PANDUAN PENGURUSAN REKOD AWAM

BAHAGIAN II | pendaftaran dan penawanan REKODGAMBAR 30: WARTA KERAJAAN P.U. (A) 377 BERTARIKH 13HB OKTOBER 2008 183

PANDUAN PENGURUSAN REKOD SEKTOR AWAM GAMBAR 31: PANDUAN PELUPUSAN REKOD AWAM 184

BAHAGIAN II | pendaftaran dan penawanan REKOD8.1.3. Pelupusan Rekod Berpandukan Kepada Jadual Pelupusan Rekod Jadual Pelupusan Rekod (JPR) adalah satu jadual yang menetapkan tempoh simpanan siri-siri fail atau rekod di sesebuah Pejabat Awam sebelum dilupuskan bagi tujuan pemusnahan atau pemindahan ke Arkib Negara Malaysia. Ia mengandungi maklumat ringkas perihal isi kandungan fail atau rekod, kegunaannya dan tindakan pelupusan yang diambil selepas tempoh simpanannya dipatuhi. Penggunaan jadual ini dapat memastikan fail atau rekod yang bernilai sementara dapat dimusnahkan dengan segera manakala fail atau rekod yang bernilai kekal dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia untuk simpanan kekal. Pejabat Awam boleh melaksanakan pelupusan fail atau rekod berpandukan kepada Jadual Pelupusan Rekod seperti berikut: (a) Jadual Pelupusan Rekod Urusan Am Jadual Pelupusan Rekod Urusan Am (JPR Urusan Am) diterbitkan oleh Arkib Negara Malaysia pada tahun 2012 adalah satu jadual yang menetapkan tempoh simpanan fail atau rekod urusan am di sesebuah Pejabat Awam yang mengandungi maklumat ringkas perihal isi kandungan fail atau rekod, kegunaannya dan tindakan pelupusan yang diambil selepas tempoh simpanannya dipatuhi. Penggunaan jadual ini membolehkan pelupusan fail atau rekod dilaksanakan dengan lebih teratur dan cekap serta fail atau rekod yang bernilai kekal dapat dipelihara dengan selamat manakala fail atau rekod tidak bernilai dapat dimusnahkan dengan segera. Pejabat Awam boleh mengambil tindakan memusnahkan atau memindahkan fail atau rekod ke Arkib Negara Malaysia dengan cara memohon dan mendapatkan kelulusan terlebih dahulu daripada Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia. Lihat Gambar 32: Jadual Pelupusan Rekod Urusan Am. 185

PANDUAN PENGURUSAN REKOD SEKTOR AWAM GAMBAR 32: JADUAL PELUPUSAN REKOD URUSAN AM 186

BAHAGIAN II | pendaftaran dan penawanan REKOD (b) Jadual Pelupusan Rekod Fungsian Pejabat Awam yang mempunyai Jadual Pelupusan Rekod Fungsian masing-masing hendaklah melaksanakan pelupusan fail atau rekod berdasarkan ketetapan yang dinyatakan di dalam jadual tersebut. Pejabat Awam perlu memohon dan mendapatkan kelulusan terlebih dahulu daripada Ketua Pengarah Arkib Negara sebelum tindakan pelupusaan dilaksanakan dengan cara mengemukakan permohonan di dalam borang yang ditetapkan di dalam Warta Kerajaan P.U. (A) 377 Bertarikh 13hb Oktober 2008. Lihat Gambar 33: Contoh Jadual Pelupusan Rekod Fungsian Pejabat Awam.GAMBAR 33: CONTOH JADUAL PELUPUSAN REKOD FUNGSIAN PEJABAT AWAM 187

PANDUAN PENGURUSAN REKOD SEKTOR AWAM (c) Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan Pejabat Awam yang bercadang melupuskan fail atau rekod kewangan dan perakaunan hendaklah merujuk kepada Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan yang disediakan oleh Arkib Negara Malaysia. Pejabat Awam perlu memohon dan mendapatkan kelulusan terlebih dahulu daripada Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia dan agensi berkaitan sebelum tindakan pelupusaan dilaksanakan dengan cara mengemukakan permohonan di dalam borang yang ditetapkan di dalam Warta Kerajaan Seri Paduka Baginda Bertarikh 13hb Oktober 2008 P.U. (A) 377. Lihat Gambar 34: Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan.GAMBAR 34: JADUAL PELUPUSAN REKOD KEWANGAN DAN PERAKAUNAN 188

BAHAGIAN II | pendaftaran dan penawanan REKOD8.2. Carta Panduan Pelupusan Fail Rajah 38: Carta Panduan Pelupusan Fail Untuk Rujukan Pejabat Awam dapat memberi kefahaman kepada Pejabat Awam tentang panduan atau dokumen pelupusan fail atau rekod yang perlu disemak dan dirujuk sebelum sesuatu tindakan pelupusan fail dilaksanakan. 8.1. PANDUAN MELAKSANAKAN PELUPUSAN FAIL (8.1.1.) (88.1.3.) (88.1.2.)PELUPUSAN FAL/REKOD PELUPUSAN FAIL/REKOD PELUPUSAN FAIL/REKODBERPANDUKAN KEPADA BERPANDUKAN KEPADA BERPANDUKAN KEPADA “WARTA KERAJAAN JADUAL PELUPUSAN BUKUP.U. (A) 377 BERTARIKH REKOD “PANDUAN PELUPUSAN 13 OKTOBER 2008” REKOD AWAM” (a) (b) (c)JADUAL PELUPUSAN JADUAL PELUPUSAN JADUAL PELUPUSANREKOD URUSAN AM REKOD FUNGSIAN REKOD KEWANGAN DAN PERAKAUNANRAJAH 38: CARTA PANDUAN PELUPUSAN FAIL UNTUK RUJUKAN PEJABAT AWAMPengurusan fail rasmi kerajaan yang mantap akan membolehkan pengurusan fail dapatdilaksanakan dengan berkesan, teratur dan cekap. Pelaksanaan aktiviti pengurusan fail yangbaik akan melonjakkan mutu pengurusan maklumat dan menjadi faktor penyumbang ke arahmewujudkan keseragaman dalam amalan pengurusan fail terbaik di sektor awam. 189

PANDUAN PENGURUSAN REKOD SEKTOR AWAM Lampiran ASENARAI SEMAK KEPERLUAN SUMBER SISTEM PENGURUSAN FAILBIL. KEPERLUAN RUJUKAN CATATAN1. SUMBER MANUSIA Ketua Bahagian/ Ketua 1.1. Pengurus Rekod / Pegawai Seksyen/ Ketua Unit Arkib yang menguruskan rekod1.2. Pegawai Rekod Jabatan (PRJ) Membantu Pengurus Rekod/ Pegawai Arkib 1.3. Pembantu Tadbir (PT) menyelia pengurusan rekod 1.4. Pembantu Operasi Membantu pengurusan2 BILIK PENYIMPANAN REKOD registri 2.1. Bilik Registri Membantu pengurusan 2.2. Bilik Rekod registri 2.3. Bilik Kebal 2.4. Pusat Rekod Jabatan Fail Aktif Fail Tidak Aktif Dokumen Terperingkat Menyimpan fail separa aktif dan tidak aktif dalam jumlah yang banyak serta memerlukan ruang yang besar.3. DOKUMEN BERKAITAN3.1. Arahan jabatan mengenai pengurusan Jabatan dan agensi Arahan jabatan / agensifail dan rekod Kerajaan kerajaan yang dikeluarkan berkaitan dengan pengurusan fail dan rekod untuk kegunaan jabatan dan agensi masing-masing.3.2. Senarai Fail Jabatan dan agensi Senarai fail yang Kerajaan diwujudkan oleh Jabatan/ agensi Kerajaan3.3. Akta/ Warta / Arahan Undang-Undang Malaysia 3.3.1. Akta Arkib Negara 2003 [Akta -sda- 629] Warta Kerajaan 3.3.2. Akta Rahsia Rasmi Pindaan 1986 3.3.3. Warta Kerajaan P.U. (A) 377 190

