คู่มือปฎิบัติงาน เรื่องการยืม-คืนเงินทดรองจ่าย

ค่มู อื การปฏบิ ตั งิ าน เรือ่ ง การยืม-คืนเงินทดรองจ่าย นางสาวสชุ ีรา สายะรัตนชัย ต�าแหน่ง นกั วชิ าการเงนิ และบัญชี เขตพื้นทอ่ี ุเทนถวาย มหาวทิ ยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลตะวนั ออก

คมู่ ือการปฏบิ ตั ิงาน เรอ่ื งการยมื -คืนเงนิ ทดรองจ่าย เขตพืน้ ท่ีอุเทนถวาย คำนำ แผนกการเงินและเบิกจ่าย เขตพื้นที่อุเทนถวาย มีหน้าที่ดาเนินการและให้บริการเก่ียวกับ การเงิน การบรหิ ารงบประมาณ จึงได้จัดทาคู่มือการปฏิบัติงาน “การยืม-คืนเงินทดรองจ่าย” การยืม เงินทดรองจ่ายประกอบด้วยการขออนุมัติเงินยืม การส่งใช้เงนิ ยืม การติดตามลูกหนี้ และบทลงโทษมี ขั้นตอนการปฏิบัติงานตามกฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับ คาสั่ง แนวปฏิบัติ ตลอดจนหนังสือเวียนของ กระทรวงการคลัง สานักงานตรวจเงินแผ่นดิน และมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลตะวันออกท่ี เก่ยี วข้อง ที่ผู้บริหาร เจ้าหน้าที่การเงิน ผู้ยืม และผู้ทีเ่ กี่ยวข้องควรศึกษาและทาความเข้าใจ ผู้เขียนซ่ึง มีหนา้ ท่ีควบคุม กากับ ดแู ลงานด้านการเงิน เห็นวา่ บคุ ลากรทุกคนในมหาวิทยาลยั ถา้ ได้รบั คาสั่งให้ไป ราชการหรือจัดโครงการฝึกอบรมศึกษา ดูงาน หากมีความจาเป็นต้องใช้จ่ายเงินจึงต้องบรรเทาความ เดือดร้อนผู้มีหน้าท่ีเกี่ยวข้อง สามารถขออนุมัติยืมเงินรายได้ของมหาวิทยาลัยไปดาเนินการตาม ภารกจิ ที่ไดร้ ับอนุมัตใิ ห้บรรลุวัตถุประสงคก์ ่อนได้ โดยเป็นไปอย่างมแี บบแผน และมาตรฐานเดียวกนั ผู้เขียนหวังเป็นอย่างย่ิงว่าคู่มือการยืม-คืนเงินทดรองจ่ายเล่มนี้จะเป็นประโยชน์ในการ ปฏบิ ัตงิ านตอ่ ผู้บรหิ าร เจา้ หนา้ ทก่ี ารเงิน ผ้ตู รวจสอบ ผยู้ ืม และผทู้ ่เี กยี่ วขอ้ งตอ่ ไป นางสาวสชุ รี า สายะรัตนชัย นักวชิ าการเงนิ และบญั ชี แผนกการเงนิ และเบิกจา่ ย เขตพื้นทอี่ เุ ทนถวาย 15 ก.พ.64 แผนกการเงนิ และเบกิ จา่ ย เขตพน้ื ท่ีอเุ ทนถวาย หน้า ก

คูม่ อื การปฏบิ ัติงาน เร่อื งการยืม-คนื เงินทดรองจ่าย เขตพืน้ ท่อี ุเทนถวาย สำรบญั เร่อื ง หน้ำ คำนำ ก สำรบัญ ข สำรบญั ตำรำง ค สำรบัญภำพ ง บทที่ 1 บทนำ 1 1.1 ความเป็นมาและความสาคญั ของคู่มอื ปฏบิ ตั งิ าน 1 1.2 วตั ถปุ ระสงค์การทาค่มู ือการปฏิบัตงิ าน 2 1.3 ขอบเขตการทาคูม่ ือการปฏิบัติงาน 2 1.4 ประโยชน์ทีจ่ ะไดร้ ับ 2 1.5 นยิ ามศัพท์ 2 บทที่ 2 บทบำทหน้ำทีค่ วำมรับผิดชอบ 4 2.1 บทบาทหนา้ ที่ความรบั ผิดชอบของตาแหนง่ 4 2.2 ลกั ษณะงานท่ีปฏบิ ัติ 4 2.3 โครงสร้างการบรหิ ารจดั การ 5 บทท่ี 3 หลักเกณฑ์วิธีกำรปฏิบตั งิ ำนและเงอื่ นไข 8 3.1 หลักเกณฑก์ ารปฏิบัติงาน 8 3.2 วิธกี ารปฏบิ ตั งิ าน 10 3.3 เงอื่ นไขการยืมเงินทดรองจ่าย/ข้อสังเกต/ข้อควรระวังส่ิงทีค่ วรคานึงในการปฏิบัตงิ าน 10 3.4 แนวคิด/งานวิจัยทเ่ี กยี่ วข้อง 13 บทท่ี 4 เทคนิคในกำรปฏิบตั ิงำน 17 4.1 กิจกรรม/แผนปฏิบัติงาน 17 4.2 ขั้นตอนการปฏิบตั งิ าน 17 4.3 วธิ กี ารติดตามและประเมนิ ผลการปฏบิ ตั ิงาน 35 4.4 จรรยาบรรณ/คณุ ธรรม/จรยิ ธรรมในการปฏบิ ัตงิ าน 36 บทที่ 5 ปัญหำอุปสรรคและแนวทำงในกำรแก้ไขและพฒั นำงำน 39 5.1 ปญั หาและอุปสรรคในการปฏบิ ตั ิงาน 39 5.2 แนวทางแก้ไขและพฒั นา 39 บรรณำนุกรม 41 ภำคผนวก 42 ประวตั ิยอ่ ผู้วจิ ยั 71 หน้า ข แผนกการเงนิ และเบกิ จ่าย เขตพ้ืนที่อเุ ทนถวาย

ค่มู ือการปฏิบัตงิ าน เร่ืองการยมื -คนื เงินทดรองจ่าย เขตพน้ื ทอี่ เุ ทนถวาย สำรบัญตำรำง หน้ำ ตำรำงที่ 21 30 ตารางที่ 4-1 แสดงประเภทการยมื และเอกสารประกอบการยมื เงนิ ตารางท่ี 4-2 แสดงประเภทการยืมและหลกั ฐานการจ่าย แผนกการเงินและเบกิ จ่าย เขตพนื้ ที่อเุ ทนถวาย หนา้ ค

ค่มู ือการปฏบิ ตั ิงาน เร่ืองการยมื -คนื เงินทดรองจ่าย เขตพ้ืนทอี่ เุ ทนถวาย สำรบญั ภำพ เรอ่ื ง หนำ้ ภาพท่ี 2-1 ภาพแสดงโครงสร้างคณะวิศวกรรมศาสตร์และสถาปตั ยกรรมศาสตร์ มหาวทิ ยาลัย 5 เทคโนโลยีราชมงคลตะวันออก 6 ภาพที่ 2-2 ภาพแสดงโครงสรา้ งสานักงานวิทยาเขตอุเทนถวาย 7 ภาพที่ 2-3 ภาพแสดงโครงสรา้ งสว่ นงานแผนกการเงนิ และเบกิ จ่าย 19 ภาพท่ี 4-1 แสดงขั้นตอนการยืมเงนิ ทดรองจา่ ย 20 ภาพท่ี 4-2 ภาพแผนภมู ิแสดงขั้นตอนวธิ ีการเสนอขออนมุ ัตเิ งนิ ยมื ทดรองจา่ ย 22 ภาพที่ 4-3 แสดงวิธกี ารกรอกบันทกึ ขออนุมัตยิ มื เงิน 22 ภาพที่ 4-4 แสดงวิธกี ารกรอกสญั ญายืมเงนิ 23 ภาพที่ 4-5 ตัวอย่างใบลงช่ือผู้เขา้ รว่ มโครงการหรือกิจกรรม 24 ภาพท่ี 4-6 ตัวอยา่ งใบเสรจ็ รับเงนิ 24 ภาพที่ 4-7 ตวั อยา่ ง Folio ประกอบใบเสร็จรบั เงิน กรณีเบิกคา่ ที่พัก 25 ภาพที่ 4-8 ตัวอยา่ งใบรบั รองแทนใบเสรจ็ 25 ภาพท่ี 4-9 ตวั อยา่ งใบสาคัญรับเงนิ วทิ ยากร 26 ภาพท่ี 4-10 ตวั อยา่ งแบบ 8708 26 ภาพที่ 4-11 ตัวอย่างแบบ 8708หน้า 2 26 ภาพท่ี 4-12 ตัวอยา่ งแบบ 8708 แนวนอน 26 ภาพท่ี 4-13 ตวั อย่างแบบ บค 4231 27 ภาพที่ 4-14 ตวั อยา่ งการกรอกแบบ บค 005 27 ภาพที่ 4-15 ตวั อยา่ งการกรอกแบบ บค 006 28 ภาพที่ 4-16 ตวั อย่างใบรบั ใบสาคญั 28 ภาพท่ี 4-17 ตวั อย่างใบเสรจ็ รับเงิน 28 ภาพท่ี 4-18 ตวั อยา่ งสญั ญายืมเงนิ 29 ภาพที่ 4-19 ภาพแผนภมู แิ สดงขนั้ ตอนวธิ กี ารเสนอขออนุมตั เิ งนิ ยมื ทดรองจ่าย หนา้ ง แผนกการเงนิ และเบกิ จ่าย เขตพ้ืนท่อี เุ ทนถวาย

ค่มู อื การปฏบิ ัตงิ าน เรื่องการยมื -คนื เงนิ ทดรองจ่าย เขตพ้นื ท่อี เุ ทนถวาย บทท่ี 1 บทนำ 1.1 ควำมเป็นมำและควำมสำคัญของคมู่ อื ปฏิบัตงิ ำน กระทรวงการคลัง ได้ปรบั ปรงุ แกไ้ ขระเบยี บกระทรวงการคลังว่าดว้ ยเงินทดรองราชการ พ.ศ. 2547 โดยยกเลิกระเบียบดังกลา่ ว และกาหนดระเบียบกระทรวงการคลงั ว่าด้วยเงนิ ทดรองราชการ พ.ศ.2562 เพอ่ื ให้ส่วนราชการสามารถนาเงินทดรองราชการรบั จากคลังไปทดรองจ่ายในการปฏิบัติ ราชการได้อย่างรวดเรว็ คล่องตัว และมีประสิทธภิ าพ ซง่ึ ส่วนราชการเจ้าของงบประมาณสามารถนา เงนิ ทดรองราชการท่ีได้รบั จากกระทรวงการคลังไปพิจารณาแบง่ สรรให้หนว่ ยงานในสังกัดตามความ เหมาะสม เมือ่ มีการแบ่งสรรหรือมีการเปลีย่ นแปลงการแบง่ สรรเงนิ ทดรองราชการภายในหนว่ ยงาน ให้ส่วนราชการเจ้าของงบประมาณสามารถเก็บรักษาเงนิ ทดรองราชการเป็นเงินสด ณ ที่ทาการเพื่อ ส า ร อ ง จ่ า ย ไ ด้ ต า ม จ า น ว น ท่ี ร ะ เ บี ย บ ก า ห น ด ส า ห รั บ เ งิ น ท ด ร อ ง ร า ช ก า ร ส่ ว น ที่ เ กิ น ก ว่ า ท่ี กระทรวงการคลังอนญุ าตใหเ้ ก็บรกั ษาเปน็ เงนิ สด ณ ท่ีทาการหน่วยงาน จะต้องนาฝากไว้ในบัญชีเงิน ฝากธนาคารประเภทออมทรัพย์กับธนาคารที่เปน็ รฐั วสิ าหกิจ เนื่องจากมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลตะวันออกมีหน่วยงานในสังกัดหลายแห่งและมี นโยบายในการบริหารจัดการด้านการเงนิ แบบรวมศนู ย์ โดยกองคลังทาหนา้ ที่รบั เงิน-จ่ายเงิน และ เกบ็ รักษาเงนิ รายได้ของมหาวทิ ยาลัยท้ังหมด แตเ่ พื่อความสะดวกและคล่องตัวในการบริหารงานด้าน การเงนิ ของคณะและหน่วยงานต่างๆในสังกัด กองคลังจงึ จัดสรรเงินทดรองราชการให้กับเขตพ้ืนท่ี อุเทนถวาย ซึ่งประกอบด้วย คณะวิศวกรรมศาสตรแ์ ละสถาปัตยกรรมศาสตรแ์ ละสานักงานเขตพ้นื ที่ อุเทนถวาย เป็นจานวนเงิน 1,000,000 บาท เพ่อื นามาทดรองจ่ายในการปฏบิ ัติราชการ ใหเ้ กิดความ รวดเร็ว คลอ่ งตัวและมปี ระสิทธิภาพมากย่ิงข้นี เมือ่ หนว่ ยงานมีภารกจิ และมคี วามจาเปน็ ต้องรบี ดาเนินการกรณจี ดั โครงการฝกึ อบรมสัมมนา หรอื เดนิ ทางไปราชการ เพ่อื ใหภ้ ารกิจเป็นไปตามเป้าหมายท่ีกาหนด ผู้ที่เกย่ี วขอ้ งกับภารกิจงานน้ันๆ หรอื หน่วยงานไปดาเนนิ การก่อนได้เมื่อเสรจ็ ภารกิจแล้วใหร้ ีบสง่ ใบสาคญั ชดใช้เงนิ ยมื และหรอื เงินสด (ถา้ มี) ตามกาหนดเวลาแล้วจึงส่งใบสาคัญตั้งเบิกเงินงบประมาณหรือเงินรายไดช้ ดใช้แล้วแตก่ รณีไป ท้งั นี้ เจา้ หน้าที่การเงินจะต้องควบคมุ เงินสด เงินฝากธนาคาร ลูกหนี้และใบสาคญั เงินทดรองจา่ ยให้ อยู่เท่าวงเงินทดรองจ่าย และผู้บริหารต้องพิจารณากาหนดวงเงินทดรองจ่ายให้เหมาะสมไม่มาก เกินไปหรือนอ้ ยเกินไป จนไม่พอให้ยืมเงินทดรองจ่าย ประกอบกับปัญหาในทางปฏิบัตทิ ่ีอาจเกิดข้ึน จากหลายสาเหตุด้วย ดังน้ันข้าพเจ้าในฐานะเจ้าหน้าท่ีแผนกการเงินและเบิกจ่ายในระดับปฏิบัติการ จึงเห็นควร เขียนคู่มือการปฏิบัติงาน เร่ือง การยืม-คืนเงินทดรองจ่าย เขตพ้ืนที่อุเทนถวาย มหาวิทยาลัย เทคโนโลยีราชมงคลตะวันออก จะกล่าวถึงขั้นตอนต่างๆ เพื่อแนวปฏิบัติเกี่ยวกับเงินทดรองจ่าย พร้อมท้ังรวบรวมระเบียบ คาส่ัง และแนวปฏิบตั ิที่เก่ยี วข้อง เพื่อให้ผบู้ ริหาร เจา้ หน้าทก่ี ารเงนิ ผู้ยืม เงิน และหน่วยงานใชเ้ ปน็ เครื่องมอื ในการปฏิบัติงานได้อย่างถูกตอ้ งตอ่ ไป แผนกการเงินและเบิกจา่ ย เขตพื้นท่ีอเุ ทนถวาย หนา้ 1

คูม่ อื การปฏิบตั งิ าน เรอ่ื งการยมื -คนื เงนิ ทดรองจา่ ย เขตพืน้ ทอี่ ุเทนถวาย 1.2 วัตถปุ ระสงค์กำรทำคู่มือกำรปฏิบตั ิงำน 1. เพือ่ ให้ผู้ทต่ี ดิ ตอ่ ประสานงานกับแผนกการเงนิ และเบกิ จา่ ย ให้เกิดความเข้าใจระเบียบและ ขัน้ ตอนวิธปี ฏิบัตงิ าน 2. เพื่อให้ผู้ใช้บรกิ ารทราบและเข้าใจว่าควรทาอะไรก่อนและหลัง เพราะจะแสดงถึงลาดับ ขนั้ ตอนการทางานที่ชัดเจน (Flow chart) ด้านเงินยืมทดรองจา่ ย การคืนเงินยืมทดรองจ่าย ช่วยให้ การทางานใหม้ ีประสิทธิภาพ 3. เพ่ือให้บุคลากรในหน่วยงานสามารถทางานไปในแนวทางเดยี วกนั 1.3 ขอบเขตกำรทำคมู่ อื กำรปฏิบตั งิ ำน คู่มอื การปฏบิ ัตงิ านงานน้คี รอบคลมุ ข้นั ตอน การยมื เงินทดรองจา่ ย การคืนเงินยมื ทดรองจ่าย การตรวจสอบการจา่ ยเช็ค คมู่ อื ฉบบั นใ้ี ชก้ บั ผู้ปฏิบัตงิ านแผนกการเงินและเบกิ จ่าย และบุคลากร ของ ทกุ หน่วยงาน ภายในเขตพน้ื ท่ีอเุ ทนถวาย มหาวทิ ยาลยั เทคโนโลยีราชมงคลตะวันออก 1.4 ประโยชน์ที่จะไดร้ ับ 1. เพื่อให้เจ้าหน้าท่ีการเงินมีความรู้ ความเข้าใจ ทราบถึงขั้นตอนและวิธีปฏิบัติได้อย่าง ถกู ต้อง 2. ผู้ยืมเงนิ ทดรองจ่ายมีคู่มอื ในการขออนุมัติยืมเงนิ และสง่ ใช้คืนเงินยืมทดรองจ่ายได้อย่าง ถกู ต้องและตรงตามกาหนดระยะเวลาการคืนเงินยืมทดรองจ่าย 3. เพ่ือให้ผู้ปฏิบัติงาน ของคณะ และหน่วยงานภายในมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคล ตะวนั ออก มวี ธิ ขี นั้ ตอนปฏิบตั ทิ ี่เป็น แนวทางเดยี วกนั 4. ช่วยลดการตอบคาถามเพราะคู่มือจะช่วยตอบคาถามที่เกิดขึ้นในการทางานได้อย่าง ชดั เจน 1.5 นิยำมศัพท์ คู่มอื ระบบเงนิ ทดรองราชการได้กาหนดความหมายท่เี กย่ี วข้องตามระเบียบกระทรวงการคลงั ว่าด้วยเงินทดรองราชการ พ.ศ.2562 ข้อ 4 เพือ่ ใหผ้ ู้ท่ีสนใจคู่มอื ฉบบั นม้ี ีความเขา้ ใจไดถ้ ูกต้อง ดังนี้ เงินยืม หมายถึง เงินทีส่ ว่ นราชการจ่ายให้แก่บุคคลใดบุคคลหน่ึงยืมเพ่ือเปน็ ค่าใช้จ่ายในการ เดินทางไปราชการหรอื การปฏิบตั ริ าชการอื่นใด เงินยืมตามระเบียบการเบิกจ่ายเงินจากคลัง การเก็บรักษาเงนิ และการนาเงินส่งคลัง พ.ศ. 2562 ระบุว่า เงินยืม หมายถึง เงินที่ส่วนราชการจ่ายให้แก่บุคคลใดบุคคลหนึ่งเพื่อเป็นค่าใช้จ่ายในการ เดินทางไปราชการหรือการปฏิบัติราชการอ่ืนใด ทั้งนี้ไม่ว่าจะจ่ายจากงบประมาณรายจ่ายหรือเงิน นอกงบประมาณ หนา้ 2 แผนกการเงนิ และเบกิ จา่ ย เขตพ้ืนทอี่ เุ ทนถวาย

