خطة العلاقات العامة لعام2021م

‫بسم الله الرحمن الرحيم‬ ‫خطة قسم العلاقات العامة‬ ‫بدار القرآن الكريم والسنة‬ ‫لعام‪2021‬م‬ ‫دار القرآن الكريم والسنة‬ ‫‪1‬‬

‫مقدمة‪:‬‬ ‫تعتبر العلاقات العامة حلقة الوصل بين أي مؤسسة والمجتمع الذي تعمل فيه‪ ،‬حي ُث أن‬ ‫كل مؤسسة في المجتمع تعمل على تقديم خدمة معينة لأف ارد المجتمع‪ ،‬لذلك فإنه لابد من قيام‬ ‫علاقة عامة مع أف ارد ذلك المجتمع بهدف إقناعهم بالخدمة التي تقدمها‪ ،‬وتسعى المؤسسات‬ ‫الحديثة المتطورة للحصول على رضا جمهورها الداخلي \"الموظفين\" والخارجي عنها‪ ،‬مما ينعكس‬ ‫على البعد الإست ارتيجي للعلاقات العامة فيما يتعلق بالتخطيط وصناعة الق ارر بعيداً عن المفهوم‬ ‫التقليدي للعلاقات العامة في كونها ترتبط بالتشريفات والمجاملات واستقبال الوفود والقيام بالمهام‬ ‫الإعلانية‪.‬‬ ‫فمن المستحيل أن يكتب للعلاقات العامة النجاح بدون توفير شخصية اعتبارية لها في المؤسسة‪،‬‬ ‫مع عدم اش ارك أي قسم في المؤسسة بعملها أو التدخل بها‪ ،‬فلا بد أن يكون ق اررها ورؤيتها‬ ‫مدعومة من الإدارة العليا في المؤسسة والتي بدورها توفر لها المي ازنيات اللازمة التي تحتاجها في‬ ‫تنفيذ خططها وب ارمجها‪ ،‬فالدول المتقدمة تنفق على الإعلام ‪ 10/9‬من مي ازنيتها وتنفق ‪10/1‬‬ ‫على الخدمة التي تقدمها‪ ،‬فلذلك أصبح في عصرنا الحديث الاهتمام بالإعلام والعلاقات العامة‬ ‫بشكل كبير عن العهود الماضية‪.‬‬ ‫ففي خطتنا هذه نود أن نضع تعريفاً للعلاقات العامة نتفق من خلاله على نشاطاتها خلال ‪6‬‬ ‫شهور قادمة‪ :‬فالعلاقات العامة هي نشاط مخطط وعمل إقناعي ونشاط اتصالي بين المنظمة‬ ‫وجمهورها(الخارجي والداخلي)‪ ،‬بهدف التأثير على الجمهور وإقناعه برسالة معينة إضافة إلى‬ ‫إيجاد صيغة مناسبة للتعامل مع الجمهور‪ ،‬فهي وظيفة إدارية مهمة في جمعية دار القرآن‬ ‫الكريم والسنة يجب أن تقوم وباستم ارر بعمليتي القياس والتقويم من أجل التأثير على الصورة‬ ‫الذهنية‪ ،‬والعمل على تغييرها وقياس الصورة الإيجابية والعمل على تعزيزها‪.‬‬ ‫‪2‬‬

