Директор по персоналу. Ознакомительный номер

Журнал издает - №4 апрель 2023 Адаптация без потерь. Программа онбординга, которая помогает снизить текучесть новичков с. 34 Как HRD поддержать команду в период неопределенности. Четыре совета по well-being с. 58 Инструкция, как предупредить сотрудника об увольнении по почте с. 86 Интервью с директором по персоналу, которого работа всегда находила сама с. 90



Мне бы такой онбординг HR-ы чего только не придумывают для онбординга, лишь бы удержать ценные кадры. Приставляют к новичкам менторов, ри- суют карты, развлекают. Доходит до того, что некоторые даже обращаются за помощью к сценаристам в надежде, что те пре- вратят адаптацию в увлекательный квест по компании. Вложение времени и денег в онбординг окупается. Ваши кол- леги доказывают: адаптация без потерь — это выполнимая мис- сия. Как им удалось свести текучесть новичков почти к нулю, читайте на странице 34. Коллеги поделились и действенными HR-фишками, вроде разговорчиков на кухне, и Положением об адаптации, которое поможет полностью или частично внед- рить их программу онбординга в вашей компании. Однако никакая программа адаптации не будет эффективна на сто процентов, если компания не поддерживает своих работ- ников. Особенно сейчас, в период неопределенности и перемен. О том, как оказать такую поддержку команде и, прежде всего, себе, рассказали эксперты по well-being и коллеги HRD. Мате- риал найдете на странице 58. И еще пару слов про перемены. Как бы ни было банально, но перемены иногда действительно дают возможности. Это до- казывает история героя интервью на странице 90. Не бойтесь перемен и принимайте их как воз- можности — в первую очередь для вас самих. Мы поддержим вас на этом пути. Данил МЯЛО, главный редактор HR-направления «Актион Кадры и HR» [email protected]

Содержание №4 апрель 2023 HR-пульс НОВОСТИ 8 Количество желающих работать удаленно за год выросло на 79 процентов 8 На портале «Работа России» стартовал прием заявок на переобучение 8 Президент поручил подготовить миллион рабочих для всех отраслей промышленности 8 В Трудовой кодекс внесут очередные изменения по охране труда 9 Минздрав подготовил проект о дистанционных медосмотрах 9 Минтруд предлагает закрепить критерии трудовых отношений в Трудовом кодексе 9 Минцифры подготовило перечень специалистов, которым запретят работать удаленно HR-департамент ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ 10 Асинхронная коммуникация вместо совещаний. Нужна ли она вам, чтобы улучшить корпкультуру и взаимодействие между сотрудниками Дарья ФЕДОСЕЕВА, журнал «Директор по персоналу» 14 Бюджет на подбор персонала. Что учитывать при планировании расходов 18 Пять функций ChatGPT для HR-ов. Реальная помощь или модная фишка Александра БОРИСОВА, группа «Актион» HR-ИНСТРУМЕНТ 26 Положение о подборе персонала поможет наладить работу рекрутеров и взаимодействие с внутренними заказчиками Марина ЖЕЛЕЗКО, ООО «Очаковская логистическая компания»

Директор по персоналу 34 62 78 Программа онбординга, Что делают для Решения для трех которая помогает работников компании, новых апрельских снизить текучесть из которых не уходят задач HRD Готовая программа адаптации Well-being в российских В статье — решения трех но- новых сотрудников, которая компаниях уже давно вышел вых задач, которые внепланово помогла снизить текучесть на новый уровень. Мы решили появились у HRD в апреле. на испытательном сроке почти посмотреть, как на самом деле Из-за нового пилотного проек- до нуля. Программа состоит из выглядит забота о сотрудниках, та работодателям нужно будет четырех этапов. О каждом рас- но на цифрах. Для этого про- предоставлять дополнительные сказали в статье. Также под- анализировали данные из анкет отпуска сотрудникам, вернуть готовили Положение об адап- участников Премии «Лучшие деньги, потраченные на здо- тации, которое поможет вам HR-департаменты — 2022». ровье работников и оплату внедрить эту программу у себя Результаты анализа смотрите отпускных, а также отправлять в компании. в статье. документы в СФР. Эффективность персонала ПОДБОР И АДАПТАЦИЯ 34 Адаптация без потерь. Программа онбординга, которая помогает снизить текучесть новичков до нуля Полина ТИХОНОВА, Фонд развития промышленности 44 Задача (не)выполнима: найти для компании лучших студентов без взаимодействия с вузами. Кейс «Газпромнефть-Снабжения» Дмитрий МАЦУЕВ, проект «Актион Студенты» ОБУЧЕНИЕ И РАЗВИТИЕ 50 Подход Netflix в работе с талантами. Как HR-команда помогла стриминговому сервису увеличить стоимость акций и получить три премии «Эмми» Ольга ХУДНИЦКАЯ, журнал «Директор по персоналу»

Содержание МОТИВАЦИЯ 54 Эталонная мотивация. Как небольшой компании из Перми удается удержать своих работников от бегства к IT-гигантам Екатерина МАКАРОВА, компания ENAZA 58 Как HRD поддержать команду и себя в период неопределенности и перемен. Четыре совета от экспертов по well-being Александра БОРИСОВА, группа «Актион» 62 Максимальная забота. Что делают для работников компании, из которых не уходят Ольга ХУДНИЦКАЯ, журнал «Директор по персоналу» КОРПОРАТИВНАЯ КУЛЬТУРА 68 Мы внедрили антистресс-программу для сотрудников и подняли прибыль компании на 45 процентов. Опыт HR-команды компании CarMoney Ирина ЕРМИШЕВА, компания CarMoney HR-ИНСТРУМЕНТ 72 Тест на внимательность. Методика корректурной пробы БУРДОНА Бэкграунд ПРАКТИКУМ 78 Решения для трех новых апрельских задач HRD. Рассказали про допотпуска, новый отчет и кадровые документы Ирина БОГОМОЛОВА 82 Как исправить договор, если забыли про обязательные сведения или условия Елена МИЛАНО, журнал «Кадровое дело» 86 Инструкция, как предупредить сотрудника об увольнении по почте Елена МИЛАНО, журнал «Кадровое дело» Личная эффективность КОУЧИНГ ДЛЯ РУКОВОДИТЕЛЯ 90 Интервью с директором по персоналу, которого работа всегда находила сама Анастасия УСАНОВА, компания SBS Consulting



HR-пульс Количество желающих работать удаленно На портале «Работа за год выросло на 79 процентов России» стартовал прием заявок На портале «Авито Работа» интерес соискателей к возмож- на переобучение ности работать из дома вырос на 79 процентов. В период пандемии перевод сотрудников на удаленный формат ра- Прием заявок на переобу- боты был вынужденным шагом. Однако с отменой огра- чение стартовал на порта- ничений удаленка не потеряла своей популярности. Для ле «Работа России». Пройти жителей регионов развитие дистанционной работы открыло бесплатное переобучение больше карьерных возможностей. Они могут устроиться могут безработные граж- в желаемую компанию независимо от места проживания. дане, зарегистрированные Жители мегаполисов нередко уезжают в приморские рай- в органах службы занято- оны и другие регионы России с более приятным климатом. сти, работники, находящи- еся под риском увольнения, Президент поручил подготовить миллион женщины в отпуске по ухо- рабочих для всех отраслей промышленности ду за  ребенком до  3  лет, неработающие мамы де- За пять лет нужно подготовить миллион рабочих для всех тей дошкольного возраста отраслей промышленности. Об этом Владимир ПУТИН за- и граждане старше 50 лет. явил во время послания Федеральному Собранию. По сло- Для каждого региона опре- вам Президента, нужно вернуться к базовой подготовке делены свои обучающие в вузах сроком от четырех до шести лет. Но если профессия программы, которые со- требует дополнительных знаний, можно продолжить обу- ответствуют запросам ло- чение в магистратуре или ординатуре. Переход на новую кального рынка труда. Для систему должен быть плавным, чтобы те, кто учится сейчас, того чтобы подать заявку, могли получить образование по текущим программам. По- нужно пройти профориен- лученные дипломы будут легитимными. Кроме того, Пре- тацию в Центре занятости зидент напомнил, что безработица в России сократилась населения. После этого до исторического минимума — 3,7 процента. кандидатам подберут нуж- ную программу. Записать- ся можно на портале. В Трудовой кодекс внесут очередные изменения по охране труда В силу поправки вступят с 1 сентября 2024 года. Согласно законопроекту, в статью 213 ТК внесут два изменения. Ор- ганы исполнительной власти субъектов смогут сами фор- мировать структуру и численность подразделений, которые проводят госэкспертизу условий труда. В Трудовой кодекс добавят статью 214.3 — «Личный кабинет по охране труда работодателя». Минтруд определит алгоритм, по которому компании смогут получать доступ к личному кабинету, со- став, порядок размещения и хранения документов о состоя- нии условий и охраны труда. 8 Директор по персоналу, № 4 апрель 2023

Новости Минздрав подготовил проект о дистанционных медосмотрах Минздрав подготовил проект об особенностях проведе- ния медосмотров работников. Новые правила заработают с 1 сентября 2023 года. Сотрудникам, чтобы проходить дис- танционные осмотры, нужно пройти идентификацию в ин- формсистеме медорганизации. Цифровые медизделия бу- дут автоматически передавать показатели в информсистему медорганизации. Задача работодателей — проконтролиро- вать это при первичной авторизации. Результаты осмотра внесут в медкарту сотрудника и передадут работодателю, чтобы он сразу смог внести данные в путевые листы. Минтруд предлагает закрепить критерии Минцифры трудовых отношений в Трудовом кодексе подготовило перечень специалистов, Изменения в Трудовой кодекс подготовили для реализации которым запретят плана мероприятий по сокращению теневой занятости и ле- работать удаленно гализации трудовых отношений на 2022—2024 годы. При этом работодатели выражают протест. По их мнению, если В Минцифры подготови- принять пять предложенных депутатами критериев, то ра- ли проект постановления ботодатели смогут взаимодействовать с наемными работни- с запретом на удаленную ками только в рамках трудовых договоров. А это лишит ры- работу для некоторых ка- нок труда РФ гибкости. Профсоюзы, напротив, считают, что тегорий IT-специалистов. инициативу нужно не только поддержать, но и дополнить Он  распространяется новыми критериями. Без этого работодатели продолжат на специалистов, которые «злоупотреблять использованием гражданско-правовых обслуживают государ- договоров вместо трудовых». ственные информационные системы, системы объектов Госдума приняла в первом чтении новую критической информаци- редакцию закона «О занятости населения» онной инфраструктуры, оборот персональных дан- Законопроектом предлагается сделать акцент на предотвра- ных в компаниях. Так, со- щении безработицы. Одна из инициатив — ввести стимули- гласно документу, могут рующие выплаты за каждого трудоустроенного граждани- запретить дистанционный на, а также систематизировать вопросы подготовки кадров труд за пределами РФ ай- и запросов работодателей. Сейчас, как отдельно отмечают тишникам, работа которых представители власти, есть дефицит кадров в сферах ЖКХ, связана: с  разработкой, строительства, информационных технологий и инженерии. внедрением и администри- Напомним также, что новая версия впервые закрепляет в за- рованием государственных конодательстве такие категории, как самозанятые и платфор- информационных систем, менно занятые. с разработкой, внедрени- ем и администрированием e.HR-director.ru информации. 9

HR-департамент Организация Дарья ФЕДОСЕЕВА, работы шеф-редактор журнала «Директор по персоналу» Асинхронная коммуникация вместо совещаний. Нужна ли она вам, чтобы улучшить корпкультуру и взаимодействие между сотрудниками Большинство компаний продолжают регулярно проводить совещания. Но за- рубежные HR-коллеги считают совещания пережитком прошлого. В качестве аль- тернативы они предлагают использовать асинхронную коммуникацию. Подробнее о ней западные коллеги рассказали в статье, которую мы перевели, чтобы вы могли познакомиться с зарубежным опытом. В своей статье зарубежные коллеги говорят, что за последние пятьдесят лет мы стали совещаться чаще и дольше. В среднем руководители проводят за различными обсуждениями 23 часа в неделю. При этом исследования по- казывают, что 71 процент руководителей считают совещания пустой тратой времени, а в компаниях все чаще обращают внимание на то, что регулярные встречи только выматывают коллектив. Сегодня работодатели все чаще вво- дят правило «День без совещаний» и отказываются от рабочих календарей по типу Google и Shopify. Но это единичные случаи — на глобальном уровне большинство руководителей компаний все еще не представляют, как вы- строить эффективную работу внутри организации без регулярных встреч. Компания TheSoul Publishing еще в 2019 году решила избавиться от про- блемы и провела полную реформу политики совещаний. Организации нужна была модель, которая дала бы сотрудникам из филиалов в 70 странах по все- му миру возможность самостоятельно контролировать свое расписание и об- щаться с коллегами в удобное время. Чтобы заменить совещания, TheSoul Publishing перешла на асинхронный режим коммуникации. Для этого компа- ния разработала специальное корпоративное приложение, которое помогло сотрудникам оставаться на связи, даже если они не могли синхронизировать графики и быть в офисе в одно и то же время. 10 Директор по персоналу, № 4 апрель 2023