คมู่ ือการปฏบิ ัตงิ าน เรือ่ งการยมื -คนื เงินทดรองจา่ ย เขตพนื้ ท่ีอเุ ทนถวาย เงินยืมตามประกาศมหาวิทยาลัยเทคโนโลยรี าชมงคลตะวนั ออก เร่ือง หลักเกณฑ์และแนวปฏิบตั ิการ ยืมเงนิ ทดรองจ่ายจากเงนิ รายได้ พ.ศ.2563 ระบวุ ่า เงนิ ยืม หมายความว่า เงินยืมทดรองจา่ ยเงนิ รายได้มหาวิทยาลยั หรือเงนิ ยืมทดรองจ่ายเงิน หมนุ เวยี นของหน่วยงาน ผู้ยืม หมายถึง ข้าราชการพลเรือนในสถาบันอุดมศึกษาและให้หมายความรวมถึง ลูกจ้างประจา พนักงานในสถาบันอุดมศึกษาหรือพนักงานตามภารกิจ พนักงานราชการ ลู กจ้าง ชวั่ คราว สังกัดเขตพนื้ ทีอ่ ุเทนถวาย มหาวิทยาลยั เทคโนโลยรี าชมงคลตะวันออก เงนิ รำยได้ หมายถึง เงนิ รายได้ของมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลตะวนั ออก ใบรับใบสำคัญ หมายถึง หลักฐานที่แสดงการรับใบสาคัญเพื่อส่งใช้เงินยืมท่ีเจ้าหน้าท่ี ผรู้ ับผิดชอบการรับ-จา่ ย เงินทดรองจา่ ยออกใหแ้ ก่ผูย้ ืม หลกั ฐำนกำรจำ่ ย หมายถึง หลักฐานทแี่ สดงวา่ ไดม้ ีการจา่ ยเงินให้แก่ผูร้ ับ หรือเจา้ หนี้ตามข้อ ผกู พนั โดยถกู ต้องแล้ว ใบสำคญั คู่จำ่ ย หมายถึง หลกั ฐานการจา่ ยทเี่ ปน็ ใบเสร็จรับเงิน หรอื หลกั ฐานที่แสดงว่าได้มี การจา่ ยเงินให้แก่ผ้รู ับหรือเจา้ หนตี้ ามข้อผูกพันแลว้ แผนกการเงนิ และเบิกจา่ ย เขตพน้ื ท่ีอเุ ทนถวาย หนา้ 3

คูม่ อื การปฏิบตั งิ าน เรอ่ื งการยืม-คนื เงนิ ทดรองจา่ ย เขตพ้ืนทอี่ เุ ทนถวาย บทท่ี 2 บทบาทหน้าท่ีความรบั ผดิ ชอบ 2.1 บทบาทหนา้ ที่ความรับผดิ ชอบของตาแหน่ง แผนกการเงนิ และเบกิ จ่าย เป็นหน่วยงานเขตพื้นที่อุเทนถวาย มหาวิทยาลัยเทคโนโลยรี าช มงคลตะวันออก ทางเขตพ้ืนท่ฯี มุ่งเน้นการบริหารจัดการด้านการเงินของหนว่ ยงานภายในเขตพื้นท่ี อุเทนถวายใหบ้ รรลตุ ามเป้าหมายทีก่ าหนดท้งั ด้านการรับเงิน-จ่ายเงนิ คุมงบประมาณ พร้อมใหข้ ้อมูล แก่ผู้บรหิ ารเพ่ือนาไปใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสดุ ในการบริหารควบคุมการบรหิ ารงบประมาณแผ่นดิน และงบประมาณเงินรายได้ให้มีการเบิกจา่ ยเป็นไปตามแผนงาน/โครงการ ให้ทันเวลาและให้เป็นไป ตามกฎ ระเบียบ ข้อบังคับของทางราชการ รวมท้ังใหค้ าปรึกษาและแนะนาด้านการเบิกจ่ายเงินแก่ บคุ ลากรในหนว่ ยงาน 2.2 ลักษณะงานทปี่ ฏบิ ัติ แผนกการเงินและเบิกจา่ ย เขตพื้นทีอ่ ุเทนถวาย มหาวทิ ยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลตะวนั ออก ไดแ้ บง่ ลักษณะงานทปี่ ฏิบัตดิ ้านการเงิน ดงั นี้ 1. งานธรุ การ มีหนา้ ทีค่ วามรบั ผดิ ชอบเก่ยี วกับการรบั เอกสารเบกิ -จา่ ย ลงระบบ e-doc 2. งานงบประมาณ มีหน้าที่ความรับผิดชอบเกี่ยวกับควบคุมการใช้จ่ายเงินงบประมาณท่ี ได้รบั จดั สรรตามแหล่งเงินเช่นเงินงบประมาณและเงนิ รายได้ เงนิ รบั ฝากประเภทตา่ งๆ ให้เป็นไปตาม กฎระเบยี บการเบิกจ่ายเงิน 3. งานยืมเงินทดรองราชการ มีหนา้ ที่ความรบั ผิดชอบเก่ียวกับการตรวจสอบเอกสารการยืม เงิน ตรวจสอบลูกหนี้ ชดใช้ใบสาคัญ การจัดทาทะเบยี นคุมเงินทดรองจ่าย ทะเบียนคุมลูกหนีเ้ งินยืม ทดรองจ่าย ทะเบียนคมุ ใบสาคัญเงนิ ทดรองจา่ ย ตดิ ตามการคืนเงิน ตรวจสอบเอกสาร และเขียนเช็ค ใหก้ ับผู้ยืมเงิน 4. งานรบั เงนิ มีหน้าท่ีความรับผิดชอบเกี่ยวกบั รับเงินรายได้ค่าเล่าเรียนและเงนิ รายได้อ่ืนๆ และสรปุ รายงานการรับเงนิ ประจาวนั รายงานเงินคงเหลอื ประจาวัน 5. งานเบิกจ่าย มหี น้าท่ีความรับผดิ ชอบเก่ียวกับการตรวจสอบเอกสารเบิกจา่ ย จัดทาฎีกา เบกิ -จา่ ยเงินงบประมาณตา่ งๆใหเ้ ป็นไปตามกฎ ระเบียบ ขอ้ บังคับ ที่เกย่ี วขอ้ ง หนา้ 4 แผนกการเงินและเบกิ จ่าย เขตพืน้ ท่อี เุ ทนถวาย

ค่มู ือการปฏบิ ัติงาน เรอื่ งการยมื -คืนเงนิ ทดรองจา่ ย เขตพ้ืนทอี่ ุเทนถวาย 2.3 โครงสรา้ งการบรหิ ารจดั การ ภาพที่ 2-1 ภาพแสดงโครงสร้างคณะวิศวกรรมศาสตร์และสถาปัตยกรรมศาสตร์ มหาวิทยาลัย เทคโนโลยีราชมงคลตะวนั ออก ทมี่ า : แผนพฒั นาคณะวิศวกรรมศาสตร์และสถาปัตยกรรมศาสตร์ ประจาปีงบประมาณ พ.ศ.2563- 2565 แผนกการเงินและเบกิ จา่ ย เขตพ้นื ทอ่ี เุ ทนถวาย หน้า 5

คูม่ ือการปฏบิ ตั งิ าน เร่อื งการยืม-คนื เงินทดรองจา่ ย เขตพนื้ ทอี่ ุเทนถวาย ภาพท่ี 2-2 ภาพแสดงโครงสร้างสานักงานวทิ ยาเขตอุเทนถวาย ท่ีมา : แผนปฏิบัติราชการประจาปี พ.ศ.2564 สานักงานวิทยาเขตอุเทนถวาย มหาวิทยาลัย เทคโนโลยีราชมงคลตะวนั ออก หนา้ 6 แผนกการเงนิ และเบิกจา่ ย เขตพ้ืนท่ีอเุ ทนถวาย

คูม่ อื การปฏบิ ตั งิ าน เรอ่ื งการยมื -คนื เงนิ ทดรองจ่าย เขตพืน้ ที่อเุ ทนถวาย ภาพท่ี 2-3 ภาพแสดงโครงสร้างสว่ นงานแผนกการเงนิ และเบกิ จา่ ย แผนกการเงนิ และเบิกจา่ ย เขตพน้ื ทอ่ี เุ ทนถวาย หน้า 7

คมู่ ือการปฏบิ ัตงิ าน เร่อื งการยมื -คืนเงินทดรองจ่าย เขตพน้ื ทีอ่ เุ ทนถวาย บทท่ี 3 หลักเกณฑ์วิธกี ารปฏบิ ัตงิ านและเง่อื นไข 3.1 หลักเกณฑก์ ารปฏิบตั งิ าน กระทรวงการคลังได้กาหนดระเบียบและวิธีการเก่ียวกับการขออนุมัติยืมเงินได้ตามระเบียบ การเบิกจ่ายเงินจากคลัง การเก็บรักษาเงิน และการนาเงินส่งคลัง พ.ศ.2562 ในหมวดที่ 5 การเบิก จ่ายเงนิ ยมื แต่เนื่องจากมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลตะวันออกมีรายไดท้ ส่ี ามารถจัดเก็บไว้ใชจ้ ่าย ได้โดยไม่ต้องนาส่งกระทรวงการคลัง ตามประกาศของมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลตะวันออก เร่ือง หลกั เกณฑแ์ ละแนวปฏบิ ตั ิการยมื เงินทดรองจ่ายจากเงินรายได้ พ.ศ.2563 1. นโยบายในการบรหิ ารเงนิ ยืมทดรองจ่าย ดังท่ีกล่าวมาแล้วข้างต้นว่าเพ่ือความสะดวกและคล่องตัวในการดาเนินงานของมหาวิทยาลัย จึงใช้เงินรายได้ให้บุคลากรยืมเงินทดรองจ่ายไปก่อนเพื่อดาเนินการให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่ ได้รับการ อนุมัติ มีแผนกการเงินและเบิกจ่ายเป็นหน่วยงานที่ให้บริการด้านเงินยืมทดรองจ่าย เพื่อความสะดวก รวดเร็วและดาเนินงานให้เสร็จตามเวลาท่ีกาหนดไว้ มหาวิทยาลัยจึงมอบอานาจให้รองอธิการบดี ประจาเขตพื้นท่ีอุเทนถวาย เป็นผู้อนุมัติเงินยืมได้ และให้บริหารเงินยืมทดรองจ่ายอยู่ภายในวงเงินที่ ได้รับอนมุ ัตไิ ม่เกิน 1,000,000 บาท และมีเพยี งพอสาหรบั ให้บุคลากรยืมทุกช่วงเวลา มหาวิทยาลัยได้ กาหนดให้มีการติดตามเงินยืมค้างนานเกินกาหนด และหากติดตามแล้วยังไม่ส่งใช้คืนเงินยืมจะ ดาเนนิ การหกั เงินเดือน และลงโทษตามระเบยี บท่เี กีย่ วข้อง 2. ระเบียบ ประกาศ หนังสอื สง่ั การทีใ่ ช้บังคบั ในการปฏบิ ตั งิ าน 2.1 ระเบียบการเบิกจ่ายเงินจากคลัง การเก็บรักษาเงินและการนาเงินส่งคลัง พ.ศ. 2562 2.2 ประกาศมหาวิทยาลัยเทคโนโลยราชมงคลตะวันออก เร่ือง หลักเกณฑ์และแนว ปฏิบตั ิการยืมเงินทดรองจ่ายจากเงนิ รายได้ พ.ศ.2563 2.3 ระเบียบกระทรวงการคลงั วา่ ด้วยเงินทดรองราชการ พ.ศ. 2562 2.4 ระเบียบคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดิน ว่าด้วยวินัยทางงบประมาณและการ คลัง พ.ศ.2544 3. หลกั เกณฑก์ ารขออนุมัติยืมเงินทดรองจา่ ย 3.1 รายจ่ายทยี่ มื เงินได้ เงินยมื มีวัตถุประสงค์เพ่ือให้หน่วยงานหรือบุคคลยืมเพ่ือนาไปจ่ายในการดาเนินงานในหน้าที่ และการปฏิบัติงานของหน่วยงาน ในกรณีมีความจาเป็นท่ีต้องมีการจ่ายเงินสดก่อน ดังน้ัน การขอยืม เงินจึงต้องอยู่ภายใต้เหตุผลความจาเป็นท่ีต้องมีการจ่ายเงินสดล่วงหน้า ท้ังน้ีภายใต้หลักเกณฑ์ท่ี กาหนด มหาวิทยาลัยจะให้ยืมเงินทุนหมุนเวียนแก่หน่วยงานท่ีมีระบบบริหารการเงินอยู่ภายใต้การ จัดการของมหาวิทยาลัยและบุคคลในสังกัดหน่วยงานดังกล่าวเป็นผู้มีสิทธิขอยืมเงิน ซ่ึงจะต้องเป็น ค่าใช้จา่ ย ดงั นี้ 3.1.1 คา่ ใช้จา่ ยเดนิ ทางไปราชการ 3.1.2 ค่าใชจ้ า่ ยในการฝกึ อบรม สมั มนา ศึกษาดงู าน หน้า 8 แผนกการเงนิ และเบกิ จา่ ย เขตพน้ื ที่อเุ ทนถวาย

คมู่ ือการปฏบิ ัติงาน เรอ่ื งการยมื -คืนเงนิ ทดรองจ่าย เขตพน้ื ทอ่ี ุเทนถวาย 3.1.3 คา่ ใชจ้ า่ ยในการจัดประชุม 3.1.4 ค่าใชจ้ ่ายในการวจิ ัยหรือการใหบ้ รกิ ารวิชาการ 3.1.5 ค่าใช้จา่ ยเกยี่ วกบั คา่ สาธารณปู โภคกรณีมใี บแจ้งหนี้ 3.1.6 ค่าพัสดุที่ติดต่อโดยตรงกับผู้จาหน่ายจากต่างประเทศ หรือค่าพัสดุท่ี ผู้จาหนา่ ยไมใ่ ห้สินเช่ือแก่สว่ นราชการ 3.1.7 ในกรณีที่มีความจาเป็นไม่สามารถจ่ายตรงได้ โดยให้อยู่ในดุลพินิจ ของหัวหน้าส่วนราชการ อาจยืมเพ่ือจ่ายเป็นค่าสอนของอาจารย์พิเศษ ค่าตอบแทนวิทยากรที่เป็น บุคคลภายนอกมหาวิทยาลัย 3.2 ผู้มสี ทิ ธยิ์ ืมเงินทดรองจ่าย 3.2.1 ขา้ ราชการพลเรือนในสถาบันอดุ มศกึ ษา 3.2.2 ลกู จา้ งประจา 3.2.3 พนักงานในสถาบนั อุดมศกึ ษา หรือ พนักงานตามภารกจิ 3.2.4 พนักงานราชการ 3.2.5 ลูกจ้างชวั่ คราว วงเงินยมื ได้ไมเ่ กนิ 20,000 บาท(สองหมน่ื บาทถ้วน) หมายเหตุ ผู้มีสิทธิ์ยืมเงินจะต้องไม่เป็นผู้ท่ีค้างเงินยืมที่เกินกาหนดระยะเวลาในสัญญา การยืมเงินทดรองจ่าย หากมีความจาเป็นไม่อาจยืมได้ด้วยตนเอง อาจมอบหมายเป็นลายลักษณ์ อกั ษรใหผ้ มู้ ีสทิ ธิยืมแทนได้ 3.3 ผู้ที่เกยี่ วขอ้ งตามหลกั เกณฑ์การปฏบิ ัติงาน 3.3.1 ผู้ยืม มีหน้าท่ียืมเงินทดรองจ่ายจากงานคลัง และส่งใช้คืนเงินยืมให้ ครบถ้วนและถกู ตอ้ งตามกาหนดระยะเวลาการคืนเงินยืม 3.3.2 หัวหน้าส่วนราชการของผู้ยืม มีหน้าที่ลงนามในบันทึกการขออนุมัติ ยืมเงนิ การส่งใชใ้ บสาคัญชดใชเ้ งินยืม 3.3.3 เจา้ หน้าทก่ี ารเงนิ มีหน้าท่ี - ตรวจสอบสัญญาการยืมเงิน และหลกั ฐานประกอบให้ครบถว้ นถกู ต้อง - ดาเนินการเขยี นเชค็ เงนิ ยมื ให้กบั ผู้ยืม - แจ้งผยู้ มื ใหม้ ารบั เชค็ เงนิ ยมื - ตรวจสอบเอกสารการสง่ ใช้คนื เงนิ ยมื ให้ครบถว้ นถูกตอ้ ง - ติดตามเร่งรดั ลูกหนี้เกินกาหนด - ออกใบรับเงิน และหรอื ใบรับใบสาคัญ 3.3.4 หวั หนา้ แผนกการเงนิ และเบกิ จา่ ย มหี น้าที่ - ตรวจสัญญาการยมื เงิน และหลักฐานประกอบให้ครบถ้วนถกู ตอ้ ง - บันทึกเสนอรองอธิการบดอี นมุ ตั แิ ละลงนามในสัญญายืมเงิน - ตรวจสอบเชค็ และลงนามในเช็คและสัญญาการยมื เงิน - เสนอรองอธิการบดลี งนามในหนังสือตดิ ตามเรง่ รัดลกู หนคี้ ้างเกินกาหนด - ควบคุม กากับ ดูแล เงินยืมทดรองจ่ายให้อยู่ภายในวงเงินท่ีได้รับอนุมัติ จากมหาวิทยาลัย (1,000,000 บาท) แผนกการเงนิ และเบิกจา่ ย เขตพ้นื ทอี่ เุ ทนถวาย หน้า 9