BAHAGIAN II | pendaftaran dan penawanan REKOD3.3.4. Bertarikh 13 Oktober 2008: Seri Paduka Peraturan-Peraturan Arkib Baginda Negara (Penetapan Borang- Borang Bagi Pelupusan Rekod Pejabat Pegawai Awam) 2008 Keselamatan Arahan Keselamatan (Terhad) Kerajaan (CGSO) JPM3.4. Pekeliling/ Surat Pekeliling 3.4.1. Surat Pekeliling Am Bilangan 1 JPA Tahun 2013: Penyeragaman Format Kepala Surat bagi Kementerian/ Jabatan/ Agensi Persekutuan 3.4.2. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007: Panduan Pengurusan Pejabat3.4.3. Surat Kementerian Kewangan Kementerian bertarikh 3 November 1993; Kewangan Pelupusan Bahan-bahan bercetak/ kertas terpakai daripada Kementerian/ Jabatan Kerajaan/ Badan Berkanun3.5. Dasar/ Standard Panduan/ Peraturan / Prosedur3.5.1. Dasar Pengurusan Rekod Arkib Negara Kerajaan Malaysia3.5.2. MS 2223-1:2009: Information Department of and Documentation –Records Standard Malaysia Management- Part 1: General -sda-3.5.3. MS 2223-2:2009: Information and Documentation –Records Management- Part 2 Guidelines3.5.4. Panduan Pengurusan Fail Arkib Negara Rasmi Kerajaan Malaysia -sda-3.5.5. Garis Panduan Keperluan Bilik Registri dan Bilik Rekod Pejabat -sda- Awam -sda- -sda-3.5.6. Jadual Pelupusan Rekod -sda- Urusan Am -sda-3.5.7. Panduan Pelupusan Rekod Awam3.5.8. Panduan Penyediaan Jadual Pelupusan Rekod Fungsian3.5.9. Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan3.5.10. Panduan Penyediaan Klasifikasi Fail Pejabat Awam 191

PANDUAN PENGURUSAN REKOD SEKTOR AWAM3.6. Buku Daftar / Borang-Borang / Slip /Kad Registri3.6.1. Slip Penerimaan (Pers.67-Pin.3/87)3.6.2. Slip ‘SEGERA’ (Am 99a)3.6.3. Slip ‘TINDAKAN SERTA MERTA’ (Am 99) – Pin. 1/ 853.6.4. Kad Pergerakan Fail3.6.5. Buku Daftar PenerimaanSurat (Am 10-Pin. 3/ 80)3.6.6. Buku Daftar Suratan Pejabat Pegawai Arahan Keselamatan Perkara 42Terperingkat Keselamatan Jabatan dan agensi Kerajaan (CGSO) kerajaan boleh mewujudkan buku daftar3.6.7. Buku Daftar Surat Keluar tersebut masing-masing mengikut kesesuaian.3.6.8. Buku Daftar Hantaran Surat ‘DENGAN TANGAN’ Am 109- Jabatan dan agensi Pin. 3/82 kerajaan boleh mewujudkan buku daftar3.6.9. Buku Daftar Penggunaan tersebut masing-masing Setem mengikut kesesuaian.4. PERALATAN/ BAHAN4.1. Kulit Fail4.1.1. Kulit Fail Terbuka (Am 435-Pin. Arkib Negara1/80) Malaysia4.1.2. Sampul Kecil (Am 435A – Pin.1/82)4.1.3. Kulit Fail Terperingkat Pejabat Pegawai Arahan Keselamatan Keselamatan Perkara 52 Kerajaan (CGSO)(i) Kulit Fail TERHAD (Am 435-Pin. -sda- -sda-1/80)(ii) Kulit Fail SULIT (Am 436) -sda- -sda-(iii) Kulit Fail RAHSIA(Am 437) -sda- -sda-(iv) Kulit Fail RAHSIA BESAR (Am -sda- -sda- 438)4.2. Kertas Minit (Am 6)4.3. Cap ‘TERIMA’4.4. Penebuk Lubang (Puncher)4.5. Dakwat Kekal (Marker) Biru 192

BAHAGIAN II | pendaftaran dan penawanan REKOD Hitam Merah4.6. Pen Mata Bulat (Ball Point) Biru Hitam Merah4.7. Pembaris (Ruler) Spesifikasi bentuk Untuk penyimpanan4.8. Kelip Kertas (Paper Clips) dan ukuran kotak rekod separa aktif dan4.9. Tali Hijau (Green Tag) boleh diperolehi tidak aktif yang telah4.10. Pocket File daripada Arkib ditutup sementara4.11. Kotak Rekod/ Kotak Arkib Negara Malaysia. menunggu proses pelupusan.5 PERABOT / MESIN5.1. Meja dan Kerusi Pegawai Untuk menyimpan fail5.2. Komputer5.3. Mesin Pengimbas / Scanner -sda-5.4. Mesin Pencetak / Printer -sda-5.5. Mesin Perincih Kertas / Shredder5.6. Mesin Fotostat Untuk kegunaan5.7. Kabinet Berlaci Empat menyimpan pelbagai5.8. Rak Fail Bergerak (Compactus) borang.5.9. Rak Fail Terbuka (Statik)5.10. Rak Merpati / Pigeon Hole5.11. Telefon5.12. Mesin Faksimili5.13. Mesin Franking5.14. Alat Pemadam Api (Fire Extinguisher) 193



bahagian iiipenggunaan danpenyenggaraanrekod

PANDUAN PENGURUSAN REKOD SEKTOR AWAM “Pejabat awam bertanggungjawab untuk menyenggara dan memelihara rekod awam dari sebarang kerosakan, kemusnahan dan kehilangan semasa dalam ”jagaan. 196

PENGURUSAN REGISTRIDAN BILIK REKOD Di PEJABAT AWAM

PANDUAN PENGURUSAN REKOD SEKTOR AWAM PEngurusan REGISTRI DAN BILIK REKOD DI Pejabat Awam1. PENGENALAN Rekod adalah nadi pentadbiran Pejabat Awam dan diperlukan untuk melaksanakan segala urusan dan fungsinya dengan cekap dan berkesan. Justeru, bagi memastikan Pejabat Awam dapat melaksanakan tugasnya dengan baik, setiap Pejabat Awam hendaklah menyediakan ruang khusus iaitu Bilik Registri dan Bilik Rekod untuk menyimpan dokumen dan rekod supaya penggunaan, penyenggaraan dan pengawalannya lebih sistematik. Selain itu, maklumat dan rekod yang diperlukan dapat diperolehi dengan tepat dan cepat serta dapat meningkatkan kualiti penyampaian perkhidmatan.2. KATEGORI BILIK REGISTRI DAN BILIK REKOD Bilik Registri adalah ruang simpanan bagi penyenggaraan dan penyimpanan rekod- rekod aktif Pejabat Awam. Manakala, Bilik Rekod pula adalah bilik yang dikhaskan bagi menyimpan dan menyenggara rekod separa aktif, tidak aktif dan tamat tindakan. Bilik ini dilengkapi dengan kelengkapan dan peralatan yang sesuai bagi memastikan rekod dapat dipelihara dengan baik dan selamat. Terdapat tiga (3) kategori Bilik Registri dan Bilik Rekod iaitu:KATEGORI BILIK REGISTRI BILIK REKODBERPUSAT • Registri berpusat menguruskan • Bilik Rekod berpusat dikendalikan rekod aktif dan mengawal sistem oleh satu bahagian seperti klasifikasi fail serta penggunaan, Bahagian Khidmat Pengurusan / penjagaan, penyimpanan dan Seksyen Pentadbiran/ Seksyen pelupusan rekod. Pengurusan Rekod Pejabat • Pengawalan dilaksanakan Awam. berpusat ke atas sistem • Pengawalan dilaksanakan pengurusan rekod, staf, ruang, berpusat ke atas sistem peralatan dan kelengkapan. penyimpanan, staf, ruang, • Pengawalan secara berpusat peralatan dan kelengkapan. dapat memastikan penggunaan • Pengawalan penyimpanan secara ruang secara optima dan efektif. berpusat dapat menggunakan ruang secara optima dan efektif. 198

