PANDUAN PENULISAN SURAT RASMI (edit 4) 03012021 - finalised

GARIS PANDUAN INSTITUT PENDIDIKAN GURU KAMPUS SARAWAK, MIRI DISEDIAKAN OLEH: SETIAUSAHA PEJABAT INSTITUT PENDIDIKAN GURU KAMPUS SARAWAK, MIRI

A. PENDAHULUAN 2 2 B. DAFTAR/SINGKATAN KATA 4 8 C. KOMPONEN DAN ELEMEN FORMAT SURAT RASMI 44 D. PANDUAN MENULIS SURAT RASMI 47 1) Penggunaan Kepala Surat (Letterhead) 48 2) Penggunaan Terjemahan Perkataan Dalam Bahasa Asing 3) Nombor Rujukan Surat 4) Tarikh Surat 5) Nama dan Alamat Penerima 6) Panggilan Hormat 7) Perkara/Tajuk Surat 8) Jenis Surat Rasmi 9) Wacana Pembuka Surat 10) Isi dan Perenggan Surat 11) Penggunaan Ganti Nama Diri 12) Tatabahasa Dalam Surat Rasmi 13) Wacana Perenggan Penutup 14) Slogan 15) Tandatangan Surat 16) Salinan Kepada (s.k.) 17) Muka Surat (Isi depan belakang) 18) Ringkasan Nama Penandatangan, Pendraf dan Penyedia Surat 19) Muka Surat dan Lampiran 20) Salinan Surat 21) Peringkat Keselamatan Surat 22) Surat Dalam Bahasa Inggeris E. FORMAT PENULISAN MEMO DALAMAN F. PENUTUP G. SUMBER/RUJUKAN 1 GARIS PANDUAN PENULISAN SURAT RASMI DAN MEMO IPGK SARAWAK, MIRI _sp2020

GARIS PANDUAN PENULISAN SURAT RASMI DAN MEMO INSTITUT PENDIDIKAN GURU KAMPUS SARAWAK, MIRI (IPGKS, MIRI) A. PENDAHULUAN Surat rasmi dan memo merupakan imej kepada kecekapan sistem pentadbiran dan pengurusan sesebuah organisasi yang antara lain bertujuan untuk menyampaikan atau mendapatkan maklumat, arahan, keputusan dan idea baru. Setiap surat dan memo hendaklah jelas, tepat dan ringkas bagi memastikan mesej dapat disampaikan dengan berkesan. Panduan Penulisan Surat Rasmi dan Memo Institut Pendidikan Guru Kampus Sarawak, Miri ini disediakan sebagai garis panduan asas kepada semua pegawai/staf IPGKS Miri yang terlibat secara langsung atau tidak langsung dengan penyediaan surat rasmi dan memo untuk mengemaskini, menyelaras dan menyeragamkan tatacara/format penyediaan surat rasmi dan memo IPGKS, Miri di semua Jabatan/Unit. B. DAFTAR/SINGKATAN KATA IPGKS, MIRI TP Institut Pendidikan Guru Kampus Sarawak, Miri KJ Timbalan Pengarah TKJ Ketua Jabatan KU Timbalan Ketua Jabatan KPS Ketua Unit Ketua Pusat Sumber KULDP Ketua Unit Latihan Dalam Perkhidmatan KUKo Ketua Unit Kokurikulum Pegawai Pengurusan PP Pegawai Teknologi Maklumat PTM Penolong Pegawai Teknologi Maklumat PPTM Pegawai Eksekutif Kanan PEK 2 GARIS PANDUAN PENULISAN SURAT RASMI DAN MEMO IPGK SARAWAK, MIRI _sp2020

Pegawai Eksekutif PE Penolong Akauntan PAK Setiausaha Pejabat SP Ketua Pembantu Tadbir KPT Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) PT(P/O) Pembantu Tadbir (Kewangan) PT(Kew) Pembantu Tadbir (Fail) PT(F) Pembantu Pengurusan Murid PPM Pegawai Khidmat Pelanggan PKP Pembantu Operasi PO Jabatan Kecemerlangan Akademik JKA Jabatan Hal Ehwal Pelajar JHEP Jabatan Ilmu Pendidikan JIP Jabatan Perancangan, Penyelidikan dan Inovasi JPPI Jabatan Bahasa JB Jabatan Sains, Teknologi Kejuruteraan dan Matematik JSTEM Jabatan Pendidikan Islam dan Moral JAPIM Jabatan Pengajian Melayu JPM Jabatan Sains Sosial JSS Jabatan Pembangunan Latihan JPL Jabatan Pendidikan Jasmani dan Kesihatan JPJK Unit Pusat Sumber UPS Unit Penilaian dan Peperiksaan UPP Unit Praktikum UPrak Unit Psikologi dan Kaunseling UPsK Jawatankuasa Jaminan Kualiti dan Pematuhan Polisi JKPP Unit Khidmat Pengurusan UKP 3 GARIS PANDUAN PENULISAN SURAT RASMI DAN MEMO IPGK SARAWAK, MIRI _sp2020

C. KOMPONEN DAN ELEMEN FORMAT SURAT RASMI Penggunaan format yang seragam di dalam penyediaan surat, memo dan e-mel rasmi akan memudahkan penerima memahami mesej yang hendak disampaikan. Format surat rasmi mempunyai empat (4) komponen utama iaitu: 1. Kepala Surat 2. Pengenalan Surat 3. Isi Surat 4. Pengakhiran Surat KOMPONEN ELEMEN Kepala Surat  Logo Rasmi Pejabat Awam  Nama Pejabat Awam  Alamat Pejabat Awam  Nombor Telefon Pejabat Awam  Nombor Faksimili Pejabat Awam  Portal/Laman sesawang rasmi dan alamat e-mel Pejabat Awam Pengenalan Surat  Rujukan Tuan  Rujukan Kami  Tarikh  Nama dan Alamat Penerima  Jawatan dan nama pegawai untuk perhatian (u.p) (jika ada)  Panggilan hormat penerima dan kata sapaan Isi Surat  Tajuk/Perkara – Huruf Besar dan Tebal  Keselarasan/Konsisten Rujukan Hormat  Isi Kandungan/Isi Utama  Harapan 4 GARIS PANDUAN PENULISAN SURAT RASMI DAN MEMO IPGK SARAWAK, MIRI _sp2020

KOMPONEN ELEMEN Pengakhiran Surat  Pengakuan Kesetiaan (Saya yang menjalankan amanah)  Slogan (BERKHIDMAT UNTUK NEGARA)  Tandatangan  Nama Pegawai  Salinan Kepada (s.k.)  Ringkasan Nama Penandatangan/Pendraf/Penyedia Surat Bagi memastikan semua surat rasmi IPGKS, Miri menggunakan format yang seragam, sedikit penambahbaikan sebagai tambahan kepada elemen tersebut di atas adalah seperti berikut:  Jarak antara barisan kandungan surat rasmi – single spacing  Kedudukan teks surat rasmi – justified  Jenis dan Saiz Tulisan: Semua surat rasmi IPGKS, Miri perlu ditaip menggunakan tulisan jenis dan saiz antara yang berikut sahaja: Jenis Tulisan/Font Saiz 11 atau 12 Arial 11 atau 12 Bookman Old Style 10.5 atau 11 11 atau 12 Tahoma Cambria 5 GARIS PANDUAN PENULISAN SURAT RASMI DAN MEMO IPGK SARAWAK, MIRI _sp2020

Rajah 1: Kepala Surat (Letterhead) Institut Pendidikan Guru Kampus Sarawak, Miri 6 GARIS PANDUAN PENULISAN SURAT RASMI DAN MEMO IPGK SARAWAK, MIRI _sp2020

