Работа с документами власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. при- 49 казом Минкультуры от 31.03.2015 № 526, далее — Правила архивного дела). Таким же способом можете сократить наименование организации. Сначала полностью укажите ее наименование, а в скобках дайте сокращение. Пример. Основной целью принятия настоящей «Инструкции по фор- мированию, оформлению, обеспечению сохранности, учета, передачи, использования и уничтожения дел в ООО “ОЛИМП”» (далее — Инструк- ция) является регламентирование процессов подготовки документов к сдаче в архив ООО «ОЛИМП» (далее — Общество), приема, учета, систематизации, хранения, использования архивных документов, про- ведения экспертизы ценности документов и порядка их уничтожения. Как оформить подраздел с терминами и сокраще- ниями в тексте ЛНА. В локальных нормативных актах аббревиатуры и их расшифровки помещают в специальный раздел «Термины и сокращения». Часть раздела с термина- ми — это своеобразный «словарик». В нем приводят определе- ния всех терминов, которые встречаются в тексте документа. Во второй части раздела расшифровывают аббревиатуры. Аббревиатуры в подразделе инструкции по делопроизводству 2.2. В настоящей Инструкции используются следующие сокращения: АГД — Администрация генерального директора ДОУ — документационное обеспечение управления ПНТД — Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры от 31.07.2007 № 1182) ПТУД — Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236) РКК — регистрационно-контрольная карточка... № 9, сентябрь 2021
Делопроизводство Контроль К Контроль исполнения документов — совокупность действий, которые обеспечивают своевременное исполнение документов (ГОСТ 7.0.8-2013). С контролем связаны такие понятия, как «исполнительская дисциплина», «исполнение документов», «исполнитель» и «срок исполнения». Цель контроля исполнения — обеспечить эффективную работу управленческого аппарата и основных бизнес- процессов организации, оценить деятельность структурных подразделений или отдельных должностных лиц. Участники контрольных мероприятий, этапы контроля и документы, которые ставят на контроль, — в таблицах на страницах 50—52. Какие контрольные мероприятия проводят с доку- ментами. Сотрудники делопроизводственных подразделений организации или секретарь контролируют: — как сотрудники исполняют документы и поручения; — правильно ли распределены права доступа к доку- ментам в информационных системах; — обеспечивается ли непрерывная и надежная работа документных систем; — как хранят документы и соблюдают права доступа к ним. Кто участвует в процессе исполнения документов и поручений Сотрудник Что делает Руководитель Дает поручения и контролирует их выполнение по содержанию Исполнитель/ Своевременно и полностью выполняет поручение, предоставляет отчет об исполне- ответственный нии. Ответственный исполнитель также отвечает за сбор сведений от соисполнителей исполнитель или согласовывает с ними свою позицию Контролер/ответ- Ставит поручения на контроль, ведет сроковый контроль, принимает решения о сня- ственный за кон- тии документов с контроля или о передаче вопроса руководителю, а также обобщает троль информацию и предоставляет отчеты и предложения руководству 50 e.sekretaria.ru
Словарь делопроизводства Также обязательно проверяют правильность оформления Обратите внимание! документов. Как правило, не подпадают под понятие Какие инструменты используют для организа- «контроль исполнения» ции контрольных мероприятий. Чтобы вести учет требования внутренних контрольных мероприятий, используют: нормативных документов и установленных бизнес- — учетные формы: регистрационные и контрольные процессов журналы, контрольные картотеки; — электронные таблицы и базы данных; — системы электронного документооборота, которые дают возможность вести контроль по разным параметрам: по видам документов, исполнителю, автору поручения и т.д. Каким бывает контроль исполнения. Контролируют суть исполнения документов или поручений и сроки их исполнения. Контролем по существу поставленных вопросов занимается руководитель — автор поручения или другой уполномоченный специалист, руководитель коллегиального органа. Контроль за сроками исполнения документов, или сроковый контроль, проводит сотрудник службы делопроизводства, помощник руководителя или секретарь. За исполнением решений коллегиальных органов следит их секретарь. Какие сроки исполнения у документов. Сроки исполнения документов могут быть типовыми или индивидуальными. Типовые сроки устанавливают Какой алгоритм действий использовать для работы по контролю исполнения Этапы контроля Алгоритм работы Этап 1 Этап 2 Поставьте документ или поручение на контроль и проинформируйте исполнителя Этап 3 Ведите текущий (предупредительный) контроль, напоминайте о контрольных сроках, проверяйте выполнение, переносите сроки, если это необходимо Этап 4 Снимите поручение с контроля на основании отчета или зарегистрированного и отправленного документа, спишите документ в дело Проведите итоговый контроль: обобщите результаты, предоставьте информацию руководителю № 9, сентябрь 2021 51
