Практикум 1 2 34 5 01-02 Протоколы совещаний у руководителя органи- 5 л. зации по оперативным вопросам 4 ст. 18е 01-03 Приказы директора по основной деятельности, Постоянно документы к ним (справки, сводки, информа- ст. 19а ции, доклады) 4 01-04 Штатное расписание организации, изменения Постоянно к нему 5 ст. 40 01-05 … Переписка по основной деятельности 5 5 л. ЭПК ст. 70 2. Служба ДОУ 02-01 5 Списки постоянных корреспондентов 3 г. ст. 160 После 02-02 замены Акты учета отсутствия (повреждения) докумен- 3 г. новыми тов (приложений) в почтовых отправлениях 4 ст. 184 02-03 Номенклатура дел организации Постоянно ст. 157 02-04 Документы о выполнении приказов, распоряже- 5 л. ЭПК ний (доклады, отчеты, справки, переписка) 4 ст. 21 02-05 Журналы регистрации поступающих и отпра- 5 л. вляемых документов 4 ст. 182г … … Руководитель службы ДОУ Никитина В.Н. Никитина Виза руководителя архива 6 СОГЛАСОВАНО 7 СОГЛАСОВАНО 8 Протокол ЭК Протокол ЭПК архивного учреждения от № от № 1 Номенклатуру дел утвердили приказом, хотя этот документ должен утверждать лично руководи- тель организации 2 В бланке номенклатуры стояли дата и номер документа, а нужен только год 3 Заголовки граф № 1, 3, 4 номенклатуры дел не соответствовали унифицированной форме 4 Заголовки дел не отражали конкретное содержание документов дела 5 В индексации дел были допущены ошибки. Индекс дела включает две части, в каждой из которых по две цифры 6 Отсутствовала виза согласования номенклатуры дел с руководителем архива организации или ответственного за архив 7 Отсутствовали грифы согласования с экспертной комиссией организации 8 Не было грифа согласования с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения
Делопроизводство Как согласовать документ. Согласование внешнее & внутреннее Мария АЛХУТОВА, В этом выпуске поединка документов разберетесь, когда эксперт в сфере делопроиз- проект документа требует внешнего, а когда — внутрен- водства и архивного дела него согласования и чем отличается оформление рекви- зитов по итогам согласования. Когда документ без грифа согласования признают нелегитимным и всегда ли грифом согласования оформляют внешнее согласование? Имеет ли равную юридическую силу согласование на бумажном носи- теле и в электронном виде? Как не ошибиться при выборе оформления результатов согласования? Что значит «согласовать документ». Согласовать — значит оценить проект документа до момента подписания и внести в него корректировки, чтобы он соответствовал другим процессам, законодательным и нормативным документам. Согласование — универсальный процесс и преследует одинаковые цели, независимо от того, внеш- нее оно или внутреннее. А вот оформляют результаты внешнего и внутреннего согласования по-разному. Для этого используют два реквизита: гриф согласования и визу, ГОСТ Р 7.0.97-2016. Грифом согласования, как правило, оформляют резуль- таты внешнего согласования, визой — внутреннего. Виза — реквизит, который фиксирует согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. Гриф согла- сования — реквизит, который транслирует согласие орга- низации, не являющейся автором документа, с его содер- жанием. Но не все так однозначно. Почему случаются сбои в оформлении согласования документов. Сотрудники организаций часто не понимают, обязательно ли вообще согласовывать документы и, если это необходимо, то с кем. Они не знают, какие документы требуют обязательного внешнего согласования, какие — вну- треннего и на каком основании. Отсюда — ошибки в выборе 50 e.sekretaria.ru
Работа с документами реквизита, который подтверждает факт согласования: вме- Полезный совет сто визы — гриф согласования и наоборот. Закрепите состав согласующих лиц, Это влечет за собой и правовые последствия. Например, в том числе из внешних если требуется внешнее согласование, его оформляют спе- организаций, циальным грифом, без которого документ могут признать в локальных нелегитимным. Нельзя внутреннее согласование оформлять нормативных актах, как внешнее, потому что так можно раскрыть какую-либо регламентирующих коммерческую тайну, о которой не должны знать внешние процессы разработки организации. документов организации В чем ошибаются. Сотрудники часто неправильно оформляют реквизиты, ошибочно располагают их на доку- ментах, ошибаются в их количестве — не знают, должна ли виза или гриф согласования присутствовать на документе один раз или на каждом листе и на каждом экземпляре документа, если их несколько. Назовем еще характерные ошибки для оформления резуль- татов согласования. Например, чтобы придать внутренним документам вес, визу на них сотрудники оформляют по ана- логии с грифом согласования. Дублируют визы согласова- ния — в листе согласования и на документе. Отказываются проставлять результаты согласования, если не согласны с проектом документа. Часто сотрудники организаций считают, что распечатка результатов согласования из СЭД не имеет юридической силы и что все равно нужно получить живые подписи согла- сующих лиц. Или требуют личную подпись должностного лица — руководителя внешней организации или колле- гиального органа, когда получают результаты согласования документом. Чтобы определиться, какие документы согласовывать визой, а какие грифом согласования — смотрите таблицу на странице 52. Чтобы узнать, как правильно оформлять согла- сование в вашей ситуации, посмотрите памятки с примерами и комментариями (с. 53—56). А для того чтобы проверить себя, предлагаем найти ошибки в оформлении грифа и визы согласования (с. 57—58). Ответы — в этом же номере. Ответы на задания из № 3, 2021 — на сайте sekretariat.ru/examples. № 4, апрель 2021 51
Делопроизводство Какие документы согласовывают визой и/или грифом согласования Документ Виза Гриф согласования Примечания согласо- вания Внешнее Внутреннее Договор +– – На договорах оформляйте визы согласования или парафы Правила внутрен- + + – Оформляйте гриф согласования только при него трудового рас- наличии профсоюзной организации порядка Инструкции + + – Оформляйте гриф согласования только при по охране труда наличии профсоюзной организации Регламенты выпол- + + – Оформляйте гриф согласования, если рабо- нения работ ты выполняются совместно двумя или более организациями Регламент внутрен- + – –– него процесса Положение о под- + – –– разделении Должностная +– –– инструкция Протокол заседа- + – – Протоколы могут согласовываться с внешними ния (совещания) участниками встречи. Результаты согласования оформляйте только визами в рабочем порядке Приказ/распоря- + – – Оформите согласование визами у каждой жение из сторон, если это совместный приказ/рас- поряжение Деловое письмо + – – Оформите согласование визами у каждой из сторон, если это совместное письмо Доверенность +– –– Докладная и слу- + – –– жебная записка Описи дел ++ + Оформите внутренний гриф согласования, если согласовываете с ЭК организации и внешний гриф ЭПК архивного учреждения, если нужно Акты о выделении + + + Оформите внутренний гриф согласования, если к уничтожению согласовываете с ЭК организации и внешний гриф ЭПК архивного учреждения, если нужно Номенклатура дел + + + Оформите внутренний гриф согласования, если согласовываете с ЭК организации и внешний гриф ЭПК архивного учреждения, если нужно 52 e.sekretaria.ru
Быстрая подписка Работа с документами 8 (800) 505-88-90 ПАМЯТКА. КАК СОГЛАСОВАТЬ ДОКУМЕНТЫ ВНЕ ОРГАНИЗАЦИИ Внешнее согласование — это согласование документа со сторонними организациями или их должностными лицами. Нужно ли ставить гриф Проставьте гриф согласования на документах, согласованных коллегиаль- согласования на доку- ными и совещательными органами внешних организаций. Оформите его ментах, согласован- по ГОСТ Р 7.0.97-2016. ных коллегиальными В грифе согласования укажите сведения об органе, согласовавшем документ, органами дату и номер протокола, в котором зафиксировали решение о согласовании. СОГЛАСОВАНО Решением Комиссии по награждениям Министерства (протокол от 02.02.2021 № 34) Отметку о согласовании При внешнем согласовании нет необходимости согласовывать каждый лист нужно ставить на каж- многостраничного документа. Как правило, оценивается весь документ, дом листе документа поэтому для него достаточно одного грифа согласования Допускается оформ- Лист согласования — неотъемлемая часть документа. Если оформляете лять согласование к документу лист согласования, то проект вместе с листом передайте на под- листом согласования пись уполномоченному лицу внешней организации. Оформите заголовок, включите в него вид документа, который согласуете, его заголовок, дату, регистрационный номер. Далее в текстовой или табличной форме перечислите должности или Ф. И. О. сотрудников, оставьте место под результаты согласо- вания, подписи и комментарии. В лист согласования можете включить список рассылки. Распечатайте лист из СЭД в случае электронного согласования. Лист согласования приказа «Об утверждении положения об ЭК» от 25.12.2020 № 124 Должность Результат Личная Ф. И. О. Зам. директора согласования, дата роспись Е.А. Алова Председатель ЦЭК Согласовано Алова ГАРФ 26.12.2020 Иванова Е.И. Иванов Согласовано 11.01.2021 Допускается оформ- Внешнее согласование можете оформить письмом. Гриф согласования лять результаты согла- будет выглядеть так: сования письмом / служебной запиской СОГЛАСОВАНО письмом Министерства промышленности и энергетики от 23.03.2021 № 02-03/345-И Допускается оформ- Оформите протоколом решения коллегиальных органов организации. лять результаты согла- сования протоколом СОГЛАСОВАНО Решением Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве (протокол от 01.02.2021 № 4)