BAHAGIAN III | penggunaan & penyeNGgaraan rekodKATEGORI BILIK REGISTRI BILIK REKOD TIDAK • Registri tidak berpusat • Bilik Rekod tidak berpusatBERPUSAT menyimpan rekod urusan am dan menguruskan rekod aktif. fungsian separa aktif, tidak aktif SEPARA dan tamat tindakan.BERPUSAT • Terdapatnya beberapa lokasi • Terdapat beberapa lokasi Bilik tanpa kawalan fizikal daripada Rekod di bahagian/seksyen/unit. satu punca. Registri terdapat di • Sistem penyimpanan, staf, peralatan dan kelengkapan setiap bahagian/seksyen/unit. berfungsi secara berasingan di bahagian/seksyen/unit dan tidak • Sistem pengurusan rekod, staf, seragam. peralatan dan kelengkapan berfungsi secara berasingan dan tidak seragam. • Registri separa berpusat • Bilik Rekod separa berpusat menguruskan rekod aktif. menyimpan rekod separa aktif, tidak aktif dan tamat tindakan. • Kombinasi di antara kedua-dua registri di atas. • Kombinasi di antara kedua-dua Bilik Rekod di atas. • Contohnya berpusat bagi urusan surat-menyurat, pengurusan fail • Contohnya berpusat untuk urusan am (housekeeping) dan menyimpan rekod urusan am pengurusan fail-fail terperingkat. (housekeeping). Tidak berpusat Tidak berpusat bagi fail-fail bagi rekod-rekod urusan fungsian urusan fungsian yang diurus, yang diurus, dikendali dan dikendali dan disimpan oleh disimpan oleh bahagian/seksyen/ bahagian/seksyen/unit masing- unit masing-masing. masing.3. KEPERLUAN BILIK REGISTRI DAN BILIK REKOD Rekod awam diwujud, disenggara dan digunakan bagi perjalanan operasi, pentadbiran dan penyampaian perkhidmatan oleh Pejabat Awam. Rekod awam adalah penting sebagai bahan bukti pada masa akan datang. Penyimpanan rekod yang baik akan menjamin rekod-rekod dapat dipelihara dengan sempurna. Oleh yang demikian, Pejabat Awam perlu memastikan aspek-aspek pengurusan dan pemeliharaan rekod diberi perhatian yang sewajarnya supaya dapat menyediakan peralatan dan tempat penyimpanan yang sempurna. 3.1 Lokasi Pejabat Awam hendaklah memastikan Bilik Registri dan Bilik Rekod berada di lokasi yang strategik seperti berikut: 199

PANDUAN PENGURUSAN REKOD SEKTOR AWAMBILIK REGISTRI BILIK REKOD• Berada di Bahagian Khidmat Pengurusan / • Berdekatan dengan Bahagian Khidmat Seksyen Pentadbiran sekurang-kurang di Pengurusan/Seksyen Pentadbiran untuk aras 1 dan ke atas (bukan di ground floor / memudahkan pemindahan rekod separa basement). aktif, tidak aktif dan tamat tindakan.• Jauh atau terhindar daripada punca • Sekiranya Bilik Rekod berada di luar Pejabat bencana seperti kebocoran air, kebakaran Awam ataupun dibina secara berasingan, dan sebagainya; dan hendaklah mengambilkira perkara-perkara berikut:• Akses kepada Bilik Registri hendaklah mudah/dekat dan dikawal. • Dibina di kawasan tinggi dan selamat daripada banjir kilat / bermusim; dan* Sekiranya Bilik Registri sedia ada tidak menepati ciri-ciri di atas, maka sebarang • Jauh atau terhindar daripada punca pengubahsuaian minima boleh dibuat. bencana seperti kebocoran air, kebakaran dan sebagainya. • Bahan binaan bangunan yang berkualiti, mampu menampung beban rekod, kalis api dan sebagainya. • Akses: Kawasan terkawal dan berpagar. * Sekiranya Bilik Rekod sedia ada tidak menepati ciri-ciri di atas, maka sebarang pengubahsuaian minima boleh dibuat.3.2 Keluasan dan Ruang Keluasan Bilik Registri dan Bilik Rekod adalah berdasarkan kepada keperluan Pejabat Awam itu sendiri. Ini meliputi jumlah dan jenis rekod yang diuruskan. Pejabat Awam boleh merancang untuk penambahan ruang berdasarkan keperluan semasa. Keperluan ruang untuk bilik registri dan bilik rekod seperti berikut:BILIK REGISTRI BILIK REKOD• Kaunter terbuka / terperingkat untuk • Ruang penyimpanan menerima surat-menyurat dan dokumen. • rekod terbuka separa aktif, tidak aktif dan tamat tindakan.• Ruang penyimpanan • rekod terperingkat separa aktif, tidak • rekod terbuka aktif aktif dan tamat tindakan. • rekod terperingkat aktif • Mempunyai ruang kerja untuk aktiviti• Mempunyai dua (2) ruang bekerja iaitu pelupusan (memproses penerimaan, ruang kerja pengurusan mel dan ruang kerja permintaan dan pelupusan rekod). pengurusan fail aktif. • Ruang peralatan pejabat seperti mesin• Ruang peralatan pejabat. perincih.• Workstation staf. • Workstation kakitangan (sekiranya saiz bilik rekod adalah besar dan rekod didaftarkan menggunakan sistem). 200

BAHAGIAN III | penggunaan & penyeNGgaraan rekodLampiran di bawah boleh dirujuk oleh Pejabat Awam untuk menetapkan keluasan danruang Bilik Registri dan Bilik Rekod: • Pengiraan Ruang Bilik Registri - Lampiran 1 dan 2 • Pengiraan Ruang Bilik Rekod - Lampiran 3 • Pelan Lantai dan Susun Atur Bilik Registri (melaksanakan pengurusan surat dan fail secara manual) – Lampiran 4 dan Lampiran 5 • Pelan Lantai dan Susun Atur Bilik Registri (melaksanakan Sistem Pengurusan Rekod Elektronik ) – Lampiran 6 dan Lampiran 7 • Pelan Lantai dan Susun Atur Bilik Rekod – Lampiran 8Sekiranya Pejabat Awam mengamalkan Registri dan Bilik Rekod berpusat, kaunter, bilikfail terbuka, bilik fail terperingkat dan bilik rekod boleh berada di lokasi yang berbezasekiranya menghadapi kekangan ruang. Namun begitu, dari segi operasinya masih dikawaloleh satu sumber dan pengurusan yang sama. 3.3 Bahan Binaan dan Struktur Bahan-bahan binaan untuk Bilik Registri dan Bilik Rekod mestilah berkualiti, tidak mudah terbakar dan tidak mudah diresapi air. Kekuatan lantai mestilah berkeupayaan menampung beban seberat 1,500 kg bagi satu meter persegi. Bangunan kayu atau kontena tidak sesuai dan tidak digalakkan untuk dijadikan bilik rekod. Sekiranya tiada pilihan, maka langkah-langkah keselamatan perlu diambilkira seperti pencegahan pencerobohan, kebakaran yang disebabkan oleh litar pintas, kebocoran air dan sebagainya. 3.4 Peralatan dan Kelengkapan Terdapat perbezaan dari segi keperluan peralatan dan kelengkapan bagi Bilik Registri dan Bilik Rekod. Rak dan kabinet yang digunakan hendaklah sesuai dengan jenis dan saiz rekod serta keluasan Bilik Registri dan Bilik Rekod. Pejabat Awam hendaklah memastikan jarak rak dan siling yang telah siap dipasang pada kadar minima 45 cm (18 inci). Ini bagi membolehkan alat pengesan haba, asap dan api serta sistem semburan bagi memadamkan api dapat berfungsi dengan baik serta mudah diperiksa dan diselenggara. Jarak minima bagi bahagian bawah rak dengan lantai adalah 15 cm (6 inci). Keperluan jarak minima ini dapat membantu peredaran udara yang sempurna dan memudahkan proses pembersihan serta mengesan kehadiran serangga perosak, kebocoran air dan sebagainya. Peralatan dan kelengkapan Bilik Registri dan Bilik Rekod hendaklah disesuaikan dengan keperluan / keupayaan Pejabat Awam. Lampiran di bawah boleh dirujuk oleh Pejabat Awam untuk mengadakan peralatan dan kelengkapan Bilik Registri dan Bilik Rekod: • Senarai peralatan dan kelengkapan Bilik Registri - Lampiran 9 • Senarai peralatan dan kelengkapan Bilik Rekod - Lampiran 10 201