Делопроизводство Какие документы и поручения ставят на контроль Документы Пояснение Приказы и распоряжения Поручения, сроки исполнения и исполнителей указывают в пунктах текста распорядительных документов Решения коллегиальных органов Контролируют, если эти документы имеют сроки исполнения Поручения руководителя организации Руководитель может давать поручения устно Входящие письма, включая обращения граждан На контроль ставят письма, которые нужно исполнить в соответствии с требованиями законодательных или нормативных актов и резолюций руководителя Внутренняя переписка Чаще всего на контроль исполнения ставят служебные записки Планы, заявления, запросы и другие документы На контроль ставят только те документы, которые организации нужно проверять в соответствии с положениями ЛНА организации законодательные, нормативно-правовые акты или ЛНА организации. Индивидуальные сроки указаны в тексте документа или в резолюции руководителя. Также сроки исполнения могут быть кратковременными и длительными, в последнем случае необходим контроль исполнения промежуточных этапов. Изменить сроки исполнения может только автор поручения. Например, руководитель или адресант. Как регламентировать контроль исполнения. Пропишите в ЛНА организации — инструкции по делопроизводству или отдельном документе по контролю: порядок организации контроля исполнения, участников процесса, ответственных лиц, типовые сроки выполнения и состав отчетных документов по результатам контроля. Также необходимо прописать процедуру контроля, довести информацию до всех участников процесса и следить, как соблюдаются правила. Разработайте механизмы проведения контрольных процедур, ведения картотек, учетных документов, поддерживайте в актуальном состоянии СЭД. 52 e.sekretaria.ru
Работа с документами Как перевести распорядительные документы компании в электронный вид и обеспечить работникам возможность работать с ними Евгения КОЖАНОВА, эксперт по традиционному и кадровому делопроизводству Из статьи узнаете: как перевести распорядительные документы компании в электронный вид, придать им юридическую силу и обеспечить работникам возможность работать с ними. Нельзя просто объявить, что «с понедельника» все приказы Обратите внимание! по основной деятельности будут электронными. Для этого Перевести на электронный нужно соблюсти несколько обязательных условий. носитель можно только приказы по основной В компании должна действовать система электронного деятельности и по документооборота либо ее аналог — электронная почта или административно- облачные решения. Казалось бы, это очевидно, но не всегда: хозяйственным вопросам. бывает, что «электронными» считают приказы, набранные Приказы по личному на компьютере. составу пока остаются бумажными У руководства компании должна быть электронно-цифро- вая подпись. Лучше всего — усиленная квалифицированная. Такую подпись используют и для электронного взаимодей- ствия с государственными органами, и для внутренних документов. Если усиленной квалифицированной подписи нет, то для внутренних документов подойдет усиленная неквалифицированная. У работников организаций могут быть и собственные усиленные электронные подписи. Работники должны иметь хотя бы собственные аккаунты в СЭД или в программе, которая ее заменяет. Это нужно, чтобы они знакомились с приказами и выполняли по ним задания. Логин и пароль от СЭД — это простая электронная подпись. Если работник принял задачу по приказу и она получила статус «Принято № 9, сентябрь 2021 53
