การจัดทำหนังสือราชการ

การจัดทาหนังสือราชการ

รายงาน เรื่อง การจดั ทาหนงั สือราชการ จดั ทาโดย นางสาวธิดารัตน์ รักษาศิล เลขที่ 1 นางสาววรารัตน์ ขดั ปิ นใจ เลขท่ี 14 ระดบั ชนั ้ ปวส.1/2 B (ม.6) แผนกวชิ าพณิชยการ สาขาการบญั ชี เสนอ คณุ ครูจตพุ ร เมืองมา ภาคเรียนที่ 3 ปี การศกึ ษา 2563 วิทยาลยั การอาชีพเทิง

คานา รายงานฉบบั นีเ้ป็นหนงึ่ ของการฝึกประสบการณ์วิชาชีพ เพื่อให้ได้ศกึ ษาหา ความรู้ในเรื่องการจดั ทาหนงั สือราชการและได้ศกึ ษาอยา่ งเข้าใจเพ่ือเป็นประโยชน์กบั การเรียน ผ้จู ดั ทาหวงั วา่ รายงานเลม่ นีจ้ ะเป็นประโยชน์กบั ผ้อู า่ น หรือนักเรียน นกั ศกึ ษา ที่กาลงั หาข้อมลู เรื่องนีอ้ ยู่ หากมีข้อแนะนาหรือข้อผิดพลาดประการใด ผ้จู ดั ทาขอน้อมรับ ไว้และขออภยั มา ณ ท่ีนีด้ ้วย ผ้จู ดั ทา ธิดารัตน์ รักษาศลิ วรารัตน์ ขดั ปิ นใจ

สารบัญ หน้า เรื่อง ก ข คานา สารบญั 1 การจดั ทาหนงั สอื ราชการ ตวั อยา่ งการจดั ทาหนงั สอื ราชการตามแบบตา่ งๆ 2-5 6-9 การจดั ทาหนงั สือภายนอก 10-12 การจดั ทาหนงั สอื ภายใน (แบบใช้กระดาษบนั ทกึ ข้อความ) 13-16 การจดั ทาหนงั สือประทบั ตรา 17-19 การจดั ทาหนงั สอื คาสง่ั 20-22 การจดั ทาหนงั สือประกาศ การจดั ทาหนงั สือรับรอง บรรณานกุ รม

การจัดทาหนังสือ 1 ราชการ หมายถงึ การจดั ทาหนงั สือราชการโดยใช้เคร่ือง พมิ พ์ดีด หรือเคร่ืองคอมพวิ เตอร์โดยปกตแิ ล้วงานที่เป็น เอกสารทว่ั ๆไป ก็ควรใช้เครื่องพิมพ์ดีด หรืองเคร่ือง คอมพิวเตอร์จดั ทา เพื่อความเป็นระเบียบเรียบร้อย สวยงาม อา่ นงา่ ย และสามารถทาสาเนาได้อยา่ งสะดวก รวดเร็ว สาหรับการจดั ทาหนงั สอื ราชการแตเ่ ดิมจะพิมพ์ด้วย เคร่ืองพมิ พ์ดีด แตป่ ัจจบุ นั นิยมพิมพ์ด้วยเคร่ืองคอมพวิ เตอร์ เป็นสว่ นมาก สาหรับวิธีการพมิ พ์โดยเครื่องพมิ พ์ดีด และ โดยโปรแกรมการพิมพ์ในเคร่ืองคอมพวิ เตอร์

