ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวโปรแกรม Microsoft Excel

ความรู้เบ้ืองตน้ เก่ียวโปรแกรม MICROSOFT EXCEL

1 ความร้เู บ้ืองต้นเกีย่ วโปรแกรม Microsoft Excel สรา้ งเวิรก์ บ๊กุ ใหม่ เอกสาร Excel เรยี กวา่ เวิร์กบกุ๊ แตล่ ะเวริ ์กบุ๊กจะมเี วริ ก์ ชีต ซึ่งโดยปกตจิ ะเรียกว่าสเปรดชีต คุณสามารถเพิม่ เวริ ก์ ชีตลงในเวริ ์กบ๊กุ ได้มากเทา่ ที่คุณต้องการ หรือคณุ สามารถสร้างเวิรก์ บ๊กุ ใหม่เพือ่ เก็บข้อมูลของคณุ แยก ต่างหากก็ได้ 1.คลิก ไฟล์ > ใหม่ 2.ภายใต้ ใหม่ ให้คลิกที่ เวิร์กบุ๊กเปล่า ใส่ข้อมูล 1.คลิกตรงเซลล์ท่วี า่ ง ตวั อยา่ งเชน่ เซลล์ A1 บนเวริ ์กชีตใหม่ เซลลถ์ กู อ้างองิ โดยตาแหนง่ ท่ีตัง้ ของเซลล์ในแถวและคอลมั นบ์ นเวริ ก์ ชตี ดังนั้นเซลล์ A1 จะอยใู่ นแถวแรกของ คอลมั น์ A 1.พมิ พข์ อ้ ความหรอื ตวั เลขลงในเซลล์ 2.กด Enter หรือ Tab เพ่ือย้ายไปยังเซลล์ถัดไป ใช้ ผลรวมอัตโนมตั ิ เพื่อรวมขอ้ มูล เมอ่ื คณุ ไดใ้ ส่ตัวเลขในเวิร์กชตี ของคุณ คุณอาจต้องการบวกตวั เลขเหล่าน้นั วิธีท่ีรวดเร็วในการทาคอื ใช้ ผลรวม อตั โนมตั ิ 1.เลือกเซลล์ทอี่ ย่ทู างด้านขวาหรือด้านล่างของตวั เลขที่คุณต้องการรวม 2.คลกิ หนา้ แรก > ผลรวมอัตโนมตั ิ หรอื กดแป้น Alt+=

2 ผลรวมอตั โนมัตจิ ะบวกตวั เลขตา่ งๆ และแสดงผลลพั ธใ์ นเซลล์ที่คณุ เลอื กไว้ สรา้ งสูตรอย่างงา่ ย การบวกตัวเลขเปน็ เพียงหนึง่ ในสง่ิ ทีค่ ุณสามารถทาได้ แต่ Excel ยงั สามารถทาการคานวณทางคณิตศาสตร์ อ่ืนๆ ได้ด้วย ลองใชส้ ตู รงา่ ยๆ บางสูตรเพือ่ บวก ลบ คณู หรอื หารตวั เลขของคุณ 1.เลือกเซลล์และพมิ พเ์ คร่อื งหมายเท่ากับ (=) ซ่งึ จะบอกให้ Excel ทราบวา่ เซลลน์ ้จี ะมีสูตรอยู่ 2.พิมพต์ วั เลขและตวั ดาเนินการการคานวณรวมกัน เช่น เครอื่ งหมายบวก (+) สาหรับการบวก เคร่ืองหมายลบ (-) สาหรบั การลบ เครอ่ื งหมายดอกจนั (*) สาหรับการคูณ หรือเครือ่ งหมายทบั (/) สาหรบั การหาร ตัวอยา่ งเช่น ใส่ =2+4, =4-2, =2*4 หรือ =4/2 3.กด Enter เพื่อทาการคานวณ นอกจากน้ี คณุ ยงั สามารถกด Ctrl+Enter หากคุณต้องการให้เคอร์เซอร์อยบู่ นเซลล์ท่ีใชง้ านอยู่ นารูปแบบตวั เลขไปใช้ เม่อื ตอ้ งการแยกความแตกตา่ งระหวา่ งชนิดตวั เลขทแ่ี ตกตา่ งกัน ให้เพิ่มรูปแบบ เช่น สกลุ เงนิ เปอร์เซน็ ต์ หรอื วนั ท่ี 1.เลอื กเซลล์ทค่ี ุณมีตวั เลขที่ต้องการจัดรปู แบบ 2.คลิก หนา้ แรก > ลกู ศรถัดจาก ทว่ั ไป

