ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับโปรแกรมตารางคำนวณ (Microsoft Excel)

โปรแกรมตารางคานวณ Microsoft Excel ชั้นมธั ยมศึกษาปีที่ 1 นางสาวปภัสสร กา๋ เขียว โรงเรยี นแมเ่ มาะวิทยา สานักงานเขตพื้นที่การศกึ ษามธั ยมศึกษาลาปาง ลาพูน สานกั งานคณะกรรมการการศกึ ษาขน้ั พ้ืนฐาน กระทรวงศึกษาธกิ าร

Microsoft Excel 2013 โปรแกรม Microsoft Excel เป็นโปรแกรมหนึ่ง ท่ีอยู่ในชุด Microsoft Office มีจุดเด่นในด้าน การ คานวณเกยี่ วกบั ตัวเลข โดยการทางานของโปรแกรมจะใช้ตารางตามแนวนอน (Row) และแนวตง้ั (Column) เป็น หลกั ซง่ึ เรยี กโปรแกรมในลกั ษณะน้วี า่ ตารางทาการ (Spread Sheet) ไฟล์ของ Excel เปรียบเสมือนเอกสารหนังสือ 1 เล่ม ที่ประกอบไปด้วยหน้าหลาย ๆ หน้า เรียกว่าสมุด งาน (Workbook) โดยในแต่ละหน้าเรียกว่า แผ่นงาน (Worksheet) ในแต่ละแผ่นงานจะแบ่งออกเป็นตาราง ซึ่ง ประกอบไปด้วย ช่องตารางซ่ึงเป็นส่วนที่ตัดกันของแถวและคอลัมน์เรียกว่า เซลล์(Cell) ในแผ่นงานหนึ่ง ๆ จะมี แถวท้ังหมด 1,048,576 แถว และ 16,384 คอลัมน์ โดยใช้ชื่อคอลัมน์เป็นตัวอักษรภาษาอังกฤษ ต้ังแต่ A จนถึง Z และ ตอ่ ดว้ ย AA จนถงึ AZ, BA จนถึง BZ ไปจนถึง XFD พ้ืนฐานท่คี วรทราบเกี่ยวกับ Microsoft Excel 2013 1. แถว (Row) หมายถึงแถวแนวนอน เรมิ่ ตน้ จานวนแถวจาก 1 ถึง 1,048,576 2. คอลัมน์ (Column) หมายถงึ แถวแนวตง้ั จะเริม่ ตน้ จาก A จนถงึ Z และต่อดว้ ย AA ถึง AZ, BA ถงึ BZ ถึง XFD 3. เซลล์ (Cell) เป็นจดุ ตัดระหว่างแถวกบั คอลัมน์ (เพอ่ื ใชเ้ รียกตาแหนง่ ของข้อมูล) เชน่ A1,A2,B1 เปน็ ตน้ 4. มคี วามสามารถในการรวมเซลล์หลายๆ เซลล์เข้าดว้ ยกนั 5. หลังการต้ังช่อื เซลล์หลายๆ เซลล์สามารถนาชอ่ื น้นั ไปคานวณได้ด้วย 6. การคานวณ สามารถใช้ชอ่ื เซลล์เปน็ ตวั แปรในการส่ังคานวณได้ การเริ่มใช้งานโปรแกรม เร่ิมใช้งานโปรแกรม Microsoft Office Excel 2013 1. คลิกปุ่ม Start บนแถบ Task bar 2. เลอื ก All Programs เลือก Microsoft Office 2013 3. เลอื ก Excel 2013 4. เลือกรปู แบบเอกสารเช่น Blank workbook หลงั ทาการเลือกรูปแบบเสร็จจะปรากฎหน้าต่างการ ทางานของโปรแกรม Microsoft Office 2013 ภาพท่ี 1 หน้าตา่ งโปรแกรม Microsoft Excel 2013

2 ส่วนประกอบของหน้าตา่ งโปรแกรม หน้าต่างโปรแกรม Microsoft Excel มีสว่ นประกอบหลักท่ีควรทราบ ดงั นี้ ภาพท่ี 2 สว่ นประกอบของหนา้ ตา่ งโปรแกรม Microsoft Excel 2013 1. Quick Access Toolbar เป็นแถบเครื่องมือให้คุณเรียกใช้งานได้อย่างรวดเร็ว ผู้ใช้สามารถเพิ่มปุ่ม คาสัง่ ท่ีใช้งานบอ่ ยๆ ไวใ้ นแถบเครอ่ื งมือน้ีได้ 2. Title bar เป็นส่วนที่แสดง ชื่อไฟล์ข้อมูลและช่ือโปรแกรม Microsoft Excel ที่เปิดใช้งานขณะน้ัน กรณีท่ีเป็นการเข้าสู่โปรแกรมครั้งแรก และยังไม่มีการเปิดโฟลเดอร์ข้อมูลใด ๆ โปรแกรมจะแสดงช่ือไฟลข์ ้อมูลให้ โดยเร่ิมตน้ จาก “Book 1\" เป็นต้นไป 3. Ribbon เป็นท่รี วบรวมคาสัง่ ตา่ งๆ ของเมนหู รือทลู บาร์ เพ่ือใหผ้ ใู้ ช้เลอื กใช้งานงา่ ยขึน้ 4. Name box ใช้ระบตุ าแหน่งหรือช่ือเซลล์ในขณะทคี่ ลิกเลอื กเซลล์ 5. Formula bar ใชใ้ นการแสดงสตู รคานวณทางคณติ ศาสตรห์ รือสาหรับพิมพข์ ้อความ ตวั เลข 6. Active cell สถานะของเซลล์ปัจจบุ นั ทกี่ าลังทางานอยู่ 7. Work Sheet ป้ายชื่อ (Sheet) เป็นช่ือของแผน่ งานทีเ่ ลอื กใชง้ านอยใู่ นขณะน้นั 8. Work Space พืน้ ทใ่ี ช้งานของโปรแกรม เป็นพื้นที่ท่ใี ช้สาหรบั พมิ พข์ ้อความหรอื กรอก ตัวเลขลงไปในแผ่นงาน 9. Column แถวแนวตงั้ ของแผน่ งาน โดยมชี ่ือหัวคอลัมน์เป็นตวั อกั ษร A,B,C… ไปจนถึง XFD 10. Row แถวแนวนอนของแผน่ งาน โดยมีชอื่ หวั แถวเป็นตวั เลข 1,2,3… ไปจนถึงแถว ท่ี 1,048,576

3 ชุดเครอื่ งมือของโปรแกรม Microsoft Excel ชุดเคร่ืองมือของ Microsoft Excel ประกอบไปด้วยกลุ่มเคร่ืองมือหรือคาส่ังต่าง ๆ ที่เรียกว่า“ริบบอน” (Ribbon) ที่ได้จัดรวบรวมไว้เป็นกลุ่มๆ ตามประเภทของการใช้งาน โดยจะมีการแยกออกเป็นแต่ล่ะเมนูอีกที เพื่อใหส้ ามารถคน้ หาเครือ่ งมอื ไดส้ ะดวกข้ึน ซง่ึ แตล่ ะเมนนู ้ันก็มีรายละเอยี ดของเคร่อื งมอื ต่างๆ ดงั นี้ 1. เมนูหน้าแรก (Home) จะเป็นที่รวบรวมชุดเครื่องมือพื้นฐานที่ผู้ใช้งานส่วนมากต้องใช้บ่อยๆ เช่น การจัดการแบบตวั อักษร รูปแบบตารางหรอื เซลล์ เป็นตน้ โดยจะแสดงข้นึ มาเป็นเมนแู รกเสมอ เมนหู นา้ แรก (Home) (Home) AB C D EFG 1) A คอื คลปิ บอรด์ (Clipboard) ใช้สาหรบั การตดั คัดลอก และวางรูปแบบ 2) B คือ แบบอักษร (Font) ใช้สาหรับจัดรูปแบบตัวอักษร เชน่ รูปแบบตัวอกั ษร ขนาด ตวั หนา บาง และการเปลีย่ นสตี วั อักษรหรือสีพน้ื หลงั ของเซลล์ 3) C คือ การจัดแนว (Alignment) ใชส้ าหรับจดั ตาแหนง่ ชดิ ซา้ ย ชิดขวา ก่ึงกลาง และจัดระดบั ให้อยู่ ชิดด้านบน กงึ่ กลาง ดา้ นล่าง รวมถึงการจดั ย่อหน้า 4) D คือ ตัวเลข (Number) ใช้สาหรับจดั รูปแบบแสดงตวั เลขในเซลล์ เช่น แสดงรปู แบบของเวลา วันที่ สกลุ เงนิ หรอื แบบบัญชี รวมถงึ การใส่จลุ ภาคและจดุ ทศนยิ ม 5) E คอื ลักษณะ (Styles) ใชส้ าหรับจัดรปู แบบตารางแบบสาเรจ็ รูป เชน่ สีของตารางหรอื สีเซลล์ และจัดรปู แบบตามเง่ือนไข เช่น ใสส่ ัญลกั ษณ์ หรือแถบสแี บบไลร่ ะดบั 6) F คอื เซลล์ (Cells) ใช้สาหรบั แทรกหรือลบเซลล์ เปลยี่ นช่ือแผน่ งาน ซ่อนและลอ็ คแผน่ งาน 7) G คือ การแกไ้ ข (Editing) ใช้สาหรับหาผลรวม ลา้ งเซลล์ เรียงลาดบั ค้นหา และการแทนที่คาศพั ท์ 2. เมนูแทรก (Insert) เป็นเมนทู ใี่ ชส้ าหรับแทรกออบเจก็ ตห์ รอื องคป์ ระกอบตา่ งๆ ลงไปบนแผน่ งาน เพ่ือใช้อา้ งองิ ประกอบข้อมูลให้สมบรู ณ์ยิง่ ข้ึน รวมถงึ การเพิ่มความสวยงาม เชน่ กราฟ รูปภาพ หรือไดอะแกรม เปน็ ตน้ เมนแู ทรก (Insert) (Insert) A B C D E F GH I J 1) A คือ ตาราง (Tables) ใช้สาหรับสร้างเส้นขอบตาราง การจัดการข้อมูลมากๆ ด้วย PivotTable และ PivotChart

4 2) B คือ ภาพประกอบ (Illustrations) ใชส้ าหรบั สร้างการสร้างผังงาน หรือไดอะแกรม 3) C คือ แอพพลิเคชนั (Apps) ใชส้ าหรบั เช่อื มตอ่ กับแอพพลเิ คชันของไมโครซอฟท์ 4) D คือ แผนภมู ิ (Charts) ใช้สรา้ งแผนภูมหิ รือกราฟแบบต่างๆ 5) E คอื รายงาน (Reports) ใชส้ าหรับสร้างรายงานตา่ ง ๆ 6) F คือ วเิ คราะห์ข้อมลู (Spark lines) ใชส้ าหรับการวิเคราะห์ข้อมูล ในลักษณะแผนภูมิ 7) G คอื ตัวกรอง (Filters) ใชส้ าหรับสรา้ งตัวกรองสาหรบั กรองขอ้ มลู 8) H คอื การเชือ่ มโยง (Link) ใช้สาหรับสรา้ งจดุ เชื่อโยงไปยังเวบ็ ไซต์ อีเมล์ หรอื โปรแกรมตา่ งๆ 9) I คอื ข้อความ (Text) ใช้สาหรับสรา้ งข้อความศลิ ป์ ใส่หวั หรอื ท้ายกระดาษ และใส่สญั ลกั ษณ์ 3. เมนูเค้าโครงหน้ากระดาษ (Page Layout) เป็นเมนูท่ีใช้สาหรับปรับแต่ง กาหนดขนาด หรือมุมมอง ต่างๆ บนหน้าแผน่ งานใหเ้ ปน็ ไปตามความตอ้ งการ เมนูเคา้ โครงหนา้ กระดาษ (Page Layout) AB CD E 1) A คอื ชดุ รูปแบบ (Themes) ใช้สาหรบั ออกแบบตาราง ตวั อักษร และสีสนั แบบสาเร็จรปู 2) B คือ ต้ังค่าหน้ากระดาษ (Page Setup) ใช้สาหรับกาหนดระยะห่าง ขนาดกระดาษ รูปแบบการ วางกระดาษและขอบกระดาษ 3) C คือ ตนเองปรบั พอดี (Scale to Fit) ใช้สาหรบั กาหนดความสงู หรอื กว้างให้พอดีกบั หนา้ กระดาษ 4) D คือ ตัวเลือกแผ่นงาน (Sheet Options) ใช้สาหรับกาหนดการแสดงมุมมองและรายละเอียดของ แผ่นงาน 5) E คอื จัดเรียง (Arrange) ใชส้ าหรับจดั เรยี งลาดับของวตั ถทุ ีว่ างซ้อนกนั อยู่ 4. เมนูสูตร (Formula) เป็นเมนูท่ีใช้สาหรับใส่สูตรคานวณและฟังก์ชันสาเร็จรูปต่างๆ ลงในเซลล์โดย แยกประเภทตามการใช้งาน เชน่ ฟงั ก์ชนั การเงิน ฟงั กช์ ันเก่ยี วกับขอ้ ความ ฟังก์ชนั ทางคณิตศาสตร์ เปน็ ต้น เมนสู ตู ร (Formula) A B CD 1) A คือ ไลบรารฟี งั ก์ชนั (Function Library) ใช้สาหรับใสส่ ูตรและฟงั ก์ชนั ดา้ นการคานวณตา่ งๆ