Делопроизводство в работу» с его аккаунта, этот же работник должен отчи- таться о выполнении задачи в срок, иначе он получит дис- циплинарное взыскание. Это кажется очевидным, однако рекомендуем обязательно закрепить условия использования простой электронной подписи в локальном нормативном акте (пример ниже). В противном случае наказанный работ- ник может пожаловаться на организацию и заявить, что его компьютером воспользовался кто-то другой. Если в компании много сотрудников, служебные обя- занности которых не связаны с работой на компьютерах, то переводить приказы в электронную форму не имеет смысла — работникам негде будет знакомиться с ними и подтверждать свое ознакомление. Оборудовать для этого специальный компьютерный класс затратнее, чем оставить приказы на бумаге. При создании электронного приказа оформите реквизит «Отметка об электронной подписи». Условие об использовании простой электронной подписи работниками организации в инструкции по делопроизводству 6.2.1. Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посред- ством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом. 6.2.2. Пользователи СЭД получают простую ЭЦП для обмена между собой электронными документами, подписанными ЭЦП, и электронной информацией иного рода. Выдача простых ЭЦП пользователям СЭД осуществляется работниками Отдела информационных технологий. 6.2.3. Доступ в аккаунт СЭД осуществляется с применением логина и пароля, выданных пользователям работником Отдела информационных технологий. Действия, связанные с выполнением задач по документам, ознакомлением с электронными документами, счи- таются выполненными тем пользователем, с аккаунта которого были выполнены. Покидая рабочее место, пользователи должны блокировать доступ к персональному компьютеру. 6.2.4. Обмен электронными документами, подписанными простыми ЭЦП, считается вну- три Общества юридически значимым документооборотом. Внутренний электронный доку- мент, подписанный простой ЭЦП, имеет такую же юридическую силу, как и подписанный собственноручно документ на бумажном носителе, и влечет предусмотренные для указан- ного документа юридические последствия. 54 e.sekretaria.ru
Работа с документами Реквизит «Отметка об электронной подписи» на приказе Общество с ограниченной ответственностью «ОЛИМП» (ООО «ОЛИМП») ПРИКАЗ 1 22 июля 2021 г. № 123-АХВ Москва Об организации комнаты отдыха В целях укрепления корпоративной культуры ООО «ОЛИМП» ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Организовать в офисном здании ООО «ОЛИМП» комнату отдыха (каб. 14) до 01.08.2021. Ответственный — начальник Административно-хозяйственного отдела Корнеев А.А. 2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на Административного дирек- тора Гоголеву А.К. Генеральный ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН В.В. Громов ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ директор 2 Сертификат 1а111ааа0000000000111 Владелец Виктор Викторович Громов Действителен с 01.12.2019 по 01.12.2024 1 Наименование вида документа 55 2 Реквизит «Отметка об электронной подписи» № 9, сентябрь 2021
Делопроизводство Домашнее задание № 9. Каким документом оформить установление испытания при приеме на работу Валентина АНДРЕЕВА, Разберитесь в ситуации с оформлением испытательного профессор кафедры срока работнику, определите, какие ошибки допустили трудового права и права сотрудники организации, и сразу проверьте себя. социального обеспечения Российской академии Ситуация. В ООО «Современные проектные решения» правосудия, к. и. н. за последний год трижды менялись сотрудники на долж- ности «секретарь руководителя». При приеме на работу 56 с претендентами проводили собеседование. Все претенден- ты раньше работали секретарями в других организациях, у двоих из них было профильное образование. Но генераль- ный директор Комаров Г.И. после трех-четырех месяцев работы нового секретаря требовал от кадровой службы его заменить. Кадровики решили принять на работу нового секретаря только с трехмесячным испытательным сроком. Кандидатуру нового секретаря, Даниловой С.А., согла- совали с руководителем организации и на следующий день составили текст трудового договора с условием об испы- тании. Однако в организации возникла экстренная про- изводственная ситуация и генеральный директор срочно выехал в командировку. Трудовой договор с секретарем он подписать не успел. Заместитель генерального директора Малофеев Л.П. принял решение допустить секретаря к работе без договора. Решили, что генеральный директор подпишет документ после возвращения из командировки. Новому сотруднику объяснили, что при подписании трудового договора в него внесут условие об испытании. Поэтому Даниловой С.А. предложили написать заявление о согласии на установление испытания (с. 57). На заявлении проставил резолюцию заместитель генерального директора. Через четыре дня из командировки вернулся генеральный e.sekretaria.ru