PANDUAN PENGURUSAN REKOD SEKTOR AWAM3.5 Kawalan Suhu dan Kelembapan Bandingan Suhu dan kelembapan bandingan di Bilik Registri dan Bilik Rekod hendaklah sentiasa dikawal bagi tujuan pemeliharaan rekod kerana ianya akan mempengaruhi hayat rekod. Suhu yang tinggi akan menyebabkan kertas bertukar warna kekuningan dan kelembapan yang tinggi akan menyebabkan pertumbuhan kulat yang akan merosakkan rekod. Kelembapan bandingan yang rendah dan suhu yang tinggi akan menyebabkan rekod rapuh dan reput. Oleh itu, kawalan suhu dan kelembapan adalah penting kerana ia akan memberikan kesan yang berlainan kepada format rekod/ media storan yang berlainan. Perubahan suhu yang ketara perlu dielakkan, kerana ianya boleh menyebabkan pengembangan dan pengecutan keadaan fizikal rekod serta mengakibatkan kerosakan. Kawasan penyimpanan dan penggunaan rekod hendaklah dipasang pendingin hawa atau sistem kawalan udara (ventilation). Kelembapan di ruang penyimpanan rekod dapat dikawal dengan menggunakan alat dehumidifier dan silika gel yang berperanan menyerap air diruang udara. Penyerapan air dan udara akan dapat mengurangkan kadar kelembapan dan menghalang pertumbuhan kulat/fungi. Lampiran di bawah boleh dirujuk oleh Pejabat Awam untuk keperluan penyimpanan format rekod/media storan berdasarkan persekitaran berikut:• Keperluan suhu dan kelembapan bandingan bagi Bilik Registri dan Bilik Rekod – Lampiran 11.3.6 Cahaya Terdapat dua (2) sumber cahaya iaitu cahaya matahari dan cahaya lampu. Dalam cahaya terdapat beberapa jenis sinaran dan yang paling merbahaya ialah sinaran lampau ungu (UV). Sinaran lampau ungu akan menyebabkan proses oksidasi di dalam kertas. Keadaan ini akan melemahkan ketahanan kertas dan akan menyebabkan kertas bertukar warna (kekuningan). Lampu-lampu yang digunakan hendaklah mempunyai penapis cahaya untuk mengelakkan sinaran lampau ungu. Sekiranya bilik registri dan bilik rekod sedia ada mempunyai tingkap, ianya hendaklah dipasang langsir atau tingkap berwarna (tinted).3.7 Keselamatan Bilik Registri dan Bilik Rekod Bilik Registri dan Bilik Rekod menyimpan pelbagai maklumat dan jenis rekod di Pejabat Awam. Perkara-perkara berikut perlu diambilkira:3.7.1 melantik pegawai yang bertanggungjawab.3.7.2 menjadikan bilik registri dan bilik rekod sebagai kawasan terhad.3.7.3 menyediakan peraturan keluar / masuk dan penggunaan bilik.3.7.4 menyediakan papan tanda keselamatan.3.7.5 kawasan larangan merokok. 202

BAHAGIAN III | penggunaan & penyeNGgaraan rekod 3.7.6 kawasan larangan makan / minum. 3.7.7 mengadakan peraturan dan panduan pengendalian rekod. 3.7.8 mengadakan kawalan penggunaan / rujukan rekod. 3.7.9 senarai dan jumlah rekod. 3.7.10 pelan lokasi rekod dipaparkan bagi kemudahan capaian dan pemantauan. 3.7.11 mengadakan kawalan keselamatan • CCTV • RondaanPerkara di atas boleh dilaksanakan mengikut keperluan dan keupayaan Pejabat Awam.3.8 Pencegahan Kebakaran Bilik Registri dan Bilik Rekod hendaklah dilengkapi dengan peralatan pencegahan dan pemadam kebakaran seperti: • alat pengesan haba • alat pengesan asap • alat pengesan api • alat pemadam api • loceng amaran kebakaran • salur bantu mula • alat semburan automatik • pintu rintangan api Pejabat Awam boleh mengadakan latihan kebakaran dan menyelamatkan rekod terutama ke atas rekod-rekod penting sekurang-kurangnya sekali setahun sebagai persediaan menghadapi bencana.3.9 Pencegahan dari Agen Perosak Rekod-rekod yang disimpan di Bilik Registri dan Bilik Rekod mestilah selamat daripada agen perosak. Pemeriksaan perlu sentiasa dibuat bagi memastikan Bilik Registri dan Bilik Rekod bebas daripada agen perosak biologikal seperti tikus, lipas, semut, anai-anai dan gegat buku (silver fish). Bagi mengawal agen perosak ini, perkhidmatan kawalan serangga (pest-control) berlesen hendaklah dibuat secara berkala.3.10 Pengendalian dan Penjagaan Rekod Manusia juga boleh menjadi agen perosak kepada rekod yang disimpan. Ianya terjadi apabila rekod-rekod dikendalikan dengan kasar, tidak disimpan dengan baik dan tidak dipelihara dengan selamat. Rekod yang disimpan hendaklah dikendalikan dengan baik dan cermat supaya tidak rosak, tercicir, hilang dan koyak. Sehubungan 203

PANDUAN PENGURUSAN REKOD SEKTOR AWAM itu, panduan bagi pengendalian rekod (handling of records) hendaklah disediakan untuk rujukan pegawai dan kakitangan yang bertanggungjawab menguruskan Bilik Registri dan Bilik Rekod. Kebersihan Bilik Registri dan Bilik Rekod hendaklah sentiasa dijaga supaya tidak berhabuk dan kotor. Partikel habuk yang halus dan tajam akan merosakkan kertas, mikrofilem dan pita magnetik. Habuk juga mengandungi bakteria yang merbahaya kepada manusia. Oleh itu, bilik rekod perlu dibersihkan secara berkala, sama ada harian atau mingguan dan jadual pembersihan perlu ditampal di dinding Bilik Registri dan Bilik Rekod.4. PENYEDIAAN PELAN TINDAKAN BENCANA Pelan Tindakan Bencana hendaklah disediakan bagi Bilik Registri dan Bilik Rekod. Latihan melaksanakan pelan tersebut juga perlu diadakan bagi memastikan pegawai dan kakitangan terlatih dan tahu tanggungjawab masing-masing dalam menyelamatkan rekod. Pejabat Awam hendaklah merujuk Panduan Penyediaan Pelan Tindakan Bencana (PTBR) Kerajaan 2012 yang dikeluarkan oleh Arkib Negara Malaysia.5. KEPERLUAN SUMBER MANUSIA Perjawatan adalah berdasarkan keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Kerja Pembangunan Organisasi (JKKPO), JPA Bilangan 9 Tahun 2012 - Model Seksyen Pengurusan Rekod. Seksyen Pengurusan Rekod hendaklah diketuai oleh kader Pegawai Arkib bagi peringkat Kementerian dan Jabatan yang mendapatkan khidmat Pegawai Arkib. Pewujudan jawatan kader Pegawai Arkib adalah secara tukar ganti (trade off) dengan mana-mana jawatan sedia ada. Sekiranya jabatan tidak mempunyai kader Pegawai Arkib, Pegawai Gunasama perlu mengetuai seksyen tersebut sekurang-kurang N27/M41/N41. Keperluan perjawatan Seksyen Pengurusan Rekod yang ideal perlulah mempunyai seorang (1) Penolong Pegawai Tadbir, seorang (1) Ketua Pembantu Tadbir Kanan, dua (2) Pembantu Tadbir dan tiga (3) Pembantu Am Pejabat/Pencari Fail. Kakitangan di Unit Rekod & Arkib dan Unit Registri/Pendaftaran adalah menggunakan perjawatan sedia ada. Lampiran di bawah boleh dirujuk oleh Pejabat Awam untuk mengadakan perjawatan untuk menguruskan Bilik Registri dan Bilik Rekod: • Model Seksyen Pengurusan Rekod - Lampiran 12. 204

