ตัวอย่างคู่มือการรับ-ส่งหนังสือราชการ

คมู่ อื การปฏิบัติงาน การรับ – สง่ หนังสอื ราชการ จัดทาโดย สานกั งานตรวจสอบภายใน พ.ศ. 2558

คานา การรับ – ส่งหนังสือราชการ เป็นส่วนหน่ึงของงานสารบรรณ ตามระเบยี บสานกั นายกรฐั มนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 คู่มือการปฏิบัติงานฉบับนี้มีเน้ือหาเกี่ยวกับขั้นตอนและวิธีปฏิบัติงาน การรับ-ส่งหนังสือราชการ ตั้งแต่การดาเนินการจัดพิมพ์เอกสาร หนังสือราชการ ไปจนถึงการส่งเอกสาร หนังสือราชการออกสู่ภายนอกหน่วยงาน และข้ันตอนการรับเอกสาร หนังสือราชการจากหน่วยงาน ภายนอก เพือ่ คดั แยกให้แกบ่ คุ ลากรที่เกี่ยวข้อง คณะผู้จัดทาหวังเป็นอย่างย่ิงว่าคู่มือการปฏิบัติงานการรับ – ส่งหนังสือราชการฉบับนี้จะเป็น ประโยชน์แก่เจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงาน ผู้เกี่ยวข้องและผู้สนใจทั่วไป ได้นาไปศึกษาเพื่อพัฒนาและเพิ่ม ประสิทธิภาพให้แก่การทางานยิ่งขึ้นไป

การรับ – สง่ หนงั สือราชการ “งานสารบรรณ” คือ งานท่ีเก่ียวกับการบริหารงานเอกสาร เริ่มต้ังแต่การจัดทา การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม และการทาลายเอกสาร จากความหมายของ “งานสารบรรณ” สามารถเห็นถึงข้ันตอนและขอบข่ายของงานสารบรรณว่า เกีย่ วข้องกับเรื่องใดบ้าง เร่ิมตง้ั แต่ 1. การผลิตหรือจัดทาเอกสาร (พิจารณา – คิด – ร่าง เขียน ตรวจร่าง – พิมพ์ ทาน สาเนา – เสนอ – ลงนาม) 2. การส่ง (ตรวจสอบ – ลงทะเบยี นสง่ – ลงวนั เดอื น ปี – บรรจุซอง – นาสง่ ) 3. การรับ (ตรวจ – ลงทะเบียน – เสนอ – แจกจา่ ย) 4. การเกบ็ รักษา และการยมื 5. การทาลาย ปัจจบุ นั การปฏิบัติงานสารบรรณของหน่วยงานต่างๆ ถอื ปฏิบตั ติ ามระเบียบสานกั นายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 25256 โดยจะใช้หนังสือราชการเป็นตัวกลางในการติดต่อระหว่างหน่วยงาน ภายนอกและภายในองค์กร “หนงั สอื ราชการ” คือ เอกสารท่เี ป็นหลกั ฐานในราชการ ได้แก่ 1. หนงั สือที่มไี ปมาระหว่างสว่ นราชการ 2. หนังสือท่ีส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานภายนอกซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือที่มีไปถึง บคุ คลภายนอก 3. หนงั สอื ทห่ี นว่ ยงานอ่นื ซง่ึ มิใช่ส่วนราชการ หรอื บุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ 4. เอกสารทีท่ างราชการจัดทาข้ึนเพอื่ เปน็ หลกั ฐานในราชการ 5. เอกสารที่ทางราชการจัดทาขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือข้อบังคับ รวมถึงเอกสารที่ ประชาชนทว่ั ไปมีมาถึงส่วนราชการและเจา้ หนา้ ท่รี ับไว้เปน็ หลักฐานดว้ ย หนังสอื ราชการตามระเบียบสานักนายกรฐั มนตรวี า่ ดว้ ยงานสารบรรณมี 6 ชนดิ คอื 1. หนงั สอื ภายนอก ใช้ในการติดตอ่ ราชการทว่ั ไป โดยใชก้ ระดาษตราครฑุ 2. หนังสือภายใน ใช้ในการติดต่อราชการภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน ใช้ กระดาษบนั ทกึ ขอ้ ความ 3. หนังสือประทบั ตรา ใช้ในการตดิ ตอ่ ราชการเฉพาะกรณที ่ีไม่ใชเ่ ร่ืองสาคญั 4. หนงั สอื สัง่ การ ไดแ้ ก่ คาส่ัง ระเบยี บ ข้อบงั คบั 5. หนงั สือประชาสัมพันธ์ ได้แก่ ประกาศ แถลงการณ์ ข่าว 6. หนงั สอื ท่เี จ้าหน้าทจ่ี ดั ทาข้ึน หรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่ หนังสือรับรองรายงาน การประชมุ บนั ทกึ และหนังสอื อ่นื