ค่มู ือการปฏบิ ตั ิงาน เรอ่ื งการยืม-คืนเงินทดรองจา่ ย เขตพน้ื ทอ่ี เุ ทนถวาย 3.3.5 รองอธกิ ารบดีหรอื ผู้ท่ไี ดร้ บั มอบอานาจให้ปฏบิ ัติงานแทนอธกิ ารบดี - กาหนดนโยบายเกยี่ วกบั เงนิ ยืมทดรองจา่ ย - เสนอปรับปรุง แก้ไข ประกาศ และหลักเกณฑ์เก่ียวกับการยืมเงินให้ คล่องตวั และรดั กุม - ตรวจสอบสัญญาการยืมเงินและหลักฐานประกอบให้ครบถ้วน ถูกต้อง อนมุ ัติ และลงนามอนุมัตใิ นสญั ญายมื เงิน - ลงนามในเช็ค - ลงนามในหนังสอื ติดตามเร่งรัด และหกั เงนิ เดือนผ้ยู มื 3.4 ผูม้ อี านาจอนุมตั กิ ารยืมเงินทดรองจา่ ย การจ่ายเงินยืมทุกคร้ัง จะต้องเสนอเร่ืองให้ผู้มีอานาจพิจารณาอนุมัติให้ยืมเงินก่อน เจ้าหน้าท่ีการเงินถึงจะจ่ายเงินได้ ซ่ึงผู้มีอานาจอนุมัติเงินยืมทดรองจ่ายของเขตพื้นท่ีอุเทนถวาย มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลตะวันออกได้แก่ อธิการบดี รองอธิการบดีหรือผู้ที่ได้รับมอบอานาจ กรณียืมเงินจากงานคลังเขตพ้ืนท่ีอุเทนถวายในวงเงนิ ไม่เกิน 1,000,000 บาท ตามคาสั่งมหาวิทยาลัย เทคโนโลยีราชมงคลตะวันออก ที่ 1154/2563 ลงวันที่ 11 กันยายน พ.ศ.2563 เร่ือง มอบอานาจให้ รองอธกิ ารบดี กากบั การบริหาร สัง่ และปฏิบตั ริ าชการแทนอธกิ ารบดี 3.2 วิธีการปฏบิ ัติงาน ผยู้ ืมเงนิ จะต้องศึกษาระเบียบท่ีเก่ยี วข้องในการปฏบิ ตั ิงานใหเ้ ข้าใจเป็นอย่างดีเมอ่ื ไดร้ บั อนุมัติ ให้ยืมเงินทดรองจ่าย จาต้องปฏิบัติตามระเบียบท่ีเกี่ยวข้องและหากหลักฐานการจ่ายเงินไม่ถกู ต้องจะ ไมส่ ามารถเบกิ จา่ ยตามระเบยี บได้ 3.3 เง่ือนไขการยมื เงนิ ทดรองจา่ ย/ข้อสงั เกต/ขอ้ ควรระวงั สง่ิ ทค่ี วรคานงึ ในการปฏบิ ตั ิงาน 1. เงอ่ื นไขการยมื เงนิ ทดรองจา่ ย การขออนุมัติยืมเงินเพ่ือใช้จ่ายในราชการ ผู้ยืมจะต้องปฏิบัติตามระเบียบ ประกาศ คาส่ัง แนวปฏิบตั ิของมหาวิทยาลัยราชมงคลตะวันออก เงนิ ยืมทดรองจ่ายเพื่อการอ่ืน ให้ยืมได้ตามค่าใช้จา่ ย เท่าท่ีจ่ายจริงและจาเป็นต้องจา่ ยตามระยะเวลาท่ีมคี วามจาเป็นต้องใช้เงิน ทง้ั นใี้ ห้แสดงในแผนการใช้ จ่ายเงิน แต่ต้องไม่เกินวงเงินงบประมาณท่ีได้รับและต้องมีงบประมาณหรือแหล่งเงินท่ีรองรับการ เบกิ จ่ายเพ่อื ส่งใชเ้ งนิ ยมื สรุปสาระสาคัญได้ดังน้ี 1.1 เง่อื นไขการยืมเงินทดรองจา่ ย 1.1.1 การขอยืมเงินเพื่อใช้จ่ายในเรื่องใด หน่วยงานจะต้องได้รับอนุมัติให้ ดาเนินการในเร่ืองน้ันๆ ก่อน เช่น ขออนุมัติโครงการประชุมสัมมนา ขออนุมัติจัดประชุม คณะกรรมการคณะฯ ขออนมุ ตั เิ ดนิ ทางไปราชการ ฯลฯ โดยมีเงินงบประมาณให้เบิกจา่ ยเพียงพอ 1.1.2 กรณีขอยืมเงินเพื่อทดรองจ่ายโครงการต่างๆ หากมีงบประมาณค่า วัสดุ ใหห้ ักค่าวัสดุเพอื่ ใหแ้ ผนพัสดุจัดซอ้ื ให้ขอยมื เงนิ ตามจานวนท่หี กั ค่าวสั ดไุ วแ้ ล้ว 1.1.3 ผู้ยืมทาบันทึกข้อความยืมเงิน 1 ฉบับ และสัญญาการยืมเงิน 2 ฉบับ ต้นฉบับ 1 สาเนา 1 ตามแบบท่ีกองคลัง มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลตะวันออก กาหนด และ หนา้ 10 แผนกการเงนิ และเบิกจา่ ย เขตพื้นท่ีอเุ ทนถวาย

คูม่ อื การปฏบิ ัติงาน เร่อื งการยมื -คนื เงนิ ทดรองจ่าย เขตพน้ื ทอ่ี เุ ทนถวาย รับรองว่าจะปฏิบัติตามระเบียบหรือข้อบังคับของทางราชการ และจะนาใบสาคัญคู่จ่ายที่ถูกต้อง รวมท้ังเงินเหลือจ่ายส่งใช้คืนตามที่กาหนดเวลา ถ้าไม่ส่งตามกาหนดก็จะชดใช้หรือยินยอมให้ทาง ราชการหกั เงินเดอื น เงินค่าจ้าง เงินประจาตาแหน่ง เงนิ ค่าตอบแทน บาเหน็จ บานาญ หรือเงนิ อื่นใด ที่ผู้ยืมเงินมีสิทธ์ิได้รับจากทางมหาวิทยาลัย เพื่อชาระคืนเงินยืมจนกว่าจะครบถ้วน ตามประกาศ มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลตะวันออก เรื่อง หลักเกณฑ์และแนวปฏิบัติการยืมเงินทดรองจ่าย จากเงนิ รายได้ พ.ศ.2563 หมวด 6 ข้อ 30 1.1.4 ผู้ยืมต้องไม่มีเงินยืมค้างชาระจึงจะยืมเงินใหม่ได้ ตามประกาศ มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลตะวันออก เรื่อง หลักเกณฑ์และแนวปฏิบัติการยืมเงินทดรองจ่าย จากเงินรายได้ พ.ศ.2563 หมวด 2 ขอ้ 12 1.1.5 แนบหนังสือที่ได้รับอนุมัติให้ดาเนินการตามข้อ 1 พร้อมประมาณ การค่าใช้จ่าย ตามประกาศมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลตะวันออก เรื่อง หลักเกณฑ์และแนว ปฏิบตั ิการยืมเงินทดรองจ่ายจากเงินรายได้ พ.ศ.2563 หมวด 3 ข้อ 15 1.1.6 แนบบันทึกขออนุมตั ิยืมเงนิ พร้อมสัญญายืมเงนิ โดยให้รองอธิการบดี ผู้รบั มอบอานาจลงนาม 1.1.7 ให้ย่ืนเร่ืองถึงแผนกการเงินฯก่อน 5 วันทาการ ก่อนวันที่มีความ จาเป็นต้องใชเ้ งิน 1.1.8 กรณีผู้ยืมไม่สามารถมารับเช็คได้ด้วยตนเอง ให้จัดทาหนังสือมอบ อานาจใหผ้ ู้อ่ืนรบั เงินยืมทดรองจา่ ยแทน 1.2 ระยะเวลาการส่งใช้เงนิ ยืมทดรองจ่าย เมื่อผู้ยืมปฏิบัติงานตามวัตถุประสงค์ของการยืมเงินทดรองจ่ายเสร็จส้ินแล้ว ให้รีบ ดาเนนิ การส่งใช้เงินยืมใหเ้ สรจ็ สนิ้ ภายในกาหนดเวลาตามระเบียบ/ประกาศท่เี กี่ยวข้องโดยเร็ว ดงั นี้ 1.2.1 กรณเี ดนิ ทางไปราชการ ให้ส่งใชเ้ งนิ ยืม (ใบสาคัญหรือเงินสด) ย่ืนต่อ แผนกการเงินฯภายใน 15 วัน นับจากวนั เดินทางกลับมาถึง ตามประกาศมหาวิทยาลยั เทคโนโลยรี าช มงคลตะวันออก เร่ืองหลักเกณฑ์และแนวปฏิบัติการยืมเงินทดรองจ่ายจากเงินรายได้ พ.ศ.2563 ข้อ 20.1 1.2.2 กรณีค่าใช้จ่ายฝึกอบรม สัมมนา ศึกษาดูงาน ให้ส่งใช้เงินยืม (ใบสาคัญหรือเงินสด) ยื่นต่อแผนกการเงินฯภายใน 30 วัน นับจากวันส้ินสุดกิจกรรม ตามประกาศ มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลตะวันออก เร่ืองหลักเกณฑ์และแนวปฏิบัติการยืมเงินทดรองจ่าย จากเงินรายได้ พ.ศ.2563 ข้อ 20.2 1.2.3 กรณีค่าใช้จ่ายอื่นๆนอกเหนือจากข้างต้น ให้ส่งใช้เงินยืม(ใบสาคัญ หรือเงินสด) ยื่นต่อแผนกการเงินฯให้เร็วที่สุดแต่ไม่เกิน 15 วันนับจากวันท่ีดาเนินการแล้วเสร็จ ตาม ประกาศมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลตะวันออก เรื่องหลักเกณฑ์และแนวปฏิบัติการยืมเงินทด รองจา่ ยจากเงินรายได้ พ.ศ.2563 ขอ้ 20.3 1.2.4 ในกรณีท่ีผู้ยืมมิได้ชาระคืนเงินภายในกาหนดให้แผนกการเงินฯเรียก ชดใช้เงนิ ยืมตามเง่ือนไขในสัญญาการยืมเงินให้เสร็จสินไปโดยเร็วอย่างช้าไม่เกิน 7 วัน นับแต่วันครบ กาหนด แผนกการเงนิ และเบิกจา่ ย เขตพืน้ ทอ่ี เุ ทนถวาย หนา้ 11

คมู่ อื การปฏบิ ัตงิ าน เร่อื งการยมื -คนื เงนิ ทดรองจา่ ย เขตพื้นที่อเุ ทนถวาย ในกรณีที่ไม่อาจปฏบิ ัติได้ตามวรรคแรก ให้แผนกการเงินรายงานให้รอง อธิการบดีฯทราบเพื่อพจิ ารณาสัง่ การตามสญั ญาเงนิ ยมื ต่อไป ตามประกาศมหาวิทยาลยั เทคโนโลยี ราชมงคลตะวันออก เร่ืองหลักเกณฑ์และแนวปฏิบัติการยืมเงินทดรองจ่ายจากเงินรายได้ พ.ศ.2563 ขอ้ 29-31 1.2.5 กรณีที่ผู้ยืมได้ส่งใบสาคัญคู่จ่ายล้างเงินยืมแล้วมีเหตุทักท้วงให้แผนก การเงินฯแจ้งข้อทักท้วงให้ผู้ยืมทราบโดยด่วนแล้วให้ผู้ยืมปฏิบัติตามคาทักท้วงภายใน 7 วัน นับจาก วันท่ีได้รับคาทักท้วง หากผู้ยืมมิได้ดาเนินการตามคาทักท้วงและไม่ได้ช้ีแจงเหตุผลให้แผนกการเงินฯ ทราบ ให้ แผนกการเงนิ ฯดาเนินการตามเง่อื นไขในสญั ญาการยืมเงนิ โดยถอื ว่าผยู้ ืมยังมไิ ด้ส่งใช้เงนิ ยืม เท่าจานวนที่ทักท้วงน้ัน ตามประกาศมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลตะวันออก เร่ืองหลักเกณฑ์ และแนวปฏิบตั ิการยืมเงินทดรองจา่ ยจากเงินรายได้ พ.ศ.2563 ข้อ 22 1.3 หลักฐานประกอบการขออนมุ ัติการยมื เงินทดรองจ่าย เม่ือหน่วยงานหรือเจ้าหนี้ที่ได้รับอนุมัติให้ดาเนินการในเร่ืองต่างๆ แล้ว ให้พิจารณา ในเรื่องนั้นว่าสามารถยืมเงินเพ่ือไปใช้จ่ายในราชการได้ตามรายละเอียดข้างต้นหรือไม่ หากสามารถ กระทาได้ ให้ขออนมุ ตั ิยืมเงินทดรองจา่ ยจากงานคลงั เขตพน้ื ทีอ่ เุ ทนถวาย โดยแนบหลักฐาน ดงั น้ี 1.3.1 หนังสอื ทห่ี ัวหน้าหน่วยงานอนมุ ตั ิใหด้ าเนินการ และหนังสือขออนมุ ัติ เปล่ียนแปลง วัน เวลา สถานที่ รายการ ตัวบุคคล(ถ้ามี) และเอกสารประกอบ เช่น บันทึกขออนุมัติ เดนิ ทางไปราชการ บันทึกขออนุมตั โิ ครงการและดาเนินงานโครงการ ประมาณการคา่ ใชจ้ า่ ย เป็นตน้ 1.3.2 สัญญายมื เงนิ 2 ฉบบั 1.3.3 ประมาณการค่าใชจ้ า่ ยเดินทางไปราชการ 1.3.4 หนงั สือขออนุมตั ยิ มื เงินโดยหวั หน้าหนว่ ยงานเปน็ ผ้ลู งนาม 1.4 หลกั ฐานประกอบการส่งใช้เงินยมื ทดรองจ่าย เมื่อผู้ยืมดาเนินการตามวัตถุประสงค์ จะต้องเก็บหลักฐานท้ังหมดไว้ในท่ีปลอดภัย และตรวจสอบใหถ้ ูกต้อง ครบถ้วน ตามจานวนเงนิ ทจ่ี า่ ยไป พรอ้ มทง้ั รวบรวมหลักฐานท้ังหมดมาส่งใช้ เงนิ ยมื ทแี่ ผนกการเงินฯ เขตพนื้ ทอ่ี ุเทนถวาย ดงั น้ี 1.4.1 หลกั ฐานการขออนมุ ตั ยิ มื เงินทดรองจา่ ยท้ังหมด 1.4.2 หลักฐานการขออนมุ ตั ิและการจา่ ยเงนิ ทัง้ หมด เช่น - กรณีขออนุมัติเดินทางไปราชการ ต้องมีเอกสารประกอบด้วย หนังสือขออนุมัติเดินทางไปราชการ รายงานการเดินทาง(แบบ 8708) ใบรับรองแทนการจ่ายเงินค่า พาหนหะรบั จ้าง คา่ บัตรโดยสารเครอื่ งบนิ รถทวั ร์ รถไฟ ใบเสรจ็ รบั เงนิ ค่าทางด่วน ใบเสร็จรบั เงนิ ค่าท่ี พัก เปน็ ตน้ - กรณีจัดโครงการฝึกอบรม ต้องมีเอกสารประกอบด้วย โครงการ ที่ได้รบั อนมุ ัติ ใบเสรจ็ รับเงนิ หรือใบสาคัญรบั เงินค่าอาหาร/อาหารว่าง ใบเสรจ็ รับเงินคา่ ท่พี กั รายงาน การเดินทางไปราชการ (ถ้ามี) ใบลงทะเบียนผู้เข้าร่วมฝึกอบรม หนังสือเชิญวิทยากร ใบสาคัญรับเงิน สาหรับวทิ ยกร เปน็ ต้น 1.4.3 บนั ทกึ ข้อความเรื่องขอสง่ ใชใ้ บสาคญั หน้า 12 แผนกการเงนิ และเบกิ จ่าย เขตพื้นทอ่ี เุ ทนถวาย