‫• قسم العلاقات العامة‪ :‬يسعى لتعزيز الروابط بين الجمهور الداخلي والخارجي مع الدار‪.‬‬ ‫• أهداف خطة قسم العلاقات العامة‪:‬‬ ‫الهدف العام‪:‬‬ ‫إب ارز نشاطات دار القرآن الكريم والسنة على المستوى المحلي والعالمي مما يسهم في ضمان‬ ‫استم اررية دعم ومساندة تلك النشاطات‪ ،‬والاهتمام بالجمهور الداخلي والخارجي للدار بما يعزز‬ ‫الانتماء‪.‬‬ ‫الأهداف الفرعية‪:‬‬ ‫‪ -1‬إب ارز النشاطات على المستوى المحلي واستقطاب الطاقات والقد ارت اللازمة لضمان‬ ‫استم ارر عمل الجمعية‪.‬‬ ‫‪ -2‬إب ارز مشاريع الدار على المستوى العالمي والداخلي وخصوصا دول المانحين مما يسهم‬ ‫في مساعدة المؤسسات المانحة على استم ارر تدفق الدعم المالي للمشروع التي تتبناه‪.‬‬ ‫‪ -3‬إب ارز مخرجات دار القرآن الكريم والسنة والتركيز على الجوانب الإيجابية مما يعزز دور‬ ‫الدار في المجتمع في تحقيق أهدفها‪.‬‬ ‫‪ -4‬العمل على استقطاب الجمهور الخارجي نحو الدار وزيادة عدد المشاركين في نشاطاتها‪.‬‬ ‫‪ -5‬تعزيز الجانب المعنوي لدى العاملين بالدار‪.‬‬ ‫‪ -6‬تعزيز العلاقة مع المؤسسات الإعلامية العاملة في قطاع غزة وفي العالم‪.‬‬ ‫‪ -7‬توثيق العلاقة مع المؤسسات الاقتصادية والتجار وأصحاب رؤوس الأموال‪.‬‬ ‫‪ -8‬نشر أخبار الدار في الوسائل الإعلامية المختلفة‪.‬‬ ‫‪ -9‬توثيق العلاقة بين موظفي الدار‪.‬‬ ‫وظائف العلاقات العامة ‪:‬‬ ‫أ‪ .‬الوظيفة الإعلامية وتشمل ‪:‬‬ ‫تخطيط وتنفيذ ب ارمج العلاقات العامة وحملاتها‪.‬‬ ‫إعداد وتحرير البيانات الإخبارية وإيصالها لوسائل الإعلام المختلفة‪.‬‬ ‫إعداد التقرير السنوي للدار وبالتعاون مع الإدارة وإنتاجه وتوزيعه‪.‬‬ ‫إعداد الكتيبات والبروشو ارت والسجلات والشهادات وطباعتها‪.‬‬ ‫‪3‬‬

‫إعداد وتحرير مجلة خاصة بالدار وطباعتها‪.‬‬ ‫تخطيط وتنفيذ الملصقات والإعلانات والمناقصات في الصحف وغيرها‪.‬‬ ‫إعداد وتنظيم كافة أنواع المواد الإذاعية والتلفزيونية والإش ارف على صفحة الفيس‬ ‫بوك والواتس والتوتير الخاصة بالدار‪.‬‬ ‫ب‪ .‬وظيفة الاستعلام وتشمل‪:‬‬ ‫استقبال الجمهور والم ارجعين وتلبية طلباتهم‪.‬‬ ‫تطوير أساليب التعرف على اتجاهات الجمهور ورفعها للإدارة العليا لبناء‬ ‫الخطط التي تلبي تلك الاحتياجات‪.‬‬ ‫إج ارء الد ارسات والبحوث التي تخدم تطور أقسام الدار بناء على رغبات‬ ‫الجمهور‪.‬‬ ‫متابعة شكاوي واقت ارحات الجمهور ورفعها للإدارة العليا والمشاركة في الحل ‪.‬‬ ‫حضور الاجتماعات المهمة في الدار والمشاركة في بناء سياسة الدار التي‬ ‫تخدم الجمهور الداخلي والخارجي‪.‬‬ ‫ت‪ .‬وظيفة التنسيق وتشمل‪:‬‬ ‫العمل على أن تكون خطة العلاقات العامة تتكامل مع الخطة الشاملة للدار‬ ‫وذلك بالتعاون مع الإدارة العليا‪.‬‬ ‫برمجة أنشطة العلاقات العامة مع أنشطة الأقسام والدوائر الأخرى في الدار‬ ‫ليكون المخرج مرضي للجمهور‪.‬‬ ‫تقديم المشورة للإدارة العليا حول سياسة الدار التي تؤثر في جماهيرها تأثي اًر‬ ‫واضحاً‪.‬‬ ‫التنسيق لنقل رغبات الموظفين من وإلى الإدارة العليا‪.‬‬ ‫ث‪ .‬وظيفة اعداد الاحتفالات والمؤتم ارت والمسابقات والرحلات (الترويج)‬ ‫التجهيز لاحتفالات الدار المركزية ويتم من خلال ( حجز و تجهيز القاعة‪،‬‬ ‫تجهيز اعلاميات الحفل ‪ ،‬دعوة الضيوف ووسائل الإعلام)‬ ‫التجهيز للمسابقات‬ ‫التجهيز للمؤتم ارت‬ ‫‪4‬‬