BAHAGIAN III | penggunaan & penyeNGgaraan rekod6. KEWANGAN Pejabat Awam dikehendaki menyediakan peruntukan kewangan yang mencukupi untuk mengadakan Bilik Registri dan Bilik Rekod yang sempurna. Peruntukan kewangan ini termasuk juga dari segi pembelian peralatan dan kelengkapan yang diperlukan untuk bilik tersebut. Pengurusan rekod kerajaan adalah penting untuk memastikan khazanah warisan negara dapat dikekalkan dan dipelihara bagi kepentingan generasi yang akan datang. Pengurusan rekod yang baik juga akan membantu ke arah meningkatkan perkhidmatan dan pentadbiran kerajaan yang lebih cekap dan efisyen demi pembangunan dan kemajuan negara. 205

PANDUAN PENGURUSAN REKOD SEKTOR AWAM LAMPIRAN 1PENGIRAAN RUANG BILIK REGISTRI 21 3 4 5 6 7 8 9 10 11 FAIL 2 3 4 5 6 7 8 12 13 14 2225551 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 9 10 11 FAIL 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25483 cm FAIL 25 150 150 FAIL FAIL FAIL 25 Side Panel FAIL LAKARAN TAPAK 25 FAIL 107 cm 84 cm Ukuran 1.07 meter x 0.84 meter 107 cm 84 cm adalah berdasarkar ukuran ready made mobile storage rack.Untuk Keluasan Tapak 1 meter persegi(Pengiraan berdasarkan Mobile storage rackbersaiz 107 cm panjang x 84 cm lebar x 483cm tinggi)100 cm / 4 cm (tebal fail aktif)= 25 failUntuk Rak 6 tingkat= 25 fail x 6 tingkat= 150 failUntuk luas tapak 1 meter persegi= 150 fail panel depan + 150 fail panel belakang= 300 fail setiap meter persegi 206

150 Jumlah fail 150 150 150 150 150 150 BAHAGIAN III | penggunaan & penyeNGgaraan rekod dalam kabinet 300 300 300 300 300 300 300 300 300 300 LAMPIRAN 2207 300 300 300 300 300 300 300 300 300 300 CONTOH: JUMLAH FAIL = 16,800 fail 300 300 300 300 300 BILIK BERKELUASAN 20 kaki x 30 kaki 300 300 300 300 300 30 kaki 300 300 300 300 300 300 300 300 300 30020 kaki 300 300 300 300 300 300 300 300 300 300 150 150 150 150 150 150

PANDUAN PENGURUSAN REKOD SEKTOR AWAM LAMPIRAN 3PENGIRAAN RUANG BILIK REKOD483 cm Side Panel 107 cm 84 cmUntuk Keluasan Tapak 1 meter persegi(Pengiraan berdasarkan Mobile storage rackbersaiz 107 cm panjang x 84 cm lebar x 483cm tinggi)100 cm / 4 cm (tebal fail aktif)= 25 failUntuk Rak 6 tingkat= 25 fail x 6 tingkat= 150 failUntuk luas tapak 1 meter persegi= 150 fail panel depan + 150 fail panel belakang= 300 fail setiap meter persegi 208

BAHAGIAN III | penggunaan & penyeNGgaraan rekod LAMPIRAN 4 PELAN LANTAI DAN SUSUN ATUR BILIK REGISTRI(MELAKSANAKAN PENGURUSAN SURAT DAN FAIL SECARA MANUAL) PINTU KAUNTERRAK BERGERAK RAK BERGERAK RAK BERGERAK RAK BERGERAK FAKS MESIN WORKSTATION PENDAFTARAN FRANGKI SURAT DAN IMBASAN RAK BERGERAK RAK BERGERAK RAK BERGERAK MESIN WORKSTATION PENDAFTARAN PIGEONHOLE (BERKUNCI) PENYALIN SURAT DAN IMBASAN MEJA SEMENTARA KABINET SIMPAN ALAT TULIS DAN PERALATAN, BILIK FAIL TERBUKA PERKAKASAN DAN PINTU KELENGKAPAN REGISTRI BILIK FAIL PINTU PUSAT SUMBER TERPERINGKAT PERATURAN, WORKSTATION PROSEDUR &RAK BERGERAK PENDAFTARAN, STANDARD PEMBUKAAN,RAK BERGERAK KABINET PEMINJAMAN DAN PENGURUSAN SURAT BERKUNCI PENYIMPANAN FAIL DAN FAIL TERBUKA WORKSTATION KPT GRED 22 WORKSTATION PENDAFTARAN, WORKSTATION PEMBUKAAN, PPT GRED 27 PEMINJAMAN DAN PENYIMPANAN FAIL TERPERINGKATRAK BERGERAK MESIN PERINCIH 209

PANDUAN PENGURUSAN REKOD SEKTOR AWAM LAMPIRAN 5 PELAN LANTAI DAN SUSUN ATUR BILIK REGISTRI(MELAKSANAKAN PENGURUSAN SURAT DAN FAIL SECARA MANUAL) BILIK PEGAWAI ARKIB KADER PINTU PINTURAK BERGERAK RAK BERGERAK RAK BERGERAK RAK BERGERAK MESIN WORKSTATION PENYALIN PENDAFTARAN SURAT DAN IMBASAN MESIN WORKSTATION FRANGKI PENDAFTARAN SURAT DAN IMBASAN RAK BERGERAK RAK BERGERAK RAK BERGERAK FAKS MEJA SEMENTARA KABINET SIMPAN ALAT TULIS KAUNTER DAN PERALATAN, BILIK FAIL TERBUKA PERKAKASAN DAN PINTU PINTU PINTU KELENGKAPAN REGISTRI WORKSTATION BILIK FAIL PINTU KPT GRED 22 TERPERINGKAT WORKSTATION WORKSTATIONRAK BERGERAK PENDAFTARAN, PPT GRED 27 PEMBUKAAN,RAK BERGERAK PEMINJAMAN DAN PENYIMPANAN FAIL RAK BERGERAK TERBUKA KABINET WORKSTATION BERKUNCI PENDAFTARAN, PIGEONHOLE (BERKUNCI)PEMBUKAAN, PEMINJAMAN DAN PENYIMPANAN FAIL TERPERINGKAT MESIN PUSAT SUMBER PERINCIH PERATURAN, PROSEDUR & STANDARD PENGURUSAN SURAT DAN FAIL 210

BAHAGIAN III | penggunaan & penyeNGgaraan rekod LAMPIRAN 6 PELAN LANTAI DAN SUSUN ATUR BILIK REGISTRI(MELAKSANAKAN SISTEM PENGURUSAN REKOD ELEKTRONIK) PIGEON HOLES MESIN MEJA KERJA MEJA KERJA MEJA KERJA MEJA KERJA Faks “SCANNING “SCANNING “SCANNING KAUNTER AND TRIMMING “SCANNING AND TRIMMING AND TRIMMING AND TRIMMING RUANG MEJA L NPT SPEGAWAI REKOD FAIL R MEJA JABATAN MEJA BILIK FAIL TERPERINGKAT FAIL KABINET BESI BILIK FAIL TERPERINGKAT MEJA (FAIL PERIBADI) FAIL MESIN KABINET MEJA PERINCIH FAIL BUILT- INCABINET RAK FAIL RAK FAIL RAK FAIL RAK FAIL RAK FAIL RAK FAIL 211

