คู่มือการเตรียมความพร้อมสู่เส้นทางการเป็นออแกไนซ์

ค่มู ือ การเตรียมความพรอ้ ม สกู่ ารเป็ น...ออแกไนซ์ ของบริษทั

คํานํา ค่ ูมื อ ก า ร เ ต รี ย ม ค ว า ม พ ร ้อ ม ฉ บั บ นี มี เ นื อ ห า เกียวกับความหมายของออแกไนซ์ ฝ่ ายแต่ละฝ่ ายของ สายงาน คณุ สมบัติของบคุ ลากรทีจะเขา้ มาทาํ งานใน สายงานนี เคล็ดลับของการทาํ งานของสายงานออแก ไนซ์ และขอ้ มูลสําหรับบุคลากรทีตอ้ งรกู้ ่อนทีเขา้ มา ทาํ งานในบริษทั เดคาวิว เน็กซไ์ ซทเ์ มนทข์ นึ มา เพือสรา้ ง เสริมความรขู้ องคําว่า ออแกไนซ์ และปรับบคุ ลิกภาพ ทงั ดา้ นในและดา้ นนอกของผทู้ ีจะมาทาํ งานในสายงานนี เพือเป็ นบุคลากรทีมีคุณภาพของบริษัทและเป็ น บคุ ลากรทีมคี วามเชยี วชาญในสายงานอีเวน้ ทต์ ่อไป คณะผจู้ ดั ทาํ หวังเป็ นอย่างยิงว่าค่มู ือการเตรียม ความพรอ้ มส่กู ารเป็ น...ออแกไนซ์ของบริษทั ฉบับนีจะ เป็ น ประโยชนแ์ กบ่ คุ ลากรทีจะเขา้ มาทาํ งานในสายงานนี และผูส้ นใจทัวไป ไดน้ ําไปศึกษาเพือพัฒนาและเพิม ประสทิ ธิภาพใหแ้ กก่ ารทาํ งานยิงขนึ ไป คณะผจู้ ดั ทาํ

สารบญั หนา้ เรือง 1 2 ขอ้ มลู เกยี วกบั บรษิ ทั 3 Event 10 หนา้ ทีงานทวั ไปขององคก์ ร 12 ตาํ แหนง่ งานทีปฏิบัติ 13 ลกั ษณะงานทีปฏิบตั ิ 14 เวลาการทาํ งาน 15 การแตง่ กาย 17 คณุ สมบตั ิ 19 ความสกึ และประสบการณ์ 24 เคล็ดลบั การรบั มอื กบั ลกู คา้ ภาพงานอีเวน้ ทข์ องบริษทั

1 ช่อื บรษิ ทั เดคาววิ เนก็ ซไ ซทเมนท จํากัด ทตี่ ั้ง 194/16 ซ.ศาลาธรรมสพน 3 ทววี ฒั นา กรุงเทพมหานคร 10170 ชอ งทางการติดตอ โทรสาร : + 66 2 064 6869 โทรศพั ท : + 66 81 827 8367 ลักษณะสถานประกอบการ 2 รูปแบบ 1. ออแกไนซ 2. ทัวร

2 คือ การจัดงานกิจกรรมตางๆ เรียกทับศัพทวา “อีเวนท” ซึง่ อีเวนทอยูรายรอบในชีวิตเราทกุ เวลาจน แทบจะนึกไมถึงเดินออกจากบานมาทํางานมีประชุมมี อบรมตามหางรา นมโี ปรโมชั่นเล็กใหญไ ปดูคอนเสริ ต ไป งานแตงงาน งานวันเกิด กิจกรรมการกุศล งานวัดงาน บุญบาน งานเลี้ยงสังสรรค พลาดไมไดคืองานแสดง สินคาทเ่ี รยี กวา มหกรรมตามหา งตามศูนยสินคา

3 หน้าทีงานทวั ไปขององค์กร Account Executive งานอีเวน ทข ้ึนมาแตล ะงานไดนนั้ แนน อนวา ตองมลี กู คา วาจางกอน ซึ่งตรงนี้ก็เปนหนาที่ของฝายขายที่จะตองพูดคุย ถึงรายละเอียดงาน นั้นๆ กับทางลูกคาใหชัดเจน เชน งาน เกี่ยวกับอะไร อยากจัดที่ไหน มีงบเทาไหร และรายละเอียด ยิบยอยอีกมากมายนับไมถวน เพราะฉะนั้นหนาที่นี้ถือวา สําคัญเปนอยางมากในการหารายไดใหกับบริษัทเมื่อไหรที่ อยากออกไปหาลูกคา เจาอน่ื ๆ หนาทีน่ ีก้ ส็ ามารถนดั ลูกคา เพื่อ เขาไปขายงานไดเ ชน กนั