5 2) B คือ ชอ่ื ทกี่ าหนด (Define Names) ใช้สาหรบั กาหนดชื่อของกลมุ่ เซลลเ์ พอื่ ใชอ้ ้างอิงในสูตร 3) C คือ ตรวจสอบสูตร (Formula Auditing) ใช้สาหรบั ตรวจสอบความถูกต้อง ผลกระทบและความ ผิดพลาดจากการคานวณ 4) D คือ การคานวณ (Calculation) ใชส้ าหรบั กาหนดใหโ้ ปรแกรมมกี ารคานวณแบบอตั โนมตั ิ 5. เมนูข้อมูล (Data) เป็นเมนูที่ใช้สาหรับติดต่อข้อมูลกับภายนอกโปรแกรม และทางานกับข้อมูลที่มี จานวนมาก เพ่อื ใหม้ ีความคลอ่ งตัวในการใช้งานและมปี ระสทิ ธภิ าพเพิม่ ขึ้น เมนขู อ้ มลู (Data) A BC D E 1) A คือ รับข้อมูลภายนอก (Get External) เป็นส่วนรับข้อมูลจากภายนอกโปรแกรม เช่น จาก ฐานข้อมูลโปรแกรม Access เว็บไซต์ หรอื แหลง่ ข้อมลู อน่ื ๆ 2) B คือ การเช่อื มตอ่ (Connections) ใช้สาหรบั เช่ือมโยงไปยงั ข้อมูลทอ่ี ยู่นอกสมดุ งาน 3) C คือ เรียงลาดับและกรองข้อมูล (Sort & Filter) ใช้สาหรับเรียงลาดับตัวเลข/ตัวอักษร และกรอง ขอ้ มลู เพอ่ื ใหแ้ สดงเฉพาะผลลัพธ์ทีต่ อ้ งการ 4) D คือ เคร่ืองมือข้อมูล (Data Tools) ใช้สาหรับจัดการข้อมูล เช่น แบ่งข้อความเป็นคอลัมน์เลือก รายการท่ซี ้ากนั ออกไป และกาหนดการตรวจสอบการกรอกขอ้ มลู ลงในเซลล์ 5) E คือ เคา้ รา่ ง (Outline) ใช้สาหรบั จัดกลุม่ ข้อมูลทมี่ มี ากๆ โดยสามารถยบุ หรือขยายกลมุ่ เซลล์นัน้ 6. เมนูตรวจทาน (Review) เป็นเมนูที่รวบรวมประโยชน์หลายๆ อย่างเข้าด้วยกันซึ่งประกอบด้วยการ ตรวจสอบความถกู ต้องของตัวสะกด การแทรกขอ้ คดิ เหน็ และการปอ้ งกนั ความปลอดภัยของแผ่นงาน เมนตู รวจทาน (Review) AB C D 1) A คือ การพิสูจน์อักษร (Proofing) ใช้ตรวจสอบความถูกต้องของตัวสะกด ค้นคว้าอ้างอิงข้อมูล และการใชพ้ จนานุกรมเพื่อแปลคาศัพท์ 2) B คือ ภาษา (Language) ใชส้ าหรับเปล่ยี นภาษา 3) C คือ ขอ้ คดิ เห็น (Comments) ใช้สาหรับเพิม่ ขอ้ คิดเห็นหรือเสนอแนะลงในเซลล์ 4) D คือ การเปล่ยี นแปลง (Changes) ใช้สาหรับลอ็ คแผ่นงานหรอื สมดุ งานไมใ่ ห้ผูอ้ ่ืนใช้รว่ ม

6 7. เมนูมุมมอง (View) เป็นเมนูท่ีใช้ปรับเปล่ียนมุมมองของแผ่นงานแบบต่างๆ ให้เหมาะสมกบั ลักษณะ การทางานในขณะนั้น เมนูมุมมอง (View) A BC DE 1) A คือ มุมมองสมุดงาน (Workbook Views) ใช้สาหรับปรับเปล่ียนมุมมองของหน้าแผ่นงานให้ เปน็ ไปตามลกั ษณะของการใชง้ าน เชน่ มุมมองแบบปกติหรือมมุ มองแบบเค้าโครง เป็นต้น 2) B คือ แสดง/ซ่อน (Show/Hide) ใช้สาหรับกาหนดให้แสดง/ซ่อนส่วนต่างๆ ในแผ่นงาน เช่น เส้น ตาราง หวั เรอื่ ง หรอื แถบสูตร เปน็ ตน้ 3) C คอื ย่อ/ขยาย (Zoom) ใชส้ าหรบั สาหรบั ย่อหรอื ขยายหน้าแผ่นงานให้ใหญข่ ้นึ หรือเลก็ ลง 4) D คือ หน้าต่าง (Windows) ใชส้ าหรบั จัดการแผ่นงาน เช่น ซอ่ นแผ่นงาน ตรงึ แนวแผ่นงาน เปน็ ตน้ 5) E คือ มาโคร (Macros) ใช้สาหรบั สร้างมาโคร โดยการบันทกึ ขั้นตอนการทางานไวใ้ ชง้ านภายหลัง สร้างไฟล์งานใหม่ เม่ือต้องการท่ีจะสร้างไฟล์งานใหม่ข้ึนมา ให้คลิกที่ปุ่มเมนู File จากน้ันจะปรากฎหน้าต่างให้เลือกเมนู New และเลอื ก Blank Workbook ดังแสดงในรปู ด้านล่าง 1. คลิกเลอื กเมนู File 2. คลกิ เลอื กเมนู New 3. คลกิ เลือกแบบ Blank Work Book workbook

7 การบนั ทกึ ไฟล์งาน หลังจากที่ทางานต่างๆ บนโปรแกรมเสร็จเรียบร้อยแล้ว หากต้องการบันทึกไฟล์งานเพ่ือนามาใช้งานใน ภายหลังสามารถทาได้โดย คลิกปุ่ม Save หรือ เลือกเมนู File และเลือก Save จากนั้นให้เลือกตาแหน่งของ ข้อมูลที่ต้องการบันทึกและต้ังชื่อไฟล์เอกสาร นอกจากน้ียังสามารถเลือกชนิดของไฟล์เอกสารที่ต้องการบันทึกได้ เช่น สมุดงาน Excel 97-2007 เมื่อต้องการให้โปรแกรม Excel เวอร์ชันตั้งแต่ 97-2003 สามารถเปิดไฟล์งานน้ีได้ หรือถา้ ไม่ต้องการบันทกึ แบบ Excel 97-2003 ก็ให้ทาการบนั ไฟลข์ อ้ มูลโดยคลิกทปี่ มุ่ Save (บนั ทึก) 1. คลกิ ปุ่ม Save หรอื เมนู File 2. คลิกปุ่ม Save 3. เลอื กแหลง่ จดั เก็บไฟลเ์ อกสาร 4. ตงั้ ช่ือไฟลเ์ อกสารและเลือกชนดิ ของ เอกสาร 5. คลกิ ป่มุ Save บันทกึ การทางานกับแผน่ งาน (Worksheet) ข้อมูลต่างๆ ท่ีป้อนเขา้ ไปภายในแผน่ งานนั้น บางคร้งั อาจมีจานวนมากและมปี ระเภทของข้อมูลท่ีแตกตา่ ง กันจนทาให้แผ่นงานไม่เป็นระเบยี บและไมส่ วยงาม ดังนั้นจึงมีการจัดการแผ่นงานท่ีเหมาะสม เพ่ือความสะดวกใน การใช้งาน เชน่ การย้ายแผน่ งาน การเพม่ิ แผน่ งานเปล่าและการตง้ั ช่ือให้แผน่ งาน เป็นตน้ 1. วิธีเลือกแผ่นงาน แผ่นงานท่ีอยู่ภายใน (Workbook) บางคร้ังอาจมีจานวนหลายแผ่นงาน วางเรียงรายซ้อนกันอยู่ และ สามารถเปิดดูข้อมลู ตา่ งๆ ของแตล่ ะแผ่นงานได้ ดังนี้ 1) นาเมาสไ์ ปคลิกแผ่นงานทตี่ ้องการบริเวณด้านล่างของหน้าต่างโปรแกรม 2) แผ่นงานท่เี ลือกไว้กจ็ ะเกดิ การแอ็คทีฟ หรือทางานขึ้นมา โดยจะเหน็ แทบ็ สีไดช้ ัดเจนกวา่ แท็บอื่นๆ 1. คลิกช่ือแผ่นงาน 2. แผน่ งานจะเกิดการแอ็ค ทฟี

8 2. เพม่ิ แผ่นงานเปลา่ สมดุ งานที่เปิดข้ึนมาใหม่โดยปกติแลว้ จะมีแผ่นงานมาให้จานวน 1 แผ่นงานทุกครัง้ แต่ถา้ ขอ้ มลู ทีป่ ้อนเข้า ไปในแผน่ งานนน้ั มจี านวนมาก ก็สามารถเพ่ิมแผ่นงานเข้าไปอีกได้ ดงั นี้ 1.ปุ่ม Insert Worksheet 2. Worksheet ใหม่ 3. การจัดการแผ่นงาน ปกตแิ ฟม้ งานของ Microsoft Excel จะแสดงแผ่นงานเพยี ง 1 แผ่นงาน แตถ่ า้ ต้องการเพิ่ม คดั ลอกหรือ ต้ังช่อื แผ่นงานฯลฯ มีขน้ั ตอนดงั นี้ 1) คลิกขวาชื่อ sheet ทต่ี ้องการ จะปรากฎคาส่ังใหเ้ ลอื กใช้ 2) เลือกคาสั่ง 1. คลิกเมาส์ขวาท่ีช่อื แผน่ 2. เลอื กคาสง่ั แทรก/เพม่ิ sheet ใหม่ ลบ sheet ทเี่ ลอื ก เปลยี่ นชอ่ื sheet ย้ายหรือคดั ลอก sheet แสดง code ทเ่ี ขยี นในโปรแกรม Visual Basic ปอ้ งกนั การแก้ไขข้อมูลใน sheet เปลยี่ นสีชอื่ sheet ซอ่ น/แสดง sheet เลอื ก sheet ทงั้ หมด

9 การป้อนขอ้ มลู ลงเซลล์ ข้อมูลในเซลล์ มีทั้งตัวเลขและตัวอักษร ตัวเลขสามารถนาไปคานวณค่าต่าง ๆ ได้โดยการระบุตาแหน่ง ของตัวเลข โดยปกติตัวเลขจะจัดชิดขวาของเซลล์ สาหรับข้อความหรือตัวอักษร จะจัดชิดซ้าย ในกรณีที่มีทั้ง ข้อความและตัวเลขภายในเซลล์เดยี วกัน Excel จะถอื ว่าเปน็ ขอ้ ความ ไมส่ ามารถนาไปคานวณได้ การป้อนข้อมลู ลงในเซลล์ทาได้ ดังนี้ 1. นาเคอร์เซอรไ์ ปท่ีเซลล์ A1 แล้วคลิก 1 ครงั้ 2. พมิ พ์คาวา่ สารสนเทศ ในชอ่ ง A1 3. ถ้าพิมพ์ผิด ให้กดปุ่ม Backspace เพ่อื ลบทีละตวั อักษร และพิมพ์ใหม่ 4. พิมพ์เสร็จแลว้ กดปุ่ม Enter การลา้ งข้อมลู 1. พมิ พ์ข้อมูลตามตัวอย่างต่อไปนี้ 2. คลกิ เลือก เซลล์ A2 3. ไปทเ่ี มนู Home -> Cells คลิกปมุ่ Clear ดังภาพ หรอื กดป่มุ Del บนแปน้ พมิ พ์ของคียบ์ อรด์ 4. คลิกล้างท้งั หมด จะได้ผลดังน้ี

10 การลบเซลล์ การลบเซลล์จะทาให้ข้อมูลน้ันหายไป และข้อมลู ทีอ่ ยู่ในเซลลอ์ ืน่ มาแทนท่ี ดงั ตวั อยา่ งต่อไปนี้ 1. พมิ พ์ขอ้ มูลตามตัวอย่างตอ่ ไปนี้ 2. คลิกเลอื ก เซลล์ A2 3. ไปทเี่ มนู Home -> Cells คลิกปมุ่ Delete ดงั ภาพ 4. จะปรากฎผลลพั ธ์ดังนี้ จะเห็นว่า รายการสบู่ หายไปและ น้าหอม เล่ือนขึ้นมาแทนที่ การคัดลอกและการวางขอ้ มูล การคดั ลอก 1. พิมพ์ข้อมูลในเซลลต์ ามตาแหน่งดงั ภาพ 2. ใชเ้ มาส์ลากตง้ั แต่ A1 ถึง D4 (A1:D4) เพือ่ กาหนดบริเวณท่ตี อ้ งการคดั ลอก

11 3. ทเี่ มนู Home -> Clipboard คลิกปุ่มคาสง่ั Copy หรือ กดปุ่ม Ctrl + C บนแป้นพิมพข์ องคีย์บอร์ด หรอื คลิกเมาส์ขวาเลอื กคาสัง่ Copy จะเกิดเสน้ ประล้อมรอบ บริเวณท่ีเลอื ก การวางขอ้ มลู วิธีที่ 1 1. นาเมาสไ์ ปวางบริเวณทตี่ ้องการวางส่วนท่คี ัดลอกน้ี เช่น A7 2. ไปทเ่ี มนู Home -> Clipboard คลกิ ปุม่ คาส่ัง Paste เพ่ือวางข้อมลู หรอื กด Ctrl + V บนป่มุ ของ คียบ์ อรด์ หรอื คลกิ เมาส์ขวาเลือกคาสั่ง Paste ข้อความท่ีคัดลอกจะมาปรากฎ ดงั ภาพ วิธีท่ี 2 1. สังเกตดุ ทู ม่ี มุ ล่างด้านขวา จะปรากฎปุม่ เมนูลัด (Shortcut) ให้คลกิ ท่ลี กู ศร หรือกดปุ่ม Ctrl บนปมุ่ ของ คยี ์บอรด์ 2. จะเกดิ ตวั เลอื กในการวางอีกหลายลักษณะ ดังน้ี 1) วาง (Paste) เปน็ การวางแบบปกติ ถ้าขอ้ มลู ที่คัดลอกเป็นสูตรจะคดั ลอกสูตรและมีการปรับปรงุ การ อา้ งองิ ตามลักษณะของสตู รน้ัน นอกจากน้นั ยังมตี วั เลือกอื่นเชน่ วางโดยไมม่ เี สน้ ตาราง หรอื วางแบบสลับแถวและ คอลมั น์ เปน็ ต้น