PANDUAN PENGURUSAN REKOD SEKTOR AWAM LAMPIRAN 7 PELAN LANTAI DAN SUSUN ATUR BILIK REGISTRI(MELAKSANAKAN SISTEM PENGURUSAN REKOD ELEKTRONIK) PETUNJUK: RUANG PARTITION S44 Pigeon hole PEGAWAI PARTITION S32 Pintu Keluar / Masuk Meja Kerja BILIK FAIL UTAMAPAP MOBILE SHELVES/MESIN PTR 1 KAUNTER TINGKAP 2 KABINET FAIL LAMINATE PSH 1PAP RUANG MEMINIT 1 SURAT & KANDUNG RUANG PENERIMAAN SURAT SURAT MESIN FAKS BLOK MESIN MEJA RUANG PSH TIANG PERINCIH KERJA PENDAFTARAN 2 & IMBAS (SCAN)PARTITION PT S27 SURAT 1 MESIN PENYALIN/ PENCETAK 212

BAHAGIAN III | penggunaan & penyeNGgaraan rekod LAMPIRAN 8PELAN LANTAI DAN SUSUN ATUR BILIK REKOD 213

PANDUAN PENGURUSAN REKOD SEKTOR AWAM LAMPIRAN 9 SENARAI PERALATAN DAN KELENGKAPAN DI BILIK REGISTRIBIL. PERKARA KUANTITI CATATAN 1 MINIMUM Peralatan dan Perkakasan ICT1.1 Mesin pengimbas / 3 Spesifikasi scanner scanner seperti berikut: (*bergantung kepada Heavy duty, duplex dan jumlah surat yang di berkelajuan tinggi: 1 imbas dan keupayaan bersaiz A3 dan 2 bersaiz mesin pengimbas) A4.1.2 Komputer 5 Untuk KPT, PT & PAP1.3 Laptop / Notebook menjalankan kerja-1.4 Pencetak (Printer) 1 kerja pendaftaran surat dan fail, menyediakan 2 laporan dan sebagainya.2 Alat Komunikasi2.1 Telefon 4 1 talian terus dan 32.2 Faksimili talian sambungan (berdasarkan kepada jumlah sumber manusia yang ada). 1 1 talian 214

BAHAGIAN III | penggunaan & penyeNGgaraan rekodBIL. PERKARA KUANTITI CATATAN 3 MINIMUM Peralatan, Perkakasan dan Kelengkapan di Registri3.1 Rak dan Kabinet3.1.1 Pigeonhole (berkunci) / 2 Surat-surat yang3.1.2 kabinet berkunci diterima dan didaftarkan3.1.3 Berdasarkan disimpan di Pigeonhole3.1.4 keperluan (berkunci) / kabinet3.1.5 berkunci mengikut Berdasarkan bahagian / seksyen. keperluan Rak Bergerak Mengikut keperluan Berdasarkan semasa bagi simpanan • Bilik fail terbuka keperluan fail aktif sahaja. • Bilik fail Berdasarkan terperingkat keperluan Rak Statik Menyimpan rekod-rekod berbentuk dokumen seperti rekod kewangan, laporan yang disimpan dalam folder dsbnya. Kabinet Besi Mendatar Menyimpan rekod-rekod (Plan Filing Cabinet) kartografi seperti peta Kabinet besi berpalang dan pelan. dan berkunci Mengikut keperluan bilik terperingkat untuk penyimpanan fail terperingkat (Terhad, Sulit, Rahsia dan Rahsia Besar).3.1.6 Kabinet Besi Berlaci Berdasarkan Untuk menyimpan rekod Empat (4) / Gerobok Besi keperluan terbuka dalam kuantiti Bertingkat Tiga (3) yang sedikit. 215

PANDUAN PENGURUSAN REKOD SEKTOR AWAMBIL. PERKARA KUANTITI CATATAN3.1.7 Pocket file MINIMUM Berdasarkan jumlah fail 3.2 20 unit bagi aktif semasa (sekiranya setiap bay/ menggunakan rak bergerak). aras/row Peralatan dan Kemudahan Fail3.2.1 Kotak Fail Menyimpan fail-fail3.2.2 yang telah ditutup3.2.3 dan tamat tindakan.3.2.4 Saiz berdasarkan saiz 3.3 dokumen dan fail. Tangga / stool 2 Tangga lipat – tujuan penyusunan / pengambilan fail di rak yang tinggi. Troli 1 bersaiz kecil Seelok-eloknya yang Meja transit & bertingkat dan bersaiz besar. 1 bersaiz besar Tempat sementara fail- fail (sebelum disusun 2 semula ke dalam rak bergerak/rak statik). Alat Kawalan Udara dan Suhu Bilik3.3.1 Alat Penghawa Dingin Berpusat Berdasarkan keperluan agensi. 216

BAHAGIAN III | penggunaan & penyeNGgaraan rekodBIL. PERKARA KUANTITI CATATAN3.3.2 MINIMUM Berdasarkan keperluan3.3.3 agensi. 3.4 Dehumidifier (Alat 1 Berdasarkan keperluan mengawal kelembapan) agensi. Thermohygrograph (Alat 1 pengukur suhu dan kelembapan) Buku, Kad dan Borang Daftar3.4.1 Buku Daftar Surat Berdasarkan Merekod surat Menyurat (Am 10- keperluan masuk (terbuka dan Pin.3/80) agensi / terperingkat) yang Pembelian diterima dari agensi luar. setahun3.4.2 Buku Daftar Suratan Berdasarkan Merekod surat yang Rahsia Rasmi Di Bawah keperluan mempunyai taraf Jadual Dan Berhubungan agensi / terperingkat di Dalam Dengannya (Buku Daftar Pembelian Jadual (RAHSIA dan Am 492) setahun RAHSIA BESAR)3.4.3 Buku Daftar Suratan Berdasarkan Merekod surat yang Rahsia Rasmi Di Luar keperluan mempunyai taraf Jadual Dan Berhubungan agensi / terperingkat di Luar Dengannya (Buku Daftar Pembelian Jadual (SULIT) Am 492 A). setahun3.4.4 Daftar Suratan Rahsia Berdasarkan Merekod surat untuk Rasmi Di LuarJadual Akta keperluan diturun taraf. Rahsia Rasmi 1972 Dan agensi / Berhubungan Dengannya Pembelian Yang Dikelaskan (Am setahun 492B) 217

PANDUAN PENGURUSAN REKOD SEKTOR AWAMBIL. PERKARA KUANTITI CATATAN3.4.5 Buku Daftar Fail (Master MINIMUM Merekod fail-fail baru3.4.6 List) Berdasarkan dan berjilid.3.4.7 Buku Kiriman Surat keperluan Surat-surat rasmi yang3.4.8 Dengan Tangan (Am 109- dihantar tangan.3.4.9 Pin. 3/82) agensi / Slip ditandatangani3.4.10 Slip Penerimaan (Pers.67- Pembelian oleh penerima dan cap3.4.11 Pin. 3/87) agensi dan tarikh. Kad / Buku / Borang setahun Merekod peminjaman Pergerakan Fail Berdasarkan dan pemulangan fail. Kulit fail berwarna putih Perkara TERBUKA (Am 435 Pin 1/80) keperluan Perkara TERHAD Kulit fail berwarna putih agensi / Perkara SULIT (Am 435-Pin. 1/80) Pembelian Kulit fail berwarna hijau setahun (Am 436) Berdasarkan keperluan agensi / Pembelian setahun Berdasarkan keperluan agensi / Pembelian setahun Berdasarkan keperluan agensi / Pembelian setahun Berdasarkan keperluan agensi / Pembelian setahun Berdasarkan keperluan agensi / Pembelian setahun 218