Организация работы Что такое асинхронная коммуникация и почему она полезна 11 в управлении персоналом Асинхронная коммуникация — термин из области телекоммуникаций. Суть в том, чтобы передавать данные без синхронизации по времени. То есть стороны обмениваются данными с временными перерывами, а не кружатся в постоянном потоке общения. На практике это работает примерно так: вы отправляете сообщение, на- пример по электронной почте или по Skype, и не ждете сиюминутного отве- та. То есть любое общение — это не нескончаемый поток вопросов и ответов. Напротив: на вопросы коллеги отвечают через какое-то время, в которое обычно заняты работой над другой задачей. Противоположность асинхрон- ной коммуникации — привычные нам совещания, очные или в том же Skype или Zoom. Там вопрос-ответ происходит здесь и сейчас, в режиме реального времени. Плюсы асинхронной коммуникации: — Возможность работать более сфокусированно. Никто никого не от- влекает от текущих дел, а значит, сотрудники допускают меньше ошибок. С этим растет продуктивность и падает уровень стресса, потому что можно планировать работу. — Можно зафиксировать, кто что сказал, к кому и в какое время обратился с конкретным вопросом. Плюс фиксируются ответы, а значит, задавать один и тот же вопрос дважды не придется. — Есть время на обдумывание ответа. А это значит, что они становятся четче и качественнее. — Сотрудникам не обязательно находиться в рабочем потоке в одно и то же время. Это полезно, если в команде есть удаленные работники. Как отказ от совещаний улучшит работу персонала TheSoul Publishing перешла на асинхронную коммуникацию и отказалась от постоянных совещаний в 2019 году, и вот какие результаты они получили. В разы выросла эффективность коммуникации между командами. Недопони- мания сошли на нет, так как сотрудникам больше не приходилось каждый раз вспоминать, о чем они говорили на совещании, чтобы принимать решения. Вместо этого сотрудники могли найти ответы на свои вопросы в хранили- ще проектов компании, во внутренней справочной программе Confluence или в мессенджере Slack. Выросла продуктивность работы, так как новая система учитывала, что у каждого работника есть свой промежуток времени, когда он максимально эффективен. Гибкий график и возможность самостоятельно контролировать свое расписание дали сотрудникам возможность оставаться сфокусированными, не отвлекаясь на запланированные совещания. Как отказ от совещаний повлияет на корпоративную культуру В TheSoul Publishing убедились, что отказ от совещаний не повлияет на сло- жившуюся корпоративную культуру и не разрушит командный дух вну- три самой организации. С этими проблемами помогла справиться «Стена славы» — внутренний канал Slack, где коллеги могут публично поздрав- лять и хвалить друг друга. Есть и другой побочный положительный эффект e.HR-director.ru

HR-департамент от асинхронной коммуникации, даже без «Стен славы». Сотрудники начи- нают уважать и ценить рабочее время коллег. Все понимают: если коллега не отвечает, это не потому, что он игнорирует или попивает кофе на кухне. Он занят делом и ответит, когда освободится. Никто никого не дергает в про- цессе работы и не отвлекает по пустякам. В прошлое уходят все сообщения с пометками ASAP и СРОЧНО. А это положительно влияет на психологиче- ское состояние персонала, так как он не находится в ощущении постоянного цейтнота и дедлайна из-за чувства, что от него срочно ждут ответа. Как компании перейти на систему асинхронной коммуникации Удаленный режим работы и электронный формат общения сейчас как ни- когда популярны, поэтому система асинхронной коммуникации принесет пользу многим компаниям. Чтобы успешно изменить модель коммуникации, недостаточно очистить рабочие календари сотрудников. Руководители долж- ны построить новую, свободную от совещаний, корпоративную культуру. Для этого нужно научить сотрудников продуктивному общению. В первую очередь четко объясните, в чем суть новой системы и зачем она нужна. Затем обучите сотрудников, как ей пользоваться, и дайте им все необходимые инструменты. Когда вокруг новой системы образуется кор- поративная культура, модель быстро приживается в компании. Даже если сотрудники работают в разных странах, такой подход даст командам воз- можность успешно перейти на новую модель коммуникации, продуктивно сотрудничать и двигаться вперед, сохраняя при этом баланс между работой и личной жизнью. Реально ли внедрить асинхронную коммуникацию? Это возможно, но сложно. При- те, кто занят в обсуждаемых про- они могли подготовиться. Один дется перестраивать корпоратив- ектах. Ответственный сотрудник из участников встречи ведет ную культуру и учить сотрудников заранее высылает участникам протокол, в котором фиксиру- работать по-новому. На это, приглашения или оповещает ет решения, ответственных за скорее всего, никто не согласит- в общей группе. Участие посто- результат и сроки. Хорошо, если ся. Поэтому можно сократить ронних исключено. На планер- такая встреча будет проходить от количество совещаний. Для этого ке сотрудники оценивают ход 30 минут до 1,5 часов. сначала определите, какие виды работы, сверяют «компасы» и при Рабочие группы. Внеплановые общих сборов практикуют ваши необходимости вносят измене- встречи по срочным вопросам. сотрудники, кто задает их ре- ния в процесс. Участников может быть столько, гламент и контролирует тайминг. Совещание. Официальное сколько компетентных специали- Потом нужно определить новые заседание, на котором коллеги стов необходимо, чтобы принять форматы встреч и регламент. На- обсуждают спорные вопросы из решение. Встречи проходят, как пример, они могут быть такими. повестки дня. Координатор или правило, быстро. Этот формат Планерка. Короткая встреча секретарь готовит ее заранее позволяет решить ситуацию на 15 минут. Участвуют только и рассылает участникам, чтобы здесь и сейчас. 12 Директор по персоналу, № 4 апрель 2023



HR-департамент Бюджет на подбор персонала. Что учитывать при планировании расходов По данным экспертов, рынок труда за первый квартал стабилизировался и появи- лись новые источники поиска персонала. Поэтому бюджеты, которые составляли в конце прошлого года, могут стать неактуальными, и их нужно скорректировать под новые реалии. Из статьи узнаете, как составить новый бюджет и на что обратить особое внимание. Составляя бюджет затрат на персонал, нужно проанализировать ситуацию в компании. Необходимо сравнить, что происходит сейчас, а что было не- сколько прошлых периодов. Нужно определить тенденции и закономерно- сти, а уже после приступить к работе. Можно также учитывать опыт коллег, но не пытаться подражать им на все сто. Скопировать наработки других при планировании расходов невозможно — у каждой компании своя специфика. Изменился ли план подбора Проверьте, сколько вакансий предстоит закрыть до конца года. Учитывайте заявки на подбор от линейных руководителей. Обязательно переговорите с каждым из них лично и обсудите вероятность изменения планов, а также рациональность приема заявленного количества человек. Уточните у гене- рального директора, не планирует ли он расширять бизнес или, наоборот, сокращать. Вдруг его планы по итогам первого квартала изменились. Попросите его поделиться с вами планами и цифрами, чтобы понимать, как организовать подбор. Для расчета количества временных сотрудников проанализируйте: сколько человек в среднем отсутствует по больничным листам в сезоны эпидемий; какое число сотрудников в декретном отпуске и сколько уйдут в него в ближайшее время; количество молодых специа- листов, которых заберут в армию. Если продукция или услуги компании пользуются спросом в определен- ное время года, подумайте, не придется ли увеличивать штат в этот пе- риод года. Исходя из этой ситуации и планируйте временный персонал. 14 Директор по персоналу, № 4 апрель 2023

Организация работы Но не закладывайте в бюджет слишком большое количество сотрудников — 15 обосновать затраты на них перед руководством будет сложно, особенно в пе- риод кризиса. Включите в план примерное количество потенциальных новичков и про- считайте затраты на их подбор. Берите во внимание и тот факт, что какие-то сотрудники уволятся, а освободившиеся вакансии придется оперативно за- полнять. Возьмите за основу средний показатель увольнений за предыдущие периоды. Чтобы его рассчитать, суммируйте количество увольнений за по- следние два-три года, а затем разделите на количество лет. ПРИМЕР В штате работают 100 сотрудников. В декретном отпуске — 2 человека, в армию уйдет 1 сотрудник, а в период эпидемии всегда отсутствуют от 3 до 5 человек. При этом во время повышенного спроса не хватает около 5 работников. Соответственно, в бюджет на подбор нужно закладывать минимум 11 временных сотрудников. Даже при распределении обязанностей между оставшимися работниками компания не сможет работать в полную мощь без новичков. Сколько времени уходит на подбор разных категорий персонала От скорости подбора напрямую зависят затраты. С редкими специалистами и кандидатами на руководящие должности обычно приходится долго вести переговоры. Иногда их нужно переманивать из фирм-конкурентов — это долгий и затратный путь, так как часто требуется привлекать агентства. А вот скорость подбора массового персонала, как и затраты на его привле- чение, минимальные. Соответственно, рассчитайте стоимость закрытия каждой конкретной позиции индивидуально, а затем суммируйте. Поменялись ли методы и источники поиска Выбор метода подбора зависит от трех факторов: категории самой вакан- сии, срочности, а также от того, готова ли компания нести определенные расходы. Если вы знаете, что придется принимать управленцев или редких специалистов, а штатные рекрутеры не владеют техникой эксклюзивного поиска, лучше включайте в HR-бюджет расходы на сотрудничество с кадро- выми агентствами. ИСПОЛЬЗОВАТЬ ЛИ СОЦСЕТИ? Да, несмотря на запрет некоторых соцсетей в РФ, в них по-прежнему можно искать кан- дидатов. Не забывайте и про отечественные социальные сети. Молодежь на массовые и стартовые линейные позиции можно искать на сайте «ВКонтакте». Используйте сеть Odnoklassniki. Здесь не только «бабушки» — аудитория помолодела, и в целом средний портрет — от 35 лет. То есть реально найти массовый персонал средних лет. Увеличились или нет расходы на рекрутеров Проанализируйте, не придется ли увеличивать штат рекрутеров, чтобы свое- временно обеспечивать компанию новыми сотрудниками нужного уровня. e.HR-director.ru

HR-департамент Для этого рассчитайте, сколько новичков в среднем подбирает каждый ме- неджер. Используйте данные за шесть месяцев. Сложите общее количество подобранных сотрудников, получившееся число разделите на шесть месяцев, а затем на общее количество рекруте- ров. Например, за полгода приняли 64 новых сотрудника. У вас в штате два менеджера по подбору персонала, следовательно, на каждого приходится по пять сотрудников в месяц. Примите этот показатель за норму. Теперь рассчитайте, сколько работников придется подбирать каждому менеджеру, исходя из новых задач до конца года. Если понимаете, что ре- крутеры не справятся, а вам придется искать дополнительных специалистов, подумайте, сколько именно человек. После этого включите в бюджет на подбор расходы на выплату зарплаты, соцпакет, налоги, взносы, обязательное страхование, а также затраты на ор- ганизацию рабочего места. ПРИМЕР После разговора с генеральным директором HR понял, что придется принимать двух рекрутеров из-за того, что компания будет расширяться. В бюджет на подбор персо- нала он включил их зарплату за 12 месяцев — 840 тыс. руб., стоимость соцпакета — 30 тыс., налоги и взносы в ПФР, а также в фонды обязательного медицинского и со- циального страхования — 302 тыс. 400 руб., плюс затраты на организацию рабочего места — 30 тыс. руб. Итого 1 202 400 руб. Изменилась сумма расходов или нет Стоимость найма новых сотрудников рассчитайте по формуле или с помо- щью онлайн-калькуляторов. Учитывайте, что во втором случае возможны ошибки, так как не все программы работают правильно. Если вы промахнетесь при подсчетах, добиться, чтобы генеральный вы- делил дополнительные средства на протяжении года, будет сложно. Всегда проверяйте получившиеся значения по формуле: СН = РР + ОА + РБ + ЗР + ПС + 10%, где: СН — стоимость найма; РР — расходы на рекламные объявления о вакансиях компании в СМИ; ОА — оплата услуг агентства; РБ — реферальный бонус при приеме персонала по рекомендации сотрудников; ЗР — затраты на зарплату рекрутерам; ПС — затраты на размещение информации о вакансиях на специальных сайтах; 10% — косвенные и непредвиденные расходы. ПРИМЕР СН = 15 000 руб. + 150 000 руб. + 5000 руб. + 280 000 руб. + 130 000 руб. = = 580 000 руб. + 10% = 638 000 руб. Если необходимо рассчитать стоимость одного сотрудника, то полученную сумму разделите на количество подобранных сотрудников: 638 000 : 5 = 127 600 руб. Если вы видите, что цена слишком высока, поищите альтер- нативные варианты. Например, как можно реже пользуйтесь услугами агентств и чаще повышайте своих сотрудников. 16 Директор по персоналу, № 4 апрель 2023