‫عقد رحلات بشكل فصلي (اختيار المكان‪ ،‬برنامج الرحلة‪ ،‬الضيافة)‬ ‫من المهم اتاحة الفرصة لي كرئيس قسم العلاقات العامة للوصول إلى كافة المعلومات أو‬ ‫الأشخاص‪ ،‬سواء في داخل الدار أو خارجها‪ ،‬وفق عملية اتصال منظمة‪ ،‬للوصول للمعلومة التي‬ ‫تخدم في تطوير سياسة الدار والعمل على تحليلها وتقديمها للإدارة العليا كي تسهم في اتخاذ‬ ‫ق ار ارت صائبة‪ ،‬فالعلاقات العامة تشبه م اركز الد ارسات التي تقدم التحليل والخطط المناسبة لكل‬ ‫خطوة‪ ،‬فهي بحاجة أن تكون قريبة جدا من الإدارة العليات تحضر الاجتماعات وتضع‬ ‫السياسات‪.‬‬ ‫• مبررات الخطة ‪:‬‬ ‫‪ -1‬الحاجة الى استم ارر الدعم المالي والمعنوي للدار‪.‬‬ ‫‪ -2‬الحاجة الى رفع الروح المعنوية لدى العاملين بالدار‪.‬‬ ‫‪ -3‬الوصول لدرجة المثالية بين المؤسسات‪.‬‬ ‫‪ -4‬تحقيق هدف الدار العام وهو بأن يصبح في كل بيت حفاظ للقرآن الكريم وللسنة النبوية‪.‬‬ ‫• مخرجات الخطة‪:‬‬ ‫‪ -1‬برنامج واضح يحتوي على أنشطة وحملات مختلفة‪.‬‬ ‫‪ -2‬سياسات وعلاقات يتم اتباعها‪.‬‬ ‫‪ -3‬جمهور داخلي وخارجي لديه روح الانتماء للدار‪.‬‬ ‫‪ -4‬استم اررية وثبات للدعم المالي‪.‬‬ ‫‪ -5‬إيصال رسالة الدار للمجتمع المحلي والدولي‪.‬‬ ‫• الفئات المستهدفة‪( :‬التي سيتم توجيه الأ نشطة عليها )‬ ‫‪ -1‬الأشخاص المتبرعين للدار‪.‬‬ ‫‪ -2‬المؤسسات الداعمة للدار‪.‬‬ ‫‪ -3‬الطلاب الملتحقين بالدار‪.‬‬ ‫‪ -4‬العاملين بالدار‪.‬‬ ‫‪ -5‬أولياء أمور الطلبة المنتسبين للدار‪.‬‬ ‫‪ -6‬المجتمع المحلي‪.‬‬ ‫‪5‬‬