BAHAGIAN III | penggunaan & penyeNGgaraan rekodBIL. PERKARA KUANTITI CATATAN3.4.12 Kulit fail berwarna merah MINIMUM Perkara RAHSIA3.4.13 jambu berpalang merah Berdasarkan3.4.14 depan dan belakang (Am keperluan Perkara RAHSIA BESAR3.4.15 437) Kulit fail berwarna kuning, agensi / Meminit dan 3.5 berpalang merah depan Pembelian mengkandungkan surat3.5.1 dan belakang (Am 438) masuk dan keluar. Kertas minit (Kertas Am 6) setahun3.5.2 Berdasarkan Menggantikan fail yang Sampul Kecil hilang. (Am 435A-Pin.1/82) keperluan Alat Pengesanan dan agensi / • Di ruang kerja Pencegahan Kebakaran Pembelian • Di ruang bilik fail Pemadam api setahun Berdasarkan terbuka Pengesan asap / haba keperluan • Di ruang bilik fail agensi / Pembelian terperingkat setahun Berdasarkan Berdasarkan keperluan keperluan agensi / Pembelian setahun 3 219

PANDUAN PENGURUSAN REKOD SEKTOR AWAMBIL. PERKARA KUANTITI CATATAN3.5.3 Penyembur air / powder / MINIMUM gas automatik • Di ruang bilik fail3.5.4 2 terbuka Penggera keselamatan • Di ruang bilik fail terperingkat Berdasarkan keperluan.3.5.5 Pintu rintangan api Berdasarkan keperluan.3.6 Peralatan Mesin3.6.1 Mesin Perincih 1 Heavy Duty (untuk fail terbuka dan3.6.2 Mesin Frangki terperingkat). 13.6.3 Mesin Penyalin 1 Heavy Duty (cetakan, scan dan penyalinan).3.7 Sistem Aplikasi3.7.1 Sistem pendaftaran surat Memudahkan / fail pendaftaran, capaian dan kawalan pergerakan3.7.2 Sistem Bar Code surat dan fail. Memudahkan pendaftaran, capaian dan kawalan pergerakan fail. 220

BAHAGIAN III | penggunaan & penyeNGgaraan rekodBIL. PERKARA KUANTITI CATATAN 3.8 MINIMUM Akta / Arahan / Panduan / Garis Panduan / Manual / SOP3.8.1 Akta / Dasar / Pekeliling Rujukan, dilaksana dan / Surat Pekeliling / dipatuhi. Panduan Pengurusan Rekod - Rujukan daripada Arkib Negara3.8.2 Akta / Pekeliling / Surat Rujukan, dilaksana dan Pekeliling / Panduan / dipatuhi. Garis Panduan Rekod- Rekod Terperingkat3.8.3 Panduan-panduan Rujukan, dilaksana dan pengurusan rekod yang dipatuhi. dikeluarkan secara dalaman oleh agensi3.9 Papan Tanda / Signage3.9.1 Kawasan larangan 1 Ruang kerja, bilik fail merokok terbuka dan terperingkat.3.9.2 Kawasan larangan masuk 1 Bilik Registri.3.9.3 Kawasan larangan makan 1 Bilik fail terbuka dan3.9.4 dan minum Berdasarkan terperingkat.3.9.5 Tanda nama pegawai bertanggungjawab keperluan Ruang kerja, bilik fail Papan Kenyataan 2 terbuka dan terperingkat. • pergerakan pegawai dan kakitangan • Statistik jumlah surat dan fail setiap bulan 221

PANDUAN PENGURUSAN REKOD SEKTOR AWAM LAMPIRAN 10SENARAI PERALATAN DAN KELENGKAPAN DI BILIK REKODBIL. PERKARA KUANTITI CATATAN MINIMUM1 Peralatan dan Perkakasan ICT1.1 Komputer 2 Key-in maklumat fail separa1.2 Pencetak (Printer) aktif/tidak aktif /tamat tindakan dalam Buku Daftar / Sistem Pengurusan Fail (e-file). Untuk KPT, PT & PAP menjalankan kerja- kerja penyenaraian dan pendokumentasian fail-fail tutup/tamat tindakan dan fail lupus. 2 Alat Komunikasi 1 1 Talian2.1 Telefon 3 Peralatan, Perkakasan dan Kelengkapan di Registri3.1 Rak dan Kabinet 222

BAHAGIAN III | penggunaan & penyeNGgaraan rekodBIL. PERKARA KUANTITI CATATAN MINIMUM3.1.1 Rak Bergerak / Rak statik Berdasarkan Mengikut keperluan semasa keperluan bagi simpanan fail separa aktif / tidak aktif / tamat tindakan.3.1.2 Kabinet besi berpalang dan Berdasarkan Mengikut keperluan berkunci keperluan bilik terperingkat untuk penyimpanan fail terperingkat (Terhad, Sulit, Rahsia dan Rahsia Besar).3.2 Peralatan dan Kemudahan Fail3.2.1 Kotak Fail Menyimpan fail-fail yang telah3.2.2 Tangga / stool ditutup dan tamat tindakan.3.2.3 Troli Saiz berdasarkan saiz dokumen dan fail. 2 Tangga lipat – tujuan penyusunan / pengambilan fail di rak yang tinggi. 1 bersaiz kecil Seelok-eloknya yang bertingkat & dan bersaiz besar. 1 bersaiz besar3.2.4 Meja 2 Tempat sementara fail-fail separa aktif / tidak aktif / tamat tindakan yang dirujuk / dipinjam semula.3.3 Alat Kawalan Udara dan Suhu Bilik 223

PANDUAN PENGURUSAN REKOD SEKTOR AWAMBIL. PERKARA KUANTITI CATATAN3.3.1 Alat Penghawa Dingin MINIMUM Berpusat Berdasarkan keperluan agensi.3.3.2 Dehumidifier (Alat mengawal 1 Berdasarkan keperluan agensi. kelembapan) 1 Berdasarkan keperluan agensi.3.3.3 Thermohygrograph (Alat pengukur suhu dan kelembapan)3.4 Buku, Kad dan Borang Daftar3.4.1 Buku Daftar Senarai Fail Tutup 13.4.2 Buku Senarai Fail Yang Telah 1 Dilupuskan3.5 Alat Pengesanan dan Pencegahan Kebakaran3.5.1 Pemadam api Berdasarkan keperluan3.5.2 Pengesan asap / haba Berdasarkan keperluan3.5.3 Penyembur air / powder / gas Berdasarkan automatik keperluan3.5.4 Penggera keselamatan Berdasarkan keperluan 224

BAHAGIAN III | penggunaan & penyeNGgaraan rekodBIL. PERKARA KUANTITI CATATAN3.5.5 Pintu rintangan api MINIMUM 3.6 Peralatan Mesin Berdasarkan keperluan3.6.1 Mesin Perincih 1 Heavy Duty (untuk fail terbuka 3.7 Sistem Aplikasi dan terperingkat).3.7.1 Sistem Pengurusan Fail Berdasarkan3.7.2 Sistem Bar Code / RFID keperluan 3.8 Papan Tanda / Signage Berdasarkan keperluan3.8.1 Kawasan larangan merokok 1 Bilik rekod terbuka dan terperingkat.3.8.2 Kawasan larangan masuk 1 Bilik rekod terbuka dan terperingkat.3.8.3 Kawasan larangan makan dan 1 Bilik rekod terbuka dan minum terperingkat.3.8.4 Tanda nama pegawai Berdasarkan Bilik rekod terbuka dan keperluan terperingkat. bertanggungjawab 225

PANDUAN PENGURUSAN REKOD SEKTOR AWAM LAMPIRAN 11KEPERLUAN SUHU DAN KELEMBAPAN BANDINGAN BAGI BILIK REGISTRI DAN BILIK REKODBIL. FORMAT SUHU / PERALATAN KELEMBAPAN BANDINGAN (RH)1 (a) Kertas • 20°C • Rak statik / • Fail +/- 2°C rak besi / rak • Kad bergerak • Jilidan • 50% • Cetakan berkomputer RH +/- 5% • Rak besi atau dan yang melibatkan kabinet pelan kertas • Tempat (b) Kertas penyimpanan • Peta mendatar • Pelan • Carta2 Media Fotografi • <18°C • Seperti di atas (a) Hitam putih +/-2°C • Filem wayang • 35% RH • NB glass • Sheets film plates require • X-rays stationary • Microforms shelving and • Glass plate photos vertical storage 226