Быстрая подписка 8 (800) 505-88-90 ПЯТЬ АРГУМЕНТОВ HRD ДЛЯ ЗАЩИТЫ БЮДЖЕТА НА ПОДБОР ПЕРСОНАЛА «При подборе мы опираемся на бизнес- «Если мы увеличим бюджет на подбор, цели компании и заявки руководителей» то сэкономим на налогах» Подчеркивайте, что вы исходили из бизнес-планов В разговоре с членами совета директоров опи- и из заявок руководителей. Кроме того, принима- райтесь на подпункт 8 пункта 1 статьи 264 НК. ли во внимание средний показатель по количеству Объясните, что Налоговый кодекс позволяет увольнений. Несомненно, на подбор сотрудников работодателям считать затраты на подбор персона- нужно тратиться, но размер этих трат несопоста- ла расходами. Это значит, что на их сумму компа- вим с потерями, которые может нести компания ния может уменьшить базу, облагаемую налогом из-за отсутствия нужных специалистов. Приведите на прибыль. Под затратами на подбор подразу- убедительный пример. Предположим, один ре- мевают те деньги, которые платили кадровым крутер подбирает двух менеджеров по продажам. агентствам, а также газетам, журналам и интернет- Плановая выработка каждого — 10—15 сделок сайтам за размещение объявлений о вакансиях. купли-продажи в месяц на сумму от 50 тыс. Главное, чтобы расходы были обоснованными, до 100 тыс. руб. Таким образом, вместе они обес- а также имелись все подтверждающие документы: печивают выручку компании на сумму от 1 млн платежные поручения либо приходные и расходные до 3 млн руб. кассовые ордера, договоры на оказание услуг. «Рекрутеры уже не справляются «Мы снизили стоимость подбора через с нагрузкой. Нужно увеличить штат» систему повышений» Если вам нужно увеличить штат рекрутеров, Обратите внимание руководства на то, что с чем не согласен совет директоров, покажите, вы планируете снизить расходы за счет назна- что нагрузка на каждого рекрутера увеличивает- чения на руководящие должности ведущих со- ся по мере расширения компании. Скажите, что трудников с лидерскими качествами. Останутся нужно бы принять больше сотрудников, но вы только позиции специалистов, которых подби- и так заложили в план всего двух новых менед- рать легче. Для этого не требуется больших за- жеров по подбору. Если их не привлечь, подбор трат, так как подбор проводится силами своих новых сотрудников будет идти медленнее, и есть рекрутеров. Если на позиции изъявили желание вероятность, что не все из них появятся в компа- прийти выпускники вузов, которые проходили нии в необходимый момент, а это — финансовые у вас стажировку, — это тоже дополнительный потери для работодателя. фактор экономии средств. e.HR-director.ru «Сильный кадровый состав поможет удержать позицию на рынке» Сильный кадровый состав — тот фактор, который напрямую сказывается на ее успехе, прибыльно- сти и развитии. Если сотрудники не справляются с должностными обязанностями, это сказывается на качестве товаров или услуг. В период расши- рения фирмы это становится особенно заметно не только руководству, но и клиентам. Объясните владельцам бизнеса, что в 2023 году как никогда важно соответствовать самым строгим критериям. Сэкономив на бюджете на персонал, они рискуют развалить то, что строилось годами. Лучше, если вы будете оперировать цифрами, сопоставляя по- тенциальную прибыль с затратами. 17

HR-департамент Организация Александра БОРИСОВА, работы шеф-редактор направления «Актион Кадры и HR» Пять функций ChatGPT для HR-ов. Реальная помощь или модная фишка Общение с кандидатами, адаптация новых сотрудников, оценка персонала, HR- аналитика и подготовка отчетов — все это якобы может новомодный ChatGPT. Мы решили разобраться, действительно ли бот с искусственным интеллектом способен помочь HR-ам. Для этого изучили, что пишут ваши коллеги из зару- бежных компаний, узнали, как используют ИИ и к каким результатам пришли. В статье — краткое резюме. ChatGPT — прорыв 2023 года. Это модная нейросеть, которая умеет почти все: и дипломы писать, и письма составлять, и ответы на любой вопрос ге- нерировать. Все это при условии, что бот только-только начал развиваться. Можно представить, какие функции у него появятся спустя время. При этом одна из самых крутых фишек ChatGPT — простота использования: достаточ- но ввести запрос, и бот сам сделает все, что нужно. HR-ам, кстати, он тоже пригодится. Какие задачи по управлению персоналом можно решать через нейросеть уже сейчас и стоит ли вообще это делать, поговорим в статье. ChatGPT может просматривать резюме, задавать вопросы кандидатам и планировать собеседования Чат-боты, роботы и прочие блага искусственного интеллекта в подборе штука не новая. Многие компании давно используют ботов для сбора резю- ме, планирования собеседований и даже для оценки, насколько соискатель подходит на должность. Есть готовые решения, например Робот Вера или сервис видеоинтервью от Skillaz. Некоторые компании создают чат-боты для общения с кандидатами под себя, например X5 Retail. ChatGPT имеет все присущие стандартным ботам функции. Например, может сгенерировать список вопросов для собеседования по заданной долж- ности. Можно загрузить в бот резюме кандидата и попросить оценить его по ука- занным параметрам. Чат-бот поможет запланировать интервью и составить 18 Директор по персоналу, № 4 апрель 2023

Организация работы индивидуальный перечень вопросов для каждого соискателя. Это в целом значительно облегчает рутинную работу рекрутеров. Стоит ли попробовать. Разве что побаловаться. Нейросети хоть и развивают- ся, но до уровня общения «человек — человек» им еще далеко. А это значит, что оценить, насколько, скажем, соискатель подходит на должность, или по- добрать максимально корректные вопросы — на сто процентов не сможет. Однако тут все зависит от рекрутера: чем точнее вы опишете задачу, тем точнее будет ответ бота. Точно не стоит использовать для оценки и подго- товки к интервью с топами и HiPo-специалистами. Ирина АКЛАНОВА, менеджер проектов, консалтинговая компания Zetic (Москва) ChatGPT может просматривать резюме, задавать вопросы кандидатам и планировать собеседования Важно понимать, что ChatGPT — это не просто чат-бот, это фундаментальный сдвиг в мышлении пользователя, многосторонний инструмент управления процессами и кон- тентом. Более того, ChatGPT открыл API, то eсть позволил пользователям интегрировать его в свой продукт/сервис, таким образом упрощая использование и позволяя пользо- вателю адаптировать искусственный интеллект под свою специфику. Соответственно, в части рекрутмента это дает возможность внедрения ChatGPT и на стадии отбора резюме, и на этапе оценки навыков и знаний, и в части управления логистикой встреч. Ключевая сложность для внедрения ИИ в рекрутменте — это необходимость диало- га, то eсть двустороннего взаимодействия кандидата и HR-а. ChatGPT может выполнять эту функцию, но он выполняет ее на приемлемом уровне, то eсть при большом потоке вакансий и кандидатов это имеет смысл, потому что потенциальные потери на качестве обработки CV, ошибках в понимании опыта и возможностей кандидатов нивелируются Пример, как ChatGPT можно использовать для подготовки к собеседованиям 17 февраля Привет! Придумай пять вопросов для собеседования с менеджером по продажам. Я HR, и мне нужно оценить опыт и квалификацию соискателя 17:25 1. Какой у вас опыт работы в области продаж? 2. Какие сильные и слабые стороны вы имеете в работе с клиентами? 3. Что вы думаете о конкурентной среде на рынке продаж? 4. Какие стратегии продаж вы применяли для успешного достижения целей продаж? 5. Какие методы вы использовали для улучшения качества обслуживания клиентов? 17:26 e.HR-director.ru 19

HR-департамент скоростью и эффективностью процесса. Однако если мы нанимаем редких дорогих кандидатов, которые требуют к себе внимания, — ChatGPT создает нам потенциальные риски потери специалиста. При этом ChatGPT может показывать нам в структурированном виде особенности кандидатов. Например, в каком режиме и с каким качеством они могут воспринимать новую или сложную информацию, как быстро они мыслят и принимают решения, на- сколько это качественные решения, как они мыслят в целом (от общего к целому или наоборот) и т. д. За счет формирования подходящих вопросов мы можем отобрать кандидатов, отве- чающих нашей корпоративной культуре и специфике роли. Более того, в случае инте- грации ИИ в рекрутмент-процесс система будет поддерживать связь с «правильными кандидатами» до момента, когда у нас откроется вакансия или пока они нарабатывают нужные нам навыки. Это позволяет снизить расходы на рекрутмент, повысить привлекательность бренда работодателя и получить самых лучших специалистов в штат. ChatGPT может упростить адаптацию: разъяснить процедуры и ответить на вопросы Адаптация — еще одна сфера, где многие HR-ы уже давно прибегают к помо- щи искусственного интеллекта. Понятно, что ввод в должность — ключевой этап для всей будущей работы в компании. Поэтому тут, как нигде, важно личное общение. Однако первые рабочие дни — это еще и много бюрократии: нужно под- писать кучу бумажек, пройти инструктажи, разобраться, где что находится и к кому с каким вопросом обратиться. Во всем этом поможет ChatGPT. Он, например, в силах написать универсальную инструкцию для новичков, со- ставить анкеты, чтобы оценить, как проходит адаптация, сделать дорожные карты. Пример, как использовать ChatGPT, чтобы написать универсальную инструкцию для новичков Сделай инструкцию. Сотруднику нужно прийти на работу к 10 утра, подняться в отдел кадров на пятый этаж и подписать документы. После пройти инструктажи: вводный по охране труда, вводный по ГО и ЧС. Потом можно приступать к работе. 17:35 Инструкция для сотрудника: 1. Придите на работу к 10 утра 2. Войдите в здание и поднимитесь на 5-й этаж в отдел кадров 3. Подпишите необходимые документы 4. Пройдите вводные инструктажи по охране труда и ГО и ЧС 5. После этого вы можете начать работу 17:36 20 Директор по персоналу, № 4 апрель 2023

Организация работы Стоит ли пробовать. Да. Бот на самом деле поможет упростить формальности. Но учитывайте: чтобы получить готовые инструкции, нужно четко пропи- сать, что делать. Потрудиться, правда, придется всего один раз: дальше ин- струкцию можно раздавать всем. Кроме того, ChatGPT можно использовать как чат-бота для быстрых ответов на вопросы сотрудников. Это упростит адаптацию: если не знаешь, у кого спросить, всегда можно спросить у бота. Анна СТЕПАНОВА, руководитель компании Adverica, партнер компа- нии KODA Agency Нейросети подходят только для рутинных задач Нейросети упрощают рутинные задачи, и ChatGPT не исключение, но пока они не способны справиться с ключевыми этапами любого процесса: формулировкой задачи и оценкой результата. Автоматизация — этап, который в любых сферах бизнеса проводится после того, как основные бизнес-процессы сформированы и протестирова- ны в условиях конкретной компании. Если есть проблема на любом из этапов, то авто- матизация принесет еще большие сложности. Функцию ответов на вопросы, кстати, можно использовать и не только во время адаптации. Бот ответит на любой вопрос любого сотрудника, если вы дадите ему нужную информацию: поможет написать заявление или взять отпуск, расскажет о зарплате и оформлении командировок. Это сокращает количество бумажной работы, а значит, очень экономит время на действи- тельно важные дела — и ваше, и сотрудников. ChatGPT может провести опрос, собрать отзывы, провести оценку персонала Чат-бот удобно использовать, чтобы проводить анонимные опросы сотрудни- ков. А значит, собирать честные отзывы и мнения. Подобные опросы могут Какую информацию необходимо предоставить ChatGPT, чтобы он смог провести опрос сотрудников Привет! А ты можешь провести опрос? 12:00 Здравствуйте! Да, я могу провести опрос. Начнем с того, что вы должны задать вопросы, которые будут исследовать определенные аспекты темы, на которую вы опрашиваете. Затем вы должны создать опросник, который будет состоять из вопросов, которые вы задали, а также из ответов, которые могут быть даны. Затем вы должны найти нужных людей, которые будут отвечать на ваши вопросы. В зависимости от того, сколько людей вы хотите опросить, вы можете использовать различные методы распространения опросника, такие как анкеты по электронной почте, интервью по телефону или переписка через социальные сети. После проведения опроса вы можете анализировать полученные ответы и составить отчет. 12:01 e.HR-director.ru 21

