Die eAkte kommt

Die eAkte kommt





Landeshauptstadt Wiesbaden Case Study Effiziente Prozesse statt Papierberge: Citrix unterstützt die Einführung der eAkte in WiesbadenCitrix XenApp, Die Landeshauptstadt Wiesbaden ist Vorreiter beim Thema E-Government: Bis voraus­Citrix NetScaler sichtlich Ende des Jahres 2016 sollen mehr als 880 Anwender in der Stadtverwaltung sukzessive auf eine komplett elektronische Aktenführung umgestellt werden. Für die“ Die Zentralisierung erfolgreiche Umsetzung des Projekts „eAkte auf Basis serviceorientierter Architekturen“ musste das Projektteam jedoch zunächst die technischen Voraus­setzungen in der IT-und Virtualisierung der Infrastruktur schaffen – Citrix-Technologien für die zentrale AnwendungsbereitstellungFachverfahren mit Citrix- spielen dabei eine Schlüsselrolle.Technologie war für unsein entscheidender Schritt, Mit der Verabschiedung des E-Government-Gesetzes wurde im Sommer 2013 noch einmalum die Komplexität der verdeutlicht: Die Zukunft der Verwaltung in Deutschland ist digital. Bund, Länder und KommunenLösung zu reduzieren und sind künftig aufgefordert, immer mehr Verwaltungsdienste elektronisch anzubieten, um dieeine hohe Lauffähigkeit Kommunikation mit Bürgern und Unternehmen einfacher, nutzerfreundlicher und effizienter zuund Verfügbarkeit der gestalten.”elektronischen Aktenführung In der Praxis sind für die Umsetzung von E-Government-Initiativen aber zahlreiche Hürden zu über- winden: „Der Status quo ist häufig noch geprägt von fehlender Standardisierung und Vernetzung,sicherzustellen. organisatorischen und personellen Engpässen und begrenzten finanziellen Mitteln“, erklärt Dr. Thomas Ortseifen, Referent für Informations- und Kommunikationstechnologie bei der Landes­Dr. Thomas Ortseifen, hauptstadt Wiesbaden. „Die bisherigen Erfahrungen zeigen, dass gerade Großprojekte wie dieReferent für Informations- Einführung einer elektronischen Aktenführung komplexe Transformationsprozesse sind. Diese habenund Kommunikations­ einerseits enorme Auswirkungen auf die Abläufe innerhalb der Verwaltung und setzen andererseitstechnologie, auch große Veränderungen auf der Infrastrukturseite voraus.“LandeshauptstadtWiesbaden E-Government als ganzheitliche Herausforderung Die Stadtverwaltung der Landeshauptstadt Wiesbaden hat daher schon im Jahr 2007 ein IT-Labor ins Leben gerufen, um technische, organisatorische, human-soziale und weitere Aspekte von digitalen Prozessen in der Verwaltung ganzheitlich zu betrachten: Wie steht es um die Intero­ perabilität der eingesetzten Software und Hardware? Welcher Automatisierungsgrad ist bei einzelnen Ver­ waltungsvorgängen erreichbar? Und wie lassen sich Qualifizierungsaktivitäten am wirkungsvollsten umsetzen? Mit diesen und vielen anderen Fragestellungen setzte sich das Projektteam in der Labor­ phase auseinander. Ganz konkret untersuchte man unter anderem die Vorgangsbearbeitung im Amt für Soziale Arbeit, in dem rund ein Drittel der ca. 3.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Landeshauptstadt Wiesbaden an Bildschirmarbeitsplätzen beschäftigt sind. Bei der Bestandsaufnahme auf Basis von Umfragen, Inhaltsanalysen und der Auswertung von mehr als 200 Musterfällen wurde deutlich, dass die Umstellung auf eine elektronische Aktenführung enorme Chancen eröffnen würde. www.citrix.de

