13.คู่มือสารบรรณ-กก

คมู่ อื การปฏบิ ตั งิ าน (Work Manual) กระบวนงานสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส์ งานสารบรรณกลาง กองกลาง สานักงานปลัดกระทรวงคมนาคม กองกลาง สานักงานปลัดกระทรวงคมนาคม พฤศจกิ ายน 2561

คานา ภายหลังจากปฏิรูประบบราชการตามพระราชบัญญัติปรับปรุง กระทรวง ทบวง กรม พ.ศ.2545 และพระราชกฤษฎีกาว่าด้วยหลักเกณฑ์และวิธีการบริหารกิจการบ้านเมืองท่ีดี พ.ศ.2546 การบริหารจัดการมีการเปล่ียนแปลงโดยนาระบบอิเล็กทรอนิกส์เข้ามาใช้เพ่ือพัฒนา ปรับปรุงและเพิ่ม คุณภาพในการปฏิบัติงานให้เกิดความถูกต้อง รวดเร็ว ค้นหาข้อมูลจากระบบอย่างต่อเน่ืองลดปริมาณ การใช้กระดาษ ระบบงานสารบรรณจึงเป็นหัวใจในการจัดระบบการเดินหนังสือของหน่วยงาน กองกลางจึงได้นาระบบไอทีเข้ามาใช้ในการปรับปรุงระบบการบริหารงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์เพ่ือ ลดขน้ั ตอนการปฏิบตั ิงานและให้เจ้าหนา้ ท่ีระดับปฏิบัติงานทเ่ี ปน็ เจา้ ของเรื่องสามารถใชร้ ะบบบริหารงาน สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ให้เกิดประสิทธิภาพ จึงได้จัดทาคู่มือการปฏิบัติงานกระบวนงานสารบรรณ อิเล็กทรอนิกส์ (งานสารบรรณกลาง) เพื่อพัฒนาการบริหารและการปฏิบัติราชการให้มีความสอดคล้อง กับยุทศาสตร์ของกระทรวงคมนาคมโดยนาเทคโนโลยีสารสนเทศและการส่ือสารมาใช้ภายในหน่วยงาน ให้สามารถยกระดับการบริหารและการปฏิบัติราชการไปสู่ความเป็นมืออาชีพและพัฒนาคุณภาพ มาตรฐานการทางาน ลดความซ้าซ้อนข้ันตอนในการปฏิบัติราชการ ลดค่าใช้จ่าย ลดปริมาณการใช้ กระดาษโดยให้ยกเลิกการใช้สมุดทะเบียนรับ อีกทั้งบุคลากรของสานักงานปลัดกระทรวงคมนาคมและ สานักงานรัฐมนตรีได้รับการเรียนรู้ และการถ่ายทอดความรู้ทางด้านการแก้ไขปัญหาการใช้ไอทีเพื่อเพ่ิม คุณภาพในการบริการและเพ่ิมประสิทธิภาพในการปฏิบัติงาน เพ่ือสร้างนวัตกรรมในการทางานโดย อาศัยเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารสมัยใหม่และเพื่อให้ทราบข้ันตอนการปฏิบัติงานระบบสาร บรรณอิเล็กทรอนิกส์ (งานสารบรรณกลาง) ในสานักงานปลัดกระทรวงคมนาคมและสานักงานรัฐมนตรี สามารถตรวจสอบการดาเนินงานของเรื่องน้ันๆ และค้นหาติดตามความก้าวหน้าของหนังสือได้ทุก ขน้ั ตอน ไดแ้ ก่ การคน้ หาสามารถค้นหาจากเลขท่ีหนังสือวนั เดือน ปี ของหนังสือ จากชอื่ เรื่อง เป็นต้น ในการจดั ทาคู่มือการปฏิบัติงานกระบวนงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ กองกลางได้รับ ความร่วมมือจากศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศและการส่ือสารในการจัดทาและปรับปรุงพัฒนาระบบสาร บ ร ร ณ อิ เ ล็ ก ท ร อ นิ ก ส์ ท า ใ ห้ กร ะ บ ว น ง า น ส า ร บ ร ร ณ อิ เ ล็ ก ท ร อ นิ ก ส์ ส า ม า ร ถ ป ฏิ บั ติ งา น ไ ด้ อ ย่ า ง มี ประสิทธิภาพ กองกลางจึงขอขอบคุณศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศและการส่ือสารท่ีได้กรุณาในการ ปรับปรุงและพัฒนาระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์และหวังว่าคู่มือเล่มน้ีจะเป็นประโยชน์แก่ เจา้ หน้าท่ีและผู้ปฏิบตั ิงานรวมทัง้ หน่วยงานของรฐั เพือ่ เปน็ แนวทางในการปฏิบัติราชการต่อไป กองกลาง สานักงานปลัดกระทรวงคมนาคม กระทรวงคมนาคม พฤศจิกายน 2561