12 2) วางค่า (Paste Values) เป็นการคดั ลอกและวางสง่ิ ทเี่ ห็นปรากฎในเซลล์นัน้ ๆ ถา้ เซลลน์ ้ันมีสูตร Microsoft Excel จะตดั สตู รออกไป เหมือนการพิมพ์ป้อนขอ้ ความตามปกติ 3) ตัวเลือกการวางอ่นื ๆ (Other Paste Options) สามารถวางแบบเช่ือมโยง หรือ วางเป็นภาพ เพ่ือ นาไปใช้เป็นกราฟกิ ประกอบโปรแกรมอื่น หรือเพื่อการนาเสนองาน เปน็ ต้น การย้ายขอ้ มูล ในกรณีทีจ่ ะยา้ ยขอ้ มลู ใหล้ ากแถบสว่างให้ครอบคลมุ บรเิ วณที่ตอ้ งการย้าย จากน้นั จงึ ใชเ้ มาสค์ ลกิ ทขี่ อบ แลว้ ลากไปยังตาแนง่ ท่ตี ้องการ ตวั อยา่ ง การย้ายข้อความที่อย่ใู นชว่ งเซลล์ A2 ถงึ A4 (A2:A4) ไปยงั ตาแหน่งเซลล์ C1 ถงึ C4 ทาได้ดงั น้ี 1. เลือกบริเวณข้อมลู ที่ต้องการย้าย โดยใช้เมาสค์ ลิกท่ีตาแหนง่ เซลล์ A1 คลกิ เมาส์คา้ งไวแ้ ลว้ ลากลงมาท่ี ตาแหน่งเซลล์ A4 แล้วปลอ่ ยเมาส์ 2. นาเคอร์เซอร์ไปวางทเ่ี สน้ ขอบ จะเหน็ เคอรเ์ ซอร์เปลีย่ นรูปเปน็ ลูกศร สีท่ ิศทาง แสดงว่าเคล่อื นย้ายได้ 3. กดเมาสค์ า้ งไว้ แล้วลากไปทตี่ าแหนง่ ทตี่ ้องการยา้ ย ในที่น้คี อื คอลมั น์ C ขอให้สังเกต กรอบส่เี หลย่ี ม ซงึ่ จะเปน็ บริเวณทขี่ ้อมลู ทีถ่ ูกยา้ ยจะมาปรากฎ 4. ปลอ่ ยเมาส์ ขอ้ มูลจะถูกยา้ ยตามทตี่ ้องการ

13 การปรบั ความกวา้ งคอลัมน์เดียว (Column Width) ในการทางานกับ Microsoft Excel มักจะมีการปรับความกว้างของคอลัมน์ให้เป็นไปตามรูปแบบท่ี ตอ้ งการ เช่น แบบฟอรม์ ตารางต่าง ๆ เปน็ ต้น 1. ถ้าต้องการขยายความกว้างหรือ ลดความกว้างของคอลัมน์ แต่ละคอลัมน์ ให้นาเคอร์เซอร์ ไปวางไว้ท่ี เส้นขอบของคอลัมน์ท่ีต้องการขยาย เม่ือเคอร์เซอร์เปลี่ยนรูปร่างเป็นลูกศร 2 หัว ดังภาพ ให้กดเมาส์ค้างไว้ แล้ว ทาการลากไปทางซ้ายหรอื ทางขวา ได้ตามต้องการ หรือคลิกเมาส์ขวาคอลัมน์ที่ต้องการขยายความกวา้ ง เลอื กเมนู Column width จะปรากฎหนา้ ต่างให้ใสค่ ่าความกวา้ งของคอลมั น์ทตี่ ้องการ หรอื 2. ถ้าในกรณีท่ีข้อมูลตัวเลขในช่องเซลล์มีลักษณะ ####### แสดงวา่ ความกว้างของเซลล์น้อยไป ให้นา เคอรเ์ ซอรไ์ ปวางทห่ี ัวคอลัมน์ และลากออกไป หรือดบั เบ้ลิ คลกิ ที่หวั ของคอลมั น์ กไ็ ด้ 3. ถ้าตอ้ งการให้ขยายความกวา้ งของเซลล์ให้ครอบคลมุ ความยาวของข้อมลู ในทุกเซลลข์ องคอลัมน์ ให้นา เคอรเ์ ซอรไ์ ปวางทีบ่ รเิ วณช่ือของคอลัมน์และเม่ือเคอร์เซอรเ์ ปลย่ี นเป็นลูกศรสองหัว ใหด้ ับเบล้ิ คลิก ดงั ภาพ 4. จะไดค้ วามกวา้ งของคอลมั นท์ ่ีครอบคลมุ ความยาวของข้อมลู ทมี่ ีในคอลัมน์นน้ั

14 การปรบั ความกวา้ งหลายคอลัมน์ ในการจัดทาแบบฟอร์มตาราง มกั จะต้องมีการจัดความกวา้ งของคอลัมน์หลายคอลัมนใ์ ห้เทา่ ๆ กัน เช่น ตารางปฏิบตั งิ านล่วงเวลา ตารางคะแนนนักเรียน เป็นต้น การจัดความกว้างของคอลัมน์หลาย ๆ คอลมั น์ มดี งั นี้ 1. เลือกคอลัมนท์ ี่ต้องการทาใหค้ วามกว้างเท่ากัน โดยคลกิ และลากบรเิ วณชื่อคอลัมน์ 2. ปรบั ความกวา้ งของคอลมั น์ ดงั ภาพ 3. เม่อื ปล่อยเมาส์จะไดค้ อลมั น์ทีเ่ ทา่ กนั ตามท่ีเลือก การปรบั ความสูงของแถว (Row Height) การปรับความสงู ของแถว หรือปรบั ความสูงหลาย ๆ แถวพร้อมกนั สามารถทาการปรับได้เชน่ เดยี วกับ การปรับความกว้างของคอลมั น์ โดยนาเคอรเ์ ซอร์ไปวางไวท้ ่ีเสน้ ระหว่างแถวที่ชื่อแถวและลากเพื่อกาหนดความสงู หรือคลิกเมาส์ขวาแถวที่ต้องการขยายความกว้าง เลือกเมนู Row Height จะปรากฎหน้าต่างให้ใส่ค่าความกว้าง ของคอลมั น์ท่ีต้องการ

15 การลบคอลมั น์และแถว การลบ คอลัมน์ทัง้ คอลมั น์ หรอื ลบแถวทั้งแถว ตวั อย่าง การลบคอลัมน์ C และ D มีวิธีการ ดงั นี้ 1. คลิกเลือกคอลัมน์ C และ D ดงั ภาพ 2. ไปทเี่ มนู Home -> Cells และคลกิ ปุ่มคาสัง่ Delete เพ่ือลบหรือแถว 3. จะเห็นวา่ ขอ้ มูลในคอลัมน์ C และ D จะถูกลบ และขอ้ มูลถดั ไปจะเขา้ มาแทนท่ี ดังภาพ 4. จากข้อ 1 ถา้ ตอ้ งการลา้ งข้อมลู โดยไมม่ ีการเล่ือนข้อมลู ในคอลมั น์ถดั ไปมาแทนทขี่ ้อมูลเดมิ ให้กดปุม่ Delete บนแปน้ พิมพ์ของคยี ์บอรด์ จะล้างขอ้ มลู โดยไมเ่ ลือ่ นข้อมูลมาแทนท่ี ดังภาพ 5. เมอื่ ลบไปแล้ว แต่เปลย่ี นใจไม่ลบ ใหค้ ลิกที่รูป บนแถบเครอ่ื งมอื ดว่ น เพื่อขอข้อมูลที่ลบไปแลว้ คนื มาเหมือนเดมิ ตัวอย่าง การลบแถว 2 และ 3

16 การแทรกคอลมั น์ และแถว การเพิ่ม หรอื แทรกคอลัมน์ สามารถทาได้โดยการแถวแทรกคอลัมน์ 1 คอลมั น์ การเพิม่ คอลัมน์ ทาดงั น้ี 1. คลิกเมาส์ท่ีชื่อของคอลัมน์ ที่ต้องแทรกคอลัมน์เพ่ิม หลังคลิกเมาส์ท่ีคอลัมน์จะเกิดแถบคลุมดายาว ตลอดคอลัมน์ 2. เมนู Home -> Cells คลิกปมุ่ คาสัง่ Insert 3. หลังคลิกปุ่มคาส่ัง Insert ตาแหนง่ คอลัมน์ใหม่จะแทรกเขา้ ทางขวาของคอลัมน์ท่ีถูกเลือก โดยปรากฎ คอลัมน์ใหม่เพิ่มเขา้ มาและมกี ารขยับข้อมูลคอลมั น์เก่าไปทางขวาแต่จะยงั คงเรยี งและมขี ้อมูลเหมือนเดิม หรอื คลกิ เมาส์ขวาเลือกเมนู Insert 4. การแทรกแถวหรือลบแถว สามารถทาได้เชน่ เดียวกนั กบั ขนั้ ตอนการแทรกคอลัมน์ เพยี งแตเ่ ปล่ียนเป็น จากคอลัมน์เป็นแถว โดยคลิกที่หัวแถวที่ต้องการแทรก และไปที่เมนู Home -> Cells และคลิกคาสั่งแทรก (Insert)

17 การตรึงแนวหน้าจอ ทางเลือกของการแบ่งหน้าจออีกอย่างวิธีหน่ึงคือการทาให้หน้าจอส่วนหนึ่งไม่เคล่ือนไหว ซึ่งต่างจากการ แบ่งหน้าจอ ท่ีหน้าจอทุกส่วนสามารถเคลื่อนไหวได้ด้วยการใช้ Scroll bar แต่การตรึงแนวหน้าจอจะทาให้ส่วนที่ ถูกตรึง ไม่เคลอ่ื นที่ มีประโยชน์ในการทาให้ส่วนหัวของตารางคงท่ี ในขณะท่ีส่วนท่ีเติมข้อมูลเคลื่อนที่ไปไดเ้ รื่อย ๆ การตรงึ แนวทาไดท้ งั้ แนวนอนและแนวตง้ั 1. การตรงึ แนวหนา้ จอ 1) เลอื กเมนู View -> Freeze Panes คลกิ เลือก Freeze Panes การตรึงแนวจะตรึงแนว ในตาแหน่ง ของเคอเซอร์ โดยตรงึ ท้งั แนวนอนและแนวตั้ง (1) ตรงึ แถวบนสดุ (Freeze Top Row) เปน็ การตรึงแนว แนวนอนแถวบนสุด (2) ตรึงคอลัมนแ์ รก (Freeze First Column) เป็นการตรงึ แนว แนวตงั้ คอลมั น์แรก 2. การยกเลิกการตรงึ แนว คลิกปุ่มคาสง่ั Freeze Panes และคลกิ ปุ่มคาสั่ง Unfreeze Panes การใช้ Keyboard shortcut ตารางท่ี 1 การใช้ Keyboard shortcut การกระทา Shortcut ความหมาย/การกระทา ออกจากโหมดป้อนค่า หรือแก้ไข โดยไมเ่ ปล่ยี นตาแหนง่ เซลล์ การพิมพ์และการแก้ไข Ctrl + Enter แกไ้ ขข้อมลู ในเซลล์ บงั คับขึ้นบรรทัดใหมใ่ นเซลลเ์ ดียวกนั F2 บันทกึ เป็น คดั ลอกเซลล์ท่ีกาลังถกู เลือก Alt + Enter ยกเลิกคาส่ัง วางเซลล์ท่ีคัดลอก F12 ตัดเซลล์ทก่ี าลังถกู เลือก ถ้ามีการคัดลอกขอ้ มูลไว้แลว้ จะแสดงหน้าต่างการวางแบบพิเศษ Ctrl + C Esc Ctrl + V Ctrl + X Ctrl + Alt + V

18 ตารางที่ 1 การใช้ Keyboard shortcut (ตอ่ ) การกระทา Shortcut ความหมาย/การกระทา การเลอื กเซลล์ เลือกเซลล์ท่ีติดกันทั้งหมด เช่น มีข้อมูลในเซลล์ A1 ถึง A20 ขณะน้ีเคอร์เซอร์อยู่ที่เซลล์ A5 ถ้ากด Ctrl ค้างไว้และ กด Ctrl + * เครื่องหมาย * บริเวณ A1 ถึง A20 จะถูกเลือก ข้อมูลที่ไม่ติดกับ ข้อมลู ชุดนี้ จะไมถ่ กู เลือก Ctrl + A เลอื กพื้นทีท้ังหมดของชดุ ข้อมลู น้ัน ๆ ถา้ กด Ctrl + A อกี คร้งั จะ เปน็ การเลอื กแผ่นงานทัง้ หมด Ctrl + Shift + ขยายพื้นท่ีการเลือกเซลล์จนถึงจุดส้ินสุดของชุดข้อมูล (ชุดข้อมูล ปมุ่ ลกู ศร คอื บรเิ วณท่ไี ม่มเี ซลลว์ ่างค่ัน) Shift + คลกิ เลอื กบริเวณพื้นท่สี ี่เหล่ียม ตั้งแต่เซลล์แรกที่คลิกไว้ ครอบคลมุ ถึง บริเวณที่คลกิ เช่น คลิกท่ีเซลล์ B5 และ ไป Shift + คลกิ ที่เซลล์ E30 บริเวณที่ถูกเลอื กคือ B5:E30 Shift + ปุ่มลูกศร ขยายพ้ืนท่ีการเลอื กเซลล์อีก 1 เซลล์ ตามแนวทศิ ทางลูกศร การเคล่อื นทไี่ ปยังเซลล์ Ctrl + G หรอื F5 เปดิ หน้าจอใหพ้ มิ พต์ าแหน่งเซลล์ท่ีต้องการไป ตา่ ง ๆ Home เล่อื นไปยงั เซลลแ์ รกของแถวนัน้ ป่มุ ลกู ศร เลื่อนตาแหน่งไปยังเซลล์ ซ้าย ขวา บน ล่าง ตามแนวทิศทาง ลูกศร เล่ือนตาแหน่งไปยังเซลล์ริมสุดของพ้ืนท่ีข้อมูลชุดน้ัน ถ้าไม่มี Ctrl + ปุ่มลูกศร ข้อมูลจะเล่ือนไปยังตาแหน่งบนสุด ล่างสุด ซ้ายสุด ขวาสุด ของ แผน่ งาน ตามแนวทิศทางลกู ศร Page Down/Up เลอ่ื นตาแหน่งขึ้น-ลง ครงั้ ละ 1 หน้า การจดั การเก่ียวกับไฟล์ Ctrl + F4 ปิดโปรแกรม Ctrl + N เปดิ ไฟล์ใหม่ การจดั รปู แบบขอ้ ความ (Format) การจัดข้อความอยา่ งงา่ ยและรวดเรว็ ที่สดุ กค็ ือการใชเ้ คร่ืองมือบนแถบรบิ บอน ในกลุม่ เมนู Home ซ่ึงมี กลุ่มยอ่ ยประกอบดว้ ย แบบอักษร (Font) การจัดแนว (Alignment) ตวั เลข (Number) ลักษณะ(Styles) เซลล์ (Calls) และ การแก้ไข (Editing)