-2- การรับหนงั สือ หนังสือรับ คือ หนังสือได้รับเข้ามาจากภายนอก ให้เจ้าหน้าที่ของหน่วยงานสารบรรณกลาง ปฏบิ ตั ติ ามที่กาหนดไว้ในส่วนน้ี 1. จัดลาดับความสาคัญและความเร่งด่วนของหนังสือเพ่ือดาเนินการก่อนหลัง และให้ผู้เปิดซอง ตรวจเอกสาร หากไมถ่ ูกตอ้ งให้ติดต่อส่วนราชการเจ้าของเร่ือง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือเพ่ือดาเนินการ ให้ถูกตอ้ ง หรือบันทกึ ข้อบกพร่องไวเ้ ปน็ หลกั ฐาน และจะดาเนนิ การเรื่องนัน้ ตอ่ ไป 2. ประทับตรารบั หนงั สอื ท่ีมุมบนดา้ นขวาของหนังสือโดยกรอกรายละเอียดดงั นี้ 2.1 เลขรบั ใหล้ งเลขทีร่ บั ตามที่รับในทะเบยี น 2.2 วนั ท่ี ให้ลงวนั เดือน ปีทรี่ บั หนังสอื 2.3 เวลา ใหล้ งเวลาทรี่ บั หนงั สือ 3. ลงทะเบยี นรบั หนงั สือในทะเบียนหนังสือรบั โดยกรอกรายละเอียดดงั นี้ 3.1 ทะเบียนหนงั สือรบั วนั ท่ี เดือน พ.ศ. ให้ลงวนั เดอื น ปที ลี่ งทะเบียน 3.2 ทะเบียนรบั ให้ลงเลขลาดับของทะเบยี นหนังสือรับเรียงลาดับติดต่อกันไปตลอดปีปฏิทิน เลขทะเบียนของหนังสอื รบั จะตอ้ งตรงกับเลขทใ่ี นตรารบั หนังสือ 3.3 ที่ ใหล้ งเลขที่ของหนังสือที่รับเข้ามา 3.4 ลงวนั ท่ี ใหล้ งวนั เดือน ปี ของหนงั สือทร่ี ับเข้ามา 3.5 จาก ให้ลงตาแหน่งเจ้าของหนังสือ หรือช่ือส่วนราชการ หรือชื่อบุคคลในกรณีท่ีไม่ ตาแหน่ง 3.6 ถงึ ให้ลงตาแหน่งของผู้ท่ีหนังสือนั้นมีถึง หรือชื่อส่วนราชการ หรือชื่อบุคคลในกรณีท่ีไม่ มีตาแหน่ง 3.7 เรื่อง ใหล้ งชอื่ เร่อื งของหนงั สือฉบับน้นั ในกรณที ไ่ี มม่ ชี อื่ เรอ่ื งใหล้ งสรุปเรอ่ื งยอ่ 3.8 การปฏิบัติ ใหบ้ ันทกึ การปฏิบตั เิ กีย่ วกับหนงั สอื ฉบบั นน้ั 3.9 หมายเหตุ ให้บนั ทึกข้อความอืน่ ใด (ถ้ามี) 4. จัดแยกหนังสือที่ลงทะเบียนรับแล้วส่งให้ส่วนราชการท่ีเกี่ยวข้องดาเนินการ โดยให้ลงชื่อ หน่วยงานท่รี ับหนังสือในช่อง การปฏิบัติ ถ้ามีชื่อบุคคล หรือตาแหน่งท่ีเก่ียวข้องกับการรับหนังสือให้ลงช่ือ หรอื ตาแหนง่ ไว้ด้วย การส่งหนังสือที่ลงทะเบียนรับแล้วไปให้ส่วนราชการท่ีเกี่ยวข้องดาเนินการตามวรรคหน่ึงจะ สง่ โดยใช้สมุดส่งหนังสือ หรอื ให้ผู้รับหนังสอื ลงชือ่ รับและวัน เดือน ปีที่รบั หนังสอื ไว้เป็นหลักฐานในทะเบียน รับหนังสือกไ็ ด้ ถ้าหนังสือรับนั้นจะต้องดาเนินเรื่องใดหน่วยงานน้ันเองจนถึงขั้นได้ตอบหนังสือไปแล้วให้ ลงทะเบียนวา่ ได้ส่งออกไปโดยหนังสือที่เท่าใด วนั เดือน ปีใด 5. การรับหนังสือภายในส่วนราชการเดียวกัน เมื่อผู้รับได้รับหนังสือจากหน่วยงานสารบรรณ กลางแลว้ ใหป้ ฏบิ ัติตามวธิ ีการท่ีกล่าวข้างตน้ โดยอนุโลม