สารบัญ 1. วตั ถุประสงค์ของการจดั ทาคู่มอื ................................................................................. หนา้ 2. ขอบเขต....................................................................................................................... 3. คาจากดั ความ............................................................................................................... 1 4. หน้าท่ีความรับผิดชอบขอบเขต..................................................................................... 2 5. Work Flow กระบวนงาน............................................................................................. 3 6. ขนั้ ตอนการปฏิบตั ิงาน.................................................................................................. 4 7. มาตรฐานคณุ ภาพงานระเบียบปฏบิ ตั ิ........................................................................... 4 8. ระบบตดิ ตามประเมนิ ผล............................................................................................... 5 9. เอกสารอ้างองิ ............................................................................................................... 5 10 .แบบฟอร์มท่ีใช้........................................................................................................... 6 6 - เอกสารบันทึกการรับ – ส่ง งานสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส.์ ..................................... 6 ภาคผนวก............................................................................................... ......................... 7 1. ตวั อยา่ งแบบฟอรม์ ................................................................................................ 9 2. รายชอ่ื ผู้จดั ทา....................................................................................................... 16

คู่มอื การปฏบิ ัตงิ าน กระบวนงาน งานสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส์ กองกลาง สานักงานปลดั กระทรวงคมนาคม 1. วตั ถุประสงคข์ องการจัดทาคู่มอื ตามที่ได้มีการปฏิรูประบบราชการตามพระราชบัญญัติ ปรับปรุง กระทรวง ทบวง กรม พ.ศ.2545 และพระราชกฤษฎีกาว่าด้วยหลักเกณฑ์และวิธีการบริหารกิจการบ้านเมืองท่ีดี พ.ศ. 2546 การบริหารจัดการมีการเปลี่ยนแปลงโดยนาระบบอิเล็กทรอนิกส์เข้ามาใช้เพ่ือพัฒนา ปรับปรุงเพิ่มคุณภาพการบริการและเพ่ิมประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานให้เกิดความถูกต้อง รวดเรว็ การพัฒนาคณุ ภาพการบรหิ ารจดั การภาครฐั ของสานกั งานปลดั กระทรวงคมนาคม หมวด 6 จึงมีแผนการจัดทาคู่มือการปฏิบัติงานของกระบวนการสร้างคุณค่าและกระบวนการสนับสนุน สานักงานปลัดกระทรวงคมนาคม เพื่อให้มีมาตรฐานในการปฏิบัติงาน กองกลาง จึงได้จัดทาคู่มือ การปฏิบัติงานกระบวนงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์(งานสารบรรณกลาง) ซ่ึงเป็นกระบวนงาน สนบั สนนุ ขนึ้ โดยมวี ัตถุประสงค์ ดังนี้ 1. เพื่อพัฒนาการบริหารและการปฏิบัติราชการโดยนาเทคโนโลยีสารสนเทศและการ สื่อสารมาใช้ภายในหน่วยงานใหส้ ามารถยกระดบั การบริหารและการปฏิบัติราชการไปสู่ความเป็น มืออาชพี และพฒั นาคณุ ภาพมาตรฐานการทางาน 2. เพอื่ ลดความซา้ ซ้อนในการปฏบิ ตั ริ าชการ ลดค่าใช้จ่าย ลดปริมาณการใช้กระดาษโดย ให้ยกเลกิ พมิ พ์รายงานสมดุ ทะเบียนส่ง 3. บุคลากรของสานักงานปลัดกระทรวงคมนาคมและสานักงานรัฐมนตรี จะได้รับการ เรยี นรู้ และการถ่ายทอดความร้ทู างดา้ นการแก้ไขปญั หาการใช้ไอที