Landeshauptstadt Wiesbaden Case StudyKundennutzen Neben schnelleren Informationsflüssen, besseren Such- und Auswertungsmöglichkeiten und Kosten- einsparungen durch höhere Effizienz versprach man sich davon auch eine erhebliche Reduzierung• Zentrale Bereitstellung des Platzbedarfs: Alleine das Amt für Soziale Arbeit hatte im Laufe der Zeit rund 230.000 Pendel­ von Fachverfahren akten und zusätzlich mehr als 8.000 Ordner auf einer Gesamtregallänge von über acht Kilometern für die eAkte archi­viert. Die vorhandenen Raumkapazitäten von rund 1.300 Quadratmetern waren durch diese Papierb­ erge bereits vollständig ausgeschöpft.• Effiziente Verwaltung und Aktualisierung Schritt für Schritt zur elektronischen Aktenführung der Fachverfahren Die Stadt Wiesbaden fasste daher den Entschluss, schrittweise das Projekt eAkte umzusetzen• Hohe Ausfallsicherheit und ein Dokumentenmanagementsystem auf Basis von EMC Documentum für die elektronische für die Anwendungs- Vorgangsbearbeitung einzuführen. Bis voraussichtlich Ende 2016 sollen mehr als 880 Anwender Infrastruktur der eAkte aus verschiedenen städtischen Organisationseinheiten auf die• Sicherer ortsunabhängiger neue Lösung umgestellt werden. „Aus technischer Sicht liegt die Zugriff auf alle benötigten Komplexität dabei vor allem in den Abhängigkeiten zwischen der Ressourcen eAkte und den bestehenden Fachverfahren“, erklärt Dr. Thomas Ortseifen. „Die Anwender müssen unter anderem weitergehende• Neue Möglichkeiten Arbeitss­ chritte direkt aus der elektronischen Akte heraus starten für die Integration können.“ mobiler Endgeräte Um dieses Ziel zu erreichen, plante das Projektteam gemeinsam mit den IT-Partnern T-Systems und dem städtischen Rechenzent- rum WIVERTIS eine zentralisierte, serviceorientierte IT-Architektur. Für das Management der Schnittstellen zwischen eAkte und Fach­ verfahren wurde der Microsoft BizTalk Server implementiert: Als Enterprise Service Bus steuert und automatisiert die Lösung den Datenaustausch zwischen den eAkten und Anwendungen wie SAP, Dr. Thomas Ortseifen, GES-KA und CABS. Die Fachverfahren selbst wurden auf eine Referent für Informations- und Citrix XenApp-Serverfarm verlagert und können so – wie die gesamte Kommunikationstechnologie: Lösungs-Infrastruktur – im Rechenzentrum der Stadt verwaltet „Wir haben mit der Citrix-Lösung werden. den Zugang zur eAkte komplett vom Endgerät entkoppelt.“ „Die Zentralisierung und Virtualisierung der Fachverfahren mit Citrix- Technologie war für uns ein entscheidender Schritt, um die Kom­ plex­ität der Lösung zu reduzieren und eine hohe Lauffähigkeit und Verfüg­barkeit der elektronischen Aktenführung sicherzustellen“, sagt Dr. Thomas Ortseifen. „Wir haben damit insbesondere die Kontrolle über den Versionsstand der unterschiedlichen Fachverfahren und können Updates und neue Verfahren schnell zentral zur Verfügung stellen.“ Citrix-Technologien vereinfachen Integration der Fachverfahren Während bisher die einzelnen Ämter ihre Fachverfahren weitgehend eigenständig betreuten und häufig noch per Softwareverteilung dezentral auf den Endgeräten installierten, wandern im Rahmen des Projekts eAkte nun immer mehr Verfahren in die Projektinfrastruktur. Der große Vorteil aus Ad- ministratorsicht: Von Client-Applikationen wie dem SAP GUI muss nur noch jeweils eine Software- Instanz gewartet und aktuell gehalten werden. Die XenApp-Serverfarm selbst ist mittlerweile komplett virtualisiert und läuft auf einer VMware vSphere-Infrastruktur. Alle virtuellen Maschinen booten von einem standardisierten Master-Image, das über die Citrix Provisioning Services bereitgestellt wird. So müssen die Administratoren bei Software-Updates auch nur noch jeweils ein Server-Image anpassen und können dies schnell in der gesamten Umgebung ausrollen. Alle Server der XenApp-Umgebung sind so immer auf einem absolut identischen Stand. www.citrix.de