HR-департамент помочь держать руку на пульсе и показывают работникам, что вы заинте- ресованы в том, что они думают на самом деле. ChatGPT при этом может не просто собрать мнения, но и обработать их, проанализировать и дать вам резюме. А это большая экономия времени. Кроме опросов, чат-бот может провести и оценку персонала: от собствен- но самой оценки до анализа ее результатов. Стоит ли пробовать. Да, но только на конкретном этапе проведения опроса и сбора информации. Пока основная проблема чат-бота — в его новизне и непроверенности. То есть нейросеть еще недостаточно обучена, а значит, недостаточно гибкая. Она легко проигнорирует то, что обязательно заметит опытный HR. И если с опросами и мнениями это не настолько критично, то с оценкой персонала промах может обернуться неприятными последстви- ями — от падения лояльности конкретного сотрудника до удара по всему HR-бренду. Ольга ИСАЕВА, бизнес-тренер, сертифицированный специалист по оценке ТОП-менеджмента (Hogan) «Нечеловеческий» фактор искусственного интеллекта Когда я как консультант создаю модель компетенций и учу проводить интервью по компетенциям простых управленцев, которые не связаны с направлением HR, мне тоже приходится понимать, что есть пресловутый «человеческий фактор» при оценке. Если есть человеческий фактор, было бы очень интересно посмотреть на «фак- тор нейросети». То есть провести оценку по конкретной модели компетенций конкрет- ного персонала компании с помощью трех фокус-групп: линейные руководители данной компании, чат-бот и сертифицированный специалист по оценке. Ведь интересно полу- чить отклонение по данным этих фокус-групп. Могут нам встретиться ложные допуще- ния? Возможно. Только у какой из этих трех групп? Прямой эффект от применения ChatGPT в сборе информации по оценке персона- ла — явное преимущество в работе руководителей HR-подразделений и конкурентная среда для сотрудников HR. Как бы хорош ни был искусственный интеллект, важно помнить, что любая оценка должна заканчиваться действиями. Причем что это будут за действия, должны решать именно люди, исходя из потребностей компа- нии и конкретных сотрудников. Поэтому, если проводите опрос мнений, обязательно нужно предпринять соответствующие результатам шаги. Если проводили оценку персонала — подобрать работникам обучение или на- ставничество. То есть чат-бот — это только предшественник работы лицом к лицу с работниками. ChatGPT может собрать данные и подготовить отчеты Искусственный интеллект, как никто, хорош в аналитике. В конце концов, это тоже цифры и алгоритмы. Поэтому HR-ы могут использовать нейросеть как дополнительный инстру- мент, который оценит данные. Достаточно только этими данными с ботом поделиться. 22 Директор по персоналу, № 4 апрель 2023

Организация работы Александр ВЫСОЦКИЙ, собственник, генеральный директор компа- нии Visotsky Inc. Сервис может собирать отчеты Моя компания уже активно начала применять ChatGPT. Но не скажу, что HR-служба — первое подразделение, где мы тестировали этот инструмент. Сначала его попробовали специалисты по маркетингу и продвижению: для написания текстов, составления контент-плана. Мы поняли, что ChatGPT поможет нам с реализацией стра- тегии в отношении персонала: мы хотим избавить сотрудников от рутины. Наша цель — оставлять на них «умные» задачи, которые требуют творчества и креативных решений. От оперативки избавляемся с помощью автоматизации, а ChatGPT — прекрасный пример такого решения. Отдел аналитики с помощью инструментов, в числе кото- рых и ChatGPT, смог автоматизировать сбор ежедневных отчетов по трафику. Теперь специалисты могут не тратить ресурс на сбор данных, а только на их анализ — в этом искусственный интеллект пока не силен. Это сильно экономит время специалистов. Важный момент — ChatGPT будет мак- симально эффективным, если вводить запросы на английском языке. Поэтому я реко- мендовал бы HR-специалистам и руководителям смотреть в эту сторону и подталкивать сотрудников к изучению английского. Это расширит список инструментов, которые можно использовать для развития бизнеса. Стоит ли пробовать. Да. Когда люди пытаются толпой сами проанализировать кучу цифр, часто выходит чехарда. Именно тут искусственный интеллект на самом деле может в разы упростить работу HR-ам. Но все равно полно- стью полагаться на нейросеть не стоит: вам нужно понимать, что говорят вам цифры. Иначе принять стратегически важные решения не выйдет. ChatGPT поможет в раздаче обучающих материалов и проследит за прогрессом в развитии сотрудников Пока чат-бот только учится, но уже может помочь в решении базовых задач, которые связаны с обучением. Например, напоминать работникам, что они должны пройти курс или просмотреть вебинар, направить им обучающие Пример, как можно использовать бот для простых HR-расчетов Помоги рассчитать коэффициент текучести за год. В компании 145 человек. За год уволилось 15, в декрет ушло трое. Мы приняли пятерых, но один ушел на испытательном сроке. 17:45 Вы можете рассчитать коэффициент текучести за год, используя следующую формулу: текучесть = (количество уволившихся + количество ушедших в декрет) / количество сотрудников в начале года Î 100. В вашем случае это будет равно (15 + 3) : 145 Î 100 = 11,03% 17:46 Искусственный интеллект произвел неправильные расчеты. По формуле процент текучести будет 12,4. 23 e.HR-director.ru

HR-департамент материалы, позадавать работникам вопросы, чтобы проверить, как они усво- или материал. Стоит ли пробовать. Если только для решения очень простых задач. Более сложные задачи чат-бот пока решать не может. Поэтому не получится, на- пример, попросить его составить программу обучения под конкретные за- дачи. Так как ChatGPT — это многофункциональный чат-бот, областей его применения не счесть. Бот интерактивный, поэтому его удобно использовать для общения с работниками и для ответов на вопросы. ChatGPT в силах моментально обработать большинство запросов сотрудников, а значит, ос- вободит HR-ов от части рутины и необходимости по кругу рассказывать одно и то же двадцать раз. Это экономит не только время, но и деньги — HR-отдела в частности и компании в целом. Марина МИРОНОВА, HRD ИК «ВЕЛЕС Капитал», HR-ментор Неэффективное обучение с ChatGPT ChatGPT в обучении вам нужен, только если вы считаете, что отличное обу- чение — это объемный контент и напоминание сотрудникам о соблюдении сроков. Также он полезен, если считать, что геймификация и эффект новизны — ос- новной путь вовлечения в учебный процесс. Если же вы давно занимаетесь вопросами обучения сотрудников, то для вас будет очевидно, что: 1. Проблема контента не ключевая — сейчас изобилие контента. Он или бесплатный, или по доступной цене. И проблема — его подстроить под задачи бизнеса и студентов, но уж точно не сгенерировать. Более того, если отдать на откуп боту генерацию кон- тента, то мы на выходе получим популярные идеи, банальные истины или упрощенные схемы, что скорее оттолкнет от обучения квалифицированных сотрудников, а не повы- сит «проходимость» курсов. 2. Спиннер для сотрудников. Эффект новизны, модная «фишка» может повысить интерес к обучению, но сойдет так же быстро, как мода на спиннер или «Клабхаус». Скорее всего, на новой технологии был бы эффективен запуск краткосрочных курсов, но не масштабного обучения, требующего больших затрат времени и воли сотрудника. Скорее, можно было бы использовать ChatGPT для технических целей в обучении, но он точно не заменит персонализацию и личное общение. В основных направлениях успешного обучения: ценность, мотивация, адаптированная программа. Роль ботов — исключительно техническая и поддерживающая. Кроме этого, ChatGPT — отличный инструмент для проведения анализа. Он может давать значимые выводы, достаточно только загрузить в него базу данных, которые хотите обработать, и поставить задачу. При достаточном уровне обучения нейросеть может предложить и базовые пути решения проблем с вовлеченностью и удовлетворенностью, подсказать, как эти по- казатели улучшить. ChatGPT может разрабатывать индивидуальные страте- гии вовлечения сотрудников, адаптированные к их потребностям. Однако, несмотря на все плюсы и потенциальные возможности, бот еще достаточно «сырой». Его нужно буквально «обучать», чтобы получить максимально ре- левантные данные. А значит, что в первое время полностью делегировать ему рутинные функции не выйдет. Но кто знает, что будет через год? 24 Директор по персоналу, № 4 апрель 2023



HR-департамент HR-инструмент Марина ЖЕЛЕЗКО, руководитель отдела подбора персонала ООО «Очаковская логистическая компания» Положение о подборе персонала поможет наладить работу рекрутеров и взаимодействие с внутренними заказчиками В этой статье — Положение о подборе персонала, которое я разработала для своей компании. Оно поможет вам наладить работу рекрутмента и разделить зоны ответственности между службой по подбору и внутренними заказчиками. В этом Положении я описала, что требуется от каждой из сторон на подготовительном этапе поиска, во время поиска, предварительного и окончательного отбора. Опи- сала сроки закрытия вакансии. Но в этом Положении вы также найдете не только описание всех процессов, но и полезные формы. Я добавила форму для заявки на подбор, для профиля должности, листа согласования при приеме на работу. Положение о подборе персонала ... 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Настоящее Положение определяет единые стандарты подбора персонала для общества с ограни- ченной ответственностью «Компания» (далее — Общество). 1.2. Данным Положением должны руководствоваться лица, которые участвуют в  процессе подбора персонала во всех подразделениях Общества. 1.3. Основной целью подбора персонала является своевременное и максимально эффективное удо- влетворение потребности Общества в обеспечении человеческими ресурсами. 1.4. Основными задачами системы подбора являются: — поиск и отбор кандидатов, максимально соответствующих требованиям к должности; — формирование и постоянное пополнение базы внешнего резерва кандидатов; — анализ эффективности мероприятий по подбору с последующей корректировкой при необходи- мости. 26 Директор по персоналу, № 4 апрель 2023

HR-инструмент 2. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ ПОНЯТИЙ 2.1. Подбор персонала — процесс привлечения кандидатов соответствующей квалификации для за- мещения определенной должности. 2.2. Заявка  — стандартизированная форма, которая фиксирует потребность в персонале. 2.3. Инициатор заявки — лицо, подающее заявку на подбор персонала (чаще всего руководитель под- разделения, в которое осуществляется подбор). 2.4. Исполнитель — лицо, ответственное за поиск и подбор персонала. 2.5. Кандидат/претендент на замещение вакантной должности — лицо, участвующее в конкурсе на за- мещение вакантной должности. 2.6. Компетенция — поведенческая характеристика, необходимая сотруднику для успешного выполне- ния рабочих функций, отражающая необходимые стандарты поведения. 2.7. Знание — обладание проверенной информацией, которая используется при выполнении работы. 2.8. Навык — знание и умение, необходимые для выполнения работы на определенной должности для достижения результата. 2.9. Компетентность — совокупность компетенций, необходимых для эффективной деятельности. 2.10. Профиль должности — описание компетенций, опыта и анкетных данных, необходимых для вы- полнения определенной работы в организации на определенной должности. 2.11. Стоп-лист — перечень компаний (корпораций, организаций и т. д.), из которых не рассматривают кандидатов на вакансию, или Ф. И. О. кандидатов, которые по каким-либо причинам не рассматриваются на определенную вакансию. 2.12. Предложение работы — документ в письменной форме, который закрепляет за работодателем готовность принять на  работу сотрудника, в  нем указывается позиция, оклад и  срок выхода на  работу, могут быть указаны размеры материального поощрения и наличие/отсутствие социального пакета. 2.13. Функционал сотрудника  — документ, который регламентирует обязанности сотрудника на  кон- кретной должности: полномочия, зона ответственности, требования к квалификации. 2.14. Требования к должности — это перечень требований, которые работодатель предъявляет к буду- щему сотруднику. 2.15. Система мотивации — это комплекс материальных стимулов для сотрудника, выраженный в ко- личественных или качественных показателях с указанием стоимости одного показателя для расчета пре- миальной части заработной платы. 3. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ПОДБОРА ПЕРСОНАЛА 3.1. Основными принципами подбора персонала являются: — осуществление подбора только на должности, существующие в штатном расписании подразделения при наличии штатной единицы; — осуществление подбора только при наличии заявки, профиля и должностной инструкции, функцио- нала сотрудника, требований к должности; — осуществление подбора на конкурсной основе; — преимущественное право на  замещение вакансий сотрудниками предприятия (кадровый резерв) при условии соответствия требованиям, указанным в заявке/профиле должности; — закрытие вакансий на основании утвержденных плановых сроков, которые зависят от уровня долж- ности вакантной позиции; — соответствие кандидата на замещение вакантной должности критериям должности, которые указа- ны в профиле должности; e.HR-director.ru 27

