Políticas Solicitud de Cursos

POLÍTICAS DEL ÁREA DE CAPACITACIÓN Solicitud de Cursos

POlÍTICAS DEL ÁREA DE CAPACITACIÓNEl “Proceso de Capacitación” es un instrumento de desarrollo continuo, programado yevaluado, destinado a obtener, perfeccionar, complementar y desarrollar, conocimientos,habilidades y actitudes de los miembros de la organización.La Capacitación es necesaria para el desarrollo de las personas, aumenta el sentido depertenencia a la Institución y también permite crecer la productividad y calidad de losservicios que prestan los miembros de la organización.Se buscará potenciar la participación y permanente retroalimentación entre las jefaturas ysu personal dependiente para que este proceso permita establecer brechas decapacitación, potenciar el desarrollo laboral y personal de los empleados y servir deorientación para posibles asensos y reubicaciones.Es nuestro deseo de seguir desarrollándonos como área y así poder ofrecer un serviciode calidad y confianza a todo aquel que solicite nuestros servicios de Capacitación.Por lo que en nuestro plan de mejora estamos haciendo de su conocimiento undocumento el cual mejorará nuestro desempeño como área y así mismo nos permitiráapoyarlos con sus solicitudes de una manera más profesional y con un impacto favorablepara quienes proporcionemos nuestros servicios

I) Políticas para solicitud de cursos al área de capacitaciónPara solicitar se realice una capacitación por favor tomar en cuenta los siguientes puntos,los cuales son muy importantes para asegurar una capacitación exitosa y que cumpla conlos objetivos de la empresa.El área de Capacitación se hará responsable de la impartición y logística de lacapacitación solicitada siguiendo cada uno de los puntos siguientes:1.- Se asignará un líder de proyecto que será un instructor del área de Capacitación,quién estará involucrado desde un inicio y tal como lo indique el área de producto, con ellíder del proyecto correspondiente del área de Producto, para coordinar la misma.2.- Se deberá dar aviso al área de Capacitación para cualquier sesión que involucretemas de producto así como de kickoff, cambio de paquetes, lanzamientos de ofertacomercial o cambios y/o actualizaciones de producto y procesos, con al menos unasemana de anticipación, para agendar capacitaciones ya establecidas y que al menosalgún miembro del equipo acuda a dichas juntas o eventos que son de vital importanciapara el área su conocimiento para luego dar réplica de todos los temas vistos en estassesiones.3.- De requerir alguna capacitación sobre algún tema en particular, se deberá convocar ajunta con una semana de anticipación al área de Capacitación donde al menos algunapersona del equipo estará presente para revisión de temas, logística y entrenamiento alárea, definición de días y coordinación de áreas, sedes y medios de capacitación sobre eltema solicitado, en la misma se definirá al instructor así como la participación de otrasáreas, o proveedores que deban impartir algún tema relacionado, con el fin de coordinartiempos.4.- Una vez que el área de Capacitación está enterada de la solicitud del tema decapacitación, se asignará una persona que será el instructor asignado del tema solicitado(líder de proyecto), se deberá de involucrar en todo momento a esta la persona encualquier cambio, ajuste al tema o la presentación para que esté enterado de todo elproyecto en general y así éste mismo deberá estar completamente capacitado sobre éstepor parte del área solicitante o proveedor al menos una semana antes de arrancar con laimpartición con las demás áreas para que se pueda dar en tiempo y forma requerida porel área solicitante y previendo las dudas y preguntas que surgirán con detalle para cadaárea, así como la coordinación y logística requerida.5.- Una vez definido el tema, fechas, sedes y áreas involucradas para la impartición de lacapacitación en la misma junta, se debe enviar vía correo los acuerdos sobre el tema,fechas y las áreas involucradas para la solicitud de capacitaciones, una vez recibida lainformación por el área de Capacitación, se hará cargo de contactar telefónicamente alas cabezas de las áreas involucradas para darles aviso de la misma con tiempo yaseguremos su asistencia.

