมื่อเราสร้างรูปแบบตารางและแทรกเสร็จเรียบร้อยแล้ว หากเราต้องการสร้างสารบญั ตาราง สามารถทําได้ดงั นี ้ 5.1 ไปท่ี Reference>Insert Table of Figures ข้อสําคัญคือ เราต้องเลือก Cation Label ให้ตรงกบั ท่ีเราสร้าง ไมเ่ ชน่ นนั้ จะไมถ่ กู ดงึ ออกมาให้ เมื่อกด OK จะแสดงตารางอตั โนมตั ใิ ห้ ทนั ทีดงั ภาพ

18 5.2 หากเรามีการพิมพ์เนือ้ หามีจํานวนหน้าที่ไม่เหมือนเดิม เราสามารถทําการ Update เลขหน้า โดยคลิกขวาในพืน้ ท่ีสารบญั ตารางท่ีเราได้ดงึ มา และไปท่ี Update Filed ให้เลือก วา่ เราต้องการ Update เฉพาะเลขหน้า หรือ Update ทงั้ ตาราง

19 การสร้างสารบัญภาพอตั โนมัติ หากเราต้องการสร้ างสารบญั ภาพ ให้มาแสดงในหน้าสารบญั ทงั้ นี ้เราจะต้องทําการ กําหนดการอ้างอิงภาพ เพ่ือให้แสดงภาพอตั โนมตั ิ โดยจะให้หลกั การเดียวกบั การทําสารบญั ตาราง ตามที่ได้กลา่ วมาข้างต้น สามารถทําได้ดงั นี ้ 1. References>Insert Caption>เลือกประเภท Label ในที่นีใ้ ห้เลือก แบบ ภาพ กด OK จะแสดงดงั ภาพด้านลา่ ง

20 5. เมื่อเราสร้างรูปแบบตารางและแทรกเสร็จเรียบร้อยแล้ว หากเราต้องการสร้างสารบญั ตาราง สามารถทําได้ดงั นี ้ 5.1 ไปท่ี Reference>Insert Table of Figures ข้อสําคัญคือ เราต้องเลือก Cation Label ให้ตรงกบั ที่เราสร้าง ไมเ่ ชน่ นนั้ จะไมถ่ กู ดงึ ออกมาให้ เมื่อกด OK จะแสดงตารางอตั โนมตั ิให้ ทนั ทีดงั ภาพ 2. หากเรามีการพิมพ์เนือ้ หามีจํานวนหน้าท่ีไม่เหมือนเดิม เราสามารถทําการ Update เลขหน้า โดยคลิกขวาในพืน้ ท่ีสารบญั ภาพที่เราได้ดึงมา และไปท่ี Update Filed ให้เลือกว่าเรา ต้องการ Update เฉพาะเลขหน้า หรือ Update ทงั้ ตาราง ทําลกั ษณะเชน่ เดยี วกบั สามารถตาราง

21 การทาํ จดหมายเวียน (Mail Merge) 1. การจัดทาํ รายงานการปฏบิ ัตงิ าน ส่งิ ท่ตี ้องจัดทาํ 1.1 เตรียมไฟล์ชื่อภาระงานด้วยโปรแกรม MS-Excel 1.2 สร้างไฟล์ช่ือรายงานภาระงานด้วยโปรแกรม MS-Word

22 2. การผสานไฟล์ภาระงานจากโปรแกรม MS-Excel เข้าสู่ รายงานการปฏิบัติงาน ด้วยโปรแกรม MS-Word เมื่อเราสร้างไฟล์ข้างต้นเป็นที่เรียบร้อยแล้ว ให้ดาํ เนนิ การดงั นี ้ 2.1 ให้ปิดไฟล์ช่ือภาระงานจากโปรแรม Excel ก่อนทุกครัง้ ท่ีมีการดึงข้อมูลเข้าสู่ โปรแกรม Word เพราะถ้าหากเราเปิดพร้องกบั โปรแกรม MS-Word จะไม่สามารถบนั ทึกได้ จะ เป็นลกั ษณะอา่ นอยา่ งเดียว (Read Only) 2.2 ให้เปิดไฟล์ช่ือรายงานภาระงานในโปรแกรม MS-Word ท่ีเราได้จดั เตรียมไว้ 2.3 ให้ ไปท่ีเมนู Mailing>Select Recipients>Use an Existing List… หาไฟล์ช่ือ ภาระงานด้วยโปรแกรม MS-Excel ท่ีเราได้สร้างเอาไว้ ให้กด เปิด/Open