Nama Alamat Jawatan IPGKS, Miri Ketua Jabatan dan alamat dan penuh kepala surat pejabat/ agensi (jika Nombor perlu nama Rujukan penerima, Tarikh Surat tebalkan) Tajuk Surat Panggilan Hormat/ Tandatangan Kata Sapaan Pegawai Nombor Ringkasan Nama perenggan Penandatangan/ Pendraf/ Penyedia Surat Rajah 2: Contoh Penyediaan Surat Rasmi Institut Pendidikan Guru Kampus Sarawak, Miri 7 GARIS PANDUAN PENULISAN SURAT RASMI DAN MEMO IPGK SARAWAK, MIRI _sp2020

D. PANDUAN MENULIS SURAT RASMI 1) Penggunaan Kepala Surat (Letterhead) Kepala surat (letterhead) merujuk kepada kertas yang dicetak dengan maklumat sesuatu organisasi pada bahagian atas dan bawah helaian pertama surat rasmi dan mengandungi elemen-elemen berikut berdasarkan Surat Pekeliling Am Bilangan 1 Tahun 2013: Penyeragaman Format Kepala Surat Bagi Kementerian/Jabatan/Agensi Persekutuan, Jabatan Perdana Menteri: i) Lambang Kerajaan Persekutuan; ii) Logo Institut Pendidikan Guru Malaysia (IPGM); iii) Nama dan alamat IPGKS, Miri; iv) Maklumat komunikasi IPGKS, Miri (telefon, faksimili, alamat e-mel dan laman web) v) Logo SIRIM Baharu (Pengesahan oleh pihak Jabatan Jaminan Kualiti dan Pematuhan Polisi Institut Pendidikan Guru Malaysia (IPGM) pada 10 September 2020 memaklumkan penyelarasan logo SIRIM baharu – rujuk template Kepala Surat (letterhead) IPGKS, Miri) 2) Penggunaan Terjemahan Perkataan Dalam Bahasa Asing Sebarang terjemahan perkataan dalam bahasa asing perlu ditulis dalam bentuk condong ( Italic ). Contoh: Penggunaan kenderaan pool Aplikasi Google Meet Pengurusan penyertaan (participative management) Mesyuarat tersebut akan diadakan secara hybrid Pelaksanaan migrasi Malaysia Government Unified Communication (MyGovUC) Sistem User Self Service sebelum meneruskan ke capaian… 8 GARIS PANDUAN PENULISAN SURAT RASMI DAN MEMO IPGK SARAWAK, MIRI _sp2020

3) Nombor Rujukan Surat Nombor rujukan hendaklah dicatatkan pada ruang atas sebelah kanan surat. Nombor Rujukan mesti disertakan dalam surat rasmi kerana ianya merupakan tool untuk memudahkan rujukan, pengesanan dan penyimpanan dalam fail. Sila rujuk: DAFTAR FAIL INSTITUT PENDIDIKAN GURU KAMPUS SARAWAK, MIRI. [No. Dokumen : UPA/BP/DF/0109 (0214)] ‘Ruj. Tuan’ – nombor rujukan fail bagi surat yang diterima/dibalas ‘Ruj. Kami’ – nombor rujukan fail bagi surat jawapan/dihantar Bagi catatan nombor rujukan fail pada surat IPGKS, Miri, ruangan selepas perkataan ‘Jilid’ atau ‘Jld.’ dan ruangan pada kurungan nombor folio ( ) perlu dikosongkan sebelum surat tersebut ditandatangan. Peringatan: Tindakan pengisian nombor jilid fail dan nombor folio kandungan pada surat berkenaan akan dibuat oleh pihak Unit Fail IPGKS, Miri sebaik sahaja surat selesai ditandatangani. Prosedur ini dilaksanakan agar tiada pertindihan/percanggahan nombor jilid fail dan nombor folio kandungan dokumen di dalam fail selain memastikan kedua-dua nombor jilid dan folio sentiasa teratur dan disusun secara berturutan. 4) Tarikh Surat ‘Bulan’ dan ‘Tahun’ pada surat tersebut dicatat bertaip manakala ‘Tarikh’ surat ditulis dengan tangan pada hari yang sama surat tersebut ditandatangani. Peringatan: Pastikan tarikh tersebut merupakan tarikh surat dikeluarkan kepada penerima. 9 GARIS PANDUAN PENULISAN SURAT RASMI DAN MEMO IPGK SARAWAK, MIRI _sp2020

Contoh catatan nombor rujukan dan tarikh surat Rajah 3: Nombor Rujukan Surat 5) Nama dan Alamat Penerima Dalam penyediaan surat, nama dan alamat penerima hendaklah dicatatkan dengan jelas, tepat dan lengkap pada sebelah kiri surat bagi memastikan surat/dokumen yang dihantar sampai kepada penerimanya. Terdapat beberapa kategori penerima surat: i) Surat Dalaman Surat Dalaman adalah surat yang diedarkan kepada mana-mana jabatan/unit IPGKS, Miri dan tidak menggunakan sebarang setem. Alamat bagi surat dalaman hanya perlu ditaip sehingga nama jabatan/unit sahaja. Nama penuh dan alamat rasmi yang lengkap. Rajah 4: Contoh Surat Dalaman (Pelantikan) 10 GARIS PANDUAN PENULISAN SURAT RASMI DAN MEMO IPGK SARAWAK, MIRI _sp2020

i) Jika ditujukan kepada pegawai untuk tindakan/makluman hal-hal berkaitan perkhidmatan/persendirian pegawai tersebut. Sekiranya perlu, boleh dicatatkan bersekali nombor kad pengenalan, jawatan dan gred pegawai mengikut kesesuaian kandungan surat. (contoh : kenaikan pangkat atau pelantikan) ENCIK SI TONG YONG No. Kad Pengenalan: 920101-01-5521 Pegawai Perkhidmatan Pendidikan (PPP) Institut Pendidikan Guru Kampus Sarawak, Miri atau ENCIK AMY PHILIP Pegawai Khidmat Pelanggan, N19 Institut Pendidikan Guru Kampus Sarawak, Miri ii) Surat Luar Surat Luar adalah surat yang dialamatkan kepada penerima yang berada di luar IPGKS, Miri. Nama penerima, gelaran jawatan dan alamat penerima perlu jelas, tepat dan lengkap bagi mengelakkan sebarang masalah proses penghantaran/penerimaan surat (contoh: keciciran surat atau kesilapan nama/alamat penerima surat). Terdapat beberapa kategori penerima surat luar iaitu: a. Pejabat Awam (Kementerian, Jabatan Persekutuan dan Negeri serta Pihak Berkuasa Berkanun dan Tempatan) b. Sektor Swasta/Badan Bukan Kerajaan/Pertubuhan c. Orang Awam/Individu 11 GARIS PANDUAN PENULISAN SURAT RASMI DAN MEMO IPGK SARAWAK, MIRI _sp2020

Gelaran rasmi ketua jabatan/agensi dan alamat rasmi yang lengkap. Rajah 5: Contoh Surat Luar (Pejabat Awam)  Kata hormat;  Gelaran kebesaran (jika ada);  Nama Penuh;  Gelaran rasmi jawatan; dan  Alamat rasmi yang lengkap. Rajah 6: Contoh Surat Luar Khusus Kepada Ketua Jabatan/Agensi (Pejabat Awam) 12 GARIS PANDUAN PENULISAN SURAT RASMI DAN MEMO IPGK SARAWAK, MIRI _sp2020

