7. RUPS dapat mengurangi pembatasan yang diatur dalam Anggaran Dasar atau menentukan pembatasan lain kepada Direksi selain yang diatur dalam Anggaran Dasar. 4.5. Organ Pendukung Dalam rangka mendukung efektifitas dan efisiensi tugas Direksi, Direksi dapat dibantu oleh Organ Pendukung terdiri dari: ͳǤ Sekretaris Perusahaan ʹǤ Pejabat Struktural yang mengelola Pengawasan Internal ͵Ǥ Pejabat Struktural yang mengelola Manajemen Risiko 4.5.1. Sekretaris Perusahaan 1. Direksi wajib menyelenggarakan fungsi Sekretaris Perusahaan;120 2. Penyelenggara fungsi Sekretaris Perusahaan sebagaimana dimaksud pada poin 1, dapat dilakukan dengan mengangkat seorang Sekretaris Perusahaan, khususnya bagi Perseroan dengan sifat khusus;121 3. Sekretaris Perusahaan sebagaimana dimaksud pada poin 2, diangkat dan diberhentikan oleh Direktur Utama berdasarkan mekanisme internal perusahaan dengan persetujuan Dewan Komisaris;122 4. Direksi harus memastikan kelancaran komunikasi antara perusahaan dengan pemangku kepentingan dengan memberdayakan fungsi Sekretaris Perusahaan;123 5. Fungsi Sekretaris Perusahaan sebagaimana dimaksud pada point 1, antara lain:124 a. Memastikan bahwa Perseroan mematuhi peraturan tentang persyaratan keterbukaan sejalan dengan penerapan prinsip-prinsip GCG; b. Memberikan informasi yang dibutuhkan oleh Direksi dan Dewan Komisaris secara berkala dan/atau sewaktu-waktu apabila diminta; c. Sebagai penghubung (liaison officer); dan d. Menatausahakan serta menyimpan dokumen perusahaan, termasuk tetapi tidak terbatas pada Daftar Pemegang Saham, Daftar Khusus dan risalah rapat Direksi, rapat Dewan Komisaris dan RUPS. 6. Sekretaris Perusahaan atau pelaksana fungsi Sekretaris Perusahaan bertanggung Jawab kepada Direksi. Laporan pelaksanaan tugas Sekretaris Perusahaan disampaikan pula kepada Dewan Komisaris;125 120 Peraturan Menteri BUMN Per-01/MBU/2011 Pasal 29 ayat 1 121 Peraturan Menteri BUMN Per-01/MBU/2011 Pasal 29 ayat 2 122 Peraturan Menteri BUMN Per-01/MBU/2011 Pasal 29 ayat 3 123 Pedoman Umum GCG Indonesia, KNKG tahun 2006 Bab IV bagian 3.4 124 Peraturan Menteri BUMN Per-01/MBU/2011 Pasal 29 ayat 4 125 Pedoman Umum GCG Indonesia, KNKG tahun 2006 Bab IV bagian 3.4 PT PLN BATUBARA 47
7. Direksi wajib menjaga dan mengevaluasi kualitas fungsi Sekretaris Perusahaan; 8. Sekretaris Perusahaan memiliki kualifikasi yang memadai yaitu:126 a. Memenuhi kualifikasi pendidikan kompetensi dan pengalaman yang ditentukan oleh Perseroan meliputi fungsi yang dikelolanya; b. Pengalaman professional dan kompetensi yang dimiliki mencakup hukum, pasar modal, manajemen keuangan, dan Komunikasi Perseroan. 4.5.2. Pejabat Struktural yang mengelola Pengawasan Internal 1. Perusahaan telah membentuk Pengawasan Internal yang merupakan penegak pengawasan internal Perseroan;127 2. Direksi wajib menyelenggarakan pengawasan internal;128 3. Pengawasan internal sebagaimana diaksud pada poin 2 dilakukan dengan:129 a. Membentuk Satuan Pengawasan Internal; b. Membuat Piagam Pengawasan Intern sesuai ketentuan yang berlaku dan mencakup130: paling sedikit menjelaskan: Posisi fungsi Audit Internal dalam organisasi; Kewenangan Fungsi Audit Internal untuk mendapatakan akses terhadap semua catatan, personil dan asset perusahaan yang diperlukan dalam rangka pelaksanaan tugasnya; dan menjelaskan ruang lingkup Fungsi Audit Internal. 4. Satuan Pengawasan Internal sebagaimana dimaksud pada poin c angka 2, dipimpin oleh seorang kepala yang diangkat dan diberhentikan oleh Direktur Utama berdasarkan mekanisme internal Perseroan dengan persetujuan Dewan Komisaris;131 5. Satuan Pengawasan Internal dipimpin oleh seorang kepala yang bertanggung jawab kepada Direktur Utama132 6. Satuan Pengawasan Intenal mempunyai hubungan fungsional dengan Dewan Komisaris melalui Komite Audit dalam hal pelaporan fungsi Pengawasan Internal. 7. Dalam hal pelaksanaanya, Pejabat yang mengelola pengawasan internal menyampaikan secara berkala kepada Direktur Utama. 8. Fungsi pengawasan internal sebagaimana dimaksud huruf b, adalah:133 126 Peraturan Menteri BUMN Per-01/MBU/2011 Pasal 29 ayat 5 127 Undang-undang No.19 Tahun 2003 pasal 67 ayat 1. 128 Peraturan Menteri BUMN Per-01/MBU/2011 Pasal 28 ayat 1 129 Peraturan Menteri BUMN Per-01/MBU/2011 Pasal 28 ayat 2 130 Keputusan Sekretaris Menteri SK-16/S.MBU/2012 BUMN Bab IV poin 128.2 131 Peraturan Menteri BUMN Per-01/MBU/2011 Pasal 28 ayat 3 132 Undang-undang No.19 Tahun 2003 pasal 67 ayat 2. 133 Peraturan Menteri BUMN Per-01/MBU/2011 Pasal 28 ayat 4 48 Board Manual | Tatalaksana Kerja Dewan Komisaris dan Direksi