Делопроизводство Быстрая подписка 8 (800) 505-88-90 Допускается ли писать Если проект документа согласует сотрудник внешней организации, слово СОГЛАСОВАНО оформляется гриф согласования, который включает слово СОГЛАСО- при согласовании доку- ВАНО прописными буквами без кавычек и других знаков препинания. мента должностным лицом СОГЛАСОВАНО Заместитель директора «Стройинжиниринг» Королев Н.Н. Королев 08.06.2021 Нужно ли делать На внешнее согласование, как правило, поступает то количество экзем- несколько экземпля- пляров документа, которое будет храниться в организации. ров документа, чтобы Например, нормативные документы в одном экземпляре, договорные — получить визы оригиналы по количеству участников договора, технические — по требо- ванию нормативных документов, стандартов Всегда ли нужно оформ- Отметку о согласовании оформляйте одним из трех вариантов: лять отметку о согла- — на первом листе документа / титульном листе в левом верхнем углу совании на последнем на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе листе документа к нижнему полю; — на последнем листе документа под текстом; — на листе согласования. Если документ парафируют, то отметки о согласовании проставляют в ниж- нем поле каждого листа документа или на обороте Оформляется ли при Оформляйте личную подпись в грифе согласования или на листе согла- согласовании личная сования, если проект согласовывает должностное лицо и документ подпись должностного оформляется в бумажном виде. лица Личная подпись не нужна, если: — документ утвержден другим документом, например протоколом или письмом; — согласование проходит в электронном виде. В этом случае нужна личная электронная подпись согласующего лица Нужно ли получать Если по проекту документа необходимо внешнее согласование, его нельзя согласование, если подписать или утвердить без всех необходимых согласований. документ уже подписа- Однако это допускается, если по ряду объективных причин руководи- ли или утвердили тель подпишет документ и возможность подписать без согласования предусматривают требования законодательных актов или нормативных документов Нужно ли простав- Сотрудник не может отказаться проставить отметку о согласовании, даже лять какую-то отметку если ему ошибочно направили проект на согласование. в случае несогласия Если сотрудник не согласовывает проект, он должен обосновать свое с проектом документа решение. Замечания оформляйте выше визы или рядом с ней, если есть свободное место, или в соответствующем столбце листа согласования, 54 или на отдельном листе. Порядок оформления замечаний устанавливает организация e.sekretaria.ru
Быстрая подписка Работа с документами 8 (800) 505-88-90 ПАМЯТКА. КАК СОГЛАСОВАТЬ ДОКУМЕНТЫ ВНУТРИ ОРГАНИЗАЦИИ Внутреннее согласование — экспертиза подготовленного проекта документа заинтересованными должностными лицами организации. Нужно ли ставить гриф Проставьте внутренний гриф согласования на документах, согласованных согласования на докумен- коллегиальными органами организации. Оформите такое согласование тах, согласованных колле- по требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016. гиальными органами СОГЛАСОВАНО Экспертной комиссией (ЭК) (протокол от 25.12.2020 № 2) Отметку о согласовании Проставьте визы на каждом листе многостраничного документа. Процеду- нужно ставить на каж- ра называется «парафирование». Делает это сотрудник, который отвечает дом листе документа за итоговую редакцию документа, перед тем, как передать его на подпись. Можете оформлять реквизит сокращенно — только подпись и ее расшиф- ровка без должности. Оформляйте таким образом договорные документы, внутренние нормативные документы и другие документы, установленные в ЛНА Допускается ли оформ- Допускается согласовывать документ листом согласования. Если оформляете лять согласование к документу лист согласования, то проект вместе с листом передайте на под- листом согласования пись уполномоченному лицу. Распечатайте лист согласования из СЭД в случае электронного согласования: вам не нужно дублировать визу на документе и добиваться личной подписи согласующего лица. Лист согласования приказа «Об утверждении состава ревизионной комиссии» от 25.12.2020 N 235 Должность Результат Личная Ф. И. О. согласования, дата роспись Е.А. Дружкин Зам. директора Согласовано 26.12.2020 Дружкин Е.И. Петров Главный Не согласовано. Доку- Петров бухгалтер мент вне компетенции 27.12.2020 Допускается оформ- Внутреннее согласование оформляйте письмом в исключительных случаях, лять результаты согла- например когда получаете мнение профсоюзного органа. сования письмом / служебной запиской СОГЛАСОВАНО письмом профсоюзного комитета ООО «НПО Точмаш» Допускается оформ- от 07.07.2021 № 45-И лять результаты согла- сования протоколом Согласовывать документ служебными записками нельзя. Чтобы получить мнение должностного лица, оформите визу на документе или в листе согласования Оформляйте протоколами решения коллегиальных органов управления — совета директоров, правления, совещательных органов организации, у кото- рых есть соответствующие полномочия. СОГЛАСОВАНО Правлением АО «Мой дом» (протокол от 01.02.2021 № 3)
Делопроизводство Быстрая подписка 8 (800) 505-88-90 Допускается ли писать При внутреннем согласовании оформляйте визу, которая не включает сло- слово СОГЛАСОВАНО во СОГЛАСОВАНО, а только должность, личную подпись, ее расшифровку при согласовании доку- и дату — при положительном согласовании. При отрицательном согласовании мента должностным можете добавить комментарий — «Не согласовано». лицом Руководитель юридического отдела Петрова О.Н. Петрова 07.11.2021 Нужно ли делать На внутреннее согласование поступает столько экземпляров документов, несколько экземпляров сколько будет храниться в организации. Как правило, это один экземпляр. документа, чтобы полу- В исключительных случаях экземпляров документов может быть больше. чить визы Например, оригиналы договорных документов нужны по количеству участ- ников, акты делают более чем в двух экземплярах, а количество писем зависит от способа отправки. Если отправляете оригинал письма на бланке, то визу поставьте на экземпляре, который остается в деле. Если оригинал останется в организации, то визы проставьте на обороте документа или в листе согласования Всегда ли нужно оформ- Отметку о согласовании оформляйте одним из четырех вариантов: лять отметку о согла- — на последнем листе документа под текстом; совании на последнем — на листе согласования, в том числе в электронном виде; листе документа — на обороте последнего листа документа; — на втором (визовом) экземпляре документа ниже подписи Оформляется ли при Оформляйте личную подпись, если проект документа должностное лицо согласовании личная согласовывает в бумажном виде и ставит визу на нем или в листе согласования. подпись должностного Личная подпись не нужна, если: лица — документ утвержден другим документом — протоколом или решением; — согласование проходит в электронном виде. В таком случае нужна личная электронная подпись согласующего лица Нужно ли получать Руководитель может подписать/утвердить документ без виз согласования согласование, если или, если они отрицательные, оценив все риски. В таком случае дополни- документ уже подписа- тельно получать визы не нужно. Сохраните вместе с документом те визы ли или утвердили и замечания, которые получили в процессе согласования. Это допускается и в случаях, разрешенных законодательными и нормативными документами Нужно ли проставлять Сотрудник не может отказаться проставлять отметку о согласовании, даже какую-то отметку в слу- если ему ошибочно направили проект на согласование. Если сотрудник чае несогласия с проек- не согласовывает проект, он должен обосновать свое решение. Замечания том документа оформляйте выше визы или рядом с ней, если есть свободное место, или в соответствующем столбце листа согласования, или на отдельном листе. Как оформлять замечания, устанавливает сама организация 56 e.sekretaria.ru
