เอกสารบรรยายระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี-ว่าด้วยงานสารบรรณ-ฉบับที่-4-พ.ศ.-2564

ระเบยี บสาํ นกั นายกรฐั มนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับ ท่ี 4) พ.ศ. 2564 คณะอนุกรรมการศึกษาแนวทางการปรับปรุงระบบงานสารบรรณ

สาระสาํ คัญ ระเบียบสํานกั นายกรฐั มนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับท่ี 4) พ.ศ. 2564

มตคิ ณะรฐั มนตรี คณะรัฐมนตรมี ีมติเห็นชอบรา่ งระเบยี บสาํ นักนายกรฐั มนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับท่ี ..) พ.ศ. .... และรา่ งภาคผนวก 6 หลักเกณฑ์ และวิธีการปฏิบัติในการรบั สง่ และเก็บรกั ษาขอ้ มูลขา่ วสารและหนงั สือราชการด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ และรา่ งภาคผนวก 7 หลักเกณฑ์และวิธกี ารปฏิบตั ิในการรบั สง่ และเก็บรกั ษาขอ้ มลู ขา่ วสารและหนังสือราชการโดยไปรษณยี อ์ ิเล็กทรอนิกส์ ซ่งึ จัดทําโดย คณะอนุกรรมการศกึ ษาแนวทางการปรบั ปรุงระบบงานสารบรรณ ตามท่ีสํานักงานปลัดสาํ นักนายกรฐั มนตรี (สปน.) เสนอ และให้ดําเนินการ ต่อไปได้ ท้ังน้ี รา่ งระเบยี บสํานักนายกรัฐมนตรีและรา่ งภาคผนวก ซ่งึ จัดทําโดยคณะอนุกรรมการศึกษาแนวทางการปรบั ปรุงระบบงาน สารบรรณ ตามท่ี สปน. เสนอ เปน็ การแก้ไขเพม่ิ เติมระเบยี บสํานกั นายกรฐั มนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และท่ีแก้ไขเพมิ่ เติม โดย กําหนดใหส้ ว่ นราชการต้องปฏิบัติงานสารบรรณด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส์เปน็ หลัก และกําหนดหลักเกณฑ์และวิธกี ารสาํ หรบั การ ปฏิบัติงานสารบรรณด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ และโดยไปรษณยี ์อิเล็กทรอนิกส์ เพ่ือให้รองรับและสนบั สนุนการปฏิบตั ิงานสาร บรรณทางอิเล็กทรอนิกสใ์ หม้ มี าตรฐานท่ีชัดเจนและสอดคล้องกับเทคโนโลยีท่ีเปล่ียนแปลงไป เพ่มิ ประสทิ ธภิ าพ ความรวดเร็ว และความ ม่ันคงปลอดภัยในการดําเนินงานของภาครัฐ และใหป้ ระชาชนได้รบั ความสะดวกในการติดต่อกับสว่ นราชการ รวมท้ังเพ่ือให้สอดคล้องกับ บทบัญญัติของรัฐธรรมนญู แหง่ ราชอาณาจักรไทยและแผนการปฏิรูปประเทศ (ฉบับปรับปรุง) ซ่งึ คณะกรรมการพจิ ารณาปรบั ปรุงและพัฒนา ระเบียบสาํ นักนายกรัฐมนตรีได้มีมติเหน็ ชอบรา่ งระเบยี บและรา่ งภาคผนวกดังกล่าวด้วยแล้ว

ภาพรวมของระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส์ตามรา่ งระเบียบฯ สารบรรณฉบับใหม่ 2300 หนว่ ยงาน หนว่ ยงานท่ีไมม่ รี ะบบสาร หนว่ ยงานท่ีมรี ะบบสารบรรณ บรรณอิเล็กทรอนกิ ส์ อิเล็กทรอนกิ ส์ ไมไ่ ด้เช่ือม eCMS Internet 339 หนว่ ยงาน 4135 บญั ชผี ใุ้ ช้งาน หนว่ ยงานท่ีมรี ะบบสารบรรณ อิเล็กทรอนกิ ส์ และเช่ือม eCMS 731 หนว่ ยงาน มี e-CMS หนว่ ยงานท่ีใชร้ ะบบ e-Saraban ของ สพร. หนงั สือผา่ นระบบ 170K ฉบับต่อปี