ตวั อย่างการจัดทา หนังสือราชการตามแบบ ต่างๆ การจดั ทาหนังสือภายนอก

คาแนะนา 1. การตงั้ คา่ ในโปรแกรมการพิมพ์ ประกอบการ 1.1 การตงั ้ ระยะขอบหน้ากระดาษ จัดทาหนังสือ - ขอบซ้าย 3 เซนตเิ มตร ขอบขวา 2 เซนตเิ มตร - ขอบบน 2.5 เซนติเมตร ขอบลา่ ง ภายนอก ประมาณ 2 เซนตเิ มตร 1.2 การตงั้ ระยะบรรทดั ให้ใช้คา่ ระยะบรรทดั ปกติ คือ 1 เทา่ หรือ Single 1.3 การกนั ้ คา่ ไม้บรรทดั ระยะการพิมพ์ อยรู่ ะหวา่ ง 0-16 เซนติเมตร 2. ขนาดตราครุฑ 2.1 ตราครุฑสงู 3 เซนติเมตร 2.2 การวางตราครุฑ ให้วางหา่ งจากขอบกระดาษบน ประมาณ ๒.๕ เซนติเมตร (ชิดขอบบน)

3. การพมิ พ์ 3.1 ใช้รูปแบบตวั พพิ ม์ไทยสารบรรณ (ฟอนต์ TH Sara bun PSK) ขนาด 16 พอยท์ 3.2 การพมิ พ์ “ท”ี่ และ “สว่ นราชการเจ้าของหนงั สอื ” ให้พมิ พ์ ตรงกบั แนวเท้าของตราครุฑ 3.3 การพิมพ์ชื่อเดอื น ให้ตวั อกั ษรตวั แรกอยตู่ รงกบั แนวเท้าขวา ของตราครุฑ 3.4 การพิมพ์เรื่อง คาขนึ ้ ต้น อ้างถงึ สิง่ ท่ีสง่ มาด้วย ให้มีระยะ บรรทดั ระหว่างกนั เทา่ กบั ระยะบรรทดั ปกติ และเพ่มิ คา่ ก่อนหน้า อกี 6 พอยท์ (1 Enter + before 6 pt) 3.5 การยอ่ หน้าข้อความภาคเหตุ ภาคความประสงค์ และภาค สรุป ให้มีระยะย่อหน้าตามคา่ ไม้บรรทดั ระยะการพิมพ์ เทา่ กบั 2.5 เซนติเมตร

3.6 การพิมพ์คาลงท้าย ให้พมิ พ์ตวั อกั ษรตวั แรกอยตู่ รงกบั แนวกึ่งกลางของ ตราครุฑ และหา่ งจากบรรทดั สดุ ท้ายของภาคสรุปเทา่ กบั ระยะบรรทดั ปกติ และเพิ่ม คา่ กอ่ นหน้าอีก 12 พอยท์ (1 Enter +before 12 pt) 3.7 การพมิ พ์ยศของผ้ลู งช่ือ ให้อยหู่ น้าแนวกงึ่ กลางของตราครุฑ กบั ให้เว้น บรรทดั การพิมพ์2 บรรทดั ปกติ และเพมิ่ ค่ากอ่ นหน้าอีก ๖ พอยท์ (2 Enter + before 6 pt.) จากคาลงท้าย 3.8 การพมิ พ์ชื่อเตม็ ของเจ้าของหนงั สอื (ช่ือ สกลุ ) และตาแหน่ง ให้ถือคาลง ท้ายเป็นหลกั โดยให้อยกู่ งึ่ กลางซง่ึ กนั และกนั ในกรณีที่ต้องพิมพ์ตาแหน่ง 2 บรรทดั ระหวา่ งบรรทดั ให้ใช้ระยะ 1 Enter 3.9 ระยะระหวา่ งตาแหนง่ กบั สว่ นราชการเจ้าของเรื่อง ให้พจิ ารณาตาม ความเหมาะสมของพืน้ ที่ที่เหลอื อยใู่ นหน้ากระดาษนนั้ โดยสามารถเลอื กใช้ระยะ บรรทดั 1 Enter หรือ 1 Enter + before 6 pt. หรือ 2 Enter ได้ตามความเหมาะสม

การจดั ทาหนังสือภายใน (แบบใช้กระดาษบันทกึ ข้อความ)