4 Project Coordinator งานอีเวนทเปนสิ่งที่เกิดขึ้นและจบไป มีระยะเวลาท่ี กําหนดไวแบบแนชัด เวลาทํางานก็จะแบงความรับผิดชอบ เปนงานๆ ไป ทําใหหนาที่ Project Coordinator หรือ คน ดูแลประสานงาน เปนสิ่งที่จําเปน เพราะการจัดงานตองมี หลายเรื่องทต่ี อ งทํา การมีหัวหนาประสานกับลูกคาในแตละโปรเจกตจะ ใหการทํางานเปนไปไดงายและมีระเบยี บมากขึ้น

5 Creative หลังจากมีการพูดคุยและดลี กับลูกคาเรียบรอยแลว สิ่ง ที่บรีฟกลับมา คนดูแลโปรเจกตจะตองมาประสานงานกับ ฝา ยครีเอทีฟทีจ่ ะมีหนาท่ีออกแบบและหาไอเดียใหตอบโจทย กับสิ่งที่ลูกคาตองการ อยางการดีไซนกิจกรรม การจัดวาง สถานที่ หรืองานโปรดคั ชัน่ ตางๆ ทีมครีเอทีฟก็มีความสําคัญ ในเรอ่ื งเหลานีท้ ัง้ หมด

6 Graphic Designer พารทงานกราฟก การออกแบบโลโกง าน, การดีไซนเ ร่ือง พื้นที่ หรือแมกระทั่งคิดโปสเตอรยิบยอยตางๆดีเทลเหลานี้ก็ ตองการคนที่มีความคิดสรางสรรคและเขาใจในเรื่องการ ออกแบบเขามาชวย เพราะไมใชลูกคาทุกคนจะมีส่ิงเหลาน้ีมา ใหแ ตแรก

7 Multimedia Producer ตําแหนงงานหรืองานดานมัลติมีเดียที่เกี่ยวกับการ ออกแบบ แสง สี เสียง หรือ เอฟเฟกตตางๆ ก็สําคัญมากๆ สวนใหญบริษัทออแกไนเซอรก็มักจะมีพนักงานดานนี้ในการ ชว ยดูรายละเอียดและดไี ซนงานโปรดคั ชัน่ โดยรวม

8 Purchase สวนทีมงานหรือตําแหนงท่ีจะชว ยใหองคประ กอบและ โครงสรางของงานอีเวนทเกิดขึ้นมาไดนั้น ก็คือหนาที่ของ Purchase หรือ จัดซื้อ ที่จะตองหา supplier ของเรื่องตางๆ อยา งเชน โครงสรา งเวที รานออกบธู และบรษิ ทั ตางๆ ท่จี ะตอง นํามาใชในงานอีเวนทนั้นๆ เพราะแนนอนวางบประมาณ คาใชจายก็เปนเรื่องสําคัญ ใครที่อยาก ทํางานอีเวนท แต อาจจะไมไดมีความรูลึกมาก หนาที่ของจัดซื้อก็สามารถดูแล งานดานอื่นๆ ได

9 Support / Staff ขยับไปถึงชวงวันงานกันบาง ลูกคาบางรายอาจจะ ตองการ ทีมงานหรือสตาฟคอยประจําที่หนางานดวย การมี ทีมงานซพั พอรตหรือสตาฟคอยดแู ลประจาํ แตละจดุ กจ็ ะชวย ใหงานผานพนไปไดดวยดี ถือวาตําแหนงนี้เปนตําแหนง ชว ยเหลือบรกิ ารและซพั พอรตตามสถานการณตา งๆ น่นั เอง

10 ตาํ แหนง งานท่ีปฏิบตั ิ ในออฟฟศ  ไดรบั มอบหมายใหม กี ารคนหาขอมลู เก่ียวกับ Suppier ทม่ี คี ุณภาพทสี่ ดุ เกยี่ วกบั การผลติ จัดทาํ และซื้อ ขาย สนิ คา ทบี่ ริษทั สนใจทจี่ าํ นาํ มาจัดงาน  ตดิ ตอ ประงานกบั Suppier คยุ เกี่ยวกับเรอื่ ง รายละเอยี ดของ ส่งิ ของที่ใชใ นการจัดงานอเี วนทใน แตละงาน และตรวจดคู วามคืบหนา ของสินคาท่สี ่ัง ทํา สง่ั ซือ้ ตา งๆ  เตรยี มงานในแตละดา นตามทีไ่ ดตดิ ตอ และ ประสานงานไว

11 ตาํ แหนงงานทป่ี ฏิบัติ หนางานจริง  เซ็ทอัพงานที่ไดรับมอบหมาย และตรวจดู ความเรยี บรอ ยของงานทุกฝา ยของสถานที่ ท่ี ไดจดั งานอีเวน ทข ้ึน  ขณะงานเร่มิ แตละคนก็จะอยูประจาํ ฝายที่ ไดร ับมอบหมายงานของงานอีเวน ทแ ตละงาน  ดแู ลความเรยี บรอยของสถานท่ีหลงั เสร็จงาน อเี วนท