Работа с документами Найдите ошибки в согласовании проекта стандарта организации Акционерное общество «Корабльстрой» (АО «Корабльстрой») СОГЛАСОВАНО 1 АО «Корабльстрой» 2 01.02.2021 3 УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Коростелев А.А. Коростелев 15.01.2021 СТАНДАРТ по охране труда г. Находка, 2021 Ошибки: 1 Гриф согласования расположили справа на титульном листе, а должны разместить по ГОСТ-2016 слева 2 Согласовать стандарт в таком виде может только должностное лицо. Если согласует организация, то должна быть ссылка на документ — решение, протокол, письмо 3 Дата согласования должна идти перед датой утверждения. Документ утверждают только после согласования Правильный вариант Акционерное общество «Корабльстрой» (АО «Корабльстрой») СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДАЮ Председатель профсоюза Генеральный директор АО «Корабльстрой» Коростелев А.А. Коростелев Сидоров В.П. Сидоров 15.01.2021 13.01.2021 СТАНДАРТ по охране труда г. Находка, 2021 № 4, апрель 2021 57
Делопроизводство Найдите ошибки в согласовании проекта номенклатуры дел Общество с ограниченной ответственностью УТВЕРЖДАЮ «Сириус» Генеральный директор Сидоров С.С. Сидоров (ООО «Сириус») 18.12.2020 НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Протокол ЭК 1 2 от 10.12.2020 № 2 18.12.2020 №2 На 2021 год … Заведующий архивом Доброва О.Г. Доброва Ошибки: 1 Внутреннее согласование коллегиальным органом оформляется грифом согласования 2 Гриф согласования располагайте слева ниже подписи Правильный вариант Общество с ограниченной ответственностью УТВЕРЖДАЮ «Сириус» Генеральный директор Сидоров С.С. Сидоров (ООО «Сириус») 18.12.2020 НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ №2 О.Г. Доброва 18.12.2020 e.sekretaria.ru На 2021 год … СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК общества от 10.12.2020 № 2 Заведующий архивом Доброва 58
Работа с документами Как искать пропавшие дела в архиве и какими документами оформить их утрату Евгения КОЖАНОВА, эксперт по традиционному и кадровому делопроизводству Из статьи узнаете: как искать недостающие дела в архиве и какими документами оформить их отсутствие. Алгоритм розыска недостающих дел включает пять шагов. Обратите внимание! Шаг 1. Констатируйте пропажу дела. Обычно это проис- Подготовить и подписать справку о проведении ходит, когда в архиве проводят плановую проверку наличия розыска документов и состояния дел. должен тот работник, который искал Шаг 2. Примите меры по розыску отсутствующего дела. дело — секретарь, Направьте запрос в структурное подразделение, которое делопроизводитель, передало документы в архив и в смежное подразделение, архивариус с которым связаны пропавшие документы. Оформляйте запросы письменно, в виде обычных служебных записок. Это документально подтвердит, что вы искали дела. Шаг 3. Проверьте годовые разделы описей дел за прошлые годы. Дело за 2018 год могли по ошибке учесть в годовом разделе за 2019-й. Если архив в компании молодой и описи составляли один раз за несколько лет, то дело по ошибке могли учесть за еще более ранние годы. Шаг 4. Проверьте акты об уничтожении дел — по недо- смотру документ могли уничтожить. Шаг 5. Составьте акт об утрате документов, если дело най- ти не удалось (с. 60—61). Его форма унифицирована — это при- ложение 6 к Правилам-2015. Кроме акта, подготовьте справку о проведении розыска (с. 62). Если организация — источник комплектования государственного (муниципального) архи- ва, а потерялись документы постоянного срока хранения, согласуйте акт с госархивом. Документы снимут с учета. № 4, апрель 2021 59
Делопроизводство Акт об утрате документов в организации, не являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива ООО «Механика» УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор (наименование организации) АКТ Остапов К.Е. Остапов (подпись) (расшифровка подписи) 24.03.2021 (дата) 24.03.2021 №1 об утрате документов В результате проверки наличия и состояния дел 1 в архиве ООО «Механика» уста- новлено отсутствие в фонде перечисленных ниже дел, принятые Канцелярией 2 меры по розыску дел положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета: № Опись Ед. хр. Заголовок ед. хр. Крайние Коли- Предполагае- даты чество мые при- п/п № № листов чины отсут- 12 3 4 5 6 ствия 1 1-Пост 102 Приказы генерально- 09.01.2008— 202 7 го директора Обще- 30.06.2008 ства по основной (про- Неизвестна фильной) деятельности, 3 Том 1 Итого1 (одна) единица хранения. Содержание утраченных документов не может быть восполнено. 4 Помощник генерального директора Денисова Т.Ю. Денисова 60 e.sekretaria.ru
Работа с документами СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК ООО «Механика» от 22.03.2021 № 3 5 Изменения в учетные документы внесены. 6 Секретарь Юдина П.О. Юдина 1 Напишите в соответствии с унифицированной формой, как именно обнаружили отсутствие дела. Обычно это комплексная проверка наличия и состояния дел архива. Если пропажу обнаружили случайно, не выдумывайте несуществующую проверку. Начните акт со слов «Установлено отсутствие…» 2 В унифицированной форме стоит формулировка «предпринятые архивом меры». Она подразумевает архив как структурное подразделение организации. Если такого подразделения у вас нет, укажите наименование подразделения, которое отвечает за хранение документов. Например, канцелярия, служба делопроизводства. Строкой выше тоже упоминается архив, но как хранилище документов компании 3 «Я не знаю, где этот том» — самая распространенная причина отсутствия дела на практике. В таких случаях пишите, как в примере — «неизвестна». Архивариус может предполагать, что документы пропали в подразделении, которое запросило их и не вернуло, или в другой организации, которой документы выдали во временное пользование. В таких случаях укажите: «Единица хранения выдана в юридический отдел 15.01.2019 и не возвращена». Вы никого не обвиняете, а лишь указываете предполагаемую причину отсутствия дела. Подкрепите свои предположения, например, записью в книге выдачи дел 4 Иногда утраченные документы можно восстановить, например из скан-копий, дублетных экземпляров и т. д. Если это невозможно, укажите, как в примере: «Содержание утраченных документов не может быть восполнено». Но если документы все-таки восстановят с помощью скан-копий, напишите в этом блоке: «Содержание утраченных документов может быть восполнено скан-копиями». В унифицированной форме акта предполагается, что восстанавливать содержание документов будут по другим единицам хранения 5 Согласуйте проект акта с экспертной комиссии организации. Организации — источники комплектования государственных архивов при утере документов постоянного срока хранения оформляют гриф согласования с ЭПК архивного учреждения 6 Внесите в учетные документы архива информацию об утере дела: в номенклатуру дел за соответствующий год и в годовой раздел описи дел. В графе «Примечание» обоих документов укажите: «Утрачено. Акт от 24.03.2021 № 1» № 4, апрель 2021 61
Делопроизводство Справка о проведении розыска Общество с ограниченной ответственностью «Механика» (ООО «Механика») 24.03.2021 СПРАВКА №1 2 о проведении розыска 1 Москва В результате проверки наличия и состояния дел в архиве ООО «Механика» установлено отсутствие одной единицы хранения: «Приказы генерального директора Общества по основ- ной (профильной) деятельности, том 1». 3 Канцелярией были приняты следующие меры по розыску дела: 4 1. Запрос в юридический отдел (служебная записка от 03.03.2021 № 124-СЗ). 2. Запрос в договорной отдел (служебная записка от 03.03.2021 № 125-СЗ). Принятые меры по розыску дел результатов не дали. 5 Помощник генерального директора Денисова Т.Ю. Денисова 6 1 Укажите наименование документа 2 Добавьте дату и регистрационный номер справки 3 Внесите в текст справки название пропавшего документа и условия, при которых обнаружили отсутствие дела 4 Перечислите меры, которые предприняли для поиска документа 5 Сообщите о результатах розыска документа 6 Укажите ответственное лицо 62 e.sekretaria.ru
Работа с документами Пять вопросов о приказах по АХВ Евгения КОЖАНОВА, эксперт по традиционному и кадровому делопроизводству Из статьи узнаете: ответы на пять каверзных вопросов о приказах по АХВ. Приказы по основной деятельности и по административ- Обратите внимание! но-хозяйственным вопросам (АХВ) в организациях часто Административно- путают и не понимают, в чем их отличия. Ниже — ответы хозяйственные на пять каверзных вопросов о приказах по АХВ. Они помогут вопросы — это вам разобратся в важных нюансах работы с этими документами. эксплуатация зданий, строений, сооружений; Обязательно ли выделять приказы по АХВ в отдель- транспортное ное дело? Нет, пока таких приказов немного. Но когда обслуживание; приказов по АХВ становится много, они явно увеличат информационно- дело с приказами по основной деятельности и затруднят телекоммуникационное поиск документов. В этом случае создайте отдельное дело обеспечение (раздел 10 «Приказы по административно-хозяйственным вопросам» Перечня-2019) со сроком хранения пять лет. Можно ли оформлять приказы по АХВ по упрощен- ной форме: без преамбулы, слова «приказываю»? Нет, приказы по АХВ оформляют точно так же, как и приказы по личному составу: с обоснованием, словом «приказываю» и распорядительной частью текста. Обязательно ли подшивать приказы по АХВ: нуме- ровать листы, переплетать? Не обязательно, если форми- руете их в отдельное дело. Дела со сроком хранения пять лет не проходят полное оформление на хранение. Это нумерация листов, подготовка листа-заверителя, сшивание в твердую обложку и переплет. Расположите приказы в папке-реги- страторе в хронологическом порядке с № 1 до последнего, удалите черновики и вспомогательные распечатки. После этого дело можно хранить до уничтожения прямо в папке- регистраторе. Если приказы по АХВ помещаете в дело с приказами по основной деятельности, по завершении календарного № 4, апрель 2021 63