Rajah 7: Contoh Surat Luar (Sektor Swasta/Badan Bukan Kerajaan/Pertubuhan) Rajah 8: Contoh Surat Luar (Orang Awam/Individu) 13 GARIS PANDUAN PENULISAN SURAT RASMI DAN MEMO IPGK SARAWAK, MIRI _sp2020

iii) Surat Untuk Perhatian Surat jenis ini akan disediakan sekiranya surat tersebut ditujukan kepada pegawai yang bertanggungjawab menguruskan/berkaitan dengan tujuan surat yang dihantar.  Gelaran rasmi jawatan Ketua Jabatan/Agensi;  Alamat rasmi yang lengkap; dan  Nama penuh pegawai yang hendak dihubungi. Rajah 7: Contoh Surat Luar Kepada Pegawai Bertanggungjawab (untuk perhatian/u.p.) iv) Surat Kepada Penerima Surat Lebih Daripada Seorang Surat jenis ini dihantar kepada lebih daripada seorang penerima. Terdapat beberapa kaedah yang boleh digunakan tertakluk kepada keadaan seperti berikut: a. Surat dihantar atas nama dan jawatan Ketua Jabatan Surat perlu disediakan mengikut nama ketua jabatan berkenaan dan menggunakan nombor rujukan dan nombor kandungan yang sama. dengan catatan “SENARAI EDARAN SEPERTI PADA LAMPIRAN” pada sudut sebelah kiri surat. 14 GARIS PANDUAN PENULISAN SURAT RASMI DAN MEMO IPGK SARAWAK, MIRI _sp2020

 Kedudukan catatan “SENARAI EDARAN SEPERTI PADA LAMPIRAN” adalah di ruang sebelah kiri sebelum panggilan hormat penerima atau kata sapaan; dan  Senarai Edaran yang mengandungi nama jawatan Ketua Jabatan dan alamat rasmi lengkap penerima perlu disertakan. Rajah 8: Contoh Surat Luar Kepada Penerima Surat Lebih Daripada Seorang Rajah 9: Contoh Lampiran Senarai Edaran 15 GARIS PANDUAN PENULISAN SURAT RASMI DAN MEMO IPGK SARAWAK, MIRI _sp2020

Nombor rujukan surat dan tarikh surat hendaklah sama seperti pada surat iringan dan dicatatkan pada sudut sebelah kanan atas lampiran. Ia bertujuan untuk memastikan lampiran senarai edaran tersebut adalah merujuk kepada surat iringan dan mengelakkan berlakunya keciciran surat/lampiran. Catatan “LAMPIRAN” diletakkan di bawah nombor rujukan surat dan tarikh surat Rajah 10: Contoh Lampiran Senarai Edaran (bagi surat yang dihantar atas jawatan ketua jabatan tetapi ditujukan untuk perhatian (u.p.) pegawai bertanggungjawab) 16 GARIS PANDUAN PENULISAN SURAT RASMI DAN MEMO IPGK SARAWAK, MIRI _sp2020

v) Surat Melalui Ketua Jabatan Surat jenis ini disediakan apabila surat yang hendak dihantar memerlukan sokongan ataupun ulasan daripada Ketua Jabatan sebelum dipos/dihantar kepada penerima. Format penulisan alamat bagi jenis surat ini seperti berikut: Rajah 11: Contoh Surat Melalui dan Salinan Ketua Jabatan Peringatan:  Ruangan ‘Melalui dan salinan’ disediakan untuk ditandatangani oleh Ketua Jabatan, dicap beserta dengan ulasan.  Surat jenis ini perlu disediakan dua (2) salinan asal surat iaitu:  Satu (1) salinan untuk Ketua Jabatan  Satu (1) salinan untuk pegawai yang ditujukan berkenaan. 17 GARIS PANDUAN PENULISAN SURAT RASMI DAN MEMO IPGK SARAWAK, MIRI _sp2020

6) Panggilan Hormat Panggilan hormat penerima atau kata sapaan ditaip selepas alamat penerima surat. Surat yang ditujukan kepada jabatan/agensi Kerajaan hendaklah dimulakan dengan ‘Tuan’ (tanpa mengambilkira penerimanya lelaki atau wanita) manakala kepada orang awam hendaklah dimulakan dengan ‘Tuan’ atau ‘Puan’. Jika surat tersebut ditujukan khusus kepada Ketua Pejabat Awam yang mempunyai gelaran kebesaran hendaklah mendahulukan kata hormat dan gelaran kebesarannya [rujuk Surat Pekeliling Am Bilangan 4 Tahun 2014, Panggilan Hormat dan Kaedah Penggunaannya (Jabatan Perdana Menteri, Tahun 2014)], contoh seperti: YBhg. Tan Sri YBrs. Prof. Madya Dr YBhg. Datuk YBhg. Datuk Prof. Madya Dr YBrs. Dr YM Tengku Peringatan: i) Perlu pastikan dengan betul dan tepat penggunaan panggilan hormat ini berdasarkan kepada anugerah kehormat yang diterima oleh penerima surat tersebut. ii) Penggunaan perkataan ‘tuan/puan’ di dalam perenggan hendaklah menggunakan huruf kecil. iii) Kesalahan yang biasa berlaku dalam penyediaan panggilan hormat dalam surat rasmi adalah seperti berikut:  Menulis/menaip lebih daripada satu panggilan hormat untuk seorang penerima. Contoh: “YBhg. Dato’/Datin/Tuan/Puan” untuk surat yang ditujukan kepada seorang penerima sahaja.  Menaip panggilan ‘Puan’ untuk penerima lelaki dan sebaliknya.  Menggunakan panggilan ‘Cik’ untuk pegawai penerima perempuan.  Menggunakan panggilan hormat yang tidak sesuai dengan gelaran yang dimiliki oleh penerima. Contoh: “YAB. Dato’ Professor” 18 GARIS PANDUAN PENULISAN SURAT RASMI DAN MEMO IPGK SARAWAK, MIRI _sp2020

7) Perkara/Tajuk Surat Surat perlu diberikan perkara atau tajuk yang dapat menggambarkan kandungan surat berkenaan. Setiap surat hendaklah seboleh-bolehnya dihadkan kepada SATU perkara atau tajuk sahaja. Bagi surat jawapan atau balasan, hendaklah menggunakan PERKARA/TAJUK YANG SAMA seperti surat yang diterima bagi memudahkan pengesanan/hubungkait surat berkenaan. Perkara/tajuk surat tidak perlu tanda noktah. Kaedah menulis perkara/tajuk surat adalah seperti berikut: Tajuk ditaip dengan HURUF BESAR dan TEBAL (BOLD), contoh: Rajah 12 : Contoh Penulisan Tajuk Perkara/Surat 19 GARIS PANDUAN PENULISAN SURAT RASMI DAN MEMO IPGK SARAWAK, MIRI _sp2020

8) Jenis Surat Rasmi  Permohonan  Rayuan  Bantahan  Makluman  Arahan  Ucapan (Tahniah/Takziah)  Penghargaan  Perakuan  Jemputan  Cadangan  Pesanan  Perjanjian  Pekeliling  Iringan 9) Wacana Pembuka Surat Wacana Pembuka Surat merujuk kepada ayat permulaan yang digunakan dalam surat selepas tajuk. Bagi menyeragamkan surat rasmi IPGKS, Miri, semua ayat pembuka surat rasmi menggunakan tiga (3) pilihan wacana pembuka surat seperti berikut: a) “Dengan segala hormatnya perkara di atas dirujuk…..”; atau b) “Dengan segala hormatnya surat pihak tuan bil. (nombor rujukan surat yang diterima) bertarikh (tarikh surat yang diterima) dirujuk.”; atau c) “Dengan segala hormatnya perkara di atas dan surat (nama pejabat awam lain) bil. (nombor rujukan surat pejabat awam lain) bertarikh (tarikh surat pejabat awam lain) adalah berkaitan.” 20 GARIS PANDUAN PENULISAN SURAT RASMI DAN MEMO IPGK SARAWAK, MIRI _sp2020

