การเขียนรายงานการปฏิบัติงาน

การเขยี นรายงาน การปฏบิ ตั งิ าน

บทนํา การเขยี นรายงานการปฏบิ ตั งิ าน เป็ นเอกสารท5ี จัดทําหรอื เรยี บเรยี งขนึ; จากการบนั ทกึ ผลการ บนั ทกึ ผลการปฏบิ ตั งิ านทไี5 ดจ้ ดบนั ทกึ ขอ้ มลู ไวเ้ มอื5 ไดป้ ฏบิ ตั งิ านหรอื ปฏบตั หิ นา้ ที5 ซงึ5 จําเป็ นตอ่ องคก์ ร หรอื หน่วยงานทต5ี อ้ งนํามาศกึ ษาวเิ คราะห์ เนอื5 งจากการปฏบิ ตั งิ านตามหนา้ ที5 ทไี5 ดร้ ับ มอบหมาย อนั จะทําใหเ้ กดิ ประโยชนต์ อ่ การทํางาน ในวชิ าชพี ตา่ งๆ

1.ความหมายของรายงานการปฏบิ ตั งิ าน รายงานการปฏบิ ตั งิ าน หมายถงึ เอกสารทเี6 ขยี นอยา่ งมหี ลกั เกณฑส์ ําหรับการชแี? จงเรอื6 งราว หรอื ผลของการปฏบิ ตั งิ านเรอื6 งใดเรอ6ื งหนงึ6 ตามทไี6 ดร้ ับมอบหมาย เพอื6 นําเสนอตอ่ ผมู ้ อี ํานาจ เหนอื กวา่ หรอื หน่วยงานทรี6 ับผดิ ชอบ ซงึ6 เป็ นผมู ้ อบหมายงานนัน? รับทราบ เชน่ รายงานการ สรปุ ผลการประชมุ รายงานการจัดทําโครงการตา่ งๆ รายงานการฝึกอบรม

2.ความสาํ คญั ของรายงานการปฏบิ ตั งิ าน การเขยี นรายงานการปฏบิ ตั งิ านเป็ นเอกสารทสี4 ําคญั และจําเป็ นตอ่ องคก์ รในการบรหิ ารงานทงั@ ในหน่วยงานราชการและหน่วยงานเอกชนรายงานการปฏบิ ตั งิ านจะชว่ ยใหผ้ บู ้ งั คบั บญั ชาและ ผปู ้ ฏบิ ตั งิ านทราบถงึ การบรรลเุ ป้าหมายของการปฏบิ ตั งิ านเพราะในการปฏบิ ตั งิ านตอ้ งมกี าร ตรวจสอบและควบคมุ การปฏบิ ตั งิ านเพอื4 ใหง้ านเป็ นไปไดอ้ ยา่ งมปี ระสทิ ธภิ าพฉะนัน@ เมอ4ื ไดร้ ับ มอบหมายงานแลว้ หลงั จากดําเนนิ งานตามหนา้ ทที4 รี4 ับผดิ ชอบกจ็ ะตอ้ งมกี ําหนดเวลาในการ รายงานผลการปฏบิ ตั งิ านการจัดทํารายงานการปฏบิ ตั งิ านของฝ่ ายงานตา่ ง ๆ จะทําให ้ ผบู ้ งั คบั บญั ชาสามารถทราบถงึ การบรรลเุ ป้าหมายตวั ชวี@ ดั ปัญหาและอปุ สรรคตา่ ง ๆ ในการ ปฏบิ ตั งิ านโดยดจู ากรายงานการปฏบิ ตั งิ านทผ4ี ใู ้ ตบ้ งั คบั บญั ชานําเสนอมาตามสายงาน นอกจากนร@ี ายงานการปฏบิ ตั งิ านยงั เป็ นขอ้ มลู สําคญั ของผบู ้ งั คบั บญั ชาในการตดั สนิ ใจหรอื วางแผนงานและกจิ กรรมของโครงการในระยะถดั ไปทงั@ นร@ี ายงานการปฏบิ ตั งิ านอาจเรยี กวา่ รายงานการดําเนนิ งานหรอื รายงานผลการดําเนนิ งานกไ็ ดซ้ ง4ึ มที งั@ ทเี4 ป็ นการรายงานประจําวนั ประจําไตรมาสหรอื ประจําปีแลว้ แตร่ ะยะเวลาทรี4 ะบไุ วใ้ นแผนการปฏบิ ตั งิ านอยา่ งไรกต็ าม รายงานการปฏบิ ตั งิ านจะมคี วามสมบรู ณแ์ ละมปี ระสทิ ธภิ าพยงิ4 ขน@ึ หากผปู ้ ฏบิ ตั งิ านมกี าร รายงานการปฏบิ ตั งิ านเป็ นประจําและตอ่ เนอ4ื ง