23 2.4 จะแสดงหน้าจอให้ ยืนยนั แหล่งข้อมูล/Confirm Data Source และเลือกตาราง/ Selact Table ของ Sheet ใน excel และกด ตกลง/OK ตามภาพด้านลา่ ง 2.5 โดยข้อมลู จากโปรแกรม MS-Excel จะถกู Merge Fields เข้ากบั โปรแกรม MS- Word เป็นท่ีเรียบร้ อย หากต้องการแทรกข้อมูลหรือฟิ ลด์ไหน ให้ไปท่ี แทรกข้อมูล/Insert Merge Field ตามท่ีต้องการ ดงั ภาพ แสดงฟิลดห์ รือเขตข้อมลู ท่ีได้ดงึ มา

24 2.6 หากต้องการให้แสดงเนือ้ หาท่ีดงึ มาให้กด แสดงผลลพั ธ์/Preview Results ดงั ภาพด้านลา่ ง แสดงผลลพั ธ์ /Preview Results 2.7 หากต้องการแสดงข้อมลู ถดั ไปสามารถไปที่ Mailings>Rules>Next Record แทรกเพื่อให้แสดงข้อมลู แถวถดั ไปตามลําดบั

25 2.8 หากต้องการกรองข้อมลู ท่ีต้องการรายงาน เชน่ ต้องการกรองข้อมลู เฉพาะวนั ท่ี 9 กนั ยายน 2563 ให้ไปท่ี Mailings>Edit Recipient List>Filter… คลิก 2.9 ให้เลือกฟิ ลด์หรือเขตข้อมลู ท่ีต้องการกรองหรือ Filter and Sort ในท่ีนีข้ อเลือก กรองฟิ ลด์ วนั เดือน ปี เลือก Comparision: Equal to และ Compare to: 30/08/2020 หมายถึง ต้องการกรองให้แสดงเฉพาะวนั ที่ 30 สิงหาคม 2563 เทา่ นนั้

26 หมายเหตุ ในบางครัง้ เราจะพบว่า ข้อมูลท่ีได้จาก Mail Merge อาจมีรูปแบบต่างจากข้อมูลใน Excel เชน่ จํานวนเงิน, เบอร์โทรศพั ท์, วนั ที่ สามารถทําได้ดงั นี ้ 1. เลือกฟิ ลด์หรือเขตข้อมลู ท่ีต้องการ คลิกขวา เลือก Toggle Field Codes หรือ ให้กด Alt+F9 2. ใช้สูตรท่ีใช้ใน Mail Merge (จดหมายเวียน) ตามประเภทของฟิ ลด์หรือเขตข้อมูลนัน้ โดย Format ใน Word กับ Excel ต่างกัน ทุกข้อมูลท่ีใส่จาก Excel จะเปล่ียน เป็น Code ดังนี ้ {MERGEFIELD \"ชื่อของฟิ ลด์หรือเขตข้อมูล\"} ใส่ Code ตามที่ต้องการ ก่อนเครื่องหมาย “}” ซ่ึง Code เชน่ 2.1 รูปแบบตวั เลข ใน Word จะมีรูปแบบปกติ (ไมม่ ีลกู นํา้ คนั้ คือ 2000) สว่ นใน Excel จะมีรูปแบบ ของทางบญั ชี (มีลกู นํา้ คนั้ คือ 2,000.00) เปล่ียนรูปแบบตวั เลข ให้ใส่ “\\” แล้วตามด้วยเครื่องหมาย ดงั ข้างลา่ ง (แล้วแต่ Format ที่เราต้องการ) “#” เพื่อให้แสดงตวั เลขตามข้อมลู เชน่ ข้อมลู เป็น 951 เม่ือใส่ \\### จะแสดงเป็น 951 “0” เพื่อให้ข้อมลู ท่ีเป็นศนู ย์ให้แสดง 0 ตลอด เช่น เมื่อใส่ \\0## และข้อมลู เป็น 91 จะแสดงเป็น 091 แตถ่ ้าเป็น 951 จะแสดงเป็น 951 ตามปกติ “.” เพื่อให้แสดงทศนยิ ม และตามด้วย 0 หรือ # เพื่อกําหนดตําแหนง่ ทศนิยม เชน่ ใส่ \\###.00 ข้อมลู เป็น 915.223333 จะแสดงเป็น 915.22 “,” เพ่ือให้แสดงคนั้ ตวั เลขตามเม่ือเกินพนั เชน่ ใส่ \\#,### ข้อมลู เป็น 5232 แสดง เป็น 5,232 “x” เพื่อตดั ข้อมูล โดยแสดงเฉพาะเลขตําแหน่งข้างหลงั เช่น \\#x## หมายถึง แสดง 3 ตวั ท้าย ข้อมลู เป็น 5326 จะแสดงเป็น 326