HR-департамент — распределение ответственности за закрытие вакансий на основании принадлежности к подразде- лению. 3.2. Лицами, ответственными за подбор персонала, являются менеджер по подбору персонала, а также руководитель направления подбора. 4. ПОРЯДОК ПОДБОРА ПЕРСОНАЛА Основанием для открытия вакантной должности может быть: — увольнение сотрудника, ранее занимавшего данную должность; — плановая замена сотрудника, занимающего должность; — перевод сотрудника на другую должность; — введение в штатное расписание новой штатной единицы. Процесс подбора персонала включает в себя следующие этапы: — подготовительный этап; — поиск кандидатов; — предварительный отбор кандидатов; — окончательный отбор кандидатов; — сроки закрытия заявки; — прекращение поиска кандидатов. 4.1. Подготовительный этап 4.1.1. Подготовительная часть к подаче вакансии осуществляется линейным руководителем и должна включать в себя следующие документы: — функционал должности; — требования к кандидату; — описание вакансии в случае имеющегося утвержденного шаблона; в случае отсутствия — составля- ется сотрудником отдела персонала; — заявка на подбор; — чек-лист (только для специалистов); — система мотивации и критерии оценки эффективности деятельности на период испытательного сро- ка и на основное время работы; — программа адаптации и обучения. 4.1.2. Требования к кандидату формируются на основании утвержденного профиля должности (состав- ляет сотрудник отдела персонала) и согласованной заявки на подбор персонала, наличие функционала для вакантной должности, разработанная линейным руководителем система мотивации, с точными пока- зателями и системой распределения премиальной части, а также с градацией на период испытательного срока, программой адаптации. 4.1.3. Руководитель подразделения, в котором открылась вакантная должность, заполняет в 1С Доку- ментооборот стандартную форму Заявки на подбор персонала (Приложение № 1) путем создания служеб- ной записки стандартной формы, прикладывает функционал должности, систему мотивации, программу обучения и отправляет на исполнение лицу, ответственному за подбор персонала. 4.1.4. Процесс согласования Заявки всеми ответственными лицами контролирует и несет Инициатор заявки на подбор. 4.1.5. Сотрудник отдела персонала после получения Заявки, согласованной всеми участниками под- бора: 28 Директор по персоналу, № 4 апрель 2023

HR-инструмент — на  основании полученного функционала совместно с  Инициатором заявки при помощи Матрицы компетенций Общества определяет, какими личными качествами должен обладать кандидат на  данную должность; — составляет Профиль должности (Приложение № 2) на основании Заявки. 4.1.6. Подбор персонала осуществляется на основе Алгоритма подбора персонала (Приложение № 3). 4.1.7. Если для Инициатора заявки на подбор вакансия не является срочной (в исключительных случа- ях), то она не ограничивается утвержденным сроком закрытия. 4.1.8. Датой принятия Заявки к исполнению является дата поступления согласованной заявки на под- бор в отдел персонала. 4.1.9. Менеджер по  подбору персонала осуществляет закрытие вакансий согласно плану подбора на месяц, утвержденному генеральным директором, с установленными сроками закрытия вакансий. 4.1.10. Инициатор заявки на подбор персонала после согласования Заявки обязан проверить наличие, оснащенность и комплектацию рабочего места будущего сотрудника. В случае необходимости — обеспе- чить наличие, оснащенность и комплектацию рабочего места за три дня до выхода сотрудника на работу с обозначенным испытательным сроком. 4.2. Поиск кандидатов 4.2.1. Исполнитель проводит переговоры с Инициатором с целью определения для себя взаимодействия по Заявке. Уточняет график встреч и готовность руководителя принимать участие в предварительном про- смотре резюме потенциальных кандидатов на данную вакансию. Инициатор может отклонить резюме кан- дидата на замещение вакантной должности с обязательным комментарием причины. 4.2.2. В  случае если Инициатор имеет перечень компаний/кандидатов, из  которых/которые не  могут рассматриваться на данную вакансию, то он может сформировать стоп-лист для Исполнителя, который предоставляется в виде отдельного документа посредством 1С Документооборот. 4.2.3. Ответственный за подбор персонала организует поиск кандидатов, используя различные источ- ники, зависящие от уровня и требований, предъявляемых к вакантной должности. Главными критериями при выборе источника поиска кандидатов являются эффективность источника и стоимость его исполь- зования. 4.2.4. Возможные источники поиска: — использование баз данных резюме/контактов кандидатов; — выявление претендентов на замещение вакансии из числа уже имеющихся кандидатов из внешнего резерва в базе (электронной/1С); — информация от соискателей о других специалистах; — рекомендация о потенциальных кандидатах от сотрудников, представителей, партнеров и др.; — использование специализированных сайтов сети Интернет, например таких, как: а) www.superjob.ru; б) www.hh.ru; в) www.rabota.ru; г) www.joblab.ru; д) www.zarplata.ru; е) www.avito.ru. — использование печатных/теле-/видео- источников; — вузы и профильные учебные заведения; — заявки в кадровые агентства, центры занятости; — использование социальных сетей, например таких, как Instagram, VK, Facebook; e.HR-director.ru 29

HR-департамент — прямой поиск соискателей: осуществляется посредством поиска информации о компаниях и потен- циальных кандидатах; сбора рекомендаций; установления контакта с интересующими кандидатами. 4.2.5. Информация, предоставляемая на рынок труда для привлечения кандидатов, должна содержать следующие сведения: — специфика организации; — характеристика должности (описание преимущества работы в нашей компании, функционал, воз- можность карьерного роста и т. д.); — профиль требований к  кандидату (набор необходимых профессиональных, личностных, корпора- тивных и управленческих компетенций, опыт и др.); — особенности условий труда. 4.2.6. Исполнитель анализирует эффективность использования того или иного источника поиска канди- датов на конкретную должность. Если источник неэффективен, то необходимо принять меры для редакти- рования вакансии, смены текста, льгот от компании, коррекции заработной платы и т. д. 4.2.7. Исполнитель на постоянной основе формирует, пополняет и использует базу резюме кандидатов из внешнего резерва. 4.3. Предварительный отбор кандидатов 4.3.1. Исполнитель осуществляет тщательный отбор поступивших резюме на соответствие требовани- ям, указанным в профиле и заявке. 4.3.2. Исполнитель на  основании заявки готовит профиль должности (в случае необходимости), скрипт телефонной беседы менеджера по подбору персонала с возможным кандидатом, актуализирует вопросы в чек-листе либо составляет его самостоятельно, согласовывая с Заказчиком, составляет лич- ностные тесты и тестовые задания на профпригодность, мотивацию, soft skills, hard skills. 4.3.3. При первичном телефонном общении с кандидатами, заинтересованными в вакансиях, Испол- нитель выявляет соответствие формальным требованиям и степень заинтересованности кандидата (воз- раст, уровень притязаний, желаемые условия труда и т. д.). 4.3.4. В случае выявления соответствия первичным требованиям по итогам телефонного интервью про- исходит приглашение кандидатов на собеседование. Цель собеседования: определить степень соответствия кандидата предполагаемой должности, получить информацию о  личностных качествах, мотивах и  целях кандидата. Также необходимо проверить кандидатов на соответствие корпоративным компетенциям. 4.3.5. После проведения первичного телефонного интервью Исполнитель фиксирует результаты и на- правляет Заказчику резюме и  анкеты, а  также  получает обратную связь о  дате и  времени проведения второго этапа собеседования не позднее трех рабочих дней. 4.3.6. Получив информацию о времени проведения второго этапа собеседования, Исполнитель фикси- рует информацию в приложении Google Календарь, оформляет заявку на бронирование комнаты активных переговоров, при необходимости заказывает пропуск для личного автотранспорта кандидата, отправляет кандидату схему проезда, за  день до  собеседования осуществляет напоминание кандидату и  Заказчику посредством направления письма на электронную почту или с использованием мессенджеров. 4.3.7. В  указанное время Исполнитель встречает кандидата и  провожает его до  комнаты активных переговоров, где совместно с Заказчиком осуществляет второй этап собеседования. 4.3.8. Стандарт проведения собеседования включает в себя следующие этапы: — установление контакта (приветствие кандидата, создание благоприятной атмосферы — 5 мин); — интервью с кандидатом (30—40 мин); — вопросы кандидата (информация о компании, презентация вакансии 5—7 мин); — завершение собеседования (договоренность о дальнейших действиях). 30 Директор по персоналу, № 4 апрель 2023

HR-инструмент 4.3.9. После прохождения собеседования с кандидатами необходимо оговорить конкретный срок, ког- да они могут узнать ответ о результате прохождения собеседования. Пример: На вопрос кандидата «Когда Вы мне сообщите ответ по поводу моей кандидатуры на данную вакан- сию? Прошу Вас в  любом случае дать мне ответ, подхожу я  вам или нет» рекомендуется отвечать следующим образом: «Предлагаю поступить следующим образом — в  течение (двух-трех дней/дру- гой срок) я презентую руководителю Ваше резюме со своими комментариями. Поэтому, если я Вам до  пятницы (другой день) не  перезваниваю, то  был отобран другой кандидат, если перезваниваю, то мы оговариваем с Вами время для встречи. Но Вы в любом случае можете мне позвонить в пятницу (другой день), и я Вам предоставлю обратную связь». Помните, что проводить собеседование с кандидатом необходимо таким образом, что даже в случае несоответствия должности он должен уходить, мечтая работать в Обществе. 4.3.10. В  случае проведения второго этапа собеседования онлайн Исполнитель за  день до  даты со- беседования направляет кандидату и  Инициатору ссылку на  Zoom и  получает обратную связь, что все ресурсы для проведения собеседования онлайн имеются и собеседование состоится в назначенный срок. За 10 минут до начала собеседования Исполнитель и кандидат выходят на связь для проверки. Далее со- беседование проходит согласно п. 4.3.9. 4.4. Окончательный отбор кандидатов 4.4.1. Инициатор заявки на подбор персонала в течение одного дня обязан предоставить ответ в виде комментариев по каждому кандидату, с которым состоялась встреча. 4.4.2. При согласовании кандидатуры в случае необходимости кандидату делается предложение о ра- боте, которое может звучать, например, следующим образом: «Мы рады предложить Вам данную вакансию, ждем Вас в  понедельник (другой день) в  9.00 (либо другое время). Хотим поблагодарить Вас за то, что вы остановили выбор на нашей компании. В первый рабочий день Вам необходимо иметь с собой следующий пакет документов (в мессенджере дублируем пакет документов, который необходим для трудоустройства)». 4.4.3. После принятия окончательного решения кандидаты на должности, которые встретились с Исполни- телем и по которым приняты отрицательные решения, должны получить вежливый отказ в приеме на работу. Исполнителю рекомендуется оставлять свою визитную карточку с  контактным номером телефона и  определить четко оговоренный промежуток времени, позвонив по  которому в  установленное время кандидат может узнать принятое по его кандидатуре решение. Пример: а) «Большое спасибо за Ваш интерес, проявленный к нашей открытой вакансии. К сожалению, в настоя- щий момент мы не готовы сделать Вам это предложение. Мы внимательно ознакомились с Вашим резю- ме и, возможно, вернемся к Вашей кандидатуре, когда у нас возникнет такая потребность»; б) «Большое спасибо за потраченное Вами время. К сожалению, в настоящий момент мы не готовы сделать Вам предложение. Ваше резюме будет сохранено в нашей базе данных, и, возможно, мы вер- немся к Вашей кандидатуре, когда у нас возникнет такая потребность». 4.4.4. Информацию о не принятых на работу кандидатах в день принятия решения о закрытии вакансии Исполнитель заносит в базу данных кандидатов с подробной информацией о каждом кандидате и о ре- зультатах контактов. e.HR-director.ru 31