3.วตั ถปุ ระสงคข์ องรายงานการปฎบิ ตั งิ าน การปฏบิ ตั งิ านขององคก์ รทกุ องคย์ อ่ มมจี ดุ หมายอยทู่ ผี: ลสําเร็จของการ ดําเนนิ งาน และตอ้ งเขยี นรายงานการปฏบิ ตั งิ านมกุ ครังD หลงั การปฏบิ ตั งิ าน โดยมวี ตั ถปุ ระสงค์ ดงั นีD 1) เพอ:ื เป็ นหลกั ฐานการปฏบิ ตั งิ าน 2) เพอื: เป็ นการสรง้ าพนืD ฐานของวนิ ัยการปกครอง 3) เพอ:ื ใหฝ้ ่ ายบรหิ ารงานรับทราบความคบื หนา้ ของงาน 4 เพอื: เป็ นการตรวจสอบและควบคมุ การปฏบิ ตั งิ าน 5) เพอ:ื ใหก้ ารปฏบิ ตั งิ านเป็ นไปตามแผนงานทกี: ําหนดไว ้ 6) เพอ:ื หาแนวทางแกไ้ ขปัญหา หากตรวจพบปัญหาหรอื ขอ้ บกพรอ่ ง

รปู แบบของการเขียนรายงาน การปฏบิ ัติงาน รายงานผลการปฏบิ ตั งิ านสําหรับการปฏบิ ตั งิ านในงานอาชพี ตา่ งๆ เป็ นการเขยี นทไี= มก่ ําหนดรปู แบบตายตวั ซง=ึ มแี นวปฏบิ ตั ดิ งั นFี

1 แบบเอกสารทว+ั ไป เป็ นการนําบนั ทกึ ขอ้ มลู การปฏบิ ตั งิ านมา บรรยายรายละเอยี ดทเี; ป็ นระบบและชดั เจน ขนึ? เพอ;ื นําเสนอรายงานการแฏบิ ตั งิ านตอ่ ผบู ้ งั คบั บญั ชาทเ;ี หนอื ขน?ึ ไป 2 แบบรปู เลม่ รายงาน เป็ นการนําบนั ทกึ ขอ้ มลู การปฎบิ ตั งิ านมาจัดทํารายงาน ผลการปฏบิ ตั งิ านในรปู แบบรายงาน เพอ;ื รายงานผลการ ปฏบิ ตั งิ านทไ;ี ดร้ ับมอบหมายเสนอตอ่ ผบู ้ งั คบั บญั ชาและ หน่วยงานทไี; ดร้ ับผดิ ชอบ

ตวั อยา่ งแบบเอกสารทว0ั ไป ตวั อยา่ งแบบรปู เลม่ รายงาน

5.กาํ หนดการรายงานการปฏบิ ตั งิ าน รายงานการปฏบิ ตั งิ านในการปฏบิ ตั งิ านเชงิ วชิ าชพี อาจมรี ะบบงานในสาม วนั สารและประชาชงานทท;ี ําเนอ>ื หาของงานจงึ ยอ่ มแตกตา่ งกนั อาหารอง การรายงานผลการปฏบิ ตั งิ านกย็ อ่ มแตกตา่ งกนั ไปดว้ ยดงั นัน> ตงิ านจงึ มี กรอบการรายงานทแี; ตกตา่ งกนั ดงั ตอ่ ไปน>ี

รายงานเป็ นรายวนั เป็ นการรายงานเป็ นประจําทกุ ๆวนั เชน่ 01 02 03 04 รายงานการอยเู่ วร รายงานการทําความ รายงานการเบกิ วสั ดุ รายงานยอดสนิ คา้ ประจําวนั สะอาดหอ้ งพัก อปุ กรณ์ รายวนั

รายงานเป็ นรายสปั ดาห์ ● รายงานการซอ่ มแกไ้ ข ● รายงานการตรวจสอบสภาพอปุ กรณใ์ ชง้ าน ● รายงานสภาพบรกิ ารหอ้ งพัก ● รายงานการเบกิ ของใชป้ ระจําสปั ดาห์ รายงานเป็ นเดอื น ● รายงานสรปุ ยอดขายสนิ คา้ รายเดอื น ● รายงานการบํารงุ รักษาอปุ กรณเ์ ครอืF งมอื ● รายงานการเบกิ จา่ ยเงนิ เดอื นพนักงาน ● รายงานตรวจสอบบญั ชรี ายรบรั ายจา่ ย

รายงานเป็ นรายไตรมาส ● รายงานการดําเนนิ งานทว-ั ไป ● รายงานคา่ การใชพ้ ลงั งานดา้ นตา่ งๆ ● รายงานการทดสอบระบบความปลอดภยั ● รายงานผลปรพกอบการรายไตรมาส รายงานเป็ นรายปี ● รายงานผลประกอบการประจําปี ● รายงานผลการดําเนนิ การประจําปี ● รายงานการตรวจสอบพัสดปุ ระจําปี ● รายงานการควบคมุ บรหิ ารงบประมาณ ประจําปี

รายงานเป็ นรายปี ● รายงานผลประกอบการประจําปี ● รายงานผลการดําเนนิ การประจําปี ● รายงานการตรวจสอบพัสดปุ ระจําปี ● รายงานการควบคมุ บรหิ ารงบประมาณ ประจําปี

หลกั การเขยี นรายงาน การปฏบิ ตั งิ าน

หลกั การเขยี นรายงานควรปฏบิ ตั ดิ งั นี5 1.การเขยี นรายงานควรเป็ นไปตามวตั ถปุ ระสงคข์ องการตรวจสอบ 2.การเขยี นรายงานควรเป็ นไปตามขอ้ เท็จจรงิ 3.การเขยี นรายงานควรเขยี นใหเ้ ขา้ ใจงา่ ย ไมใ่ ชถ้ อ้ ยคําคลมุ เครอื 4.การเขยี นรายงานควรเขยี นรายละเอยี ดใหค้ รบถว้ นสมบรู ณ์ 5.การเขยี นรายงานควรมขี อ้ เสนอแนะทดHี ี และชแIี นวทางในการแกไ้ ข ทเHี ป็ นประโยชน์

วธิ กี ารเขยี นรายงาน ปฏบิ ตั งิ าน

แบบเอกสารทว+ั ไป การเขยี นลกั ษณะนน.ี ยิ มใชก้ นั ทว5ั ไป ผเู ้ ขยี นควรเขยี นให ้ กระชบั ชดั เจน เขา้ ใจ งา่ ย ผเู ้ ขยี นควรดําเนนิ ตามขนั. ตอนน.ี ● 1. สํารวจขอ้ มลู เบอื. งตน้ ● 2. รวบรวมขอ้ มลู ทไ5ี ดท้ ําบนั ทกึ ขอ้ มลู ไปแลว้ ● 3. รา่ งรายงานการปฏบตั งิ านขน.ึ กอ่ น ● 4. เขยี นรายงานการปฏบิ ตั งิ านฉบบั สมบรู ณ์ ● 5. ตรวจสอบขอ้ มลู อกี ครัง. หนงึ5 ● 6. นําเสนอรายงานผลการปฏบิ ตั ิ

แบบรปู เลม่ รายงาน สว่ นประกอบของแบบรปู เลม่ รายงานมี ดงั นี7 1.สว่ นตน้ เป็ นสว่ นประกอบทช:ี แ7ี จงเขา้ สเู่ นอ7ื หาของ รายงาน ซงึ: ประกอบดว้ ย 1) หนา้ ปก 2) คํานํา 3) สารบญั 2.สว่ นเนอ3ื หา เป็ นสว่ นทน:ี ําเสนอสว่ นสําคญั ของรายงาน โดย แบง่ เนอ7ื หาออกเป็ นบทๆ มสี ว่ นประกอบดงั น7ี