19 การกาหนดรูปแบบของข้อความในเซลล์บางอย่าง ไมส่ ามารถทาได้เม่ืออยใู่ นสถานะป้อนคา หรือ แก้ไข ซง่ึ สังเกต ไดจ้ ากแถบสถานะ ข้างล่าง หรือลักษณะกรอบล้อมรอบเซลล์ที่เป็นเส้นสีดาบาง และเคอร์เซอร์ท่ีกาลังกระพริบ พรอ้ มรบั การพิมพ์ แถบแสดงสถานะแก้ไข ลกั ษณะเคอร์เซอรก์ ระพรบิ การออกจากสถานะปอ้ นคา หรือ แก้ไข ทาได้โดยการกดแป้น Enter หรอื กด Ctrl + Enter หรือคลิกที่ เครือ่ งหมายถูก หน้าแถบสตู ร หลักการในการกาหนดรูปแบบข้อความ คอื การเปลี่ยนรปู แบบของเซลล์ ดงั น้นั เมอื่ ต้องการเปลี่ยน ลกั ษณะของข้อความ จึงต้องเลอื กเซลลท์ ขี่ ้อความนนั้ ๆ เสยี ก่อน จากนั้นจึงกาหนดลักษณะใหเ้ ป็นไปตามที่ กาหนด การจดั รปู แบบและลกั ษณะตัวอกั ษร ในเมนู Home -> Font เป็นทรี่ วมเครอื่ งมอื เก่ยี วกับการกาหนดตัวอักษร เช่น Fonts ลักษณะตวั หนา ตวั เอยี ง ขนาด และสี เป็นต้น มีวธิ ีการใชง้ าน ดงั นี้ 1. พิมพ์ขอ้ ความในเซลล์ทตี่ ้องการจดั รปู แบบ 2. กดป่มุ Enter บนแปน้ พิมพค์ ีย์บอรด์ เพื่อออกจากสถานะป้อนข้อมูล 3. บนริบบอน เมนู Home กลุ่มเมนยู ่อย Font ให้คลกิ เลือกรูปแบบทต่ี ้องการ สามารถกาหนดสี ขนาด ตัวหนา ตัวเอียง ได้ สามารถเลือกใหม้ ีลักษณะหลาย ๆ อย่างได้ เชน่ ตวั หนาและเอยี ง เป็นต้น ตวั อย่าง 1. พิมพ์คาวา่ Information ในตาแหนง่ เซลล์ A1 และกดปุ่ม Enter บนแปน้ พิมพ์คียบ์ อร์ด 2. กาหนดลักษณะตวั อักษร เปน็ ชนิด Times New Roman ขนาด 20 ตัวหนา ตัวเอียง

20 การจัดแนวดว้ ยเครอ่ื งมอื บนริบบอน ในเมนู Home มกี ลุ่มการจัดแนวสาหรบั จัดตาแหน่งข้อความ (Alignment) เชน่ ชดิ บน กึ่งกลาง ชดิ ลา่ ง ชิดซ้าย ชดิ ขวา การตัดคา เป็นตน้ ตวั อย่าง การจัดก่ึงกลาง (Center) มีขัน้ ตอนดงั นี้ 1. คลิกท่ีตาแหนง่ เซลล์ A1 และพมิ พค์ าว่า “Information” และกดปุ่ม Enter บนแป้นพิมพ์คยี ์บอร์ด เพือ่ ออกจากสถานะป้อนข้อมูล 2. บนเมนู Home -> Alignment คลกิ ปุ่มคาส่งั คลิกปมุ่ จัดตรงกลาง คลกิ ปุ่มกง่ึ กลาง และคลกิ ปุ่มการ วางแนว การวางแนว (Orientation) ใชใ้ นกรณีทต่ี ้องการจดั ทิศทางหรือแนวในการแสดงข้อมูลภายในเซลล์ การตดั คา (Wrap Text) ใชใ้ นกรณีที่ข้อมูลในเซลลย์ าวเกินขอบเขตท่ีเซลล์จะแสดงได้ โดยการทาให้ เซลลส์ ามารถแสดงข้อมูลได้หลายบรรทัด

21 การผสานเซลล์ (Merge & Center) ใชใ้ นการผสานชอ่ งเซลล์ให้มีขนาดใหญข่ ึน้ โดยการเอาหลายๆ เซลลม์ ารวมกนั สามารถผสานไดท้ งั้ แนวแถวและคอลัมน์ การผสานในแถวคอลัมน์ เช่น ผสาน A1 ถงึ A4 (A1: A4) การผสานในแถวคอลัมน์ เชน่ ผสาน B1 ถงึ F1 (B1: F1) การเลือกช่วงข้อมูล การเลือกข้อมูลภายใน Worksheet เพื่อนาไปใช้ประกอบการคานวณหรือสร้างแผนภูมินั้น สามารถการ เลือกช่วงข้อมลู ได้หลายวิธี เชน่ 1. การเลือกข้อมลู แบบเป็นช่วง การ Drag เมาส์หรือการทาแถบสีให้กับเซลล์ข้อมูลท่ีต้องการจะมีวิธีการท่ีเหมือนกันกับการทาแถบสี ให้กบั ขอ้ ความที่ตอ้ งการในโปรแกรม Word เพียงแตใ่ น Excel จะเปน็ กลุ่มของเซลลเ์ ท่านัน้ ซง่ึ มขี ้นั ตอนดงั น้ี 1) คลกิ เมาส์ปุ่มซ้ายค้างไวท้ เ่ี ซลลเ์ ร่ิมต้นทต่ี อ้ งการ 2) ทาการลากเมาส์ (Drag) ผา่ นเซลล์ท่ตี อ้ งการทาแถบสี โดยยงั ไม่ปล่อยคลกิ 3) เมื่อ Drag เมาส์ไปถึงเซลล์สดุ ท้ายทต่ี ้องการแลว้ จงึ ปลอ่ ยคลิก สงั เกตเซลล์ท่ไี ด้ทาการ Drag จะเกิด แถบสีปรากฎ

22 2. การเลือกข้อมลู แบบเปน็ ช่วงหา่ งกนั หากตอ้ งการเลือกกลุม่ เซลล์ ท่ไี ม่ติดกัน สามารถใชก้ าร Drag เมาส์รว่ มกับการกดปุ่ม Ctrl ค้างไว้ เพ่ือ ทา ใหส้ ามารถดาเนนิ การ Drag เมาสย์ ังกล่มุ เซลลอ์ นื่ ทตี่ อ้ งการไดใ้ นครง้ั เดียวกัน ซ่ึงมีขน้ั ตอนดงั น้ี 1) Drag เมาส์กับกลมุ่ เซลลท์ ต่ี ้องการเลือกกลุ่มแรก 2) กดปุ่ม Ctrl ค้างไว้ 3) Drag เมาส์กับกลุ่มเซลล์กลมุ่ ทส่ี องหรอื กล่มุ อนื่ ท่ตี ้องการ สงั เกตจะเกดิ แถบสีเปน็ กลุม่ ๆ ปรากฎ 3. การเลือกทง้ั แถว (Row) คลกิ ที่ชื่อหวั แถวท่ตี ้องการเลอื ก สงั เกตจะเกดิ แถบสที ง้ั แถวที่เลือก ดังรูป 4. การเลอื กทั้งคอลมั น์ (Column) คลิกทชี่ อื่ หัวคอลมั น์ที่ตอ้ งการเลือก สังเกตจะเกดิ แถบสีทั้งคอลมั นท์ เ่ี ลือก 5. การเลือกข้อมลู ทั้ง Work Sheet คลกิ ทเ่ี ซลล์มุมบนด้านซา้ ยของจดุ ตัดกนั ของหวั แถวและหวั คอลัมน์ หรือกดปุม่ Ctrl+A

23 ตารางท่ี 2 สรุปรูปแบบการเลอื กขอ้ มูล สญั ลกั ษณข์ องเมาส์ วิธกี ารเลอื ก วางเมาสเ์ ปน็ รปู drag คลุมขอ้ มูลที่ตอ้ งการ Drag คลมุ ขอ้ มลู ช่วงแรก กดปุ่ม Ctrl+Drag คลุมชว่ งอน่ื ๆ เลอื กขอ้ มูลแบบเป็นช่วง คลิกส่วนหัวคอลัมน์ หรือ หัวแถวท่ีต้องการ เลอื กข้อมลู แบบเป็นชว่ งหา่ งกัน เลือกขอ้ มูลทัง้ คอลมั น์ ทง้ั แถว เลอื กขอ้ มลู หมดทัง้ sheet คลกิ จดุ ตดั ระหวา่ งหัวคอลมั น์กับหัวแถว การกาหนดคุณสมบัตเิ ฉพาะให้กบั เซลล์โดยใช้ การจัดรปู แบบเซลล์ การกาหนดคุณสมบัติเฉพาะให้กับเซลล์ เพ่ือให้เซลล์น้ันรับข้อมูลท่ีถูกต้องตามชนิดของข้อมูลและทาให้ การแสดงผลทางหน้าจอมีความถูกต้องเหมาะสมตามท่ีต้องการ หรือ เมื่อพิมพ์ข้อมูลเสร็จแล้วต้องการตกแต่ง ข้อมูลใหส้ วยงาม ซ่ึงมขี นั้ ตอนปฏิบัติดงั นี้ 1. ทาการ Drag เลอื กกลุ่มเซลล์ท่ีตอ้ งการ หรือคลิกเซลลท์ ่ีต้องการเพอื่ ให้เกดิ กรอบสี่เหล่ียมเข้มล้อมรอบ เซลลท์ ่ีตอ้ งการ 2. แถบ Ribbon ชอื่ Home คลิกปมุ่ เครือ่ งมอื บนทูลบาร์ ใช้ตกแตง่ ตัวอักษร การจดั วางข้อความ จัดรูปแบบตัวเลข หรอื จัดรูปแบบข้อมลู โดยการใช้เมนู มขี นั้ ตอนดังน้ี 1) เลอื กช่วงขอ้ มลู ทตี่ อ้ งการ 2) คลิกขวาเลือกคาสั่ง Format Cells จะปรากฎหน้าต่าง Format Cells Dialog ซ่ีงแบ่งออกเป็น กลมุ่ มีทัง้ หมด 6 กลุม่ (1) เมนูกลุ่ม Number จดั รปู แบบตัวเลข (2) เมนูกลมุ่ Alignment การจดั วางข้อความ (3) เมนกู ลุม่ Font ชนดิ ของตัวอกั ษร (4) เมนกู ลมุ่ Border กาหนดเสน้ ขอบ (5) เมนูกลุม่ Fill กาหนดสพี น้ื และลาย (6) เมนูกลุม่ Protection ป้องกันการแก้ไขขอ้ มูล

24 เมนูยอ่ ยกลมุ่ Number ตัวอย่าง การแสดงตัวเลขให้เป็นแบบต่างๆ เช่นต้องการให้แสดงผลเป็นตัวเลขทศนิยม 2 ตาแหน่ง (1,000.00) มขี ้นั ตอนดังนี้ 1. คลิกเมนูย่อย Number เลือก Category เป็นแบบ Number และกาหนดให้ Decimal Places เป็นเลข 2 2. หากต้องการให้ตัวเลขมีการใช้ comma คั่นเม่ือถึงหลักพัน ให้คลิกทาเครื่องหมายถูกหน้า use 1000 Separators (,) 3. หากต้องการให้เซลล์มีการแสดงเลขจานวนลบในรูปแบบต่าง ให้คลิกเลือกรูปแบบได้ใน Negative Numbers 4. คลกิ OK เพื่อให้ Excel กาหนดคณุ สมบัตใิ ห้กับเซลล์ หรอื Cancel เพ่อื ยกเลกิ การป้อนค่าตัวเลข ส่วนใหญ่นิยมป้อนแต่ตัวเลขทั้งหมด ซึ่งสามารถท่ีจะเปลี่ยน รูปแบบของเซลล์นั้น ๆ ได้ในภายหลัง เช่น วันที่ เวลา ข้อความ ฯลฯ หรือถ้าต้องการจัดข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบทางตัวเลขหรือทางการเงิน เช่น สกุลเงิน ค่าเปอร์เซ็นต์ จุลภาค เพ่ิม/ลดทศนิยม เป็นต้น ซ่ึงสามารถเรียกใช้ได้จากเมนู Home -> Number