a. Evaluasi atas efektifitas pelaksanaan pengendalian intern, manajemen risiko, dan prose tata kelola perusahaan, sesuai dengan peraturan perundang-undangan dan kebijakan Perseroan b. Pemeriksaan dan penilaian atas efisiensi dan efektifitas di bidang keuangan, operasional, sumber daya manusia, teknologi informasi, dan kegiatan lainnya 9. Satuan Pengawasan Internal bertugas membantu Direksi dalam memastikan pencapaian tujuan dan kelangsungan usaha dengan:134 a. Melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan program perusahaan b. Memberikan saran dalam upaya memperbaiki efektifitas proses pengedalian risiko c. Melakukan evaluasi kepatuhan perusahaan terhadap peraturan perusahaan, pelaksanaan GCG dan peraturan perundang- undangan d. Memfasilitasi kelancaran pelaksanaan audit oleh auditor eksternal 10. Atas permintaan tertulis Dewan Komisaris, Direksi memberikan keterangan hasil pemeriksaan atau hasil pelaksanaan tugas Satuan Pengawasan Internal; 11. Direksi wajib memperhatikan dan segera mengambil langkah-langkah yang diperlukan atas segala sesuatu yang dikemukakan dalam setiap laporan hasil pemeriksaan yang dibuat oleh Satuan Kepatuhan dan Pengawasan Internal;135 12. Direksi wajib menyampaikan laporan pelaksanaan fungsi pengawasan internal secara periodik kepada Dewan Komisaris;136 13. Direksi wajib menjaga dan mengevaluasi kualitas fungsi pengawasan internal di Perseroan;137 4.5.3. Pejabat Struktural yang mengelola Manajemen Risiko 1. Direksi harus menyusun dan melaksanakan sistem manajemen risiko Perseroan yang mencakup seluruh aspek kegiatan Perseroan;138 2. Untuk setiap pengambilan keputusan strategis, termasuk penciptaan produk atau jasa baru, harus diperhitungkan dengan seksama dampak risikonya, dalam arti adanya keseimbangan antara hasil dan beban risiko;139 49 134 Pedoman Umum GCG Indonesia, KNKG tahun 2006 Bab IV bagian D poin 3.3 135 Undang-undang No. 19 Tahun 2003 pasal 69 136 Peraturan Menteri BUMN Per-01/MBU/2011 Pasal 28 ayat (5) 137 Peraturan Menteri BUMN Per-01/MBU/2011 Pasal 28 ayat (6) 138 Pedoman Umum GCG Indonesia, KNKG tahun 2006 Bab IV bagian D poin 3.2.a 139 Pedoman Umum GCG Indonesia, KNKG tahun 2006 bagian D poin 3.2 b PT PLN BATUBARA
3. Direksi wajib membangun dan melaksanakan program manajemen risiko korporasi secara terpadu yang merupakan bagian dari pelaksanaan program GCG;140 4. Dalam pengelolaan risiko wajib menjunjung tinggi integritas dan mengacu kepada data dan fakta yang akurat serta sesuai dengan ketentuan hukum dan peraturan perundang-undangan yang berlaku 5. Direksi wajib menyampaikan laporan profil manajemen risiko dan penangannya bersamaan dengan laporan berkala Perseroan;141 4.6. Program Pengenalan dan Pelatihan Direksi 4.6.1. Program Pengenalan Direksi Agar Direksi Perseroan selalu dapat bekerja selaras dengan organ perseroan lainnya, maka bagi Direktur Utama bertanggung jawab atas pelaksanaan program pengenalan bagi Anggota Direksi yang baru diangkat sekurang- kurangnya mencakup: 1. Pelaksanaan prinsip-prinsip Good Corporate Governance oleh Perseroan142; 2. Gambaran mengenai Perseroan berkaitan dengan tujuan, sifat, lingkup kegiatan, kinerja keuangan dan operasi, strategi, rencana jangka pendek dan jangka panjang, posisi komposisi, risiko dan masalah-masalah strategis lainnya143; 3. Keterangan berkaitan dengan kewenangan yang didelegasikan. Audit internal dan eksternal, sistem dan kebijakan pengendalian intern serta Komite Audit144; 4. Keterangan mengenai tugas dan tanggung jawab Dewan Komisaris dan Direksi serta organ pendukung Dewan Komisaris dan Direksi145; Program Pengenalan Perseroan dapat berupa presentasi, pertemuan, kunjungan ke Perseroan dan pengkajian dokumen atau program lainnya yang dianggap sesuai dengan Perseroan dimana program tersebut dilaksanakan.146 Tanggung jawab untuk mengadakan program pengenalan berada pada Sekretaris Perusahaan atau siapapun yang menjalankan fungsi sebagai Sekretaris Perusahaan.147 140 Peraturan Menteri BUMN Per-01/MBU/2011 Pasal 25 ayat (2) 141 Peraturan Menteri BUMN Per-01/MBU/2011 Pasal 25 ayat (4) 142 Permen BUMN 01/2011 Pasal 43 Ayat (3) Huruf (a) 143 Permen BUMN 01/2011 Pasal 43 Ayat (3) Huruf (b) 144 Permen BUMN 01/2011 Pasal 43 Ayat (3) Huruf (c) 145 Permen BUMN 01/2011 Pasal 43 Ayat (3) Huruf (d) 146 Permen BUMN 01/2011 Pasal 43 Ayat (4) 147 Permen BUMN 01/2011 Pasal 43 Ayat (2) 50 Board Manual | Tatalaksana Kerja Dewan Komisaris dan Direksi
Program Pengenalan ini dilaksanakan selambat-lambatnya 1 (satu) bulan setelah pengangkatan Direktur tersebut.148 4.6.2. Program Pelatihan Direksi 1. Untuk memfasilitasi peningkatan kompetensi secara berkelanjutan, maka Anggota Direksi perlu untuk mendapatkan Pendidikan berkelanjutan, yang dikombinasikan dalam self-study dan keikutsertaan pada pendidikan khusus, pelatihan, workshop, seminar, conference, yang dapat bermanfaat dalam meningkatkan efektivitas fungsi Direksi; 2. Terdapat rencana kerja dan anggaran untuk kegiatan pelatihan bagi Anggota Direksi yang dicantumkan dalam RKAP149; 3. Pelaksanaan program pelatihan/pembelajaran 150 serta penyusunan laporan tentang hasil pelatihan yang telah dijalani Anggota Direksi yang dikoordinasikan oleh Sekretaris Perusahaan 4.7. Rapat Direksi 4.7.1 Undangan Rapat Direksi 1. Panggilan Rapat Direksi dilakukan secara tertulis oleh anggota Direksi yang berhak mewakili Perseroan dan disampaikan dalam jangka waktu paling lambat 3 (tiga) hari sebelum rapat diadakan atau dalam waktu yang lebih singkat jika dalam keadaan mendesak, dengan tidak memperhitungkan tanggal panggilan dan tanggal rapat; 2. Dalam surat panggilan rapat harus mencantumkan acara, tanggal, waktu dan tempat rapat; 3. Panggilan rapat terlebih dahulu tidak disyaratkan apabila semua anggota Direksi hadir dalam rapat. 4. Direksi dapat mengundang Dewan Komisaris atau salah satu anggota Dewan Komisaris dalam Rapat Direksi untuk menjelaskan, memberikan masukan atau melakukan diskusi terhadap suatu permasalahan sebagai bahan bagi Direksi untuk menjalankan fungsinya. Anggota Dewan Komisaris baik bersama-sama maupun sendiri-sendiri setiap waktu berhak menghadiri rapat Direksi dan memberikan pandangan-pandangan terhadap hal-hal yang dibicarakan. 4.7.2 Tata Tertib Rapat Direksi 1. Etika Rapat Direksi sebagai berikut: a. Peserta rapat harus mempersiapkan diri sebelum menghadiri rapat; b. Presenter dalam Rapat Direksi harus mempersiapkan materi presentasi yang sudah disetujui oleh Direktur terkait dan disampaikan kepada Sekretaris Perusahaan sebelum pelaksanaan Rapat; 148 Board Manual PT PLN (Persero) 149 Keputusan Sekretaris Menteri SK-16/S.MBU/2012 BUMN Bab IV poin 85.2 150 Keputusan Sekretaris Menteri SK-16/S.MBU/2012 BUMN Bab IV poin 85.3.3b PT PLN BATUBARA 51
c. Peserta rapat diharapkan hadir tepat pada waktunya sesuai jadwal yang ditentukan; d. Bagi Anggota Direksi yang berhalangan hadir, maka yang bersangkutan harus menyampaikan konfirmasi atas ketidakhadiranya kepada Sekretaris Perusahaan paling lambat 1 (satu) jam sebelum pelaksanaan rapat Dewan Komisaris e. Setiap peserta rapat harus fokus dan berperan aktif mengikuti jalanya rapat 2. Risalah Rapat Direksi a. Setiap Rapat Direksi harus dibuatkan risalah rapatnya yang dibuat dan didokumentasikan oleh Sekretaris Perusahaan atau pejabat lain yang ditunjuk. Risalah harus tersedia bila diminta oleh setiap Anggota Dewan Komisaris; b. Risalah rapat harus ditandatangani oleh Ketua Rapat Direksi dan seluruh anggota Direksi yang hadir; c. Salinan risalah rapat direksi disampaikan kepada seluruh Direksi dan untuk Keputusan serta tindak lanjut disampaikan kepada pejabat