‫‪ -7‬المجتمع الدولي‪.‬‬ ‫• الوسائل المتاحة للاستخدام‪:‬‬ ‫‪ -1‬وسائل الإعلام المرئية‪.‬‬ ‫‪ -2‬وسائل الإعلام الإلكترونية (المواقع الإخبارية ‪.)...,‬‬ ‫‪social media -3‬‬ ‫‪( Multimedia -4‬الفيديو‪ ,‬الصور‪.)...,‬‬ ‫‪ -5‬وسائل الإعلام الورقية‪.‬‬ ‫‪ -6‬المنشو ارت الورقية والجلدية‪.‬‬ ‫‪ -7‬اللوحات الاعلانية والدعائية‪.‬‬ ‫‪ -8‬اللقاءات والزيا ارت‪.‬‬ ‫• منهجية تنفيذ الخطة ‪:‬‬ ‫نتبع منهجية لتنفيذ الخطة بشكل أسبوعي بما يوافق العمل المتجدد بالدار والبدء بالمشاريع‬ ‫ونشاطات الدوائر التي هي في ح ارك دائم‪.‬‬ ‫وتنقسم المنهجية في تنفيذها لقسمين منهجية على الجمهور الداخلي و أخرى على الجمهور‬ ‫الخارجي‪:‬‬ ‫أولاً ‪ :‬الجمهور الداخلي‪ (:‬موظفون – محفظون‪ -‬معلمون ‪ -‬مشرفون)‬ ‫وضع صندوق اقت ارحات للجمهور الداخلي‪ ،‬يفتح بشكل يومي وتفريغ ما فيه من‬ ‫مقترحات تخدم الجمهور الداخلي من الموظفين والمحفظين والمشرفين‪.‬‬ ‫استقبال الجمهور الداخلي على طول ساعات الدوام الرسمي في المقر الرئيس والعمل‬ ‫على تلبية احتياجاته‪.‬‬ ‫تطوير الجمهور الداخلي بإعداد دو ارت تدريبة في التخصص الوظيفي وفي المصلحة‬ ‫العامة مثل( دروة في البرمجة العقلية‪ -‬إدارة الوقت ‪ -‬والتخطيط وقت الأزمات –‬ ‫فوتوشوب ‪ ،‬دورة متقدمة في اللغة الإنجليزية كتابة ومحادثة‪)......‬‬ ‫الزيا ارت الاجتماعية في المناسبات السعيدة والحزينة‪.‬‬ ‫‪6‬‬

‫توفير عروض مميزة للعاملين من قبل المؤسسات الخدماتية والشركات مثل ( جوال‪،‬‬ ‫المولات ‪ )...،‬بشكل مدروس وحصري‪.‬‬ ‫إعداد لقاءات معايدة للموظفين بأسرهم وتقديم هدايا لهم‪.‬‬ ‫إعداد رحلات لقاءات محبة للموظفين‪.‬‬ ‫الإهتمام بتثقيف الموظفين من خلال لوحة الأخبار في الجمعية ‪.‬‬ ‫ربط الفروع جميعها بمجموعة واتس أب لأخبار الدار وتداول التهاني وخلافه ‪.‬‬ ‫ابتعاث الموظفين لجمعيات أخرى مميزة للعمل فيها لمدة ثلاث أيام لنقل الخب ارت وفق‬ ‫برنامج ش اركة تعقده الدار مع جمعيات بغزة‪.‬‬ ‫توفير صندوق اق ارض للموظفين وقت الأزمات على أن يسترد ما يتم اق ارضه خلال ست‬ ‫شهور كحد أقصى ‪.‬‬ ‫إعداد لقاء بين موظفي الدار وأعضاء مجلس الإدارة للتعرف عن قرب على كل موظف‪.‬‬ ‫إعداد لقاء مع المحفظين والمشرفين والمعلمين في كل فرع من فروع الدار والوقوف على‬ ‫طموحاتهم واحتياجاتهم وتعديل المسار‪.‬‬ ‫ثانياً‪ :‬الجمهور الخارجي‪:‬‬ ‫أ‪ .‬الطلبة‬ ‫نشر الأخبار وتعريف الجمهور بكل نشاطات الدار‪.‬‬ ‫نشر إعلانات عبر الفيس والواتس أب عن نشاطات الدار والدوائر ‪.‬‬ ‫تجهيز بستات تجذب اهتماماتهم في الإعلان عن الدو ارت ‪.‬‬ ‫الإعلان عن أفضل طالب في كل نشاط وأفضل مدرس من خلال صفحة الفيس‬ ‫والواتس‪.‬‬ ‫ربط الطلبة في الدوائر بمجموعة وتس واحدة وتفعيلها في كل المناسبات لتحفيزهم‪.‬‬ ‫ب‪ .‬المؤسسات العاملة في الوطن‪:‬‬ ‫❖ وسائل الإعلام‪:‬‬ ‫زيارة وسائل الإعلام وفتح أفق جديدة للعمل ‪.‬‬ ‫نشر إعلانات ومناقصات وأخبار الدار بشكل دوري‪.‬‬ ‫‪7‬‬