(Wacana pembuka surat pilihan (c) boleh digunakan sekiranya surat tersebut dibuat berdasarkan/merujuk maklumat daripada surat pejabat awam lain, contoh: “Dengan segala hormatnya perkara di atas dan surat Institut Pendidikan Guru Malaysia, Kementerian Pendidikan Malaysia bil. KPM.100-6/1/29 Jld. 2 (32) bertarikh 09 September 2020 adalah berkaitan.” 10) Isi dan Perenggan Surat Surat yang dikeluarkan hendaklah mengandungi maksud yang jelas dan hanya SATU perkara sahaja dihadkan dalam bahagian ini. Maklumat yang hendak disampaikan perlu ringkas, tepat dan padat serta mudah difahami. 1. Perenggan-perenggan dalam surat rasmi memberi maksud seperti berikut: i) Perenggan Pertama Perenggan pertama merujuk kepada ayat wacana pembuka surat sebagaimana yang dinyatakan pada 3 (j) di atas. Perenggan pertama ini tidak dinomborkan. ii) Perenggan Kedua Perenggan kedua merujuk kepada latar belakang perkara/tajuk surat yang dinyatakan seperti keputusan mesyuarat atau persetujuan perbincangan. Perenggan kedua bertujuan untuk memberi kefahaman kepada penerima tentang kenapa atau bagaimana tajuk surat ini berbangkit. Perenggan kedua dinomborkan dengan nombor 2. 21 GARIS PANDUAN PENULISAN SURAT RASMI DAN MEMO IPGK SARAWAK, MIRI _sp2020

iii) Perenggan Ketiga Perenggan ketiga digunakan bagi maksud menerangkan hasrat atau tujuan surat tersebut dihantar kepada penerima. Perenggan ini akan memaklumkan kepada penerima maksud surat tersebut sama ada untuk makluman/perhatian/tindakan yang mana bersesuaian untuk penerima. Perenggan ketiga dinomborkan dengan nombor 3. Peringatan:  Semua perenggan dalam surat rasmi KECUALI perenggan pertama dan perenggan akhir hendaklah dinomborkan secara berturutan.  Elakkan daripada mengulang perkataan yang sama dan penceritaan maksud perlulah selari. Penomboran Perenggan:  Baris pertama tidak perlu dinomborkan;  Penomboran perenggan bermula dengan perenggan kedua dan yang seterusnya; dan  Selepas nombor perenggan, perlu di ‘tab’ (jarak) sekali. Rajah 13 : Contoh Nombor Perenggan 22 GARIS PANDUAN PENULISAN SURAT RASMI DAN MEMO IPGK SARAWAK, MIRI _sp2020

11) Penggunaan Ganti Nama Diri  Bagi surat rasmi IPGKS, Miri, penggunaan ganti nama diri pertama yang diseragamkan iaitu: “Pihak Institut ini…….” “Pihak pengurusan Institut ini…….” “Surat Institut ini bil. ….” Contoh: “Pihak Institut ini telah menerbitkan beberapa buah Jurnal Penyelidikan untuk sumber rujukan dalam bidang pengajaran dan pembelajaran.” “Bagi memastikan penyampaian perkhidmatan awam sentiasa berada di tahap yang baik dan efektif, pihak pengurusan Institut ini telah memutuskan untuk melaksanakan pengoperasian pejabat dibuat secara penggiliran bertugas.” “Dengan segala hormatnya surat Institut ini bil. IPGKS/144/200-1/1 (22) bertarikh 06 November 2020 mengenai perkara di atas dirujuk.”  Penggunaan ganti nama diri kedua yang sesuai digunakan iaitu: “pihak tuan” – untuk surat umum kepada jabatan/agensi kerajaan. “tuan” atau “puan” – untuk surat khusus ditujukan kepada pegawai di jabatan/agensi kerajaan. Peringatan:  Penggunaan ganti nama diri kedua “puan” boleh digunakan dalam surat rasmi tanpa membezakan pegawai wanita yang telah berkahwin atau belum berkahwin.  Jika penerima surat seorang yang mempunyai gelaran, maka perlu menggunakan gelarannya sebagai ganti nama diri kedua. Contoh: “YBrs. Dr” “YBhg. Datuk” 23 GARIS PANDUAN PENULISAN SURAT RASMI DAN MEMO IPGK SARAWAK, MIRI _sp2020

 Penggunaan ganti nama diri ketiga yang sesuai digunakan iaitu: “pihak jabatan/unit berkenaan” (untuk menerangkan jabatan/unit yang dimaksudkan) “beliau” atau “pegawai” (untuk menerangkan pegawai yang dimaksudkan) “pelajar tersebut/berkenaan” (untuk menerangkan pelajar yang dimaksudkan) Peringatan:  Penggunaan ganti nama diri ketiga “dia” atau “kamu” dalam penulisan surat rasmi adalah kurang sopan. 12) Tatabahasa Dalam Surat Rasmi 1. Penggunaan Bahasa Penggunaan bahasa yang betul dalam penulisan surat rasmi, memo dan e-mel perlu selaras dengan prinsip penulisan surat atau memo, iaitu betul, jelas, lengkap, ringkas dan bersopan. Pengunaan kata-kata atau ungkapan khusus amat penting kerana ia membawa maksud yang tersendiri dan juga berfungsi sebagai penanda wacana kandungan surat rasmi atau dengan kata lain pemberi isyarat bagi makna keseluruhan surat rasmi tersebut. 24 GARIS PANDUAN PENULISAN SURAT RASMI DAN MEMO IPGK SARAWAK, MIRI _sp2020

Berikut merupakan beberapa contoh penggunaan frasa penanda bagi penulisan surat rasmi IPGKS, Miri yang boleh dijadikan rujukan: Bil. Frasa Ayat Contoh Bermaksud ungkapan yang merujuk kembali kepada perkara-perkara yang telah berlaku atau sudah disebut. Contoh: Penanda i. Merujuk perkara yang tersebut di atas… 1. ii. Berhubung dengan perkara di atas… Rujukan iii. Sehubungan itu… iv. Sehubungan dengan permohonan pihak tuan… Penanda Bermaksud ungkapan tersebut dengan sendirinya 2. memberi isyarat bahawa ada disertakan sesuatu bersama surat berkenaan. Contoh: Pernyataan i. Disertakan bersama surat ini… ii. Bagi maksud tersebut, dikemukakan sebagaimana berlampir… iii. Bagi maksud Perkara 3 surat pihak tuan tersebut, disertakan dokumen… Ungkapan ini menunjukkan adanya pemakluman yang dibuat. Contoh: i. Sukacita dimaklumkan bahawa… Penanda ii. Untuk makluman pihak tuan… 3. iii. Dengan hormatnya dimaklumkan bahawa… iv. Sepertimana yang pihak tuan sedia maklum… Makluman 25 GARIS PANDUAN PENULISAN SURAT RASMI DAN MEMO IPGK SARAWAK, MIRI _sp2020