เพือ่ เพิ่มคุณภาพในการบริการ และเพ่ิมประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานเพื่อสร้างนวัตกรรมในการทางาน โดยอาศัยเทคโนโลยี สารสนเทศและการสือ่ สารสมยั ใหม่ 2. ขอบเขต คู่มือการปฏิบัติงานนี้ครอบคลุมกระบวนงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ของงานสาร บรรณกลาง โดยแสดงข้ันตอนการดาเนินงานต้ังแต่การรับเร่ืองจากหน่วยงานภายนอกและ ภายในรวมถึงหน่วยงานในสังกัดโดยตรวจสอบความถูกต้อง ครบถ้วนของเอกสาร บันทึก ข้อมูลเข้าระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ หัวหน้าฝ่ายบริหารงานทั่วไปพิจารณากลั่นกรอง ความถูกต้องอีกช้ันหน่ึง และส่งให้กองเจ้าของเรื่อง ดาเนินการในส่วนท่ีเก่ียวข้องต่อไป ซ่ึง ระบบฯ สามารถตรวจสอบการดาเนินงานของเร่ืองนั้นๆ และค้นหาติดตามความเคล่ือนไหว ของหนงั สือไดท้ กุ ข้นั ตอน

2 3.คาจากดั ความ “งานสารบรรณ” หมายความว่า งานที่เก่ียวข้องกับการบริหารงานเอกสาร เร่ิมตั้งแต่การ 2 จัดทาการรบั การสง่ การเก็บรักษา การยืม จนถึงการทาลาย “หนงั สือราชการ” คือ เอกสารที่เป็นหลกั ฐานในราชการ “สว่ นราชการ” หมายความว่า กระทรวง ทบวง กรม สานักงานหรือหน่วยงานอื่นใดของรัฐ ท้ังในราชการบริหารส่วนกลาง ราชการบริหารส่วนภูมิภาค ราชการบริหารส่วนท้องถ่ิน หรือใน ตา่ งประเทศและให้หมายความถึงคณะกรรมการด้วย “ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส์” หมายความว่า การรับส่งข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือผ่าน ระบบส่ือสารด้วยวธิ ีการทางอิเลก็ ทรอนิกส์ “หนังสือภายนอก” คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธี โดยใช้กระดาษตราครุฑ เป็นหนังสือติดต่อระหว่างส่วนราชการหรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือท่ีมีถึง บคุ คลภายนอก “หนังสืออ่ืน” คือ หนังสือหรือเอกสารอ่ืนใดที่เกิดข้ึน เน่ืองจากการปฏิบัติงานของ เจ้าหน้าที่เพ่ือเป็นหลักฐานในราชการ ซึ่งรวมถึง ภาพถ่าย ฟิล์ม แถบบันทึกเสีย แถบบันทึกภาพและ สื่อกลางบันทึกข้อมูลด้วย หรือหนังสือของบุคคลภายนอกท่ียื่นต่อเจ้าหน้าทีและเจ้าหน้าที่ได้รับเข้า ทะเบยี นรบั หนังสือของทางราชการแลว้ มีรูปแบบตามที่กระทรวง ทบวง กรม จะกาหนดข้ึนใช้ตามความ เหมาะสม เว้นแต่มีแบบตามกฎหมายเฉพาะเรื่องให้ทาตามแบบ เช่น โฉนด แผนท่ี แบบ แผนผัง สัญญา หลักฐานการสบื สวนและสอบสวนและคาร้อง เป็นตน้ “หนังสือภายใน” คือ หนังสือท่ีติดต่อราชการท่ีเป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก เปน็ หนงั สอื ตดิ ตอ่ ภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจงั หวดั เดียวกัน ใช้กระดาษบันทกึ ขอ้ ความ “หนังสือประทับตรา” คือ หนังสือท่ีใช้ตราประทับแทนการลงช่ือของหัวหน้าส่วนราชการ ระดับกรมขึ้นไป โดยให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกองหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการ ระดับกรมข้ึนไป เป็นผรู้ ับผดิ ชอบลงชอ่ื ย่อกากับตรา “หนงั สอื ส่ังการ” มี 3 ชนิด ได้แก่ คาสงั่ ระเบียบ และ ขอ้ บังคับ “คาส่ัง” คือ บรรดาข้อความท่ีผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ปฏิบัติโดยชอบด้วยกฎหมายใช้ กระดาษตราครุฑ “ระเบียบ” คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอานาจหน้าท่ีได้วางไว้ โดยจะอาศัยอานาจของ กฎหมายหรือไม่กไ็ ด้ เพอ่ื ถอื เปน็ หลักปฏบิ ตั ิเป็นการประจา ใชก้ ระดาษตราครุฑ “ข้อบังคับ” คือ บรรดาข้อความท่ีผู้มีอานาจหน้าที่กาหนดให้ใช้ โดยอาศัยอานาจของ กฎหมายที่บัญญตั ใิ ห้กระทาได้ใชก้ ระดาษตราครฑุ “ประกาศ” คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการประกาศหรือช้ีแจงให้ทราบหรือแนะแนวทาง ปฏิบตั ิ

