คู่มือการเตรียมความพร้อมสู่การเป็นออแกไนซ์

ค่มู ือ การเตรียมความพรอ้ ม สกู่ ารเป็ น...ออแกไนซ์ ของบริษทั

ชอ่ื บรษิ ัท เดคาววิ เน็กซไ ซทเ มนท จาํ กดั ทต่ี ัง้ 194/16 ซ.ศาลาธรรมสพน 3 ทววี ัฒนา กรงุ เทพมหานคร 10170 ชองทางการตดิ ตอ โทรสาร : + 66 2 064 6869 โทรศัพท : + 66 81 827 8367 ลกั ษณะสถานประกอบการ 2 รูปแบบ 1. ออแกไนซ 2. ทัวร

คือ การจัดงานกิจกรรมตางๆ เรียกทับศัพทวา “อีเวนท” ซึ่งอีเวนทอยูรายรอบในชีวิตเราทุกเวลาจน แทบจะนึกไมถึงเดินออกจากบานมาทํางานมีประชุมมี อบรมตามหางรา นมโี ปรโมชัน่ เลก็ ใหญไ ปดูคอนเสิรต ไป งานแตงงาน งานวันเกิด กิจกรรมการกุศล งานวัดงาน บุญบาน งานเลี้ยงสังสรรค พลาดไมไดคืองานแสดง สนิ คา ทเ่ี รยี กวา มหกรรมตามหางตามศูนยสนิ คา

หน้าทีงานทวั ไปขององค์กร Account Executive งานอเี วนทขนึ้ มาแตล ะงานไดนนั้ แนน อนวา ตอ งมีลกู คา วาจางกอน ซึ่งตรงนี้ก็เปนหนาที่ของฝายขายที่จะตองพูดคุย ถึงรายละเอียดงาน นั้นๆ กับทางลูกคาใหชัดเจน เชน งาน เกี่ยวกับอะไร อยากจัดที่ไหน มีงบเทาไหร และรายละเอียด ยิบยอยอีกมากมายนับไมถวน เพราะฉะนั้นหนาที่นี้ถือวา สําคัญเปนอยางมากในการหารายไดใหกับบริษัทเมื่อไหรท่ี อยากออกไปหาลูกคาเจาอ่นื ๆ หนาทีน่ ี้กส็ ามารถนัดลกู คาเพื่อ เขา ไปขายงานไดเ ชน กนั

Project Coordinator งานอีเวนทเปนสิ่งที่เกิดขึ้นและจบไป มีระยะเวลาที่ กําหนดไวแบบแนชัด เวลาทํางานก็จะแบงความรับผิดชอบ เปนงานๆ ไป ทําใหหนาที่ Project Coordinator หรือ คน ดูแลประสานงาน เปนสิ่งที่จําเปน เพราะการจัดงานตองมี หลายเร่ืองท่ตี อ งทาํ การมหี วั หนาประสานกับลูกคาในแตล ะโปรเจกตจ ะชวย ชวยใหการทํางานเปน ไปไดง า ยและมรี ะเบียบมากขึ้น

Creative หลังจากมีการพูดคุยและดีลกับลูกคาเรียบรอยแลว สิ่ง ที่บรีฟกลับมา คนดูแลโปรเจกตจะตองมาประสานงานกับ ฝายครีเอทีฟทีจ่ ะมีหนาท่ีออกแบบและหาไอเดียใหตอบโจทย กับสิ่งที่ลูกคาตองการ อยางการดีไซนกิจกรรม การจัดวาง สถานที่ หรืองานโปรดัคชั่นตางๆ ทีมครีเอทฟี ก็มีความสาํ คัญ ในเรอ่ื งเหลานที้ ั้งหมด

Graphic Designer พารทงานกราฟก การออกแบบโลโกงาน, การดีไซนเ รอื่ ง พื้นที่ หรือแมกระทั่งคิดโปสเตอรยิบยอยตางๆดีเทลเหลานีก้ ็ ตองการคนที่มีความคิดสรางสรรคและเขาใจในเรื่องการ ออกแบบเขามาชวย เพราะไมใชลกู คา ทุกคนจะมีส่ิงเหลานีม้ า ใหแ ตแ รก