yang terkait. Dokumen elektronik dapat disampaikan melalui dokumen elektronik maupun sistim elektronik yang digunakan Perseroan; d. Risalah Rapat harus menggambarkan jalannya rapat yang meliputi: i. Agenda, tempat, tanggal dan waktu rapat diadakan; ii. Daftar hadir dan alasan ketidakhadiran anggota Direksi (jika ada); iii. Hasil evaluasi atas pelaksanaan keputusan rapat sebelumnya; iv. Permasalahan yang dibahas; v. Dinamika rapat, berbagai pendapat yang terdapat dalam rapat, khususnya dalam membahas permasalahan yang strategis atau material, termasuk yang mengemukakan pendapat; vi. Proses pengambilan keputusan; vii. Keputusan yang ditetapkan, tindak lanjut, pejabat yang akan menindaklanjuti keputusan serta target waktu; viii. Dissenting opinion, jika ada. 4.7.3 Frekuensi Rapat Rapat Direksi dilaksanakan secara berkala, sekurang-kurangnya sekali dalam setiap bulan. Penyelenggaraan Rapat Direksi dapat dilakukan setiap waktu apabila: 1. Dipandang perlu oleh seorang atau lebih anggota Direksi; 2. Atas permintaan tertulis dari seorang atau lebih anggota Dewan Komisaris; atau 52 Board Manual | Tatalaksana Kerja Dewan Komisaris dan Direksi
3. Atas permintaan tertulis dari 1 (satu) orang atau lebih pemegang saham yagn bersama-sama mewakili 1/10 (satu per sepuluh) atau lebih dari jumlah seluruh saham dengan hak suara. 4.7.4 Rencana dan Agenda Rapat Direksi 1. Sekretaris Perusahaan mengkoordinasikan jadwal dan agenda Rapat Direksi 2. Agenda Rapat Direksi dapat disusun berdasarkan: arahan Direksi melalui disposisi surat atas Isu yang memerlukan pembahasan, arahan Direksi (secara lisan, tertulis maupun melalui media Komunikasi lainnya), usulan dari pejabat satu tingkat di bawah direksi yang disetujui oleh Direktur terkait. 3. Agenda yang dibahas dalam Rapat Direksi meliputi antara lain: a. Penyusunan RJPP dan RKAP b. Rencana Pengembangan Usaha dan Peluang bisnis yang berdampak pada keuntungan Perusahaan c. Monitoring realisasi Kinerja dan laporan keuangan d. Aksi Korporasi yang membutuhkan persetujuan Dewan Komisaris maupun persetujuan Pemegang Saham e. Struktur Organisasi f. Penempatan pegawai 1 level di bawah Direksi termasuk calon Direksi dan Dewan Komisaris Anak Perusahaan dan/atau Perusahaan Afiliasi g. Pengembangan Sistim Informasi h. Pengelolaan Anak Perusahaan dan/atau Perusahaan Afiliasi i. Kebijakan strategis lainnya 4.7.5 Tempat Rapat 1. Rapat Direksi dianggap sah apabila dilaksanakan di tempat kedudukan Perseroan atau di tempat kegiatan usahanya yang utama di dalam wilayah Republik Indonesia. 2. Rapat Direksi yang diselenggarakan di tempat selain pada nomor 1 dianggap sah dan dapat mengambil keputusan apabila dilaksanakan di dalam wilayah Republik Indonesia dan dihadiri oleh seluruh anggota Direksi atau wakilnya yang sah. 4.7.6 Pelaksanaan Rapat 1. Semua Rapat Direksi dipimpin oleh Direktur Utama; 2. Dalam hal Direktur Utama tidak hadir atau berhalangan, maka salah seorang Direktur yang ditunjuk secara tertulis oleh Direktur Utama yang memimpin rapat; PT PLN BATUBARA 53
3. Dalam hal Direktur Utama tidak melakukan penunjukkan, maka salah seorang Direktur yang terlama dalam jabatan sebagai anggota Direksi yagn mempin rapat Direksi; 4. Dalam hal Direktur yang paling lama menjabat sebagai anggota Direksi Perseroan lebih dari 1 (satu) orang, maka Direktur yang memimpin rapat adalah Direktur yang tertua dalam usia. 4.7.7 Mekanisme Keputusan Rapat Penggambilan keputusan atas tindakan Perseroan (Corporate Action) sesuai ketentuan perundang-undangan dan tepat waktu yang dapat dilakukan di Rapat Direksi secara fisik maupun pengambilan keputusan di luar rapat (melalui sirkuler) dengan ketentuan sebagai berikut: 1. Tingkat kesegeraan pengambilan keputusan Direksi ditentukan sejak usulan tindakan beserat dokumen pendukung dan informasi lainnya yang telah lengkap disampaikan dalam Rapat Direksi atau secara tertulis untuk keputusan sirkuler; 2. Keputusan Direksi dan tindak lanjut disampaikan maksimal 7 (tujuh) hari sejak disahkan/ditandatangani. 