คู่มอื การปฏบิ ตั งิ าน เร่อื งการยืม-คนื เงินทดรองจ่าย เขตพ้นื ทีอ่ ุเทนถวาย 2. ข้อสังเกต/ข้อควรระวงั ส่งิ ทีค่ วรคานึงถึงในการปฏบิ ตั งิ าน 2.1 ผู้ยืมต้องส่งสัญญาการยืมเงินท่ีได้รับการอนุมัติแล้วให้กับแผนกการเงิน เขต พืน้ ที่อุเทนถวายกอ่ นลว่ งหน้าอย่างนอ้ ย 5 วันทาการ 2.2 เจ้าหน้าท่ีแผนกการเงินฯควรตรวจสอบก่อนว่าผู้ยืมมีเงินยืนค้างชาระหรือไม่ รายการคา่ ใชจ้ า่ ยท่ขี ออนมุ ัตยิ ืมเงนิ ถูกต้องหรอื ไม่ และยืมเงินมากเกินความจาเป็นหรอื ไม่ 2.3 กรณียืมเงินเพ่อื เดินทางไปราชการ (1) ให้คานวณค่าเบ้ียเลี้ยงโดยใช้อัตราและจานวนวันท่ีมีสิทธิ์เบิก ตาม หลักเกณฑ์ทีก่ ระทรวงการคลงั กาหนด (2) ให้คานวณค่าที่พักในอัตราตามที่กระทรวงการคลัง และมหาวิทยาลัย กาหนด (3) คา่ พาหนะประจาทางให้ยืมไดต้ ามสทิ ธ์ิท่กี ระทรวงการคลังกาหนด (4) ค่าพาหนะรับจ้างให้ยืมได้ตามสิทธิ์ทีกระทรวงการคลัง และ มหาวทิ ยาลยั กาหนด (5) คา่ พาหนะส่วนตัวให้ยืมได้ตามสิทธ์ิทีก่ ระทรวงการคลังกาหนดและแนบ ระยะทางกรมทางหลวงประกอบการพจิ ารณา 2.4 กรณียมื เงินเพื่อเดินทางไปตา่ งประเทศ เน่ืองจากมีระเบียบและวิธีการปฏิบัติท่ีเก่ียวข้องหลายอยา่ ง การดาเนินการค่อนข้าง ยุ่งยากและเป็นปัญหาในการเบิกจ่ายมาก ผู้ยืมควรสอบถามเจ้าหน้าที่แผนกการเงินฯให้ชัดเจนก่อน เดนิ ทาง ว่าสามารถเบกิ รายการคา่ ใช้จา่ ยใดได้บ้าง และใช้หลกั ฐานอะไรประกอบการส่งใช้เงินยืมบ้าง 2.5 กรณีมีการเปลี่ยนแปลงวัน เวลา สถานท่ี ให้แนบหนังสือท่ีได้รับอนุมัติให้ เปลย่ี นแปลงดว้ ย 2.6 การส่งคนื เงนิ ยืมควรให้เจ้าหน้าที่แผนกการเงินฯตรวจสอบเอกสารประกอบการ สง่ ใช้เงินยืมให้ครบถ้วน ถูกต้อง 3.4 แนวคิด/งานวจิ ัยท่เี ก่ียวข้อง 1. พัฒนากระบวนการยืมเงินทด 1. กรอบแนวคิด รองราชการ เขตพน้ื ที่อเุ ทนถวาย มหาวิทยาลยั เทคโนโลยรี าชมงคล กฏ ระเบยี บและข้อบังคบั อื่นท่ี ตะวนั ออก เกยี่ วข้องกับกระบวนการยืม 2. คู่มือปฏบิ ัติงานการยมื -คนื เงินทด เงินทดรองจ่าย รองราชการ เขตพืน้ ท่ีอุเทนถวาย มหาวทิ ยาลัยเทคโนโลยรี าชมงคล ตะวนั ออก แผนกการเงนิ และเบกิ จ่าย เขตพนื้ ที่อเุ ทนถวาย หนา้ 13

คมู่ อื การปฏบิ ตั ิงาน เรอื่ งการยมื -คนื เงนิ ทดรองจ่าย เขตพื้นที่อุเทนถวาย 2. วิเคราะห์/วิจัยท่เี ก่ยี วข้อง จากการศึกษางานวเิ คราะห์/วจิ ัยท่เี กีย่ วข้อง ไดร้ วบรวมข้อมูลกับการศึกษาเงินยืมทดรองจา่ ย ราชการ พบงานวิจัยท่เี ก่ยี วข้องดงั น้ี เบ็ญจพรรณ พันธุบุญเลิศ (2550) ได้ศึกษาระบบเงินยืมทดรอง ระบุปัญหาที่พบพร้อมท้ัง เสนอแนะแนวทางการแกไ้ ขปัญหาที่อาจจะเกดิ ขึ้นจากการใช้ระบบเงินยมื ทดรองผ่านระบบ เครือข่าย บัญชีสามมิติ และจัดทาคู่มือปฏิบัติงานของระบบเงินยืมทดรองผ่านระบบเครือข่ายบัญชี สามมิติ ปัญหาท่ีพบคือ เกิดจากการทางานของระบบและมีข้ันตอนการปฏิบัติงานที่ซับซ้อน และ การทางาน ของเครื่องคอมพิวเตอร์แม่ข่ายเกิดปัญหา จากปัญหาดังกล่าวจึงเสนอกแนวทางของกฎรเบียบและ ข้อบังคับฯที่เก่ียวข้องเพ่ือให้กระบวนการถูกต้องและลดความผิดพลาดท่ีอาจจะเกิดขึ้นจากการ ปฏิบัติงานทาให้การรายงานท่ีเกิดขึ้นมีความถูกต้อง ผู้ปฏิบัติงานทาการเบิกจ่ายเงินยืมทดรองได้ ทนั เวลาและติดตามการชาระคืนเงนิ ของลูกหนี้ เงินยืมทดรองได้นอกจากนผ้ี บู้ ริหารสามารถตรวจสอบ ความเคล่ือนไหวของเงินยืมทดรองได้ ระบบเงินยืมทดรองผ่านระบบเครือข่ายบัญชีสามมิติมีข้ันตอน การทางานท้ังหมด 6 ขั้นตอน ผู้ศึกษาได้อธิบายรายละเอียดการปฏิบัติงานของแต่ละขั้นตอน ซึ่ง สามารถนามาใชเ้ ปน็ ค่มู อื ปฏิบัติ งานเพื่อให้การปฏบิ ัติงานมี ความสะดวกและมีประสิทธิภาพย่ิงขึน้ วนิดา ปอน้อย (2553) ได้ศึกษาเร่ือง ความเส่ียงจากการปฏิบัติไม่เป็นไปตามกฎระเบียบ ขอ้ บังคับด้านการเงินและพสั ดุ พบว่า กฎ ระเบียบ ข้อบงั คบั ทางด้านการเงนิ และพสั ดมุ ีข้ันตอนย่งุ ยาก ซับซ้อนยากต่อการทาความเข้าใจ ล้าสมัยไม่เหมาะสมกับสภาพงานปัจจุบัน เจ้าหน้าที่ ผู้ปฏิบัติงาน ขาดความรู้ความเข้าใจในระเบียบที่ใช้ในการปฏิบัติงาน ไม่สามารถถ่ายทอดความรู้ให้ ผู้เก่ียวข้อง เข้าใจได้ รัชนี ไชยศาสตร์ (2553) เพื่อศึกษาปัญหาอุปสรรคในการดาเนินงานกลุ่มออมทรัพย์เพื่อการ ผลิต เพื่อเปรียบเทียบผลการดาเนินงานกลุ่มออมทรัพย์เพ่ือการผลิตพบว่าใช้เงินยืมผิดวัตถุ ประสงค์ และไม่ส่งใช้คืนเงินยืมตามกาหนด อ่ืนๆ ใด เงินยืมไม่เพียงพอกับความต้องการของสมาชิก การจัด สวสั ดิการไม่ท่วั ถึงและขาดสถานทท่ี าการกลุ่ม ถนอม ภาคหาญ (2556) ได้ศึกษาส่วนที่เกี่ยวกับเงินยืมราชการและเงินทดรองราชการ ปัญหาอาจเกิดจากเจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงานด้านการเงินที่ ส่วนใหญ่ ไม่ได้จบสาขาการเงิน การบัญชี โดยตรง ทาให้ขาดความรู้ ความเข้าใจเรื่องเกี่ยวกับกระบวนการการเบิกจ่ายเงิน ระเบียบต่างๆท่ี เกย่ี วข้อง จึงเปน็ สาเหตหุ นึ่งที่ทาใหป้ ฏิบตั ิไม่ถกู ต้องตามข้อกฎหมาย สุทัตตา กันทะวาด (2556) ได้ทาการศึกษาเร่ือง การบริหารความเส่ียงระบบเงินทดรอง ราชการ มหาวิทยาลัยขอนแก่น โดยมีวัตถุประสงค์เพ่ือศึกษามุมมองและความคาดหวังของผู้บริหาร กองคลัง ผู้ปฏิบัติงานและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียกับระบบเงินทดรองราชการ มหาวิทยาลัยขอนแก่นและ เสนอแนวทางการบรหิ ารความเส่ียงให้กับระบบเงินทดรองราชการ มหาวิทยาลยั ขอนแกน่ โดยใชแ้ บบ สมั ภาษณ์แบบก่ึงโครงสร้างและการสังเกตการณ์แบบมีส่วนร่วมเป็นเคร่ืองมือ และเก็บรวมรวมข้อมูล จากกลุ่มตัวอยา่ ง ได้แก่ ผ้บู ริหารกองคลงั ผู้ปฏบิ ตั งิ านทเี่ ก่ียวข้องกับระบบเงินทดรองราชการ และผู้มี สว่ นได้ส่วนเสียจากการเก็บข้อมูลเพ่ือศึกษาและวเิ คราะหค์ วามเสี่ยงแล้ว ได้ความเสี่ยงทงั้ หมด 10 ข้อ และปัจจัยเสี่ยง 28 ข้อ ซ่ึงแต่ละความเสี่ยงประกอบไปด้วยหลายปัจจัย เม่ือเลือกระดับค่าคะแนนสูง และสูงมากเพ่ือเสนอแนวทางการบริหารความเสี่ยง พบวา่ มีความเส่ียงที่ต้องดาเนินการทั้งหมด 5 ข้อ หน้า 14 แผนกการเงนิ และเบิกจ่าย เขตพ้นื ท่อี เุ ทนถวาย

คู่มอื การปฏิบตั งิ าน เร่ืองการยมื -คนื เงนิ ทดรองจา่ ย เขตพนื้ ที่อุเทนถวาย ได้แก่ (1) ประสิทธิภาพในการบริหารเงินสด (cash Flow) ลดลง และเสียโอกาสในการได้รับ ผลตอบแทนจากการลงทุน (2) ไม่สามารถติดตามทวงหนคี้ งค้าง (3) ความน่าเช่ือถือและภาพลักษณ์ท่ี ดขี ององค์กรลดลง (4) การทุจริตในหนา้ ท่ีของผู้ปฏิบตั ิงาน (5) ระบบปฏบิ ัติการให้ข้อมูลไมถ่ ูกต้อง ซึ่ง มีแนวทางการบริหารความเส่ียงตามลาดับต่อไปนี้ (1) จัดต้ังวงเงินสารองและปรับปรุงวิธีการจัดสรร เงินทุนหมุนเวียนของคณะ/หน่วยงาน (2) ปรับปรุงประกาศท่ีใช้บังคับและทบทวนกระบวนการ ตดิ ตามหน้ีและจัดทาปฏทิ ินการทางาน (3) สร้างมาตรฐานการปฏิบตั ิงาน (4) มีกระบวนการสอบทาน เป็นลาดบั ขัน้ (5) พัฒนากระบวนการปฏิบัติให้เชอื่ มโยงกนั เพื่อขอ้ มูลทถ่ี ูกตอ้ ง เกียรติคุณ เรืองสุวรรณ (2560) ได้ทาการศึกษาเรื่อง การวิเคราะห์ระบบบริหารเงินทดรอง ราชการ:กรณีศึกษาวิทยาลัยการเมืองการปกครอง มหาวิทยาลัยมหาสารคาม ระหว่างปีงบประมาณ พ.ศ.2553 – 2557 โดยมีวัตถุประสงค์ เพ่ือวิเคราะห์ระบบงาน การปฏิบัติงานและการบรหิ ารเงินทด รองราชการ และได้คู่มือปฏิบัติงานเร่ืองเงินทดรองราชการ วิทยาลัยการเมืองการปกครอง มหาวิทยาลัยมหาสารคาม โดย การศึกษาค้นคว้าเอกสารในปีงบประมาณ 2553 – 2557 รวม 5 ปี ย้อนหลัง พบว่า มีปัญหาในการเคลียรเ์ อกสารเงินยืมทดรองราชการเป็นจานวนคิดเป็นร้อยละ 40 ซ่ึง ส่วนใหญ่ไม่เข้าใจในขั้นตอนการยืมเงินทดรองราชการส่งผลให้ผู้ยืมเงินทดรองราชการต้องจ่าย ดอกเบี้ย และการสัมภาษณ์แบบมีโครงสร้างและการสังเกตการณ์แบบมีส่วนร่วมเป็นเคร่ืองมือ และ เกบ็ รวบรวมข้อมูล จากกลุ่มตัวอย่าง ได้แก่ ผบู้ ริหาร คณาจารย์ เจ้าหน้าที่ นิสิตวิทยาลัยการเมืองการ ปกครองท่ีย่ืนคาร้องขอยืมเงินทดรองราชการ ผลการวิจัยพบว่า (1) ผู้ยืมเงินทดรองราชการส่วนมาก ไม่ทราบขั้นตอนการดาเนินงานเคลียร์เอกสาร (2) ผู้ยืมเงินทดรองส่วนมากไม่ทราบว่ามีกาหนด ระยะเวลาในการเคลียร์เงินยืมทดรองราชการ (3) ผู้ยืมเงินทดรองราชการส่วนมากไม่ทราบว่าต้องมี การจา่ ยดอกเบ้ีย (4) ผู้ยืมเงินทดรองราชการใช้จ่ายเงนิ ไม่ตรงตามทขี่ ออนมุ ัติจึงไม่สามารถหาเอกสาร เคลียร์เงินยืมทดรองราชการได้ส่งผลให้ต้องคืนเงินสด (5) เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบเคลียร์เงินยืมไม่อยู่ เจ้าหน้าท่ีในฝ่ายไม่สามารถปฏิบัติงานแทนได้ โดยสรุป จากผลการวิจัยท่ีได้ 5 ข้อ ดังกล่าว จึงได้ จัดทาคมู่ อื การปฏิบตั ิงานว่าด้วยเงินทดรองราชการ เพื่อลดคลาดเคลอ่ื นของขอ้ มูลในการเคลียร์เงนิ ยืม ของผู้ยืมเงินทดรองราชการ และเพ่ือเป็นคู่มือปฏิบัติงานของเจ้าหน้าท่ีงานการเงินและบัญชี ปฏิบัติ ราชการได้อย่างคล่องตัวและมีประสิทธภิ าพ ตามระเบียบมหาวิทยาลัยมหาสารคามว่าด้วยเงินทดรอง ราชการของหน่วยงานจากเงินรายได้ พ.ศ. 2552 ให้เป็นไปตามระเบียบมหาวิทยาลัยมหาสารคาม ว่า ด้วยเงินทดรองราชการจากเงินรายได้ พ.ศ.2552 และนอกเหนือจากน้ีเจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงานของ วิทยาลยั การเมืองการปกครองต้องปฏบิ ตั ิตามหลักเกณฑ์เรื่องเงนิ ทดรองราชการของกองคลังและพสั ดุ สานักงานอธิการบดี มหาวทิ ยาลยั มหาสารคาม กนกอร สีแสง (2562) ได้ทาการศึกษาเรื่อง การใช้จ่ายเงนิ ยืมทดรองจ่ายของส่วนงาน สังกัด มหาวิทยาลัยขอนแก่น ประจาปีงบประมาณ 2559-2561 โดยมีวัตถุประสงค์ เพ่ือวิเคราะห์การใช้ จ่ายเงินยืมทดรองจ่ายของหน่วยงาน สังกัดมหาวิทยาลัยขอนแก่น ประจาปีงบประมาณ พ.ศ.2559- 2561 และเพ่ือเสนอข้อมูลการใช้จ่ายเงินยืมหมุนเวียนของหน่วยงานต่อมหาวิทยาลัย เพื่อให้ มหาวิทยาลัยพิจารณาความเหมาะสมของจานวนเงินยืมหมุนเวียนของหน่วยงาน โดยใช้กระดาษทา การจัดเก็บขอ้ มูลการใชจ้ ่ายเงินยืมรองจ่ายและเกบ็ รวบรวมข้อมูลจานวนลูกหนี้เงินยมื ทดรองจ่ายโดย แยกเป็น ลูกหน้ียังไม่ครบกาหนดชาระและลูกหนี้เกินกาหนดชาระ ประชากรกลุ่มตัวอย่าง คือ แผนกการเงินและเบกิ จ่าย เขตพ้นื ทีอ่ เุ ทนถวาย หน้า 15

คู่มือการปฏิบตั ิงาน เรื่องการยมื -คนื เงินทดรองจา่ ย เขตพ้นื ท่อี ุเทนถวาย หน่วยงานท่ีมีเงินยืมหมุนเวียนของมหาวิทยาลัยจานวน 28 หน่วยงาน ที่มีการรายงานการเงิน ประจาเดือนต่อกองตรวจสอบภายใน ระหว่างปีงบประมาณ พ.ศ.2559-2561 (1 ตุลาคม 2559 ถึง 30 กันยายน 2561) ผลการวิเคราะห์พบว่า เงินยืมทดรองจ่ายหมุนเวียนของหน่วยงาน แบ่งเป็น 2 ส่วน คือ 1) เงินยืมทดรองจ่ายที่ควบคุมดูแลโดยกองคลัง โดยไม่จากัดวงเงินยืม 2)เงินยืมหมุนเวียน ของหน่วยงาน ควบคุมการรับการจ่ายโดยหน่วยงาน ในปีงบประมาณ พ.ศ.2559 เงินยืมหมุนเวียน ของหน่วยงานท่ีใช้หมุนเวียนจานวนเงินรวม 63,699,446.46 บาท มีจานวน 28 หน่วยงาน มีการใช้ จ่ายเฉล่ียท้ังปี 36,618,025.38 บาท มีจานวนลูกหน้ีเงินยืมฯ 1,710 ราย ปีงบประมาณ พ.ศ. 2560 เงินยืมหมุนเวียนของหน่วยงานที่ใช้หมุนเวียนจานวนเงินรวม 60,550,000 บาท มีจานวน 25 หน่วยงาน มีการใช้จ่ายเฉล่ียทั้งปี 33,190,333.40 บาท มีจานวนลูกหนี้เงินยืมฯ 1,544 ราย ปงี บประมาณ พ.ศ. 2561 เงินยืมหมนุ เวียนของหน่วยงานท่ีใช้หมุนเวียนจานวนเงินรวม 59,950,000 บาท มีจานวน 25 หน่วยงาน การใช้จ่ายเงินยืมหมุนเวียนของหน่วยงาน มีการใช้จ่ายเฉลี่ยทั้งปี 30,223,149.10 บาท มีจานวนลูกหนี้เงนิ ยืมฯ 1,441 ราย จากงานวเิ คราะห์/วิจยั ดังกล่าวไม่เก่ยี วขอ้ ง โด ยต รงกั บ การวิเคราะห์ ค่ าใช้จ่ายใน การยื ม เงิน ท ด รองจ่าย คณ ะวิศวก รรม ศ าส ต ร์ มหาวิทยาลัยขอนแก่น แต่สามารถนามาจัดทากรอบแนวคิดในการวิเคราะห์เก่ียวกับค่าใช้จ่ายในการ ยมื เงินทดรองจ่าย เพื่อเปน็ ขอ้ มูลประกอบการตดั สินใจของผบู้ รหิ ารของหนว่ ยงาน หนา้ 16 แผนกการเงินและเบกิ จา่ ย เขตพ้ืนท่ีอเุ ทนถวาย