Multimedia Producer ตําแหนงงานหรืองานดานมัลติมีเดียที่เกี่ยวกับการ ออกแบบ แสง สี เสียง หรือ เอฟเฟกตตางๆ ก็สําคัญมากๆ สวนใหญบริษัทออแกไนเซอรก็มักจะมีพนักงานดานนี้ในการ ชว ยดูรายละเอียดและดีไซนงานโปรดคั ช่นั โดยรวม

Purchase สว นทีมงานหรือตาํ แหนงที่จะชว ยใหองคประ กอบและ โครงสรางของงานอีเวนทเกิดขึ้นมาไดนั้น ก็คือหนาที่ของ Purchase หรือ จัดซื้อ ที่จะตองหา supplier ของเรื่องตางๆ อยางเชน โครงสรา งเวที รานออกบูธและบริษัทตา งๆ ทีจ่ ะตอ ง นํามาใชในงานอีเวนทนั้นๆ เพราะแนนอนวางบประมาณ คาใชจายก็เปนเรื่องสําคัญ ใครที่อยาก ทํางานอีเวนท แต อาจจะไมไดมีความรูลึกมาก หนาที่ของจัดซื้อก็สามารถดูแล งานดา นอื่นๆ ได

Support / Staff ขยับไปถึงชวงวันงานกันบาง ลูกคาบางรายอาจจะ ตองการ ทีมงานหรือสตาฟคอยประจําที่หนางานดวย การมี ทมี งานซพั พอรต หรือสตาฟคอยดแู ลประจาํ แตละจดุ ก็จะชวย ใหงานผานพนไปไดดวยดี ถือวาตําแหนงนี้เปนตําแหนง ชว ยเหลอื บริการและซัพพอรตตามสถานการณตา งๆ น่ันเอง

ตําแหนง งานทป่ี ฏิบัติ ในออฟฟศ  ไดร บั มอบหมายใหม กี ารคนหาขอ มูลเกี่ยวกับ Suppier ที่มีคุณภาพทส่ี ดุ เกีย่ วกบั การผลติ จัดทํา และซื้อ ขาย สนิ คา ท่บี ริษัทสนใจท่จี ํานาํ มาจดั งาน  ตดิ ตอประงานกบั Suppier คยุ เกยี่ วกับเร่ือง รายละเอยี ดของ สิ่งของทใี่ ชใ นการจัดงานอีเวนทใน แตล ะงาน และตรวจดคู วามคบื หนาของสินคา ทส่ี ่ัง ทาํ ส่งั ซื้อตางๆ  เตรียมงานในแตละดานตามท่ีไดติดตอ และ ประสานงานไว

ตําแหนงงานทีป่ ฏิบตั ิ หนางานจรงิ  เซ็ทอัพงานที่ไดร บั มอบหมาย และตรวจดู ความเรียบรอยของงานทุกฝา ยของสถานท่ี ท่ี ไดจ ดั งานอีเวนทขน้ึ  ขณะงานเร่มิ แตล ะคนก็จะอยปู ระจาํ ฝา ยท่ี ไดร ับมอบหมายงานของงานอีเวน ทแ ตละงาน  ดูแลความเรียบรอยของสถานที่หลังเสรจ็ งาน อีเวนท

ลักษณะงานท่ปี ฏิบตั ิ ชวยงานในการเตรียมอุปกรณสําหรับงาน คอนเสิรตและอีเวนท เชน เตรียมปายชื่อ ฯลฯ พูดคุย ซักถามกับพี่ๆ ตนแบบ เกี่ยวกับกระบวนการผลิตงาน คอนเสิรต และอีเวน ท ทัง้ ใน ชวง Pre Production และ ชวง Production ฯลฯ อาจจะมีโอกาสไดเห็นการ ทํางานเบื้องหลังของการจัดคอนเสิรต ดวยการไปเปน ทีมงานในการจัดกับพๆี่ ในองคก ร