3 3.เลือกรปู แบบตัวเลข ถา้ ไมม่ ีรูปแบบตวั เลขทต่ี อ้ งการใช้ ให้คลกิ ท่ี รูปแบบตัวเลขเพ่มิ เตมิ ใส่ขอ้ มูลของคุณลงในตาราง วิธีทง่ี า่ ยในการใชค้ วามสามารถซึง่ มีอย่างมากมายของ Excel คอื การวางข้อมลู ของคณุ ลงในตาราง ซึ่งจะช่วย ให้คุณสามารถกรอง หรอื เรยี งลาดับขอ้ มลู ของคุณเพื่อนาไปใช้ตอ่ ไป 1.เลือกขอ้ มลู ของคุณโดยคลิกทเ่ี ซลลแ์ รก แลว้ ลากไปยังเซลลส์ ุดท้ายในขอ้ มลู ของคุณ 2.ถา้ จะใช้คีย์บอรด์ ใหก้ ด SHIFT ค้างไว้ขณะท่ีคุณกดแป้นลกู ศรเพื่อเลือกข้อมูลของคุณ 3.คลกิ ท่ปี ุ่ม การวเิ คราะหอ์ ย่างรวดเรว็ ปุ่มการวิเคราะห์อย่าง รวดเร็ว ท่ีมุมขวาล่างของส่ิงที่เลอื ก

4 4.คลิก ตาราง แลว้ ยา้ ยเคอรเ์ ซอรข์ องคุณไปท่ี ปมุ่ ตาราง เพื่อให้คณุ สามารถเหน็ ลกั ษณะท่ีปรากฏของข้อมลู ของคณุ ได้ ถา้ คุณชอบสงิ่ ที่คุณเหน็ ให้คลิกที่ปุม่ ดงั กลา่ ว 5.ขณะน้คี ณุ สามารถทาส่ิงต่างๆ กับขอ้ มูลของคุณ ได้แก่ กรองเพื่อดูเฉพาะข้อมลู ทคี่ ุณตอ้ งการ หรอื เรยี งลาดบั เช่น จากค่ามากที่สดุ ไปหาค่านอ้ ยทีส่ ุด คลิกที่ลกู ศร ลกู ศรแบบดรอปดาวน์ของตัวกรอง ในสว่ นหวั คอลัมน์ ของตาราง 6.ถ้าจะกรองข้อมูล ใหย้ กเลกิ การเลอื กกลอ่ ง เลอื กท้ังหมด เพื่อลา้ งเครื่องหมายทเ่ี ลอื กท้งั หมด แล้วกา เคร่อื งหมายในกลอ่ งของข้อมูลทคี่ ุณตอ้ งการใหแ้ สดงในตารางของคณุ 7.ถ้าจะเรียงลาดบั ขอ้ มูล ใหค้ ลิก เรียงลาดับจาก ก ถึง ฮ หรือ เรียงลาดบั จาก ฮ ถงึ ก

5 แสดงผลรวมของตวั เลขของคณุ เคร่ืองมือการวเิ คราะห์อย่างรวดเรว็ จะทาให้คณุ สามารถหาผลรวมตวั เลขของคณุ ไดอ้ ย่างรวดเรว็ ไมว่ า่ คณุ จะ ต้องการหาผลรวม ค่าเฉลี่ย หรอื นับจานวน Excel จะแสดงผลการคานวณใตห้ รือถัดจากตวั เลขของคณุ 1.เลือกเซลล์ท่มี ตี ัวเลขท่ีคณุ ตอ้ งการเพมิ่ หรอื นบั จานวน 2.คลกิ ทีป่ ุ่ม การวิเคราะหอ์ ยา่ งรวดเรว็ ปุ่มการวเิ คราะห์อย่าง รวดเร็ว ท่ีมุมขวาล่างของส่งิ ท่เี ลือก 3.คลกิ ผลรวม ยา้ ยเคอรเ์ ซอรข์ องคณุ ไปท่ีปุ่มเพื่อดูผลการคานวณของขอ้ มลู ของคุณ จากนน้ั คลกิ ท่ีปมุ่ เพอ่ื นา ผลรวมไปใช้ ทาใหข้ ้อมูลของคุณมีความหมายมากขนึ้ การจัดรปู แบบตามเงื่อนไขหรือใช้เสน้ แบบประกายไฟสามารถเน้นขอ้ มูลท่สี าคัญทส่ี ุดของคุณ หรือแสดง แนวโนม้ ของข้อมลู ได้ ใชเ้ ครือ่ งมือการวิเคราะห์อยา่ งรวดเร็วสาหรับการแสดงตวั อยา่ งแบบสดเพื่อลองดผู ลลัพธ์

