Die Teilbereiche des Projektes

Die Teilbereichedes Projektes



eAktive Newsletter Dezember 2013 | 5Der Teilbereich Qualifizierung und Fortbildung im Projekt eAkte stellt sich vor…Der Teilbereich Qualifizierung und Fortbildung des MitgliederWiesbadener Projektes eAkte ist u. a. für die Konzeption, des TeilbereichsPlanung und Vorbereitung der Basisschulungen sowie Qualifizierung/themenbezogener Schulungen und Workshops zur Arbeit Fortbildungmit der elektronischen Akte zuständig. Die Erstellungund Qualitätssicherung der Schulungsunterlagen gehört v. l.: Stefan Meibom,ebenso zu den Aufgaben wie die Konzeption und Simone Dorsch,Fortschreibung der E-Learning-Software, welche es den Christiane Förster,Anwendern ermöglicht, die wichtigsten Funktionen der Jenny HöseeAkte intera­ ktiv zu üben oder anhand kurzer Filmsequenzenzu wiederholen.Das Schulungskonzept des Projektes eAkte ist zweistufig aufgebaut: Basisschulung Aufbauschulung Diese Schulungsmaßnahmen bilden grundsätzlich die (3-tägig) (2-tägig) Basis für die Qualifizierung von allen Nutzerinnen und Nutzern, bevor eine produktive Arbeit mit der elektro-u. a. bei Anbindung von Fachver- nischen Vorgangsbearbeitung beginnt. Um darüber• Implementierung und Ein- fahren u. a. hinaus zeitnah für neue Kolleginnen und Kollegen aus • V ermittlung der fachbereichs- den bereits an die eAkte angebundenen Fachbereichen richtung einer praxisnahen die Arbeit mit der elektronischen Akte ermöglichen zu Schulungsumgebung sowie spezifischen Anwendung für können, finden Basisschulungen zudem grundsätzlich einer anwenderorientierten die tägliche Arbeit mit der mindestens einmal im Monat statt. Schulungsunterlage eAkte• Vermittlung von Grundwis- • P raxisbezug durch beson- Die zahlreichen positiven Rückmeldungen von den quali- sen über die eAkte durch ders geschulte Mitarbei­ter/ fizierten Kolleginnen und Kollegen haben gezeigt, dass zwei fachlich sowie metho­ -innen aus den angebun- sich dieses Konzept vollumfänglich bewährt hat. disch-didaktisch qualifizierte denen Fachbereichen Referenten/-innen• v ielfältige Praxisübungen zur Vertiefung des GelerntenKolleginnen und Kollegen aus der Bezirkssozialarbeit, dem Dezernat II sowie neue nebenamtliche Referenten des Teams eAkte bei einer3-tägigen Basisschulung im Oktober 2013.

eAktive Newsletter Juni 2015 | 6 Das Herz der eAkte –der Teilbereich Technik…Keine einzige elektronische Akte in der Stadtverwal­ bei der Integration in die elektronische Akte zutung der Landeshauptstadt Wiesbaden wäre denkbar beachten gilt. So werden/wurden aktuell die Schnitt­ohne den Einsatz und das Fachwissen von Spezia­ stellen zu den Fachverfahren OPEN ProSoz, daslisten, die im Teilbereich Technik des Projektes eAkte u. a. im „Kommunalen Jobcenter“ oder im Bereichnicht nur den reibungslosen Ablauf in der täglichen „Sozialhilfe“ eingesetzt wird, zu dem VerfahrenArbeit mit der eAkte, sondern auch die notwendigen ProSoz 14plus für die Bereiche „Unterhaltsvorschuss­Weiterentwicklungen sichern und vorantreiben. kasse“ und „Wirtschaftsliche Jugendhilfe“ sowie dem Verfahren Info 51 für den Bereich „Beistand­schaften“Verantwortlich für den Bereich Technik ist Joachim im Amt für Soziale Arbeit (51) bzw. Amt für Grund­Meister, der zusammen mit Dr. Andreas Mayer, Jeff sicherung und Flüchtlinge (50) umgesetzt.Licker, Dirk Niederhausen und Ralf Dammeyersämtliche technischen Aspekte des Projektes eAkte Zudem gibt es immer wieder neue Projekte, die derorganisiert und umsetzt. Bereich Technik vorantreibt. So werden zum Bei- spiel stadtweite infrastrukturelle Maßnahmen wie einDie Pflege der Citrixumgebung, die Einrichtung und Vorlagenmanagementsystem aufgebaut, das esAktualisierung der Aktenpläne und User, die Koor­ ermöglicht, Vorlagen zentral und dezentral zu er­dination der Dienstleister sowie die Überwachung stellen und zu pflegen. Zudem wird zur Umsetzungder Systeme. All dies sind unter anderem Aufgaben, einer mobilen eAkte via iPad eine App entwickelt, dadie in diesem Bereich anfallen. Hinzu kommt die immer mehr Anwenderinnen und Anwender bei­Anbindung von Fachverfahren aus Bereichen, die spielsweise bei Gericht oder bei Hausbesuchenneu mit der elektronischen Akte arbeiten. Zwar kann einen mobilen Zugriff auf alle relevanten Informati­in dem Zusammenhang bereits auf die Erfahrung onen in der eAkte benötigen. Ein weiterer aktuellerbei der Anbindung von Verfahren wie beispielswei­ Schwerpunkt liegt auf der Professionalisierung derse SAP, GES-KA und CABS zurückge­griffen werden, Supportstrukturen, um die wachsenden Zahl vonjedoch birgt jedes Verfahren Bes­ onderheiten, die es Anwendern adäquat betreuen zu können.von links nach rechts: R alf Dammeyer, Jeff Licker, Dr. Andreas Mayer, Joachim Meister, Dirk Niederhausen