25 หรือคลิกขวาเลือกคาส่ัง Format Cells คลิกเมนูย่อย Number เลือก Category และเลือกข้อมูลเป็น Number หรอื อนื่ ๆ ตารางที่ 3 ปมุ่ ไอคอนชดุ คาสัง่ ตัวเลข เมนู Home Ribbon Number ทใี่ ช้จัดรปู แบบเซลล์ ปุ่มคาส่ัง ช่อื ปุ่มคาสั่ง หน้าทีแ่ ละการใช้ รูปแบบตวั เลข เปลยี่ นรูปแบบให้เปน็ ท่วั ไป ตัวเลข สกุลเงิน บัญชี วนั ที่ รูปแบบตวั เลขทางบัญชี สกุลเงนิ เช่น 25 เป็น ฿ 25.00 ลกั ษณะ ค่าเปอรเ์ ซ็นต์ เช่น .05 เป็น 5% ลักษณะจุลภาค ใส่จุลภาคให้กับค่าตัวเลขท่ีเป็นหลักพันขึ้นไป เช่น 4,540,255 เพม่ิ ตาแหนง่ ทศนิยม เพิ่มหลกั ทศนยิ มทลี ะหลัก เชน่ 12.5 เปน็ 12.51 ลดตาแหนง่ ทศนยิ ม ลดหลักทศนยิ มทลี ะหลัก เช่น 12.5 เปน็ 13 เมนูยอ่ ยกลมุ่ Alignment ตัวอย่าง การจัดรูปแบบของข้อมูลในเซลล์ ให้ชิดซ้าย ชิดขวา อยู่ตรงกลาง การตัดคา หรือให้ข้อความ เอียงไปตามองศาท่ตี ้องการ เพอ่ื ใหเ้ กิดความสวยงาม มีข้นั ตอนดังน้ี 1. คลิกเมนยู อ่ ย Alignment จะมตี ัวเลอื กทจี่ ะพจิ ารณาดังน้ี 1) กลุ่ม Text alignment เป็นการกาหนดให้การจัดวางข้อความอ้างอิงตาแหน่งการจัดในแนวนอน (Horizontal) และแนวตัง้ (Vertical) โดยมีตัวเลอื กคลกิ เลือกได้ 2) กลุ่ม Orientation เป็นการกาหนดให้ข้อมูลท่ีอยู่ในเซลล์มีการปรับเอียงเป็นองศาใดบ้าง จะอยู่ ในชว่ ง -90 ถึง 90 องศา 3) กลุ่ม Text control เป็นการกาหนดให้รูปแบบของเซลล์ข้อมูลท่ีแสดงเป็นแบบต่างๆ เช่น คลิก Merge Cell จะนาเซลล์ท่ีทาแถบสที ั้งหมดรวมเป็นเซลล์เดยี วกัน Wrap Text จะปดั ตัวหนังสือทย่ี าวๆ ให้นาเสนอ หลายๆ บรรทดั ใน เซลล์เดียวกนั 4) คลกิ OK เพอ่ื ให้ Excel กาหนดคณุ สมบตั ิให้กบั เซลล์ หรอื Cancel เพื่อยกเลิก

26 ตัวอย่าง การรวมเซลล์หรือผสานเซลล์ เช่น เมื่อต้องการป้อนข้อมูลที่มีความยาวมาก ๆ และต้องการ นาเสนอข้อความยาว ๆ น้ันโดยให้สามารถแสดงในช่องเซลล์หลาย ๆ เซลล์ได้ แต่ไม่ต้องการขยายความกว้างของ แถวหรอื คอลัมน์ มขี ้ันตอนดงั น้ี 1. เลอื กช่วงขอ้ มูลทต่ี ้องการ 2. คลิกขวาคลิกปมุ่ ผสานและจัดกง่ึ กลาง (Merge & Center) หรือ 1) เลอื กชว่ งขอ้ มลู ท่ตี ้องการ 2) คลกิ ขวาเลือกคาสงั่ Format Cells จะปรากฎหนา้ ต่าง Format Cells Dialog 3) คลิกเมนู Alignment 4) เมนูย่อย Text control คลิกทาเคร่ืองหายถูกหน้า Merge Cell เพื่อทาจะนาเซลล์ที่ทาแถบสี ทั้งหมดรวมเป็นเซลล์เดียวกนั 5) คลิก OK เพอื่ ให้ Excel กาหนดคณุ สมบัติให้กับเซลล์ หรือ Cancel เพ่อื ยกเลิก

27 หรือใช้เครอื่ งมือบน ริบบอน เมนู Home -> Alignment เลือก Merge & Center ถา้ ตอ้ งการยกเลกิ การผสานเซลล์ ให้กลบั ไปท่ี เมนู Home -> Alignment เลอื ก Merge & Center ตัวอย่าง การตัดคา เป็นการตัดตัวหนังสือท่ีมีขนาดยาว ให้สามารถแสดงได้หลายบรรทัดในเซลล์เซลล์ เดียว เช่น เม่ือต้องการป้อนข้อมูลท่ีมีความยาวมาก ๆ และต้องการนาเสนอข้อความยาว ๆ นั้นโดยให้สามารถ แสดงในช่องเซลลไ์ ดค้ รบถว้ นไม่ขาดหาย มีขน้ั ตอนดังนี้ 1. เลือกช่วงข้อมูลท่ตี ้องการ 2. คลกิ ขวาเลือกคาสั่ง Format Cells จะปรากฎหนา้ ตา่ ง Format Cells Dialog 3. คลิกเมนู Alignment 4. คลิกเมนูย่อย Text Alignment เลือกตาแหน่งการจัดในแนวนอน (Horizontal) เป็น Center และ แนวต้งั (Vertical) เป็น Center 5. เมนูย่อย Text control คลิกทาเคร่ืองหายถูกหน้า Wrap Text เพื่อทาการตัดคาจากข้อท่ียาวๆ จาก บรรทัดเดยี วให้สามารถแสดงหลาย ๆ บรรทัดในเซลล์เดียวกนั 6. คลิก OK เพอ่ื ให้ Excel กาหนดคุณสมบัตใิ หก้ บั เซลล์ หรือ Cancel เพอ่ื ยกเลิก หรือใชเ้ ครื่องมอื บน ริบบอน เมนู Home -> Alignment เลอื ก Wrap Text

28 ตัวอย่าง การปรบั คุณสมบัติของตัวอักษรทีแ่ สดงในเซลลใ์ ห้เป็นรูปแบบตา่ ง ๆ มีข้นั ตอนดังนี้ 1. เลือกชว่ งขอ้ มูลทตี่ อ้ งการ 2. คลกิ ขวาเลอื กคาส่ัง Format Cells จะปรากฎหนา้ ตา่ ง Format Cells Dialog 3. คลิกเมนู Alignment 4. คลิกเมนูย่อย Font 1) กลมุ่ Font เป็นส่วนที่ใชก้ าหนดรปู แบบของตัวอักษร 2) กลุ่ม Font Style เป็นสว่ นท่ีใช้กาหนดลักษณะของตัวอักษร ให้เปน็ ตวั หนา (Bold) ตัวเอียง (Italic) ตัวปกติ (Regular) 3) กลุ่ม Underline เป็นการกาหนดให้ข้อความมีการขีดเส้นใต้ โดยมีตัวเลือก 2 กลุ่มคือ เส้นเด่ียว (Single) และเสน้ คู่ (Double) สังเกตคาที่มี Accounting ตามทา้ ย จะกาหนดให้ข้อมูลไมถ่ ูกเส้นใต้ขดี ทับ 4) กลุม่ Color เป็นส่วนที่กาหนดสใี หก้ บั ตวั อักษรในเซลล์ตามตอ้ งการ 5) กล่มุ Effect เป็นส่วนที่ทาให้ตัวอักษรเกิดลักษณะท่ีแตกต่างจากปกติ เช่น ตัวยก (Superscript) ตัว หอ้ ย (Subscript) และตัวทม่ี ีขดี เสน้ ตดั กลางตัวอกั ษรในแนวนอน (Strikethrough) 6) คลกิ OK เพ่ือให้ Excel กาหนดคุณสมบัติให้กับเซลล์ หรอื Cancel เพือ่ ยกเลิก หรือใช้เครื่องมือบน ริบบอน เมนู Home -> Font ตวั อยา่ ง การกาหนดกรอบ (Border) ใหแ้ ก่เซลล์ มีข้ันตอนดังน้ี 1. เลือกชว่ งข้อมลู ท่ตี ้องการ 2. คลกิ ขวาเลือกคาส่ัง Format Cells จะปรากฎหนา้ ต่าง Format Cells Dialog 3. คลกิ เมนูยอ่ ย Border

29 4. กลุ่ม Presets มีตัวเลือกในการตีกรอบได้ 3 แบบ คือ none คือไม่มีการตีกรอบหรือยกเลิกการตีเส้น กรอบ Outline คอื ตเี ส้นกรอบล้อมรอบกลุม่ ข้อมูลทีเ่ ลอื ก และ Inside คอื ตเี ส้นกรอบกับเส้นตัดของกลุ่มเซลล์ 5. กลุ่ม Border เป็นส่วนท่ีกาหนดให้ผู้ใช้ตีเส้นเองโดยการคลิกเมาส์ในรูปที่ต้องการ สังเกตว่าจะมีขอบ ด้านทเ่ี ข้มดา้ นใด เมอื่ คลิกก็จะตเี สน้ ให้กับเซลลด์ า้ นน้ันเชน่ กนั 6. กลุม่ Line เปน็ การกาหนดรูปแบบของเสน้ ทีน่ ามาตีกรอบได้ 7. กลุ่ม Color เป็นส่วนที่กาหนดสีใหก้ ับเสน้ กรอบทตี่ ้องการ แตม่ ีขอ้ กาหนดคือ ต้องมีการกาหนดสีก่อน การตเี ส้นกรอบ 8. คลกิ OK เพอ่ื ให้ Excel กาหนดคณุ สมบตั ิใหก้ ับเซลล์หรอื Cancel เพอื่ ยกเลิก หรือใชเ้ ครือ่ งมอื บน รบิ บอน เมนู Home -> Font ตัวอย่าง การกาหนดสีพนื้ ใหแ้ ก่เซลล์ มขี ้นั ตอนดงั นี้ 1. เลือกชว่ งข้อมูลท่ีต้องการ 2. คลิกขวาเลือกคาสง่ั Format Cells จะปรากฎหนา้ ตา่ ง Format Cells Dialog 3. คลกิ เมนยู ่อย Patterns เลอื ก Cell Shading เลือก กาหนดสพี ้ืนทต่ี อ้ งการ 4. คลกิ OK เพื่อให้ Excel กาหนดคุณสมบตั ใิ ห้กบั เซลล์หรือ Cancel เพื่อยกเลกิ

30 หรอื ใช้เคร่อื งมอื บน รบิ บอน เมนู Home -> Font การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข เมื่อต้องการกาหนดเงื่อนไขในการจัดรูปแบบข้อมูล เช่น ตัวเลขของเงินเดือนพนักงานให้เป็นสีน้าเงิน เฉพาะคนทม่ี ากกวา่ 20000 ให้ใช้เรอื่ งของ Conditional Formatting การ Highlight สีลงในเซลล์ท่ีตรงตามเงื่อนไขที่กาหนดแสดงข้อมูล เช่นใส่สีในเซลล์ท่ีมีข้อมูลมูลมากกว่า 300 โดยเลือกจากขอ้ มลู ชว่ ง B2 ถงึ B5

31 การใส่สีเซลล์ตามคา่ ของข้อมลู ในช่วงทีก่ าหนด การใสส่ ีเซลลท์ ่ีตรงตามเงื่อนไขทกี่ าหนดแสดงข้อมลู หรอื ใส่สีในเซลล์ตามค่าสที ี่กาหนด การใส่ข้อมูลตวั เลขใหแ้ ก่เซลล์ และเทคนิคการใส่ข้อมูลตวั เลขแบบ Fill โดยการใหต้ ัวเลขเลื่อนคา่ อัตโนมัติ การใส่ข้อมูลดิบให้กับเซลล์สามารถป้อนข้อมูลเข้าไปในเซลล์ได้เหมือนกับการป้อนข้อมูลตัวเลข หรือ ขอ้ ความท่ัวไป แต่กอ่ นท่ีจะมีการคานวณ จาเป็นท่จี ะตอ้ งมขี ้อมูลดิบก่อน หากพิจารณาลักษณะข้อมูลดิบที่จะต้อง สร้างใน Work Sheet แล้วเห็นว่าเป็นกลุ่มตัวเลขที่มีค่าท่ีเรียงลาดับต่อเน่ืองกัน อาจเป็นตามแนวนอน หรือตาม แนวตงั้ มีวิธกี ารสรา้ งขอ้ มูลดิบที่เปน็ ลักษณะตวั เลขทม่ี คี วามต่อเนอ่ื งกนั นั้นได้งา่ ย มีข้ันตอนดงั น้ี 1. พิมพข์ อ้ มูลดิบทเี่ ป็นตวั เลขลงในเซลล์เรมิ่ ต้น 2. คลกิ เมาสท์ ่ีเซลลท์ ม่ี ีข้อมูลตัวเลข เลอ่ื นเมาส์มาทมี่ มุ ลา่ งดา้ นขวาของเซลลค์ ลกิ ซ้ายคา้ งไว้ 3. เลือกกดปุ่ม Ctrl ค้างไว้ เลือก Drag เมาส์ลงมาในแนวดิ่ง (คอลัมน์เดียวกัน) หรือในแนวนอน (แถว เดียวกัน) เพื่อให้ค่าตัวเลขท่ีจะใส่ในเซลล์ใหม่ที่เมาส์ Drag ผ่าน โดยจะมีค่าที่ถูกสร้างอัตโนมัติเพ่ิมค่าต่อจาก ข้อมูลเริ่มต้นโดยจะเพิ่มค่าทีละ 1 ไปเรื่อย ๆ ตามจานวนของเซลล์ท่ี Drag ผ่าน และปล่อยคลิกเม่ือถึงตาแหน่งที่ ต้องการจบการสร้างข้อมูล เช่น เม่ือกาหนดเซลล์เร่ิมต้น A1 มีข้อมูล 10 อยู่เพียง 1 ช่อง เมื่อสร้างข้อมูลแล้วทั้ง แนวตงั้ และแนวนอน จะได้ผลดังรปู