Bil. Frasa Ayat Contoh Bermaksud ungkapan yang menimbulkan perkataan antara satu peristiwa dengan peristiwa yang lain. Contoh: i. Berhubung dengan kempen “Jom Kitar Semula” yang dilancarkan, pihak Institut ini… 4. Penanda ii. Berikutan pengumuman pelaksanaan Perintah Sebab Kawalan Pergerakan (PKP), maka program berkenaan terpaksa ditangguhkan ke satu tarikh yang akan dimaklumkan… iii. Lanjutan daripada sesi perbincangan serta lawatan pihak tuan ke kampus ini pada… Terdapat dua (2) jenis penanda perintah, iaitu: i. Perintah Hormat  Perintah Hormat Harapan Contoh:  Pihak Institut ini amat mengharapkan agar cadangan tersebut dapat dipertimbangkan. 5. Penanda  Perintah Hormat Nasihat Perintah Contoh:  Pihak tuan adalah dinasihatkan supaya sentiasa memastikan semua kerja penyelenggaraan dapat disiapkan mengikut spesifikai yang ditetapkan.  Tuan dinasihati untuk menjelaskan… 26 GARIS PANDUAN PENULISAN SURAT RASMI DAN MEMO IPGK SARAWAK, MIRI _sp2020

Bil. Frasa Ayat Contoh  Perintah Hormat Permohonan/Permintaan Contoh:  Pihak Institut ini ingin mendapatkan penjelasan daripada pihak tuan berhubung perkara tersebut.  Pihak Institut ini memohon kerjasama daripada pihak jabatan tuan...  Tuan diminta untuk melaporkan diri… ii. Perintah Tegas Contoh:  Tuan adalah diingatkan agar tidak mengulangi perkara sedemikian dalam menjalankan tugas.  Tuan telah didapati…  Puan dikehendaki…  Tuan/puan diwajibkan hadir… Ungkapan ini menunjukkan adanya matlamat atau tujuan yang hendak dicapai. Contoh: i. Untuk makluman pihak tuan… ii. Untuk pengetahuan pihak YBrs. Dr, program 6. Penanda ini… Matlamat iii. Bagi tujuan tersebut… iv. Bagi melancarkan majlis itu nanti, pihak Institut ini amat berbesar hati… 27 GARIS PANDUAN PENULISAN SURAT RASMI DAN MEMO IPGK SARAWAK, MIRI _sp2020

Bil. Frasa Ayat Contoh Ungkapan ini digunakan untuk menyatakan bahawa surat tersebut ditulis bagi pihak atau ditulis sebagai wakil jabatan. Contoh: i. Bagi pihak pengurusan Institut ini, saya merakamkan ucapan penghargaan dan Penanda tahniah… 7. ii. Bagi pihak jabatan/unit ini, saya ingin Perwakilan merakamkan ucapan terima kasih… iii. Saya bagi pihak seluruh warga Institut ini, ingin merakamkan ucapan terima kasih di atas segala khidmat bakti…. Ungkapan ini digunakan untuk menyatakan pendapat. Contoh: Penanda i. Dalam hal ini, pihak Institut berpendapat 8. bahawa… Pendapat ii. Pada pandangan pihak Institut ini, perkara tersebut… Ungkapan ini menunjukkan maksud sambungan atau lanjutan sesuatu perkara. Contoh: i. Lanjutan daripada surat Institut ini bil. IPGKS/144/100-1/1 (21) bertarikh… ii. Sebagai susulan daripada perbincangan… Penanda iii. Susulan daripada pemantauan audit pada… 9. iv. Merujuk percakapan melalui telefon antara… Sambungan v. Surat Institut ini bil. IPGKS/144/100-1/17 (11) bertarikh 16 Jun 2020 mengenai perkara di atas dirujuk. 28 GARIS PANDUAN PENULISAN SURAT RASMI DAN MEMO IPGK SARAWAK, MIRI _sp2020

Bil. Frasa Ayat Contoh Ungkapan ini memberi maksud keputusan bagi sesuatu perkara. Contoh: i. Pada dasarnya, pihak Institut ini tiada halangan untuk membenarkan pihak tuan menggunakan Penanda kemudahan sebagaimana yang dipohon. 10. ii. Walau bagaimanapun, disebabkan kenderaan Keputusan tersebut masih dalam proses penyelenggaraan maka pihak Institut ini tidak dapat mempertimbangkan permohonan pihak tuan berkenaan. Bermaksud kata-kata atau ungkapan yang boleh menggambarkan perasaan. Terdapat dua (2) kategori penanda ini, iaitu: i. Penanda Sikap Positif  Kerjasama dan sokongan daripada pihak YBhg. Datuk amat dihargai…  Pihak Institut ini amat berterima kasih sekiranya pihak tuan dapat…  Sesungguhnya, pihak Institut ini amat Penanda menghargai jemputan daripada pihak 11. jabatan tuan… Sikap ii. Penanda Sikap Negatif  Di atas kelewatan memaklumkan perkara ini amat dikesali.  Pihak Institut ini amat kesal di atas kecuaian pihak tuan dalam mengendalikan urusan tersebut.  Kesulitan yang timbul berhubung perkara ini amat dikesali. 29 GARIS PANDUAN PENULISAN SURAT RASMI DAN MEMO IPGK SARAWAK, MIRI _sp2020

Bil. Frasa Ayat Contoh Ungkapan ini memberi maksud sesuatu jangkaan terhadap sesuatu perkara dalam surat tersebut. Contoh: i. Pihak Institut ini amat berterima kasih Penanda sekiranya pihak tuan dapat membenarkan… 12. ii. Pihak Institut ini berharap agar urusan ini dapat Jangkaan diselesaikan dengan kadar segera bagi memastikan… iii. Sokongan dan kerjasama daripada pihak tuan akan dapat melancarkan lagi program ini… Ungkapan ini menunjukkan penghargaan kepada penerima. Contoh: i. Di atas segala kerjasama yang diberikan oleh Penanda pihak tuan didahului dengan ucapan terima 13. kasih. Penghargaan ii. Di atas keprihatinan pihak tuan berhubung urusan ini diucapkan ribuan terima kasih. Ungkapan ini memberi maksud harapan terhadap sesuatu perkara/keputusan. Contoh: i. Menjadi harapan pihak Institut ini… ii. Sudilah kiranya pihak YBhg. Tan Sri Datuk… Penanda iii. Harap dapat kiranya pihak tuan… 14. iv. Pihak Institut ini amat berharap sekiranya pihak Harapan tuan dapat mempertimbangkan… v. Harap maklum. 30 GARIS PANDUAN PENULISAN SURAT RASMI DAN MEMO IPGK SARAWAK, MIRI _sp2020

Bil. Frasa Ayat Contoh Ungkapan ini menunjukkan pengakhiran surat. Contoh: Penanda i. Sekian, dimaklumkan. 15. ii. Sekian, terima kasih. Penamat iii. Sekian untuk makluman dan tindakan pihak tuan. 2. Penggunaan bahasa yang tidak teratur sering ditemukan dalam surat rasmi, memo dan e-mel mengikut kategori seperti berikut: (a) Kesalahan Tanda Bacaan (b) Kesalahan Ejaan (c) Kesalahan Kata Majmuk (d) Kesalahan Kata Tunggal (e) Kesalahan Kata (f) Kesalahan Frasa (g) Kesalahan Ayat 3. Bagi tujuan s.k., ayat penanda permohonan hendaklah ditulis secara condong (italic). Contoh: s.k. Edaran Dalaman 1. Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Sarawak, Miri (Tuan dengan segala hormatnya dijemput hadir untuk mempengerusikan mesyuarat.) 31 GARIS PANDUAN PENULISAN SURAT RASMI DAN MEMO IPGK SARAWAK, MIRI _sp2020