ค่มู อื การปฏบิ ตั งิ าน เรอื่ งการยืม-คนื เงนิ ทดรองจ่าย เขตพน้ื ทอี่ เุ ทนถวาย บทท่ี 4 เทคนิคในการปฏบิ ตั งิ าน 4.1 กิจกรรม/แผนปฏิบัติงาน ระยะเวลาดาเนนิ งาน กิจกรรม ถึงงานคลังกอ่ น 5 วนั ย่นื ขออนมุ ัติยืมเงนิ 5 นาที ตรวจสอบเอกสารยืมเงนิ 1 วนั ผู้บริหารลงนามในสัญญา 1 วนั เขยี นเช็คและลงนามในเช็ค 4.2 ขัน้ ตอนการปฏบิ ตั งิ าน การยืมเงินทดรองจ่าย เป็นการยืมเงินที่มหาวิทยาลัยได้กาหนดวงเงินสาหรับเขตพื้นท่ีอุเทน ถวายเป็นจานวนเงนิ 1,000,000 บาท (หนึ่งลา้ นบาทถ้วน) เพ่ือไว้ทดรองจ่ายในกิจกรรมหรือโครงการ ต่างๆเพ่ือใช้เป็นค่าใช้จ่ายในการปฏิบัติงานของคณะวิศวกรรมศาสตร์และสถาปัตยกรรมศาสตร์และ สานกั งานเขตพน้ื ทอี่ ุเทนถวาย โดยมีขน้ั ตอน ดงั น้ี 1.ขั้นตอนการยืมเงนิ ทดรองจ่าย 1.1 ผู้ยมื เงิน จดั ทาบันทกึ ขออนุมัตยิ มื เงิน จานวน 1 ฉบับ และสญั ญายมื เงิน 2 ฉบับ พร้อมแนบเอกสารต้นเร่ืองหลักฐานประกอบการยืมเงินท่ีได้รับอนุมัติก่อหน้ีผูกพันจากส่วน ราชการและประมาณการค่าใช้จ่ายของกิจกรรมหรือโครงการ ให้ยื่นเรื่องถงึ แผนกการเงินฯไมน่ อ้ ยกว่า 5 วนั ทาการ กอ่ นวนั ทม่ี ีความจาเปน็ ตอ้ งใช้เงนิ กรณีเจ้าของกิจกรรมหรือโครงการไม่สามารถยืมเงินเองได้สามารถให้ผู้ที่มีชื่อใน คาส่งั หรือมีชอ่ื ในกจิ กรรมโครงการนัน้ ๆ สามารถยืมเงินแทนได้ 1.2 ผู้ยืมเงิน จัดส่งบันทึกขออนุมัติยืมเงิน และสัญญายืมเงิน ผ่านงานธุรการแผนก การเงนิ ฯ ดาเนนิ การลงรบั ใบยืมเงนิ พรอ้ มบนั ทกึ ข้อมูลการลงรบั ในระบบธุรการแผนกการเงนิ 1.3 ธุรการแผนกการเงินฯ ลงรับใบยืมเงินพร้อมบันทึกข้อมูลการลงรับในระบบ ธรุ การแผนกการเงินและใบยมื เงนิ ใหก้ บั หัวหน้าแผนกการเงนิ ฯ 1.4 หัวหนา้ แผนกการเงินฯ ดาเนนิ การตรวจสอบใบยืม ดังนี้ - ตรวจสอบการค้างชาระเงนิ ยืม เพ่อื ไมใ่ หเ้ กดิ การยมื เงนิ ซ้าซ้อน - ตรวจสอบสถานะผู้ยืมเงิน ว่าเป็นผู้มสี ิทธิ์ยืมเงินทดรองจ่ายหรือไม่ ตามหลักเกณฑ์ ทีก่ าหนด - ตรวจสอบเอกสารแนบการยืมเงินสาเนาต้นเร่ือง โครงการ หรือกิจกรรมท่ีได้รับ อนมุ ตั ิ - ตรวจสอบประมาณการค่าใช้จ่าย ตามที่ได้รับอนุมัติให้เป็นไปตามระเบียบ กระทรวงการคลงั และระเบยี บ/ประกาศของมหาวิทยาลยั กาหนด แผนกการเงนิ และเบกิ จ่าย เขตพ้ืนที่อเุ ทนถวาย หนา้ 17

คูม่ อื การปฏบิ ัตงิ าน เร่อื งการยืม-คนื เงนิ ทดรองจ่าย เขตพน้ื ท่อี เุ ทนถวาย กรณบี ันทกึ ยมื เงินและสัญญายืมเงนิ ไมถ่ กู ต้องหรอื ไม่สมบูรณ์ หากหัวหน้าแผนกการเงินฯตรวจพบข้อผิดพลาดในเอกสารประกอบการยืมเงินทดรองจ่าย จะดาเนินการจัดส่งบันทึกข้อความยืมเงินและสัญญายืมเงินที่ไม่ถูกต้องคืนให้กับผู้ยืมเงิน เพ่ือให้ผู้ยืม เงินดาเนินการแก้ไขรายการท่ีพบข้อผิดพลาดให้ถูกต้อง และครบถ้วน เม่ือผู้ยืมเงินดาเนินการแก้ไข เรียบร้อยแล้ว จะส่งคืนมายังธุรการแผนกการเงินฯ และธุรการแผนกการเงินฯจะดาเนินการลงรับใบ ยืมเงินตามข้ันตอนข้างต้นและส่งใบยืมเงินมายังหัวหน้าแผนกการเงินฯเพื่อตรวจสอบการแก้ไข รายการทีผ่ ดิ พลาด หากยงั พบขอ้ ผดิ พลาดจะดาเนินการสง่ คืนแก้ไขอีกครงั้ กรณีบนั ทึกยืมเงนิ และสญั ญายมื เงินถูกตอ้ งและครบถว้ น หัวหนา้ แผนกการเงินฯ ตรวจสอบใบยมื และเอกสารประกอบการยืมเงนิ ถูกตอ้ ง ครบถ้วนและ ไม่พบข้อผิดพลาด หัวหน้าแผนกการเงินฯจะลงลายมือชื่อลงในบันทึกข้อความยืมเงิน และในสัญญา ยืมเงิน และเสนอใบยืมใหร้ องอธกิ ารบดลี งนามอนุมัติ 1.5 รองอธิการบดีหรือผู้ที่ได้รับมอบอานาจตรวจสอบเอกสารและลงนามอนุมัติใน บนั ทึกยืมเงินและสญั ญายมื เงนิ และสง่ ตอ่ แผนกการเงินฯเพอื่ ออกเช็ค 1.6 เจ้าหนา้ ท่ีการเงนิ นาใบยืมที่ผ่านการอนมุ ัตจิ ากรองอธกิ ารบดีหรือผู้ทีไ่ ด้รบั มอบ อานาจมาทาการเขียนเชค็ ส่ังจ่ายและเสนอผู้มีอานาจลงนามสั่งจ่ายเชค็ จานวน 2 ใน 3 คน เมื่อลงนาม ครบถว้ นจึงแจ้งผ้ยู ืมมารบั เชค็ ลว่ งหนา้ ก่อน 3 วนั ทาการ 1.7 ผู้ยืมรับเช็คพร้อมสาเนาสัญญายืมเงิน 1 ฉบับ และนาเช็คไปขึ้นเงินที่ธนาคาร ทหารไทย จากขั้นตอนท่ีกล่าวมาข้างต้นจะแสดงเป็นภาพที่ 4-1 ภาพแสดงข้ันตอนการยืมเงินทดรอง จา่ ยและแผนภมู ทิ ี่ 4-1 แผนภมู แิ สดงขัน้ ตอนวธิ ีการขออนุมตั ิเงินยืมทดรองจ่าย หนา้ 18 แผนกการเงินและเบิกจ่าย เขตพืน้ ทีอ่ เุ ทนถวาย

คู่มือการปฏบิ ตั ิงาน เรอ่ื งการยมื -คืนเงนิ ทดรองจ่าย เขตพน้ื ทีอ่ ุเทนถวาย ผยู้ ืมรับเช็คและรบั สาเนา สัญญาเงินยมื เพอื่ เกบ็ เปน็ หลกั ฐาน ภาพที่ 4-1 แสดงขัน้ ตอนการยืมเงนิ ทดรองจ่าย แผนกการเงินและเบกิ จ่าย เขตพน้ื ทอ่ี เุ ทนถวาย หน้า 19

คมู่ ือการปฏิบัติงาน เร่อื งการยมื -คืนเงนิ ทดรองจ่าย เขตพื้นทอี่ ุเทนถวาย แผนภูมิแสดงขัน้ ตอนวธิ ีการขออนุมัตเิ งินยืมทดรองจ่าย หน่วยงาน(ผ้ยู ืม) แผนกการเงินและเบกิ จ่ายเขตพนื้ ท่ี ผ้รู บั ผิดชอบ เร่ิมต้น ขออนมุ ตั ิ/ก่อหนี้ผกู พนั ธุรการแผนกการเงินฯ ไม่อนมุ ัติ รับเร่อื ง คณบด/ี ผอ.สนง.วข/ แก้ไข รองอธิการบดี หวั หนา้ แผนก อนมุ ัติ การเงนิ ตรวจสอบ ผยู้ มื ทาหนังสอื ขออนมุ ัติยืมเงิน 5 นาที ถกู ต้อง โดยแนบ รองอธกิ ารหรอื ผู้ทไี่ ดร้ ับมอบ - สญั ญา 2 ฉบบั อานาจลงนามในหนังสือและ - เรอ่ื งท่ไี ด้รับอนมุ ัติ - ประมาณการคา่ ใชจ้ ่าย สัญญา รับเช็คนาเช็คไปขนึ้ 1 วนั เงนิ ที่ธนาคาร TMB เจา้ หน้าท่ีการเงินเขียนเช็ค บันทกึ เสนอ 5 นาที หวั หน้าแผนกการเงนิ ฯ/ ผอ.สนง.วข/คณบด/ี รองฯ ลงนามในเช็ค (2ใน3) 1 วัน เจ้าหนา้ ที่การเงินแจ้งผ้ยู มื รับเช็ค และลงทะเบยี นคุมเงินยมื จบ ภาพที่ 4-2 ภาพแผนภมู แิ สดงขน้ั ตอนวิธกี ารเสนอขออนุมัติเงินยืมทดรองจา่ ย หน้า 20 แผนกการเงินและเบิกจ่าย เขตพน้ื ทีอ่ เุ ทนถวาย

คู่มือการปฏิบตั งิ าน เรอื่ งการยืม-คืนเงนิ ทดรองจ่าย เขตพนื้ ท่อี ุเทนถวาย ประเภทการยมื เงนิ และเอกสารประกอบการยืมเงิน ในการยืมเงินราชการ ผู้ยืมเงินจะต้องแนบเอกสารประกอบการยืมเงินเป็นหลักฐานแสดง วตั ถุประสงคข์ องการยืมเงนิ ในการนน้ั โดยจะต้องแนบเอกสารประกอบการยืมเงิน ดงั นี้ ตารางท่ี 4-1 แสดงประเภทการยืมและเอกสารประกอบการยืมเงนิ ประเภทการยมื เงิน เอกสารประกอบการยืมเงนิ 1. การเดินทางไปราชการในประเทศ 1.บนั ทกึ ขออนุมตั ิเดนิ ทางไปราชการท่ไี ดร้ ับ อนุมัติจากผู้มีอานาจอนุมตั ิ 2. ประมาณการค่าใช้จ่ายตามหลกั เกณฑท์ ี่ ระเบียบกาหนดและเท่าท่ีจาเปน็ 3.สญั ญาเงินยืม 2 ฉบับ 4. เอกสารอน่ื ๆ(ถา้ ม)ี 2. การเดินทางไปราชการต่างประเทศช่ัวคราว ตอ้ งยืมเงินท่ีมหาวิทยาลัยฯ 3. การฝึกอบรม/สัมมนา/ประชุมวิชาการ กรณี 1. โครงการหรือหลักสตู รที่ได้รับอนมุ ตั ิจากผู้มี เป็นส่วนราชการผู้จดั อานาจอนุมัติ 2. บนั ทกึ ขออนุมตั ิเดินทางไปราชการทีไ่ ด้รับ อนมุ ตั จิ ากผู้มีอานาจอนุมตั ิ 3. บันทกึ ขออนุมตั ยิ มื เงนิ 4. สัญญาเงนิ ยมื 2 ฉบับ 5. เอกสารอื่นๆ(ถา้ ม)ี 4. การฝกึ อบรม/สัมมนา/ประชุมวชิ าการ กรณี 1. บันทึกขออนุมตั เิ ดินทางไปราชการทไ่ี ด้รบั เปน็ ผเู้ ขา้ รว่ มรบั การอบรมโดยผู้จัดให้เบกิ จาก อนุมตั จิ ากผมู้ อี านาจอนุมัติ ต้นสังกัด 2. ประมาณการค่าใชจ้ า่ ยตามหลักเกณฑท์ ่ี ระเบียบกาหนดและเทา่ ที่จาเปน็ 3. สัญญาเงินยมื 2 ฉบับ 4. เอกสารอนื่ ๆ(ถา้ มี) 5. การประชุมราชการ 1. บนั ทึกขออนุมัติการจัดประชมุ และคา่ ใชจ้ า่ ยใน การจดั ประชมุ ราชการ 2. วาระการประชุม 3. คาส่ังแตง่ ตง้ั คณะกรรมการฯ 4. ประมาณการคา่ ใช้จา่ ยตามหลักเกณฑ์ท่ี ระเบียบกาหนดและเท่าทจ่ี าเป็น 5. สัญญาเงินยมื 2 ฉบับ 6. เอกสารอน่ื ๆ(ถา้ ม)ี แผนกการเงินและเบิกจ่าย เขตพน้ื ทอี่ เุ ทนถวาย หน้า 21

คู่มือการปฏิบตั งิ าน เร่ืองการยมื -คืนเงนิ ทดรองจา่ ย เขตพืน้ ที่อุเทนถวาย การจัดทาสัญญาการยืมเงนิ การยืมเงินราชการจะต้องขออนุมัติทาบันทึกขออนุมัติยืมเงิน 1 ฉบับ และจัดทาสัญญาการ ยืมเงินตามแบบที่มหาวิทยาลัยฯกาหนด จานวน 2 ฉบับ โดยมีวิธีกรอกแบบฟอร์ม ดังแสดงในภาพ 4-3 และ 4-4 ตามลาดับ ภาพที่ 4-3 แสดงวธิ ีการกรอกบนั ทึกขออนมุ ตั ยิ มื เงิน ภาพท่ี 4-4 แสดงวิธีการกรอกสญั ญายมื เงนิ หมายเหตุ : ตามตัวอยา่ งให้ผู้ยมื เงินกรอกเฉพาะตัวอย่างทีเ่ ป็นอักษรสแี ดงเทา่ นน้ั ส่วนที่ 1 : ย่ืนต่อผู้ท่ีอธิการมอบอานาจในกรณีเขตพ้ืนที่อุเทนถวายอธิการได้มอบอานาจ ใหก้ ับรองอธกิ ารบดปี ระจาเขตพน้ื ที่อเุ ทนถวาย สว่ นที่ 2 : ชื่อผูย้ มื ข้าพเจ้า ระบชุ ่อื -นามสกุล ตาแหนง่ สังกดั และเบอรโ์ ทรศัพท์มอื ถือของผู้ ยืมเงิน ส่วนท่ี 3 : กรณีเดินทางไปราชการให้ระบุรายละเอยี ดคา่ ใชจ้ ่าย เช่น คา่ เบ้ยี เล้ยี ง คา่ ท่พี กั ค่า พาหนะ ค่าใช้จา่ ยอ่ืนๆ ไดแ้ ก่ ค่าผา่ นทาง ค่าลงทะเบียน เปน็ ต้น : กรณียืมเป็นคชจ.อ่ืนๆ ให้ระบุรายละเอียดว่ายืมเงินไปใช้ในโครงการหรือกิจกรรม อะไร เช่น ค่าใช้จา่ ยในการประชุม ครัง้ ท่ี 1/64 หรอื คชจ.โครงการฝึกอบรมสัมมนาเรื่อง....... เป็นต้น ส่วนที่ 4 : ลงลายมอื ชื่อผูย้ มื เงินและวันท่ียมื เงนิ หน้า 22 แผนกการเงนิ และเบกิ จา่ ย เขตพื้นทอี่ เุ ทนถวาย