12 ลกั ษณะงานทป่ี ฏิบัติ ชวยงานในการเตรียมอุปกรณสําหรับงาน คอนเสิรตและอีเวนท เชน เตรียมปายชื่อ ฯลฯ พูดคุย ซักถามกับพี่ๆ ตนแบบ เกี่ยวกับกระบวนการผลิตงาน คอนเสิรต และอเี วน ท ท้ังใน ชว ง Pre Production และ ชวง Production ฯลฯ อาจจะมีโอกาสไดเห็นการ ทํางานเบื้องหลังของการจัดคอนเสิรต ดวยการไปเปน ทมี งานในการจดั กบั พ่ีๆ ในองคกร

13 เวลาการทาํ งาน วันทํางาน : จันทร ถึง ศกุ ร เวลาทาํ งาน : 08.30 – 17.00 น. ถา หากมชี ว งทจี่ ําเปน ตอ งทาํ งานในวันหยดุ ทไี่ มสามารถ ระบุแนน อนได (เนอ่ื งจากงานอีเวนทจะจดั ในวันหยุด เสาร-อาทิตย) และ มบี างวนั ทจ่ี ะตองเลิกงานดกึ ***นกั ศึกษาฝก งานท่เี ขา รว มจะตอ งมีความรับผดิ ชอบ ตอตนเองในการเขางานทุกวนั อยางตอ เนือ่ ง และมคี วามตรง เวลาในการมาเขา งาน

14 การแตงกาย การแตงกายในวันท่ีทาํ งานอยูใ นออฟฟศสามารถ แตงกายดวยชุดลาํ ลองสุภาพได การแตง กายในวนั ที่มงี านอีเวนทจ ะตอ งใสส ูท เส้ือขางในสสี ภุ าพ กางเกงสดี ํา และสวมรองเทา คัชชู

15 คณุ สมบตั ิพืน้ ฐานทส่ี ําคญั คุณสมบตั ิพ้ืนฐานท่ีสาํ คัญ  มคี วาม active มีความตง้ั ใจ และกระตือรือรน ท่ี จะเรยี นรู  กลาขวนขวายหาความรูด ว ยการเขา ไปพูดคยุ ต้งั คาํ ถามกบั พี่ๆ ทกุ คนในสถานทที่ ํางาน และกลา เสนอตวั เขา ชวยงานตามความสามารถที่มี  มีความรับผิดชอบสงู ตอภาระหนาทีท่ ่ีไดร บั และ การรกั ษาเวลานดั หมาย  มีสัมมาคารวะ รจู กั กาลเทศะ  มนี าํ้ ใจ ย้ิมแยม แจม ใส มีมนษุ ยสัมพันธด ี

16 คณุ สมบตั ิเฉพาะ สาํ หรับอาชพี นี้  เรยี นสายการเรียนใดก็ได  คลองแคลววองไว มพี ลงั สงู  หัวไว แกไ ขปญ หาเฉพาะหนาไดดี มี ความสามารถในการตดั สนิ ใจ  มคี วามสามารถในการสื่อสารกบั เพ่ือนรว มทีมท่ดี ี และมที ักษะทํางานเปนทมี  เนนในเรื่องการมคี วามรับผดิ ชอบสูง

17 ความรสู กึ และประสบการณ ของรนุ พฝี่ กงานที่ผา นมา พ่ีพพี ี “รูสึกโชคดีที่บริษัทใหโอกาสไดมาฝกงาน/ฝก ประสบการณที่นี่ ตลอดการฝกงานที่ Nexcitement พีได เรียนรูอะไรมากมาย ทั้งการติดตอ Contact กับ Supplier ตา งๆ การเตรยี มงานตั้งเเตง านเลก็ ๆไปจนถงึ งานท่ีคอ นขางมี รายละเอียดเยอะแตทางบริษัทก็ไววางใจใหเรารับผิดชอบ งานน้ันทําใหเราไดกลาคิดกลาทําเเละเรียนรูไปกับงานใหมๆ ประทับใจเเละมีความสุขมากๆกับการไดฝกงาน ณ บริษัทเเหงนี้ทุกคนนารักอยูกันเปนครอบครัวชวยเหลือซึ่ง กนั เเละกัน ทุกคนเกงเเละเเกรงเวลาออกงาน”