ระเบียบสํานักนายกรฐั มนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับท่ี 4) พ.ศ. 2564 หน่วยงานทไี่ ม่มรี ะบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกสเ์ ลย (ใช้ หน่วยงานทมี่ รี ะบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ แต่ไม่ได้ กระดาษล้วนๆ) เช่อื มโยงกับ eCMS ของ สพร. ● ใชอ้ ีเมล์เพ่อื รบั หนังสือจากหนว่ ยงานภายนอกเป็น ● ใช้อีเมล์เพ่ือรบั หนงั สอื จากหนว่ ยงานภายนอกเป็น หลัก หลัก ● รบั หนังสือจากหนว่ ยงานภายนอกจากอีเมล์ * ● รับหนงั สือจากหนว่ ยงานภายนอกจากอีเมล์ * ● สง่ หนงั สือหาหนว่ ยงานภายนอกอีเมล์ * ● สง่ หนงั สอื หาหนว่ ยงานภายนอกอีเมล์ * หน่วยงานทม่ี รี ะบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ และ หน่วยงานทใี่ ชร้ ะบบ e-Saraban ของ สพร. (และ เช่อื มโยงกับ eCMS) เช่อื มโยงกับ eCMS ของ สพร. ● ใช้อีเมล์เพ่อื รับหนงั สือจากหนว่ ยงานภายนอกเป็น ● ใช้อีเมล์เพ่อื รับหนงั สือจากหนว่ ยงานภายนอกเป็น หลัก หลัก ● รับหนังสอื จากหนว่ ยงานภายนอกจากอีเมล์ * (eCMS ● รับหนงั สือจากหนว่ ยงานภายนอกจากอีเมล์ * (eCMS เป็น optional) เป็น optional) ● สง่ หนังสือหาหนว่ ยงานภายนอกอีเมล์ * (eCMS เป็น ● สง่ หนังสอื หาหนว่ ยงานภายนอกอีเมล์ * (eCMS เปน็ optional) optional) *ยกเว้นเร่อื งลับทส่ี ดุ และหนังสอื บางประเภท เช่น การเสนอเร่อื งเข้า ครม.

ระเบยี บสาํ นกั นายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบบั ท่ี 4) พ.ศ. 2564 ขอ้ ๓ ใหย้ กเลิกความในบทนยิ ามคําว่า “ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์” ในข้อ ๖ แหง่ ระเบยี บสํานกั นายกรฐั มนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ซ่ึงแก้ไขเพ่ิมเติมโดยระเบยี บ สาํ นักนายกรฐั มนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบบั ท่ี ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘ และใหใ้ ชค้ วามต่อไปน้ี แทน ““ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์” หมายความว่า การรบั สง่ และเก็บรักษาขอ้ มูลขา่ วสาร หรือ หนังสอื ผา่ นระบบส่อื สารด้วยวิธกี ารทางอิเล็กทรอนกิ ส์ โดยรวมถึง การรับสง่ โดยใชไ้ ปรษณยี ์ อิเล็กทรอนกิ ส์ของสว่ นราชการ หรือท่ีสว่ นราชการจัดให้แก่เจ้าหนา้ ท่ี และระบบส่ือสาร ทาง อิเล็กทรอนิกส์อ่ืนใด ตามท่ีหัวหน้าสว่ นราชการกําหนดด้วย”

ระเบยี บสาํ นกั นายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับท่ี 4) พ.ศ. 2564 ขอ้ ๔ ให้เพ่มิ บทนิยามคําว่า “หนงั สอื อิเล็กทรอนกิ ส์” ระหว่างบทนยิ ามคําว่า “ระบบสาร บรรณอิเล็กทรอนกิ ส์” และคําว่า “สว่ นราชการ” ในขอ้ ๖ แหง่ ระเบยี บสาํ นกั นายกรฐั มนตรี ว่า ด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ““หนังสอื อิเล็กทรอนิกส”์ หมายความว่า หนงั สอื ราชการท่ีจัดทําและได้รบั สง่ หรอื เก็บ รักษาด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส์” ขอ้ ๕ ใหเ้ พ่ิมความต่อไปน้เี ปน็ วรรคสามของข้อ ๒๖ แหง่ ระเบยี บสํานกั นายกรัฐมนตรี ว่า ด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ “ในกรณีท่ีบันทึกจัดทําในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส์ หรอื โดยการพมิ พข์ อ้ ความใน ไปรษณยี ์อิเล็กทรอนกิ ส์ หรอื ระบบส่อื สารอ่ืนใดท่ีมีการยืนยนั ตัวตน จะพมิ พ์ช่อื ผูบ้ นั ทึกแทน การลงลายมือช่ือก็ได้ และจะไมล่ งวัน เดือน ปีท่ีบันทึกก็ได้หากระบบมีการบนั ทึกวัน เดือน ปีไว้ อยูแ่ ล้ว”