คู่มอื การปฏิบัติงาน เรอื่ งการยืม-คืนเงนิ ทดรองจ่าย เขตพ้นื ทอ่ี เุ ทนถวาย ส่วนท่ี 5 : หัวหน้าแผนกการเงินตรวจสอบว่าไม่มียอดค้างแล้วใสจ่ านวนเงินที่อนุมัติให้ยืมจึง ลงลายมอื ชอ่ื และวันทย่ี ืมเงิน ส่วนที่ 6 : ผู้มีอานาจอนุมัติรองอธิการบดีหรือผู้ท่ีได้รับมอบอานาจลงนาม ใส่จานวนเงิน ทั้งตวั เลขและตวั อกั ษร ส่วนท่ี 7 : ผู้ยืมลงลายมือชื่อพร้อมใส่จานวนเงินที่ได้รับเงินยืมท้ังตัวเลขและตัวอักษรพร้อม วันท่ที ไี่ ดร้ บั เงินยมื การจ่ายเงินยืม 1. แผนกการเงินและเบิกจ่ายจะจ่ายเงนิ ยมื ใหแ้ กผ่ ู้ยืมเงนิ โดยส่ังจ่ายเชค็ ในนามผูย้ ืมเงิน และ ให้ผ้ยู ืมมารบั เช็คก่อนถึงกาหนดเดินทาง/ใช้จ่ายเงิน ก่อน 2 วนั ทาการ 2. ผู้ยมื เงินได้รับเงนิ เรียบรอ้ ยแล้วให้รับสาเนาสัญญาการยืมเงินคืน 1 ฉบับ เพ่ือให้เจ้าหนา้ ท่ี ผู้รับผิดชอบควบคมุ การยืมเงนิ ลงทะเบยี นควบคมุ การยมื เงนิ และเพ่ือติดตามการสง่ ใช้เงินยืม 2. ข้ันตอนการส่งใชเ้ งนิ ยมื ทดรองจ่าย 2.1 ผู้ยืมรวบรวมเอกสารค่าใช้จ่ายที่ใชไ้ ปในโครงการหรือกิจกรรมท่ีขออนุมตั ิ 2.2 ตรวจสอบหลักฐานการใช้จ่ายว่าครบถ้วนหรือไม่ อาทเิ ช่น - ใบลงชื่อผเู้ ขา้ รว่ มโครงการหรือกิจกรรม ดังแสดงในภาพท่ี 4-5 ภาพที่ 4-5 ตวั อยา่ งใบลงช่ือผเู้ ข้าร่วมโครงการหรือกจิ กรรม แผนกการเงินและเบิกจา่ ย เขตพ้ืนทอ่ี เุ ทนถวาย หนา้ 23

คู่มือการปฏิบตั งิ าน เรอ่ื งการยมื -คนื เงินทดรองจา่ ย เขตพื้นท่อี เุ ทนถวาย - ใบเสร็จรับเงิน/ใบกากับภาษี หรือบิลเงินสด ต้องตรวจสอบชื่อผู้จ่ายเงิน และชื่อผู้รับเงิน เลขประจาตัวผู้เสียภาษี รายการและจานวนเงนิ ใหถ้ กู ต้องครบถ้วน ดังแสดงในภาพท่ี 4-6 และ4-7 ภาพท่ี 4-6 ตวั อย่างใบเสร็จรบั เงิน ภาพท่ี 4-7 ตัวอย่าง Folio ประกอบใบเสรจ็ รบั เงนิ กรณีเบิกคา่ ท่ีพกั หมายเหตุ กรณที เ่ี บิกคา่ ท่พี ักควรมใี บ Folio แนบพรอ้ มกบั ใบเสรจ็ รบั เงนิ ประกอบการเบิก ถ้าไม่มี ควรระบรุ ายละเอียดในใบเสรจ็ ใหช้ ดั เจนว่าชื่อผู้เขา้ พัก พกั หอ้ งทเ่ี ท่าไหร่ และจานวนวนั เข้าพัก เพ่ือ งา่ ยต่อการตรวจสอบ หน้า 24 แผนกการเงนิ และเบกิ จา่ ย เขตพนื้ ทีอ่ เุ ทนถวาย

คมู่ อื การปฏบิ ตั ิงาน เรอื่ งการยมื -คืนเงนิ ทดรองจา่ ย เขตพื้นท่ีอเุ ทนถวาย - ใบสาคัญรบั เงิน ใบรับรองแทนใบเสร็จ ต้องตรวจสอบรายช่ือผู้รับเงิน ช่ือ ผู้จ่ายเงิน และทีอ่ ย่ใู หถ้ ูกตอ้ งครบถว้ น ดงั แสดงในภาพท่ี 4-8 และ 4-9 ภาพท่ี 4-8 ตวั อยา่ งใบรบั รองแทนใบเสร็จ ภาพที่ 4-9 ตวั อย่างใบสาคญั รบั เงินวทิ ยากร หมายเหตุ ใบรับรองแทนใบเสรจ็ ใชใ้ นกรณีคา่ อาหารวา่ ง อาหารกลางวนั ท่ีไม่มีใบเสรจ็ รับเงิน สามารถใช้ใบรบั รองแทนใบเสร็จประกอบกับบัตรประชาชนของผู้รบั เงนิ ในการใชเ้ ป็นหลกั ฐานการ เบกิ จ่าย แผนกการเงนิ และเบิกจ่าย เขตพ้ืนท่ีอเุ ทนถวาย หน้า 25

คมู่ อื การปฏิบัติงาน เร่อื งการยมื -คนื เงนิ ทดรองจ่าย เขตพื้นทอ่ี เุ ทนถวาย - แบบรายงานการเดินทางไปราชการ (แบบ 8708) กรณีเดินทางไป ปฏิบัตงิ านนอกสถานที่ ดังแสดงในภาพท่ี 4-10 ถึง 4-13 ตามลาดบั ภาพที่ 4-10 ตัวอย่างแบบ 8708 ภาพท่ี 4-11 ตัวอย่างแบบ 8708หน้า 2 ภาพที่ 4-12 ตวั อย่างแบบ 8708 แนวนอน ภาพที่ 4-13 ตัวอย่างแบบ บค 4231 หมายเหตุ กรณีเดินทางไปราชการในประเทศช่ัวคราวผู้ยืมต้องเข้าไปกรอกแบบ 8708 ใน http://fin.uthen.rmutto.co.th กรณีมีค่าทางด่วนให้แนบใบเสร็จค่าทางด่วนประกอบการเบิกจ่าย ดว้ ย หน้า 26 แผนกการเงินและเบกิ จ่าย เขตพื้นท่ีอเุ ทนถวาย

คู่มือการปฏิบตั งิ าน เรอ่ื งการยืม-คนื เงินทดรองจา่ ย เขตพื้นทอี่ ุเทนถวาย 2.3 ผู้ยืมรวบรวมหลักฐานจาก ขอ้ 2.2 เพื่อใช้เป็นหลักฐานในการคืนเงนิ โดยกรอก แบบฟอร์มบันทึกขอส่งคืนเงินยืมทดรองราชการ (แบบ กค.005) สาหรับสานักงานวิทยาเขต และ (แบบ กค.006) สาหรบั คณะฯ เพ่ือนาสง่ แผนกการเงนิ ดงั แสดงในภาพที่ 4-14 และ 4-15 ภาพท่ี 4-14 ตัวอยา่ งการกรอกแบบ บค 005 ภาพที่ 4-15 ตวั อย่างการกรอกแบบ บค 006 หมายเหตุ กรณสี ่งใช้เงินยืมของสานกั งานเขตพื้นที่ใช้แบบฟอร์ม แบบ บค 005 และกรณีส่งใชเ้ งินยืม ของคณะฯใชแ้ บบฟอรม์ แบบ บค 006 กรอกตามตัวอย่างอักษรสแี ดงเท่านน้ั แผนกการเงินและเบิกจา่ ย เขตพื้นที่อเุ ทนถวาย หน้า 27

คู่มอื การปฏบิ ัตงิ าน เรอ่ื งการยมื -คนื เงินทดรองจ่าย เขตพืน้ ทอ่ี เุ ทนถวาย 2.4 แผนกการเงินดาเนินการตรวจสอบเอกสารถ้าไม่ถูกต้องครบถ้วนแจง้ ให้ผู้ยืมเงิน รบั เอกสารกลับไปแกไ้ ข และถ้าถูกตอ้ งให้ดาเนินการออกใบรบั ใบสาคัญ และใบเสร็จรับเงินให้กับผู้ยืม เพ่ือเก็บไว้เป็นหลักฐาน และดาเนินการตัดยอดบัญชีคุมลูกหน้ีเงินยืม ดังแสดงในภาพท่ี 4-16 4-17 และ 4-18 ตามลาดับ ภาพท่ี 4-16 ตัวอย่างใบรบั ใบสาคญั ภาพท่ี 4-17 ตวั อยา่ งใบเสร็จรบั เงิน ภาพท่ี 4-18 ตวั อย่างสญั ญายมื เงิน หมายเหตุ ในส่วนของสัญญายืมเงินในกรอบสีแดงทางแผนกการเงินเป็นผู้บันทึกข้อมูลการล้างลูกหน้ี เงินยมื หน้า 28 แผนกการเงนิ และเบกิ จ่าย เขตพน้ื ที่อเุ ทนถวาย

คมู่ ือการปฏิบัตงิ าน เร่ืองการยืม-คนื เงินทดรองจ่าย เขตพน้ื ทอ่ี ุเทนถวาย แผนภูมิแสดงขั้นตอนวิธกี ารส่งใชเ้ งินยืมทดรองจา่ ย ผูย้ ืม แผนกการเงนิ เขตพื้นท่อี ุเทนถวาย ผู้ยมื รวบรวมเอกสาร เรม่ิ ตน้ โดยแนบ ธรุ การแผนกการเงินฯ - บันทึกขอส่งคืนเงินยมื ทดรองราชการ รับเรือ่ ง - เอกสารหลักฐานในการเบิกจ่าย - เงนิ สดคงเหลือ(ถ้าม)ี 1 วนั แกไ้ ข -รับใบสาคญั รับ หัวหน้าแผนก -สาเนาสญั ญา 1 ฉบบั การเงนิ ตรวจสอบ 1 วนั ถูกตอ้ ง กรณีท่ี 1 ใบสาคัญเท่าเงนิ ยืม -ออกใบรับใบสาคญั -สลักหลงั การชดใชใ้ นสญั ญา 2 ฉบบั -รบั ใบสาคัญรับ กรณีที่ 2 ใบสาคัญนอ้ ยกว่าเงินยมื -รับใบเสร็จรับเงนิ -ออกใบรบั ใบสาคัญ -สาเนาสัญญา 1 ฉบบั -ออกใบเสรจ็ รบั เงนิ -สลักหลักชดใชใ้ นสญั ญา 2 ฉบบั เจ้าหน้าทงี่ บประมาณ ลงบนั ทึกตดั ยอด 1 วนั ผ้มู อี านาจลงนามอนุมัติ จบ ภาพท่ี 4-19 ภาพแผนภูมิแสดงขน้ั ตอนวธิ กี ารเสนอขออนุมัตเิ งินยมื ทดรองจา่ ย แผนกการเงินและเบกิ จา่ ย เขตพนื้ ท่ีอเุ ทนถวาย หนา้ 29

คู่มือการปฏบิ ัตงิ าน เรือ่ งการยมื -คนื เงนิ ทดรองจ่าย เขตพ้ืนท่ีอเุ ทนถวาย ประเภทการชดใชเ้ งนิ ยืมและหลกั ฐานการจ่าย หลักเกณฑ์การส่งชดใช้เงนิ ยืมและหลักฐานการจ่ายมีดงั น้ี ตารางที่ 4-2 แสดงประเภทการยมื และหลกั ฐานการจ่าย ประเภทการยมื เงิน หลักฐานการจา่ ย 1.การเดนิ ทางไปราชการในราชอาณาจกั ร 1.1 แบบขออนุมัติ/คาสง่ั เดนิ ทางไปราชการที่ ช่วั คราว ไดร้ ับอนุมัติจากผมู้ ีอานาจอนุมตั ิ(ฉบับจริง) 1.2 แบบรายงานการเดนิ ทางไปราชการ (แบบ 8708) 1.3 เอกสารอนื่ ๆ (ถ้าม)ี 1) คา่ เบี้ยเลี้ยง กรอกแบบ 8708 2) ค่าทีพ่ กั กรณจี ่ายจริงใหใ้ ชใ้ บเสร็จรับเงนิ คา่ ท่ีพัก 3) คา่ พาหนะ และใบแจง้ รายการของโรงแรม(folio) ค่าโดยสารเคร่อื งบิน กรณจี า่ ยเปน็ เงนิ สดใช้ ใบเสร็จรบั เงินและกากบัตร โดยสารเคร่ืองบิน(Boarding Pass) กรณีซ้ือผ่านระบบออนไลน์ ให้ ใช้ใบรับเงินทแี่ สดงรายละเอียด การเดินทาง (Itinerary Receipt) ซงึ่ ระบชุ อื่ สายการ บนิ วนั ทไ่ี ปและกลบั จาก เดินทาง ชอื่ สกุลผูเ้ ดินทาง เลขที่เทย่ี วบิน จานวนเงินค่า โดยสาร ค่าธรรมเนยี มอนื่ ๆและ จานวนเงินรวม หมายเหตุ : คา่ ธรรมเนยี มในการเลอื กช่องทาง การชาระเงนิ ไมส่ ามารถเบิกจากทางราชการได้ คา่ โดยสารรถประจาทาง รถไฟ ใช้ใบเสร็จรับเงนิ กรณมี ีใบเสร็จ แสดง หรอื แนบใบรบั รองแทน ใบเสรจ็ (แบบ บค 4321) พรอ้ มตารางจากขนสง่ รถ ประจาทางหรือตารางรถไฟ ประกอบ หนา้ 30 แผนกการเงินและเบิกจ่าย เขตพื้นทอี่ เุ ทนถวาย

คมู่ อื การปฏิบัติงาน เร่ืองการยมื -คืนเงนิ ทดรองจา่ ย เขตพ้ืนท่ีอุเทนถวาย 2.การเดินทางไปราชการต่างประเทศชัว่ คราว คา่ โดยสารรถแท๊กซ่ี 3. การฝึกอบรม/สัมมนา/ประชุมวิชาการ กรณี ใช้ใบรบั รองแทนใบเสรจ็ (แบบ เปน็ สว่ นราชการผ้จู ดั บค 4321) 1)ค่าอาหาร/คา่ อาหารว่างและเคร่ืองดืม่ ค่าพาหนะสว่ นตวั 2)คา่ เบย้ี เลี้ยงเดินทาง ใช้ใบรบั รองแทนใบเสร็จ (แบบ บค 4321) และแนบระยะทาง ตามการคานวณของกรมทาง หลวง คา่ นา้ มนั เชอ้ื เพลงิ ใชใ้ บเสรจ็ รับเงิน (ระบทุ ะเบยี น รถ) สาเนาใบอนุญาตใช้รถยนต์ ราชการ เคลยี รเ์ อกสารทม่ี หาวิทยาลัย 3.1 หนงั สืออนมุ ัติโครงการให้จดั ฝึกอบรม/ สมั มนา/ประชมุ วชิ าการ และค่าใชจ้ ่ายในการ ดาเนนิ งาน(ฉบบั จริง) ที่ได้รับอนมุ ตั ิจากผู้มี อานาจอนุมัติ 3.2 กาหนดการฝึกอบรม/สัมมนา/ประชมุ วชิ าการ 3.4 ใบลงลายมอื ช่ือผเู้ ขา้ รับการฝกึ อบรม/ สมั มนา/ประชุมวิชาการ 3.5 หนังสอื เชญิ วิทยากร(ถา้ มี) 3.6 แบบขออนุมตั ิเดนิ ทางไปราชการท่ีไดร้ บั อนุมัตจิ ากผูม้ ีอานาจอนุมัติ(ฉบับจริง) 3.7 ใบเบิกค่าใช้จ่ายเดินทางไปราชการ(แบบ 8708) สว่ นท่ี 1 และ สว่ นที่ 2 3.8 ใบสรปุ โครงการ 3.9 บนั ทกึ ข้อความขอส่งคนื เงนิ ยืมทดรอง ราชการ 3.10 เอกสารอื่นๆ (ถา้ ม)ี ใบเสรจ็ รบั เงนิ /ใบสาคัญรบั เงินและ สาเนาบตั รประจาตวั ประชาชนของผู้รับ เงิน กรอกในแบบ 8708 แผนกการเงินและเบกิ จา่ ย เขตพนื้ ท่ีอเุ ทนถวาย หนา้ 31

คู่มอื การปฏิบัตงิ าน เรื่องการยืม-คืนเงินทดรองจา่ ย เขตพื้นทอ่ี เุ ทนถวาย 3)คา่ ที่พัก ใบเสร็จรบั เงินและใบแจ้งรายการของ 4)ค่าพาหนะ โรงแรม (Folio) หน้า 32 ค่าโดยสารเครือ่ งบิน กรณีใหบ้ ริษัทสายการบินหรือ บริษัทตัวแทนจาหนา่ ยออกต๋ัว ใหก้ อ่ น : ใชใ้ บเสร็จรับเงนิ ของ บริษทั กรณจี ่ายเป็นเงนิ สดและขอเบิก เงนิ จากทางราชการภายหลงั : ใชใ้ บเสร็จรบั เงินและกากบตั ร โดยสารเคร่ืองบิน(boarding Pass) กรณีซ้ือบตั รโดยสารออนไลน์ : ใช้ใบรับเงนิ ทแ่ี สดงรายละเอียด การเดินทาง(Itinerary Receipt) ซึ่งระบุชอ่ื สายการ บิน วันทีอ่ อก ชือ่ /สกุลผู้ เดนิ ทาง ตน้ ทาง-ปลายทาง เลขที่เท่ยี วบนิ วันเวลาที่ เดินทาง จานวนเงิน ค่าโดยสาร คา่ ธรรมเนียมอืน่ ๆ และจานวน เงนิ รวม หมายเหตุ : คา่ ธรรมเนยี มในการเลอื กชอ่ งทาง การชาระเงนิ ไมส่ ามารถเบกิ จากทางราชการได้ คา่ โดยสารรถประจาทางรถไฟ ใชใ้ บเสรจ็ รับเงนิ หรือ ใบรับรองแทนใบเสร็จ (บค 4321) ค่าพาหนะสว่ นตัว ใช้ใบรับรองแทนใบเสรจ็ (แบบ บค4321)และแนบระยะทาง ตามการคานวณของกรมทาง หลวง แผนกการเงนิ และเบกิ จา่ ย เขตพน้ื ทอี่ เุ ทนถวาย