27 “;” เพ่ือแสดงวงเลบ็ ในกรณีคา่ ติดลบ เชน่ \\#,##0.00; (#,##0.00);0\" ข้อมลู เป็น - 9512 แสดงเป็น (9,512) แตถ่ ้าข้อมลู เป็น 9512 แสดงเป็น 9,512 แตถ่ ้าข้อมลู เป็น 0 แสดงเป็น 0 2.2 รูปแบบวนั ที่ Code ท่ีใช้เปล่ียน Format ให้เป็นไปตามที่ต้องการ เปล่ียนรูปแบบวนั ท่ี ให้ใส่ “Date \\@” แล้วตามด้วยเคร่ืองหมายดงั ข้างลา่ ง (แล้วแต่ Format ที่เราต้องการ) 2.2.1 Day รูปแบบของวนั “d” แสดงตวั เลขวนั เชน่ วนั ที่ 6 แสดง 6 “dd” แสดงตวั เลขวนั เชน่ วนั ที่ 6 แสดง 06 “ddd” แสดงชื่อยอ่ วนั ของวนั ที่นนั้ เชน่ วนั ที่ 6 เป็นวนั องั คาร แสดง “Tue” “dddd” แสดงช่ือเต็มวันของวันท่ีนัน้ เช่นวันที่ 6 เป็นวันอังคาร แสดง “Tuesday” 2.2.2 Month รูปแบบของเดอื น “m” แสดงตวั เลขเดอื น เชน่ เดือนท่ี 6 แสดง 6 “mm” แสดงตวั เลขเดือน เชน่ เดอื นท่ี 6 แสดง 06 “mmm” แสดงชื่อยอ่ เดือน เชน่ เดอื นที่ 6 แสดง “Jun” “mmmm” แสดงช่ือยอ่ เดอื น เชน่ เดอื นที่ 6 แสดง “June” 2.2.3 Year รูปแบบของปี “yy” แสดงตวั เลขปี เชน่ ปี 2001 แสดง 01 “yyyy” แสดงตวั เลขปี เชน่ ปี 2001 แสดง 2001 สําหรับให้แสดงเป็นภาษาไทยให้ใช้ “ด” แทน “m” ถ้าต้องการให้แสดงเดอื นเป็นช่ือภาษาไทย “b” แทน “y” ถ้าต้องการให้แสดงปีเป็น พ.ศ. “วววว” แทน “dddd” แสดงช่ือเต็มวันของวันที่นัน้ เช่นวันที่ 6 เป็นวัน องั คาร แสดง “องั คาร” ถ้าต้องการให้เป็นเลขไทยทงั้ หมด ให้เปลี่ยน “d” เป็น “ว” และ “y” เป็น “ป” เคร่ืองหมายคนั้ วนั ที่ “/” แสดง 25/05/08 “-” แสดง 25-05-08