eAktive Newsletter Juni 2014 | 2Der Teilbereich Support im Projekt eAkte stellt sich vor…Die Veränderung der bisherigen Arbeitsweise von der Um eine möglichst anwendernahe und schnelle Hilfepapierbasierten zur elektronischen Aktenbearbeitung er- gewährleisten zu können, werden in jedem Fachbereichfordert neben der Bereitstellung adäquater technischer und mindestens eins bis zwei Kolleginnen und Kollegen beson-organisatiorischer Strukturen, vor allem auch die kontinu- ders qualifiziert, um als so genannte Multiplikatorinnenierliche Begleitung der Anwenderi­nnen und Anwender bei und Multiplikatoren vor Ort gezielt bei Fragen hinsichtlichder Arbeit mit der elektronischen Akte. Aus diesem Grund der Arbeit mit der elektronischen Akte Hilfestellung leistenist die Sicherstellung geeigneter Supportstrukturen ein wich- zu können.tiger Baustein zur Unterstützung der Kolleginnen und Kol-legen, welche im Projekt eAkte wie folgt aufgebaut sind. Wenn die Multiplikatorin bzw. der Multiplikator nicht wei- terhelfen kann, informiert er oder sie das Supportteam eAkte. Durch diese Aggregation wird u.a. das Weiterlei- ten gleichartiger Supportmeldungen vermieden, was die Effizienz des Supportprozesses deutlich erhöht.Die wesentlichen Aufgaben des Supportteams eAkte sind sBicIehhireFberiMaitntegeuelztsniucpnholiändkceaehltrloesPtrirLanoönbsimulIehnmrgFeaenzncuhMwbeueerlhrnteiadpilceltiehnkn,aS.tuoimer/u. a. Das Supportteam des Projektes eAkte nimmt alle Anfra-• die Beratung und Betreuung von Multiplikatoren und Mul- gen der Multiplikatorinnen und Multiplikatoren entgegen, tiplikatorinnen aus den produktiven Bereichen, klassifiziert diese und versucht eine Lösung bereitzustel- len. Alle Supportmeldungen, die nicht auf dieser zweiten• die proaktive Überwachung aller Systeme und Infrastruk- Ebene gelöst werden können, werden an den so ge-­ turbestandteile, nannten 3rd-Level-Support (also externe Dienstleister, wie WIVERTIS oder T-Systems) weitergeleitet. Nach Behebung• die Entgegennahme von Problemmeldungen über Tele- der Supportmeldung erhält der Multiplikator/die Multipli- fon, e-mail oder andere bestehende Eingangskanäle so- katorin eine Rückmeldung. Durch die Einbeziehung der wie die Eröffnung, Überwachung und der Abschluss von Multiplikatorinnen und Multiplikatoren in den Support­ Problemmeldungen, prozess werden diese „on the Job“ qualifiziert und bilden das Sprachrohr zwischen dem jeweiligen Fach­bereich und• e ine situative Informationsverteilung/-steuerung dem Projektteam eAkte.• die Durchführung von Problemanalysen und Umsetzung von Optimierungspotentialen,• e ine Überwachung und Steuerung von Monitoringsyste- men sowie das Reporting.Das diese Aufgaben äußerst professionell und lösungsori-entiert wahrgenommen werden, vergleichen nachfolgendeKennzahlen aus dem abgelaufenen Jahr 2013:

eAktive Newsletter Juni 2014 | 3Um auch die internen Prozesse innerhalb des Support-teams effizienter zu gestalten und auszubauen, wird einsogenanntes Service- und Supportkonzept weiterentwickelt,sodass Verantwortlichkeiten klar definiert, Prozesse stan-dardisiert und somit eine noch professionellere Bearbei-tung der eingehenden Supportmeldungen sichergestelltwerden kann. Dieses Konzept wird schrittweise um wei-tere IT-Service-Management Tools ergänzt. Das Supportteam eAkte ist wie folgt zu erreichen: Kämmerei – IT-Management (200540/eAkte) Hasengartenstraße 21, 65189 Wiesbaden Support-Hotline: 4111 Support-Fax: 6954 E-Mail: [email protected] Servicezeiten der Hotline: Montag bis Freitag von 08:30 Uhr bis 12:00 UhrMontag bis Donnerstag von 13:00 Uhr bis 15:30 Uhr Supportteam des Projektes eAkte von links: Jenny Höse, Thomas Lang, Andrea Münkel, Miriam Hamscher (Leitung), Simone Dorsch

eAktive Newsletter Oktober 2014 | 7Change Agent – Änderungen erfolgreich unterstützen…In den vergangen Monaten wurden in Inhalte aus dem Change Agent Seminar eAktezwei „Change Agent Seminaren“ weitere Impressionen aus dem Change Agent Seminar19 Mul­t­iplikatoren und Teammitgliederqualifiziert, um die Einführung der eAktemethodisch professionell zu begleiten. Diee-Akte Multiplikatoren bilden das Verbin-dungsglied zwischen dem Zentralprojektund den Anwenderinnen und Anwendernund werden sowohl fachlich als auch me-thodisch-didaktisch besonders qualifiziert,da sie vor der Aufgabe stehen, Einzelnenoder auch Gruppen Lerninhalte über dieeAkte zu vermitteln. Die Erläuterung derFunktionen der Software, also das „was“,ist dabei nur eine Seite der Medaille.Inhalte ansprechend und interessant zupräsentieren und mit Fragen umzugehenist die andere Seite. Die Integrata AGunterstützt dabei das Projekt eAkte sehrerfolgreich mit Schulungsangeboten zumThema Change Management.Zielgruppen dabei sind:ProjektmitgliederHauptaufgabe: Steuern und VorantreibenZiel: Befähigung, das Projekt intern er-folgreich umzusetzenReferentenHauptaufgabe: Wissen vermittelnZiel: Befähigung Endanwender metho-disch sinnvoll und motivierend zu schulenMultiplikatorenHauptaufgabe: Umsetzung sicherstellenZiel: gute Unterstützung nach Produktiv-gangGenau diese Kompetenzen sind auch einKern des Change Agent Seminars. Zielist es u. a., Referenten und Multiplika-toren zu befähigen, das Projekt eAkte in-tern erfolgreich umzusetzen und dabeiWissen so zu vermitteln, dass die Umset-zung der Projektziele sichergestellt wird.

eAktive Newsletter Dezember 2013 | 6Neue nebenamtliche Referentinnen und Referenten im Projekt eAkte…Unter anderem in den vorangegangenen Newslettern angeboten, sondern u. a. auch jenen Kolleginnen undsowie in der eAkte-Sonderausgabe „Personal im Fokus“ Kollegen, die in den Fachbereichen als Multiplikatorenwurden wiederholt Kolleginnen und Kollegen gesucht, die vor Ort erster Ansprechpartner für bereits produktive eAktenSpaß an neuen Aufgaben und Herausforderungen Anwender sind. So haben bis heute insgesamt bereitshaben und die Einführung der eAkte bei der Landeshaupt­ mehr als 70 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einen Chan­stadt Wiesbaden aktiv mitgestalten wollen. Zahlreiche ge-Agent-Lehrgang im Rahmen des Großprojektes eAkteBewerbungen haben uns erreicht, die von einem großen besuchen können.Interesse an einer nebenamtlichen Referententätigkeit imRahmen des Projektes eAkte zeugen. Die Qualifizierung der nebenamtlichen Referenten beruht auf 2 Säulen:Wir freuen uns, ab sofort 16 neue nebenamtliche Referent­innen und Referenten in unserem Team für den Bereich fachlich methodisch-„Basisschulung eAkte“ begrüßen zu dürfen! didaktisch • 2 Basisschulungen eAkte S chulung Change Agent • schrittweise Heranführung Inhalte u.a.: an die Dozententätigkeit • Präsentations- und durch den Einsatz als Co-Referent Workshoptechniken, • Konfliktmanagement, • aktives Zuhören, • kraftvolles Argumentieren, • etc.Acht der insgesamt 16 neuen nebenamtlichen Referenten, Impressionen aus dem Change-Agent-Kurs 2013v. l.: J. Bucciero, P. Berghüser, A. Göbel, A. Mündnich, O. Göttert,J. Fröhlich, B. Seibert, R. Volkmann.Alle Referentinnen und Referenten werden dabei sowohlfachlich als auch methodisch-didaktisch geschult. Die fach­liche Qualifizierung erfolgt durch zwei eAkten Basisschu­lungen, sodass alle Referentinnen und Referentensicher im Umgang mit dem Dokumentenmanagement­system werden sollen. Darüber hinaus ist es möglich,zunächst als Co-Referent praktische Erfahrungen imSchulungsbetrieb an der Seite eines erfahrenen Kollegenzu sammeln.Die Firma Integrata AG unterstützt zudem seit einigenJahren das Projekt eAkte sehr erfolgreich im Bereichmethodisch-didaktische Qualifizierung. Hier werden ineiner 3-tägigen „Change-Agent-Schulung“ nicht nurGrundlagen von Präsentations- und Workshop-Techniken,sondern unter anderem auch Konfliktmanagement,aktives Zuhören und kraftvolles Argumentieren vermitteltund geübt. Eine Qualifizierungsmaßnahme, die auchaußerhalb des Schulungsbetriebes in der täglichen ArbeitVorteile mit sich bringt. Daher haben wir diese Qualifi­zierungsmaßnahme bislang nicht nur unseren Referenten