คาแนะนา 1. การตงั้ คา่ ในโปรแกรมการพิมพ์ ประกอบการ 1.1 การตงั้ ระยะขอบหน้ากระดาษ จดั ทาหนงั สือ - ขอบซ้าย 3 เซนติเมตร ขอบขวา 2 ภายใน (แบบ ใช้กระดาษ เซนติเมตร บนั ทกึ ข้อความ - ขอบบน 2.5 เซนติเมตร ขอบลา่ งประมาณ 2 เซนติเมตร 1.2 การตงั้ ระยะบรรทดั ให้ใช้คา่ ระยะบรรทดั ปกติ คือ 1 เทา่ หรือ Single 1.3 การกนั ้ คา่ ไม้บรรทดั ระยะการพมิ พ์ อยู่ ระหวา่ ง 0-16 เซนตเิ มตร 2. ขนาดตราครุฑ 2.1 ตราครุฑสงู 1.5 เซนตเิ มตร 2.2 การวางตราครุฑ ให้วางหา่ งจาก ขอบกระดาษบนประมาณ ๒.๕ เซนติเมตร (ชิดขอบ บนด้านซ้าย)

3. การพมิ พ์ 3.1 ใช้รูปแบบตวั พพิ ม์ไทยสารบรรณ (ฟอนต์ TH Sara bun PSK) ขนาด 16 พอยท์ 3.2 การพิมพ์สว่ นหวั ของแบบบนั ทกึ ข้อความ 3.2.1 คาวา่ “บนั ทกึ ข้อความ” พมิ พ์ด้วยอกั ษรตวั หนาขนาด 29 พอยท์ และปรับคา่ ระยะบรรทดั จาก 1 เทา่ เป็ นคา่ แนน่ อน (Exactly) 35 พอยท์ 3.2.2 คาวา่ “สว่ นราชการ วนั ท่ี เร่ือง” พมิ พ์ด้วยอกั ษรตวั หนาขนาด 20 พอยท์ 3.2.3 การพมิ พ์คาวา่ “วนั ท่ี” ให้พิมพ์ตรงกบั ตวั อกั ษร “ข” และให้พมิ พ์ ตวั อกั ษรตวั แรกของช่ือเดือน ตรงกบั แนวหลงั ของตวั อกั ษร “ม” ของคาวา่ “บนั ทกึ ข้อความ” (ดแู บบฟอร์มประกอบ) 3.2.4 ใช้จดุ ไข่ปลาแสดงเส้นบรรทดั ที่เป็นช่องวา่ งหลงั คา สว่ นราชการ ท่ี วนั ท่ีและ เร่ือง

3.3 การพิมพ์คาขนึ ้ ต้น ให้มีระยะบรรทดั หา่ งจากเรื่องเท่ากบั ระยะ บรรทดั ปกติและเพิม่ คา่ กอ่ นหน้าอกี 6พอยท์ (1 Enter + before 6 pt) 3.4 การย่อหน้าข้อความ ให้มีระยะยอ่ หน้าตามคา่ ไม้บรรทดั ระยะ การพิมพ์ เทา่ กบั 2.5เซนตเิ มตร 3.5 การพิมพ์ยศของผ้ลู งชื่อ ให้พิมพ์อกั ษรตวั แรกอยใู่ นแนวกง่ึ กลาง กระดาษ และให้เว้นระยะบรรทดั การพมิ พ์2 บรรทดั ปกติ (2 Enter) จาก บรรทดั สดุ ท้ายของข้อความ และให้พมิ พ์ ร.น. ไว้ท้าย ลายมือช่ือด้วย (เน่ืองจากผ้ลู งช่ือเป็นนายทหารเรือชนั้ สญั ญาบตั ร) 3.6 การพิมพ์ชื่อเตม็ ในวงเลบ็ (ชื่อ สกลุ ) และการพิมพ์ตาแหนง่ ให้ พิมพ์อยกู่ งึ่ กลางซงึ่ กนั และกนั ในกรณีท่ีต้องพมิ พ์ตาแหน่ง 2 บรรทดั ระหวา่ งบรรทดั ให้ใช้ระยะ 1 Enter