6.- Posterior a la llamada de confirmación con las distintas áreas, se enviara la invitaciónde manera formal a cada área y/o gerente indicando las fechas y horarios pactados, en lacual se les informara si será presencial lugar de impartición, o a distancia por medio decorreo electrónico.7.- Enviar presentación vía correo al área de capacitación del tema con una semana deanticipación, en el mismo correo se solicitará reunión para train de trainers, dejando claroque el instructor deberá estar capacitado por el area que genera el tema al menos conuna semana de anticipación a la fecha de arranque de las capacitaciones, así poderresolver dudas sobre el tema a tiempo, el área de Capacitación no podrá impartir el temasi se entrega la presentación con cambios o ajustes en el tiempo acordado en el presente,pero si podrá continuar con la logística y coordinación de la misma.8.- Si después del train the trainers existen cambios o ajustes a la presentación esta seenviara vía correo con las correcciones o actualizaciones mencionadas en la sesión y lanota explicatoria sobre los mismos puntos al menos dos días antes de la impartición deltema, con la finalidad que el instructor revise los cambios y pueda realizar preguntas alárea que generó la presentación con actualizaciones.9.- En caso de requerir capacitación presencial en Geografía, el área solicitante deberáestar consciente que el área de Capacitación tiene que realizar su solicitud depresupuesto los primeros días de cada mes, y tarda aproximadamente una semana parala aprobación del mismo, por lo que se debe tomar en cuenta estos tiempos paracoordinarlas.10.- El instructor llevará un record de preguntas que no pueda responder y lo hará llegarvía correo al área que generó el contenido el mismo día de la capacitación, así mismo sesolicita la respuesta a las preguntas para poder enviar un correo a los participantes y quela duda no quede en el aire.11.- El área de Capacitación llevará un record de todas las preguntas de todas lassesiones de la capacitación con sus respectivas respuestas por si posteriormente nosllegan a hacer alguna pregunta poder tener un respaldo y dar respuesta oportuna.12.- La presentación final se enviará vía correo electrónico a las áreas que se les haimpartido la capacitación, una vez que haya concluido la misma por parte del área deCapacitación, incluyendo el respectivo reporte de asistencia, calificación y observacionesgeneradas en la misma.13.- Se aplicará una evaluación a los participantes al final de la sesión y la calificación seanexará al reporte que se mandará al final del proyecto al área de Producto con lacalificación y observaciones realizados por el área de Capacitación.14.- Se aplicará un formato de reacción una vez concluida la capacitación, a las personascapacitadas para retroalimentación y mejora del área.

15.- La responsabilidad del área de Capacitación para poder impartir al 100% los cursossolicitados, dependerá del cumplimiento de los puntos expuestos en el presentedocumento.Todas estas solicitudes son para poder dar el servicio que ustedes como clientes internosse merecen, y que también las demás áreas están esperando por parte de ambosequipos, capacitación y producto, así podremos lograr el éxito en la transmisión de la yque los temas queden claros a los participantes que esperan recibir la informacióncompleta y detallada. II) Políticas para la asistencia a un curso.1. El área de RH enviará la invitación o dará aviso a los participantes del día, lugar y horario de la capacitación para personal de nuevo ingreso. En CDMX los cursos dan inicio los lunes y miércoles.2. El área de RH avisa a Capacitación del número de participantes por cada curso a iniciar.3. Es obligatorio para cualquier persona de nuevo ingreso que tome su curso de inducción a la empresa.4. Es obligatorio para el personal de nuevo ingreso del área comercial estar capacitado con el curso de producto.5. Corresponde al Gerente o al responsable de Distribuidor, solicitar la inscripción de sus colaboradores a alguna acción de capacitación y será responsable de que los participantes asistan puntualmente y no falten sin justificación.6. La solicitud de Curso se realizará enviando un correo electrónico al responsable de capacitación de su Plaza con 5 días hábiles de anticipación a la fecha programada de curso.7. Será motivo de sanción, si no asiste al curso como mínimo el 80% del personal descrito en el correo.8. Al ingresar al inmueble deberán registrarse con el Personal de Seguridad.9. El área de capacitación confirmará al Gerente o responsable de Distribuidor vía correo electrónico, datos relativos a la acción de capacitación: Instructor asignado, Sede, Fecha y Horario de impartición del curso.10. Los participantes deberán presentarse en la hora y fecha programadas para inicio de curso en la Sede que se haya designado.11. Los participantes tendrán una tolerancia de 15 minutos de retraso, posterior a esto se tomará como retardo, salvo que sea justificado.12. Si el participante no se presenta el primer día, causará baja del curso.13. El Gerente o responsable del Distribuidor, deberá dar aviso al área de capacitación en caso de retardo o falta.