32 การช่วงขอ้ มลู (Range of Data) สาหรบั การคานวณ การใช้เครื่องหมาย : (Colon) เพื่อระบุถึงช่วงของข้อมูลท่ีต้องการ สาหรับการอ้างถึงช่วงข้อมูล (Range) ที่ต้องการสาหรับนามาคานวณ สามารถนาชอ่ื เซลล์ และ เครื่องหมาย : (Colon) มาใชร้ ว่ มกนั มีรูปแบบดงั น้ี ตาแหน่งเรม่ิ ต้นของกล่มุ ขอ้ มูล : ตาแหนง่ สุดทา้ ยของกล่มุ ข้อมลู เชน่ กลุม่ ขอ้ มูลเร่มิ ทเ่ี ซลล์ A1 ถึงเซลล์ B5 สามารถเขยี นชว่ งขอ้ มูลนี้คือ A1:B5 การคานาณ การใส่สูตรคานวณปกติน้ันสามารถใส่ลงในเซลลท์ ่ีต้องการแสดงผลลัพธ์ โดยพมิ พ์เครื่องหมาย = แล้วตาม ด้วยรูปแบบการคานวณลงในเซลล์นนั้ จากตัวอย่างน้ี ตาแหนง่ เซลลอ์ ยู่ท่ี D4 1. พมิ พ์เครอื่ งหมาย = แล้วตามดว้ ยตาแหนง่ เซลล์ เช่น =C2*B2 เสร็จแลว้ กดปมุ่ Enter 2. ทเี่ ซลล์ D2 จะแสดงผลลัพธ์ และท่ี Formula bar จะแสดงสูตรคานวณที่กาหนดไว้ Formula bar การคานวณโดยการหาผลรวม (Summation) สาหรับการคานวณเพ่ือหาผลรวมของกลุ่มตัวเลขที่ต้องการ สามารถนาเคร่ืองหมาย บวก มาใช้ร่วมกับ การอ้างถึงช่ือเซลล์ท่ีต้องการนามาหาผลรวม คิดเหมือนการตั้งสมการผลบวกของตัวแปรน่ันเอง เช่น หาผลรวม ของกลุ่มเซลล์ D2, D3, D4 และ D5 แสดงผลลัพธท์ ่ีเซลล์ D6 มีขน้ั ตอนดังน้ี 1. คลิกเซลล์ทต่ี ้องการใหแ้ สดงผลลพั ธ์ 2. ปอ้ นสูตร =D2+D3+D4+D5 ลงไปในเซลล์ D6 3. เมอ่ื ปอ้ นสตู รเสรจ็ แลว้ ใหก้ ดปุ่ม enter เพือ่ จบการปอ้ นข้อมลู ลกั ษณะดังรูป

33 ชนิดของการคานวณ โปรแกรม Microsoft Excel แบง่ ชนดิ ของสตู รออกเป็น 4 ชนิด คอื 1. สตู รในการคานวณทางคณติ ศาสตร์ (Arithmetic Formula) ตารางที่ 4 สตู รในการคานวณทางคณติ ศาสตร์ (Arithmetic Formula) เคร่ืองหมาย ความหมาย ตัวอยา่ งสตู ร + บวก =40 + 10 จะได้ผลลัพธเ์ ท่ากับ 50 - ลบ =40 – 10 จะไดผ้ ลลพั ธ์เท่ากบั 30 * คูณ =40*2 จะไดผ้ ลลัพธ์เท่ากบั 80 / หาร =40/2 จะได้ผลลัพธเ์ ท่ากบั 20 % เปอร์เซ็นต์ =40% จะไดผ้ ลลพั ธเ์ ท่ากบั 0.4 ^ ยกกาลงั =40^2 จะไดผ้ ลลัพธ์เท่ากบั 1600 2. สูตรในการเปรยี บเทียบ (Comparision Formula) ตารางท่ี 5 สูตรในการเปรยี บเทียบ (Comparision Formula) เครื่องหมาย ความหมาย ตัวอยา่ งสูตร = เท่ากับ =40=30 จะได้ผลลพั ธ์เท่ากับ False > มากกวา่ =40>30 จะไดผ้ ลลพั ธเ์ ท่ากับ True < น้อยกว่า =40<30 จะได้ผลลัพธ์เท่ากับ False >= มากกว่าหรือเท่ากับ =40>=30 จะได้ผลลัพธ์เท่ากบั True <= น้อยกวา่ หรือเทา่ กับ =40<=30 จะไดผ้ ลลัพธเ์ ทา่ กับ False < > ไม่เท่ากับ =40<>40 จะได้ผลลพั ธเ์ ทา่ กบั False 3. เครอ่ื งหมายในการเชือ่ มข้อความสองข้อความหรือมากกว่านนั้ (Text Formula) ตารางที่ 6 เครือ่ งหมายในการเชื่อมข้อความสองข้อความหรอื มากกว่าน้นั (Text Formula) เครอื่ งหมาย ความหมาย ตัวอยา่ งสตู ร & เชือ่ มหรอื นาคาสองคามาต่อกัน = STORY&BOARD จะไดผ้ ลลพั ธ์ ให้เกดิ ค่า ขอ้ ความต่อเนื่องที่ เท่ากับ STORYBOARD เปน็ คา่ เดียวกัน

34 4. สูตรในการอ้างอิง (Text Formula) ตารางท่ี 7 สตู รในการอ้างอิง (Text Formula) เครอื่ งหมาย ความหมาย ตัวอยา่ งสตู ร : (Colon) บอกชว่ งของขอ้ มลู =(B1:B5) เวน้ วรรค (Insection) กาหนดพ้ืนที่ทับกัน 2 ช่วงเอาข้อมูลทั้ง =SUM(B1:C1 D1:E5) 2 ชว่ งมาเชอื่ มตอ่ กัน , (Comma) กาหนดพ้ืนท่ีทับกัน 2 ช่วงเอาข้อมูลทั้ง =Sum(C1:C5,D7:D8) 2 ช่วงมาเชื่อมตอ่ กัน ลาดับความสาคญั ของเครอ่ื งหมายทางการคานวณ ในการคานวณของ โปรแกรม Excel นั้นสามารถนาเครื่องหมายทางคณิตศาสตร์พื้นฐานมาใชร้ ่วมกบั การ กาหนดสูตรเพื่อคานวณได้ นอกเหนือจากนั้นโปรแกรม Excel ยังมีฟังก์ชันสาเร็จรูปที่สามารถนามาใช้ในการ คานวณได้อย่างสะดวกและไม่ซับซ้อน สาหรับเครื่องหมายคณิตศาสตร์ท่ีใช้ใน การคานวณในเครื่องคอมพิวเตอร์ หรือ ในโปรแกรม Excel นั้น โปรแกรมจะดูความสาคัญของเครื่องหมายทางการคานวณตามหลักทางคณิตศาสตร์ ดังตาราง ตารางท่ี 8 ตารางลาดบั ความสาคญั ของเครื่องหมายทางการคานวณ เคร่อื งหมาย รายละเอยี ด ( ) วงเลบ็ ^ ยกกาลัง * และ / คณู และหาร + และ - บวกและลบ & ตัวเชอื่ ม =,<,<= เท่ากบั นอ้ ยกวา่ น้อยกวา่ หรือเท่ากบั > ,>=, <> มากกว่า มากกวา่ หรือเท่ากบั ไมเ่ ทา่ กับ ความสาคัญของเคร่ืองหมายทางการคานวณ จะไล่จากบนลงล่าง บนสุดจะสาคัญสูงสุด และล่างสุดจะ สาคัญต่าสุด ในสูตรคานวณสูตรหนึ่ง ถ้าเคร่ืองหมายใดสาคัญกว่าก็จะทาการคานวณเคร่ืองหมายนั้นก่อนแล้วไล่ ตามลาดบั ไปเร่ือยๆ เช่น ตวั อยา่ งการคานวณโดยใช้เครื่องหมายทางคณติ ศาสตร์

35 ผลลพั ธ์ท่ีเกิดจากการคานวณและการทางานที่ไมถ่ ูกต้อง การทางานในโปรแกรม Excel มักอาจเกิดผลลัพธ์ท่ีผิดพลาดอยู่เสมอโดยผลลัพธ์น้ี จะเป็นข้อความ แปลกๆ ที่ผูใ้ ชโ้ ปรแกรมอาจไมเ่ ขา้ ใจได้ ซ่ึงสามารถสรุปได้ ดังตาราง ตารางที่ 9 ผลลพั ธ์ที่เกิดจากการคานวณและการทางานท่ไี มถ่ ูกตอ้ ง ผลลัพธ์ทเี่ กดิ สาเหตุท่เี กดิ แนวทางการแกไ้ ข ##### เกิดขนึ้ เม่ือตัวเลขในเซลลย์ าวกวา่ ขนาดกวา้ งของเซลล์ ขยายขนาดความกวา้ งของเซลล์ #VALUE เกิดเมอื่ ใชส้ ูตรผดิ หลักไวยากรณ์ของสตู รเชน่ นาตัวเลขไป สารวจดูว่าประเภ ทของข้อมูล บวกกบั ตัวอักษรเปน็ ต้น ถูกต้องตามหลกั คณิตศาสตรห์ รอื ไม่ #DIV/0! เกิดเม่ือใช้ 0 เป็นตัวหารเช่น 10/0 ซึ่งทาไม่ได้โดย ใช้ตวั เลขอื่น ๆ เปน็ ตวั หารแทน เดด็ ขาด #NAME? เกิดเม่ือในสูตรมีข้อความที่ Excel ไม่สามารถบอกได้ว่า ตรวจสอบสูตรดูว่ามีข้อความอะไร คืออะไร เช่น A21+ วัตถุโดยท่ีคาว่า วัตถุ ไม่ได้เกี่ยวข้อง แปลกปลอมเข้าไปหรอื ไม่ อะไรเลยในแผ่นงานน้ัน #N/A เกิดขึ้นเม่ือโปรแกรมไม่สามารถค้นหาตาแหน่ง อ้างอิง ตรวจสอบว่าประเภทตัวแปรของ เซลล์ท่ีใช้ในสูตรได้ มักพบเมื่ออ้างอิงเซลล์ข้ามแผ่นงาน ฟังก์ชันคืออะไร แล้วเปลี่ยนให้ หรือขา้ มสมดุ งาน ถูกต้อง #REF! เกิดขึ้นเม่ือโปรแกรมไม่สามารถค้นหาตาแหน่งอ้างอิง ตรวจสอบตาแหน่งอ้างอิงเซลล์ท่ี เซลล์ท่ีใช้ในสูตรได้ มักพบเมื่ออ้างอิงเซลล์ข้ามแผ่นงาน อาจจะหายไป หรอื ข้ามสมดุ งาน #NULL! เกดิ ขนึ้ เม่ือกาหนดพน้ื ท่ีเซลลส์ องเซลล์ที่ไม่ได้มีส่วนใดต่อ แก้ไขโดยการใส่เครื่องหมายค่ันให้ กัน แต่ลืมแบ่ งแยกด้วยเคร่ืองห มายคั่น (,) เช่น ถกู ต้อง SUM(A1:B2,C2:D5) แ ต่ พิ ม พ์ ผิ ด เป็ น SUM(A1:B2 C2:D5) เป็นตน้ การคานวณหาผลรวมโดยใชฟ้ ังกช์ ัน ถ้าต้องการหาผลรวมของตัวเลขหลายๆ ตาแหน่ง สามารถใช้ฟังก์ชันของการหาผลรวมเข้ามาช่วยในการ คานวณได้ ดงั น้ี 1. เลือกเซลล์ทตี่ ้องการแสดงผลลัพธ์ จากตวั อย่างนี้ ตาแหนง่ เซลล์อยทู่ ี่ D6 2. เมนู Home -> Editing คลิกปุม่ คาสงั่ AutoSum บนทูลบาร์

36 3. ปรากฎสูตรคานวณ =SUM(D2:D5) ให้ดูช่วงข้อมูลตัวเลขที่จะคานวณว่าถูกต้องหรือไม่ สังเกตจาก เส้นประว่ิงรอบๆ ข้อมูล ถ้าถูกต้องแล้วกดปุ่ม Enter ถ้าไม่ถูกต้อง Drag เมาส์คลุมช่วงข้อมูลใหม่แล้ว กดปุ่ม Enter หรือสามารถพมิ พส์ ตู รการคานวณ =SUM(D2:D5) ใส่ในตาแหน่งเซลล์อยู่ท่ี D6 กจ็ ะให้ผลดงั ภาพ หรือการหาผลรวมที่มีข้อมูลจานวนมากๆ โดยใช้ AutoSum เช่นจากตัวอย่างนี้ ต้องการแสดงผลลัพธ์ ตาแหน่ง เซลล์อยทู่ ่ี B5 การสร้างสูตรดว้ ยฟังก์ชันท่ีใช้งานบ่อยๆ โปรแกรม Excel จะทาการแบ่งชดุ ของสตู รคานวณตามประเภทการใชง้ าน ถ้าผใู้ ชโ้ ปรแกรมต้องการใช้ สตู รคานวณประเภทใด คลิกเลอื กปุ่มน้ันได้เลย หรอื คลิกปุ่ม Insert Function กไ็ ด้ สูตรคานวณทน่ี ามา ยกตัวอยา่ งจะเป็นสูตรที่ใชง้ านบอ่ ย ๆ เช่น Sum = ฟงั กช์ ันหาผมรวม Average = ฟงั กช์ นั หาคา่ เฉลี่ย, Count Numbers = ฟงั กช์ ันนบั จานวนข้อมูล, Max = ฟงั ก์ชนั หาค่าสงู สดุ , Min = ฟงั ก์ชันหาค่าตา่ สดุ มขี ั้นตอนดังนี้