เวลาการทาํ งาน วันทํางาน : จันทร ถงึ ศกุ ร เวลาทํางาน : 08.30 – 17.00 น. ถาหากมชี วงทจ่ี าํ เปน ตอ งทาํ งานในวนั หยุดที่ไมสามารถ ระบุแนนอนได (เนอ่ื งจากงานอีเวนทจ ะจัดในวนั หยุด เสาร-อาทติ ย) และ มีบางวันที่จะตอ งเลิกงานดึก ***นกั ศกึ ษาฝก งานทีเ่ ขา รวมจะตองมีความรบั ผดิ ชอบ ตอตนเองในการเขา งานทุกวันอยางตอเนอ่ื ง และมีความตรง เวลาในการมาเขา งาน

การแตงกาย การแตงกายในวันทท่ี าํ งานอยูใ นออฟฟศสามารถ แตง กายดว ยชุดลําลองสุภาพได การแตง กายในวันทมี่ ีงานอีเวน ทจ ะตอ งใสสทู เส้อื ขา งในสีสุภาพ กางเกงสีดาํ และสวมรองเทา คัชชู

คณุ สมบตั ิพน้ื ฐานทีส่ ําคัญ คณุ สมบตั ิพ้ืนฐานท่ีสําคญั  มีความ active มคี วามตัง้ ใจ และกระตือรือรน ที่ จะเรยี นรู  กลาขวนขวายหาความรดู ว ยการเขา ไปพูดคุยต้งั คําถามกับพี่ๆ ทุกคนในสถานทที่ าํ งาน และกลา เสนอตัวเขาชว ยงานตามความสามารถที่มี  มคี วามรับผดิ ชอบสงู ตอภาระหนาทที่ ี่ไดร บั และ การรกั ษาเวลานัดหมาย  มีสมั มาคารวะ รจู ักกาลเทศะ  มนี า้ํ ใจ ย้มิ แยมแจมใส มีมนษุ ยสัมพันธด ี

คุณสมบัติเฉพาะ สาํ หรับอาชีพนี้  เรียนสายการเรียนใดก็ได  คลอ งแคลววอ งไว มีพลังสงู  หวั ไว แกไ ขปญหาเฉพาะหนา ไดด ี มี ความสามารถในการตดั สนิ ใจ  มีความสามารถในการสอื่ สารกับเพ่อื นรวมทีมทีด่ ี และมที ักษะทาํ งานเปนทมี  เนน ในเรอ่ื งการมีความรบั ผิดชอบสูง

ความรูสึกและประสบการณ ของรุน พ่ีฝกงานท่ผี า นมา พี่พีพี “รูสึกโชคดีที่บริษัทใหโอกาสไดมาฝกงาน/ฝก ประสบการณที่นี่ ตลอดการฝกงานที่ Nexcitement พีได เรียนรูอะไรมากมาย ทั้งการติดตอ Contact กับ Supplier ตา งๆ การเตรยี มงานตงั้ เเตงานเล็กๆไปจนถงึ งานที่คอนขางมี รายละเอียดเยอะแตทางบริษัทก็ไววางใจใหเรารับผิดชอบ งานนั้นทําใหเราไดกลาคิดกลาทําเเละเรียนรูไปกับงานใหมๆ ประทับใจเเละมีความสุขมากๆกับการไดฝกงาน ณ บริษัทเเหงนี้ทุกคนนารักอยูกันเปนครอบครัวชวยเหลือซึ่ง กันเเละกัน ทุกคนเกง เเละเเกรง เวลาออกงาน”

ความรสู ึกและประสบการณ ของรุนพีฝ่ ก งานท่ีผานมา พ่ีฟาล่ี “ตั้งแตกาวเขามาที่นี่ก็รูสึกอบอุนเปนเหมือนบานอีก หลังนึง ที่คอยใหแตสิ่งดีๆและที่สําคัญคือการไดรับการ ไววางใจใหทาํ งานใหญๆที่เราเองคดิ วาทาํ ไมไดแตที่นี่กลับ มองเห็นวาเราทําได การฝกงานที่น่ีในระยะเวลาเพียงสั้นๆ แตไดประสบการณที่มีคุณคามากมาก และที่พัฒนาอยาง เห็นไดชัดคือการที่เห็นตัวเองเปลี่ยนแปลงเปนคนที่ดีขึ้น ประสบการณและคําสอน ของพี่ๆที่บริษัทมากมาย ทําให หนูกลาที่จะพุงชนกับสิ่งตางๆรอบตัวมากขึ้นไมวาจะเปน สังคม ผคู น และการตดั สนิ ใจ ในเรอื่ งตางๆในชวี ิต”