3. Mekanisme Keputusan di dalam Rapat Direksi sebagai berikut: a. Seorang anggota Direksi hanya dapat mewakili seorang Anggota Direksi lainnya; b. Untuk memberikan suara dalam pengambilan keputusan, seorang Anggota Direksi dapat diwakili dalam rapat hanya oleh Anggota Direksi lainnya berdasarkan kuasa tertulis yang diberikan khusus untuk keperluan itu; c. Rapat Direksi adalah sah dan berhak mengambil keputusan yang mengikat apabila dihadiri oleh lebih dari ½ (satu per dua) jumlah Anggota Direksi atau wakilnya yang sah dengan memperhatikan ketentuan; d. Dalam mata acara lain-lain, Rapat Direksi tidak berhak mengambil keputusan kecuali semua Anggota Direksi atau wakilnya yang sah, hadir dan menyetujui penambahan acara rapat; e. Semua keputusan dalam rapat Direksi diambil dengan musyawarah untuk mufakat f. Dalam hal keputusan tidak dapat diambil dengan musyawarah mufakat, maka keputusan diambil dengan suara terbanyak; g. Apabila jumlah suara yang setuju dan yang tidak setuju sama banyaknya, maka keputusan rapat adalah yang sesuai dengan pendapat ketua rapat dengan tetap memperhatikan ketentuan mengenai pertanggungjawaban; 54 Board Manual | Tatalaksana Kerja Dewan Komisaris dan Direksi
h. Dalam hal usulan lebih dari dua alternatif dan hasil pemungutan suara belum mendapatkan satu alternative dengan suara lebih ½ (satu per dua) bagian dari jumlah suara yang dikeluarkan, maka dilakukan pemilihan ulang terhadap dua usulan yang memperoleh suara terbanyak dari ½ (satu per dua) bagian dari jumlah suara yang dikeluarkan; i. Suara Blanko (abstain) dianggap menyetujui usul yang diajukan dalam rapat dan bertanggung jawab atas hasil keputusan rapat; j. Suara yang tidak sah dianggap tidak ada dan tidak dihitung dalam menentukan jumlah suara yang dikeluarkan dalam rapat; 4. Keputusan di luar Rapat Direksi (sirkuler) Keputusan dapat pula diambil di luar rapat Direksi sepanjang seluruh anggota Direksi menyetujui secara tertulis dan menandatangani tentang cara dan materi yang diputuskan. Mekanisme keputusan sirkuler adalah sebagai berikut: a. Direktur/Direktorat terkait membuat usulan tertulis keputusan sirkuler Direksi dilengkapi dengan kajian yang memadai serta sesuai format yang telah ditetapkan oleh Sekretaris Perusahaan. Sekretaris Perusahaan akan mengedarkan keputusan rapat tersebut untuk disetujui secara tertulis dan ditandatangani oleh seluruh Direksi; b. Setelah ditandatangani oleh seluruh direksi, maka dokumen asli akan disimpan oleh Sekretaris Perusahaan dan tembusannya disampaikan kepada seluruh Direksi dan/atau pejabat 1 tingkat di bawah Direktur yang mengusulkan keputusan sirkuler tersebut. 4.2. Laporan Pengelolaan Perseroan Direksi dalam pengurusan Perseroan secara berkala wajib untuk menyusun dan menyampaikan laporan kepada Dewan Komisaris dan/atau RUPS, antara lain: 1. Laporan Bulanan a. Direksi wajib menyampaikan Laporan Keuangan bulanan dan Laporan Kinerja bulanan kepada Pejabat yang ditunjuk oleh Pemegang Saham b. Direksi menyampaikan Laporan Kinerja bulanan dalam Rapat Dewan Komisaris 2. Laporan Manajemen a. Direksi wajib menyampaikan Laporan Manajemen Perusahaan triwulanan yang telah ditandatangani oleh Direksi dan Komisaris paling lambat 1 (satu) bulan setelah triwulan bersangkutan berakhir. Khusus untuk Laporan Manajemen Perusahaan triwulan IV digabungkan menjadi Laporan Manajemen Perusahaan Tahunan151. 151 Pasal 7 ayat 1 Kep-211/M-PMBUMN/1999 PT PLN BATUBARA 55
b. Setelah Laporan Keuangan Audited tersedia, maka Laporan Manajemen Tahunan disampaikan kembali kepada Pemegang Saham setelah dilakukan penyesuaian setelah ditandatangani kembali oleh Direksi dan Dewan Komisaris sebelum RUPS dilaksanakan 3. Laporan Tahunan atau Annual Report Perseroan menyampaikan Laporan Tahunan atau Annual Report yang ditandatangani oleh Dewan Komisaris dan Direksi kepada Pemegang Saham dengan isi dan format mengacu sesuai dengan ketentuan yang berlaku 4.3. Kebijakan & Prinsip Pengelolaan Perseroan 4.9.1. Kebijakan Pengelolaan Perseroan Setiap kebijakan pengelolaan Perseroan yang belum memiliki standar baku, harus diatur dalam suatu