3 การรับและส่งหนังสอื “หนังสือรับ” คือ หนังสือที่ได้รับเข้ามาจากภายนอกให้เจ้าหน้าท่ีของหน่วยงาน สารบรรณกลางปฏิบัตติ ามที่กาหนดไวใ้ นส่วนนี้ “หนังสอื ส่ง” คอื หนังสือทส่ี ง่ ออกไปภายนอก ใหป้ ฏิบัตติ ามที่กาหนดไวใ้ นส่วนนี้ “สื่อกลางการบันทึกข้อมูล” หมายความถึง ส่ือใด ๆ ที่อาจใช้บันทึกข้อมูลได้ด้วยอุปกรณ์ ทางอิเล็กทรอนิกส์ เช่น แผ่นบันทึกข้อมูล เทปแม่เหล็ก จานแม่เหล็ก แผ่นซีดี – อ่าน อยา่ งเดียว หรือแผ่นดิจทิ ลั เอนกประสงค์ เปน็ ต้น 4. หนา้ ทค่ี วามรับผิดชอบ ผบู้ รหิ ารระดบั สูง ผูบ้ ริหารระดบั กลาง ต้ังแตร่ ะดบั ผู้อานวยการศูนย์/ สานกั /กลมุ่ /กอง  ส่งั การ/ลงนาม เจ้าหนา้ ทรี่ ะดบั ผ้ปู ฏิบตั งิ านระบบสารบรรณ  รับเร่อื งตรวจสอบความเรยี บร้อย ลงทะเบียนรับหนงั สือ และส่งกองเจา้ ของเรื่อง/ หนว่ ยงานทเี่ กย่ี วข้อง  ลงทะเบียนรับเร่ืองเข้ากอง นาเร่ืองไปดาเนินการเสนอผู้บริหารเพื่อผู้บริหารพิจารณา สัง่ การ/ลงนาม หลงั จากนนั้ เจา้ ของเร่ืองดาเนนิ การและสง่ หนงั สอื มายังงานรับส่งเพื่อส่งออกหน่วยงานท่ี เกีย่ วขอ้ งต่อไป