เคลด็ ลบั การรับมอื กับ ปญหาลูกคา

ใชค้ ําพูดทีดี และไม่แสดงสีหนา้ สิ่งแรกที่เราตองทําใหไดก็คือตองทาํ ใจใหสงบไม แสดงสีหนา ที่ไมพอใจออกมาไมวาเราจะโดนดุอยูก ็ตาม ใหต ง้ั ใจฟงส่งิ ทล่ี ูกคากําลงั บอกเรา เม่ือลูกคา ไดระ บาย จนจบและอารมณเย็นลงแลว ก็ถงึ คิวของเราที่จะคอยๆ เขาไปไกลเกลีย่ และอธิบายบาง สิง่ สําคัญคือตองพูดคยุ อยางนุมนวลและใจเย็น เลือกใชคําพูดที่สุภาพ ไม ประชดประชัน และอาจจะแนะนําหรือชวยลูกคา แกปญ หาเทา ทเี่ ราทาํ ได

แสดงความจริงใจ กบั ลูกคา้ การท่เี ราขอโทษจะชวยทาํ ใหค วามรสู ึกของลกู คา ดีขึ้นและอารมณเย็นลง ชวยใหการแกไขปญหาใน ขั้นตอนตอไปทําไดอยางราบรื่นมากขึ้น เราควร แสดงออกใหลูกคา เห็นวาเรานั้นมคี วามกระตือ รอื รนท่ี จะชวยแกปญ หามากนอยเพยี งใด สดุ ทายแลว ถงึ เขาจะ ไมเห็นความดีที่เราทํา แตเมื่อลูกคาอารมณดีขึ้นแลว เขาจะยอ นกลบั มามองและซาบซงึ้ กับสิง่ ท่ีเราทํา

เสนอทางออก ใหล้ ูกคา้ ใหเราหาจังหวะสรางความประทับใจครั้งใหม โดยการเขาสูประเด็นเกี่ยวกับการแกไขปญหา ใหเรา สอบถามลกู คา วา ตอ งการอะไร และเราสามารถทาํ อะไร ใหลูกคาไดบาง ถาหากเปนเรื่องที่อยูนอกเหนือการ ตัดสินใจของเรา ก็ใหรับเรื่องเอาไวแลวขอขอมูลติดตอ กลับ พรอมทั้งยํ้าลูกคาวาจะนําปญหานี้ไปบอกผูที่มี หนาที่รับผิดชอบโดยตรง สิ่งสําคัญอีกอยางคืออยาลืม วาตองตกลงกันอยางตรงไปตรงมา และอยูบนพื้นฐาน ความเปนจริงที่สามารถทําได อยารับปากโอเวอรแลว ทาํ ไมไ ด

ติดตามผล หลงั จากแกป้ ัญหา ตดิ ตามผลตอไปดว ยวาวิธีการแกไขปญ หาของเรา น้นั ไดผลหรือไม ถาไมไ ดผ ลกค็ วรหาวธิ กี ารหรอื ปรกึ ษา ผูทมี่ ีอาํ นาจตัดสนิ ใจตอ ไป นอกจากจะทําใหลกู คารูส ึก วา เราใสใจตอเร่อื งที่เกดิ ขึ้นอยางจริงใจ หลงั จากที่เรา ปรับปรุงตามคําติชมแลว อาจมกี ารสอบถามลกู คาวา เขารสู ึกอยา งไรมีจะชวยใหล กู คา รสู กึ วา เราใสใจเขา ทาํ ใหอยากกลับมาใชบ ริการอกี

ภาพงานอีเว้นท์ ของบริษทั





ชือ่ พนกั งานทป่ี รึกษา : นิตยา อนิ ตะวิน ตําแหนง : Senior Account Excutive ระยะเวลาทป่ี ฏบิ ัตงิ าน ตง้ั แตว นั ที่ 16 ธนั วาคม พ.ศ. 2562 ถึง วันที่ 25 มีนาคม พ.ศ. 2563