‫إب ارم اتفاقيات بتنفيذ ب ارمج تهم الدار من خلال الفضائيات (مسافر مع‬ ‫القرآن على فضائية الأقصى‪ ،‬شرح كتب السنة والق ارءات على‬ ‫الإذاعات‪ ،‬نشر الختمات الجديدة)‬ ‫عقد ورش عمل لتسويق مخرجات الدار‪.‬‬ ‫❖ المؤسسات المحلية ‪( :‬مؤسسات وو از ارت)‬ ‫زيارة المؤسسات العاملة في الحقل الخيري والتشبيك معها ‪.‬‬ ‫عقد لقاء سنوي بقيادة الدار لوضع لمسات على العمل الخيري‬ ‫على الأقل المؤسسات الشبيهة للعمل‪.‬‬ ‫عقد مؤتمر علمي وتقديم أو ارق عمل وبحوث تحت اسم(العمل‬ ‫الخيري ‪ ..‬طموحات وآمال) ‪ (،‬دار القرآن ‪ 25‬عاماً ‪ ..‬آمال‬ ‫وطموحات)‬ ‫تشكيل زيارة لو ازرة الأوقاف بحضور مجلس الإدارة لعقد ش اركة‬ ‫معها‪.‬‬ ‫❖ المطابع ودور النشر‪:‬‬ ‫التواصل مع المطابع لطباعة الشهادات والسجلات والجلديات‬ ‫وتجهيز الدروع ‪....‬‬ ‫وسائل التواصل مع الجمهور‪:‬‬ ‫➢ وسائل السوشيل ميديا (الفيس ‪ ،‬الواتس أب‪ ،‬التوتير)‬ ‫• الفيس بوك‬ ‫‪ -‬اعادة ترتيب صفحة الفيس الخاصة بالإدارة العامة بحيث لا تشمل إلا الأخبار‬ ‫والإعلانات وصور النشاطات والأفلام الوثائقية‪.‬‬ ‫‪ -‬ترتيب تصاميم تظهر إنجا ازت الدار وتنزيلها بشكل شهري ‪.‬‬ ‫‪ -‬إب ارز روح التنافس بالإعلان عن أفضل( طالب بالحفظ ‪ ،‬مشرف‪ ،‬محفظ ‪ ،‬مدير‬ ‫فرع)‬ ‫• الواتس أب‬ ‫‪ -‬الاهتمام بالواتس بمجموعة دار برس وإضافة غالبية المشرفين والاصدقاء المهتمين‬ ‫بالدار واعتمادها لكل الأخبار العاجلة ‪.‬‬ ‫‪8‬‬

‫‪ -‬الاهتمام بما يتم تنزيله على الفيس بحيث لا يشمل إلا المهم‪.‬‬ ‫• التوتير‬ ‫من الواضح أن التوتير يهتم بالطبقة المثقفة في المجتمع فلا بد من توفير‬ ‫صفحة للدار واضافة الأصدقاء المثقفين عليها ونشر زبدة نشاطات الدار‬ ‫لصناعة أري عام مثقف للوقوف بجانب الدار في كل المناسبات‪.‬‬ ‫• الويب‬ ‫من الواضح في زماننا أن صفحات الويب أصبحت قديمة‪ ،‬فننصح بتحويل‬ ‫صفحة الويب بالخاصة بالدار لمجمع يحمل علية الب ارمج الخاصة بالدوائر‬ ‫وبرنامج الحضور الم ارسلات‪ ،‬بجانب ربطة بالتوتر والفيس ‪.‬‬ ‫العلاقات العامة في الفروع‪:‬‬ ‫لنجاح خطة العلاقات العامة من الأهمية بمكان مشاركة العلاقات العامة في الفروع في تنفيذها‬ ‫بالإطار العام منها‪ ،‬من خلال إعداد اجتماع عاجل للعلاقات العامة في الفروع ووضع سياسات‬ ‫للتعامل مع الجمهور‪ ،‬والاتفاق على تنفيذ هذه الخطة المتواضعة‪.‬‬ ‫احتياجات العلاقات العامة‪:‬‬ ‫• توفير مصمم يعمل بجانب العلاقات العامة لإخ ارج إصدا ارت الدار( اعلانات‪،‬‬ ‫بوستات‪ ،‬انجا ازت الدار‪ ،‬كتيبات‪ ،‬تقارير‪)...،‬‬ ‫• دعوتها لحضور اجتماعات المدير العام بالدوائر والفروع ‪ ،‬كلما كانت العلاقات‬ ‫العامة قريبة من صنع الق ارر كلما كانت متبنيه لأفكار وق ار ارت الدار‪.‬‬ ‫‪9‬‬