Практикум Заявление о согласии на установление испытания Антоновой Ю.Б. Генеральному директору Подготовить до 29.07.2021 проект ООО «СПР» трудового договора с Даниловой С.А. Комарову Г.И. Внести в договор условие об испытании сроком на три месяца. от Даниловой С.А. Малофеев 27.07.2021 паспорт: 42 09 567434, выдан 21.12.2003 РОВД Алексеевского р-на г. Москвы ЗАЯВЛЕНИЕ Согласна с установлением мне испытания сроком на три месяца. 27.07.2021 Данилова С.А. Данилова директор. С Даниловой С.А. подписали трудовой договор 57 в конце пятого дня ее работы в организации. Задание. Определите, можно ли было допускать секре- таря к работе без подписанного трудового договора, пра- вильно ли решили вопрос об установлении ей испытания при фактическом допущении к работе с последующим подписанием трудового договора. Выясните, есть ли огра- ничения по количеству дней работы без письменно оформ- ленного трудового договора. Ошибки. По общему правилу сначала в письменной форме заключают трудовой договор, а затем новый сотруд- ник приступает к работе. Но есть исключение — факти- ческое допущение сотрудника к работе без подписанного трудового договора (ч. 3 ст. 16 ТК). В этом случае договор подписывают не позднее трех рабочих дней со дня факти- ческого допущения к работе (ч. 2 ст. 67 ТК). В приведенной ситуации договор подписали на пятый день работы — это нарушение закона. № 9, сентябрь 2021
Делопроизводство Кроме того, неверно решили вопрос об установлении секретарю испытания при приеме на работу. Условие об испытании вносят в трудовой договор при его заклю- чении. Если сотрудник фактически начинает работать до заключения трудового договора, то условие об испы- тании нужно оформить как отдельное соглашение (ч. 2 ст. 70 ТК). Заявление от нового сотрудника с согласием на условие об испытании не требуется — этот документ не предусмотрен законом. Соглашение об установлении испытания составляют между поступающим на работу и уполномоченным от орга- низации лицом — обычно это заместитель руководителя организации. Такое соглашение — основание для дальней- шего внесения условия об испытании в трудовой договор. Если соглашение об установлении испытания отсутствует, то условие об испытании в договор вносить нельзя. Образец соглашения — на странице 59. 58 e.sekretaria.ru
Практикум Соглашение об установлении испытания сотруднику, который начал работать до подписания трудового договора 27.07.2021 СОГЛАШЕНИЕ 1 № 1/2021 Москва Общество с ограниченной ответственностью «Современные проектные решения» (ООО «СПР») в лице заместителя генерального директора Малофеева Леонида Петрови- ча, действующего на основании приказа генерального директора ООО «СПР» от 15.03.2018 № 39, с одной стороны, и Данилова Светлана Александровна, с другой стороны, заключили настоящее соглашение о следующем: 2 1. Даниловой С.А., фактически допускаемой к работе 28.07.2021 в должности секретаря руководителя, устанавливается испытание на срок три месяца. 3 2. Соглашение составлено в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон. 4 Общество с ограниченной 5 Данилова Светлана Александровна 5 ответственностью «Современные Дата рождения: 08.02.1995 проектные решения» (ООО «СПР») Место жительства: Юридический адрес: Садовая ул., ул. Первомайская, д. 2, кв. 8, д. 15, г. Москва, 117678 г. Москва, 121018 Тел.: (495) 312-16-09 Тел.: (499) 148-11-56; (916) 825-12-05 Факс: (495) 312-17-83 Паспорт: 42 09 567434 ОКПО 37821809 выдан 21.12.2003 ОГРН 1015943024390 РОВД Алексеевского р-на г. Москвы ИНН/КПП 7023061039/701519541 Зам. генеральноМго.Пд. иректора 6 Данилова С.А. Данилова 6 Малофеев Л.П. Малофеев 27.07.2021 27.07.2021 Экземпляр соглашения получила: Данилова 27.07.2021 С.А. Данилова 7 1 Оформили условие об испытании в виде отдельного соглашения, поскольку сотрудник факти- чески начал работать до заключения трудового договора 2 Соглашение заключили между заместителем генерального директора и секретарем 3 Первым пунктом в соглашение внесли условие об испытательном сроке для фактически допу- щенного к работе сотрудника 4 Во втором пункте соглашения указали количество экземпляров документа 5 Внесли в соглашение данные организации и сотрудника 6 Соглашение подписали заместитель генерального директора и секретарь 7 Проставили отметку о том, что секретарь получила свой экземпляр соглашения
Рсатзргоовяотрс—овэмтеостзфднраыаннмициеуз,АускнксодиитрйлепиоМиярсомоаретиуе.ал,ь Секретарь и руководитель Как договориться с шефом и коллегами о чем угодно 62 Светлана ПЕШЕНЬКОВА, специалист в области коммуникаций, переговоров и чтения человека Взаимодействие Как работать с руководителем, у которого раньше не было помощника 71