kebijakan khusus yang ditetapkan oleh Direksi. Kebijakan yang ditetapkan oleh Direksi tersebut dapat berupa suatu kebijakan yang ditetapkan melalui Rapat Direksi. Bentuk-bentuk Kebijakan Pengurusan Perseroan seperti Surat Keputusan dan lain-lain, diatur dalam Dokumen Perseroan tersendiri. Direksi berkewajiban untuk mengembangkan dan memimpin penerapan Good Corporate Governance Code dan Code of Conduct dan Anggota Direksi tidak diperkenankan meminta atau menerima hadiah dan sejenisnya dari setiap pihak yang berkepentingan, bagi dirinya sendiri, keluarga atau rekan dimana hal tersebut dapat mempengaruhi objektivitasnya mewakili kepentingan Perseroan. Direksi atas prestasi kerjanya berhak menerima insentif yang besarnya ditetapkan oleh RUPS apabila Perseroan mencapai tingkat keuntungan tertentu. 4.9.2. Pengelolaan Perseroan Dalam rangka menggunakan dan menjalankan hak dan kewajiban pengelolaan Perseroan sehari-hari, Direksi wajib memenuhi prinsip-prinsip sebagai berikut: 1. Dalam hal kebijakan yang ditetapkan oleh Direksi secara kolegial merupakan sesuatu yang substansinya bersifat strategis maka kebijakan tersebut harus mendapat persetujuan Rapat Direksi 2. Apabila Anggota Direksi tidak mencapai kuorum untuk mengadakan Rapat Direksi, namun harus mengambil keputusan yang bersifat strategis, dapat ditetapkan sebuah kebijakan yang bersifat sementara sampai diputuskan dalam Rapat Direksi selanjutnya. 3. Dalam menetapkan kebijakan terhadap suatu permasalahan, setiap anggota Direksi wajib mempertimbangkan prinsip-prinsip sebagai berikut: a. Itikad Baik b. Pertimbangan rasional dan informasi yang cukup 56 Board Manual | Tatalaksana Kerja Dewan Komisaris dan Direksi
c. Investigasi terhadap permasalahan serta berbagai kemungkinan risiko dan mitigasinya d. Dibuat berdasarkan pertimbangan semata-mata untuk kepentingan Perseroan e. Pengamanan terhadap rahasia Perseroan f. Azas Kepatuhan dan due process of law g. Business Judgement Rule 4. Dalam menjalankan kewajiban sehari-hari, Direksi senantiasa mempertimbangkan kesesuaian tindakan dengan rencana dan tujuan Perseroan 5. Pendelegasian wewenang Anggota Direksi kepada pegawai atau pihak lain untuk melakukan perbuatan hukum atas nama perseroan wajib dinyatakan dalam bentuk dokumen tertulis dan disetujui oleh Direktur Utama. PT PLN BATUBARA 57
BAB V. TATALAKSANA HUBUNGAN KERJA DEWAN KOMISARIS DAN DIREKSI 5.1. Batasan Kewenangan 5.1.1. Direksi Perbuatan-perbuatan di bawah ini dapat dilakukan oleh Direksi secara langsung dengan nilai yang sudah ditentukan dalam Anggaran Dasar dan /atau keputusan RUPS tanpa harus mendapatkan tanggapan dan/atau persetujuan tertulis dari Dewan Komisaris dan RUPS untuk kegiatan sebagai berikut:152 a. Mengadakan kontrak/perjanjian/kesepakatan/kerjasama dengan pihak lain b. Mengikat Perseroan sebagai penjamin (borg atau avalist) dan jaminan lainnya termasuk (SBLC, Corporate Guarantee dan sejenisnya) c. Menerima atau memberikan pinjaman yang tidak bersifat operasional d. Menerima pinjaman jangka pendek dari bank atau lembaga keuangan lain. 5.1.2. Persetujuan atau tanggapan tertulis dari Dewan Komisaris Perbuatan-perbuatan di bawah ini hanya dapat dilakukan oleh Direksi setelah mendapatkan tanggapan tertulis dari Dewan Komisaris untuk kegiatan dengan nilai yang ditetapkan dalam Anggaran Dasar dan /atau keputusan RUPS, termasuk kegiatan sebagai berikut :153 a. Melakukan penyertaan modal pada suatu badan usaha lainnya b. Menghapuskan dari pembukuan piutang macet dan menghapuskan persediaan barang mati c. Melepaskan atau menjaminkan aktiva tetap (fixed asset) Perseroan d. Melepaskan sebagian atau seluruhnya penyertaan Perseroan dalam perseroan lain atau badan-badan lain e. Mengambil bagian, baik sebagian atau seluruhnya atau ikut serta dalam perseroan atau badan-badan lain atau menyelenggarakan perusahaan baru atau mendirikan perusahaan patungan f. Melakukan penggabungan, peleburan, pengambilalihan, pemisahan, dan pembubaran perusahaan patungan g. Menghapuskan dan memindahangankan akiva tetap bergerak dengan umur ekonomis yang lazim berlaku dalam industri pada umumnya sampai dengan 5 (lima) tahun 152 Anggaran Dasar Psl 11 ayat 8 153 Anggaran Dasar Psl 11 ayat 9 58 Board Manual | Tatalaksana Kerja Dewan Komisaris dan Direksi