HR-департамент 4.4.5. За день до выхода сотрудника на работу Руководитель направления подбора персонала в ЭДО оформляет лист согласования при приеме на работу (Приложение № 4), которое согласовывает с непо- средственным руководителем, директором департамента и главным бухгалтером. 4.4.6. В день выхода нового сотрудника на работу его оформление осуществляется работниками от- дела персонала Общества. 4.5. Сроки закрытия заявки на подбор 4.5.1. После получения Заявки Исполнитель обязан провести подбор кандидатов в сроки, установлен- ные настоящим Положением, в зависимости от уровня должности подбираемого персонала для работы в Обществе. Уровень управления Сроки закрытия должности вакансии Руководители подразделения, обособленных подразделений (календарные дни) Ведущие специалисты, узкопрофильные специалисты Сотрудники склада, сотрудники, не требующие специальной подготовки 100 40 30 4.5.2. Исполнитель имеет возможность инициировать пересмотр заявки на подбор, с корректировкой сроков закрытия, в  случае если: количество предоставляемых финальных кандидатов превышает пять человек (при условии, что они все соответствуют критериям Профиля и Заявки) и ни один из них не был выбран (без аргументированной причины отказа). Исполнитель имеет возможность инициировать пересмотр сроков закрытия соответственно количе- ству дней, в которые руководитель (инициатор заявки на подбор) отсутствовал, в случае если: — руководитель (инициатор заявки на подбор) находился в командировке более пяти дней; — руководитель (инициатор заявки на подбор) находился в отпуске; — руководитель (инициатор заявки на подбор) отсутствовал на рабочем месте по болезни более пяти дней; — руководитель (инициатор заявки на подбор) отсутствовал на рабочем месте без пояснения причин более пяти дней. Для этого Исполнитель должен сообщить Инициатору посредством электронной почты обоснование причины продления срока закрытия вакансии. 4.5.3. В случае когда кандидат по поданной Заказчиком Заявке подобран, утвержден и приступил к вы- полнению своих обязанностей в установленный срок, но впоследствии по каким-то причинам отказался от работы на предприятии, дата исполнения заявки по подбору кандидата фиксируется повторно со дня наступления событий, и процесс подбора повторяется согласно разделу 4 Положения. 4.5.4. В  случае если в  течение работы по  Заявке Инициатор меняет основные требования (опыт ра- боты, наличие специальных знаний и навыков) либо допускает ошибку в основных требованиях, Заявка аннулируется и  составляется новая с  учетом изменившихся требований; соответственно, Исполнителю устанавливаются новые сроки закрытия вакансии согласно ее уровню. 4.5.5. В случае если от даты подачи Заявки прошла половина установленного срока на закрытие ва- кансии и Исполнитель не предоставил на рассмотрение Инициатору ни одного кандидата, Исполнитель должен дать Заказчику обратную связь о  причинах неисполнения заявки на  подбор, с  предоставлени- ем информации о количестве кандидатов по проведенному телефонному интервью и причинами отказа от должности. 32 Директор по персоналу, № 4 апрель 2023

HR-инструмент 4.6. Прекращение поиска кандидатов 4.6.1. В случае если необходимость в подборе теряет актуальность, Инициатор Заявки немедленно со- общает об этом руководителю Исполнителя (с указанием причины) для прекращения работы над данной Заявкой. 5. ОТЧЕТНОСТЬ 5.1. С целью оперативного обмена информацией менеджер по подбору персонала предоставляет в со- ответствии с таблицей следующую отчетность на согласование руководителю направления подбора. № Вид отчетности Срок предоставления Ответственный Кому п/п предоставляется 1 Отчет по вакансиям (за- Ежедневно до 10.00 в стан- Менеджер Руководитель направления крытым, открытым) дартной форме с обновлен- по подбору подбора персонала ными комментариями персонала 2 График проведения со- Ежедневно до 10.00 в стан- Менеджер Руководитель направления беседования на текущий дартной форме с обновлен- по подбору подбора персонала день ными комментариями персонала 3 Информацию по обрат- Еженедельно по понедель- Менеджер Руководитель направления ной связи с Заказчиком никам, средам и пятницам по подбору подбора персонала по кандидатам, прошед- до 10.00, но не позднее персонала шим второй этап собесе- двух дней со дня проведе- дования ния второго этапа собесе- дования 6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ 6.1. Инициатор заявки на подбор несет ответственность за: — предоставление всей необходимой информации и корректности заполнения заявки на подбор; — проверку профессиональных качеств кандидатов; — соблюдение процесса подбора персонала согласно данному Положению; — принятие решения о найме кандидата на работу; — своевременную обратную связь по кандидату после проведенного собеседования; — своевременную подготовку оборудованного рабочего места. 6.2. Исполнитель несет ответственность за: — соблюдение стандартов подбора персонала, регламентируемого данным Положением; — качество предоставляемых кандидатов (требования в Заявке должны совпадать с профессиональ- ными и личностными качествами кандидата); — соблюдение сроков на закрытие вакансий; — своевременное предоставление отчетов, перечисленных в разделе 5. 6.3. Руководитель направления подбора несет ответственность за: — организацию и управление процессом подбора в рамках Общества; — предоставление сводных отчетов, перечисленных в разделе 5. Приложения к Положению скачайте на портале hr-director.ru/examples. 33 e.HR-director.ru

Эффективность персонала Адаптация без потерь Программа онбординга, которая помогает снизить текучесть новичков до нуля ИЗ ЭТОЙ СТАТЬИ УЗНАЕТЕ: как мотивировать руководителей действовать по плану адаптации; как кухня помогает в первый день адаптации нового сотрудника; сколько раз за месяц наставник должен встретиться с новичком. Полина ТИХОНОВА, В этой статье — готовая программа адаптации новых сотруд- ведущий специалист управления ников, которая помогла нам снизить текучесть на испыта- по работе с персоналом Фонда тельном сроке почти до нуля. За полгода из 20 специалистов, развития промышленности которых мы приняли в штат, ушел только один. Программа состоит из четырех этапов. О каждом я расскажу в статье. 34 Также я даю Положение об адаптации, которое поможет вам внедрить эту программу полностью или отдельные ее эле- менты у себя в компании. Выслать новичку координаты и предупредить коллег Наша программа адаптации начинается еще до того, как новый коллега начнет работать. После того как новичок принимает оффер, мы направляем ему стандартное письмо с информацией о первом рабочем дне. В письме: дата выхо- да, время и адрес офиса. В дополнение отправляем ссылку с нашими локальными нормативными актами, чтобы человек мог в спокойной обстановке с ними ознакомиться. К письму прикрепляем бланки кадровых документов, которые он мо- жет заполнить самостоятельно. Директор по персоналу, № 4 апрель 2023

Подбор и адаптация Перед первым рабочим днем нового работника HR- Победитель Премии «Лучшие менеджер делает рассылку на всех заинтересованных лиц HR-департаменты — 2022» компании: коллег из технического отдела, руководителя но- в номинации «Эффективная вичка, кадровую службу и охрану. Технический отдел под- корпоративная культура» среди готавливает рабочее место, кадровики — заранее готовят компаний с численностью весь пакет документов для оформления, а охрана — про- персонала до 1 тыс. человек. пуск. Рассылку о новом сотруднике получает и его будущий руководитель. Он назначает наставника, который должен подготовить план адаптации и план вхождения в должность. Примеры можно посмотреть на странице 36. План адаптации регламентирует, кто и на каком этапе не- сет ответственность за нового сотрудника, какие мероприя- тия должны быть выполнены. С документом под подпись знакомится руководитель и сам сотрудник в первый рабочий день. Второй документ содержит функционал и рабочие за- дачи на испытательный срок. Предложения и рекомендации по организации дальней- шего профессионального развития наставляемого сотрудни- ка формулируются в формате мероприятий и направлений подготовки наставляемого сотрудника, которые целесооб- разно включить в индивидуальный план развития на пер- спективу. Познакомить с компанией… на кухне В первый рабочий день сотрудника встречает HR, провожает его в переговорную, где вместе с кадровиком они подписыва- ют необходимые для оформления документы. Там же после всех формальных процедур HR проводит welcome-тренинг. На этой встрече рассказывает вкратце об учреждении, пока- зывает нашу структуру, дает вводную информацию о работе и функционале. После этого проводит экскурсию по каби- нетам и подразделениям. Обязательно знакомит с другими сотрудниками. Как выбрать наставника Мы проводили опрос среди сотрудникам назвать тех, кто со- бирались лучшие. Благодаря сотрудников, и они сами на- ответствует этим компетенциям. решению директора, понима- зывали тех, кто, по их мнению, После свели аналитику и выяви- ющего важность этого про- способен быть наставником. ли наиболее часто упоминаемых цесса, у наставников высокая Для этого заранее выявили все сотрудников. материальная и нематериальная компетенции, которыми должен Выбранные кандидаты прохо- мотивация, поэтому многие обладать наставник, описали дили обучение и уже по окон- хотят ими стать — это почетные каждую из них и предложили чательным результатам от- люди в учреждении. e.HR-director.ru 35

Эффективность персонала План адаптации, который поможет выстроить стратегию онбординга План адаптации нового сотрудника Ф. И. О. Дата выхода Должность Непосредственный руководитель № Перечень действий Ответ- Выполнено/ Приме- п/п ственный Дата чание 1 Кадровое оформление сотрудника. Ознакомление под HR подпись с ЛНА Фонда (папка штатного сотрудника). Озна- комление с организационной структурой ФРП 2 Знакомство с коллегами — провести по всем кабинетам HR и представить лично. Имя, фамилия, должность, кратко рассказать, чем будет заниматься, кратко рассказать, какой отдел в этом кабинете 3 Ознакомление с территорией офиса — показать комнату HR приема пищи, рассказать кратко бытовые правила пове- дения. Проводить к руководителю подразделения 4 Знакомство с наставником для дальнейшего обучения РП нового сотрудника 5 Устройство на рабочем месте. Предоставить рабочий Наставник корпоративный электронный адрес, доступ и регистра- цию к необходимым сервисам (Битрикс, МосЭДО, 1С). Показать, где найти информацию по контактам всех сотрудников компании (Ф. И. О., отдел, должность, номер телефона, электронная почта) 6 Подписать договор материальной ответственности (при ИТ/ необходимости) и предоставить рабочие инструменты. На- Бухгалте- пример: ноутбук, телефон и т. п. рия 7 Ознакомление с целями, миссией, планами, корпоратив- Наставник ными правилами и ценностями Фонда 8 Изучение функций, относящихся к должности. Ознаком- Наставник/ ление с должностной инструкцией и функциональными РП обязанностями 9 Ознакомление с программой Битрикс/МосЭДО/1С в за- Наставник/ висимости от должности. Объяснение взаимодействия РП между сотрудниками; задачи, используемые в программе 10 Предоставление обучающих материалов (видеоматериалы, Наставник/ инструкции, чек-листы), размещенных в Базе знаний РП 36 Директор по персоналу, № 4 апрель 2023

Подбор и адаптация № Перечень действий Ответ- Выполнено/ Приме- п/п ственный Дата чание 11 Ознакомление с формами отчетов согласно должности Наставник/ РП 12 Ознакомление и рассказ о мотивации, по каким критериям Наставник/ будет определяться эффективность Новичка РП 13 Постановка задач на адаптационный период (испытатель- Наставник/ ный срок). Ознакомление с Планом вхождения в долж- РП ность. Самостоятельное исполнение обязанностей под руководством наставника (указать, какие обязанности/за- дачи, и сформулировать требования к качеству и срокам выполнения задания) 14 Ознакомление с ЛНА в области информационной безопас- УИБ ности Фонда. Прохождение курса по информационной безопасности 15 Отчет об исполнении поставленных задач Наставник/ РП 16 Тестирование по приобретенным знаниям в области ин- УИБ формационной безопасности 17 Тестирование по основным приобретенным умениям и на- Наставник/ выкам РП 18 Анализ результатов трудовой деятельности адаптирую- Наставник/ щегося работника. Подведение итогов периода адап- РП/специа- тации. Заполнение Анкеты сотрудника, прошедшего лист УРП адаптацию Выводы по итогам реализации плана (отмечается, какие компетенции наставляемого сотрудника требуют развития, в каких направлениях развития были достигнуты наилучшие результаты) Наставник 37 Начальник Управления по работе с персоналом Руководитель подразделения Сотрудник e.HR-director.ru