Делопроизводство года все приказы подшейте для дальнейшего бессрочного хранения. Нужно ли регистрировать приказы по АХВ отдельно от приказов по основной деятельности? Да, если приказы по АХВ и приказы по основной деятельности — это разные дела. Внутри каждого из этих дел нужно вести собственную нумерацию. Если вы ведете одно дело с приказами двух видов, нумерация должна быть единой. Нужно ли расшивать дело «Приказы по основной деятельности» за 2015 год и удалять из него приказы по АХВ, ведь срок их хранения истек? Нет, так делать нельзя. Если приказы по АХВ уже сшиты с приказами по основной деятельности, их нужно хранить вместе с ними до ликвидации организации. Приказ о выделении транспорта Общество с ограниченной ответственностью «Консалт+» № 126-АХВ (ООО «Консалт+») ПРИКАЗ 10.03.2021 Москва О выделении транспорта для перевозки техники В связи с производственной необходимостью (транспортировка техники между объектами ООО «Консалт+») ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Начальнику Автотранспортного отдела Серому В.Я. выделить 15 марта 2021 г. 1 единицу грузового транспорта. 2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на Директора по логистике Городнова И.А. Генеральный директор Пичугина Е.Н. Пичугина
Вдсзазаевопнмвфрыаарамталвн-ыьицдсмулазяавс—.кндиоойзисмазтавутоеемймсенаттонингикыо,еф,мпоиосзивБитмелкаедиизнелпПониоавтиселкякраьаа-лтьо,р Профессия секретарь Протокольные аспекты переговоров: как встретить, рассадить, угостить и развлечь деловых партнеров 66 Ольга ШЕВЕЛЕВА, бизнес-тренер, консультант, эксперт по деловому протоколу и этикету
Профессия секретарь Протокольные аспекты переговоров: как встретить, рассадить, угостить и развлечь деловых партнеров Ольга ШЕВЕЛЕВА, бизнес-тренер, консультант, эксперт по деловому протоколу и этикету Из статьи узнаете: Какие подарки подготовить для партнеров по переговорам Как составить программу пребывания для партнеров Как организовать прием и достойную культурную программу Как встретить и рассадить гостей согласно деловому протоколу К любым деловым переговорам нужно тщательно готовить- ся, чтобы получить желаемый результат. И ваша роль здесь очень велика. От правильного решения проблем организа- ционного и протокольного характера, ваших знаний прото- кола и этикета зависят успех переговоров и эффективность принятых решений. Из статьи узнаете, как составить про- грамму пребывания деловых партнеров, встретить их и раз- местить, какие подарки и мероприятия подготовить. Составьте программу пребывания для партнеров Разделите программу для гостей на две части: общую — для пребывающей делегации и подробную — для вас как прини- мающей стороны. Внесите в общую программу информацию 66 e.sekretaria.ru
Профессиональное развитие по таким вопросам: встреча гостей, деловая часть программы, приемы, обеды и ужины, проводы делегации (пример ниже). Если позволяет время, добавьте культурную программу. Каждый пункт подробной программы детально прорабо- тайте и назовите ответственных исполнителей. Например, укажите состав встречающих делегацию, их должности, Программа пребывания делегации Программа пребывания в Москве делегации… День 1 (число, месяц, год) 1 15.00 — Прибытие делегации в Москву из… рейсом №… Встреча в аэропорту Шереметьево, терминал D 16.45 — Трансфер в отель N, размещение в номерах 18.00 — Свободное время 19.00 — Приветственный прием в зале для приемов отеля N (если на другой площадке, предусмотреть время на дорогу и обеспечение транспортом) 2 День 2 (число, месяц, год) 8.00 — Отъезд из отеля 9.00—10.15 — Посещение 1-го объекта 10.45—12.30 — Посещение 2-го объекта 13.00—14.00 — Обед 14.30—16.00 — Встреча с… 16.30—17.30 — Экскурсия по Москве 3 17.30—18.30 — Свободное время 3 18.30 — Отъезд в аэропорт Шереметьево 1 Двухдневная программа позволяет сбалансировать уровень задачи переговоров и деловые коммуникации, но часто переговоры проводят в течение одного дня 2 Приветственный прием устраивают в случае высокого статуса пребывающих. Прием можно заменить на деловой ужин. Вечерняя встреча с прибывшими желательна, но не обязательна 3 Экскурсионное обслуживание и свободное время для гостей также вариативно. Чаще всего программа встреч и переговоров очень плотная и не позволяет выделить на это время
Профессия секретарь контактную информацию, на всякий случай — добавьте контакты участников-дублеров. Укажите время прибытия делегации в аэропорт или на вокзал. По остальным пунктам программы также распишите все более детально. Полезный совет Обеспечьте гостей транспортом Если партнеры приезжают Предоставьте вашим партнерам по переговорам транспорт- на переговоры на своем ное обслуживание — так вы продемонстрируете уважение транспорте, заранее к ним. Учтите, что предоставленный транспорт сформи- зарезервируйте для них рует у гостей первое впечатление о принимающей сторо- парковочные места не, поэтому внимательно отнеситесь к выбору автомобиля и национальным особенностям ваших партнеров. Подберите подходящий транспорт. В зависимости от числа прибывающих, предоставьте им пятиместную машину/машины или минивэн. Первый вариант более ком- фортабельный, но в этом случае в автомобиле разместятся только два гостя, поскольку среднее место на заднем сиде- нье занимать не принято, а рядом с водителем сядет пред- ставитель принимающей стороны или переводчик. Багаж двух гостей можно разместить в багажном отде- лении этой же машины, но если гостей больше, предоставь- те машину для багажа всей прибывшей делегации. Если по программе гости сначала едут в отель, желательно, чтобы автомобиль с багажом оказался там раньше, чем они. Чтобы сформировать позитивное впечатление, важно не только выбрать транспорт, но и найти профессиональных и вежливых водителей. Продумайте маршрут до места переговоров. Если члены прибывающей делегации не относятся к категории VIP, продумайте самый короткий путь до места переговоров. Если в запасе есть время, постройте маршрут так, чтобы показать гостям основные достопримечательности горо- да, чтобы они могли сориентироваться на местности. Если среди прибывших есть важные персоны, заранее обсудите маршрут с представителями служб охраны. 68 e.sekretaria.ru
Профессиональное развитие Рассадите партнеров в автомобиль по правилам про- токола. Самое почетное место в автомобиле — на заднем сиденье по диагонали от водителя. Второе по статусу место — за спиной водителя, а третье — рядом с водителем, его зани- мает переводчик или сопровождающее лицо. Если на заднем сиденье автомобиля размещаете трех человек, наименее почетное — место посередине (рис. 1 ниже). Встретьте гостей по протоколу Если переговоры не относятся к категории международных и не проходят с участием иногородних партеров, которых принято встречать в аэропорту или на вокзале, а носят рабо- чий характер и проходят на территории вашей компании, В3 В4 В6 21 231 54 231 Размещение двух гостей Размещение трех гостей Размещение пяти гостей 1 Главный по статусу гость 1 Главный по статусу гость 1 Главный по статусу гость 2 Второй по статусу гость 2 Второй по статусу гость 2 Второй по статусу гость 3 Представитель 3 Третий по статусу гость 3 Третий по статусу гость 4 Четвертый по статусу гость принимающей стороны (если возможно, оставьте 5 Пятый по статусу гость место свободным) 4 Представитель или переводчик принимающей стороны 6 Представитель принимающей Рис. 1. Расположение гостей в автомобиле стороны № 4, апрель 2021 69
Профессия секретарь Обратите внимание! гостей встречайте у входа в вестибюле на первом этаже Недопустимо, чтобы здания. Если компания арендует помещение в бизнес-цен- делегация гостей тре, встречайте гостей в зоне reception, предпочтительно ожидала в переговорной на первом этаже. представителей принимающей стороны Если у гостей высокий статус, их должен встретить глава принимающей стороны и лично проводить в комнату для переговоров. Придерживайтесь этой рекомендации, если компания имеет собственное здание, когда есть возмож- ность выйти к парадному подъезду, а не в случае аренды помещения в многоэтажном бизнес-центре. Встретить гостей может административный помощник, сотрудник протокольного отдела или зоны reception. Пока- жите гостям, где оставить верхнюю одежду, где находятся туалеты, проводите их до переговорной. Принимающая делегация в полном составе должна ожи- дать партнеров в переговорной комнате. Появление кого-то, например главы принимающей стороны, после гостей — моветон. Все присутствующие, включая главу делегации хозяев, встают со своих мест и встречают гостей стоя. Прием- лемый вариант — когда обе делегации одновременно заходят в переговорную. Если переговоры проходят на территории компании- участницы, после утверждения списка гостей передайте его службе охраны и подготовьте документы для оформления пропусков. Проинформируйте прибывающую делегацию о правилах пропускного режима. Например, предупреди- те, если при входе необходимо изменить режим работы гаджетов. Если гости прибывают на своем транспорте, передайте службе охраны информацию о пребывающих лицах и авто- мобилях. Рассадите участников за столом переговоров Используйте порядок размещения участников за столом пере- говоров, взятый из дипломатической практики. Рассадите 70 e.sekretaria.ru