4 5.Work Flow กระบวนงาน ช่ือกระบวนการ : งานสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส์ ข้อกาหนดที่สาคัญ : สามารถลงทะเบยี นรับหนังสอื เขา้ ดว้ ยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์และสง่ กอง เจา้ ของเร่ืองไดถ้ ูกตอ้ ง รวดเร็ว ตัวชีว้ ดั : ระดับความสาเร็จของการลงทะเบยี นรบั หนังสอื เขา้ ด้วยระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส์และ สามารถสง่ ใหก้ องเจา้ ของเรื่องไดถ้ ูกต้อง รวดเรว็ (สปค. สรค.) ระยะเวลา ผ้รู ับผดิ ชอบ* ขนั้ ตอนการทางาน ผงั กระบวนงาน ปกติ หนังสอื ทีม่ ี ตาแหนง่ /กลมุ่ / ความ ฝา่ ย เรง่ ด่วน ก า ร ต ร ว จ ส อ บ ค ว า ม ถู ก ต้ อ ง ตรวจสอบความถูกตอ้ ง 10-20นาที 5-10 นาที เจา้ หน้าที่ ครบถ้วน จัดลาดับความสาคัญ ครบถ้วนของหนังสือ งานสารบรรณกลาง พร้อมคัดแยกหนังสือที่มีความ เ ร่ ง ด่ ว น เ พื่ อ ด า เ นิ น ก า ร เ ป็ น อนั ดับแรก 3 นาที/ 2 นาที/ เจ้าหน้าท่ี เรอ่ื ง ลงทะเบียนรับหนังสือเข้าระบบ ลงทะเบยี นรับหนงั สอื เรื่อง งานสารบรรณกลาง สารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส์ โดยจะ เข้าระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส์ ลงทะเบียนรับหนังสือท่ีมีความ เรง่ ด่วนกอ่ น หั ว ห น้ า ง า น ส า ร บ ร ร ณ ก ล า ง หวั หน้างานสารบรรณกลาง 2 นาที/ 1 นาที/ หัวหนา้ งาน พิจารณาความถูกต้องก่อนส่งให้ พจิ ารณาความถูกต้อง เรอ่ื ง เร่ือง สารบรรณกลาง บุคลากร/หน่วยงานท่ีเกี่ยวข้อง ดาเนนิ การตอ่ ไป เจ้าหน้าท่ีคัดแยกหนังสือพร้อม 20-30 15 นาที เจ้าหนา้ ท่ี จัดส่งหนังสือให้บุคคลแล ะ นาที หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง กรณีเป็น งานสารบรรณกลาง เรื่องเร่งด่วนจะจัดส่งภายใน 15 นาที หลังจากลงทะเบียนรับเข้า คัดแยกพรอ้ มจดั สง่ เอกสาร/ ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ หนังสอื ใหบ้ ุคคล/หน่วยงานท่ี เกีย่ วข้องดาเนินการ