การจดั ทาหนังสือ ประทับตรา

คาแนะนาประกอบการ จัดทาหนังสือประทบั ตรา 1. การตงั้ คา่ ในโปรแกรมการพิมพ์ 1.1 การตงั้ ระยะขอบหน้ากระดาษ - ขอบซ้าย 3 เซนตเิ มตร ขอบขวา 2 เซนตเิ มตร - ขอบบน 2.5 เซนติเมตร ขอบลา่ งประมาณ 2 เซนตเิ มตร 1.2 การตงั ้ ระยะบรรทดั ให้ใช้คา่ ระยะบรรทดั ปกติ คือ 1 เทา่ หรือ Single 1.3 การกนั้ คา่ ไม้บรรทดั ระยะการพิมพ์ อยรู่ ะหวา่ ง 0-16 เซนตเิ มตร 2. ขนาดตราครุฑ 2.1 ตราครุฑสงู 3 เซนตเิ มตร 2.2 การวางตราครุฑ ให้วางหา่ งจากขอบกระดาษบนประมาณ 2.5 เซนติเมตร (ชิดขอบบน)

3. การพิมพ์ 3.1 ใชร้ ูปแบบตวั พพิ มไ์ ทยสารบรรณ (ฟอนต์ TH Sara bun PSK) ขนาด 16 พอยท์ 3.2 การยอ่ หนา้ ขอ้ ความ หรือขอ้ ความภาคเหตุ ภาค ความประสงค์ และภาคสรุป ใหม้ ีระยะยอ่ หนา้ ตามค่าไม้ บรรทดั ระยะการพมิ พ์ เท่ากบั 2.5 เซนติเมตร 3.3 พิมพช์ ่ือส่วนราชการที่ส่งหนงั สือออก และ เดือน ปี ใหอ้ ยภู่ ายในวงกลมตราช่ือส่วนราชการ 3.4 ประทบั ตราช่ือส่วนราชการใหเ้ ส้นรอบวงวง นอกอยใู่ นแนวก่ึงกลางตราครุฑ

การจัดทาหนังสือ คาส่ัง

คาแนะนาประกอบการ จัดทาหนังสือคาส่ัง 1. การตงั้ คา่ ในโปรแกรมการพมิ พ์ 1.1 การตงั้ ระยะขอบหน้ากระดาษ - ขอบซ้าย 3 เซนตเิ มตร ขอบขวา 2 เซนติเมตร - ขอบบน 2.5 เซนตเิ มตร ขอบลา่ งประมาณ 2 เซนติเมตร 1.2 การตงั ้ ระยะบรรทดั ให้ใช้คา่ ระยะบรรทดั ปกติ คือ 1 เทา่ หรือ Single 1.3 การกนั้ คา่ ไม้บรรทดั ระยะการพมิ พ์ อยรู่ ะหวา่ ง 0-16 เซนตเิ มตร 2. ขนาดตราครุฑ 2.1 ตราครุฑสงู 3 เซนติเมตร 2.2 การวางตราครุฑ ให้วางหา่ งจากขอบกระดาษบนประมาณ 2.5 เซนติเมตร (ชิดขอบบน)

3. การพมิ พ์ 3.1 ใช้รูปแบบตวั พิพม์ไทยสารบรรณ (ฟอนต์ TH Sara bun PSK) ขนาด 16 พอยท์ 3.2 การย่อหน้าข้อความในระเบียบ ให้มีระยะยอ่ หน้าตามคา่ ไม้บรรทดั ระยะการพิมพ์เทา่ กบั 2.5 เซนตเิ มตร 3.3 การพมิ พ์ข้อความ “สงั่ ณ วนั ท่ี เดอื น พ.ศ. ....” ให้มีระยะยอ่ หน้า ตามคา่ ไม้บรรทดั ระยะการพมิ พ์ เทา่ กบั 5 เซนติเมตร (เพมิ่ ระยะจากยอ่ หน้าข้อความ 1 เทา่ ) 3.4 การพมิ พ์ยศของผ้ลู งชื่อ ให้พมิ พ์อกั ษรตวั แรกอยใู่ นแนวกง่ึ กลางของ ตราครุฑ โดยให้เว้นบรรทดั การพิมพ์ 2 บรรทดั ปกติ และเพมิ่ คา่ กอ่ นหน้าอีก 6 พอยท์ (2 Enter + Before 6 pt) จากสงั่ ณ วนั ท่ี