Landeshauptstadt Wiesbaden Case Study„Durch die Virtualisierung und Zentralisierung profitiert die Stadtverwaltung auch von einer sehrhohen Ausfallsicherheit“, ergänzt Dirk Niederhausen, der das Projekt als Citrix-Spezialist im Projekt­team unterstützt. „Beim Ausfall eines einzelnen Servers können die virtuellen Maschinen auf denanderen Hosts die betroffenen Anwender übernehmen. Da die gesamte Infrastruktur auf zwei geo­grafisch getrennte Rechenzentren verteilt ist, ließe sich selbst der Ausfall eines kompletten Rechen-zentrums vorübergehend kompensieren.“Flexibler Zugriff auf elektronische Akten – unabhängig vom EndgerätDie Anwender, die in den letzten Monaten bereits auf die elektronische Vorgangsbearbeitungumgestellt wurden, erhalten über die Citrix-Infrastruktur zentralen Zugang zu allen benötigtenRessourcen. Sie melden sich zunächst mit ihren Zugangsdaten an der XenApp-Umgebungan und öffnen dann den DMS-Client, der als Web-Anwendung in einem speziell konfiguriertenInternet Explorer läuft. Alle weiteren Applikationen werden bei Bedarf aus der elektronischenAkte heraus gestartet und ebenfalls auf den XenApp-Servern ausgeführt.„Wir haben mit der Citrix-Lösung denZugang zur eAkte komplett vom End-gerät entkoppelt und damit die Voraus-setzungen für weitestgehend flexible,ortsunabhängige Zugriffsszenariengeschaffen“, sagt Dr. Thomas Ortseifen.„Neue Anwender lassen sich sehr schnellintegrieren – auf dem Endgerät mussdazu lediglich der Citrix Receiver instal-liert werden. Und mit Citrix NetScalerkönnen wir künftig auch außerhalbunseres Netzwerks sicheren Zugriff aufdie elektronischen Akten anbieten.“Die NetScaler-Appliances, die als Load An einigen Arbeitsplätzen in Wiesbaden wird die eAkte bereits genutzt.Balancer für die XenApp-Infrastruktur in Bis Ende 2016 will die Stadtverwaltung rund 880 Anwender auf dieden Rechenzentren der Landeshaupt- elektronische Vorgangsbearbeitung umstellen.stadt installiert wurden, sind auch inder Lage, den Web-Zugang auf die Umgeb­ ung abzusichern. Mit der integrierten SSL-VPN-Funk-tionalität von Citrix NetScaler wird dazu die gesamte Kommunikation zwischen Endgeräten undzentralen Servern verschlüsselt. Zudem kann die IT-Abteilung mit der Lösung abgestufte Nut-zungsrechte durchsetzen: Anwender, die zum Beispiel mobil auf eine elektronische Akte zugrei-fen wollen, dürfen diese beispielsweise nur ansehen, nicht aber bearbeiten oder ausdrucken.Ausblick: Sichere Lösungen für mobile AnwenderProjektleiter Dr. Thomas Ortseifen denkt sogar noch einen Schritt weiter: „Auch der mobile Zu-griff auf die eAkte mit unterschiedlichen Endgeräten wird künftig für uns ein Thema sein: Schonheute sagen uns Anwender, dass sie gerne Tablets oder Smartphones nutzen würden, um zumBeispiel vor Gericht oder bei Hausbesuchen jederzeit Zugang zu allen relevanten Informationenzu haben.“ Derzeit führt die IT-Organisation dazu erste Tests mit XenMobile durch – der Citrix-Lösung für das Enterprise Mobility Management. „Zwei Dinge stehen dabei für uns im Vorder-grund“, sagt Dr. Thomas Ortseifen. „Wir versuchen unter anderem auch private Mobilgeräte – zumBeispiel von Mandatsträgern – sicher einzubinden und wir möchten zudem die Bedienung unsererVerfahren automatisch an die Touch-Steuerung von Tablets und Smartphones anpassen. Genauaus diesen Gründen sind die neuesten Citrix-Technologien für uns sehr interessant.“www.citrix.de

