01รู้จักกับโปรแกรมประมวลผลคำ

โปรแกรม ประมวลผลคำ โรงเรียนแม่ เมำะวิ ทยำ ครูผู้สอน นำงสำวปภัสสร ก๋ำเขียว

โปรแกรมประมวลผลคำ (Word Processer) หรือเรียกกันว่า โปรแกรมเวิร์ดโปรเซสช่ิง (Word Processing) เปน็ โปรแกรมที่เนน้ การจดั พมิ พ์เอกสาร ปัจจบุ นั นยิ มใช้โปรแกรมไมโครซอตฟ์ เวิร์ด ซงึ่ เปน็ โปรแกรมประมวลผลคาแบบพิเศษ ชว่ ยให้สร้าง เอกสารแบบมืออาชีพอย่างมีประสิทธิภาพและประหยัด เช่น เหมาะกับงานด้านพิมพ์เอกสารทุก ชนิด สามารถพมิ พ์เอกสารออกมาเปน็ ชุดๆซึง่ เอกสารเปน็ จดหมายบนั ทึกข้อความ รายงาน บทความ ประวัติย่อ ฯลฯ และยังสามารถตรวจสอบ ทบทวน แก้ไข ปรับปรุง ความถูกต้องในการพิมพ์เอกสารได้ อย่างง่ายดาย สามารถตรวจสอบ สะกดคา และหลักไวยากรณ์ เพ่ิมตารางเพิ่มกราฟิกในเอกสารได้อย่าง ง่ายดาย หรือเพ่ิมเติมเอกสารได้ตลอดเวลา สามารถใช้ลักษณะการพิมพ์ด้วยคอมพิวเตอร์แบบต้ังโต๊ะ (Desktop..Publishing) เพื่อสร้างโบชัวร์ (Brochures) ด้านส่ือโฆษณา (Advertisements) และจดหมาย ขา่ ว (Newsletters) ไดด้ ้วย

ควำมเป็ นมำของโปรแกรมประมวลผลคำ ในยุคเร่ิมแรก ปี พ.ศ.2517 นาโปรแกรมมาจากต่างประเทศ ซ่ึงสามารถพิมพ์ได้เฉพาะภาษาอังกฤษเท่าน้ัน ตัวอย่าง เช่น โปรแกรม Word Star ของบริษัทไมโครโปร จากัด ต่อมาในปี พ.ศ.2529 นายแพทย์ชุษณะ มะกรสาร เป็นหมอประจาโรงพยาบาลราชวิถี ได้พัฒนาโปรแกรมประมวลผลคาชื่อ วา่ Word..PC (เวริ ด์ ราชวิถี) ใชค้ าย่อวา่ RW เวอร์ชั่นแรกๆ ต้องใช้กับการ์ดภาษาไทย Hercules แสดงผล 8 บรรทัดใน 1 หน้าจอเวอร์ช่ัน สุดท้ายเป็นเวอร์ชั่น 2 แสดงผลแบบขาวดา 25 บรทัด ต่อมาในปี พ.ศ. 2532 สถาบันบริการคอมพิวเตอร์และภาควิชาวิศวกรรม คอมพิวเตอร์ คณะวิศวกรรมศาสตร์ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย ได้ร่วมมือกันพัฒนาโปรแกรมประมวลผลคาภาษาไทยและ ภาษาองั กฤษ ช่ือว่า โปรแกรม Cu-Writer (เวิร์ดจุฬา) ใช้คาย่อว่า CW เป็นผลงานพัฒนาโปรแกรมของนักศึกษา ท่ีทากันต่อเน่ืองหลาย รุ่น ใช้การแสดงผลด้วย Graphic เขียนด้วยชอฟ์ตแวร์ล้วนๆไต้องจัดหาอาร์ดแวร์ภาษาไทยมาเพิ่มทั้งสิ้น เร่ิมพัฒนาจาก จอภาพ Monochome จนถึงจอ VGA Color ต้ังแต่เวอร์ช่ันเร่ิมแรก 1.1, 1.2, 1.3, 1.41, 1.51, 1.52 จนพัฒนารุ่นสุดท้ายเวอร์ ชั่น 1.6 จนกระทั้งการพัฒนาหยุดชะงักไป อันเน่ืองมาจากการถือกาเนิดโปรแกรมระบบปฏิบัติการวินโดวส์ (MS-Windows 3.0, 3.11, 3.12, 95, 98, Me, 2000, XP) บริษัทไมโครซอฟต์ จากัด ได้พัฒนาโปรแกรมสาเร็จรูปชุดสานักงานด้านภาษาไทยมา จาหนา่ ยให้กับผ้ใู ชเ้ ป็นชดุ ครัง้ แรกมชี ่ือว่า “Microsoft Office รุน่ 4.3 มอื อำชพี ” และพัฒนาเวอร์ชั่นต่อเน่อื งมาจนถงึ ปัจจุบัน