Профессиональное развитие представителей сторон в центре прямоугольного стола, друг напротив друга. Торцевые стороны стола оставьте свободными (рис. 2 ниже). При подготовке плана рассадки определите точку отсчета. Это место главы делегации — в центре длинной части пря- моугольного стола. Рядом с ним справа разместите вторых лиц, слева — переводчиков, если это международные пере- говоры. Далее или вместо переводчиков рассадите других членов делегации по статусу. Иногда слева от главы деле- гации сидит главный эксперт, статус которого формально может быть ниже, но при обсуждении темы переговоров его мнение решающее. Хозяева при рассадке за прямоугольным столом обычно занимают место напротив входной двери, чтобы контроли- ровать вход в помещение. Гостям предлагают места лицом к окну. Это стандартная рассадка в европейской переговорной практике. Но переговорные комнаты разные и не всегда име- ют окна, поэтому возможны и другие варианты. Рассаживайте ОКНО Принимающая сторона Принимающая сторона 1 Глава делегации хозяев 4 213 5 2 Второй по статусу 5 31 2 4 представитель принимающей стороны Гости ДВЕРЬ 3 Третий по статусу представитель принимающей стороны или переводчик. Это место может занимать главный эксперт, чье мнение во время проведения переговоров будет решающим 4 Четвертый по статусу представитель принимающей стороны 5 Пятый по статусу представитель принимающей стороны Делегация гостей — аналогичная рассадка Рис. 2. Размещение гостей за прямоугольным столом в помещении для переговоров № 4, апрель 2021 71
Профессия секретарь участников переговоров с учетом статусного старшинства (таблица ниже). Учитывайте правило «правой руки». Продумайте кофе-брейки. При проведении переговоров на стол ставят только воду. Если переговоры длительные, необходимо сделать перерыв на кофе-брейк. Но иногда в слу- чае недлительных переговоров горячие напитки подают «в стол» во время обсуждения, обычно через 10 минут после начала встречи. В деловой обстановке предлагают кофе американо и два сорта чая — черный и зеленый. Поставьте на стол чашки с напитками и сахарницы с кусковым сахаром. Желательно подать для сахара щипцы. Выкладывать по два куска сахара на каждое блюдце как минимум негигиенично. Пакетики с сахаром допускаются, но не рекомендуются. Чашку поставьте на блюдце ручкой вправо. Ложку поло- жите за чашкой углублением вниз параллельно краю стола, ручкой вправо или ручка ложки может находиться на пятича- совой отметке, если представить блюдце как циферблат часов. При индивидуальной подаче напитков первую чашку подайте главе делегации гостей, затем главе принимающей стороны, далее всем гостям по статусу. После этого — подайте Как рассадить участников встречи за столом Неправильно Правильно При проведении двусторонних переговоров занять Рассадите участников двусторонних переговоров торцевые стороны прямоугольного стола за две длинные стороны прямоугольного стола Рассадить участников во время трехсторонних Для трехсторонних и многосторонних встреч используй- переговоров за столом в форме буквы П или Т те круглый стол. Рассаживайте участников по часовой или против часовой стрелке в алфавитном порядке по названиям стран-участниц или организаций Рассадить глав делегаций несимметрично за кру- Рассадите глав делегаций за круглым столом на рав- глым столом. Членов делегаций рассадить с одной ном расстоянии друг от друга. Членов делегаций стороны от главы делегации рассадите с обеих сторон от них Разрешить участникам переговоров самостоятель- Проконтролируйте схему рассадки, выбранную но менять расположение карточек для рассадки организаторами встречи, в соответствии со статусом участников переговоров 72 e.sekretaria.ru
Профессиональное развитие горячие напитки представителям принимающей стороны 73 также по статусу. Напитки ставьте с правой стороны от чело- века. Если на столе перед гостем лежат деловые бумаги, поставьте чашку справа на свободное место. Во время кофе-брейка в качестве угощений предложите канапе, оригинальные закуски и десерты в миниатюрной посуде. Это пирожки с различными начинками, сдобные булочки, кексы, сладкие и соленые печенья, пирожные, шоколад в 5—10-граммовых плитках в бумажной упаковке и в фольге, шоколадные конфеты и другие кондитерские изделия, некоторые сухофрукты, в том числе фруктовые чипсы и др. Избегайте хрустящих, рассыпчатых, пачкающих и жир- ных продуктов, которые трудно съесть аккуратно, а также продуктов, посыпанных сахарной пудрой или порошком какао, выпечки с кунжутом и маком. Воздержитесь продуктов, которые могут вызвать аллер- гическую реакцию, например кондитерских изделий с медом или орехами, морепродуктов в составе канапе или закусок и др. Помните и о религиозных ограничениях, связанных с продуктами. Выбирайте посуду белого цвета, без рисунка, лаконич- ной формы. Напитки подают в чашках, подходящих как для кофе, так и для чая, объемом около 170 мл, в том числе из термостойкого пластика, что более гигиенично в период пандемии. Приборы — металл или термостойкий пластик. Продумайте подарки для партнеров Перед переговорами согласуйте с партнерамий необходи- мость вручения подарков, чтобы инициатива одной из сторон не стала неприятной неожиданностью для другой стороны. Если принято решение обменяться подарками, продумай- те свой выбор, чтобы не доставить противоположной стороне неудобств. Ограничения в первую очередь касаются стои- мости подарков. Во многих компаниях действуют строгие № 4, апрель 2021
Профессия секретарь Полезный совет корпоративные правила, которые определяют допустимую Будьте внимательны стоимость принимаемых подарков или запрещают прием к упаковке, она создает любых подарков. Ошибки в этой позиции могут свести у человека первое к нулю все усилия по созданию доброжелательной атмос- впечатление о подарке. феры между участниками переговоров. Важно, чтобы можно было без лишних усилий Также важно учитывать уместность гастрономических достать подарок подарков. Речь идет о местных деликатесах. Требования безопасности не всегда позволяют преподносить важ- ным персонам такие подарки. Но если это не уровень VIP, гастрономические подарки допустимы (таблица на с. 75). Учитывайте вес подарка, возможность его вывоза за рубеж и др. Продумайте количество подарков: протокольные реко- мендации позволяют вручить один подарок, который передают главе делегации гостей публично. Можно вру- чить подарки всем гостям, но в этом случае подарки для главы делегации гостей и других участников будут не равноценными. Процедура вручения подарков в деловой сфере строго не регламентируется. В большинстве случаев во время первой встречи подарки преподносят хозяева, в знак рас- положения к гостям и надежды на дальнейшее сотрудни- чество, но нередко первая встреча проходит без вручения подарка. Возможен вариант, когда гости дарят подарок в начале визита, а хозяева — при расставании. Обмени- ваться подарками принято после завершения переговоров. Организуйте прием, деловой обед или ужин В деловой практике в рамках переговоров чаще всего проводятся приемы «коктейль» и «фуршет». Их устраи- вают в интервале между 17.00 и 20.00. Продолжительность таких приемов — два часа. Вечерний фуршет начинают не ранее 20.00. Поводом для таких приемов может стать, напри- мер, торжественное подписание совместного документа 74 e.sekretaria.ru
Профессиональное развитие руководителями компаний, прибытие или отъезд делегации партнеров, окончание переговоров и т. п. Принятый в дипломатической практике прием «бокал шампанского» в классическом виде в бизнес-практи- ке не встречается, но нередко подачей игристого вина ставят финальную точку в торжественном подписании совместного документа. В этом случае церемония зани- мает 5—10 минут. В такой ситуации закуски не подают — только напитки. Вино подают после того, как участники подписали дого- вор, сделали фотографии, ответили на вопросы журналистов и представители СМИ покинули зал. Рассчитайте числен- ность обслуживающего персонала, чтобы напитки подали всем участникам мероприятия одновременно. Инициатором делового обеда или ужина может быть любая из сторон — участниц переговоров. Выберите ресторан с хорошей кухней, высоким уровнем сервиса и элегантным интерьером. Уместные и неуместные деловые подарки Неуместные подарки Уместные подарки Предметы с религиозной символикой Книги (подарочный вариант), в том числе художе- ственные и фотоальбомы, любые энциклопедии, Предметы, связанные с плохими приметами: словари, справочники в соответствии с интере- часы, носовые платки, зеркала, ножи и пр. сами адресата или универсальные Подарки с корпоративной символикой явно Канцелярские принадлежности высокого качества рекламного характера Картины, скульптуры, изделия художественных Подарки «с юмором» промыслов высокого качества, стильные фото- графии и пр. Экзотические подарки — к примеру, коробка с живыми бабочками Посуда, вазы для цветов, наборы посуды для напитков и пр. Пепельницы, зажигалки и другие курительные принадлежности Шоколадные изделия высокого качества Предметы личного характера: парфюмерия, кос- метика, галстуки и т. п. Алкогольные напитки Деньги № 4, апрель 2021 75