(a) Kesalahan Tanda Bacaan Tanda noktah (.) Tanda koma (,) Titik noktah bertindih (:) Tanda sempang atau sengkang (-) Tanda pengikat kata atau petik ( “ ”) Contoh Kesalahan Pembetulan b/p Pengarah b.p. Pengarah B/P Pengarah bp. Pengarah …seperti butiran berikut:- …seperti butiran berikut: ‘BERKHIDMAT UNTUK NEGARA’ “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” u/p, UP, up. u.p. SK, sk., s/k s.k. (b) Kesalahan Ejaan Betul Salah Pelantikan Menggalakkan perlantikan Peruntukan mengalakkan Pelan peruntukkan peletakan plan memastikan perletakan mempastikan (c) Kesalahan Kata Majmuk Betul Salah maklum balas atur cara maklumbalas Kemas kini aturcara urus setia kemaskini urusetia 32 GARIS PANDUAN PENULISAN SURAT RASMI DAN MEMO IPGK SARAWAK, MIRI _sp2020

Salah Betul mengenalpasti mengenal pasti matapelajaran mata pelajaran tengahari tengah hari antara bangsa antarabangsa bumi putera bumiputera olah raga olahraga tanda tangan tandatangan (d) Kesalahan Kata Tunggal Betul Salah Sukacita Suka cita Kadangkala Kadang kala Bagaimana Bagai mana (e) Kesalahan Kata Menurut Tatabahasa Dewan , (2009) kata “di” dapat dibahagikan kepada dua (2) fungsi, iaitu: Fungsi pertama : sebagai kata depan Fungsi kedua : sebagai imbuhan  Penggunaan kata “di” yang dijarakkan dari perkataan berikutnya merujuk kepada tempat. Contoh: (di sekolah, di kolej kediaman, di pejabat, di jabatan, di kampus)  Penggunaan kata “di” yang ditaip rapat dengan perkataan berikutnya merujuk kepada perbuatan. Contoh: (dimaklumkan, diingatkan, dinasihatkan, dihantar, dilaksanakan) 33 GARIS PANDUAN PENULISAN SURAT RASMI DAN MEMO IPGK SARAWAK, MIRI _sp2020

Salah Betul Penyelenggaraan dikolej kediaman Penyelenggaraan di kolej kediaman Ceramah akan di sampaikan… Ceramah akan disampaikan… Semua pelajar di wajibkan hadir… Semua pelajar diwajibkan hadir… …guru pembimbing disekolah… …guru pembimbing di sekolah… Di maklumkan bahawa… Dimaklumkan bahawa… Contoh Kata Pemeri Sepatutnya : Dengan hormatnya perkara di atas adalah dirujuk. : Perkataan adalah tidak perlu dalam ayat ini. Contoh Kata Sendi Sepatutnya : Butiran mesyuarat adalah seperti berikut: : Butiran mesyuarat adalah seperti yang berkut: Contoh Kata Ganti Sepatutnya : Surat edaran tersebut berkuat kuasa mulai ia dikeluarkan. : Arahan tersebut berkuat kuasa mulai tarikh surat ini dikeluarkan. (f) Kesalahan Kosa Kata Contoh : …pendaftaran pelajar baru akan diadakan pada… Sepatutnya : …pendaftaran pelajar baharu akan diadakan pada… Contoh : Pihak Institut ini baharu mengemaskini… Sepatutnya : Pihak Institut ini baru mengemaskini… 34 GARIS PANDUAN PENULISAN SURAT RASMI DAN MEMO IPGK SARAWAK, MIRI _sp2020

(g) Kesalahan Frasa Betul Salah Selain itu, Merujuk perkara… Selain daripada itu, Dimaklumkan… Merujuk kepada perkara… Dengan sukacitanya pihak Institut Adalah dimaklumkan… ini… Sukacita pihak Institut ini… sedia Sepertimana yang pihak tuan sedia maklum… Sepertimana pihak tuan maklum… (h) Kesalahan Ayat Contoh : Semoga kehadiran dan sokongan YBrs. Dr/tuan/puan… Sepatutnya : Pihak Institut ini berharap semoga dengan kehadiran dan sokongan YBrs. Dr/tuan/puan… Contoh : Banyak program dilaksanakan di mana melibatkan Sepatutnya semua pelajar… : Banyak program yang dilaksanakan bagi melibatkan semua pelajar… 13) Wacana Perenggan Penutup Wacana perenggan penutup menjelaskan berkenaan ucapan terima kasih/penghargaan/harapan kepada penerima. Bagi surat rasmi IPGKS, Miri, antara contoh pilihan wacana perenggan penutup yang boleh digunakan ialah seperti berikut:  “Segala perhatian dan kerjasama daripada pihak tuan berhubung perkara ini amat dihargai.”  “Segala perhatian dan kerjasama daripada pihak tuan amat dihargai dan didahului dengan ucapan terima kasih.” 35 GARIS PANDUAN PENULISAN SURAT RASMI DAN MEMO IPGK SARAWAK, MIRI _sp2020

 “Semoga permohonan ini mendapat perhatian dan pertimbangan sewajarnya daripada pihak tuan.”  “Semoga kerjasama sebegini akan dapat diteruskan pada masa akan datang.” 14) Slogan Merujuk kepada frasa/patah perkataan yang ditaip di bahagian bawah surat iaitu sebelum tandatangan. Slogan bagi semua surat rasmi IPGKS, Miri mengikut garis panduan yang ditetapkan oleh Kementerian Pendidikan Malaysia adalah seperti berikut [ditaip dengan huruf besar, tebal (bold)]: “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” 15) Tandatangan Surat Surat hanya boleh ditandatangani oleh pegawai yang bertanggungjawab setelah perkara-perkara berikut dipastikan ada/tepat/betul:  Nombor rujukan  Tarikh surat  Nama dan alamat penerima  Perkara/tajuk surat  Panggilan Hormat  Perenggan/Isi kandungan surat  Slogan  Ejaan 36 GARIS PANDUAN PENULISAN SURAT RASMI DAN MEMO IPGK SARAWAK, MIRI _sp2020

Ayat “Saya yang menjalankan amanah” ditaip sebelum ruang untuk tandatangan seperti format berikut:  Contoh surat ditandatangani oleh Pengarah IPGKS, Miri: Saya yang menjalankan amanah, (MOHAMAD ZAILANI BIN JAYA) Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Sarawak, Miri.  Contoh surat ditandatangani oleh pegawai yang menjalankan tugas Pengarah IPGKS, Miri: Saya yang menjalankan amanah, (Dr CHIN PENG YEE) Timbalan Pengarah b.p. Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Sarawak, Miri Peringatan:  Nama penandatangan hendaklah ditaip dengan HURUF BESAR DAN TEBAL (BOLD). Hanya nama jawatan dan organisasi sahaja yang ditaip dengan huruf kecil dan biasa.  Pastikan nama penandatangan ditaip dengan BETUL DAN TEPAT. Elakkan kesilapan ejaan pada nama penandatangan. PASTIKAN MUKA SURAT YANG TERAKHIR TIDAK MENGANDUNGI TANDATANGAN SAHAJA. 37 GARIS PANDUAN PENULISAN SURAT RASMI DAN MEMO IPGK SARAWAK, MIRI _sp2020