Эффективность персонала Правила Положения Заканчиваем встречу всегда стандартно — кухней. В та- кой неформальной обстановке под чашечку кофе сотрудник Положение об адаптации явля- расслабляется и задает свои вопросы. Весь процесс занимает ется локальным нормативным 1,5—2 часа. документом компании. А потому выполнять его правила должны После экскурсии HR провожает новичка к рабочему ме- все сотрудники. Включая руко- сту. Там его встречает руководитель и наставник. Основная водителей подразделений. функция наставника — погрузить новичка в жизнь компании и снять с непосредственного руководителя все задачи, свя- занные с новым сотрудником, кроме рабочих. Так как наставник заранее подготовил план вхождения в должность и план адаптации, первым делом он знакомит новичка с документами. Если сотруднику все понятно, он пе- реходит к своему рабочему месту, вместе с наставником они Чек-лист обратной связи с новым сотрудником по адаптации Чек-лист беседы по адаптации 1 1. Твои ожидания от работы/компании/команды оправдываются? 2. Есть ли что-нибудь, пока непонятное в твоей работе, команде или, может быть, в Фонде в целом? Что мне надо для тебя разъяснить? 3. Получал ли ты помощь от коллег? 4. Что я могу сделать, чтобы тебе было проще освоиться? 5. Что в твоей работе тебе нравится больше всего? 6. Чему ты научился на работе, а чему еще хочешь научиться? 7. Были ли мысли об увольнении? Если да — что натолкнуло тебя на такие мысли? 8. Что я могу сделать, чтобы работа для тебя стала приятнее? 9. Легко ли ты влился в коллектив? 10. Насколько комфортно ты себя ощущаешь в условиях нашего Фонда? Комментарии руководителя Дата заполнения Ф. И. О. руководителя 1 Беседа проводится не менее пяти раз за весь испытательный срок. Рекомендуется проводить первую беседу через одну неделю, вторую и последующие — смотреть по итогам предыдущих бесед, но не реже одного раза в две недели 38 Директор по персоналу, № 4 апрель 2023

Подбор и адаптация проверяют доступы, и начинается непосредственная работа Документы нужно с задачами. подстраивать под новичка В конце первого рабочего дня HR получает обратную связь от сотрудника. Результаты фиксирует в отдельном до- Не всегда план адаптации кументе, который прикрепляется к личному делу. и план вхождения в должность удается выполнять в срок. Вовлекать, развлекать и следить В этом случае по результатам за впечатлениями обратной связи в индивидуаль- В течение следующего месяца наставники каждую неделю ном порядке корректируем оба проводят встречу с новым сотрудником. В конце первой ра- документа. бочей недели HR повторно созванивается с сотрудником и спрашивает о впечатлениях. Пример вопросов можете 39 посмотреть на странице 38. Беседу проводим не менее пяти раз за весь испытательный срок. Первую нужно провести через неделю, вторую и по- следующие — смотреть по итогам предыдущих бесед, но не реже одного раза в две недели. Если сотрудника не устраивает работа наставника, то HR подключает непосредственного руководителя и уже в част- ном порядке обсуждает все проблемы нового сотрудника. Например, наставника могут заменить. В этом случае на- ставником может стать сам руководитель. Кроме встреч с наставником и руководителем, новичков в первый месяц обязательно нужно вовлекать в корпоратив- ные мероприятия. При этом нужно включать их в состав команд из более опытных сотрудников, давать им само- стоятельно решать командные задачи. Например, мы раз в месяц устраиваем командные соревнования по готовке определенного блюда. Победителями становятся те, кому отдали большее количество голосов остальные сотрудники, попробовавшие все приготовленное. У нас также есть футбольная команда и ежемесячные выезды. Насильно новичков не заставляем участвовать, но часто отдельно создаются команды новичков, которые буквально врываются в корпоративные мероприятия. По окончании первого месяца адаптационного периода по решению руководителя направления или специалиста управления по работе с персоналом может быть проведена промежуточная оценка нового сотрудника. По ее резуль- татам план адаптации и план вхождения в должность мо- жем скорректировать. План вхождения в должность заново утверждает РП. Документ снова согласовываем с сотрудни- ком и представляем в управление по работе с персоналом. В случае быстрого и успешного освоения новичком не- обходимых навыков наставничество по согласованию с РП, начальником управления по работе с персоналом и настав- ником может быть досрочно завершено. e.HR-director.ru

Эффективность персонала Собрать обратную связь После прохождения испытательного срока наставник, но- вичок и руководитель заполняют анкеты обратной связи. Отклик о наставнике и отклик о процессе адаптации. Одну анкету заполняет наставник и руководитель. Они оценива- ют процесс адаптации. Все анкеты откладываются в общий пакет документов. Образцы можно посмотреть ниже. По результатам испытательного срока формируем итого- вый документ. Он нужен, чтобы предоставить ДМС и дру- гие плюшки, которые есть у компании. Чтобы наставник не бросал новичка после трех месяцев, мы разделили пре- мию на две части. Первую выплачиваем после окончания ис- пытательного срока. Вторую — в том случае, если сотрудник проработает в компании не менее шести месяцев. Лист оценки, который поможет узнать, насколько успешна программа наставничества Лист оценки Новичка Наставником Ф. И. О. Новичка по Должность Новичка Ф. И. О. Наставника Должность Наставника Срок осуществления наставничества с  1. Оцените знания, приобретенные сотрудником в процессе адаптации (оценка по 5-балльной шкале) Показатель оценки Оценка Комментарии (обоснование) 1 Знание материалов, находящихся в папке штатного сотрудника (ЛНА) 2 Знание цели, миссии, истории Фонда 3 Знание структуры Фонда, принципов ее работы 4 Знание оргполитики, относящейся к должности 5 Знание 6 Знание программы 7 Знание программы 8 Знание 9 Знание 40 Директор по персоналу, № 4 апрель 2023

Подбор и адаптация 2. Оцените выраженность личностных и деловых качеств сотрудника, напротив выбранной строчки поставьте отметку № Категория Отметка 1 Исполнительность 1.1 Крайне ненадежен, часто забывает или игнорирует данные ему поручения 1.2 Ненадежен, забывает о некоторых данных ему поручениях, задерживает сроки выполнения заданий 1.3 Случаются задержки выполнения заданий по уважительной причине, которые не имеют серьезных негативных последствий для работы. Предупреждает руководи- теля о том, что не сможет справиться с заданием в намеченный для этого срок 1.4 Надежен, крайне редко задерживает выполнение задания, всегда по уважительной причине, о чем заранее предупреждает руководство 1.5 Очень надежен, всегда в срок выполняет порученные ему задания 2 Профессиональные знания и умения 2.1 Не проявляет стремления расширять профессиональный кругозор 2.2 Свое дело знает, но не более того 2.3 Неплохо разбирается и действует в пределах своих обязанностей. Старается поддерживать профессиональный уровень 2.4 Хорошо знает свое дело. Никогда не упустит возможность узнать и попробовать что-нибудь новое 2.5 Профессионал, отлично знает свое дело. Постоянно стремится найти что-либо новое, применить у себя 3 Отношение к работе 3.1 К работе относится без интереса, пассивен 3.2 Отношение к работе сложное и противоречивое: то загорается и готов на все, чтобы добиться результата, то равнодушен и пассивен 3.3 К работе относится как к осознанной необходимости, особого старания не проявляет, но и не подводит 3.4 К работе относится с интересом, выполняет ее добросовестно и качественно 3.5 Болеет за свое дело, стремится к эффективному решению любых вопросов. Отдает работе все свое время и силы 4 Работоспособность 4.1 Низкая 4.2 Ниже среднего 4.3 Средняя 4.4 Высокая 4.5 Очень высокая e.HR-director.ru 41

Эффективность персонала № Категория Отметка 5 Инициативность 5.1 Не проявляется 5.2 Проявляется редко 5.3 Проявляется в половине ситуаций 5.4 Проявляется в большинстве случаев 5.5 Проявляется всегда 6 Стремление совершенствовать методы работы, умение внедрять инновации 6.1 Не проявляется 6.2 Проявляется редко 6.3 Проявляется в половине ситуаций 6.4 Проявляется в большинстве случаев 6.5 Проявляется всегда 7 Коммуникабельность 7.1 Проявляет агрессию или подавленность. Обстановка вокруг него накаленная или чересчур холодная. Не стремится к конструктивному решению вопросов: либо отступает, формально со всем соглашаясь, либо активно протестует 7.2 Недостаточно хорошо контролирует свои эмоции, в ряде случаев избегает конструктивного диалога из-за плохого настроения или сосредоточенности на чем-то своем. В благоприятных ситуациях стремится к конструктивному решению вопросов 7.3 Положительно настроен, стремится к конструктивному решению вопросов 7.4 Доброжелателен, внимательно относится к мнению окружающих, достигает с ними взаимопонимания 7.5 Положительно настроен, хорошо контролирует свои эмоции. Всегда создает доброжелательную атмосферу, располагает к общению. Проявляет интерес к мнению окружающих, легко достигает с ними взаимопонимания 8 Умение координировать и взаимодействовать 8.1 Не способен координировать действия других людей. Типичный исполнитель 8.2 Не может справляться с вопросами координации без особых столкновений и отклонений, действует малоэффективно 8.3 Не всегда способен самостоятельно устанавливать необходимые контакты, но стремится все наладить и скоординировать, и у него это получается 8.4 Хороший координатор, способен находить приемлемые решения при согласовании интересов различных работников 8.5 Легко может устанавливать необходимые контакты, скоординировать действия людей, умело согласовывать их интерес 42 Директор по персоналу, № 4 апрель 2023

Подбор и адаптация № Категория Отметка 9 Аналитические способности 9.1 Анализирует деятельность плохо. Много ссылок на внешние обстоятельства 9.2 Анализирует свою деятельность только с внешней помощью. Причинно-следственные связи явлений может увидеть только при помощи руководителя 9.3 Может проанализировать свою деятельность, понять причины проблем, скорректировать ситуацию 9.4 Хорошо анализирует свою деятельность. В основном видит и понимает причины достижений и неудач. Старается делать выводы и корректировать деятельность 9.5 Отлично анализирует свою деятельность. Четко видит причины достижений и неудач. Делает правильные выводы. Принимает своевременные меры по изменению деятельности 3. Заключение по итогам выполнения плана адаптации Отметка для выбора Характеристика достигнутых результатов Быстро и полно освоил особенности выполнения должностных обязанностей, понял специфику деятельности, приобрел устойчивые навыки пользования программными продуктами; освоил и применяет наиболее эффективные для данной должности технологии. Способен самостоятельно и на требуемом уровне выполнять возложенные на него должностные обязанности Частично не в полной мере освоил приемы и методы осуществления должностных обязанностей. Не уверен в выборе правильного решения в нестандартной ситуации. Часто обращается за помощью к коллегам и наставнику. Профессиональные навыки могут быть развиты в течение трех месяцев Специфику работы в рамках должностных обязанностей освоил не полностью. Помощь коллег и наставников оказывается неэффективной, так как наставляемый сотрудник повторяет ранее сложившиеся профессиональные стереотипы и не может или не хочет освоить новые стандарты работы. Рекомендовано провести внеочередную оценку Рекомендация по сотруднику (дается один из следующих выводов:  — может продолжать самостоятельную работу как прошедший испытательный срок;  — подлежит увольнению как не прошедший испытательный срок; — может продолжать работу с дополнительным сроком и перепроверкой знаний) Ф. И. О. руководителя Подпись Отметка об ознакомлении наставляемого сотрудника с выводами и оценкой наставника согласен не согласен мотивированное возражение представлю в течение трех дней (дата) Руководитель департамента Начальник управления по работе с персоналом e.HR-director.ru 43