5.1.3. h. Melakukan perubahan penggunaan anggaran investasi yang telah 5.1.4. ditetapkan dalam Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) 5.1.5. i. Melakukan perubahan anggaran dalam RKAP selain anggaran investasi yang melebihi nilai tertentu yang ditetapkan oleh Dewan Komisaris j. Melakukan transaksi lindung nilai Batas Waktu Pengambilan Keputusan Apabila dalam waktu 30 (tiga puluh) hari sejak diterimanya permohonan atau penjelasan dan dokumen secara lengkap dari Direksi, Dewan Komisaris tidak memberikan keputusan, maka Dewan Komisaris dianggap menyetujui usulan Direksi. Sosialiasi Keputusan Keputusan yang telah diambil oleh Dewan Komisaris, harus disosialisasikan kepada Direksi paling lambat 7 (tujuh) hari kerja setelah disahkannya keputusan tersebut Wajib Mendapatkan Persetujuan Pemegang Saham Direksi wajib meminta persetujuan Rapat Umum Pemegang Saham untuk kegiatan154 : a. Transaksi sesuai kewenangan RUPS b. Mengalihkan kekayaan perseroan c. Menjadikan jaminan utang kekayaan Perseroan yang merupakan lebih dari 50% (lima puluh persen) jumlah kekayaan bersih Perseroan dalam 1 (satu) transaksi atau lebih, baik yang berkaitan satu sama lain maupun tidak. Besarnya Nilai Kewenangan Direksi ditetapkan sebagai berikut: Tanpa Persetujuan Wajib Memerlukan Wajib Memerlukan Dewan Komisaris Persetujuan Dewan Persetujuan RUPS dengan Tanggapan Nilai per-transaksi Komisaris Tertulis Dewan Komisaris sebesar maksimal 10 % (sepuluh persen) Nilai per-transaksi Lebih dari 30% (tiga dari equitas Perseroan sebesar maksimal 30% dan /atau sesuai (tiga puluh persen) dari puluh persen) jumlah keputusan RUPS. equitas Perseroan dan /atau sesuai keputusan kekayaan bersih RUPS. Perseroan dalam 1 (satu) transaksi atau lebih dan /atau sesuai keputusan RUPS. 154 Anggaran Dasar Psl 11 ayat 13 PT PLN BATUBARA 59
5.1.6. Prosedur Pelaksanaan155 1. Direksi mengajukan permohonan persetujuan kepada Dewan Komisaris perihal usulan tindakan yang harus mendapatkan persetujuan Dewan Komisaris terlebih dahulu yang dilengkapi dengan alasan dan data yang memadai. 2. Dewan Komisaris dapat memberikan persetujuan atau meminta penjelasan kepada Direksi atas rencana atau perihal tersebut. 3. Jika setelah permohonan persetujuan Direksi diterima Dewan Komisaris, dan Dewan Komisaris belum memberikan persetujuan atau meminta penjelasan dari Direksi atas rencana Direksi, maka Direksi dapat mengundang Dewan Komisaris dan/atau komite Dewan Komisaris untuk mengadakan Rapat guna membahas usulan Direksi tersebut. 4. Dewan Komisaris akan memberikan persetujuan/penolakan sejak Direksi memberikan penjelasan sebagaimana dijelaskan dalam nomor 2 dan /atau 3 di atas 5. Dewan Komisaris dianggap telah menyetujui permohonan Direksi setelah 30 (tiga puluh) hari sejak diterimanya permohonan atau penjelasan dan dokumen secara lengkap dari Direksi 6. Perbuatan-perbuatan Direksi yang memerlukan persetujuan RUPS dengan rekomendasi Dewan Komisaris, apabila dalam waktu 30 (tiga puluh) hari sejak diterimanya permohonan atau penjelasan dan dokumen secara lengkap oleh RUPS, Dewan Komisaris tidak memberikan rekomendasi, maka RUPS dapat memberikan keputusan tanpa adanya tanggapan tertulis dari Dewan Komisaris. 5.1.7. Dokumen Pelengkap Tindakan-tindakan Direksi yang membutuhkan persetujuan ataupun rekomendasi Dewan Komisaris harus dilengkapi pula dengan alasan dan latar belakang yang memadai disesuaikan dengan ketentuan hukum yang berlaku dan Good Corporate Governance yang dilengkapi dengan dokumen sebagai berikut sesuai jenis persetujuan yang dibutuhkan: 1. Alasan dan Latar Belakang dan/atau 2. Kajian Kelayakan Legal (KKL) dan/atau 3. Kajian Kelayakan Operasional (KKO) dan/atau 4. Kajian Kelayakan Finansial (KKF) dan/atau 5. Analisis Risiko dan/atau 6. Pakta Integritas dan/atau 7. Berkas-berkas dan keterangan relevan lainnya 155 Tindak lanjut Anggaran Dasar Psl 11 ayat 10 60 Board Manual | Tatalaksana Kerja Dewan Komisaris dan Direksi