18 ความรูสกึ และประสบการณ ของรุนพี่ฝกงานทผ่ี า นมา พฟ่ี าล่ี “ตั้งแตกาวเขามาที่นี่ก็รูสึกอบอุนเปนเหมือนบานอีก หลังนึง ที่คอยใหแตสิ่งดีๆและที่สําคัญคือการไดรับการ ไววางใจใหทํางานใหญๆท่ีเราเองคิดวาทําไมไดแตที่นี่กลบั มองเห็นวาเราทําได การฝกงานที่น่ีในระยะเวลาเพยี งส้ันๆ แตไดประสบการณที่มีคุณคามากมาก และที่พัฒนาอยาง เห็นไดชัดคือการที่เห็นตัวเองเปลี่ยนแปลงเปนคนที่ดีขึ้น ประสบการณและคําสอน ของพี่ๆที่บริษัทมากมาย ทําให หนูกลาที่จะพุงชนกับสิ่งตางๆรอบตัวมากขึ้นไมวาจะเปน สงั คม ผคู น และการตดั สนิ ใจ ในเรอ่ื งตา งๆในชวี ิต”

19 เคล็ดลับการรับมอื กับ ปญหาลูกคา

20 ใชค้ ําพูดทีดี และไม่แสดงสีหนา้ สิ่งแรกทีเ่ ราตองทําใหไดก็คือตองทําใจใหสงบไมแ สดงสี หนาทีไ่ มพ อใจออกมาไมวา เราจะโดนดุอยูก ต็ าม ใหต้ังใจฟงส่ิง ที่ลูกคากําลังบอกเรา เมื่อลูกคาไดระ บายจนจบและอารมณ เย็นลงแลว ก็ถึงคิวของเราที่จะคอยๆเขาไปไกลเกลี่ยและ อธิบายบาง สิ่งสําคัญคือตองพูดคุยอยางนุมนวลและใจเย็น เลือกใชคําพูดที่สุภาพ ไมประชดประชัน และอาจจะแนะนํา หรอื ชว ยลูกคาแกปญหาเทาทีเ่ ราทําได

21 แสดงความจริงใจ กบั ลูกคา้ การที่เราขอโทษจะชวยทําใหความรูสึกของลูกคาดีขึ้น และอารมณเย็นลง ชว ยใหก ารแกไ ขปญหาในข้ันตอนตอ ไปทาํ ไดอยางราบรื่นมากขึ้น เราควรแสดงออกใหลูกคาเห็นวาเรา นั้นมีความกระตือ รือรนที่จะชวยแกปญหามากนอยเพียงใด สุดทายแลวถึงเขาจะไมเห็นความดีที่เราทํา แตเมื่อลูกคา อารมณดีขึ้นแลว เขาจะยอนกลับมามองและซาบซึ้งกับสิ่งท่ี เราทํา

22 เสนอทางออก ใหล้ ูกคา้ ใหเราหาจังหวะสรางความประทับใจครั้งใหม โดยการ เขา สปู ระเด็นเกยี่ วกับการแกไขปญ หา ใหเราสอบถามลูกคาวา ตอ งการอะไร และเราสามารถทําอะไรใหลูกคา ไดบ าง ถาหาก เปนเรื่องที่อยูนอกเหนือการตัดสินใจของเรา ก็ใหรับเรื่อง เอาไวแลวขอขอมูลติดตอกลับ พรอมทั้งยํ้าลูกคาวาจะนํา ปญหานี้ไปบอกผูที่มีหนาที่รับผิดชอบโดยตรง สิ่งสําคัญอีก อยา งคอื อยาลืมวาตองตกลงกนั อยางตรงไปตรงมา และอยูบน พื้นฐานความเปนจริงที่สามารถทําได อยา รบั ปากโอเวอรแ ลว ทําไมได

23 ติดตามผล หลงั จากแกป้ ัญหา ติดตามผลตอ ไปดวยวา วธิ กี ารแกไขปญ หาของเราน้นั ไดผ ลหรือไม ถาไมไดผ ลกค็ วรหาวิธกี ารหรือปรึกษาผูทมี่ ี อาํ นาจตดั สินใจตอ ไป นอกจากจะทาํ ใหล ูกคา รสู ึกวาเราใสใ จ ตอเร่อื งทีเ่ กดิ ข้นึ อยางจรงิ ใจ หลังจากท่ีเราปรบั ปรงุ ตามคําติ ชมแลว อาจมกี ารสอบถามลูกคาวา เขารสู กึ อยางไรมจี ะชวย ใหลูกคา รูส ึกวาเราใสใจเขา ทําใหอยากกลับมาใชบรกิ ารอกี

24 ภาพงานอีเว้นท์ ของบริษทั

25

26

27 ช่ือพนักงานทปี่ รกึ ษา : นิตยา อินตะวิน ตาํ แหนง : Senior Account Excutive ระยะเวลาที่ปฏบิ ัตงิ าน ตัง้ แตว นั ที่ 16 ธนั วาคม พ.ศ. 2562 ถึง วนั ที่ 25 มนี าคม พ.ศ. 2563