-3- วัตถุประสงค์ของการลงรบั หนงั สือราชการ 1. เพอื่ เปน็ หลักฐานทางราชการในการยนื ยันการรบั หนังสือเข้า 2. ป้องกนั หนงั สอื ราชการสญู หาย 3. งา่ ยต่อการสืบค้น เมอื่ ตอ้ งการตน้ เร่อื งของหนังสือราชการ 4. ทาใหง้ านสารบรรณเปน็ ระบบ ข้นั ตอนการรับหนังสือ ภายในมหาวิทยาลัย ภายนอกมหาวทิ ยาลัย รับเอกสารจากคณะ/สานัก/สถาบนั /กอง รับเอกสารจากหน่วยงานสารบรรณ หรือหนว่ ยงานที่เกีย่ วข้อง ของมหาวทิ ยาลยั ลงรับในทะเบยี นรบั หนังสอื ลงรับในทะเบียนรบั หนงั สือ เสนอเอกสารให้หวั หนา้ สานกั งานตรวจสอบภายใน เสนอเอกสารให้หัวหน้าสานกั งานตรวจสอบภายใน เพ่อื รบั ทราบ เพอื่ รับทราบ ดาเนนิ การคดั แยกเอกสารส่งใหบ้ คุ ลากรทเ่ี กยี่ วขอ้ ง ดาเนนิ การคดั แยกเอกสารสง่ ใหบ้ คุ ลากรท่เี กย่ี วขอ้ ง กับงานท่ีไดร้ บั มอบหมาย กบั งานทไ่ี ดร้ บั มอบหมาย