Профессия секретарь Полезный совет Не выбирайте для подобного мероприятия элитный При обмене подарками ресторан, так как, возможно, гости будут чувствовать себя важно, чтобы они обязанными ответить на ваше приглашение аналогичным были равноценными образом. Также не рекомендуем выбирать ресторан со специ- и желательно фической кухней, к примеру рыбный или национальный. аналогичными по типу. Если в компаниях есть Продумайте культурную программу протокольные службы, за этим соответствием Абсолютно неподходящими считаются любые мероприятия, должны следить посещение которых может смутить, обидеть или нанести сотрудники этих отделов оскорбление гостям. Например, учитывая национальные осо- бенности арабов, не рекомендуем приглашать их на балетные спектакли, в которых балерины выступают в коротких пач- ках или приглашать гостей любой национальности на ужин в ресторан, где показывают стриптиз и пр. Универсальные варианты: посещение театра, концертного зала, музыкаль- ного клуба, выставки, мастер-класса, живого квеста и пр. Заранее забронируйте необходимое количество билетов, не забывайте включать в число участников мероприятия представителей вашей компании. Не оставляйте гостей без внимания, сопровождайте везде, за исключением случаев, когда в программе предусмотрено свободное время. Отправьте участникам итоговые документы После завершения переговоров оперативно отправьте всем участникам итоговые документы. Убедитесь, что адреса- ты получили материалы. В течение двух дней после пере- говоров направьте главе делегации гостей благодарность за участие. Оцените организационные и протокольные аспекты проведенного мероприятия. Внесите результаты в спе- циально созданную папку. Регулярно возвращайтесь к этой информации, чтобы в дальнейшем использовать успешный и негативный опыт. 76 e.sekretaria.ru
Влиеюнсбтьроомевсрисьнри, йеввстекоис.дйьнпмоисимартчевелльэ,окаврвЕеталокенрнееад—е—Етрсмэкэотитлхооковнаи,г Информационные технологии Какие сервисы подойдут для видеовстреч, помимо известных Skype и Zoom 78 Виктор ПОДВОЛОЦКИЙ, IT-специалист
Информационные технологии Какие сервисы подойдут для видеовстреч, помимо известных Skype и Zoom Виктор ПОДВОЛОЦКИЙ, IT-специалист Из статьи узнаете: Как использовать сервис Discord — платформу общения геймеров Как поменять фон при видеозвонке в Google Meet В чем особенности каждого сервиса для видеосвязи Как записать видеоконференцию в «Яндекс.Телемост» Не только Zoom и Skype позволяют создавать видеоконфе- ренции для общения с коллегами и близкими. Проводить встречи в формате онлайн можно при помощи Google Meet, сервиса «Телемост» от «Яндекс» и мессенджера Discord. Первые две программы подойдут для спонтанных встреч с меняющимся списками участников, в третьей удобно общаться внутри компании или проектной группы. Google Meet Для общения в этом сервисе вам нужен только аккаунт Google. Чтобы совершить видеозвонок, на ПК в браузере откройте сайт meet.google.com. На смартфонах используйте приложение Google Meet. Бесплатно можете создать видео- встречу с участием до 100 человек и продолжительностью до 60 минут. 78 e.sekretaria.ru
Компьютер и интернет Как общаться на ПК. В браузере на сайте сервиса нажми- те кнопку «Новая встреча», если создаете беседу, или введите код уже существующей конференции, если хотите присоеди- ниться (рис. 1). Присоединиться или создать видеовстречу может любой пользователь с аккаунтом Google. Видеовстречу вы можете запланировать в календаре. В Google Meet доступна быстрая ссылка на беседу и мгновен- ный запуск окна видеосвязи, где будет видна ссылка. Чтобы пригласить пользователей, отправьте ссылку по электрон- ной почте или в любом мессенджере. Когда создаете беседу с мгновенным запуском видеосвязи, автоматического под- ключения не происходит. Нажмите «Присоединиться» — и видеосвязь включится (рис. 2). В Google Meet доступна функция смены фона вокруг вас. Чтобы ее открыть, нажмите на иконку в правом нижнем углу. Вы увидите стандартные картинки с интерьерами или пейзажами. Если хотите использовать свою картинку, выберите изображение с компьютера. Если не хотите ста- вить фото, включите размытие фона. Работа этих эффектов зависит от качества съемки на веб-камеру, однородно- сти вашего окружения и того, насколько вы выделяетесь на общем фоне (рис. 3). Google Meet предлагает функцию трансляции вашего экрана для других участников. Чтобы ее активировать, 3 1 Иконка вашей учетной 2 1 записи Рис. 1. Главная страница сайта Google Meet 2 Кнопка для создания новой встречи № 4, апрель 2021 3 Кнопка для присоединения к встрече 79
Информационные технологии 1 Демонстрационный экран 23 с изображением с камеры 4 2 Кнопка «Присоединиться» 1 для включения видеосвязи 3 Кнопка «Показать» для проверки камеры и звука 4 Кнопка «Транслировать встречу» Рис. 2. Создание видеовстречи в Google Meet нажмите кнопку «Показать». Эта функция доступна как во время сеанса связи, так и на этапе подготовки встречи с мгновенным запуском. Во втором случае вы автоматически подключаетесь к созданной вами конференции, а участни- ки видят не вас, а картинку с экрана вашего компьютера или ноутбука. Еще одна полезная особенность сервиса Google — воз- можность быстро вывести окно видеосвязи на телевизор, подключенный к этой же сети Wi-Fi. Для этого в боковом меню найдите функцию «Транслировать встречу» и выбе- рите доступный экран (рис. 4). 1 Демонстрационное окно 1 2 Иконка для выбора фона 3 Варианты фонов 2 3 e.sekretaria.ru Рис. 3. Использование виртуального фона 80
Компьютер и интернет Во время общения создатель конференции может отклю- чать звук у любого собеседника или удалять участников встречи. Для этого нажмите на троеточие справа от имени пользователя в списке контактов и выберите нужное дей- ствие. Там же над списком доступен общий чат, где участ- ники конференции могут обмениваться сообщениями. Как общаться на смартфоне. В мобильном приложе- нии Google Meet вы также можете создавать встречи или присоединяться к уже существующим беседам при помощи кода (рис. 5). Код — это набор символов из ссылки-пригла- шения. Например, в ссылке meet.google.com/duo-yav-hnv код — duo-yav-hnv. Введите его в соответствующее поле, чтобы подключиться к беседе. При создании конференции со смартфона вам доступны те же опции, что и на ПК: планирование встречи, ссылка или мгновенный запуск. В последнем случае на смартфоне подготовительного окна нет — вы сразу входите в режим видеосвязи. В центре экрана есть ссылка для подключения других участников (рис. 6). В правом верхнем углу экрана находится кнопка пере- ключения камеры с фронтальной на основную. При помо- щи кнопки с троеточием в правом нижнем углу вы можете перейти к текстовому чату и функции демонстрации своего экрана. В Google Meet доступны автоматические субтитры. 12 1 Количество участников конференции 2 Значок общего чата 3 Боковое меню сервиса 3 Рис. 4. Переход к трансляции встречи на экран ТВ 81 № 4, апрель 2021
Информационные технологии 1 Кнопка для 1 Кнопка для создания переключения видеовстречи 1 камеры 1 2 2 Кнопка для 2 с фронтальной на основную присоединения к беседе 2 Экран с изображением с камеры 3 Ссылка для других 3 участников 4 Кнопка бокового меню Рис. 5. Меню мобильного 4 приложения Google Meet Рис. 6. Окно видеосвязи Google Meet Любой пользователь во время беседы может отключить свой звук или видео. Кнопки для этого находятся в нижней части экрана. Значок красной трубки позволит моментально покинуть беседу. Если создатель встречи вышел из конфе- ренции, другие участники смогут продолжить общение. «Яндекс.Телемост» Сервис похож на Google Meet, отличие — для работы нужен аккаунт «Яндекса» с почтовым ящиком. Работает «Телемост» как на компьютерах, так и на смартфонах. На компьютере сер- вис работает не только в браузере, но и в отдельном приложе- нии. Одновременно в звонке могут участвовать до 35 человек, для подключения по приглашению регистрация не нужна. Как общаться на ПК. Чтобы начать видеовстречу, открой- те в браузере сайт telemost.yandex.ru и авторизуйтесь через 82 e.sekretaria.ru