Dalam hal tindakan Direksi menerima atau memberikan pinjaman yang tidak bersifat operasional Perseroan, telebih dahulu harus mendapatkan persetujuan Dewan Komisaris, maka usulannya harus pula dilengkapi dengan latar belakang sebagai berikut: Untuk rencana penerimaan Untuk rencana pemberian pinjaman pinjaman, antara lain: antara lain: a. Rencana penggunaan a. Rencana penggunaan pemberian pinjaman pinjaman b. Persyaratan pinjaman b. Persyaratan pemberian pinjaman yang akan diberikan pihak kreditur c. Plafon Kredit c. Plafon pinjaman d. Posisi kredit saat ini e. Rencana objek jaminan yang akan d. Posisi pinjaman saat ini diberikan oleh pihak debitur e. Rencana obyek jaminan f. Karakter dari debitur yang akan diberikan g. Kapasitas dari direktur h. Kondisi bisnis dari debitur 5.2. Korespondensi Formal Surat-menyurat antar organ formal berkenaan dengan pelaksanaan dan kelancaran tugas pokok dan fungsi masing-masing organ yang dapat berupa penyampaian informasi, permintaan dan pendapat serta nasehat, permintaan tanggapan tertulis dan permintaan persetujuan dari Direksi kepada Dewan Komisaris dilakukan dengan cara: 1. Surat Keluar Direksi a. Surat Keluar yang ditujukan kepada institusi Pemerintah, RUPS dan/atau Dewan Komisaris ditandatangani oleh Direktur Utama atau Kuasanya dalam hal Direktur Utama tidak berada ditempat kedudukan. Surat Keluar tersebut yang ditujukan kepada institusi Pemerintah, RUPS, Dewan Komisaris sudah dipastikan merupakan kesepakatan dari seluruh Anggota Direksi. b. Surat Keluar yang ditujukan kepada Komite Dewan Komisaris yang sifatnya konsultasi/operasional dapat ditandatangani oleh Anggota Direksi sesuai bidang tugasnya. 2. Surat Keluar Dewan Komisaris a. Ditandatangani oleh Komisaris Utama atau Kuasanya dalam hal Komisaris Utama tidak berada ditempat kedudukan. b. Surat Keluar yang ditujukan kepada Sekretaris Perseroan yang sifatnya konsultasi/operasional dapat ditandatangani oleh Sekretaris Dewan Komisaris. PT PLN BATUBARA 61
5.3. Korespondensi Informal Komunikasi informal adalah komunikasi antar organ Direksi dan Dewan Komisaris, antara anggota atau anggota-anggota organ satu dengan yang lainnya, di luar dari ketentuan komunikasi formal dapat menggunakan surat/nota pribadi secara tertulis atau surat elektronik (e-mail). 5.4. Penyampaian Informasi 1. Direksi memastikan Dewan Komisaris memperoleh informasi secara periodik maupun insidentiil, yang akuran dan cukup yang memungkinkan Dewan Komisaris melakukan tugasnya mengawasi kinerja perseroan, termasuk informasi mengenai rekomendasi dari Auditor Internal 2. Mekanisme penyampaian informasi kepada Dewan Komisaris dilakukan melalui media antara lain; Rapat Konsultatif Dewan Komisaris-Direksi, Laporan secara berkala maupun surat dari Direksi 3. Dalam hal penyampaian informasi yang bersifat segera, dapat disampaikan melalui komunikasi langsung (tatap muka dan melalui telepon) maupun melalui media elektronik antara lain: email, pesan singkat dan media lainnya 4. Penggunaan media komunikasi sebagaimana dimaksud pada no. 2 dan 3 disesuaikan dengan tingkat kerahasiaan informasi yang akan disampaikan 5.5. Pengajuan Cuti Direksi156 1. Anggota Direksi berhak mendapatkan cuti tahunan sebanyak 12 (dua belas) hari kerja dalam setiap tahun, tanpa diberikan Tunjangan cuti tahunan. 2. Cuti tahunan dapat diberikan apabila anggota Direksi telah bekerja minimal selama 12 (dua belas) bulan berturut-turut 3. Izin pelaksanaan cuti tahunan bagi anggota Direksi diberikan oleh Komisaris Utama. 4. Komisaris Utama dapat menunda cuti tahunan yang dimohonkan oleh anggota Direksi berdasarkan alasan kepentingan perusahaan 5. Anggota Direksi yang melaksanakan ibadah sehingga membutuhkan waktu untuk tidak melaksanakan tugas lebih dari hak cuti tahunan, yang bersangkutan wajib mendapatkan izin dari Dewan Komisaris. 156 Permen BUMN No. PER-04-MBU-2014 BAB III, Pasal 3-7 62 Board Manual | Tatalaksana Kerja Dewan Komisaris dan Direksi
Search