37 การเรยี กใชฟ้ งั ก์ชนั พน้ื ฐาน 1. เมนู Home -> Editing หรือเมนู Formula จะแสดงประเภทของสูตรคานวณให้เลือกใช้ ในท่ีนี้คลิก ปมุ่ ลูกศรลงของ AutoSum 2. จะปรากฎสตู รฟงั ก์ชนั คานวณทใี่ ชง้ านใหเ้ ลอื ก Sum = ฟังก์ชันหาผมรวม Average = ฟังก์ชนั หา ค่าเฉลย่ี Count Numbers = ฟังก์ชันนบั จานวนข้อมลู Max = ฟงั ก์ชันหาคา่ สงู สุด Min = ฟังก์ชันหาค่าต่าสุด และ More Functions = สูตรอ่ืนๆ 1) การใช้ฟังก์ชันในการหาผมรวม (Sum) ของกลุ่มตัวเลข คลิกท่ีฟังก์ชัน Sum เลือก Drag คลุมช่วง ขอ้ มลู ตวั เลขท่ตี ้องการ (จะปรากฎฟงั ก์ชัน =SUM(A1:A4)) เสร็จแลว้ กดปมุ่ Enter 2) การใช้ฟังก์ชันในการหาค่าเฉล่ีย (Average) ของกลุ่มตัวเลข คลิกท่ีฟังก์ชัน Average เลือก Drag คลุมชว่ งขอ้ มลู ตัวเลขทีต่ อ้ งการ (จะปรากฎฟังก์ชัน = AVERAGE(A1:A4)) เสร็จแลว้ กดปุม่ Enter

38 3) การใช้ฟังก์ชันในการหาค่าจานวนนับของข้อมูล (Count Number) ของกลุ่มตวั เลข คลิกท่ีฟังก์ชัน Count Number เลือก Drag คลุมช่วงข้อมูลตัวเลขที่ต้องการ (จะปรากฎฟังก์ชัน = COUNT(A1:A4)) เสร็จแล้ว กดปุ่ม Enter 4) การใช้ฟังก์ชันในการหาค่าต่าสุด (Max) ของกลุ่มตัวเลข คลิกท่ีฟังก์ชัน Max เลือก Drag คลุมช่วง ข้อมลู ตวั เลขท่ีต้องการ (จะปรากฎฟงั ก์ชนั =MAX(A1:A4)) เสรจ็ แล้วกดป่มุ Enter 5) การใช้ฟังก์ชันในการหาค่าต่าสุด (Min) ของกลุ่มตัวเลข คลิกที่ฟังก์ชัน Min เลือก Drag คลุมช่วง ขอ้ มูลตวั เลขทต่ี อ้ งการ (จะปรากฎฟงั กช์ นั =MIN(A1:A4)) เสรจ็ แล้วกดปุ่ม Enter 6) ฟังก์ชันเพ่ิมเติม (More Functions) เมื่อผู้ใช้สามารถท่ีจะกาหนดให้เซลล์ของ Excel ทาการ คานวณแบบพ้ืนฐานโดยสูตรใช้เคร่ืองหมายทางคณิตศาสตร์ได้แล้ว แต่บางคร้ังการคานวณจะกระทากับข้อมูลที่มี ขนาดใหญแ่ ละมกี ารอ้างถงึ ชอ่ื เซลล์ท่มี ีจานวนมาก อาจทาให้การพมิ พ์สูตรมีความยาวและเกิดข้อผดิ พลาดข้ึนได้ ฟังก์ชนั เพ่ิมเติม (More Functions) โปรแกรม Excel ได้มีการออกแบบฟังกช์ ันสาหรบั อานวยความสะดวกในการคานวณมาให้มากมายเพอ่ื ให้ เลอื กใชไ้ ดอ้ ย่างเหมาะสมกับงานท่ีต้องการ แต่ทั้งนี้กอ่ นท่ีจะมีการใชฟ้ ังก์ชนั ของ Excel จาเปน็ ทีจ่ ะต้องรู้วธิ ีการใช้ งานฟงั กช์ นั ของ Excel ร่วมกบั การคานวณ มีขัน้ ตอนดงั นี้ 1. คลิกเมนู Home -> Editing หรือคลิกเมนู Formulas เลือก Function และทาการ Drag เมาส์ลง มาท่ี More Functions หรือคลกิ เมนู Formulas จะปรากฎหนา้ ต่าง Insert Function Dialog

39 1) Search for a function เป็นส่วนท่ีผู้ใช้สามารถพิมพ์คาสาคัญท่ีใช้บอกให้ Excel ค้นหาฟังก์ชันที่ เก่ียวข้องกับสูตรหรือฟังก์ชัน หากผู้ใช้พิมพ์เสร็จ ให้คลิกปุ่ม Go หาก Excel ค้นหาฟังก์ชันที่เก่ียวข้องกับคา สาคัญท่ีป้อน ก็จะแสดงผลลัพธ์เป็นช่ือฟังก์ชันให้ผู้ใช้เลือก เช่น ป้อนคาสาคัญลงไป คือ Summation ผลท่ีได้จะ ปรากฎท่ีช่อง Select a function เป็นชื่อฟงั ก์ชนั SUM และให้สังเกตท่ี Or select a category น้ัน จะแสดงเป็น แนะนา (Recommended) การใช้ฟงั ก์ชนั 2) Or select a category เป็นกลุ่มประเภทของหมวดหรือกลุ่มฟังก์ชันคานวณที่ผู้ใช้ต้องการ เช่น Statistic, Accounting เป็นต้น เม่ือเลือกประเภทของกลุ่มฟังก์ชันการคานวณแล้ว ในส่วนของ select a function จะปรากฎชอื่ ของฟังกช์ ันที่เกย่ี วกับกลุ่มงานให้เลอื ก 3) Help on this function เป็นส่วนท่ีแสดงถึงตัวช่วยเหลือในกรณีท่ีผู้ใช้ต้องการเรียนรู้ถึงตัวอย่าง การใช้ฟังก์ชนั 4) เมื่อคลิกเลือกแล้วพบฟังก์ชันที่ต้องการแล้ว ให้คลิกปุ่ม OK เพื่อดาเนินการใช้ฟังก์ชันนั้นต่อไป ตวั อยา่ ง คานวณหาคา่ ผลรวมโดยใช้ฟังก์ชนั SUM ตวั อย่าง การหาคา่ ผลรวม คาสาคญั ทีน่ าไปใชใ้ นการหาฟงั กช์ นั ไดค้ อื Summation, Sum 1. คลิกเมนู Insert เลือก Function แล้วป้อนคาสาคัญ Summation หรือ sum ลงใน search เลือก คลกิ ปุ่ม GO

40 2. select a function จะเห็นมีฟังก์ชันชื่อ SUM และมีรูปแบบการใช้งานพร้อมคาอธิบายหน้าท่ีของ ฟังก์ชัน ใหค้ ลกิ ท่ฟี งั กช์ ัน SUM 3. คลิกปุ่ม OK จะปรากฎหน้าต่าง Function Argument Dialog เพื่อให้ป้อนค่าลงในฟังก์ชัน SUM ให้พิมพ์อาร์กวิ เมนต์ลงในช่องข้อมูล Number1 หรือ Number2 แต่ข้อมูลที่ตอ้ งการให้ฟังก์ชันคานวณมีมากกว่า 2 จานวน ในช่อง Number1 สามารถรับค่าอาร์กิวเมนต์ได้มากกว่า 1 ตัว แต่การแยกอาร์กิวเมนต์แต่ละตัวให้ใช้ เครื่องหมายคอมมา(comma) ( , ) เป็นตัวค่ัน หรือ คานวณข้อมูลเป็นช่วงโดยใช้เครื่องหมาย โครอน (Colon) “:” เป็นตัวขั้น เช่น B2 : B5 4. เม่อื ปอ้ นอารก์ วิ เมนตเ์ สร็จ ใหก้ ดปมุ่ OK เพ่ือจบการทางาน ฟังก์ชันเป็นสิ่งที่จะช่วยให้ผู้ใช้โปรแกรมสามารถสร้างสูตรได้ง่ายข้ึน ดังนั้นผู้ใช้โปรแกรมจึงควรทาความ รู้จักและทาความเข้าใจกับฟังก์ชันพ้ืนฐานท่ีใช้กันอยู่เป็นประจาจากตัวอย่างที่ผ่าน ๆ มา ผู้ใช้โปรแกรมจะ สงั เกตเหน็ ว่าฟังก์ชันมสี ว่ นประกอบ ดงั น้ี FUNCTION (ตัวแปร 1, ตัวแปร2,…,ตวั แปร n)

41 ตารางท่ี 10 ตัวอย่างฟงั กช์ นั พน้ื ฐาน ชื่อฟังก์ชัน รปู แบบของฟงั กช์ นั การนาไปใช้ SUM SUM(A1,A5,A8) ฟงั กช์ ันสาหรบั การหาผลรวมของกล่มุ ตวั เลข SUM(A1:B10) ฟังก์ชันสาหรับใช้ในการหาผลรวมของข้อมูลแบบมี SUMIF SUMIF(B1:B4,\">30\") เง่อื นไข SUMIF(B1:B4,\"20\") ฟงั ก์ชันสาหรบั การหาคา่ เฉล่ียของกลุ่มขอ้ มลู ฟงั กช์ นั สาหรบั ใชน้ ับจานวนขอ้ มลู AVERAGE AVERAGE (B1:B4) ฟังก์ชันสาหรบั ใชน้ บั จานวนขอ้ มูลแบบมีเงื่อนไข COUNT COUNT (A1:B10) ฟงั กช์ นั สาหรับการแปลงจานวนเป็นขอ้ ความภาษาไทย COUNTIF COUNTIF(A1:A15,\"A\") COUNTIF(A1:A15,\">200\") ฟงั กช์ นั สาหรบั การพิจารณาเงื่อนไขตดั สนิ ใจทางตรรกะ BAHTTEXT BAHTTEXT(300) ฟังกช์ นั สาหรบั การหาค่ามากทสี่ ดุ ในกลุ่มข้อมูล BAHTTEXT(B10) ฟังก์ชนั สาหรับการหาคา่ น้อยท่ีสดุ ในกล่มุ ขอ้ มลู ฟังก์ชันสาหรับใช้ปดั เศษเลขทศนิยมโดยวิธีที่นยิ มกันคือ IF IF(10>15,\"มากกว่า\",\"นอ้ ยกวา่ \") ถ้าน้อยกว่า .5 ให้ปัดลง นอกน้ันให้ปัดข้ึน ดังนั้น 5.5 ก็ IF(A2<B2,5%,1%) จะถูกปดั เป็น 6 MAX MAX (A1:B10) ฟังก์ชันสาหรบั ใชป้ ัดเศษเลขทศนิยมทง้ิ MIN MIN (A1:B10) ฟังก์ชันสาหรับการแปลงค่า ปี, เดือน, วัน ให้กลายเป็น ตวั เลขที่ Excel ที่นาไปคานวณได้ ROUND ROUND(20.6,0.5) ฟังก์ชันสาหรับการแสดงวันเดือนปีปัจจุบันของระบบ ROUND(B1,0.5) ออกมา ฟังก์ชันสาหรับการแสดงวันเดือนปีและเวลาปัจจุบัน FLOOR FLOOR(20.2,0.5) ของระบบออกมา FLOOR(A1,0.5) DATE DATE(12,10,27) TODATE TODATE(12,10,27) NOW NOW(12,10,27)

42 ตวั อยา่ ง การใช้งาน ฟงั ก์ชัน IF การฟังก์ชัน IF ใช้สาหรับการทางานที่มีการกาหนดเงื่อนไขเป็นทางเลือก ถ้าเงื่อนไขเป็นจริงจะให้ โปรแกรมทางานอยา่ งหนึ่ง แต่ถ้าตรวจสอบแล้วพบว่าเงื่อนไขเป็นเท็จหรือไม่เป็นจรงิ จะสั่งให้โปรแกรมทางานอีก อย่างหนึ่ง เช่น =IF(A1 > 50,”ผ่าน”,”ไม่ผ่าน) หรือใช้ IF ซ้อนกันหลายช้ันแต่ไม่เกิน 7 ช้ัน เช่น =IF(B2 < 50,” กลุ่มอ่อน”, IF(B2 < 60,”กลุ่มปานกลาง”, IF(B2 < 70,”กลุ่มเก่ง”,”กลุ่มเก่งมาก”))) นอกจากน้ันยังสามารถใช้ คาสัง่ AND, OR, NOT ประกอบการต้งั เง่ือนไข Function = IF(logical_test,value_if_true,value_if_false) = IF(เงอ่ื นไข, ค่ากรณีที่เง่ือนไขถูกต้อง, ค่ากรณีเงอื่ นไขไมถ่ กู ต้อง) การนาฟังกช์ ัน IF แบบ 1 ช้นั มาใชง้ านในการคานวณ เช่น ใชใ้ นการตดั สินใจในการเลือกผลิตสินคา้ ใน การคานวณช่องเซลล์ C2 ใช้เรียกใช้ฟงั ก์ชัน IF หรอื จะพมิ พ์ลงในช่องเซลล์ C2 โดยพมิ พ์ =IF(B2<=100,\"ผลิต\",\"ไม่ ผลติ \") และชอ่ งเซลล์ C3 พมิ พ์ =IF(B3<=100,\"ผลติ \",\"ไม่ผลิต\") จนถงึ C7 หรอื ใช้วิธกี ารคัดลอก (Copy) สูตร ฟงั ก์ชนั การคดั ลอก (Copy) สูตรฟังก์ชัน ใชใ้ นกรณเี ชน่ มีการทาการคานวณทีซ่ า้ ๆกนั หรือแบบเดียว เพ่อื ไมต่ ้องพมิ พส์ ูตรการคานวณหลายครงั้ ข้ันตอนมีดงั นี้ 1. เลือกเซลล์ที่ต้องการแสดงผลเชน่ C2 2. ใส่ฟังกช์ นั การคานวณลงในช่องเซลล์ C2 เช่น ฟงั ก์ชนั IF หรอื พิมพ์ =IF(B2<=100,\"ผลติ \",\"ไม่ผลติ \") 3. นาเมาส์ไปวางด้านมุมขวาของชอ่ งเซลล์ C2 เมาส์จะเปล่ยี นเปน็ เครื่องหมาย“+” 4. Drag เมาส์เลอื่ นลงไปจนถงึ ยังเซลล์ปลายทางทต่ี อ้ งการคานวณ