Эффективность персонала Подбор Дмитрий МАЦУЕВ, и адаптация директор проекта «Актион Студенты» Задача (не)выполнима: найти для компании лучших студентов без взаимодействия с вузами. Кейс «Газпромнефть-Снабжения» В конце прошлого года «Газпромнефть-Снабжение» совместно с «Актион Студенты» реализовали образовательный проект, одной из целей которого было привлечь молодых талантливых специалистов в штат компании. В проекте «Акселератор Снабжение» мы использовали новые методики работы со студентами. В статье расскажу, что мы делали, чтобы оператив- но погрузить студентов в проекты и корпоративную культуру компании, со старта «прокачать» их навыки на практике, и какие результаты получили в итоге. Почему компании потребовались студенты «Газпромнефть-Снабжение» — растущая компания, которая занимается за- купками и логистикой. Обратная сторона роста — умение мыслить на пер- спективу. Компания заинтересована в привлечении молодых специалистов и инноваторов и готова предлагать возможности для их развития. Алия КРАСИЛЬЧУК, руководитель направления обучения и развития персонала ООО «Газпромнефть-Снабжение» Летом 2022 года, в рамках развития системы привлечения молодых специалистов, мы решили протестировать новый для компании формат — корпоративный акселератор для студентов. Мероприятие реализовывали совместно с проектом «Актион Студенты». Мы выбирали не просто подрядчика, а партнера со схо- жей идеологией. Для нас было и остается важным, чтобы партнер своей экспертизой усиливал наши начинания. В том, что Группа «Актион» именно такая компания, мы убедились весной 2022 года, наблюдая за развитием флагманского проекта «Актион Акселератор 2.0» (программы профессиональной поддержки специалистов по обучению и развитию сотрудников). 44 Директор по персоналу, № 4 апрель 2023

Подбор и адаптация Его опыт мы успешно адаптировали для нашего корпоративного «Акселератора Снаб- жение». Реализация проекта в периметре компании позволила не только привлечь в компа- нию перспективных специалистов, но и создать условия для формирования, тестирова- ния и запуска новых идей без вложений и риска для бизнеса. Как проходил отбор студентов в «Акселератор Снабжение» «Акселератор Снабжение» — двухмесячная программа проектного взаи- модействия сотрудников компании и студентов в формате кросс-функцио- нальных команд. К участию в программе «Актион Студенты» привлекли на конкурсной основе 879 лучших студентов из 279 российских вузов. Будущим участникам пришлось побороться за право войти в проект — они сдавали профессиональный тест, чтобы подтвердить уровень знаний. В итоге тестирование прошли 500 студентов, из которых были отобраны 50 самых талантливых. Именно им представилась возможность пройти двухмесяч- ную образовательную программу, где совместно с сотрудниками компании решали реальные бизнес-кейсы. Кристина БУЛАВА, руководитель направления специальных проектов Группы «Актион» На первой встрече с участниками мы в ходе игровой модели присвоили им разные роли, чтобы ребятам было интересно самостоятельно разбиться на команды и выбрать кейсы. Пока участники, играя, формировали команды и выбирали кейсы, мы смотрели на их лидерские качества и умение работать в команде. В итоге у нас получилось десять команд, которые решали семь реальных бизнес-задач. Некоторые кейсы взяли в разра- ботку сразу две команды. Потом на защите проектов было интересно сравнить инстру- менты, которые предложили ребята из разных групп. Что нужно знать о проекте «Актион Студенты» «Актион Студенты» — проект зафиксированы и подтверждены Имеет филиалы в Тюменской Группы компаний «Актион», кото- в скилл-паспортах студентов. области, ХМАО — Югре и ЯНАО, рый включает в себя обучающие ООО «Газпромнефть-Снабже- а также в Красноярском крае, онлайн-курсы для развития ние» — один из ведущих россий- Московской, Мурманской, гибких и профессиональных ских операторов комплексных Омской, Томской и Тюменской навыков, необходимых совре- услуг в сфере промышленных областях. менному бизнесу. Для студен- закупок и логистики. Занимается С 2015 года ежегодно становит- тов курсы бесплатные. Проект материально-техническим обес- ся победителем в номинации является инструментом по по- печением предприятий добыва- «Логистические услуги» в рей- иску талантов. С его помощью ющей, энергетической, машино- тинге поставщиков нефтега- компании из топ-500 подбирают строительной и других отраслей зового комплекса агентства себе стажеров по необходимым промышленности. Главный офис ТЭК-рейтинг, подтверждая свое критериям и навыкам, которые находится в Санкт-Петербурге. лидерство на рынке. e.HR-director.ru 45

Эффективность персонала На каждом этапе Акселератора студенты работали под присмотром тре- керов, которые были с ними на связи 24/7, а также опытных наставников или «держателей кейсов» — руководителей и специалистов «Газпромнефть- Снабжения», которые помогали придумывать, а затем и разрабатывать биз- нес-кейсы. В итоге два месяца студенты формировали логистические цепоч- ки, оптимизировали банковский скоринг, улучшали чат-ботов, способных помочь с проверкой контрагентов, и разрабатывали умные вендинговые аппараты. Как составляли программу обучения для перспективных студентов Методическая проработка программы и ее организация были на стороне «Актиона». Использовали инструменты проектной акселерации и личного развития. Кристина БУЛАВА, руководитель направления специальных проектов Группы «Актион» Мы применяли эффективные инструменты личного развития и проект- ной акселерации: обучение, менторинг, питч-сессии, командные сессии, игровые форматы и онлайн-мастер-классы. Кроме того, каждую неделю мы открывали участникам доступ к новому курсу Школы «Актион Студенты», чтобы они могли про- качать необходимые для решения своего кейса навыки. Например, студенты прошли такие курсы, как «Бизнес-план и бюджет для менеджера», «Экономика стартапа», «Фор- мирование УТП и ценности продукта». В финале, который состоялся в декабре прошлого года в Санкт-Петербурге, все десять команд представили экспертному жюри — руководителям «Газ- промнефть-Снабжения» — свои проекты, три из которых стали победите- лями. Некоторым финалистам удалось предложить настолько оригинальные идеи и выступить так ярко, что на стажировку в компанию их пригласили сразу после выступления, предложив на практике доработать и реализовать представленные решения. Какие задачи HR-функции решил Акселератор Некоторые компании проводят акселераторы сами. Но далеко не все мо- гут позволить себе необходимый штат специалистов, которые будут ра- ботать со студентами 24/7 и продумывать методологию и организацию Что сделал проект «Актион Студенты» Привлек в проект 279 вузов. Отобрал 500 претендентов по- Организовал шестинедельное Собрал 879 студентов в каче- сле первого скрининга. обучение студентов. стве претендентов для участия Выбрал 50 самых перспективных Провел 16 мастер-классов для в Акселераторе. студентов в качестве участников. студентов. 46 Директор по персоналу, № 4 апрель 2023

Подбор и адаптация образовательного трека. Преимущество проекта «Актион Студенты» — в по- 47 нимании, что нужно бизнесу и HR, в хорошем знании студенческой аудито- рии и наличии профессиональной экспертизы, которая позволяет провести Акселератор на самом высоком уровне и закрыть насущные потребности компании. О них ниже. Привлечение стажеров. «Акселератор Снабжение» позволил «Газпромнефть- Снабжению» привлечь мотивированных, подготовленных к работе студен- тов, бизнес-навыки которых подтверждены в их индивидуальных скилл- паспортах. Таких студентов сложно получить напрямую от вузов. Преимущество Акселератора: студенты, помимо университетской программы, получают самые актуальные знания напрямую от бизнеса и пробуют свои силы в ко- мандной работе над проектами. «Актион Студенты» учитывает все эти потребности рынка: здесь пре- подаватели — руководители ключевых департаментов компаний-лидеров, а программы специально созданы под нужды современного бизнеса и быстро адаптируются с учетом постоянных изменений. Студенты, которые участвуют в Акселераторе, изначально более мотиви- рованные, чем те, кто приходит напрямую из вузов или с «работных» сайтов. Участники Акселератора вкладываются в свое развитие, прокачивают прак- тические навыки и лучше подготовлены к выходу на работу. Представители Что такое скилл-паспорт Скилл-паспорт — резюме сту- дента, в котором от 0 до 100 про- центов отображаются все его подтвержденные навыки. Теорети- ческие навыки, полученные студен- тами в вузах, мы преобразовали в практические — нужные бизнесу, и дополнили мягкими навыками. По этим навыкам работодатель мо- жет искать на сайте «Актион Сту- денты» необходимых ему стажеров. Например, юридической компании нужен юрист, который знает, как составлять определенные догово- ры и оформлять доверенности. HR заходит на сайт, выбирает нужные его компании навыки, и сервис выдает ему студентов, имеющих соответствующие компетенции. e.HR-director.ru

Эффективность персонала бизнеса сразу же видят студентов в деле и могут напрямую пообщаться с лучшими из них. Алия КРАСИЛЬЧУК, руководитель направления обучения и развития персонала ООО «Газпромнефть-Снабжение» В нашей компании уже работают специалисты, которые попали к нам через другие акселераторы. Мы видим преимущества такого формата привле- чения талантливой молодежи: тут и у работодателя, и у специалиста есть возможность присмотреться друг к другу. Работодатель оценивает знания и навыки кандидата, лидерские качества. Для специалистов же это возможность протестировать себя в ре- альных рабочих условиях, понять, насколько подходит тебе эта сфера в принципе. Продвижение бренда работодателя в молодежной среде. «Актион Студенты» сотрудничает с 1421 учебным заведением со всей России. На платформе учат- ся 152 590 студентов. Акселератор не только привлечет внимание к компа- нии со стороны большого количества молодых специалистов, но и «влюбит» их в нее. Напомним, что заявки на участие в «Акселераторе Снабжение» подали 879 человек, конкурс составил 17 человек на место. В итоге за право работать в «Газпромнефть-Снабжении» боролись 50 финалистов, 15 из ко- торых особенно заинтересовали компанию. Развитие внутреннего предпринимательства. «Актион Студенты» вместе с компанией разработают кейсовые задания на основании того, чем занима- ются сотрудники каждый день. А дальше подключат талантливых студентов, которые посмотрят на привычные процессы свежим взглядом и предложат, что в них можно изменить или «докрутить». Студенты познакомятся с со- трудниками и будут совместно работать над проектами, которые дальше реализуют в компании. Егор ГОНЧАРУК, руководитель проектного офиса малых цифровых про- дуктов «Газпромнефть-Снабжения», заметил, что участие в программе Аксе- лератора важно не только для студентов, но и для взрослых специалистов — последние смогли взглянуть на хорошо знакомые вещи по-новому. А Максим КОЧЕМАСОВ, руководитель программ блока клиентских решений, высоко оценил нестандартность решений, которые предложили финалисты в своих проектах. Если компания растет, ее процессы меняются, а в ценностях за- ложено постоянное развитие и инновационность — формат Акселератора как инкубатора бизнес-идей будет самым оптимальным для поиска молодых специалистов. Посмотрите, какие еще задачи работодателей решает проект «Актион Студенты», из QR-кода или по ссылке business.student.action.group 48 Директор по персоналу, № 4 апрель 2023



Эффективность персонала Обучение Ольга ХУДНИЦКАЯ, и развитие редактор журнала «Директор по персоналу» Подход Netflix в работе с талантами. Как HR-команда помогла стриминговому сервису увеличить стоимость акций и получить три премии «Эмми» Подход в работе с персоналом, который разработал Netflix, некоторые эксперты считали сумасшедшим. Компания разрешала сотрудникам брать отпуск в любое время, не контролировала их траты в командировках и не проводила мониторинги продуктивности. Однако такая инновационная тактика скоро показала свои пре- имущества и остается актуальной по сей день. Благодаря своему подходу в работе с сотрудниками компания Netflix только за 2013 год смогла увеличить стоимость своих акций более чем в три раза. Компания получила три премии «Эмми», а ее база подписчиков в США вы- росла почти до 29 млн. В своей статье для Harvard Business Review Патти МАККОРД, директор по работе с талантами Netflix с 1998 по 2012 год, рас- сказала принципы своей тактики, которые помогли ей и ее команде вывести компанию на новый уровень. Редакция сделала перевод. Сделали ставку на ответственных и морально зрелых сотрудников Опыт Netflix показывает, что, если работники будут полагаться прежде всего на логику и здравый смысл, а не на формальную политику компании, в большинстве случаев они покажут лучший результат с гораздо меньшими затратами. Когда Netflix запустился, в компании действовала стандартная политика оплачиваемого отпуска. В частности, люди получали 10 дней отпуска, 10 вы- ходных и несколько дней по болезни. При этом сотрудники сами вели учет выходных дней и сообщали своим руководителям, когда будут отсутство- вать. Одно время под давлением аудиторов компания раздумывала создать 50 Директор по персоналу, № 4 апрель 2023