Sekurang-kurangnya perlu ada satu ayat atau baris daripada perenggan yang terakhir sebagai hubung kait antara tandatangan dan kandungan surat tersebut. Ini adalah untuk memastikan tandatangan yang diperoleh adalah untuk tujuan surat berkenaan sahaja dan BUKAN untuk tujuan lain. Perkara ini amat mustahak kerana tandatangan adalah satu bentuk kelulusan dan langkah ini dapat mengelakkan penyalahgunaan serta penyelewengan dalam urusan surat-menyurat. Rajah 14 : Contoh Pengakhiran Surat Pengakhiran Surat:  Wacana Perenggan Penutup;  Slogan;  Tandatangan atau Tandatangan bagi pihak (b.p.);  Nama Penuh Penandatangan;  Jawatan dan nama penuh jabatan; dan  Ringkasan nama penandatangan/ pendraf/penyedia surat. 16) Salinan Kepada (s.k.) Merujuk kepada salinan surat yang perlu dibuat kepada mana-mana pihak yang dikehendaki mengikut keperluan surat. Perkataan singkatan Salinan Kepada (s.k.) dicatat di bahagian bawah sebelah kiri surat selepas nama dan jawatan pegawai yang menandatangani surat berkenaan. Saiz perkataan adalah satu skala lebih kecil daripada saiz perkataan isi kandungan surat. 38 GARIS PANDUAN PENULISAN SURAT RASMI DAN MEMO IPGK SARAWAK, MIRI _sp2020

Salinan Kepada (s.k.) Rajah 15 : Contoh Salinan Kepada (s.k.) Peringatan:  Sekiranya “s.k.” yang dibuat adalah melibatkan pihak luar daripada IPGKS, Miri, alamat penuh jabatan/agensi tersebut perlu dinyatakan (beserta nama pegawai yang bertanggungjawab – jika ada) termasuk senarai agensi berikut:  Syarikat Perkhidmatan Kebersihan Bangunan Dan Kawasan (KBK)  Syarikat Perkhidmatan Kawalan Keselamatan (PKK)  Sekiranya “s.k.” yang dibuat untuk pegawai-pegawai IPGKS, Miri, nyatakan sebagai “Edaran Dalaman” dan memadai hanya mencatat nama jawatan pegawai tersebut sahaja. 17) Muka Surat (isi depan belakang) Sekiranya surat yang disediakan tiga (3) atau lebih muka surat, maka surat berkenaan perlu mempunyai nombor muka surat yang ditulis di penjuru sebelah kanan dan bawah surat berkenaan. 39 GARIS PANDUAN PENULISAN SURAT RASMI DAN MEMO IPGK SARAWAK, MIRI _sp2020

18) Ringkasan Nama Penandatangan, Pendraf dan Penyedia Surat Ringkasan nama penandatangan, pendraf dan penyedia surat rasmi IPGKS, Miri perlu ditaip di bahagian bawah surat dengan spesifikasi berikut: i) Saiz perkataan : 5 atau 6 ii) Nama penandatangan, pendraf dan penyedia surat ditaip ringkas di bahagian bawah sebelah kiri surat. iii) Ringkasan nama penandatangan ditaip dengan HURUF BESAR manakala ringkasan nama pendraf dan penyedia surat ditaip dengan huruf kecil. Contoh : : Mohamad Zailani bin Jaya Penandatangan : Chin Peng Yee Pendraf : Mariani binti Majini Penyedia : MZJ/cpy/mm Ringkasan nama iii) Dibolehkan untuk menambah nama/tajuk fail secara ringkas selepas nama penyedia surat bagi memudahkan rujukan semula/pengesanan surat tersebut. Contoh: Saya yang menjalankan amanah, (MOHAMAD ZAILANI BIN JAYA) Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Sarawak, Miri. s.k. 1. Pengarah Bahagian Profesionalisme Guru Kementerian Pendidikan Malaysia Aras 2 – 6, Blok E13, Kompleks E Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62604 PUTRAJAYA MZJ/cpy/mm : BPG 40 GARIS PANDUAN PENULISAN SURAT RASMI DAN MEMO IPGK SARAWAK, MIRI _sp2020

19) Muka Surat dan Lampiran Bagi surat yang mengandungi lebih daripada satu muka surat, muka surat seterusnya hendaklah diberi nombor muka surat yang berturutan mengikut dan ditandakan dengan nombor rujukan fail surat tersebut seperti pada Rajah 16. Nombor rujukan fail surat dan label yang disertakan kepada surat hendaklah dilabelkan di bahagian atas sebelah kanan dan mestilah selaras dengan label yang dirujuk seperti dinyatakan pada surat, manakala nombor muka surat di bahagan bawah sebelum kanan. Contoh:  LAMPIRAN A dan seterusnya  LAMPIRAN 1 hingga seterusnya  LAMPIRAN I hingga seterusnya Label muka surat (sekiranya surat tersebut mempunyai lebih daripada satu muka surat):  Nombor rujukan fail surat;  Tarikh surat; dan  Label muka surat. Nombor muka surat Rajah 16 (a) : Contoh Label dan Penomboran Muka Surat 41 GARIS PANDUAN PENULISAN SURAT RASMI DAN MEMO IPGK SARAWAK, MIRI _sp2020

Rajah 16 (b): Contoh Label dan Penomboran Muka Surat 20) Salinan Surat Surat hendaklah disediakan dalam tiga (3) salinan. Salinan asal : dihantar kepada penerima Salinan kedua : dikandungkan dalam fail yang berkenaan Salinan ketiga : dikandungkan dalam fail timbul (floating file), sekiranya perlu.  Sekiranya surat perlu dibuat kepada penerima berikut untuk tujuan tindakan yang diambil sama ada makluman/tindakan/rujukan pihak tersebut: o penerima pada senarai salinan kepada (s.k.); dan o surat yang ditujukan kepada pegawai dan dibuat melalui dan salinan Ketua Jabatan. 42 GARIS PANDUAN PENULISAN SURAT RASMI DAN MEMO IPGK SARAWAK, MIRI _sp2020

21) Peringkat Keselamatan Surat Semasa menyediakan surat, pegawai hendaklah memperakukan kepada pegawai pengelas untuk menentukan keselamatan surat sama ada terbuka atau terperingkat. Kod peringkat keselamatan hendaklah dicatatkan sebagai sebahagian daripada nombor fail bagi surat berkenaan. Rajah 17 menunjukkan contoh penyediaan surat peringkat keselamatan SULIT.  Bahagian atas surat - peringkat keselamatan ditaip/dicap pada penjuru kiri sebelah atas dengan HURUF BESAR DAN TEBAL (jika dicap, gunakan stamp pad berwarna merah).  Bahagian bawah surat – peringkat keselamatan ditap/dicap pada penjuru kanan sebelah bawah dengan HURUF BESAR DAN TEBAL (jika dicap, gunakan stamp pad berwarna merah). Label Nombor peringkat rujukan surat keselamatan menunjukkan surat peringkat keselamatan surat ini ialah SULIT Label peringkat keselamatan surat Rajah 17 : Contoh Surat Terperingkat SULIT 43 GARIS PANDUAN PENULISAN SURAT RASMI DAN MEMO IPGK SARAWAK, MIRI _sp2020