ระเบียบสํานักนายกรฐั มนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับท่ี 4) พ.ศ. 2564 “ขอ้ ๒๙ การติดต่อราชการใหด้ ําเนินการด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส์เปน็ หลัก เว้นแต่กรณีท่ีเปน็ ข้อมูล ขา่ วสารลับช้ันลับท่ีสดุ ตามระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ หรือเปน็ ส่งิ ท่ีเป็นความลับของทางราชการ ช้นั ลับท่ีสดุ ตามระเบยี บสํานกั นายกรัฐมนตรีว่าด้วย การรกั ษาความปลอดภัยแหง่ ชาติ หรือมเี หตุจําเป็นอ่ืนใดท่ีไมส่ ามารถ ดําเนินการด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส์ได้ ในกรณที ่ีติดต่อราชการด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส์ ให้ผสู้ ง่ ตรวจสอบผลการสง่ ทกุ คร้ัง และให้ผรู้ ับแจ้งตอบ รับเพ่ือยนื ยันว่าหนังสือได้จัดสง่ ไปยงั ผรู้ ับเรยี บรอ้ ยแล้ว ถ้าได้รับการแจ้งตอบรบั แล้วสว่ นราชการผ้สู ง่ ไมต่ ้องจัดสง่ หนงั สอื เป็นเอกสารตามไปอีก การสง่ ขอ้ ความทางเคร่ืองมือส่ือสาร เชน่ โทรศัพท์ วิทยุส่อื สาร วิทยุกระจายเสยี ง ให้ผูร้ บั ปฏิบตั ิเชน่ เดียวกับได้รบั หนังสือ ในกรณีท่ีจําเปน็ ต้องยนื ยนั เปน็ หนังสือ ให้ทําหนังสือยืนยันตามไปทันที สําหรบั กรณีท่ีไมม่ หี ลักฐานปรากฏชัดแจ้ง ให้ผู้สง่ และผูร้ บั บนั ทึกข้อความไว้เปน็ หลักฐาน การสง่ หรือจัดเก็บข้อความตามวรรคสามด้วยวิธกี ารทางอิเล็กทรอนกิ สไ์ ว้ในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส์ ให้ถือ เป็นการบันทึกข้อความไว้เป็นหลักฐานแล้ว”

ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบบั ท่ี 4) พ.ศ. 2564 “ขอ้ ๒๙/๑ ใหส้ ว่ นราชการจดั ใหม้ ที ะเบยี นหนงั สอื รบั ทะเบยี นหนงั สอื สง่ บญั ชหี นงั สอื สง่ เกบ็ ทะเบยี นหนงั สอื เกบ็ บญั ชสี ง่ มอบหนงั สอื ครบ ๒๐ ปี บญั ชหี นงั สอื ครบ ๒๐ ปีทขBี อเกบ็ เอง บญั ชฝี ากหนงั สอื และบญั ชหี นงั สอื ขอทาํ ลายในรปู แบบอเิ ลก็ ทรอนิกส์ โดยกรอกรายละเอยี ดเชน่ เดยี วกบั ทะเบยี นหรอื บญั ชใี นรปู แบบเอกสาร ทะเบยี นหรอื บญั ชอี เิ ลก็ ทรอนิกสต์ ามวรรคหนBึงจะอยใู่ นระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส์ หรอื จดั ทาํ โดยใชโ้ ปรแกรม Apple Numbers Google Sheets Microsoft Excel หรอื แอปพลเิ คชนั อนBื ใดกไ็ ด้ ทงัP นPี เมอBื มที ะเบยี นหรอื บญั ชดี งั กลา่ ว ในรปู แบบอเิ ลก็ ทรอนิกสแ์ ลว้ ไมต่ อ้ งจดั ทาํ ทะเบยี นหรอื บญั ชใี ดเป็นเอกสารอกี ”