คุ ณลั กษณะที่ ดี ของโปรแกรมประมวลผลคำ เรียนรู้ลักษณะทดี่ ขี องการใช้โปรแกรมประมวลผลคา จะทาใหส้ ามารถทางานไดเ้ รว็ ขน้ึ และงา่ ยขึน้ 1. กำรขอควำมชว่ ยเหลอื ชว่ ยให้สามารถเขา้ ถึงวธิ กี ารใชเ้ ครือ่ งมือ และคาส่ังต่างๆได้อยา่ งสะดวกรวดเรว็ ข้ึนจะชว่ ยผู้ใช้ ในขณะใชง้ าน เชน่ กรณเี กิดขอ้ ผดิ พลาดขณะใชง้ าน ตอ้ งการทราบวธิ ีการแก้ปัญหาเกย่ี วกับเครื่องมอื หรอื คาส่งั ต่างๆระบบการ ช่วยเหลือจะแนะนาให้ทันที สามารถเรียนรกู้ ารใชง้ านในรปู แบบภาษาไทย 2. กำรทำงำนอัตโนมัติ ช่วยใหผ้ ใู้ ชส้ ามารถทางานกบั เอกสารไดอ้ ยา่ งสะดวกสบายมากขึ้น เช่น ตรวจสอบคาอัตโนมตั ิ (Spell) การจดั รูปแบบอตั โนมัติ (Auto Format) การแกไ้ ขอัตโนมตั ิ (Auto Correct) การแทรกข้อความอตั โนมัติ ตรวจสอบ ตัวสะกดทาผดิ ท้ังภาษาไทยและภาษาองั กฤษ 3. กำรใช้ขอ้ มลู ร่วมกบั โปรแกรมอ่นื ๆได้ สามารถทางานหรือเอกสารภาษาต่างประเทศ และการใช้เอกสารในการตัง้ คา่ เป็น หลายภาษา ท่สี รา้ งขึน้ ด้วยโปรแกรมอ่ืนๆมาใชร้ ่วมกับโปรแกรมได้ เชน่ การแทรกอกั ขระ ภาพ ตวั อกั ษร ศิลป์ สัญลกั ษณ์ แผนภมู ิ แผนผงั องค์กร ฯลฯ 4. เรียนรู้วธิ ใี ชง้ ำนได้งำ่ ย สามารถใชง้ านโปรแกรมไดอ้ ยา่ งรวดเรว็ ด้วยการใช้เครื่องมือบนหนา้ ตา่ งโปรแกรมเพยี งหน้าต่าง เดียวก็สามารถพิมพเ์ อกสารไดอ้ ย่างสมบรู ณ์

คุ ณลั กษณะที่ ดี ของโปรแกรมประมวลผลคำ(ต่ อ) 5. กำรค้นหำและแทนทีค่ ำ สามารถคน้ หาทกุ เหตกุ ารณ์ของคาหรอื วลที รี่ ะบไุ ด้อย่างรวดเรว็ ยิง่ ขึ้น เช่น ค้นหาวิธกี ารแทรก สญั ลกั ษณ์ และอักขระสากล สามารถแทนทคี่ าได้อย่างอตั โนมัติ ตวั อย่างเชน่ สามารถแทนทคี่ า “คอลัมภ”์ ด้วยคาใหม่ วา่ “คอลัมน”์ 6. จดั รูปแบบเอกสำรอัตโนมัติ สามารถจัดหรือยกเลกิ รูปแบบเอกสารขณะพิมพ์ไดอ้ ัตโนมัติ และจดั รูปแบบหลังการพิมพไ์ ด้ อตั โนมัติ ทาใหง้ า่ ย สะดวก และจัดรปู แบบเอกสารไดร้ วดเร็ว 7. จัดรูปแบบของตัวอักษรและสัญลักษณพ์ เิ ศษต่ำงๆ สามารถกาหนดรูปแบบตวั อักษรไดห้ ลายรูปแบบ สามารถเปิด หรือ ปิดใชง้ าน การจัดรปู แบบอตั โนมตั ิ นารูปแบบมาใชก้ บั ขอ้ ความให้เป็นแบบนูนข้นึ รอยจารกึ เค้ารา่ ง หรือเงา 8. จัดกำรขอ้ มูลอยำ่ งง่ำยดำย โดยไดร้ บั การเพมิ่ เครื่องมอื สาหรับช่วยใหท้ ีมงานทาการรวบรวมจดั เก็บ จัดการ คน้ หา และ ใช้ขอ้ มูลทกุ ประเภทรว่ มกันได้ เพอ่ื ให้ทุกคนทางานไดอ้ ย่างมีประสทิ ธิภาพมากข้ึนด้วย โปรแกรม Microsoft Office Professional Plus 2007