1.หนา้ ปก หนา้ ปก ขอ้ ความบนหนา้ ปกจะจัดไวก้ ง3ึ กลาง ประกอบดว้ ยหวั ขอ้ ประเภทของรายงาน หวั ขอ้ งาน ชอื3 สกลุ ตําแหน่งผรู ้ ายงาน และหน่วยงานที3 ปฏบิ ตั งิ าน

2.คาํ นํา ขอ้ ความในสว่ นของคํานําจะเป็ นการแจง้ ให ้ ทราบวา่ เนอ:ื หารายงานมสี าระความสําคญั เกย?ี วกบั ขอ้ มลู การปฏบิ ตั งิ านและหนา้ ทท?ี ?ี ไดร้ ับมอบหมาย

3.สารบญั เป็ นการบอกใหท้ ราบวา่ รายงานทงั3 หมดมี รายละเอยี ดแบง่ เป็ นแตล่ ะบท โดยมกี าร เรยี งลําดบั และมเี ลขหนา้ ประกอบเพอ@ื ใหส้ พดวก ในการสบื คน้

สว่ นเนอ'ื หา เป็ นสว่ นทนี* ําเสนอสว่ นสําคญั ของรายงานโดย แบง่ เนอ:ื หาออกเป็ นบทๆ มสี ว่ นประกอบดงั นี:

บทที$ 1 บทนํา ประกอบดว้ ย ● ความเป็ นมาและความสําคญั ของการปฏบิ ตั งิ าน ● วตั ถปุ ระสงคข์ องการปฏบิ ตั งิ าน ● ขอบเขตของการปฏบิ ตั งิ าน ● ขนั< ตอนการปฏบิ ตั งิ าน ● ประโยชนท์ ไีB ดร้ ับจากการปฏบิ ตั งิ าน

บทที$ 2 เอกสารทเี$ กยี$ วขอ้ งกบั การปฏบิ ตั งิ าน ● ชอ#ื และทต#ี งั, ของสถานประกอบการ ● ลกั ษณะการประกอบการ ● รปู แบบของการจัดองคก์ ร ● ชอื# พนักงานทปี# รกึ ษาและตําแหน่งงาน ● ระยะเวลาในการปฏบิ ตั งิ าน

บทที$ 3 รายละเอยี ดของงานทปี$ ฏบิ ตั ิ ● ประเภทของงานและลกั ษณะงานทไี3 ดร้ ับ มอบหมาย ● รายละเอยี ดขนั; ตอนการปฏบิ ตั งิ าน ● เครอื3 งมอื หรอื โปรแกรมทใี3 ชใ้ นการปฏบิ ตั งิ าน บทท$ี 4 ผลการดาํ เนนิ งาน ● รวบรวมและแสดงขอ้ มลู ทจ3ี ําเป็ นเพอ3ื การวเิ คราะห์ ● แสดงแผนภมู หิ รอื ตารางทจ3ี ําเป็ นเพอื3 ประกอบคําอธบิ าย ● เปรยี บเทยี บผลงานกบั วตั ถปุ ระสงคขื องการปฏบิ ตั งิ าน

บทที$ 5 สรปุ ปญั หา และขอ้ เสนอแนะ ● สรปุ ผลการวเิ คราะหข์ อ้ มลู จากผลการปฏบิ ตั งิ าน ● เสนอแนะและกําหนดแนวทางในการแกไ้ ข

สว่ นทา้ ย เป็ นการบอกแหลง่ ขอ้ มลู ทมี5 าของขอ้ ความ แนวคดิ หรอื ขอ้ มลู เพอื5 เป็ นเกยี รตแิ กเ่ จา้ ของขอ้ ความ ซง5ึ มสี ว่ นประกอบดงั นีD 1) บรรณานกุ รม เป็ นรายชอื5 หนังสอื หรอื เอกสารอา้ งองิ ประกอบในการจัดทํา รายงานการปฏบิ ตั งิ าน 1) ภาคผนวก เป็ นรายละเอยี ดเพมิ5 เตมิ ทเี5 กยี5 วขอ้ งกบั เรอื5 งทศ5ี กึ ษาหรอ5ื งเรอื5 งท5ี รายงาน อาทิ คําสงั5 ในการปฏบิ ตั งิ าน ภาพถา่ ยหลกั ฐานตา่ งๆ ที5 เกย5ี วขอ้ งกบั งาน