ระเบยี บสาํ นกั นายกรฐั มนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับท่ี 4) พ.ศ. 2564 ขอ้ ๙ ใหเ้ พิ่มความต่อไปน้เี ป็นวรรคสามของข้อ ๓๐ แหง่ ระเบียบสาํ นักนายกรฐั มนตรี ว่า ด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ “กรณีท่ีหนว่ ยงานสารบรรณกลางสง่ หนงั สือด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ให้ถือว่า การเก็บสําเนาหนังสอื ไว้ในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกสท์ ่ีสง่ น้นั เปน็ การเก็บสาํ เนา ไว้ท่ี หนว่ ยงานสารบรรณกลางตามวรรคหน่ึงแล้ว ท้ังน้ี โดยไมต่ ้องเก็บเปน็ เอกสารอีก”

ระเบยี บสํานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบบั ท่ี 4) พ.ศ. 2564 ข้อ ๘๙/๑ ใหส้ ว่ นราชการจัดใหม้ รี ะบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ สส์ ําหรบั ปฏิบัติงานสารบรรณ ซ่งึ อยา่ งน้อยต้องมที อ่ี ยูไ่ ปรษณยี อ์ ิเล็กทรอนิกสก์ ลางสาํ หรบั การรบั และการสง่ หนังสอื อิเล็กทรอนิกสข์ อง สว่ นราชการน้นั ในกรณที ่ีสว่ นราชการใดมีหนว่ ยงานในสังกัดต้ังอยูใ่ นภมู ิภาค หรือมหี นว่ ยงานในสังกัดท่ีจําเป็นต้องมี หนว่ ยงานสารบรรณกลางแยกต่างหากจากสว่ นกลางเพ่อื ประสิทธิภาพในการปฏิบตั ิราชการ หรอื มเี หตุ จําเปน็ อ่ืนใดใหต้ ้องมีท่ีอยูไ่ ปรษณีย์อิเล็กทรอนกิ สก์ ลาง ตามวรรคหน่ึงของตนเอง สว่ นราชการน้ันจะ อนญุ าตหรอื จัดให้หนว่ ยงานในสงั กัดดังกล่าว มที ่ีอยูไ่ ปรษณีย์อิเล็กทรอนิกสก์ ลางเฉพาะสาํ หรับการรบั และการสง่ หนังสืออิเล็กทรอนิกส์ของหนว่ ยงานน้นั ก็ได้ ให้สว่ นราชการประกาศเผยแพรท่ ่ีอยูไ่ ปรษณยี อ์ ิเล็กทรอนิกสก์ ลางตามวรรคหน่งึ และวรรคสองใน เว็บไซต์ของสว่ นราชการน้นั และให้แจ้งไปยงั สาํ นกั งานพฒั นารฐั บาลดิจิทัล (องค์การมหาชน) เพ่ือ รวบรวมเผยแพรพ่ ร้อมกับหมายเลขโทรศัพท์ของเจ้าหนา้ ท่ีท่ีมหี นา้ ท่ีตรวจสอบหนงั สือท่ีสง่ มา ยงั ท่ีอยู่ ไปรษณีย์อิเล็กทรอนกิ สด์ ังกล่าวด้วย

ระเบียบสาํ นกั นายกรฐั มนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับท่ี 4) พ.ศ. 2564 ขอ้ ๘๙/๑ … เพ่อื เป็นการอํานวยความสะดวกใหแ้ ก่ประชาชนและการปฏิบตั ิงานสารบรรณ อิเล็กทรอนกิ ส์ ของเจ้าหนา้ ท่ีของรัฐ ใหส้ ํานกั งานพฒั นารฐั บาลดิจิทัล (องค์การมหาชน) รวบรวม ท่ีอยู่ ไปรษณยี อ์ ิเล็กทรอนิกส์กลางของหนว่ ยงานของรัฐท้ังหมดเพ่ือเผยแพรใ่ นท่ีเดียวกับท่ีอยูไ่ ปรษณยี ์ อิเล็กทรอนิกส์กลางของสว่ นราชการตามวรรคสามด้วย หลักเกณฑ์และวิธีการปฏิบัติในการรับสง่ และเก็บรักษาขอ้ มูลขา่ วสาร และหนังสือราชการด้วยระบบ สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ให้เปน็ ไปตามท่ีกําหนดไว้ในภาคผนวก ๖ ท้ังน้ี โดยไมร่ วมถึงการใช้ไปรษณยี ์ อิเล็กทรอนกิ ส์ หลักเกณฑ์และวิธกี ารปฏิบตั ิในการรับสง่ และเก็บรักษาขอ้ มูลขา่ วสารและหนังสือราชการโดย ไปรษณยี อ์ ิเล็กทรอนกิ ส์ ใหเ้ ปน็ ไปตามท่ีกําหนดไว้ในภาคผนวก ๗