6 1.เลอื กขอ้ มูลท่ีคุณต้องการตรวจสอบให้ละเอยี ดขึ้น 2.คลกิ ปุ่ม การวิเคราะห์อย่างรวดเรว็ รปู ปุ่ม ซ่งึ ปรากฏทม่ี ุมขวาลา่ งของสิ่งท่คี ุณเลอื ก 3.สารวจตัวเลือกบนแทบ็ การจัดรูปแบบ และ เส้นแบบประกายไฟ เพอื่ ดวู ่าขอ้ มลู ของคณุ จะแสดงผลอยา่ งไร ตัวอยา่ งเชน่ เลือกระดบั สีในแกลเลอรี การจดั รปู แบบ เพือ่ แยกแตกต่างระหว่างอุณหภมู สิ ูง กลางและต่า แสดงขอ้ มลู ของคุณในแผนภูมิ เคร่อื งมอื การวเิ คราะหอ์ ยา่ งรวดเรว็ จะแนะนาแผนภูมทิ เ่ี หมาะกับขอ้ มลู ของคุณ และช่วยนาเสนอข้อมูลเป็น ภาพด้วยการคลิกเพียงไม่ก่ีครั้ง 1.เลือกเซลล์ทม่ี ีขอ้ มลู ท่ีคุณต้องการแสดงในแผนภูมิ 2.คลกิ ปมุ่ การวเิ คราะหอ์ ย่างรวดเร็ว รปู ปุม่ ซึง่ ปรากฏที่มมุ ขวาล่างของสิ่งทคี่ ุณเลอื ก 3.คลกิ แผนภูมิ ให้เลอ่ื นเมาส์ไปตามแผนภมู ทิ ่ีแนะนา เพ่ือดวู า่ แผนภูมิใดเหมาะทสี่ ดุ สาหรบั ขอ้ มูลของคุณ แลว้ คลกิ แผนภมู ิท่ีคุณต้องการ

7 บนั ทกึ งานของคณุ 1.คลกิ ปุม่ บันทกึ บน แถบเครื่องมือดว่ น หรอื กดแปน้ Ctrl+S 2.ป่มุ บันทึก บน แถบเครอ่ื งมือด่วน 3.ถ้าคณุ ได้บนั ทึกงานของคุณไวก้ อ่ นหน้าแลว้ กถ็ ือวา่ เสรจ็ เรยี บร้อย 4.ถ้านเี่ ป็นการบันทึกครั้งแรก ให้ดาเนนิ การในขน้ั ตอนถดั ไปเพอ่ื ทาให้เสรจ็ สมบรู ณ์ 5.ภายใต้ บนั ทึกเปน็ เลอื กตาแหนง่ ทต่ี ้ังท่ีคุณตอ้ งการบนั ทกึ เวริ ์กบ๊กุ แลว้ เรียกดไู ปยงั โฟลเดอร์ ในกล่อง ช่ือไฟล์ ให้ป้อนชื่อเวริ ก์ บุ๊กของคุณ 6.คลกิ บันทึก เพอื่ ให้เสร็จสมบูรณ์ การพิมพ์ 1.คลิก ไฟล์ > พิมพ์ หรือกดแปน้ Ctrl+P 2.ดูตวั อยา่ งก่อนพมิ พโ์ ดยคลกิ ลูกศร หน้าถัดไป และ หน้าก่อน หนา้ ต่างแสดงตวั อยา่ งจะแสดงตวั อยา่ งหนา้ ในรูปแบบขาวดาหรือสี ข้ึนอยู่กบั การต้ังค่าเครื่องพมิ พ์ของคุณ 3.คลกิ พิมพ์ ส่วนประกอบของโปรแกรม Microsoft Excel สว่ นประกอบของ Microsoft Excel ปกติการเรยี กใช้งาน Excel เปิดแฟม้ คอื สมุดงานข้นึ มาซ่ึงสมดุ งานจะประกอบด้วยแผ่นงาน หลาย ๆแผ่น รวมกนั ซึง่ ในไฟลข์ องสมุดงานแตล่ ะไฟลจ์ ะมแี ผ่นงานได้สงุ สดุ 255 แผน่ โดยการแทรกแผน่ งาน การแทรกแผน่ งาน คลกิ ทคี่ าส่ัง แทรก(Insert) > แผน่ งาน(Work sheet) หรือคลกิ ที่ช่ือแผน่ งาน(work sheet) แล้วคลกิ ขวา > คลกิ แทรก