3.5 การพิมพ์ชื่อเตม็ (ช่ือ สกลุ ) และตาแหนง่ ให้อยกู่ ง่ึ กลางซง่ึ กนั และกนั ในกรณีที่ต้องพมิ พ์ตาแหนง่ 2 บรรทดั ระหวา่ งบรรทดั ให้ใช้ระยะ 1 Enter 3.6 กรณีรับคาสงั่ 3.6.1 พมิ พ์คาวา่ “รับคาสงั่ ......” โดยให้อยกู่ งึ่ กลางซง่ึ กนั และกนั กบั การพมิ พ์ชื่อเตม็ (ชื่อ สกลุ ) และตาแหนง่ และเว้นบรรทดั การพมิ พ์ 1 บรรทดั ปกติ และเพ่ิมคา่ กอ่ นหน้าอีก 6 พอยท์(1 Enter + Before 6 pt.) จาก สงั่ ณ วนั ที่ 3.6.2 พมิ พ์ยศของผ้ลู งช่ือ ให้พมิ พ์อกั ษรตวั แรกอยใู่ นแนวกง่ึ กลางของ ตราครุฑ โดยให้เว้นบรรทดั การพิมพ์ 2 บรรทดั ปกติ และเพมิ่ คา่ กอ่ นหน้าอีก 6 พอยท์ (2 Enter + Before 6 pt.) จากรับคาสงั่ ....

การจัดทาหนังสือประกาศ

คาแนะนาประกอบการ จัดทาหนังสือประกาศ 1. การตงั้ คา่ ในโปรแกรมการพมิ พ์ 1.1 การตงั้ ระยะขอบหน้ากระดาษ - ขอบซ้าย 3 เซนตเิ มตร ขอบขวา 2 เซนติเมตร - ขอบบน 2.5 เซนติเมตร ขอบลา่ งประมาณ 2 เซนตเิ มตร 1.2 การตงั้ ระยะบรรทดั ให้ใช้คา่ ระยะบรรทดั ปกติ คือ 1 เทา่ หรือ Single 1.3 การกนั้ คา่ ไม้บรรทดั ระยะการพิมพ์ อยรู่ ะหวา่ ง 0-16เซนตเิ มตร 2. ขนาดตราครุฑ 2.1 ตราครุฑสงู 3 เซนตเิ มตร 2.2 การวางตราครุฑ ให้วางหา่ งจากขอบกระดาษบนประมาณ 2.5 เซนตเิ มตร (ชิดขอบบน)

3. การพมิ พ์ 3.1 ใช้รูปแบบตวั พมิ พ์ไทยสารบรรณ (ฟอนต์ TH Sarabun PSK) ขนาด 16 พอยท์ 3.2 การย่อหน้าข้อความ ให้มีระยะยอ่ หน้าตามคา่ ไม้บรรทดั ระยะการ พมิ พ์ เทา่ กบั 2.5เซนตเิ มตร 3.3 การพิมพ์ข้อความ “ประกาศ ณ วนั ที่ เดือน พ.ศ. ....” ให้มีระยะยอ่ หน้าตามคา่ ไม้บรรทดั ระยะการพิมพ์ เทา่ กบั 5 เซนตเิ มตร (เพม่ิ ระยะจากย่อ หน้าข้อความ 1 เทา่ ) 3.4 การพมิ พ์ยศของผ้ลู งชื่อ ให้พิมพ์อกั ษรตวั แรกอยใู่ นแนวกงึ่ กลาง ของตราครุฑ โดยให้เว้นบรรทดั การพมิ พ์ 2 บรรทดั ปกติ และเพ่มิ คา่ ก่อนหน้าอีก 6 พอยท์ (2 Enter + Before 6 pt) จากประกาศ ณ วนั ที่ 3.5 การพิมพ์ช่ือเตม็ (ชื่อ สกลุ ) และตาแหนง่ ให้อยกู่ ่ึงกลางซงึ่ กนั และ กนั ในกรณีที่ต้องพมิ พ์ตาแหนง่ 2 บรรทดั ระหวา่ งบรรทดั ให้ใช้ระยะ 1 Enter

