การจัดประชุม (Management Conference)

การจดั ประชุม (Management conference) รหสั วชิ า 30200-0028 • โดย นางณฐั ฐยา งามช่ืน แผนกวิชาการเลขานกุ าร • วิทยาลยั อาชีวศกึ ษาอบุ ลราชธานี

การจัดประชมุ สงิ่ ทต่ี อ้ งเตรียมล่วงหน้า 1. งบประมาณ และค่าใชจ้ ่าย

2. สถานท่ี ต้องคานึง 2.1 สถานทต่ี ง้ั อยู่ ณ จดุ การเดินทางไปมาสะดวก 2.2 ขนาดของห้องประชุมเหมาะสมกับผู้เข้าร่วมประชมุ 2.3 สะอาด เรียบรอ้ ย มแี สงสวา่ งเพยี งพอ การถา่ ยเทอากาศดี 2.4 ไมม่ สี ิ่งรบกวน เช่น เสยี ง กลิน่ แสง คน

3. อปุ กรณ์ และเคร่ืองอานวยความสะดวก 3.1 เคร่อื งขยายเสยี งพรอ้ มไมโครโฟน ลาโพง 3.2 เคร่อื งบนั ทึกเทป 3.3 เคร่ืองคอมพวิ เตอร์ พรอ้ มโปรเจคเตอร์ 3.4 กระดาษจด ปากกา กล้อง 3.5 พาหนะ

4. เอกสารในการประชุม 4.1 หนงั สอื เชญิ ประชมุ บนั ทกึ ภายใน จดหมายธรุ กิจ จดหมายราชการ 4.2 ระเบยี บวาระการประชมุ 4.3 รายงานการประชมุ คร้งั ทีแ่ ล้ว 4.4 ขอ้ มลู รายละเอยี ดต่าง ๆ เกยี่ วกบั การประชมุ 4.5 แบบลงนามเข้าร่วมประชมุ 4.6 ปา้ ยชื่อผ้เู ข้าร่วมประชมุ

ระเบยี บวาระการประชมุ การเตรียมระเบียบวาระการประชมุ เพือ่ นาเสนอ เรอื่ งตอ่ ทปี่ ระชุมทาได้ดังน้ี 1. เสนอดว้ ยวาจา 2. มอบต้นเรื่องใหป้ ระธานกรรมการ เพอ่ื เสนอให้ที่ประชุม พจิ ารณา 3. ทาสาเนาตน้ เรื่องแจกกรรมการทกุ คน 4. ทาบันทกึ สรปุ เรอ่ื งเสนอท่ีประชุม

สว่ นประกอบของระเบียบวาระการประชมุ ระเบียบวาระการประชุม.................................. ครั้งท่ี............../.................. วัน.................. ที่.............. เดอื น....................................พ.ศ.................... เวลา.................... น. ณ.............................................. …………………………………………………………... ระเบยี บวาระท่ี 1 เรื่องท่ีประธานแจ้งให้ท่ปี ระชุมทราบ ระเบยี บวาระท่ี 2 เรื่องรบั รองรายงานการประชุมคร้ังที่....../........... ระเบียบวาระท่ี 3 เรอื่ งสบื เน่อื ง ระเบยี บวาระท่ี 4 เรอื่ งเสนอเพอื่ พจิ ารณา ระเบยี บวาระท่ี 5 เรื่องอื่น ๆ

คาอธิบาย ระเบยี บวาระท่ี 1เร่ืองท่ปี ระธานแจ้งให้ท่ีประชุมทราบ - เรอ่ื งทปี่ ระธานจะได้แจง้ ให้ที่ประชมุ ทราบ - เรือ่ งท่ีเลขานกุ ารเสนอใหท้ ่ปี ระชมุ ทราบ ระเบียบวาระที่ 2 เร่อื งรับรองรายงานการประชุมครงั้ ที่แล้ว - เรื่องที่เลขานกุ ารนารายงานการประชมุ ครัง้ กอ่ นท่ี ฝา่ ยเลขานกุ ารจดั ทาไว้ เสนอให้ท่ีประชุมพจิ ารณา แก้ไข และรบั รองความ ถูกตอ้ ง

ระเบียบวาระที่ 3 เรือ่ งสบื เนอ่ื ง - เปน็ เรอื่ งที่ค้างพจิ ารณามาจากการประชุมครั้งกอ่ น และเสนอใหท้ ีป่ ระชมุ พิจารณาต่อ - เป็นเรอื่ งทม่ี ผี ลต่อเนอ่ื ง จากการพิจารณาในการ ประชุมครง้ั ก่อนเช่น ในการประชมุ มมี ตใิ ห้ฝา่ ยเลขานุการไปหาข้อมลู เพม่ิ เตมิ เมอ่ื หาขอ้ มลู เพ่ิมเตมิ มาได้แลว้ ก็นาเสนอทีป่ ระชุม เป็นเรือ่ งทีส่ ืบเน่อื ง ระเบียบวาระท่ี 4 เรื่องเสนอเพื่อพจิ ารณา - เป็นเร่อื งใหมท่ เี่ สนอทีป่ ระชมุ พิจารณา