ระเบยี บสํานักนายกรฐั มนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบบั ท่ี 4) พ.ศ. 2564 ข้อ ๘๙/๓ เพ่อื ประโยชนใ์ นการปฏิบัติงานสารบรรณ ในการรับหรอื สง่ หนงั สอื อิเล็กทรอนกิ ส์ ให้ลงเวลาท่ีปรากฏในระบบว่าสว่ นราชการได้รับ หรอื ได้สง่ หนังสือไว้ใน ทะเบยี น หนงั สือรับหรอื ทะเบยี นหนงั สือสง่ แล้วแต่กรณี ไว้เพ่ือเป็นหลักฐานทางราชการด้วย โดยในกรณที ่ี ได้สง่ ไปทางท่ีอยูไ่ ปรษณยี อ์ ิเล็กทรอนิกส์ ท่ีได้รบั แจ้งไว้ หรือท่ีได้มกี ารประกาศ เผยแพรต่ ามขอ้ ๘๙/๑ แล้ว แต่ไมส่ ําเรจ็ ใหล้ งวันและเวลาท่ีปรากฏในระบบว่าได้จัดสง่ คร้ัง แรกเปน็ วันและเวลาท่ีได้สง่ หนังสอื

ระเบยี บสาํ นกั นายกรฐั มนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับท่ี 4) พ.ศ. 2564 ข้อ ๘๙/๔ การเก็บหนงั สอื อิเล็กทรอนกิ ส์ นอกจากการเก็บไว้ในระบบสารบรรณ อิเล็กทรอนกิ ส์อันเป็นผลจากท่ีได้มีการรับหรอื การสง่ หนงั สอื น้ัน ใหม้ กี ารสาํ รองข้อมูล (backup) หนงั สืออิเล็กทรอนิกสไ์ ว้อีกแหง่ เปน็ อยา่ งน้อยด้วย ท้ังน้ี ตามหลักเกณฑ์และวิธกี าร ท่ีหัวหนา้ สว่ นราชการกําหนด หนังสอื อิเล็กทรอนิกสท์ ่ีเก็บรักษาไว้ในการสาํ รองขอ้ มูลตามวรรคหน่ึง และท่ีสง่ ให้สํานัก หอจดหมายเหตุแหง่ ชาติ กรมศิลปากร ตามขอ้ ๕๘ ใหอ้ ยูใ่ นรูปแบบมาตรฐาน เชน่ PDF ความ ละเอียดไมน่ ้อยกว่า ๑๕๐ dpi และให้นําหลักเกณฑ์การต้ังช่อื ไฟล์ท่ีกําหนดไว้ในภาคผนวก ๗ มาใช้บังคับด้วยโดยอนโุ ลม