8 โครงสรา้ งของแผน่ งาน (Work Sheet) จะมลี ักษณะเป็นตารางขนาดใหญ่ โดยมีการแบง่ พ้นื ทีท่ างแนวนอนออ เปน็ ส่วน ๆ เรียกวา่ แถว (Row) จะใช้ตวั เลขเป็นตวั ระบุตาแหนง่ ขอแถว เร่มิ ต้นที่ 1 และ้สิ้นสดุ ท่ี 65,536 (ถ้า เป็นExcel 97 จะได1้ 6,384) และแบ่งพื้นท่ีทางแนวตงั้ ออกเปน็ ส่วน ๆ เรยี กว่า สดมภ์Column) จะมที ั้งหมด 256 สดมภ์ โดยจะใชต้ วั อกั ษรภาษาอกั ฤษเปน็ ตวั ระบตุ าแหน่งเริ่มจาก A – IV สดมน์และแถวมาตัดกนั เปน็ ช่องเล็ก ๆ เรียกว่า เซลล์ (Cell)ซึ่งมจี านวนเซลลเ์ ท่ากบั จานวนแถวคูณด้วยจานวนสดมภ์และมชี ่ือเรียกตามชื่อ คอลัมนต์ ามด้วยชื่อแถว เชน่ A1หมายถึงอ้ย่ท่คี อลัมน์ Aแถวที่ 1 ส่วนประกอบของ Microsoft Excel เม่ือเขา้ ส่กู ารทางานของ Excel แล้วจะปรากฎหน้าต่างการทางานซ่งึ ประกอบด้วยสว่ นตา่ ง ๆ ดงั รปู แถบเครอื่ งมือ

9 1. แถบชอื่ (Title Bar) คอื ส่วนที่แสดงชอ่ื ของโปรแกรมน้นั ซง่ึ คือ Microsoft Excel แสดงชอื่ ของแฟม้ หรอื สมุดงานแทน 2. แถบคาสงั่ (Menu Bar) คอื แถวทร่ี วมคาส่งั ทีใ่ ชใ้ นการทางานได้แก่ แฟม้ (File) แกไ้ ข(Edit) มุมมอง (View) แทรก(Insert) รูปแบบ(Format) เคร่ืองมอื (Tool) ขอ้ มูล(Data) หน้าต่าง(Window) ตัวช่วย (Help) 3. แถบเครอื่ งมือ(Tool Bar) เป็นแถบที่ใชแ้ สดงเคร่ืองมือสาหับส่งั ให้ Microsoft Excel ทางานในเรอ่ื งต่าง ๆ ไดแ้ ก่ 3.1 แถบเครือ่ งมอื มาตรฐาน(Standard Tool Bar) 3.2 แถบเครือ่ งมือจัดรปู แบบ (Formatting Tool Bar) 3.3 แถบเครื่องมอื รูปวาด (Drawing Tool Bar) 4. แถบสตู ร (Formula Bar) เป็นส่วนทใ่ี ชแ้ สดงข้อมูลและสตู รต่าง ๆ ในเซลล์ทเี่ รากาลังทางานอยู่ ใช้ป้อน ข้อมลู และแก้ไขขอ้ มูล 5. แถบชีตงาน (Sheet Bar) แสดงชอื่ ชีทงานทีใ่ ชง้ านอยู่ 6. แถบสถานะ (Status Bar) เปน็ ส่วนที่แสดงสถานะการทางานของ Excel และแปน้ พิมพ์ 7. แถบเลอื่ น (Scroll Bar) ใช้เลอ่ื นเอกสารไปซ้าย – ขวา หรือ เลื่อนขน้ึ – ลง 8. ตวั ชี้เซลล์ (Active Cell) คือเซลลทื ี่กาลงั ถูกใช้งานในขณะน้ัน เซลล์ท่เี ป็นแอกทีพเซลล์จะมีเสน้ กรอบแบบ สีดาล้อมรอบอยู่