Компьютер и интернет учетную запись «Яндекса». Далее вы можете создать встречу прямо в браузере или скачать «Телемост» на Windows и macOS. После скачивания на Windows сразу же запустится окно видео- связи, а ссылка для приглашения участников автоматически скопируется в буфер обмена. Отправьте ее в мессенджере или по почте. «Телемост» предлагает стандартные кнопки отключения микрофона и камеры, функцию демонстрации экрана, как и в Google Meet (рис. 7). У сервиса есть полезная особенность — возможность запи- сать видеоконференцию. Это полезно, если кто-то из ваших коллег не смог поучаствовать в беседе, но должен быть в курсе событий. Для начала записи нажмите на кнопку внизу экрана по центру. Чтобы остановить запись, нажмите кнопку еще раз. В новом окне появится созданный видеофайл в формате WEBM. Сохраните его в нужную папку. В приложениях для Windows или macOS есть бонус — воз- можность использовать виртуальный фон (рис. 8). Он позво- лит скрыть интерьер или людей позади вас. В отличие от Google Meet на выбор сервис предлагает только стан- дартные картинки. Как общаться на смартфоне. На смартфоне сервис доступен как в виде отдельного приложения, так и через «Яндекс.Диск» и «Яндекс.Почту». В последних для перехо- да к видеосвязи откройте окно учетной записи и выберите 13 4 1 Кнопка для добавления 2 участников Рис. 7. Окно видеосвязи «Яндекс.Телемост» 2 Функция демонстрации экрана № 4, апрель 2021 3 Кнопка записи конференции 4 Кнопка вызова меню 83
Информационные технологии 1 Функция виртуального 1 2 фона на боковой панели 3 2 Демонстрационное окно 3 Варианты виртуального фона Рис. 8. Выбор виртуального фона в «Яндекс.Телемост» «Телемост». Принимать приглашения для участия в виде- озвонках тоже можно через эти программы. Если вы не пользуетесь ни «Яндекс.Диск», ни «Яндекс. Почтой», установите отдельное приложение «Телемост». Оно доступно для Android и iOS. После запуска войдите с аккаунтом «Яндекса», запустите видеовстречу и отправьте приглашение другим участникам при помощи ссылки. Все кнопки для отключения микрофона или камеры располо- жены в нижней части экрана (рис. 9). Слева расположена кнопка настроек, с помощью которой можно отключить показ своего видео во время общения и изменить вид галереи. 2 Discord 1 Это независимый мессенджер с поддержкой голосового общения и видеоконференций. Discord доступен на ПК в виде Рис. 9. Экран видеообщения отдельных приложений для Windows, macOS и Linux, в брау- в «Яндекс.Телемост» зере, на смартфонах Android и iOS. Discord создавали для 1 Настройки видеовстречи общения геймеров, однако сегодня он популярен не только 2 Кнопка для добавления среди любителей игр. Сервис используют школьники и сту- денты, группы по интересам и офисные работники. Одно- людей в беседу временно в видеочате могут общаться 25 человек. 84 e.sekretaria.ru
Компьютер и интернет Как общаться на ПК. Чтобы создать видеовстречу в браузере на ПК, перейдите на сайт сервиса и зарегистри- руйтесь с помощью электронной почты. Discord предложит создать свой сервер, который станет основой для коммуни- каций (рис. 10). Выберите Create My Own, чтобы создать его с нуля, без шаблонов. Дайте серверу имя, укажите тему общения. На главном экране Discord слева вы увидите список каналов, а спра- ва — список ваших контактов. Центральную часть занимает групповой чат, а пока его нет — набор подсказок. Чтобы добавить людей, нажмите на кнопку «Пригласите друзей». Вы получите ссылку, которую можно отправить коллегам. Для общения каждому из них потребуется аккаунт в Discord. Чтобы создать канал видеосвязи, в списке каналов в левом блоке нажмите на «Основной» (рис. 11). Ниже появится ста- тус подключения и две кнопки для запуска веб-камеры или демонстрации экрана. Нажмите на «Видео» — вы перейдете к окну видеовстречи (рис. 12). Справа от демонстрационного экрана находится кнопка приглашения. Если нажмете на нее, на экране возникнет ссылка для ваших друзей и коллег. В нижней части экрана расположены кнопки отключе- ния микрофона, завершения звонка или трансляции экрана. Вы можете показать весь экран системы, окно конкретного приложения или определенную вкладку браузера (рис. 13). 1 Варианты шаблонов для сервера 2 Функция «Присоединиться к серверу» 1 2 Рис. 10. Создание сервера Discord 85 № 4, апрель 2021
Информационные технологии 1 Список каналов 2 2 Список контактов 3 Групповой чат 1 3 Рис. 11. Главный экран Discord В правом нижнем углу есть опции, чтобы развернуть видео- связь на весь экран или вынести в отдельное окно. Послед- ний режим пригодится, если вы слушаете коллег в Discord и параллельно работаете в других приложениях на ПК. Как общаться на смартфоне. Приложение для смартфо- нов содержит все функции компьютерных версий и адапти- ровано под компактные экраны. Чтобы запустить видеозво- нок, с главного экрана свайпом вправо перейдите к списку своих каналов и нажмите на «Основной». В новом окне нажмите на иконку камеры в правом ниж- нем углу. Вы перейдете в режим видеообщения. Если хотите 1 Кнопка для запуска 2 видеовстречи e.sekretaria.ru 2 Кнопка для приглашения собеседников 3 Кнопка для демонстрации экрана 13 Рис. 12. Окно режима видеосвязи в Discord 86
Компьютер и интернет присоединиться к видеовстрече, нажмите кнопку «При- соединиться к голосовому каналу». Чтобы пригласить пользователей в конференцию, нажмите на экран в любом месте. Вы увидите кнопки навигации. В правом верхнем углу нажмите на три точки. В новом меню выберите «Пригла- сить» — откроется ссылка, которую вы сможете отправить. В режиме видеосвязи пользователь видит кнопки отклю- чения звука и камеры, завершения звонка и демонстрации экрана. Чтобы переключаться между фронтальной и основ- ной камерами, используйте кнопку со значком фотоаппа- рата в верхней части экрана. Эта функция позволит транс- лировать мероприятие через смартфон для тех, кто не смог на нем присутствовать лично. Если во время видеовстречи вы зажмете палец на экране, увидите меню вашего профиля. Там вы можете отключить микрофон или звук, заглушить сервер или оставить текстовую заметку. В Discrod любой пользователь может создавать несколько различных сер- веров и переключаться между ними. 1 Варианты трансляции экрана 1 2 Демонстрационное окно 3 Разрешение на доступ к аудио 2 3 87 Рис. 13. Выбор режима трансляции экрана № 4, апрель 2021
БвуыдьхтоеттиинтедмеийивсзикмидейенптеоньлиивтеМиэмчта,ехксоакотмимтйамодГиреароянетеде.ил,ь Личная эффективность «Для помощников действует голливудское правило: чем ты больше умеешь, тем выше шанс получить хорошую роль» 90 Александра ИВАНОВА, экс-руководитель административного отдела ООО «Транснефть-Логистика»
Личная эффективность Экс-руководитель административного отдела ООО «Транснефть-Логистика» Александра ИВАНОВА: «Для помощников действует голливудское правило: чем ты больше умеешь, тем выше шанс получить хорошую роль» Как создать административный отдел с нуля и почему на собеседования нельзя приходить в кроссовках, рассказывает наша героиня Алексан- дра Иванова. Из интервью узнаете, на что нужно обращать внимание при организации делопроизводства с нуля, как успевать все и сразу и что поможет сделать общение эффективным. Александра, какие особенности отзывчивые, проактивные. Они не боятся работы с административным персо- работы, а ее в этой сфере много. Это люди, налом Вы можете выделить? которые умеют расставлять приоритеты и выполнять разноплановую работу в одно — Административный персонал — это и то же время. Человек, который поработал универсальные солдаты и очень дисципли- ассистентом, может потом делать что угод- нированные люди. Помощники, секретари, но — открыть свой бизнес, занять высокую ассистенты — это люди, которые изна- должность. Если помощник поработал чально готовы помогать. Они открытые, в хорошей организации несколько лет, он адаптируется к любой сфере. СПРАВКА Сотрудники моего отдела работали Опыт работы в административной сфере: более практически в каждом отделе нашей ком- 10 лет пании. Специалистов административного Образование: Catholic University of the Sacred блока ценят потому, что эти люди знают Heart, Master program «Arts management» (Milano, все. Они знают компанию лучше всех, Italy), РАНХиГС при Президенте РФ, Томский их не нужно учить. К минусам сферы государственный педагогический университет отнесу текучку кадров. Девушки растут Хобби: искусство, декор, винтаж и быстро учатся, их забирают в другие отделы. 90 e.sekretaria.ru