43 หรือใชว้ ธิ คี ัดลอกสูตรฟังกช์ นั ไปวางในเซลลป์ ลายทาง การนาฟังก์ชัน IF แบบ 2 ชนั้ มาใช้งานในการคานวณหาการผลิตของสินค้า ตารางท่ี 11 ตวั อย่างฟังก์ชัน IF 2 ชั้น สินค้าที่ตอ้ งผลิตเพิม่ สินค้า 500 200 ต่ากวา่ 200 ไม่ผลิต ต่ากว่า 600 มากกวา่ 1000 ในการคานวณช่องเซลล์ C2 จะใช้ฟงั กช์ ัน IF จากเมนหู รือจะพิมพ์ลงในช่องเซลล์ C2 ก็ได้ โดยพิมพ์ =IF(B2<=200,500, IF(B2<600,200,\"ไม่ผลิต\")) และ ช่องเซลล์ C3 พิมพ์ = IF(B2<=200,500, IF(B2 <600,200,\"ไม่ผลิต\")) จนถงึ C7 หรอื ใช้วธิ กี ารคดั ลอก (Copy) สตู ร การนาฟงั กช์ นั IF แบบ 7 ช้นั มาใช้งานในการคานวณหาการผลติ ของสินคา้

44 ตารางท่ี 12 ตวั อย่างฟังกช์ ัน IF 7 ชัน้ สนิ คา้ ที่ต้องผลิตเพ่มิ สนิ คา้ 5000 4000 ตา่ กว่า 500 3000 ตา่ กว่า 1500 2500 ตา่ กว่า 2000 2000 ต่ากว่า 2500 1500 ตา่ กวา่ 3000 1000 ตา่ กว่า 3500 ไม่ผลิต ต่ากว่า 4000 มากกวา่ 5000 ในการคานวณช่องเซลล์ C2 ใช้เรียกใช้ฟงั กช์ นั IF หรือจะพิมพล์ งในช่องเซลล์ C2 โดยพิมพ์ =IF(B2<=500,5000, IF(B2<1500,4000, IF(B2<2000,3000, IF(B2<2500,2500, IF(B2<3000,2000, IF(B2<3500,1500, IF(B2<400,1000, \"ไมผ่ ลติ \"))))))) และ ชอ่ งเซลล์ D3 พิมพ์ =IF(B3<=500,5000, IF(B3<1500,4000, IF(B3<2000,3000, IF(B3<2500,2500, IF(B3<3000,2000, IF(B3<3500,1500, IF(B3<400,1000,\"ไมผ่ ลติ \"))))))) จนถึง C7 หรอื ใชว้ ิธกี ารคัดลอกสตู รฟังก์ชัน การอ้างองิ การอ้างอิงตาแหน่งของเซลล์ ร่วมกับการใช้ฟังก์ชันในการคานวณ การอ้างถึงตาแหน่งของ Excel สาหรับนาข้อมลู มาคานวณ แบ่งออกเปน็ 3 แบบดังนี้ 1. การอ้างองิ แบบสมั พันธ์ (Relative Referencing) 2. การอ้างอิงแบบสมบรู ณ์ (Absolute Referencing) 3. การอ้างอิงแบบผสม (Mixed Referencing)

45 1. การอา้ งอิงตาแหน่งเซลล์ แบบสัมพันธ์ (Relative Referencing) การอา้ งอิงตาแหน่งข้อมูลโดยตาแหน่งของข้อมูลเมื่อทาการสาเนาไปให้เซลล์อ่ืนแลว้ จะมกี ารเปล่ียนแปลง ตาแหน่งไปด้วยโดยท่ีสูตรไม่มีการเปลี่ยนแปลง เชน่ เซลลต์ ้นฉบบั ทีม่ สี ูตรสมการท่ตี ้องการทาสาเนา อยู่ทีต่ าแหน่ง B6 ภายในเซลลม์ สี ตู รการรวมกนั ของข้อมูลท่ตี ิดกนั 5 เซลล์ คอื ชว่ ง A1:A5 จะไดส้ ตู ร คือ =Sum(A1:A5) 2. การอา้ งองิ แบบสมบรู ณ์ (Absolute Referencing) การอ้างอิงแบบสมบูรณ์ (Absolute Referencing) เป็นการอ้างอิงตาแหน่งโดยท่ีต้องการกาหนดให้ ตาแหน่งที่ต้องการอ้างถึงในสูตรไม่มีการเปล่ียนแปลงตาแหน่งไปเป็นตาแหน่งอื่นเม่ือทาการสาเนาไปวางยัง ตาแหน่งใดใน Work Sheet ก็จะยังคงอ้างถึงตาแหน่งเดิมเสมอ ซ่ึงการอ้างอิงตาแหน่งแบบ Absolute น้ีจะต้องมี การใช้เครื่องหมาย $ มากาหนดให้สาหรับบอกให้ Excel ทราบว่า เมื่อใดท่ีมีเครื่องหมาย $ วางไวห้ น้าตาแหน่ง แถว (row) หรอื วางไว้หน้าตาแหน่งคอลัมน์ (column) แลว้ แสดงว่าแถวหรือคอลัมน์น้ันจะไม่มีการเปลยี่ นแปลง ตาแหนง่ เช่น ต้องการกาหนดให้ ตาแหนง่ ของเซลล์เป็นคอลมั น์ A เสมอไม่วา่ จะสาเนาไปวางยงั เซลล์ใดๆ แต่แถว สามารถเปลย่ี นแปลงได้ สามารถกาหนดได้ คอื $A1 ต้องการกาหนดให้ ตาแหน่งของเซลล์เป็นคอลัมน์ใดๆ ก็ได้แต่แถวต้องการกาหนดให้เป็นแถวที่ 2 เสมอ ไม่ วา่ จะสาเนาไปวางยงั เซลล์ใดๆ สามารถกาหนดได้ คือ A$2 ต้องการกาหนดให้ตาแหน่งของเซลล์เป็นคอลัมน์ A และแถวต้องการกาหนดให้เป็นแถวท่ี 1 เสมอ ไม่ว่า จะสาเนาไปวางยงั เซลล์ใดๆ สามารถกาหนดไดค้ อื $A$1 ประโยชน์ของการอ้างอิงตาแหน่งแบบ Absolute เช่น ต้องการบวกค่าคงที่ท่ีอยู่ในตาแหน่ง B1 ให้กับ เซลล์ C1 ดังน้ันจะได้สูตรคือ =SUM(A1*B$1) เม่ือทาสาเนาไปสูตรของเซลล์ C1 ไปยังเซลล์ C2 สูตรท่ีได้ใน ตาแหน่ง C2 คือ =SUM(A2*B$1) สังเกตในสูตรตาแหน่งที่ไม่มีการใส่เครื่องหมาย $ กากับหน้าตาแหน่งคอลัมน์ หรือแถวจะมีการเปลี่ยนแปลงตาแหน่งไป แต่ท่ีตาแหนง่ B1 ที่อ้างอิงเป็นแบบ Absolute ก็ยังคงเป็นตาแหน่งเดิม ไมม่ ีการเปล่ยี นแปลง

46 3. การอ้างอิงแบบผสม (Mixed Referencing) การคานวณต่าง Work Sheet จะมีลักษณะท่ีต่างจากการคานวณภายใน Work Sheet อยู่ส่วนหนึ่ง เท่าน้ัน เมื่อต้องการอ้างข้อมูลที่อยู่ใน Work Sheet ไหน ก็จะต้องมีการอ้างถึงชื่อ Work Sheet ท่ีจะนาข้อมูลมา คานวณ โดยจะมีรปู แบบในการอา้ ง Work Sheet ดังนี้ ชือ่ Work Sheet ที่อา้ งถึง ! Range ของขอ้ มูลใน Sheet ทอ่ี า้ งถึงเพ่อื นามาคานวณ ตวั อยา่ ง ตอ้ งการอา้ งอิงข้อมูลผลรวมในช่องเซลล์ D6 ของ Sheet1 ไปแสดงท่ี ช่องเซลล์ A1 ของ Sheet2 1) คลิกเมาส์ทีช่ ื่อ Sheet2 ให้ Active 2) คลิกทเ่ี ซลล์ A1 ของ Sheet2 เพื่อปอ้ นสูตร โดยพิมพส์ ูตร =Sheet1!D6 3) กดปุม่ enter เพ่อื จบการป้อนสูตร กจ็ ะได้ผลลพั ธ์แสดงทีช่ ่อง A1 ของ Sheet1 หรือคลิกท่เี ซลล์ A1 ของ Sheet2 พิมพ์ = ลงในช่องเซลล์ A1 ของ Sheet2 จากน้ันให้นาเมาสไ์ ปคลิก Sheet 1 และนาไปคลิก เซลล์ D6 เสร็จแล้วกดปุ่ม Enter จะปรากฎข้อมูลตัวเดียวกันระหว่าง D6 Sheet1 กับ A1 Sheet2 ถา้ มกี ารเปลยี่ นข้อมูลใน D6 Sheet1 ขอ้ มลู A1 Sheet2 กจ็ ะเปล่ยี นตาม การเรยี งลาดบั ข้อมูล เม่ือนางานฐานข้อมูลมาสร้างในโปรแกรม Excel ส่วนใหญ่หลังจากสร้างงานเรียบร้อยแล้ว ส่ิงท่ีจะทา ตอ่ ไป คือ การจัดเรยี งขอ้ มูล มขี ้นั ตอนดงั น้ี 1. คลกิ เซลล์ทตี่ ้องการใหแ้ สดงผลลพั ธ์ 2. เมนู Data เลอื ก Sort & Filter คลกิ ป่มุ บนทูลบาร์ เพ่ือเลอื กเกณฑ์การจดั เรียง 2.1) Sort Smallest to Largest จัดเรยี งจากน้อยไปมาก 2.2) Sort Largest to Smallest จัดเรยี งจากมากไปน้อย

47 การกรองข้อมูล การกรองข้อมูลในช่วงหรือตาราง เมอื่ การคน้ หาข้อมูลหรือการกรองข้อมลู น่นั เอง มขี ้ันตอนดงั นี้ 1) คลิกเซลลท์ ่ตี ้องการให้แสดงผลลัพธ์ 2) คลกิ เมนู Home -> Edit เลอื ก Sort & Filter หรอื Data เลอื ก Sort & Filter 3) คลิกปมุ่ ลกู ศรลงของหัวขอ้ ท่จี ะค้นหา เลือกขอ้ มูลทีต่ อ้ งการ ในท่นี คี้ ลิกหวั ข้อคอลัมน์เสรจ็ แล้วคลิก OK หรือต้องการกรองแบบมเี งื่อนไขให้เลือก Number Filters จะปรากฎ Custom AutoFilter Dialog มา ให้ทาการเลือกเพื่อสรา้ งการกรองข้อมูล เช่น เทา่ กบั มากกว่า นอ้ ยกว่า ขึน้ ต้นดว้ ย และสามารถใช้ OR และ AND ร่วมในการกรองได้ เม่อื ต้องการยกเลกิ การกรองข้อมูล ให้ทาการเลือกตาแหนง่ เซลล์มกี ารสรา้ งตัวกรองและเลือก เมนู Data หัวขอ้ Sort & Filter คลกิ ปุม่ อกี คร้งั เพ่ือยกเลกิ ตวั กรอง

48 กราฟ การสร้างกราฟในโปรแกรม Excel ส่วนใหญ่จะเป็นข้อมูลเก่ียวกับตัวเลขสามารถนาข้ากราฟได้จากเมนู Home -> charts ถ้าผใู้ ชโ้ ปรแกรมนาตวั เลขเหล่านั้นมาแสดงเปน็ กราฟจะทาให้ขอ้ มลู ของผ้ใู ช้โปรแกรมดูงา่ ยขึน้ มขี ัน้ ตอนดงั นี้ 1. เลือกช่วงข้อมูลท่ีต้องการนามาสร้างกราฟ ในที่นี้เลือกช่วงเซลล์ A1-E5 หรือเลือกเป็นช่วงข้อมูลแบบ ไม่ต่อเนอ่ื งไดเ้ ชน่ เลือกเซลล์ A1-E2 แลว้ กดป่มุ Ctrl ทค่ี ยี ์บอรด์ คา้ งไว้ และเลือกเซลล์ A4-E5 เลอื กชว่ งข้อมูลแบบต่อเนื่อง เลือกชว่ งข้อมลู แบบไมต่ ่อเนอื่ ง 2. คลกิ เมนู Insert เลือกประเภทของกราฟจากหวั ขอ้ Chart จากตัวอยา่ งเลือกแบบ Column

49 3. จะปรากฎรูปแบบยอ่ ยให้คลกิ เลอื กไดท้ ันที 4. จากน้ัน จะแสดงรูปกราฟที่สรา้ งไว้ พร้อมกับแถบ Ribbon ช่ือ Chart Tools หัวข้อ Design ให้ เพ่ือ ใช้ในการกาหนดรายละเอียดเพ่ิมเติมเช่น ปรับเปล่ียนรปู แบบโครงสรา้ งของรูปกราฟ สลับแถวของกราฟหรือแกน ของกราฟ และตกแตง่ รปู กราฟ ผลของการสร้างกราฟแบบเลอื กชว่ งขอ้ มูลแบบต่อเนือ่ ง ผลของการสร้างกราฟแบบเลือกช่วงข้อมลู ไม่แบบตอ่ เนอ่ื ง