-4- การสง่ หนงั สือ หนงั สือส่ง คือ หนงั สือที่สง่ ออกไปภายนอก ใหป้ ฏิบัติตามที่กาหนดไวใ้ นสว่ นนี้ 1. ให้เจ้าของเรื่องตรวจความเรียบร้อยของหนังสือ รวมทั้งสิ่งท่ีจะส่งไปด้วยให้ครบถ้วน แล้วส่ง เรือ่ งใหเ้ จา้ หนา้ ท่ีของหน่วยงานสารบรรณกลางเพื่อสง่ ออก 2. เมื่อเจ้าหนา้ ท่ีของหนว่ ยงานสารบรรณกลางได้รับเรอ่ื งแลว้ ใหป้ ฏบิ ตั ดิ งั นี้ 2.1 ลงทะเบยี นส่งหนังสอื ในทะเบยี นหนังสอื สง่ โดยกรอกรายละเอยี ดดังนี้ 2.1.1 ทะเบียนหนงั สือส่ง วนั ที่ เดอื น พ.ศ. ใหล้ งวนั ท่ี เดือน ปีทล่ี งทะเบียน 2.1.2 เลขทะเบียนส่ง ให้ลงเลขลาดับของทะเบียนหนังสือส่งเรียงลาดับติดต่อกันไป ตลอดปปี ฏทิ นิ 2.1.3 ที่ ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะ และเลขประจาของส่วนราชการเจ้ารของเรื่องใน หนงั สือที่จะส่งออก ถ้าไมม่ ีทด่ี งั กลา่ ว ช่องนจี้ ะวา่ ง 2.1.4 ลงวนั ท่ี ให้ลงวนั เดอื น ปีท่ีจะสง่ หนังสอื ออก 2.1.5 จาก ให้ลงตาแหน่งเจ้าของหนังสือ หรือช่ือส่วนราชการ หรือช่ือบุคคลในกรณีท่ี ไมม่ ีตาแหน่ง 2.1.6 ถึง ให้ลงตาแหน่งของผู้ท่ีหนังสือน้ันมีถึง หรือชื่อส่วนราชการหรือชื่อบุคคลใน กรณที ่ีไม่มีตาแหนง่ 2.1.7 เรื่อง ให้ลงชื่อเรือ่ งของหนงั สอื ฉบบั นน้ั ในกรณีทไี่ มม่ ีชอ่ื เร่ืองให้ลงสรุปเรอ่ื งย่อ 2.1.8 การปฏบิ ัติ ใหบ้ ันทึกการปฏิบัติเกี่ยวกับหนงั สอื ฉบับนนั้ 2.1.9 หมายเหตุ ให้บันทึกขอ้ ความอื่นใด (ถ้าม)ี 2.2 ลงเลขที่ และวัน เดือน ปี ในหนังสือท่ีจะส่งออกทั้งในต้นฉบับ และสาเนาคู่ฉบับให้ตรง กบั เลขทะเบียนส่ง และวัน เดือน ปใี นทะเบียนหนังสอื ส่งตามข้อ 2.1.2 และขอ้ 2.1.4 การทาสาเนาเอกสาร สาเนา คอื เอกสารที่จัดทาข้ึนเหมือนกับต้นฉบับ ไม่ว่าจะทาจากต้นฉบับ สาเนาคู่ฉบับ หรือจาก สาเนาอีกชั้นหน่ึง ในกรณีมีความจาเป็นต้องใช้เอกสารราชการนั้นๆ เพิ่มขึ้น และไม่ได้จัดทาไว้หลายฉบับ จาเป็นตอ้ งจัดทาสาเนาข้ึนเพื่อใช้เป็นหลกั ฐานในการประกอบการพิจารณาของทางราชการทาได้ดังน้ี 1. จดั ทาพร้อมต้นฉบบั เช่น พมิ พต์ ้นฉบับพร้อมสาเนาดว้ ยการใชก้ ระดาษคารบ์ อน 2. วิธถี า่ ยจากตน้ ฉบับ เชน่ การถ่ายด้วยเครือ่ งถา่ ยเอกสาร 3. วิธี Scan ด้วยคอมพวิ เตอร์ สาเนาแบง่ ออกเปน็ 2 ประเภท คือ 1. “สาเนาคู่ฉบับ” เป็นสาเนาที่จัดทาพร้อมกับต้นฉบับ และเหมือนต้นฉบับ ผู้ลงลายมือช่ือใน ต้นฉบับจะลงลายมือช่ือไว้ และให้ผู้ร่าง ผู้พิมพ์ และผู้ตรวจลงลายมือช่ือไว้ท่ีข้างท้ายขอบล่างด้านขวาของ หนังสอื 2. “สาเนา” เป็นสาเนาที่ส่วนราชการหรือเจ้าหน้าที่จัดทาข้ึน สาเนานี้อาจทาขึ้นด้วยการถ่าย คดั อัดสาเนา หรือดว้ ยวิธีอน่ื ใด สาเนาชนิดน้ีโดยปกติตอ้ งมีการรบั รองความถกู ต้องด้วย การรับรองสาเนา ให้มีคารับรองว่า “สาเนาถูกต้อง” โดยให้เจ้าหน้าที่ต้ังแต่ระดับ 2 หรือ เทียบเทา่ ข้ึนไป ซึ่งเป็นเจ้าของเรื่องท่ีทาสาเนาน้ัน ลงลายมือชื่อรับรอง พร้อมท้ังลงชื่อตัวบรรจง ตาแหน่ง

