20191028-KPI-Eng.Adnan Masadeh

Key Performance Indicators 10/28/2019 Key Performance Indicator 28 Oct. 2019 Eng. Adnan M. Masadeh 1 Eng. Adnan M. Masadeh 1

Key Performance Indicators 10/28/2019 2 2 Eng. Adnan M. Masadeh

Key Performance Indicators 10/28/2019 3 3 Eng. Adnan M. Masadeh

Key Performance Indicators 10/28/2019 KPI Definition • KPI is a metric which is one of the most important indicators of the current performance level of an individual, department and/or a company in achieving goals. Metric Number Ratio Percentage Rank 4 Eng. Adnan M. Masadeh 4

Key Performance Indicators 10/28/2019 KPI Definition, CONT. • KPIs are measures that a sector or organization uses to define success and track progress in meeting its strategic goals. • Key Performance Indicators (KPIs) are quantitative and qualitative measures used to review an organization's progress against its goals. 5 Eng. Adnan M. Masadeh 5

Key Performance Indicators 10/28/2019 KPI Definition, CONT. 6 • KPIs measure performance by showing trends to demonstrate that improvements are being made over time. • KPIs also measure performance by comparing results against standards or other similar organizations. 6 Eng. Adnan M. Masadeh

Key Performance Indicators 10/28/2019 Why we need KPI ?? 7 7 Eng. Adnan M. Masadeh

Key Performance Indicators 10/28/2019 Alignment with Strategic Direction Vision Mission Strategic Map Objectives Key Performance Indicators Action plan and Initiatives 8 Eng. Adnan M. Masadeh 8

Key Performance Indicators 10/28/2019 KPI KPI KPI KPI KPI KPI KPI KPI KPI KPI KPI KPI KPI KPI KPI KPI KPI KPI KPI KPI KPI KPI KPI KPI KPI 9 Eng. Adnan M. Masadeh 9

Key Performance Indicators 10/28/2019 Types of KPI’s Process KPI • Measure the efficiency of productivity of a business process Input KPI Output KPI • Measure assets and recourses Leading KPI Lagging KPI • Measure the financial & nonfinancial result of business activates Outcome KPI Qualitative KPI • Measure activities that have a significant impact on future  Quantitative KPI performance.  • Measure success or failure after an event.  • Measure benefits of performance as an outcome of a business  activity.  • Descriptive measure  • Measure results in number, ratio’s and percentages  10 Eng. Adnan M. Masadeh 10

Key Performance Indicators 10/28/2019 KPI KPI KPI KPI KPI KPI KPI KPI KPI KPI KPI KPI KPI KPI KPI KPI KPI KPI KPI KPI KPI KPI KPI KPI Leading/ Input / Process Lagging / Outcome Output / Outcome Leading/ Input / Process 11 Eng. Adnan M. Masadeh 11

Key Performance Indicators 10/28/2019 Focused  12 12 Eng. Adnan M. Masadeh

Key Performance Indicators 10/28/2019 Applicable 13 13 Eng. Adnan M. Masadeh

Key Performance Indicators 10/28/2019 Relevant 14 14 Eng. Adnan M. Masadeh

Key Performance Indicators 10/28/2019 Accountability  15 15 Eng. Adnan M. Masadeh

Key Performance Indicators 10/28/2019 Agreed  16 16 Eng. Adnan M. Masadeh

Key Performance Indicators 10/28/2019 KPIs Should Be 17 17 Eng. Adnan M. Masadeh

Key Performance Indicators 10/28/2019 Fit KPI to Type of scope Profit  Company Non‐profit  Organization Manufacturing  Service Sector Machine  Sector – Human Human Machine  18 Eng. Adnan M. Masadeh 18

Key Performance Indicators 10/28/2019 Process Map 19 19 Eng. Adnan M. Masadeh

Key Performance Indicators 10/28/2019 Choosing Proper  KPI • Keeping the  organization ‘on the  rails’ – Process  Measures. Keeping the organization on the rails 20 Eng. Adnan M. Masadeh 20

Key Performance Indicators 10/28/2019 Choosing Proper  KPI • Staying ‘legal and  compliant’ – Non‐ Negotiable Measures Sometimes we do not have option when  choosing KPIs 21 Eng. Adnan M. Masadeh 21

Key Performance Indicators 10/28/2019 Choosing Proper  KPI • Improving your  Business and Achieving  your Goals – Strategic  driver KPIs Choosing KPIs to deliver strategic goals can be the most rewarding of all KPI activity 22 Eng. Adnan M. Masadeh 22

Key Performance Indicators 10/28/2019 Choosing Proper  KPI • Problem‐inspired KPIs Hope is born in the womb of suffering 23 Eng. Adnan M. Masadeh 23