คมู่ ือการปฏบิ ัติงาน เรื่องการยมื -คืนเงินทดรองจา่ ย เขตพ้นื ท่ีอเุ ทนถวาย หลกั ฐานการขอใช้พาหนะ ส่วนตัวเดินทางไปราชการ 5)ค่าใชจ้ ่ายอน่ื คา่ น้ามันเช้อื เพลงิ ใชใ้ บเสร็จรับเงนิ (ระบเุ ลข 6)ค่าตอบแทนวิทยากร ทะเบยี นรถ) 4.การฝกึ อบรม/สัมมนา/ประชมุ วิชาการ กรณี เปน็ สว่ นราชการผ้จู ดั สาเนาใบขออนุญาตใช้รถยนต์ ราชการ ใบสาคญั รับเงนิ วิทยากร 4.1 หนังสือเชญิ เข้ารบั การฝกึ อบรม/สมั มนา/ ประชุมวิชาการ 4.2 กาหนดการฝึกอบรม/สัมมนา/ประชมุ วชิ าการ 4.3 แบบขออนุมตั ิเดินทางไปราชการที่ไดร้ บั อนมุ ตั ิจากผมู้ อี านาจอนุมตั (ิ ฉบบั จริง) 4.4 ใบเบกิ ค่าใชจ้ า่ ยเดินทางไปราชการ(แบบ 8708) สว่ นท่ี 1 และ ส่วนท่ี 2 4.5 บนั ทกึ ข้อความขอส่งคืนเงินยืมทดรอง ราชการ 4.6 เอกสารอื่นๆ (ถ้ามี) 1)ค่าเบ้ยี เลย้ี งเดนิ ทาง กรอกในแบบ 8708 2)ค่าทีพ่ ัก ใบเสรจ็ รบั เงนิ และใบแจ้งรายการของ 3)ค่าพาหนะ โรงแรม (Folio) คา่ ท่ีพักไม่สามารถเหมา จา่ ยได้ คา่ โดยสารเคร่อื งบิน กรณใี ห้บริษัทสายการบินหรือ บริษัทตวั แทนจาหน่ายออกตั๋ว ให้ก่อน : ใชใ้ บเสรจ็ รับเงินของ บริษัท กรณีจา่ ยเปน็ เงินสดและขอเบิก เงินจากทางราชการภายหลงั : ใชใ้ บเสร็จรับเงินและกากบัตร แผนกการเงนิ และเบกิ จ่าย เขตพ้นื ท่อี เุ ทนถวาย หน้า 33

คมู่ ือการปฏบิ ัตงิ าน เร่อื งการยมื -คนื เงนิ ทดรองจ่าย เขตพน้ื ทอ่ี ุเทนถวาย 4)คา่ ใชจ้ า่ ยอื่น โดยสารเครื่องบิน(boarding Pass) 5)คา่ ลงทะเบยี น/ค่าธรรมเนยี ม กรณีซื้อบัตรโดยสารออนไลน์ : 5.การประชุมราชการ ใช้ใบรับเงินทแี่ สดงรายละเอียด หนา้ 34 การเดินทาง(Itinerary Receipt) ซงึ่ ระบชุ อื่ สายการ บิน วนั ทอ่ี อก ชือ่ /สกลุ ผู้ เดนิ ทาง ตน้ ทาง-ปลายทาง เลขท่ีเทยี่ วบิน วนั เวลาที่ เดินทาง จานวนเงนิ คา่ โดยสาร คา่ ธรรมเนียมอน่ื ๆ และจานวน เงนิ รวม หมายเหตุ : ค่าธรรมเนียมในการเลือกช่องทาง การชาระเงินไมส่ ามารถเบิกจากทางราชการได้ คา่ โดยสารรถประจาทางรถไฟ ใช้ใบเสร็จรับเงนิ หรือ ใบรบั รองแทนใบเสร็จ (บค 4321) คา่ พาหนะส่วนตัว ใชใ้ บรบั รองแทนใบเสร็จ (แบบ บค 4321)และแนบระยะทาง ตามการคานวณของกรมทาง หลวง หลักฐานการขอใช้พาหนะ สว่ นตวั เดินทางไปราชการ คา่ น้ามนั เช้ือเพลงิ ใชใ้ บเสรจ็ รับเงิน(ระบุเลข ทะเบยี นรถ) สาเนาใบขออนุญาตใช้รถยนต์ ราชการ ใบเสรจ็ รบั เงนิ 5.1 หนังสอื อนมุ ัติให้จดั ประชุมราชการ และ คา่ ใชจ้ า่ ยในการจัดประชมุ (ฉบับจรงิ ) 5.2 คาส่งั แต่งตัง้ คณะกรรมการ/อนกุ รรมการ แผนกการเงินและเบกิ จา่ ย เขตพ้นื ที่อเุ ทนถวาย

คมู่ อื การปฏบิ ตั งิ าน เรอ่ื งการยืม-คนื เงินทดรองจ่าย เขตพ้นื ท่อี เุ ทนถวาย 5.3 หนังสือเชญิ ประชมุ สาหรับบคุ คลภายนอก 5.4 ใบลงลายมอื ชอ่ื ผูเ้ ข้ารว่ มประชุม 5.5 วาระการประชมุ และระเบยี บวาระการ ประชมุ 5.5 เอกสารอนื่ ๆ(ถ้าม)ี 1) ค่าอาหาร/ค่าอาหารวา่ งและเครื่องด่ืม ใบเสรจ็ รบั เงิน/ใบสาคญั รบั เงิน และ 2)ค่าเบ้ียประชุม สาเนาบัตรประจาตวั ประชาชนของผรู้ ับ เงนิ ใบสาคญั รับเงนิ ใบสาคัญรบั เงินพรอ้ มสลปิ โอนเงินกรณี ประชมุ ออนไลน์ หนงั สือเชญิ ประชมุ หากเปน็ ผ้แู ทนตอ้ ง ไดร้ ับการมอบหมายผแู้ ทนอย่างเปน็ ลาย ลักษณ์อกั ษร 4.3 วธิ กี ารตดิ ตามและประเมินผลการปฏบิ ัตงิ าน เม่ือผู้ยืมรับเงินไปแล้ว ควรรีบดาเนินการให้แล้วเสร็จและส่งใช้เงินยืมตามกาหนดเวลา หาก ไมส่ ่งใชต้ ามกาหนดเจ้าหน้าทกี่ ารเงินต้องติดตามเรง่ รดั ผูย้ ืมใหร้ ีบดาเนนิ การส่งใชโ้ ดยเร็ว โดยมีวิธีการ ดังน้ี (1)ตรวจสอบสมุดทะเบียนคมุ ลูกหนี้เงินยมื ทดรองจ่ายและสัญญาการยมื เงินทค่ี รบกาหนดส่ง ใช้เงินยืมแต่ผูย้ มื ยังมิได้ส่งใชภ้ ายในกาหนดเวลา (2)จดั ทารายละเอยี ดลกู หนเ้ี งินยมื ทดรองจ่ายที่ยังไมส่ ง่ ใช้ (3)จัดทาหนังสอื แจ้งให้ลูกหนี้เงินยืมทดรองจา่ ยท่ียังไม่ส่งใช้ภายในกาหนดเวลารบี ดาเนนิ การ ส่งใช้เงินยืมเป็นรายบคุ คลโดยรองอธกิ ารบดีลงนาม (4)ให้ผู้ยืมรบี ดาเนินการสง่ ใช้ภายใน 7 วัน นับแต่วนั ที่ครบกาหนดส่งใช้เงินยืมพร้อมท้งั ชแี้ จง เหตุผลความจาเปน็ ทไี่ ม่สามารถสง่ ใชเ้ งินยมื ตามกาหนดเวลาได้ (5)หากยังไม่ดาเนินการภายในกาหนดให้แผนกการเงินฯทาบันทึกเสนอรองอธิการบดีขอ อนมุ ตั หิ ักเงนิ เดอื นของผู้ยมื (6)อธิการบดีหรือรองอธิการบดีท่ีได้รับมอบอานาจลงนามในหนังสืออนุมัติให้หักเงินเดือน จนกว่าจะครบจานวน (7)แผนกการเงินฯเก็บหนังสือท่ีได้รับอนุมัติให้หักเงินเดือน พร้อมทั้งสาเนาแจ้งกองคลัง มหาวิทยาลัยฯ แผนกบริหารงานบุคคลเพื่อบันทึกประวตั ิจะมีผลต่อการประเมินข้ันเงินเดอื น และแจ้ง ผู้ยมื ทราบและยนิ ยอมใหห้ กั เงนิ เดอื นตอ่ ไป แผนกการเงนิ และเบิกจ่าย เขตพน้ื ท่ีอเุ ทนถวาย หน้า 35

คูม่ อื การปฏิบตั งิ าน เรื่องการยืม-คนื เงนิ ทดรองจ่าย เขตพน้ื ท่ีอเุ ทนถวาย 4.4 จรรยาบรรณ/คณุ ธรรม/จริยธรรมในการปฏิบตั ิงาน เพื่อให้เจ้าหน้าที่การเงินยึดมั่นและยืนหยัดในส่ิงท่ีถูกต้อง ซื่อสัตย์ สุจริตและรับผิดชอบ ปฏิบัติหน้าที่ด้วยความโปร่งใสและสามารถตรวจสอบได้ ปฏิบัติหน้าท่ีโดยไม่เลือกปฏิบัติอย่างไม่เป็น ธรรม มุ่งผลสัมฤทธ์ิของงานและไม่ใช้อานาจครอบงาผิดทานองคลองธรรมต่อผู้มาติดต่อ จึงควรถือ ปฏิบตั ติ ามจรรยาบรรณดังนี้ 1) พึงมจี รรยาบรรณตอ่ ตนเอง ดงั น้ี - เป็นผู้มีศีลธรรมอันดีและประพฤติตนให้เหมาะสมกับการเป็นข้าราชการ พนักงาน ในสถาบันอดุ มศึกษา ลูกจ้างของรัฐ - มีทัศนคติท่ีดีและพัฒนาตนเองให้มีคุณธรรม จริยธรรมรวมทั้งเพิ่มพูนความรู้ ความสามารถและทกั ษะในการทางานเพื่อใหก้ ารปฏบิ ตั หิ นา้ ท่ีมีประสิทธิภาพ ประสิทธผิ ลยิง่ ขนึ้ 2) พงึ มีจรรยาบรรณตอ่ การปฏิบตั ิงาน - ไม่แสวงหาประโยชน์อันเป็นอามิสสินจ้างจากผู้อ่ืนในการปฏิบัติหน้าท่ีและไม่ กระทาการใดๆ อันเปน็ การหาประโยชนใ์ ห้แก่ตนโดยมชิ อบ - พงึ ปฏบิ ัตหิ น้าทีร่ าชการด้วยความสจุ รติ เสมอภาค และปราศจากอคติ - ไม่ละท้ิงหน้าท่ีราชการ ไม่ปฏิบัติหรือละเว้นการปฏิบัติหน้าท่ีโดยมิชอบเพ่ือให้ ตนเองหรอื ผู้อนื่ ไดร้ บั ประโยชน์ที่มคิ วรได้ 3) พงึ มีจรรยาบรรณตอ่ หน่วยงาน - พึงปฏิบัติหน้าที่อย่างเต็มกาลังความสามารถ รอบคอบ รวดเร็ว ขยันหมั่นเพียร ถกู ตอ้ งสมเหตสุ มผล โดยคานงึ ถึงประโยชนข์ องทางราชการและประชาชนเป็นสาคญั - ประพฤติตนเป็นผู้ตรงต่อเวลาและใช้เวลาในการปฏิบัติหน้าที่ให้เป็นประโยชน์ต่อ ทางราชการอย่างเต็มที่ - ดแู ลรักษาและใชท้ รัพย์สนิ ของทางราชการอย่างประหยดั คมุ้ ค่าโดยระมดั ระวงั มิให้ เสยี หายหรอื สนิ้ เปลอื งเย่ยี งวญิ ญูชนจะพึงปฏบิ ัติต่อทรัพยส์ ินของตนเอง - รักษาเกียรติภูมิของมหาวิทยาลัย โดยไม่กระทาการใดอันเป็นที่เส่ือมเสียต่อ ช่อื เสียงและภาพพจนข์ องมหาวิทยาลยั 4) จรรยาบรรณต่อผบู้ ังคับบญั ชา ผู้ใต้บงั คบั บญั ชา และผูร้ ว่ มงาน - มีความรับผิดชอบในการปฏิบัติงาน การให้ความร่วมมือกับผู้บังคับบัญชาท้ังใน ดา้ นการใหค้ วามคิดเหน็ การช่วยทางานและการแกไ้ ขปัญหาร่วมกนั - ผู้บังคับบัญชาพึงดูแลเอาใจใส่ผู้อยู่ใต้บังคับบัญชาทั้งในด้านการปฏิบัติงาน ขวัญ กาลังใจ และยอมรับฟงั ความคิดเหน็ ของผู้อยใู่ ตบ้ งั คับบัญชา ตลอดจนบริหารด้วยหลกั การและเหตุผล ที่ถกู ตอ้ ง ตามทานองคลองธรรม - ช่วยเหลอื เกอื้ กลู กันในทางที่ชอบ รวมทั้งส่งเสรมิ และสนับสนุนให้เกดิ ความสามัคคี ร่วมแรงร่วมใจกบั บรรดาเพอื่ นรว่ มงานในการปฏิบตั หิ น้าทีเ่ พื่อประโยชน์ส่วนรวม - ปฏิบัติต่อเพื่อนร่วมงานตลอดจนผู้ท่ีเก่ียวข้องด้วยความสุภาพ มีน้าใจ และมนุษย์ สัมพันธ์อนั ดี หน้า 36 แผนกการเงนิ และเบิกจ่าย เขตพ้ืนท่ีอเุ ทนถวาย

ค่มู อื การปฏิบัตงิ าน เร่ืองการยมื -คืนเงนิ ทดรองจ่าย เขตพนื้ ที่อเุ ทนถวาย 5) พึงมจี รรยาบรรณต่อผู้รบั บรกิ าร - ไม่เรียกรับหรือยอมรับทรัพย์สินหรือประโยชน์อ่ืนใดจากผู้รับบริการเพื่อกระทา การหรอื ไม่กระทาการใด - ให้บริการผู้มาติดต่องานอย่างเต็มกาลังความสามารถด้วยความเป็นธรรม เอื้อเฟ้ือ มนี ้าใจ และใชก้ ริ ิยาวาจาทส่ี ภุ าพออ่ นโยน - ปฏบิ ตั ติ นใหเ้ ปน็ ทีเ่ ช่ือถือ ศรัทธาของบุคคลทวั่ ไป ขอ้ แนะนา ใบเสร็จรบั เงินอยา่ งน้อยตอ้ งมีรายการดังต่อไปนี้ 1) ชอื่ สถานที่อยู่ หรอื ทที่ าการของผู้รบั เงนิ 2) วัน เดือน ปี ทรี่ ับเงนิ 3) รายการแสดงการรบั เงินระบุวา่ เป็นคา่ อะไร 4) จานวนเงินทั้งตัวเลขและตัวอักษร 5) ลายมือช่ือของผู้รบั เงิน ตามระเบียบกระทรวงการคลัง ว่าด้วยการเบิกเงนิ จากคลัง การรับเงิน การจ่ายเงิน การเก็บรักษาเงิน และการนาเงินสง่ คลงั พ.ศ. 2562 การจา่ ยเงนิ ยมื ควรจ่ายลว่ งหน้ากอ่ นวนั ทใ่ี ช้เงนิ ยมื อย่างน้อย 2 วันทาการ เมื่อผู้ยืมได้รับการทักท้วงกรณีหลักฐานการจ่ายไม่ครบถ้วนหรือไม่ถูกต้องให้ผู้ยืม ปฏิบัติตามคาทักท้วงภายใน 7 วัน นับจากวันที่ได้รับคาทักท้วง หากผู้ยืมมิได้ ดาเนินการตามคาทักท้วงและไม่ได้ชี้แจงเหตุผลให้หน่วยงานผู้ให้ยืมทราบให้ ดาเนินการตามเง่ือนไขในสัญญาเงินยืม โดยถือว่าผู้ยืมยังมิได้ส่งใช้คืนเงินยืมเท่า จานวนทที่ กั ท้วงน้นั ในกรณีที่ผู้ยืมมิได้ชาระคืนเงินยืมภายในระยะเวลาท่ีกาหนด ให้รองอธิการบดีเขต พื้นท่ีที่ได้รับมอบอานาจ เรียกชดใช้เงินยืมตามเงื่อนไขในสัญญายืมเงินให้เสร็จสิ้น โดยเร็ว อย่างช้าไม่เกิน 7 วัน มิฉะนั้นจะต้องถูกดาเนินการหักเงินเดือน ค่าจ้าง เงิน ประจาตาแหน่ง เงินค่าตอบแทน หรือเงินอ่ืนใดที่ผู้ยืมมีสิทธิ์ได้รับจากทาง มหาวิทยาลัยฯ พร้อมทั้งค่าปรับร้อยละ 7.5 ต่อปีของเงินยืมที่ค้างชาระ และ ดาเนินการหักเงินไม่เกิน 3 เดือน โดยมีผลต่อการประเมินเล่ือนเงินเดือนหรือค่าจ้าง ประจาปขี องผยู้ มื เงิน และให้บันทกึ ในทะเบียนประวตั ิบคุ ลากรมหาวทิ ยาลยั กรณีเบกิ เงนิ น้อยกวา่ จานวนเงินในใบเสรจ็ ให้ลงนามรับรองการขอเบิกเงนิ ดงั นี้ ขา้ พเจ้านาย/นางสาว/นาง.............................ขอเบิกเงนิ จานวน.........................บาท (................................บาทถ้วน) ลงชือ่ .....................................(ผขู้ อเบิก) (.......................................) แผนกการเงินและเบิกจา่ ย เขตพน้ื ทอ่ี เุ ทนถวาย หน้า 37