‫الموازنة ‪:‬‬ ‫لنجاح أي عمل من البديهي أن يتوفر عنصر المال‪ ،‬فلا بد من توفير مي ازنية خاصة للعلاقات‬ ‫العامة لتنفيذ نشاطاتها التي تهتم بالجمهور الداخلي والخارجي بشكل مميز‪.‬‬ ‫التخطيط الزمني لتنفيذ الخطة‪:‬‬ ‫‪-11 2021/10-9 2021/8-7 2021/6-5 2021/4-3 2021/2-1‬‬ ‫النشاط‬ ‫‪2021/12‬‬ ‫بشكل يومي حسب نشاط الدوائر‬ ‫كتابة الأخبار ونشرها‬ ‫******‬ ‫زيا ارت اجتماعية‬ ‫يجهز للحفل حسب طلب الممول ويبدأ التجهيز قبل ‪10‬أيام على الأقل‬ ‫التجهيز للاحتفالات‬ ‫تحرير وتصميم التقرير *‬ ‫السنوي‬ ‫إعداد كتيب للدار *‬ ‫نشر إعلانات في الصحف حسب حاجة الدار‬ ‫بشكل يومي‬ ‫استقبال الجمهور‬ ‫بشكل يومي‬ ‫تحديث مجموعة واتس‬ ‫تجهيز صندوق اقت ارحات‬ ‫بشكل يومي‬ ‫عقد دو ارت تطوير * * * * * *‬ ‫للموظفين‬ ‫**‬ ‫توفير عروض مميزة من‬ ‫جوال وبعض الشركات‬ ‫الاهتمام بلوحة الأخبار * * * * * * * *‬ ‫بالجمعية‬ ‫إعداد لقاء مع موظفي *‬ ‫المقر مع أعضاء مجلس‬ ‫الإدارة‬ ‫اعداد لقاء مع الإدارة العليا ممكن تنفيذ هذا البند من خلال زيارة الفرع والاجتماع مع المدير والمشرفين والإداريين بنهاية كل شهر‬ ‫مع موظفي الفروع‬ ‫تجهيز بوستات للفيس * * * * * *‬ ‫أفضل محفظ‪....‬‬ ‫**‬ ‫*‬ ‫زيارة وسائل الإعلام إب ارم *‬ ‫اتفاقيات مع الفضائيات‬ ‫‪10‬‬

‫*‬ ‫بشكل يومي‬ ‫لب ارمج تهمنا‬ ‫*‬ ‫عقد ورشة عمل مع‬ ‫الفضائيات لتسويق لب ارمج‬ ‫الدار‬ ‫التواصل مع المطابع‬ ‫بشكل يومي‬ ‫متابعة صفحة الفيس والرد‬ ‫على تساؤلات الجمهور‬ ‫نهاية كل شهر‬ ‫في وسط شهر مارس‬ ‫إعداد مجلة للدار تصدر‬ ‫سنوياً ‪ -‬حصاد‬ ‫طباعة شهادات التحفيظ‬ ‫والسنة‬ ‫التجهيز لعقد اجتماع‬ ‫الجمعية العمومية لتلاوة‬ ‫التقرير الإداري والمالي‬ ‫وانتخاب مجلس جديد‬ ‫تمت بحمد الل‬ ‫رئيس قسم العلاقات العامة‬ ‫د‪.‬إسماعيل محمد عامر‬ ‫‪11‬‬