5 6. ขัน้ ตอนการปฏิบัติงาน ขั้นตอนการรับเรื่องเข้าระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ 1. ตรวจสอบความถูกต้องและครบถ้วนของหนังสือราชการที่ส่งมาถึง คค. พร้อมจัดลาดับ ความสาคัญและความเร่งด่วนของหนังสือ หลังจากน้ันนามาลงทะเบียนรับด้วยระบบสารบรรณ อเิ ลก็ ทรอนิกส์ 2. หัวหน้างานสารบรรณกลาง พิจารณาความถูกต้องของการลงทะเบียนรับเข้าระบบฯ อกี ชั้นหน่ึง กอ่ นสง่ หนังสอื ให้บุคคล/หน่วยงานท่ีเกี่ยวขอ้ งใน สปค. สรค. 3. คัดแยกหนังสือพร้อมจัดส่งให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องใน สปค. สรค. กรณีเป็นเร่ืองด่วนท่ีสุด จัดสง่ ใหก้ องเจ้าของเรือ่ งภายใน 15 นาที หลงั จากลงทะเบียนรบั เข้าระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ ส์ 7. มาตรฐานคณุ ภาพงาน ลาดับ กระบวนการ ระยะเวลา รายละเอียดงาน มาตรฐานคุณภาพ ผูร้ ับผดิ ชอบ งาน 1. 10-20 นาที เจ้าหน้าท่ีตรวจสอบความ เอกสารถกู ตอ้ ง เจ้าหนา้ ท่ี ตรวจสอบความถกู ต้อง ถู ก ต้ อ ง ค ร บ ถ้ ว น ข อ ง ครบถ้วน งานสารบรรณกลาง ครบถว้ นของหนังสอื ห นั ง สื อ จั ด ล า ดั บ ความสาคัญ พรอ้ มคัดแยก หนังสือท่ีมีความเร่งด่วน ออกมาเพ่ือดาเนนิ การ 2. 3 นาที/เร่ือง ลงทะเบียนรับหนังสือด้วย จ า น ว น ห นั ง สื อ ท่ี เจา้ หนา้ ท่ี ลงทะเบยี นรบั หนังสอื เขา้ ระบบ ร ะ บ บ ส า ร บ ร ร ณ ล ง ท ะ เ บี ย น เ ข้ า งานสารบรรณกลาง สารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส์ อิเล็กทรอนิกส์ โดยจะ ระบบอเิ ล็กทรอนิกส์ ลงทะเบียนหนังสือท่ีมี ถู ก ต้ อ ง ร ว ด เ ร็ ว ความเร่งดว่ นกอ่ น เฉลีย่ 3 นาที/เร่ือง 3. 2 นาท/ี เรอื่ ง หัวหน้างานสารบรรณ หั ว ห น้ า ง า น ส า ร หัวหน้า หัวหน้างานสารบรรณกลาง กล า ง พิจ า ร ณ า ค วา ม บรรณกลางพิจารณา งานสารบรรณกลาง พจิ ารณาความถูกตอ้ งก่อนสง่ ให้ ถู ก ต้ อ ง ก่ อ น ส่ ง ใ ห้ ก ลั่ น ก ร อ ง เ รื่ อ ง บุคลากร/หน่วยงานท่ี ถูกต้อง บคุ ลากร/หน่วยงาน เกีย่ วขอ้ ง 4. 20-30 นาท/ี เจ้าหน้าที่คัดแยกหนังสือ จั ด ส่ ง เ อก ส า ร ใ ห้ เจ้าหนา้ ที่ รอบการเดนิ พร้อมจัดส่งหนังสือให้ ห น่ ว ย ง า น ที่ งานสารบรรณกลาง บุคคลและหน่วยงานที่ เก่ียวข้องได้ถูกต้อง คดั แยกพรอ้ มจดั ส่ง เกี่ยวข้อง กรณีเป็นเรื่อง รวดเร็ว ทันเวลา เอกสาร/หนงั สอื ให้ ด่วนที่สุดจะจัดส่งภายใน กร ณีห นังสือด่วน บุคคล/หน่วยงานท่ี 1 5 น า ที ห ลั ง จ า ก ท่ีสุดจัดส่งภายใน เกี่ยวขอ้ งดาเนนิ การ ลงทะเบียน 15 นาที