ระเบยี บสํานกั นายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบบั ท่ี 4) พ.ศ. 2564 ข้อ ๘๙/๕ หนงั สืออิเล็กทรอนกิ ส์ไมม่ ีอายุการเก็บหนังสือ โดยปกติให้เก็บไว้ตลอดไป เว้นแต่กรณีมี ความจําเป็นต้องเพ่ิมพ้นื ท่ีจัดเก็บในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ สข์ องสว่ นราชการ หรือมีเหตผุ ลความ จําเปน็ อ่ืนใด หัวหน้าสว่ นราชการจะมีคําส่งั ใหท้ ําลายหนังสืออิเล็กทรอนกิ ส์ ท่ีมใิ ชเ่ อกสารจดหมายเหตุ ตามกฎหมายว่าด้วยจดหมายเหตแุ หง่ ชาติ ท่ีเก็บมาเปน็ เวลาเกินกว่า ๑๐ ปีแล้วก็ได้ โดยในการทําลายให้ ใชว้ ิธีลบออกจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส์ และให้ลบหนังสืออิเล็กทรอนกิ ส์ท่ีเก็บไว้เป็นเวลานาน ท่ีสดุ ย้อนข้ึนมา ให้นาํ ความในวรรคหน่ึงมาใชบ้ ังคับแก่หนังสอื อิเล็กทรอนิกสท์ ่ีเก็บรกั ษาไว้ ในการสาํ รองขอ้ มลู ของ สว่ นราชการตามข้อ ๘๙/๔ ด้วยโดยอนโุ ลม โดยหวั หนา้ สว่ นราชการจะมีคําส่ังใหท้ ําลายได้เฉพาะหนังสือท่ี เก็บมาเป็นเวลาเกินกว่า ๒๐ ปี ซ่งึ ได้มีการสง่ ใหส้ าํ นักหอจดหมายเหตแุ หง่ ชาติ กรมศลิ ปากร ตามขอ้ ๕๘ แล้ว

ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบบั ท่ี 4) พ.ศ. 2564 ขอ้ ๑๑ ในการพฒั นาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกสข์ องสว่ นราชการ หรือมีปญั หา อุปสรรคทางเทคนคิ ในการปฏิบตั ิงานสารบรรณด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส์ หรอื ใน การเช่อื มโยงขอ้ มูลหรอื ระบบกับสว่ นราชการและหนว่ ยงานอ่ืน สว่ นราชการอาจขอรับการ สนบั สนุนหรอื ขอ ความชว่ ยเหลือจากสาํ นักงานพัฒนารฐั บาลดิจิทัล (องค์การมหาชน) หรอื สํานกั งานพฒั นาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ได้

ภาคผนวก ๖ หลักเกณฑ์และวิธีการปฏิบัติในการรบั สง่ และเก็บรกั ษาข้อมลู ขา่ วสาร และหนังสอื ราชการ ด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส์ ๑. การรับสง่ ข้อมลู ขา่ วสารหรอื หนงั สอื และการติดต่อราชการสามารถติดต่อ ผา่ น ทางระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส์ โดยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส์ จะต้อง สนบั สนนุ การสรา้ งหนังสือให้เปน็ ไปตามรูปแบบท่ีระเบยี บกําหนด หรือจะต้อง สามารถรองรับหนังสือท่ีสร้างโดยใชก้ ระดาษแล้วแปลงเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนกิ ส์ และสามารถรบั สง่ หนงั สอื ทางไปรษณียอ์ ิเล็กทรอนิกส์ (อีเมล) ตามภาคผนวก ๗ ได้

ภาคผนวก ๗ หลักเกณฑ์และวิธีการปฏิบตั ิในการรับสง่ และเก็บรักษา ข้อมลู ขา่ วสาร และหนงั สือราชการ โดยไปรษณยี อ์ ิเล็กทรอนกิ ส์ ๑. ให้สว่ นราชการจัดใหม้ ที ่ีอยูไ่ ปรษณยี อ์ ิเล็กทรอนกิ ส์ (อีเมล) กลางของสว่ นราชการเพ่อื การรบั สง่ ข้อมูลขา่ วสาร และหนงั สอื ราชการ โดยให้ใช้ช่อื saraban ตามด้วยช่ือโดเมน (domain name) ของสว่ นราชการน้นั หรอื อยา่ ง น้อยต้องลงท้ายด้วยช่อื โดเมนของสว่ นราชการต้นสงั กัด ตัวอยา่ งเชน่ ราชการบริหารสว่ นกลาง [email protected] [email protected] ราชการบริหารสว่ นภมู ิภาค [email protected] [email protected] ราชการบรหิ ารสว่ นท้องถ่ิน [email protected] [email protected] สว่ นราชการอาจจัดหาลายมือช่อื อิเล็กทรอนกิ ส์ (digital signature) เพ่ือใชร้ บั รองหนังสอื ของสว่ นราชการท่ีจะ สง่ ทางอีเมลด้วยก็ได้