14. El participante deberá permanecer en la sede de capacitación durante el tiempo establecido para su desarrollo.15. Los participantes deberán portar vestimenta formal.16. El participante deberá presentar los exámenes respectivos, teóricos y prácticos que le sean requeridos por el instructor.17. El participante deberá respetar y proteger la información institucional. III) Reglamento para uso y préstamo de las salas de capacitación.La sala de capacitación de las Oficinas Corporativas (Sede) se puede utilizar para llevar acabo diversas actividades, tales como cursos, seminarios, congresos, foros, conferencias,mesas redondas, juntas, entrega de diplomas e informes administrativos.Con el propósito de optimizar el uso de este espacio y procurar su preservación ymantenimiento, se establece el siguiente reglamento:1.- Correo electrónico a: XXXXXXXXXX@XXX Administración (sede), con la descripciónde la actividad planificada: tema, fecha y horario, cantidad aproximada de personasasistentes, recursos técnicos y de personal necesarios.2.- Solicitar la reserva de la sala como mínimo 24 horas antes del uso de la misma, tantopara uso por un lapso prolongado así como por uso de unos cuantos minutos, dar avisoal capacitador.Condiciones de uso de la sala de capacitación1.- Cumplir con los horarios asignados y establecer para el inicio y finalización de laactividad a efectuarse.2.- En caso de cualquier cambio de horario, este debe ser informado a la brevedad.3.-Se permitirá realizar un coffee break en caso de que sea autorizado por su Jefe directoy el Administrador de la sala, y dando aviso previo al capacitador.4.- Con el propósito de mantener y preservar el óptimo estado del salón se solicita tomaren consideración lo siguiente:  FUMAR queda prohibido dentro de la sala.  Queda prohibido ALTERAR LA ESTRUCTURA FISICA DE LAS INSTALACIONES  EL USO DE CAMARA FOTOGRAFICA Y/O DE VIDEO DURANTE LA CAPACITACION queda terminantemente prohibido.

 Se debe Conservar limpio el lugar de trabajo: Recoger la basura que se pueda generar en tu estancia, ordenar las sillas antes de salir, evitar dejar cosas sobre las mesas, así como evitar mancharlas, dejar limpio el pizarrón.  Verificar el estado del equipo y mobiliario: Para utilizar el clima, el proyector o la televisión (con SET TOP BOX), se debe informar a capacitación para la previa autorización y se verificará las condiciones de estos para su posterior entrega. Además queda prohibido alterar la estructura física de las instalaciones y mobiliario.  Cumplir con los horarios asignados y establecidos (en caso de cualquier cambio de horario debe ser informado a la brevedad)Al finalizar el evento, la sala deberá ser entregada en las mismas condiciones en las quefue recibida por el beneficiarioLos horarios de la sala de capacitación son:La realización de actividades los horarios de la sala de capacitación, estarán sujetas a loshorarios y actividades del área de Capacitación, en un horario de 10:00 AM a 18:00 PMSe solicita tomar en consideración antes del uso de la sala lo siguiente: Notas:  El área de Capacitación es responsable de programar fechas de los cursos y talleres, así mismo dar aviso a RH y áreas involucradas.  RH enviará el listado del personal que debe capacitarse.  RH no puede citar a personal a capacitación sin tomar en cuenta la programación de cursos del capacitador  RH no puede entregar la invitación al curso de capacitación si el empleado no ha sido contratado.  Rh debe asegurarse que el empleado que ingresa a curso de capacitación cuenta ya con número de empleado.  Capacitación debe informar a RH del personal que no asistió al curso.  Capacitación envía reporte al final del curso a RH y Gerencias involucradas.  Capacitación no puede cancelar ningún curso sin previo aviso y sin un sustento.  Se deberá contar con el apoyo de RH para que le indique al participante la importancia de asistir a todo el curso, así como la puntualidad.

Compromisos por parte del área solicitante: 1. Solicitar capacitaciones con 2 semanas de anticipación, mínimo 1 semana. 2. Solicitar calendario de nuevas capacitaciones, re lanzamientos o reforzamientos con 2 semanas de anticipación, mínimo 1 semana. 3. Invitar a los capacitadores a las DEMO o juntas de avances del producto o reuniones con proveedores o áreas de sistemas para que el capacitador conozca el desarrollo del producto y domine más rápido el tema. Esta información el capacitador se compromete a tratarla como confidencial. 4. Mantener al capacitador informado y actualizado de los cambios o nuevas características que se suman a los productos. 5. Se solicita la presencia del líder de producto al menos en las 3 primeras capacitaciones, con la idea de que asista a las que más pueda. 6. Dar aviso con anticipación de cualquier lanzamiento o actualización, modificación o ajuste de cualquiera de los productos, también si es que ya se le hizo modificación en los materiales. 7. Solicitar la realización de ajustes en materiales al área de capacitación. 8. Involucrar al área desde el inicio del proyecto para poder disminuir el tiempo de la solicitud de la capacitación al contar con conocimiento del tema el mismo capacitador 9. Contar con un cuestionario o repositorio de Faq´s, diferenciadores y actualizarlo, también poder difundirlo, el área de capacitación lo puede hacer, o apoyar en ambos temas.Compromisos por parte de Capacitaciones:1. Revisión de políticas de capacitación2. Se acercarán al líder y se involucrarán en toda la información o acercamiento alproducto hasta donde más les sea posible.3. Definir una estrategia para incentivar la asistencia a capacitaciones recurrentes delportafolio de producto.4. Promover en las capacitaciones los temas de preguntas y dudas recurrentes ydiferenciadores de producto.