คมู่ ือการปฏบิ ัตงิ าน เร่ืองการยมื -คืนเงนิ ทดรองจา่ ย เขตพน้ื ทีอ่ เุ ทนถวาย บทลงโทษสาหรบั ผบู้ ังคบั บัญชาและเจ้าหนา้ ทกี่ ารเงิน กรณีท่ีผู้ยืมส่งใช้เงินยืมเกินกาหนดเวลาและมหาวิทยาลัยส่งั การให้หักเงินเดือนผู้ยืมน้ัน ผู้ยืม อาจจะมองว่าเจ้าหน้าท่ีการเงนิ หรือมหาวิทยาลัยทาเกินกว่าเหตุ ท้ังๆท่ีทางานเพ่ือราชการ ขอให้ผู้ยืม เข้าใจว่าสาเหตุท่ีเจ้าหน้าท่ีการเงินหรือมหาวิทยาลัยต้องลงโทษโดยวิธีการนี้เน่ืองจากมีระเบียบ คณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดิน ไดก้ าหนดบทลงโทษของผบู้ ังคับบัญชาและเจ้าหนา้ ทกี่ ารเงินไวว้ ่า ถ้า ไมด่ าเนินการจะต้องรับโทษปรับทางปกครอง ตามรายละเอยี ดท่จี ะอธิบายดังน้ี ตามระเบียบคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดินว่าด้วยวินัยทางงบประมาณและการคลัง พ.ศ. 2544 ได้กาหนดบทลงโทษของผู้ทาหนา้ ท่ีเก่ียวกบั เงินยืมไว้ใน หมวด 2 ความผิดวนิ ัยทางงบประมาณ และการคลงั ส่วนท่ี 5 ความผดิ เกยี่ วกบั เงนิ ยมื ข้อ 35 และ 36 ดงั น้ี “ข้อ 35 ผู้บังคับบัญชาหรือเจ้าหน้าท่ีผู้ใด มีอานาจหน้าที่อนุมัติเก่ียวกับเงินยืมของหน่วยรับ ตรวจ อนุมัติให้ยืมเงินหรือจ่ายเงินยืม ไม่ถูกต้องตามกฎหมายหรือระเบียบท่ีใช้บังคับกับหน่วยรับ ตรวจ เปน็ เหตใุ หเ้ กดิ ความเสียหายแก่รฐั ตอ้ งรับโทษปรบั ทางปกครอง ชนั้ ท่ี 3” “ข้อ 36 ผู้บังคับบัญชาหรือเจ้าหน้าท่ีผู้ใดมีหน้าท่ีเร่งรัดหรือติดตามทวงคืนเงินยืมของหน่วย รับตรวจ ตามกฎหมายหรือระเบียบที่ใช้บังคับกับหน่วยรับตรวจ ละเลยไม่เร่งรัดหรือติดตามทวงคืน เงินยืมน้ัน ภายในระยะเวลาที่กฎหมายหรือระเบียบที่ใช้บังคับกับหน่วยรับตรวจกาหนด เป็นเหตุให้ เกดิ ความเสียหายแก่รัฐ ตอ้ งรบั โทษปรับทางปกครอง ชนั้ ที่ 2” ซ่ึงตามระเบียบดังกล่าว ส่วนท่ี 2 โทษปรับทางปกครอง ข้อ 9 ได้ระบุว่า “ความผิดวินัยทาง งบประมาณและการคลัง มอี ัตราโทษปรับทางปกครอง 4 ชนั้ ดงั ต่อไปน้ี” (1)โทษชั้นท่ี 1 โทษปรบั ไมเ่ กนิ 1 เดือน (2)โทษชัน้ ท่ี 2 โทษปรับเท่ากบั เงนิ เดือนตั้งแต่ 2 เดอื น ถงึ 4 เดือน (3)โทษชน้ั ท่ี 3 โทษปรบั เทา่ กบั เงินเดือนตั้งแต่ 5 เดอื น ถงึ 8 เดือน (4)โทษชน้ั ท่ี 4 โทษปรับเท่ากับเงินเดือนต้ังแต่ 9 เดือน ถึง 12 เดือน หน้า 38 แผนกการเงินและเบกิ จา่ ย เขตพ้นื ทีอ่ เุ ทนถวาย

คู่มอื การปฏบิ ัติงาน เร่อื งการยมื -คนื เงินทดรองจ่าย เขตพื้นทอี่ เุ ทนถวาย บทท่ี 5 ปัญหาอุปสรรคและแนวทางในการแกไ้ ขและพัฒนางาน 5.1 ปญั หาและอุปสรรคในการปฏบิ ตั ิงาน จากการศึกษาความเป็นมา หลักเกณฑ์การปฏิบัติงาน เทคนิคการปฏิบัติงาน รวมทั้ง มาตรฐาน ข้ันตอนการปฏิบัติงาน พบว่าที่ผ่านมาการปฏิบัติเก่ียวกับการขออนุมัติยืมเงินทดรองจ่าย และการส่งใช้เงินยืมทดรองจ่าย ผู้ยืมและเจ้าหน้าที่การเงินอาจปฏิบัติไม่ถูกต้องตามระเบียบ คาส่ัง และแนวปฏิบตั ทิ ่เี กี่ยวข้อง ซ่งึ อาจเกิดจากหลายสาเหตุ เช่น อาจเกิดจากผู้ยืม เจ้าหน้าที่การเงิน หรือ ขั้นตอนการปฏบิ ตั ิงาน ระเบียบ ขอ้ บงั คบั แนวปฏบิ ัติทีเ่ กยี่ วข้อง ดังน้ี 1. ผู้ยืมไม่มีความรู้ความเข้าใจเก่ียวกับระเบียบ คาสั่ง และแนวปฏิบัติท่ีเก่ียวข้อง ทาให้ ปฏบิ ตั ิไม่ถูกต้อง 2. ผยู้ มื ไมม่ ีส่วนเกยี่ วข้องในโครงการ/งาน/กจิ กรรม ทขี่ ออนมุ ัตดิ าเนินการ 3. ผู้ยืมขออนุมัติยืมเงินทดรองจ่าย เมื่อใกล้ระยะเวลาท่ีต้องดาเนินการ ทาให้ไม่ได้รับเงินยืม ที่ตอ้ งดาเนินการตามวตั ถปุ ระสงค์ 4. ผยู้ มื แนบเอกสารประกอบการขออนุมตั ิและสง่ ใช้คนื เงินยืมไม่ครบถ้วน 5. ผู้ยืมส่งหลักฐานการชดใช้เงินยืมไม่ถูกต้อง เช่น ดาเนินการนอกเหนือจากที่ได้รับอนุมัติ ใบเสรจ็ รับเงินไม่ถกู ตอ้ ง ผรู้ ับเงินไม่ลงนามในเอกสาร 6. ผู้ยมื ไม่สง่ ใช้คืนเงนิ ยมื ตามกาหนดเวลา 7. เจา้ หนา้ ทกี่ ารเงนิ ไม่มคี วามรู้ความเข้าใจเก่ียวกบั ระเบียบ คาสง่ั และแนวปฏิบัติท่ีเกี่ยวข้อง เช่น เม่ือผู้ยืมขออนุมัติค่าใช้จ่าย เจ้าหน้าที่การเงินได้ผ่านเรื่อง อนุมัติให้ โดยมาทราบภายหลังว่า รายการดงั กลา่ วปฏบิ ัตไิ ม่ถูกตอ้ งตามระเบยี บ 8. เจ้าหน้าที่การเงินของงานคลังเขตพ้ืนที่ ไม่ทราบกรณีมีการเปลี่ยนแปลง ระเบียบ คาสั่ง หรอื แนวปฏิบตั ทิ เี่ กย่ี วข้อง 9. ระเบียบ แนวปฏบิ ัตทิ เี่ กีย่ วข้องไม่เอือ้ ตอ่ การปฏบิ ตั งิ าน 5.2 แนวทางแกไ้ ขและพฒั นา จากปญั หาดังกล่าวข้างตน้ จะเห็นวา่ บางกรณีเกิดจากเจ้าหน้าท่ีการเงินปฏิบัติไม่ถูกต้อง บาง กรณีเกิดจากผู้ยืมปฏิบัติไม่ถูกต้อง บางกรณีเกิดจากกระบวนการปฏิบัติงานไม่ชัดเจนและไม่เอ้ือต่อ การทางาน ทาให้ผู้ยืมได้รับเงินล่าช้า ซ่ึงส่งผลต่อการดาเนินงานท่ีผู้ยืมอาจต้องสารองเงินส่วนตัวไป ก่อน หรอื อาจต้องเลื่อนระยะเวลาการจา่ ยเงนิ ใหผ้ ูเ้ กีย่ วขอ้ ง ฉะน้ันควรหาแนวทางแก้ไขให้ผู้ปฏิบัติทุก ฝ่ายดาเนินการได้ถูกต้องและเกิดประสิทธิภาพ ซึ่งปัญหาหลายๆ ข้อ อาจใช้แนวทางแก้ปัญหาแบบ เดยี วกนั ได้ จงึ สรปุ แนวทางแก้ไขไว้ ดงั นี้ 1. ควรมีคู่มือปฏิบัติงานเก่ียวกับการยืมเงิน การจ่ายเงินยืม และการส่งใช้เงินยืมทดรองจ่าย ของงานคลัง เขตพื้นที่อุเทนถวาย เพ่ือให้ผู้ท่ีทาหน้าที่เก่ียวกับเงินยืมทดรองจ่าย และผู้ท่ีเกี่ยวข้องใช้ เปน็ แนวทางในการปฏิบตั งิ านอยา่ งถูกต้อง รวดเรว็ และมีประสทิ ธภิ าพ แผนกการเงินและเบกิ จ่าย เขตพ้ืนทอ่ี เุ ทนถวาย หนา้ 39

คมู่ ือการปฏิบัติงาน เรอื่ งการยมื -คืนเงนิ ทดรองจ่าย เขตพน้ื ทีอ่ เุ ทนถวาย 2. ควรมกี ารจัดอบรมให้ความรู้เก่ียวกับหลักเกณฑ์การขออนุมัติยืมเงินทดรองจ่าย การส่งใช้ คนื เงนิ ยมื บทลงโทษ และระเบยี บทีเ่ กย่ี วข้องกบั บุคลากรหรอื ผ้ยู มื 3. เจ้าหน้าที่การเงินควรชี้แจงให้ผู้ยืมได้รับทราบว่า ผู้มีสิทธิ์ยืมเงินทดรองจ่าย ควรเป็นผู้ท่ี เก่ยี วขอ้ งหรอื ผทู้ ร่ี ับผิดชอบโครงการหรอื กิจกรรมที่ยืม 4. ผู้ยืมควรมีการวางแผนการใช้เงินต้ังแต่ต้นปีงบประมาณ และเสนอขออนุมัติดาเนินการ เมื่อได้รับอนุมัติแล้วให้รีบดาเนินการทาเรื่องขออนุมัติยืมเงินไว้ล่วงหน้า เพื่อลดปัญหากรณียืมเงิน เร่งด่วน 5. เจ้าหน้าที่การเงินควรตรวจสอบการขออนุมัติค่าใช้จ่ายและประมาณการค่าใช้จ่ายให้ ถกู ต้องกอ่ นการทาขออนุมัตยิ ืมเงนิ 6. มีการกากบั ดแู ลใหม้ ีการปฏบิ ตั ติ ามระบบการควบคุมภายในทีเ่ ก่ียวข้องอย่างเครง่ ครดั 5.3 ข้อเสนอแนะ การปฏิบัตงิ านดา้ นเงินยืมทดรองจ่าย เจ้าหน้าทก่ี ารเงินตอ้ งเข้าใจว่าผ้ยู มื ต้องนาเงินท่ีได้รับไป ทดรองจ่ายในการดาเนินงานที่ยังไม่สามารถเบิกจากเงินงบประมาณหรือเงินรายได้ ฉะนั้นเพื่อให้ผู้ยืม สามารถปฏิบัตงิ านไดท้ ันเวลา เจ้าหน้าที่การเงินควรทางานให้เป็นปัจจุบัน และหาแนวทางการพัฒนา งานใหม้ ีประสิทธิภาพและรวดเร็วยิ่งข้ึน โดยผู้บังคับบัญชาและผู้ท่ีเก่ียวข้องจะต้องร่วมกันวางแผนใน การปฏิบัติดงั น้ี 1. มหาวิทยาลัยฯควรวิเคราะห์และกาหนดวงเงินเก็บรักษาที่เหมาะสมให้ เขตพ้ืนที่อุเทน ถวายไวใ้ ช้สาหรบั หมุนเวียนทดรองจา่ ยให้เพียงพอและง่ายต่อการตรวจสอบ ซ่ึงในระยะเวลาที่ผ่านมา ไดว้ ิเคราะห์เบอ้ื งตน้ จากสญั ญาเงนิ ยืมที่แผนกการเงินและเบิกจ่าย เขตพ้ืนที่อุเทนถวายแล้วพบว่าควร กาหนดวงเงนิ เกบ็ รักษาเพือ่ ใชท้ ดรองจ่ายในวงเงินไม่เกิน 1,000,000 บาท (หนงึ่ ลา้ นบาทถ้วน) 2. มหาวิทยาลัยฯควรจัดอบรมเจ้าหน้าที่การเงินอย่างต่อเนื่องให้มีเทคนิคในการเป็นผู้ ให้บริการที่ดีและจัดอบรมให้ผู้ปฏิบัติงานตระหนักถึงความสาคัญของระเบียบที่เก่ียวข้องรวมถึง บทลงโทษต่างๆ 3. วิเคราะห์หาสาเหตุการส่งใช้เงินยืมเกินกาหนดโดยแยกสัญญายืมเงินที่ส่งใช้เกินกาหนด บ่อยๆ และวิเคราะห์หาสาเหตุเป็นรายๆ ไป แต่งต้ังคณะกรรมการสอบหาข้อเท็จจริง และกาหนด แนวทางป้องกนั โดยมมี าตรการลงโทษสาหรับผ้ทู ไี่ ม่ปฏบิ ตั ิตามระเบยี บข้อบงั คับ 4. มหาวิทยาลัยฯควรศึกษาข้อมูลจากมหาวิทยาลัยอื่นท่ีมีลักษณะงานคล้ายคลึงกัน แต่มีวิธี ปฏบิ ตั ิท่ดี ี ชดั เจน และสง่ เจา้ หนา้ ทีไ่ ปศึกษาดงู านด้านเงินยืมทดรองจ่ายของหน่วยงานอื่น เพ่ือนาส่ิงที่ ดกี วา่ คลอ่ งตัวกว่ามาวเิ คราะห์ เปรียบเทียบ และพฒั นางานให้มปี ระสทิ ธภิ าพย่ิงขน้ึ 5. มหาวิทยาลัยฯควรจัดทาระบบฐานข้อมูลเงินยืมทดรองจ่ายให้สามารถเช่ือมต่อกับ หนว่ ยงานต่างๆภายในมหาวทิ ยาลัย เพอื่ ตรวจสอบไดเ้ ร็วขึน้ หนา้ 40 แผนกการเงนิ และเบกิ จ่าย เขตพืน้ ท่ีอเุ ทนถวาย

คู่มอื การปฏบิ ตั งิ าน เรื่องการยืม-คืนเงินทดรองจ่าย เขตพนื้ ที่อุเทนถวาย บรรณานุกรม วนิดา ปอน้อย. (2553). การบริหารเงินยืมทดรองจา่ ย. มหาวทิ ยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลธัญบุรี นงเยาว์ สุคาภา. (2562). คู่มอื การดาเนินการยมื -คืนเงินทดรองจา่ ยและเงนิ สดย่อย. สานักงานสภา มหาวิทยาลัยเทคโนโลยสี รุ นารี ลัดดาภรณ์ อินตาหามแห. (2560-2561). รายงานการวิเคราะหค์ ่าใชจ้ า่ ยในการยืมเงินทดรองจา่ ย. คณะวิศวกรรมศาสตร์ มหาวิทยาลยั ขอนแก่น รุง่ นภา พมุ่ ชมและคณะ. (2560). การบรหิ ารเงินยมื ทดรองจ่าย. คณะแพทย์ศาสตร์ มหาวิทยาลยั นเรศวร กองคลงั . 2559. คู่มือเงินยืมราชการ. กรมสง่ เสริมการเกษตร มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลตะวนั ออก. 2563. ประกาศมหาวิทยาลัยเทคโนโลยรี าชมงคล ตะวันออก เรอ่ื ง หลกั เกณฑ์และแนวปฏิบตั ิการยืมเงินทดรองจ่ายจากเงินรายได้ พ.ศ.2563 กระทรวงการคลงั . 2562. ระเบยี บกระทรวงการคลงั ว่าด้วยเงินทดรองราชการ พ.ศ.2562 สานักวนิ ยั ทางการเงนิ การคลัง. 2544. ระเบยี บคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดนิ วา่ ดว้ ยวินัยทาง งบประมาณและการคลัง พ.ศ.2544 กระทรวงการคลงั . 2562. ระเบียบการเบกิ จ่ายเงนิ จากคลัง การเกบ็ รกั ษาเงนิ และการนาเงนิ สง่ คลัง พ.ศ. 2562 คณะวศิ วกรรมศาสตร์และสถาปตั ยกรรมศาสตร.์ มหาวิทยาลัยเทคโนโลยรี าชมงคลตะวันออก. (2563-2565). แผนพฒั นาคณะวิศวกรรมศาสตรแ์ ละสถาปัตยกรรมศาสตร์ ประจาปี งบประมาณ พ.ศ.2563-2565 สานักงานวิทยาเขตอเุ ทนถวาย. มหาวิทยาลัยเทคโนโลยรี าชมงคลตะวนั ออก. 2564. แผนปฏิบตั ิ ราชการประจาปี พ.ศ.2564 แผนกการเงินและเบิกจ่าย เขตพ้นื ท่ีอเุ ทนถวาย หนา้ 41

ค่มู อื การปฏิบัตงิ าน เรอ่ื งการยืม-คืนเงินทดรองจ่าย เขตพ้ืนทีอ่ เุ ทนถวาย ภาคผนวก หนา้ 42 แผนกการเงินและเบกิ จา่ ย เขตพน้ื ทอี่ เุ ทนถวาย

คู่มอื การปฏบิ ตั ิงาน เรื่องการยืม-คืนเงนิ ทดรองจา่ ย เขตพื้นทอ่ี เุ ทนถวาย แผนกการเงนิ และเบิกจ่าย เขตพนื้ ทอ่ี เุ ทนถวาย หน้า 43

คู่มอื การปฏบิ ตั งิ าน เร่อื งการยมื -คนื เงนิ ทดรองจ่าย เขตพนื้ ที่อเุ ทนถวาย หนา้ 44 แผนกการเงนิ และเบิกจา่ ย เขตพื้นทีอ่ เุ ทนถวาย

คู่มอื การปฏบิ ตั ิงาน เรื่องการยืม-คืนเงนิ ทดรองจา่ ย เขตพื้นทอ่ี เุ ทนถวาย แผนกการเงนิ และเบิกจ่าย เขตพนื้ ทอ่ี เุ ทนถวาย หน้า 45