ภาคผนวก ๗ หลักเกณฑ์และวิธีการปฏิบัติในการรับสง่ และเก็บรกั ษา ขอ้ มูลขา่ วสาร และหนงั สือราชการ โดยไปรษณยี ์อิเล็กทรอนิกส์ ๒. ให้หัวหน้าสว่ นราชการมอบหมายเจ้าหน้าท่ีของหนว่ ยงานสารบรรณกลางคนหน่ึงหรอื หลายคน เพ่อื ทําหน้าท่ี รับหนงั สอื ทางท่ีอยูอ่ ีเมลตามข้อ ๑ รวมท้ังตรวจสอบข้อมูลขา่ วสารและหนงั สอื ราชการท่ีได้รบั ในระบบอีเมลของ สว่ นราชการเปน็ ประจําตามท่ีหวั หน้าสว่ นราชการกําหนด ซ่ึงรวมถึงการตรวจสอบในโฟลเดอรอ์ ีเมลขยะและ โฟลเดอร์อ่ืนใดท่ีอาจมีอีเมลเขา้ มาได้ ท้ังน้ี ต้องไมน่ ้อยกว่าวันละสองคร้ังในเวลาราชการ อยา่ งนอ้ ยหน่งึ คร้ัง ในชว่ งเชา้ และอยา่ งน้อย หน่งึ คร้งั ในชว่ งบา่ ย ๓. เม่อื ได้รับอีเมลจากภายนอก ใหเ้ จ้าหน้าท่ีของหนว่ ยงานสารบรรณกลางท่ีได้รบั มอบหมายตามข้อ ๒ ดําเนนิ การ ดังน้ี ๓.๑ ลงทะเบียนรับหนังสอื ... ๓.๒ แจ้งยืนยนั โดยการตอบกลับ ... ๓.๓ สาํ รองข้อมูล ...

ภาคผนวก ๗ หลักเกณฑ์และวิธีการปฏิบัติในการรบั สง่ และเก็บรกั ษา ข้อมูลขา่ วสาร และหนังสอื ราชการ โดยไปรษณีย์อิเล็กทรอนกิ ส์ ๓.๔ ในกรณที ่ีสว่ นราชการน้ันมรี ะบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ใหน้ ําเขา้ ระบบ สารบรรณ อิเล็กทรอนิกส์ ในกรณที ่ีสว่ นราชการน้ันไมม่ ีระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ให้พมิ พอ์ อก (print out) เปน็ เอกสารแล้วดําเนนิ การต่อไปตามระเบยี บสาํ นกั นายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ ๓.๕ การจัดสง่ อีเมลท่ีได้ลงทะเบียนรับแล้วใหผ้ ้ทู ่ีเก่ียวขอ้ งภายในสว่ นราชการ ให้เปน็ ไปตาม หลักเกณฑ์ วิธีการ และระยะเวลาท่ีหัวหนา้ สว่ นราชการกําหนด ๓.๖ ในกรณีท่ีสว่ นราชการได้รบั หนงั สือราชการท่ีมชี ้นั ความลับ ในช้ันลับหรือ ลับมาก ให้ดําเนนิ การ ต่อไปตามระเบียบว่าด้วยการรกั ษาความลับของทางราชการ และระเบยี บสาํ นกั นายกรัฐมนตรวี ่า ด้วยการรกั ษาความปลอดภัยแหง่ ชาติ ๓.๘ การดําเนินการตามข้อน้อี าจใชร้ ะบบอัตโนมตั ิท่ีให้ผลลัพธเ์ ปน็ ไปตามหลักเกณฑ์ท่ีกําหนดก็ได้