Key Performance Indicators 10/28/2019 Choosing Proper  KPI • “Hey it’s easy!” KPIs Just because it’s easy doesn’t mean its good  when it comes to choosing KPIs, or food 24 Eng. Adnan M. Masadeh 24

Key Performance Indicators 10/28/2019 25 Select KPI &  Set KPI Target  Review Review progress in achieving strategic plan Select Select most important KPI as it relates to the strategy Determine Mathematically determine the pervious years target  for that KPI. Backwards Work backwards from pervious years target to get to  year‐by‐year target Set Set KPI target 25 Eng. Adnan M. Masadeh

Key Performance Indicators 10/28/2019 Set KPI Target, Cont. Strategic Map Process Map SWOT/PESTEL RISK Analysis Problems Review progress in achieving strategic plan 26 Eng. Adnan M. Masadeh 26

Key Performance Indicators 10/28/2019 Select KPI & Set KPI Target, Cont. Select most important KPI as it relates to the strategy 27 27 Eng. Adnan M. Masadeh

Key Performance Indicators 10/28/2019 Select KPI & Set KPI Target, Cont. Mathematically determine the pervious years target for that KPI. 27.4% 23.2% 25.0% 20.3% 14.2% yr (n‐5) yr (n‐4) yr (n‐3) yr (n‐4) yr (n‐1) 28 Eng. Adnan M. Masadeh 28

Key Performance Indicators 10/28/2019 Select KPI & Set KPI Target, Cont. Set KPI target with  Time Frame 29 29 Eng. Adnan M. Masadeh

Key Performance Indicators 10/28/2019 KPI Achievement  30 Target Vs. Actual Positive KPI  Negative KPI  Zero Target KPI  Again! Zero Target KPI 30 Eng. Adnan M. Masadeh

Key Performance Indicators 10/28/2019 KPI Achievement  , CONT. Positive KPI Negative KPI Zero Target KPI Profit  Cost No. of fatality  Revenue # of Accidents Net emissions Performance Lost Time Zero error Effectiveness Client Complaints Zero Defect Market share Defects Zero Client Complaints  Customer Satisfaction Employee Turnover  31 Eng. Adnan M. Masadeh 31

Key Performance Indicators 10/28/2019 KPI Measure  Formula • Specific Formula  • Percentages ( Achieved / Total)  • Sums or Totals ( ∑ ) • Averages (Average of Achieved • Ratios ( Achieved : Compared Number ) • Growth Over Time  32 Eng. Adnan M. Masadeh 32

Key Performance Indicators 10/28/2019 KPI Achievement Calculation   Ratio  Vs.   Binary KPI (0% or 100%)  Actual Target  More complex ( ) 33 Eng. Adnan M. Masadeh 33

Key Performance Indicators 10/28/2019 KPI Achievement Calculation  Objective: Improve Profitability  KPI: Net Profit Margin                      Target = 25 %  • Net Income: 1.2 million Target Actual • Net Sales revenue: 5 million • . 24 % 96% 34 Eng. Adnan M. Masadeh 34

Key Performance Indicators 10/28/2019 KPI example  35 35 Eng. Adnan M. Masadeh

Key Performance Indicators 10/28/2019 KPI Monitoring  Data  Data  KPIs  KPIs  KPIs report Decisions  collection  verification  measuring Analysis Corrective  from  and  actions relevant auditing 36 Eng. Adnan M. Masadeh 36

Key Performance Indicators 10/28/2019 Pitfalls to Avoid 37 • Collecting the same measures as everyone else • Measuring Only Financial KPIs • Not Using KPI Data to Make Future Decisions • Collect KPI data for someone else • Average KPI Only (3 days as time duration ) • Number KPI (20,000 $ cost of rework) 37 Eng. Adnan M. Masadeh

Key Performance Indicators 10/28/2019 Operational   A quantifiable value KPI  expressing the business performance in a shorter 38 time‐frame level.  They are used in different industries to track organizational processes, improve efficiency and help businesses to understand and reflect on the outcomes. Eng. Adnan M. Masadeh 38

Key Performance Indicators 10/28/2019 Operational KPI, CONT. Marketing Sales Production Maintenance CPC LCR Utilization  MTBF Out‐going % MTTR Quotation  OEE Conversion  IT Stores Rate Open tickets Entry Voucher  Handle Time Quality Procurement to Issue  Voucher # of NC In‐coming  Service Index % of Error Cost of Quality Delivery Time 39 Eng. Adnan M. Masadeh 39

Key Performance Indicators 10/28/2019 Questions?  40 Final thoughts? 40 Eng. Adnan M. Masadeh