-5- และวัน เดอื น ปี ท่ีรับรอง และโดยปกติให้มีคาว่า “สาเนา” ไว้ท่ีกึ่งกลางหน้าเหนือบรรทัดแรกของสาเนา หนังสือดว้ ย หนังสือทีห่ น่วยงานจัดทาขึน้ ควรมีสาเนาคฉู่ บับเกบ็ ไวท้ ่ีหน่วยงาน ต้นเร่ือง 1 ฉบับ และมีช่ือเรื่อง ผูร้ ่าง ผู้พิมพ์ และผู้ตรวจ ไว้ทีข่ า้ งทา้ ยขอบลา่ งด้านขวาของหนังสอื หนงั สือทม่ี ภี าควชิ า/หน่วยงานอ่ืนเก่ียวข้องด้วย ถา่ ยสาเนาแจง้ ไปให้ทราบด้วยโดยทาเป็นหนังสือ ประทับตรา หรอื รองคณบดฝี า่ ยบริหารลงนามแล้ว การรับรองสาเนาถูกต้อง ให้เจ้าหน้าที่ต้ังแต่ระดับ 2 หรือเทียบเท่าขึ้นไปท่ีเป็นเจ้าของเร่ืองลง ลายมอื ชอื่ รับรอง พร้อมทง้ั ลงชอ่ื ตวั บรรจงและตาแหน่งทีข่ อบลา่ งของหนังสอื ด้วย ข้ันตอนการส่งหนังสือ ภายในมหาวิทยาลัย ภายนอกมหาวิทยาลยั ผบู้ งั คบั บัญชามอบหมายงานพิมพ์ ผบู้ งั คับบัญชามอบหมายงานพิมพ์ จดั พมิ พ์รายงาน – เอกสาร จดั พิมพ์รายงาน – เอกสาร ตรวจสอบความถกู ต้องของเอกสารงานพมิ พ์ ตรวจสอบความถกู ตอ้ งของเอกสารงานพิมพ์ ให้เรียบรอ้ ย ให้เรยี บร้อย เสนอหัวหนา้ สานักงานตรวจสอบภายในเซน็ ลงนาม + เสนอแฟ้มอธิกา+รบดีเซ็นลงนาม ออกเลขทะเบียนสง่ และวนั ท่ีสง่ ++ ทาสาเนาเอกสารเกบ็ ไว้ท่ีหนว่ ยงาน ออกเลขทะเบยี นส่งท+ห่ี นว่ ยงานสารบรรณ จัดสง่ เอกสารให้แกห่ น่วยงานท่ีเกย่ี วขอ้ ง ท่ีกอง+กลาง + ทาสาเนาเอกสาร+เก็บไวท้ ห่ี นว่ ยงาน + จัดสง่ เอกสารใสซ่ อง A4 ตราครุฑ แนบใบนาส่งไปรษณยี ์ 2 แผ่น เกบ็ ไวท้ ่หี นว่ ยงาน 1 แผ่น ส่งเอกสารใหห้ นว่ ยไปรษณยี ์ของงานสารบรรณ เพอื่ สง่ เอกสารไปหนว่ ยงานภายนอก

-6- ทะเบียนหนังสอื รับ ทะเบียนหนงั สอื สง่

-7- แบบทะเบยี นหนงั สอื รบั

-8- แบบทะเบียนหนังสือสง่

-9- ใบนาส่งส่งิ ของสง่ ทางไปรษณีย์ทชี่ าระค่าบริการเป็นเงินเชื่อ

-10- แบบตรารบั หนงั สือ

-11- แบบการจา่ หนา้ ซอง

-12- เอกสารอา้ งอิง ระเบียบสานักนายกรฐั มนตรี วา่ ด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2556 และทแ่ี ก้ไขเพิม่ เติม ความสาคัญของการรับ-ส่ง หนังสอื ราชการ (ภายนอก) แหลง่ ที่มา www.npu.ac.th/gad/pdf/r5.pdf หมวด2การรบั และสง่ หนังสือ แหลง่ ท่มี า www.ril.ru.ac.th/km การทาสาเนาเอกสาร แหลง่ ท่ีมา : www.si.mahidol.ac.th/th/division/ga/admin/files/8_10_1.doc?

-13- คณะผู้จดั ทา 1. นางสาวนภาพร ดีไว 2. นางสาวณชิ าภา กิตตนิ านนั ท์ 3. นางสาวนวรตั น์ พลวฑิ ูรย์ 4. นางสาวภชรภร พลอยเพ็ชร