BAHAGIAN III | penggunaan & penyeNGgaraan rekodBIL. FORMAT SUHU / PERALATAN KELEMBAPAN 3 Media Fotografi BANDINGAN • Seperti di atas 4 (b) Warna • Freezer / 5 • Filem wayang (RH) • Sheet film refrigerator • <5°C Media Magnetik • 35% Relative • Rak bukan • Pita serta cakera Humidity (RH) magnetik komputer +/- 5% • Rak besi • Pita video • Rekod mesti • Pita audio • Seperti di atas • Cakera optikal disesuaikan • Rak stationary suhu sebelum • Cakera Media Optikal dan selepas • Cakera padat serta penyimpanan Gramophone perlu cakera mini • 18°C penyimpanan • Cakera laser +/- 2°C menegak • 35% RH Lain-lain +/- 5% • Cakera • 15 °C – 16 °C Gramophone • 25% - 45% RH • Models • Objects • 20°C • Mixed media items +/2°C • 50% RH +/- 5% 227

PANDUAN PENGURUSAN REKOD SEKTOR AWAM LAMPIRAN 12MODEL SEKSYEN PENGURUSAN REKOD BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSANKADER PEGAWAI ARKIB / PEGAWAI GUNASAMA Model A – S48 Model B – S44 Model C – S41UNIT REKOD & ARKIB UNIT REGISTRI / PPT PENDAFTARAN PT PAP KPT PT PAP PAP 228

BAHAGIAN III | penggunaan & penyeNGgaraan rekodPENUBUHAN DAN PENYENGGARAANPUSAT REKOD AGENSI 229

PANDUAN PENGURUSAN REKOD SEKTOR AWAM PENUBUHAN DAN PENYENGGARAAN PUSAT REKOD AGENSI1. PENGENALAN Rekod-rekod awam yang tidak aktif dan separa aktif hendaklah dipelihara dan diurus dengan baik sementara menunggu pelupusan rekod tersebut. Pejabat Awam perlu mengambil tindakan yang sesuai untuk menyelenggara dan memelihara rekod awam dari sebarang kerosakan, kemusnahan dan kehilangan semasa dalam jagaan mereka. Penubuhan Pusat Rekod Agensi oleh Pejabat Awam adalah selaras dengan Seksyen 33, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629] bagi menjamin rekod awam yang mempunyai nilai kekal dan kearkiban dapat disimpan dengan baik sebelum dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia (ANM) untuk rujukan akan datang.2. KEPERLUAN PENUBUHAN PUSAT REKOD AGENSI Pusat Rekod Agensi adalah pusat rekod yang dikendalikan oleh agensi bukan arkib kerajaan bagi menyelenggara dan memelihara rekod di dalam jagaannya. Penubuhan Pusat Rekod Agensi oleh Pejabat Awam bertujuan untuk: a) membolehkan rekod separa aktif dan tidak aktif disimpan sementara oleh Pejabat Awam bagi memenuhi keperluan pentadbiran dan perundangannya. b) membolehkan rekod separa aktif dan tidak aktif dipelihara selaras dengan piawaian dan garis panduan semasa. c) menyediakan ruang simpanan untuk rekod separa aktif dan tidak aktif yang kos efektif. d) memudahkan proses pengesanan rekod separa aktif dan tidak aktif apabila diperlukan untuk rujukan oleh Pejabat Awam. e) memudahkan proses pelupusan rekod Pejabat Awam secara sistematik dan teratur.3. SPESIFIKASI PUSAT REKOD AGENSI Pusat Rekod Agensi perlu mematuhi spesifikasi dari aspek binaan bangunan dan penyenggaraan rekod meliputi lokasi, binaan bangunan, kawalan suhu, kelembapan bandingan, kelengkapan dan peralatan, kawalan keselamatan serta pencegahan kebakaran dan bencana. 230

BAHAGIAN III | penggunaan & penyeNGgaraan rekod3.1 Lokasi Lokasi dan tapak bangunan Pusat Rekod Agensi hendaklah: i. terletak di kawasan tinggi yang tidak mempunyai sejarah dilanda banjir dan mempunyai sistem saliran dan perparitan yang baik. ii. ditempatkan jauh dari kawasan berbahaya atau berisiko berlakunya bencana alam seperti tanah runtuh atau gempa bumi; iii. jauh dari tempat atau bangunan yang berisiko berlaku kebakaran atau letupan; iv. jauh dari kawasan perindustrian yang mengeluarkan asap, gas dan habuk yang membahayakan serta kawasan pencemaran; v. ditempatkan di kawasan bebas dari pembiakan binatang dan serangga. Sekiranya terdapat pokok di sekelilingnya, pokok tersebut mestilah berada 9 meter (30 kaki) atau lebih jaraknya daripada bangunan; vi. mudah dihubungi oleh pengguna; vii. mudah diakses oleh Jabatan Bomba dan Penyelamat untuk tujuan menyelamat jika berlaku kecemasan; viii. tapak dan keseluruhan kawasan bangunan perlulah dipagar dan mempunyai kawalan keselamatan yang baik; ix. jauh dari binaan-binaan yang mudah menjadi sasaran jika berlaku konflik senjata; dan x. keluasan tapak untuk pembangunan sesebuah Pusat Rekod Agensi hendaklah mencukupi untuk pembangunan masa kini serta mengambil kira pembangunan pada masa akan datang.3.2 Binaan Bangunan a) Struktur Bangunan i. Struktur bangunan repositori perlu dibina mengikut spesifikasi atau kod bangunan sebagaimana ditetapkan oleh pihak berkuasa tempatan bagi memberi perlindungan atau ketahanan bangunan dari sebarang gegaran dan runtuhan jika berlaku kebakaran atau gempa bumi; ii. Bangunan dan kawasan sekitar mempunyai sistem saliran air yang baik; 231

PANDUAN PENGURUSAN REKOD SEKTOR AWAM iii. Bagi bangunan yang dibina berasingan, perlu dipasang dengan atap yang curam bagi menggalakkan pengaliran air yang lebih cepat dan mengelak resapan air ke dalam bangunan. Saluran air (gutter) hendaklah dipasang serta diperiksa secara berkala untuk memastikan tiada kebocoran berlaku. Bagi bangunan yang berbumbung rata, waterproofing perlu dibuat dan diselenggara untuk memastikan tiada kebocoran berlaku pada siling bangunan; iv. Bagi bangunan yang dibina berasingan hendaklah merangkumi tiga ruang utama iaitu ruang pejabat, ruang repositori dan Ruang Kerja Pemprosesan. Ruang Kerja Pemprosesan hendaklah meliputi seluruh kawasan tingkat bawah iaitu:- a) Ruang Pemunggahan b) Ruang Penerimaan/Penyemakan Rekod c) Bilik Pewasapan dan ruang rehat rekod d) Ruang Pembersihan Rekod e) Ruang Penyusunan, Pengotakan dan Pelabelan Rekod f) Ruang Penyenaraian Rekod v. Repositori boleh sama ada dibina khas secara berasingan atau sebagai satu unit khas yang berasingan (self contained unit) dalam sesebuah bangunan; vi. Repositori boleh dibina secara bertingkat atau berbentuk gudang (warehouse); vii, Repositori hendaklah dibahagi atau dibina kepada beberapa bahagian bertujuan untuk mengawal kebakaran dan mewujudkan kawalan suhu dan kelembapan yang lebih berkesan; viii. Dalam setiap bahagian repositori hendaklah terbuka dan tiada sekatan untuk memudahkan pergerakan rekod; ix. Bagi mengurangkan kadar kemasukan cahaya matahari, pembinaan repositori hendaklah dielakkan dari berhadapan dengan arah timur dan barat secara tepat serta tidak mempunyai banyak tingkap. Ini kerana rekod yang sering terdedah kepada cahaya akan mudah rosak dan bertukar warna; dan x. Bagi bangunan yang diubah suai untuk penyimpanan rekod, tingkap perlulah ditutup dengan langsir/tirai atau dipasang 232