6 8. ระบบติดตามและประเมินผล เจ้าหน้าที่งานสารบรรณกลาง จะติดตามหนังสือ/เอกสาร ฉบับท่ีมีปัญหา เช่น การส่งผิดกอง การที่ไม่มีกองใดรับเป็นเจ้าของเร่ือง ซึ่งงานสารบรรณกลางจะประสานกับกองน้ันๆ เพ่ือร่วมกันแก้ไข ปญั หาและสรปุ หากองเจ้าของเรอ่ื ง จากนน้ั จะคอยตรวจดูความเคลื่อนไหวของหนงั สือฉบับนั้นๆ ว่ามีการ สง่ คนื งานสารบรรณกลางหรอื ไม่ 9. เอกสารอ้างองิ 1. ระเบยี บสานกั นายกรัฐมนตรีวา่ ด้วยงานสารบรรณกลาง พ.ศ.2526 ฉบบั แกไ้ ข พ.ศ. 2539 2. คู่มืออบรม (สานัก/กอง Oper Manual) ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์สานักงาน ปลดั กระทรวงคมนาคม 3. แผนปฏิบัติการเปลี่ยนแปลงงานด้านระบบการจัดการเอกสารของสานักงานปลัดกระทรวง คมนาคม ปี 2559 4. ระเบยี บว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ พ.ศ. 2544 5. พระราชกฤษฎีกาวา่ ดว้ ยหลักเกณฑแ์ ละวิธีการบริหารกจิ การบา้ นเมืองที่ดี พ.ศ. 2546 10. แบบฟอร์มทีใ่ ช้กระบวนงานสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส์ เอกสารการบันทึกการรับ – ส่ง หนังสอื ในระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส์ ชื่อเอกสาร ผรู้ บั ผดิ ชอบ สถานทีจ่ ัดเก็บ ระยะเวลา วิธกี ารจดั เก็บ 1. ทะเบยี นหนังสอื รับ เจา้ หนา้ ที่ ฐานขอ้ มลู ของ ตงั้ แตป่ ี 2536- แยกเปน็ 3 ส่วน งานสารบรรณกลาง ศนู ยเ์ ทคโนโลยี ปัจจุบนั -ปี 2536-2545 สารสนเทศและการ -ปี 2546-2548 สอื่ สาร -ปี 2549-2553 -ปี 2554-ปัจจุบัน 2. ทะเบยี นหนังสือส่ง เจา้ หนา้ ที่ ฐานข้อมลู ของศนู ย์ ต้งั แตป่ ี 2536 – แยกเป็น 3 ส่วน งานสารบรรณกลาง เทคโนโลยสี ารสนเทศ ปัจจุบนั -ปี 2536 - 2545 และการสอื่ สาร -ปี 2546 – 2548 -ปี 2549 – 2553 -ปี 2554- ปจั จุบัน

7 ภาคผนวก

8 ภาคผนวก 2 รายช่อื ผูจ้ ดั ทา --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1. ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ ส์ 2. เมนูตา่ ง ๆ ของระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ 3. รบั หนงั สอื ภายนอก 4. ลงชอ่ื รบั หนงั สอื 5. คน้ หาและดาเนินการ 6. หน่วยงานเจ้าของเรอ่ื งลงชอ่ื รบั หนังสือเพื่อดาเนินการ 7. กองเจ้าของเรื่องส่งหนังสือไปหน่วยงานที่เก่ียวข้องเองหรอื สง่ งานรบั -ส่ง 8. การสง่ หนงั สือออกหนา้ เคาน์เตอร์ (e-Counter)

9 1. ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส์

10 2. เมนูตา่ ง ๆ ของระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์

11 3. รบั หนงั สือภายนอก

12 4. ลงชอื่ รบั หนังสือ

13 5. คน้ หาและดาเนินการ

14 6. หนว่ ยงานเจ้าของเรอื่ งลงชอื่ รับหนงั สอื เพ่อื ดาเนนิ การ

15 7. การส่งหนงั สอื หนา้ เคานเ์ ตอร์

รายช่อื ผูจ้ ดั ทา 16 ภาคผนวก 2 รายชอื่ ผจู้ ดั ทา 1.นายปรยิ ะ เวสสบตุ ร 2.นางพิทยา รอดชาติ ผูอ้ านวยการกองกลาง 3.นางสาวสายใจ เจริญ เจา้ พนกั งานธรุ การชานาญงาน เจ้าพนกั งานธุรการปฏิบตั งิ าน