28 “,” แสดง 25,05,08 ตวั อยา่ งการใช้ เมื่อต้องการให้ข้อมลู แสดงดงั นี ้ วนั องั คารที่ 28 ตลุ าคม พ.ศ. 2551 ใส่ “Date \\@\" 'วนั 'วววว'ที่' dd ดดดด 'พ.ศ.' bbbb\"” Tuesday, October 28, 2008 ใส่ “Date \\@\" dddd, MMMM dd, yyyy\"” 2.2.4 รูปแบบเวลา H:mm คือ ชวั่ โมงแบบ 22 ชวั่ โมง โดยไมม่ ีเลขศนู ย์นําหน้า h:mm tt คอื ชวั่ โมงแบบ 12 ชวั่ โมง ไมม่ ีเลขศนู ย์นําหน้า มีตวั หนงั สือ Am, Pm hh:mm tt คือ ชวั่ โมงแบบ 12 ชว่ั โมง มีเลขศนู ย์นําหน้า มีตวั หนงั สือ Am, Pm HH:mm คือ ชวั่ โมงแบบ 24 ชว่ั โมง มีเลขศนู ย์นําหน้า 2.3 เปลี่ยนรูปแบบตวั อกั ษร ใส่ “\\*” แล้วตามด้วยรหสั ดงั ข้างลา่ ง (แล้วแต่ Format ท่ีเราต้องการ) Upper ให้ทกุ ตวั แสดงตวั ใหญ่ทงั้ หมด เชน่ “MAIL MERGE AND FORMAT” Lower ให้ทกุ ตวั แสดงตวั เลก็ ทงั้ หมด เชน่ “mail merge and format” FirstCap ให้ตวั แรกของประโยคเท่านัน้ แสดงตวั ใหญ่ เช่น “Mail merge and format Caps ให้ตวั แรกของคาํ แสดงตวั ใหญ่ เชน่ “Mail Merge And Format” 2.4 เราสามารถใส่สูตรบางสูตรใน Mail merge ได้เหมือนสูตรใน Excel เช่น If, Sum, etc 2.4.1 ลากคลมุ หวั ข้อ (<<....>>) แตล่ ะหวั ข้อหรือหลายหวั ข้อแล้วแตส่ ตู ร 2.4.2 กด CLT+F9 จะปรากฎ “{….}” เพม่ิ 2.4.3 ใสส่ ตู รหลงั เครื่องหมาย “{” อนั แรก เช่น ถ้ายอดเงินมากกวา่ 3,000 บาท ให้แสดง “Good” น้อยกว่า 3,000 ให้แสดง “Bad” จะใส่สูตรดงั นี ้ “{if { MERGEFIELD \"ยอดเงิน\" \\#,##0.00}< 3000 \"Good\" \"Bad\"}” 3. เมื่อใส่ Code ท่ีต้องการเรียบร้อยแล้ว ให้กด Alt + F9 อีกครัง้ เพ่ือให้แสดงคา่ ท่ีต้องการ

29 ตวั อย่าง

30 การแปลง Microsoft Word เป็ น PDF และสร้าง Bookmark เม่ือเราจดั ทํารายงานเล่มสมบรู ณ์เรียบร้อยแล้ว และต้องการนําไปเผยแพร่งส่สู าธารณะ ทงั้ นี ้เพ่ือให้ผ้เู ข้าอา่ นรายละเอียดสามารถสะดวกในการดแู ละเข้าถึงหวั ข้อต่างๆ ได้ทนั ที สามารถ ทําได้ดงั นี ้ 1. ไปท่ี File>Save as 2. เลือกประเภทไฟล์ท่ีต้องการแปลง ในท่ีนีใ้ ห้เลือก Save as type แบบ PDF เลือกแหลง่ ท่ีเก็บของไฟล์ และกด OK

31 3. เปิดไฟล์ PDF ท่ีเราได้ทําการ Save หรือบนั ทกึ เมื่อก่อนหน้านี ้ 4. ไปท่ี Bookmarks>New Bookmarks form Structure เป็นการดงึ โครงสร้างที่เราได้ตงั้ รูปแบบตวั อกั ษาหรือ Style ใน MS-Word จงึ จะสามารถแสดงได้

32 5. ให้เราเลือก Level ที่ต้องการให้แสดงในส่วน Bookmarks ในท่ีนีเ้ ลือก H1 กับ H2 สามารถกด Shift ค้างไว้ เพ่ือเลือกมากกวา่ 1 รายการ และกด OK จะแสดงเมนชู ่ือ Untiled สามารถดบั เบลิ ้ คลิกเพื่อ แก้ไขช่ือได้ หากต้องการแสดง รายการท่ดี งึ มาให้ คลกิ เครื่องหมาย + หรือ - 6. หากต้องการให้ Bookmarks แสดงตงั้ แตแ่ รกท่ีเราเปิดไฟล์ขึน้ มา สามารถทําได้โดย คลิกขวาเลือก Document Properties>ตงั้ คา่ ตามต้องการโดยเปล่ียน Navigation tab จาก Page Only ให้เป็น Bookmarks Panel and Page และตงั้ User Interface Options ตามตัง้ การ ให้กด OK แสดงผลดงั ภาพ

33 7. เม่ือเรานําเมาส์ไปคลิกท่ีเมนดู ้านซ้าย จะสงั เกตได้กวา่ หน้าจะถกู เปล่ียนมาในเนือ้ หา ที่เราต้องการดหู รืออา่ น ซงึ่ จะทําให้สะดวกตอ่ การเข้าถงึ เนือ้ หาได้ทนั ที