22) Surat Dalam Bahasa Inggeris Surat dalam Bahasa Inggeris hanya akan disediakan sekiranya dikenalpasti penerima tidak mempunyai pengetahuan langsung tentang Bahasa Melayu atau surat tersebut dihantar ke luar negara (dengan mengambilkira Bahasa Inggeris sebagai bahasa pengantar antarabangsa). Sekiranya surat dalam Bahasa Inggeris tetap diperlukan, penyedia surat perlu memastikan tiada kesalahan pada ejaan dan tatabahasa surat. Disyorkan untuk mendapatkan khidmat nasihat daripada Jabatan Bahasa (Unit Bahasa Inggeris) IPGKS, Miri bagi urusan ini. E. FORMAT PENULISAN MEMO DALAMAN 1. Secara umumnya, memo merupakan komunikasi secara rasmi di dalam sesuatu jabatan yang sama serta mengandungi maklumat yang jelas, cepat dan tepat. FORMAT MEMO DALAMAN IPGKS, Miri mempunyai perkara-perkara berikut:  Logo Institut Pendidikan Guru (IPG)  Nama, alamat penuh dan maklumat perhubungan (nombor telefon, nombor faksimili, alamat e-mel dan laman web rasmi) Institut Pendidikan Guru Kampus Sarawak, Miri.  Penerima memo – “Kepada”  Pengirim memo – “Daripada”  Tarikh memo  Rujukan Fail yang digunakan  Penerima salinan memo – “Salinan kepada”  Perkara  Wacana hormat  Isi/maksud memo  Ucapan terima kasih  Tandatangan pengirim memo  Nama penuh pengirim – dalam kurungan  Ringkasan nama penandatangan memo, pendraf memo dan penyedia memo 44 GARIS PANDUAN PENULISAN SURAT RASMI DAN MEMO IPGK SARAWAK, MIRI _sp2020

Logo IPG Maklumat lengkap IPGKS, Miri:  Penerima  Nama dan memo; alamat penuh;  Pengirim dan memo;  Maklumat perhubungan.  Rujukan Fail;  Tarikh memo; Wacana hormat  Penerima Isi/maksud memo salinan memo (perenggan (s.k.);  Perkara memo; bernombor seperti penulisan surat  Tandatangan rasmi) pengirim memo; dan Wacana penutup dan ucapan terima  Ringkasan nama penandatangan kasih. memo/pendraf memo/ penyedia memo. Rajah 18 : Contoh Memo Dalaman Institut Pendidikan Guru Kampus Sarawak, Miri 45 GARIS PANDUAN PENULISAN SURAT RASMI DAN MEMO IPGK SARAWAK, MIRI _sp2020

2. Perkara-perkara yang disampaikan melalui memo biasanya berkaitan dengan hal ehwal sesebuah organisasi antaranya seperti peraturan, arahan, pekeliling, panggilan mesyuarat jawatankuasa, pemberitahuan. Memo hendaklah ditulis secara jelas dengan memulakan isi penting dan diikuti dengan data sokongan. Bahasa yang digunakan perlu ringkas, padat, jelas dan berdiplomasi. Sesuai dengan kaedah penyampaian memo, memadai dengan menggunakan nama jawatan sahaja untuk ruangan penerima dan pengirim memo tersebut. Ini memudahkan urusan pegawai sama ada yang bertugas atau yang menjalankan tugas sesuatu jawatan mengikut kapasiti jawatan berkenaan (antaranya seperti Ketua Jabatan, Ketua Unit). IPGKS, Miri menggunakan kaedah : Memo Bentuk Terbuka (rujuk pada Rajah 18) 3. Bagi memastikan semua memo IPGKS, Miri menggunakan format yang seragam, elemen berikut adalah sama sepertimana panduan penulisan surat rasmi di atas:  Jarak antara barisan kandungan memo – single spacing  Kedudukan teks memo – justified  Jenis dan Saiz Tulisan: Semua memo dalaman IPGKS, Miri perlu ditaip menggunakan tulisan jenis dan saiz antara yang berikut sahaja: - Jenis Tulisan/Font Saiz Arial 11 atau 12 Bookman Old Style 11 atau 12 Tahoma 10.5 atau 11 Cambria 11 atau 12 4. Secara amnya, format penulisan memo adalah sama seperti format penulisan surat rasmi namun ianya lebih ringkas dan padat (sila rujuk pada Panduan Penulisan Surat Rasmi dalam garis panduan ini). 46 GARIS PANDUAN PENULISAN SURAT RASMI DAN MEMO IPGK SARAWAK, MIRI _sp2020

F. PENUTUP Panduan Penulisan Surat Rasmi dan Memo Institut Pendidikan Guru Kampus Sarawak, Miri ini disediakan dengan tujuan untuk membantu semua pegawai/staf IPGKS, Miri yang terlibat dalam urusan penyediaan surat dan memo di samping memastikan semua format surat rasmi dan memo IPGKS, Miri dapat diseragamkan. Penghasilan surat rasmi dan memo yang berkualiti akan dapat memastikan komunikasi dapat dilaksanakan dengan berkesan dan seterusnya mencapai matlamat komunikasi tersebut. Diharapkan semoga inisiatif ini dapat memberi manfaat kepada semua pegawai/staf di IPGKS, Miri sebagai rujukan dalam penyediaan surat rasmi dan memo seterusnya meningkatkan kecekapan sistem penyampaian perkhidmatan dalam usaha memartabatkan IPGKS, Miri sebagai sebuah pusat latihan perguruan yang cemerlang. Disediakan Oleh: MARIANI BINTI MAJINI Setiausaha Pejabat Institut Pendidikan Guru Kampus Sarawak, Miri Tarikh: 06 November 2020 47 GARIS PANDUAN PENULISAN SURAT RASMI DAN MEMO IPGK SARAWAK, MIRI _sp2020

G. SUMBER/RUJUKAN: 1. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007, Panduan Pengurusan Pejabat (Bahagian VI, Urusan Surat Kerajaan). 2. Nik Safiah Karim, Farid M. Onn, Hashim Haji Musa, Abdul Hamid Mahmood, (2009), Tatabahasa Dewan, Edisi Ketiga, Dewan Bahasa dan Pustaka, Kuala Lumpur. 3. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 9 Tahun 2011 – Panduan Penggunaan Bahasa Kebangsaan dalam Perkhidmatan Awam. 4. Surat Pekeliling Am Bilangan 1 Tahun 2013, Penyeragaman Format Kepala Surat Bagi Kementerian/Jabatan/Agensi Persekutuan (Jabatan Perdana Menteri, Tahun 2013). 5. Surat Pekeliling Am Bilangan 4 Tahun 2014, Panggilan Hormat dan Kaedah Penggunaannya (Jabatan Perdana Menteri, Tahun 2014) 6. Arahan Pentadbiran MAMPU Bilangan 5 Tahun 2014 – Panduan Penulisan Surat Rasmi, Memo dan E-mel. 7. Panduan Pewujudan Rekod: Penyediaan Surat, Memo dan E-mel Rasmi Di Pejabat Awam oleh Arkib Negara Malaysia (ANM), Tahun 2016. 8. Arahan Pentadbiran Bilangan 1 Tahun 2017 – Garis Panduan Penulisan Surat Rasmi, Memo dan Minit Bebas. 9. Panduan Pengurusan Rekod Sektor Awam terbitan Arkib Negara Malaysia (ANM). 10. Arahan Pentadbiran Pengurusan Rekod, Jabatan Perkhidmatan Awam Bilangan 1 Tahun 2018 (Panduan Peranan Ketua Jabatan, Pegawai Pengelas dan Pendaftar Rahsia Dalam Menguruskan Dokumen Rahsia Rasmi Kerajaan). 11. Surat Arahan JPA.BPP (S) 193/6/84 Jld. 4 (3) bertarikh 20 September 2018 – Penggantian Frasa “Saya yang menurut perintah” dengan frasa “Saya yang menjalankan amanah” dalam Urusan Penyediaan Surat Kerajaan. 12. Panduan-panduan penulisan surat rasmi Institusi Pengajian Tinggi Awam (IPTA). 48 GARIS PANDUAN PENULISAN SURAT RASMI DAN MEMO IPGK SARAWAK, MIRI _sp2020