eAktive Newsletter Juni 2015 | 7Weiterentwicklung des Qualifizierungskonzepts – aus 3 mach 2…Der Teilbereich Qualifizierung und Fortbildung ist u.a. Das Schulungskonzept hat sich seit Projektbeginnverantwortlich für die Planung und Durchführung der bewährt, sodass grundlegend keine Änderungen vor­eAkte-Basisschulungen. Monatlich wird durch das genommen wurden. Jedoch erfolgt die QualifizierungProjekt mindestens eine Basisschulung angeboten, nun noch bedarfsorientierter: So werden bestimmtesodass auch neue Kolleginnen und Kollegen zeitnah Themen, die nur für besondere Anwendergruppenqualifiziert werden können. Bislang belief sich eine relevant sind wie beispielsweise die Umlaufmappe,Basisschulung auf 3 Tage. nur kurz behandelt und dann bei Bedarf als zusätz­ liches Modul angeboten.Nach den praktischen Erfahrungen aus mehr als30 Basisschulungen für mehr als 300 Anwenderinnen Die vielen positiven Rückmeldungen in den Feedback­und Anwender wurde die Dauer der Basisschulungen bögen nach den Schulungen zeigen, dass die Schu­von 3 auf 2 Tage reduziert. lungen konzeptionell und inhaltlich gut ankommen:Frage: Wie zufrieden sind Sie mit… Auswertung der Feedbackbögen nach der Schulung…den InhadliteenveurnmdittAeltnrewgurundegne?n, Vorbereit…udnegmdAerufLberanuinuhnadlted?er …den praktischen Übungen? …dem Klima/idnerderAtmGrosupphpeär?e d…edmerRRefeferereentnteinn ?/ …den Seminarunterlagen? …dem Gesamteindruck?

eAktive Newsletter Juni 2015 | 8Demnach waren rund 97 % aller Schulungsteilnehmerinnen und Schulungsteilnehmer zufrieden oder sogarsehr zufrieden: 3 % Wenig er zu frieden 57 % 40 %Sehr zufrieden ZufriedenDerzeit führen neben dem Kernteam des Projektes Die Basisschulungen können bei Bedarf oder auchauch 11 nebenamtliche Referentinnen und Referenten auf Wunsch wiederholt werden. Primäres Ziel ist derBasisschulungen durch. Sie kommen aus den Fach­ sichere Umgang mit der eAkte am eigenen Arbeits­bereichen und wurden für ihre Rolle intensiv fach­ platz.lich und überfachlich qualifiziert. Durch den Einsatzvon Kolleginnen und Kollegen, die in ihrer täglichen Der Teilbereich Qualifizierung und FortbildungArbeit die eAkte nutzen, können zudem praktische arbeitet stets an weiteren Optimierungen. So wirdTipps vermittelt und Erfahrungswerte weitergegeben z. B. in diesem Jahr die eLearning Plattform weiter­werden. entwickelt.Teilnehmerinnen und Teilnehmer während einer Zwei Referentinnen bei der Durchführung einerBasisschulung eAkte Basisschulung eAkte