Landeshauptstadt Wiesbaden Case Study Die Organisation Wiesbaden ist die Landeshauptstadt von Hessen und die zweitgrößte Stadt im Bundesland. In den 26 Ortsbezirken der Stadt Wiesbaden leben mehr als 275.000 Menschen. Rund 4.500 städtische Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kümmern sich um das Wohl der Bevölkerung (davon ca. 3.000 Bildschirmarbeitsplätze). Bürgernah, innovativ und aufgeschlossen – dieses Image baut die Stadt kontinuierlich aus. Bestes Beispiel ist das 24 Stunden am Tag geöffnete virtuelle Rathaus. Transparent und dienstleistungsorientiert bietet es Einblick bzw. Zugriff auf alle Dezernate, Ämter und Einrichtungen mit ihren Dienstleistungen, elektronischen Services und Formularen. Landeshauptstadt Wiesbaden Dr. Thomas Ortseifen Kämmerei – IT-Management Hasengartenstraße 21 D-65189 Wiesbaden Telefon: +49 (0) 6 11 / 31- 41 10 E-Mail: [email protected] www.wiesbaden.de Server: Citrix XenApp 6.5 auf 10 Dell Blade Servern mit 20 vCPU und 120 GB RAM pro Server, Windows Server 2008 R2, 2x Citrix NetScaler MPX 7500 und 1 Citrix Netscaler VPX 200. Clients: 880 PCs und Thin Clients bis Ende 2016 sowie künftig auch mobile Endgeräte. Bereitgestellte Anwendungen: Rund 20 Standard- und Fachverfahren, darunter SAP GUI, GES-KA, EASY, JUMBO, CABS, STEBES-Workflow, PROSEKO, PROSOZ 14plus, OPEN PROSOZ, phinAVV.Niederlassung Über Citrix SystemsDeutschland Citrix (NASDAQ:CTXS) ist ein Anbieter von Virtualisierungs-, Netzwerk- und Cloud Computing-Infrastruktur, die Menschen bei neuen Formen der Zusammenarbeit unterstützt. Citrix-Lösungen helfen IT-Abteilungen und Service Providern beim Aufbau, der VerwaltungCitrix Systems GmbH und der Absicherung virtueller und mobiler Arbeitsplätze: Damit lassen sich einzelne Anwendungen oder gesamte Desktops sowieErika-Mann-Straße 69 Daten und Dienste jederzeit auf jedem Endgerät und über jedes Netzwerk bereitstellen. Bereits seit 25 Jahren ermöglicht Citrix mit80636 München innovativen Produkten die Umsetzung flexibler und mobiler Arbeitsmodelle. Mehr als 330.000 Unternehmen und über 100 MillionenDeutschland Anwender setzen weltweit auf Technologie von Citrix. Der jährliche Umsatz in 2013 betrug 2,9 Milliarden US-Dollar. Weitere Informationen+49 (0)89 444 564 000 unter www.citrix.de ©2014 Citrix Systems, Inc. All rights reserved. Citrix®, Citrix® NetScaler®, XenApp® und XenServer® sind Warenzeichen von Citrix Systems, Inc. und/oder seinen Niederlassungen und sind ggf. beim US-Patentamt und bei den Markenämtern anderer Länder eingetragen. Alle anderen Warenzeichen und Markennamen sind Eigentum der jeweiligen Besitzer. G-LP1266 04/14 www.citrix.de