Вы работали с административным персоналом в крупнейших нефтяных компаниях, почему выбрали эту сферу? — Честно признаться, это сфера промышлен- сотрудников пришлось искать. Работа была ности выбрала меня, а не я ее. Я приехала «сказочная»: 24 на 7. в Москву после университета и через три месяца попала в компанию «Роснефть». Создавать что-то с нуля, когда нет ника- Это было управление развития персонала кой документации, непросто. Я рисовала в департаменте кадров. Управление зани- бланки и печати дома, чтобы заказать малось проектом долгосрочной подготовки их для организации. Мы набирали людей кадров для компании и ее дочерних пред- и учили их, писали регламенты, методи- приятий. Мы открывали «Роснефть-клас- ческие рекомендации, учили работников сы» в разных школах в регионах. Когда грамотно оформлять документы. Хотела бы я пришла в компанию, работало шесть я это повторить — не знаю. Но уверена, «Роснефть-классов», когда уходила через что с опытом, который теперь есть, это четыре года — их было 52. Это был долго- было бы гораздо проще. Тогда я даже срочный проект, рассчитанный на 10 лет: не знала, как регистрировать документы. два года школа, пять лет профильный Я была настолько занята, что некогда университет, три года — работа в разных было пройти специализированные курсы. сферах в рамках компании. После этого Думаю, что у нас все получилось, ведь человек на правах специалиста продол- за все годы работы к нам не было пре- жал работу в компании, которую выбрал тензий со стороны головной компании. внутри «Роснефти». Вы создавали административные отделы с нуля, расскажите, как это было? — Я состояла в проектной группе, которая на базе дочернего общества компании «Транснефть» создала организацию, кото- рая существует до сих пор, — «Транснефть- Логистика». Мне поручили организовать административный отдел и дали людей. Некоторые должности мы переименова- ли и внесли в штатное расписание, часть № 4, апрель 2021 91
Личная эффективность Какие ключевые моменты нужно объясняла организационные моменты учитывать, организуя делопроизвод- и бизнес-процессы в компании, знакомила ство компании с нуля? с каждым сотрудником. Потом сотрудники обучали новичка тому, что делают сами. — Первое — это система документооборо- Например, новый работник садился рядом та, электронная или нет. Самое главное — с опытным специалистом и целый день закрепить это в нормативных документах. смотрел, как тот регистрирует документы. Если это не закреплено и нет понимания, что На другой день — узнавал, как заказывать электронная подпись имеет такую же силу, и оформлять билеты и т. д. Работник должен как личная, ваш документ нелегитимен. быть универсальным, взаимозаменяемым Второе — организация архива с первых дней и знать все участки работы. Часто бывает, существования компании. Ряд документов что человек пять лет работает в крупном имеет длительные сроки хранения. Когда холдинге и умеет только регистрировать приходят проверяющие органы, возникают документы. Это неправильно. проблемы, если протоколы, приказы, рас- поряжения, кадровые документы не раз- Чему нужно учить секретарей ложены по папкам. Электронные версии и помощников? здесь не подойдут, так как эти документы нужно долго или постоянно хранить. Если — Я сторонник системы омниканального, вы начинаете делопроизводство с нуля, или непрерывного, обучения. Секретарям формируйте архив с нуля тоже. и помощникам нужно знать телефонный этикет, протокол встречи гостей, прави- Как Вы считаете, нужны ли помощ- ла организации приемов и совещаний, никам и секретарям наставники? делопроизводство и архив. Они должны блестяще знать русский язык. Помимо — Я считаю, что наставники нужны. Рабо- профессиональных навыков, есть набор та секретаря и помощника предполагает soft skills. Помощники и секретари — лица большую ответственность и максималь- компании, опрятный внешний вид — ную сосредоточенность. Как в больших, их неотъемлемая черта. Я не говорю так и в маленьких компаниях цена ошибки о дорогой одежде. Это деловой стиль, очень высока. Конечно, было бы неплохо, чистые волосы, приятная внешность, если в каждой компании за новым сотруд- отсутствие вызывающих аксессуаров. ником закрепляли наставника. Опытный Когда ко мне на собеседование девушки сотрудник знает все тонкости определен- приходили в кроссовках или растянутых ного процесса и всегда может подсказать. кофтах, я сразу понимала, что это «нет». Как я приму на работу человека, который У меня было так: я проводила вво- не понимает, куда он идет? дную встречу с новыми специалистами, 92 e.sekretaria.ru
Портрет профессионала Важна не внешность, а манера себя грамотно оценить свои ресурсы, нужно подать. Воспитание, умение говорить без проанализировать отношения с окружаю- лишних эмоций, гиперответственность, щими. Если вы часто страдаете, пережи- гибкость, умение быстро найти решение — ваете, чувствуете, что люди тянут из вас неотъемлемые черты для помощников силы, проблема не в окружении, а в вас. и секретарей. В Голливуде есть негласное Внутренний ресурс зависит от наших реше- правило: чем у тебя больше навыков, тем ний и действий. Люди, которые с большой выше шанс получить хорошую роль. Здесь охотой учатся, развиваются, занимаются то же самое. Каждый навык — ступень хобби, правильно распределяют энергию. к новому уровню. Главное — понять, где ее взять и грамотно использовать. Как помощнику грамотно оценить свои ресурсы и научиться ими распо- Какое профессиональное решение ряжаться? было для Вас наиболее сложным? — Помощник — это помогающая профес- — Увольнение. Первое — уход из компании сия, как я уже говорила. К сожалению, срок «Роснефть». Мне пришлось уйти, так как выгорания в этой профессии наступает я переезжала в другой город. Второе — реше- примерно через три года. Если за это время ние об уходе из компании «Транснефть». человек не получает максимальной отдачи Я уволилась потому, что решила двигаться от работы, он выгорает. Это значит, что дальше. Я понимала, что нужно уйти, нужно с проблемными руководителями помощник прыгнуть в пустоту, чтобы сделать скачок работать не сможет. Или сможет, но полу- в своем личностном росте. Я шла к этому чит целый букет хронических заболеваний. решению полгода. Когда это произошло, Помощник должен понимать, чем он готов почувствовала и облегчение, и разочарова- платить за свою работу. Если заканчивается ние. Но я не жалею об этом и теперь знаю, ресурс психического и физического здоро- что решение было правильным. вья, никакие знания, опыт, устремления ни к чему вас не приведут. Чем Вы занимаетесь сейчас? Другая группа ресурсов — это знания — Летом 2019 года мне пришел ответ из уни- и время. Помощник анализирует, спосо- верситета в Милане, куда я подавала бен ли руководитель восполнить ему поте- документы. Мне сказали, что принимают рянные ресурсы. Если шеф вампир, только на обучение. Я должна была решить: уво- берет и ничего не отдает взамен, не хвалит литься и переехать учиться в другую и не поддерживает, ресурса помощника страну или остаться на работе, которая надолго не хватит. Для гармонии и под- мне нравилась. Я уволилась и переехала питки ресурсов нужен взаимообмен. Чтобы № 4, апрель 2021 93
Личная эффективность в январе 2020 года в Италию. 24 февраля порой нужно попросить о помощи. Но это университет закрыли на карантин. Я уеха- не повод плакаться и выливать негатив ла в Россию и несколько месяцев не могла на других. Общение должно быть позитив- вернуться назад в Италию. Когда первые ным и полезным. рейсы запустили в Милан, я вернулась и продолжила обучение, успешно окончила На что Вы хотели бы выделять университет. Сейчас у меня стажировка. больше времени? Специализация моей магистерской про- граммы «арт-менеджмент» — управление — На общение с близкими. Иногда не хва- в сфере искусства. Помимо этого, я раз- тает времени, чтобы позвонить маме виваюсь как психотерапевт, занимаюсь и обсудить новости. Играет роль разница консультированием. Я преподаю в школе во времени — когда у меня день, у нее для помощников и ассистентов «Smart & ночь. Больше времени хочу уделять хобби. Talented». Во время карантина в России На чтение не хватает времени, и это плохо. окончила курсы декорирования. Теперь Чтение — единственное, что развивает мозг. переделываю старую мебель. В будущем Например, люди с доходом от миллиона хочу все это объединить и сделать курс долларов в год читают более 60 книг в год. по психотерапии и искусству. Люди с доходом около 100 тысяч долларов в год читают одну-две книги. Что для Вас важно в общении с людь- ми? Какой практический совет Вы дади- те нашим читателям? — Когда я общаюсь с кем-то, думаю: «Чем я могу помочь этому человеку?». Я очень — Ничего не бояться. Если чего-то хочет- люблю общаться и свободно знакомлюсь ся — пробуйте. Не получится — скажете: с людьми на любой площадке — в поездах, «Зато я попробовала». Лучше сделать, чем самолетах, на выставках. С одним другом думать, что надо было сделать. Слушайте мы «познакомились» в роддоме — роди- свое сердце. Оно всегда подскажет и поможет. лись в одной палате и до сих пор дружим. Ваша работа и жизнь — это этапы развития. Общение эффективно, когда вы знаете, Это ступеньки к личностному и профес- чем можете быть полезны друг другу. Еще сиональному росту. Когда вы двигаетесь один момент — не перекладывайте свои по профессии, меняете ее, открываете новые проблемы на других. Общение должно области — идите за своим сердцем. Будьте быть конструктивным и приносить удо- профессионалами в своем деле, будьте уве- вольствие. Взрослый человек способен рены в своих знаниях и действиях. Делитесь контролировать свои эмоции и не жало- энергией и позитивом с миром. Они к вам ваться. Конечно, ситуации бывают разные, точно вернутся. 94 e.sekretaria.ru
Search