ระเบียบวาระที่ 5 เร่ืองอ่นื ๆ - เป็นเรอ่ื งท่มี ไิ ดจ้ ัดข้าระเบียบวาระการประชุม อาจนาเสนอทปี่ ระชุมพิจารณาโดย ประธานจะเป็นผู้ขอให้ทป่ี ระชมุ พิจารณา หรอื เลขานุการ หรือกรรมการอื่นจะ นาเสนอตอ้ งขออนุญาตประธานกอ่ น รวมท้งั ทีป่ ระชุมตอ้ งอนญุ าตด้วย จึงจะ นาเข้าพิจารณาได้

การจดั ทารายงานการประชมุ รายงานการประชุม คอื การบนั ทึกความคิดเห็นของผ้มู าประชมุ ผูเ้ ข้ารว่ มประชมุ และมติของท่ีประชมุ ไว้เปน็ หลกั ฐาน

วตั ถุประสงค์ของการจดั ทารายงานการประชมุ 1. เพ่ือเก็บไว้เป็นหลักฐานอ้างองิ 2. เพ่อื ยืนยันการปฏบิ ตั ิงาน 3. เพอ่ื แสดงกจิ การท่ีดาเนินมาแลว้ 4. เพื่อแจ้งผลการประชมุ ใหบ้ คุ คลทีเ่ ก่ยี วข้องทราบ และปฏิบัติต่อไป

รายงานการประชมุ ท่ีดี ควรมีดงั นี้ 1. ชดั เจน 2. กระชบั 3. ชีใ้ หเ้ หน็ ถงึ ความคดิ เห็นทเ่ี ปน็ ข้อวนิ จิ ฉัยของทีป่ ระชมุ 4. ปอ้ งกนั ความสับสนในเรื่องทมี่ ีการตกลงใจ 5. สามารถเป็นแผนปฏบิ ตั ิงานได้

การเตรยี มการทารายงานการประชมุ กอ่ นการประชมุ 1. ศกึ ษาเรือ่ งในระเบยี บวาระการประชุม และเอกสารประกอบการประชมุ 2. ตรวจสอบความเรยี บรอ้ ยของห้องประชมุ 3. เตรียมวสั ดุ อปุ กรณเ์ อกสารท่ีต้องใช้ในการประชมุ 4. ติดต่อ และประสานงานกับผู้มาประชมุ อย่างนอ้ ยควรตอ้ งกึง่ หน่งึ ของการประชุม

ระหวา่ งประชุม 1. ตงั้ ใจฟงั 2. จบั ประเดน็ 3. จดบนั ทึกรายงานการประชุม ดงั นี้ 3.1 จดละเอียดทุกคาพดู พรอ้ มดว้ ยมตใิ นทป่ี ระชุม 3.2 จดยอ่ เรอ่ื งทพ่ี ิจารณา และยอ่ คาพดู ทเ่ี ปน็ ประเดน็ สาคัญ อนั นาไปสูม่ ตขิ องท่ปี ระชมุ พรอ้ มดว้ ยมติทปี่ ระชุม 3.3 จดสรุปสาระสาคัญของเร่ืองทพี่ จิ ารณา ความเห็น เหตผุ ลในการพจิ ารณาของที่ประชุมและมตขิ องที่ประชมุ 4. บนั ทึกเทป 5. ทบทวนมติ

หลงั ประชุม 1. ไม่เขา้ ใจเร่อื ง สอบถาม 2. เขียนรายงานการประชุม 3. ถอดเทป 4. เรียบเรยี งขอ้ ความ 5. ส่งให้ผู้เกี่ยวข้องไปดาเนนิ การ

ส่วนประกอบของรายงานการประชมุ รายงานการประชมุ ........................................... ครัง้ ที่.........../............. วนั .....................ท.่ี ..............เดอื น.............................พ.ศ............... ณ................................ …………………………………….. ผมู้ าประชุม 1....................................................... 2....................................................... ผไู้ ม่มาประชมุ 1......................................................... (เหตผุ ล) 2......................................................... ผเู้ ขา้ รว่ มประชมุ (ถ้ามี) 1............................................................... 2..............................................................

เร่มิ ประชุม เวลา .......................... น. ประธานกลา่ วเปิดการประชุมแลว้ ทปี่ ระชมุ พจิ ารณาเรือ่ งตา่ ง ๆ ดังตอ่ ไปนี้ ระเบยี บวาระที่ 1. เร่อื งท่ีประธานแจ้งใหท้ ปี่ ระชมุ ทราบ ระเบยี บวาระท่ี 2 เรอื่ งรบั รองรายงานการประชุมคร้งั ท่ี....../........... ระเบียบวาระที่ 3 เรอ่ื งสืบเน่ือง ระเบยี บวาระท่ี 4 เรื่องเสนอเพือ่ พิจารณา ระเบยี บวาระที่ 5 เรื่องอ่ืน ๆ เลิกประชมุ เวลา ...................... น. .................................. (.................................) ผู้จดรายงานการประชุม ................................... (.................................) ผู้ตรวจรายงานการประชุม