ปัจจุบันแนวโน้มความสาคัญของการใช้โปรแกรม ประมวลผลคาเขา้ มามีบทบาทในด้านการจัดการเอกสารต่างๆ ในทุกสาขาอาชีพให้มีประสิทธิภาพมากข้ึน เน่ืองจาก ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยคี อมพวิ เตอร์ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง การพัฒนาความสามารถของโปรแกรมชุดสานักงานใน ขณะน้ี คือโปรแกรม Microsoft Office 2019 ซ่ึงเป็นรุ่น ล่าสุดของโปรแกรมประมวลผลคา ผู้ใช้สามารถใช้เพ่ือสร้าง เอกสารที่สวยงาม น่าประทับใจ มีฟังก์ช่ันใหม่ท่ีจะช่วยให้ ค้นหาข้อมูล บริการอินเทอร์เน็ตหรือข้อมูลประเภทอื่นๆและ ช่วยใหท้ างานร่วมกันได้ดีขนึ้ ควำมสำคั ญ ของโปรแกรมประมวลผลคำ

ประโยชน์ของโปรแกรมประมวลผลคำ โปรแกรมประมวลผลคาเป็นโปรแกรมสาเรจ็ รูปที่ไดร้ บั การออกแบบมาเพื่อใช้พิมพข์ ้อความสาหรบั เอกสารดว้ ย คอมพิวเตอร์ การใชค้ อมพิวเตอร์มีขอ้ ดกี วา่ การใช้เคร่อื งพมิ พ์ดดี คือ 1. ระบบคอมพวิ เตอร์ มจี อที่ช่วยใหส้ ามารถมองเหน็ ข้อความท่พี ิมพ์ หากมขี อ้ ผดิ พลาดกส็ ามารถมองเห็น ข้อผิดพลาด และสามารถแกไ้ ขก่อนพมิ พจ์ รงิ บนกระดาษด้วยเครือ่ งพิมพ์ 2. ขอ้ ความท่ีพมิ พ์แลว้ สามารถบนั ทกึ ในรปู ของไฟลข์ ้อมลู และจดั เก็บในอุปกรณต์ ่างๆทสี่ ามารถเรียกข้อมูล งานเอกสารเดมิ กลับมาแก้ไข แลว้ พิมพซ์ า้ ใหม่ได้ เชน่ ตัวอยา่ งอุปกรณใ์ ช้สาหรับบันทกึ ขอ้ มลู ในปจั จบุ ัน เชน่ แฟลซไดร์ฟ 3. สามารถกาหนดรูปแบบตวั อักษร และงานพิมพ์เปน็ รูปแบบตา่ งๆได้ตามทีผ่ ใู้ ช้ต้องการ 4. สามารถป้อนข้อมูลงานเอกสารได้เรว็ ขึน้ 5. มคี าสัง่ ท่ีใช้ในการตรวจทานความถูกต้องของตวั สะกด และความหมายใหก้ อ่ นพมิ พ์ช่วยใหป้ ระหยดั เวลา และค่าใช้จ่ายในการพมิ พแ์ กห้ รอื พมิ พ์ซา้ 6. มีระบบค้นหาและแทนทค่ี า เพอื่ ทาการแก้ไขขอ้ ความและคาได้อย่างรวดเรว็ และประหยัดเวลา 7. จดั รูปแบบเอกสารไดร้ วดเร็ว เนือ่ งจากมเี ครอื่ งมอื ที่ช่วยใหก้ ารจัดรูปแบบได้สะดวก 8. ลดการใชก้ ระดาษได้ 40% เน่อื งจากความกว้างของตัวอักษรจะไมเ่ ท่ากัน ไมเ่ หมือนกบั เคร่ืองพิมพ์ดีดท่ี มขี นาดความกวา้ งของตัวอกั ษรเทา่ กัน

โปรแกรม ประมวลผลคำ