10 9. สมดุ งาน (Work Book)คือ ไฟลท์ ่ีสรา้ งจากExcel ซงึ่ ประกอบ Work sheet หลายแผน่ มารวมกัน 10. แผน่ งาน(Work Sheet) หมายถงึ พื้นที่ส่วนที่ใชเ้ ป็นกระดาษคานวณมีลักษณะเปน็ ตาราง เราสามารถป้อน ข้อมูลและสูตร การกาหนดขอบเขตของข้อมลู เอกสาร Excel เรยี กวา่ เวริ ์กบุ๊ก แต่ละเวิร์กบุ๊กจะมเี วิร์กชีต ซึ่งโดยปกตจิ ะเรียกว่าสเปรดชีต คุณสามารถเพม่ิ เวิร์กชตี ลงในเวริ ก์ บุ๊กไดม้ ากเทา่ ที่คณุ ตอ้ งการ หรือคุณสามารถสร้างเวริ ์กบุ๊กใหม่เพอ่ื เก็บข้อมลู ของคณุ แยก ตา่ งหากกไ็ ด้ 1.คลกิ ไฟล์ > ใหม่ 2.ภายใต้ ใหม่ ให้คลกิ ท่ี เวิรก์ บ๊กุ เปลา่ 3.คลิกตรงเซลล์ทีว่ า่ ง ตัวอยา่ งเช่น เซลล์ A1 บนเวริ ก์ ชตี ใหม่ 4.เซลล์ถูกอา้ งอิงโดยตาแหน่งทต่ี ้งั ของเซลล์ในแถวและคอลัมน์บนเวริ ก์ ชีต ดงั นั้นเซลล์ A1 จะอยใู่ นแถวแรก ของคอลมั น์ A 5.พิมพข์ อ้ ความหรอื ตัวเลขลงในเซลล์ 6.กด Enter หรือ Tab เพ่อื ย้ายไปยงั เซลลถ์ ัดไป การคานวณและการใชส้ ตู รฟงั ก์ชัน Excel ทาสงิ่ เหลา่ นี้โดยใชส้ ตู รในเซลล์ สูตรจะดาเนินการการคานวณหรือการดาเนนิ การอน่ื ๆ บนขอ้ มลู ในเวริ ก์ ชตี ของคุณ สูตรจะเริม่ ต้นด้วยเครอ่ื งหมายเทา่ กบั (=) เสมอ ซึง่ อาจตามดว้ ยตัวเลข ตวั ดาเนินการทาง

11 คณิตศาสตร์ (เชน่ เครอ่ื งหมาย + หรือ - สาหรับการบวกหรอื การลบ) และ ฟงั ก์ชนั Excel ท่มี ีอยู่ภายใน ซึง่ ชว่ ยเพิ่มประสิทธภิ าพของสตู ร ตัวอยา่ งเช่น สูตรต่อไปน้จี ะคูณ 2 ดว้ ย 3 แล้วจงึ บวก 5 เข้ากับผลลัพธ์ท่ไี ดก้ ็จะไดค้ าตอบเทา่ กับ 11 =2*3+5 ตอ่ ไปนเี้ ป็นตวั อยา่ งเพ่ิมเติมบางตัวอยา่ งท่ีคณุ สามารถใส่ลงในเวิรก์ ชตี ได้ =A1+A2+A3 บวกค่าในเซลล์ A1, A2 และ A3 =SUM(A1:A10) ใช้ ฟงั กช์ นั SUM เพอื่ คนื ค่าผลรวมของค่าใน A1 ถึง A10 =TODAY() จะคืนค่าวนั ที่ปจั จุบัน =UPPER(”hello”) แปลงข้อความ “hello” เปน็ “HELLO” แปลงข้อความ “hello” เปน็ “HELLO” โดยใชฟ้ งั กช์ ัน UPPER =IF(A1>0) ใช้ ฟังก์ชนั IF เพื่อทดสอบเซลล์ A1 เพ่ือตรวจสอบว่าเซลล์มีคา่ ทม่ี ากกว่า 0