eAktive Newsletter April 2013 | 2 Elektronische Akte: Wiesbadener Weg Interview von Oberbürgermeister Dr. Müller zum Projekt eAkte(Quelle: Fachzeitschrift Kommune 21 /Ausgabe März 2013, S. 16ff)Die Umstellung auf die elektronische Aktenführung ist ein grundsätzlich neu gestalten. Aber solch eine Umstellungzentrales Zukunftsprojekt der hessischen Landeshauptstadt ist ein Prozess, der schrittweise umgesetzt werden muss,Wiesbaden. Oberbürgermeister Helmut Müller spricht damit auch die Belange der Arbeitnehmer einbezogenim Kommune21 – Interview über Herausforderungen und werden können. In einer aktuell laufenden ProjektphaseErfolgsfaktoren. sollen deshalb zunächst circa 600 Mitarbeiter aus dem Kassen- und Steueramt sowie aus dem Amt für SozialeHerr Oberbürgermeister, warum ist es essenziell für Kom- Arbeit in diese neue Arbeitsweise eingeführt werden.munen, die Digitalisierung von Prozessen voranzutreibenund ihr elektronisches Angebot auszubauen? Welche Vorteile erhofft sich die Stadt Wiesbaden von derDie Stadt Wiesbaden stellt sich mit der Einführung der digitalen Dokumentenverwaltung?elektronischen Akte den aktuellen Anforderungen und Die Vorteile lassen sich exemplarisch am FachbereichHerausforderungen einer modernen Verwaltung. Denn Steuern des Kassen- und Steueramtes erläutern, der seitE-Government wird aus mehreren Gründen gerade für September 2012 mit der eAkten-Infrastruktur arbeitet: InKommunen immer wichtiger: Allein das Amt für Soziale der Vorbereitung wurden dort vollautomatisiert rundArbeit der Stadt Wiesbaden hat beispielsweise einen 120.000 Grundsteuerakten mit etwa 100.000 Grund­neueren Archivbestand von rund acht Kilometern Länge. steuerbescheiden, circa 20.000 GewerbesteueraktenDiese Akten sind digital nicht nur viel schneller, sondern mit über 70.000 Gewerbesteuerbescheiden sowie etwaauch besser verfügbar. Außerdem lassen sich so Ressour- 17.000 Hundesteuerakten mit ungefähr 50.000 Hunde-cen für die eigentliche Arbeit freischaufeln. Einen großen steuerbescheiden in elektronische Akten umgewandelt.Teil der Zeit, die unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Dafür wurden auch die Schnittstellen zu den eingesetztenmit dem Suchen, Verwalten, Vergleichen und Aktuali- Fachverfahren sowie zu SAP definiert und die wöchent-sieren von Vorgängen und Akten verbracht haben, liche systemgesteuerte Aktualisierung der Daten vorberei-können sie dank der elektronischen Aktenführung sparen. tet und realisiert. Schritt für Schritt werden so in denNur so können die immer komplexeren Aufgabenstellungen Wiesbadener Ämtern papierbasierte Vorgänge und Aktender Stadtverwaltung auch mit vorhandenen Ressourcen von digitalen Formaten abgelöst. Eingehende Dokumentebewältigt werden. werden gescannt und digital abgelegt und auch die weitere Verarbeitung erfolgt weitgehend digital. DadurchDer Aufbau leistungsfähiger Infrastrukturen ist ein zentrales können zum einen Ausgaben für Papier, Kopien undZukunftsprojekt der Stadt; wesentlicher Bestandteil ist die Archivflächen nach und nach reduziert und zum anderenImplementierung der E-Akte. Wird das Papier in Wies­ Anträge und Vorgänge schneller und transparenter be­baden damit überflüssig? arbeitet werden. Wie eingangs erwähnt, ist natürlich auchWiesbaden geht mit dem Projekt zur Einführung von elek- die Zeitersparnis durch den Wegfall von langwierigentronischen Akten einen wichtigen Schritt auf dem Weg zur Suchvorgängen und Recherchen in Papierarchiven einmodernen Verwaltung und damit zu noch besserem großer Vorteil der digitalen Aktenführung. Gerade dieseBürgerservice. Das papierlose Büro steht allerdings nicht Effekte führen zu einem schnelleren Austausch von Aktenim Hauptfokus dieses