ภาคผนวก ๗ หลักเกณฑ์และวิธีการปฏิบัติในการรับสง่ และเก็บรกั ษา ขอ้ มูลขา่ วสาร และหนงั สอื ราชการ โดยไปรษณียอ์ ิเล็กทรอนกิ ส์ ๔. การจัดทําขอ้ มูลขา่ วสารหรอื หนังสือราชการเพ่อื สง่ ทางอีเมล ให้สว่ นราชการดําเนินการดังน้ี ๔.๑ จัดทํารา่ งหนังสอื ให้ผูม้ ีอํานาจลงช่ือหรอื ให้ความเห็นชอบรา่ งหนงั สอื ท่ีจะสง่ ออกไปภายนอก ๔.๒ เม่ือผมู้ ีอํานาจลงช่ือได้ลงลายมือช่อื หรือใหค้ วามเหน็ ชอบหนงั สือแล้ว ให้เจ้าของเร่อื งตรวจสอบ ความเรยี บรอ้ ยของหนงั สอื และสง่ิ ท่ีจะสง่ ไปด้วย และให้ประสานหนว่ ยงานสารบรรณกลางเพ่อื กําหนดเลขทะเบียนหนังสอื สง่ และลงรายการทะเบียนหนงั สอื สง่ ตามข้อ ๔๓ แหง่ ระเบียบสํานัก นายกรฐั มนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ แล้วนําเลขดังกล่าวมากําหนดไว้ในหนังสือท่ีจะ สง่ ไปภายนอก ในกรณที ่ีสว่ นราชการใดใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ สใ์ นการสง่ หนังสอื ทางอีเมล โดยระบบ ดังกล่าวสามารถจัดทําหนงั สอื และออกเลขหนังสือได้โดยอัตโนมัติเม่ือผูม้ ีอํานาจลงช่ือได้แสดง เจตนาเหน็ ชอบด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ ใหถ้ ือว่าได้ปฏิบัติตาม ๔.๒ แล้ว

ภาคผนวก ๗ หลักเกณฑ์และวิธีการปฏิบัติในการรบั สง่ และเก็บรกั ษา ข้อมลู ขา่ วสาร และหนงั สือราชการ โดยไปรษณยี อ์ ิเล็กทรอนิกส์ ๔.๓ ใหเ้ จ้าของเร่อื งแปลงหนังสือและส่ิงท่ีจะสง่ ไปด้วยใหเ้ ปน็ ไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ประเภท PDF เปน็ ไฟล์เดียว ความละเอียดไมน่ ้อยกว่า ๓๐๐ dpi เว้นแต่กรณที ่ีสงิ่ ท่ีจะสง่ ไปด้วย มีจํานวนหนา้ มากจะ แยกไฟล์ต่างหากก็ได้ และใหต้ ้ังช่อื ไฟล์ตามหลักเกณฑ์และลําดับ ดังต่อไปน้ี ท้ังน้ี ช่ือไฟล์ให้ใช้เลข อารบกิ และใชเ้ คร่ืองหมายขีดล่าง (_) แทนการเว้นวรรคหรือเคร่ืองหมาย หรอื สัญลักษณ์พิเศษท่ี สงวนไมใ่ หใ้ ช้ในช่ือไฟล์ (reserved characters) เชน่ (/) (.) หรอื ($)

ภาคผนวก ๗ หลักเกณฑ์และวิธีการปฏิบตั ิในการรบั สง่ และเก็บรกั ษา ข้อมูลขา่ วสาร และหนงั สือราชการ โดยไปรษณยี อ์ ิเล็กทรอนกิ ส์ ๕. การสง่ ขอ้ มูลขา่ วสารหรือหนงั สือราชการทางอีเมล ใหส้ ว่ นราชการดําเนินการดังน้ี ๕.๑ ให้หวั หน้าสว่ นราชการมอบหมายเจ้าหน้าท่ีของหนว่ ยงานสารบรรณกลาง หรือเจ้าหน้าท่ีใน สังกัดสว่ นราชการน้ันคนหน่ึงหรอื หลายคนเพ่ือทําหน้าท่ีสง่ ขอ้ มูลขา่ วสารหรือหนงั สือ ของสว่ น ราชการน้ันทางอีเมล ๕.๒ ใหเ้ จ้าของเร่ืองนาํ สง่ ไฟล์อิเล็กทรอนิกสต์ าม ๔.๓ รวมท้ังแจ้งท่ีอยูอ่ ีเมล ของผูร้ ับ และหมายเลข โทรศพั ท์ของผูร้ บั (ถ้ามี) ให้เจ้าหน้าท่ีตาม ๕.๑ เพ่อื ดําเนินการสง่ อีเมลต่อไป ๕.๓ เม่อื เจ้าหน้าท่ีตาม ๕.๑ ได้รับเร่อื งแล้ว ๕.๓.๑ ลงทะเบียนหนังสือสง่ ๕.๓.๒ ตรวจสอบเน้อื หา ๕.๓.๓-๑๑ สง่ เมล์ แนบหนงั สือท่ีสแกนแล้วไปด้วย)