การจัดทาหนังสือ รับรอง

คาแนะนาประกอบการจัดทา หนังสือรับรอง 1. การตงั้ คา่ ในโปรแกรมการพมิ พ์ 1.1 การตงั้ ระยะขอบหน้ากระดาษ - ขอบซ้าย 3 เซนตเิ มตร ขอบขวา 2 เซนตเิ มตร - ขอบบน 2.5 เซนตเิ มตร ขอบลา่ งประมาณ 2 เซนติเมตร 1.2 การตงั้ ระยะบรรทดั ให้ใช้คา่ ระยะบรรทดั ปกติ คือ 1 เทา่ หรือ Single 1.3 การกนั้ คา่ ไม้บรรทดั ระยะการพิมพ์ อยรู่ ะหวา่ ง 0-16เซนตเิ มตร 2. ขนาดตราครุฑ 2.1 ตราครุฑสงู 3 เซนติเมตร 2.2 การวางตราครุฑ ให้วางหา่ งจากขอบกระดาษบนประมาณ 2.5 เซนตเิ มตร (ชิดขอบบน)

3. การพมิ พ์ 3.1 ใช้รูปแบบตวั พมิ พ์ไทยสารบรรณ (ฟอนต์ TH Sarabun PSK) ขนาด 16 พอยท์ 3.2 การยอ่ หน้าข้อความ ให้มีระยะยอ่ หน้าตามคา่ ไม้บรรทดั ระยะการพิมพ์ เทา่ กบั 2.5เซนติเมตร 3.3 การพมิ พ์ข้อความ “ให้ไว้ ณ วนั ท่ี เดือน พ.ศ. ....” ให้มีระยะยอ่ หน้าตามค่าไม้บรรทดั ระยะการพมิ พ์ เทา่ กบั 5 เซนติเมตร (เพิ่มระยะจากยอ่ หน้าข้อความ 1 เทา่ ) 3.4 การพิมพ์ยศของผ้ลู งชื่อ ให้พิมพ์อกั ษรตวั แรก อยใู่ นแนวกง่ึ กลางของตราครุฑ โดยให้เว้นบรรทดั การพิมพ์2 บรรทดั ปกติ และเพมิ่ คา่ กอ่ นหน้าอกี 6 พอยท์ (2 Enter + Before 6 pt) จากให้ไว้ ณ วนั ท่ี 3.5 การพิมพ์ชื่อเตม็ (ชื่อ สกลุ ) และตาแหนง่ ให้ อยกู่ งึ่ กลางซงึ่ กนั และกนั ในกรณีท่ีต้องพมิ พ์ตาแหนง่ 2 บรรทดั ระหวา่ งบรรทดั ให้ใช้ระยะ 1 Enter

บรรณานุกรม http://trainflix.com/%E0%B8%AA%E0%B8%B2% E0%B8%A3%E0%B8%B0%E0%B8%99%E0%B9%8 8%E0%B8%B2%E0%B8%A3%E0%B8%B9%E0%B9 %89/%E0%B8%9B%E0%B8%A3%E0%B8%B0%E0 %B9%80%E0%B8%A0%E0%B8%97%E0%B8%82% E0%B8%AD%E0%B8%87%E0%B8%AB%E0%B8%9 9%E0%B8%B1%E0%B8%87%E0%B8%AA%E0%B8 %B7%E0%B8%AD%E0%B8%A3%E0%B8%B2%E0 %B8%8A%E0%B8%81%E0%B8%B2%E0%B8%A3/