Ansatzes. Denn auch wenn man sich auf elektronischem Weg innerhalb der Verwaltung undnatürlich anderes wünschen kann, wird Papier meiner auch mit externen Organisationen, sodass ProzesseEinschätzung nach in unseren Verwaltungen noch lange wesentlich effizienter ablaufen können und das kommtein fester Bestandteil des Alltags sein. Es geht in Wies­ nicht zuletzt auch den Bürgern zugute.baden vielmehr darum, die Flut an Dokumenten effektivund gleichzeitig rechts- und revisionssicher zu bearbeiten, Die Einführung der E-Akte ist nicht nur ein technisches Groß-zu verwalten und zu archivieren. Ein städtisches Projekt- projekt, sondern erfordert auch ein Umdenken. WelcheTeam hat deshalb im Laufe der vergangenen Jahre die Herausforderungen sind bei der Einführung der E-Akte-elektronische Aktenführung für die Wiesbadener Ver-­ Lösung zu meistern?waltung intensiv vorbereitet, damit ein modernes und Die Einführung der elektronischen Aktenführung veränderteffektives Dokumenten-Management-System möglichst die bisherigen Arbeitsstrukturen und -kulturen der Beschäf-umfassend und prozessorientiert umgesetzt werden kann. tigten deutlich. Daher informieren und schulen wir alleDaraus ergeben sich natürlich viele Potenziale und Syner- Beteiligten während der Umstellung umfassend und nach-gien, die unsere Arbeits- und Kommunikationsabläufe

eAktive Newsletter April 2013 | 3haltig. Die Herausforderungen, die ein solches Groß­-projekt sowohl für die Projektmitglieder als auch fürdie betroffenen Mitarbeiter mit sich bringt, werden sichmittelfristig lohnen. Und auch wenn der Weg dorthinsicherlich nicht immer einfach sein wird, ist er zukunfts­weisend, innovativ und absolut notwendig.Viele Kommunen tun sich mit der Digitalisierung der Vor-gangsbearbeitung noch schwer, nicht wenige Projektezur Einführung eines Dokumenten-Management-Systemsscheitern. Woran liegt das?Technisch und organisatorisch gibt es gerade bei einerKommune grundlegend andere Rahmenbedingungen füreine solche Umstellung als beispielsweise in anderen Bran-chen. Das liegt unter anderem auch an den vielfältigenund umfangreichen Aufgaben, die eine Stadt wie Wies-baden hat. Die größte Herausforderung bei der Änderungdes Workflow ist aber wahrscheinlich, die Mitarbeitertechnisch, organisatorisch und persönlich einzubindenund gut vorzubereiten, damit die neue Arbeitsweise dienotwendige Akzeptanz findet.Was können andere Kommunen vom WiesbadenerProjekt lernen?Die Einführung der elektronischen Akte ist nicht nur eintechnisches Großprojekt, sondern erfordert auch das Um-denken in vielen Abläufen sowie eine intensive Begleitungder Kollegen.Welche E-Government-Projekte hat sich die Stadt Wies­baden für die Zukunft vorgenommen?Im Vordergrund steht, das laufende Projekt erfolgreichweiterzuführen. Die Einführung weiterer automatisierterArbeitsabläufe werden wir konsequent fortsetzen. So wirdbeispielsweise der vollständig automatisierte Prozess zurRechnungsgenehmigung realisiert. Auch dadurch solleninterne Verwaltungsprozesse effizienter werden. Darüberhinaus sollen die E-Government-Dienste für Bürger undUnternehmen weiter ausgebaut werden. Damit sind nichtnur Online-Formulare gemeint, sondern auch andere Web-Angebote, die sowohl die Verwaltung als auch die Bürgerzeitlich entlasten und damit zusätzlich Freiräume schaffen.Der neue Personalausweis und E-Payment werden dabeieine wichtige Rolle spielen.