Секретарь и руководитель Как договориться с шефом и коллегами о чем угодно Светлана ПЕШЕНЬКОВА, специалист в области коммуникаций, переговоров и чтения человека Из статьи узнаете: Какой секрет коммуникации поможет договориться с любым начальником Почему сложно договариваться с другими людьми Какая техника общения поможет донести вашу мысль до коллег и шефа Какие упражнения помогут вам управлять общением В статье узнаете, как развивать навыки коммуникации, чтобы договариваться даже с непробиваемым начальником или с упрямым коллегой. Вы научитесь управлять первич- ными реакциями на внешние раздражители, поставите цель коммуникации и создадите безопасную среду для общения. Как начать общаться по-новому — читайте в материале. Почему так сложно договариваться с другими людьми Внутри каждого из нас уживаются два состояния — Чело- век и Животное. Животное внутри нас живет инстинктами и проявляет себя в течение нескольких секунд после того, как состояние покоя нарушит любой внешний раздражитель. Именно Животное выдает первичные реакции на слова и поступки других людей, поэтому с шефом или коллегами нам бывает так сложно договориться. 62 e.sekretaria.ru
Взаимодействие Первичных реакций на внешний раздражитель всего 63 три — «Стой», «Бей» и «Беги». В основе каждой их них зало- жены наши инстинкты. Как проявляются эти реакции, узна- ете в таблице на странице 64. Все эти реакции — абсолютно нормальные, если говорить о Животном. Они запускаются автоматически, пока Человек в нас не очнется и не начнет анализировать ситуацию. Как правило, состояние Человека включается через несколько минут, когда мы успокаиваемся и наш эмоциональный фон снижается. На основе первичных реакций обычно и происходят конфликты. Основных конфликтов всего два. Расскажем о них ниже. Борьба за территорию. Наверняка в офисе есть сотруд- ники, которые раздражают вас одним своим видом. Вам кажется, что они слишком высокомерны или много себе позволяют, и вы много думаете и переживаете об этом. Скорее всего, вы так реагируете на других людей потому, что у вас похожая модель поведения. На уровне Животного вы ощущаете это как конкуренцию, например за финансы и внимание шефа, и можете случайно вступить в конфликт. Борьба за власть. Бывают и противоположные ситуа- ции, когда наоборот вас втягивают в конфликт. Например, начальник выстраивает коммуникацию с подчиненными по принципу «Я главный по праву силы, и точка». Это исклю- чительно животный механизм, когда все либо подчиняются большому боссу, либо конфликтуют. Чтобы договориться с таким начальником и избежать конфликта, научитесь управлять своими инстинктами. Как управлять своими инстинктами Выдающийся австрийский зоолог и зоопсихолог, лауреат Нобелевской премии по физиологии и медицине Конрад Лоренц выделил у людей четыре основных инстинкта: голод, агрессия, размножение, бегство. Он считал, что инстинкты накапливаются в нас, даже если мы этого не замечаем. № 9, сентябрь 2021
Секретарь и руководитель Три первичные реакции человека на внешние раздражители Реакция Описание Проявление Пример Стой Это первый ответ на внеш- Внутри вас происходит микропауза. Шеф обращается к вам стро- Бей ний раздражитель: посто- Вы замираете, и все ваше внима- гим голосом: «Нам нужно ронний шум, коллегу, ние концентрируется на внешнем сегодня серьезно поговорить. Беги неожиданное событие. раздражителе. В животном мире Зайдите ко мне в кабинет Особенно ярко проявляет- так происходит, когда животное после обеда» ся, если раздражитель — чувствует какой-то подвох и оста- событие, которое выбивает навливается, чтобы проверить, из равновесия есть ли угроза Это ответ на ситуацию, Вы можете почувствовать напряже- Например, коллега неудачно когда на вас нападают и вы ние в мышцах, а ваш голос зазвучит пошутил в ваш адрес, и вы понимаете, что силы для тверже обычного. Ваше внима- резко ему ответили драки у вас есть. «Бей» — ние концентрируется на ситуа- не всегда про физическое ции: вы инстинктивно хотите себя воздействие, ведь часто «защитить», потому что на вас люди «бьют» словами и не «нападают» замечают этого Это ответ на ситуацию, Вы чувствуете неприятные ощущения Начальник вызывает вас которую мозг воспринимает в теле: возникает тревога, сердце на серьезный разговор. Для как угрозу вашей жизни бьется быстрее, мысли путаются. вас это может быть вопросом Возможно, у вас возникнет желание жизни и смерти, ведь если как-то избежать ситуации, которая дело дойдет до увольнения, стала причиной такой реакции вы лишитесь источника дохода Голод. Вспомните себя, когда вы с утра не успели позав- тракать. К обеду уровень вашего раздражения растет, и все новые задачи выглядят как повод на кого-то «сорваться». Чтобы Животное в вас уступило место Человеку, обязатель- но завтракайте, берите с собой перекусы и планируйте все приемы пищи даже в очень насыщенном рабочем графике. Агрессия. Справиться с агрессией помогут физические упражнения. Делайте зарядку по утрам и интенсивно зани- майтесь 15—20 минут хотя бы один раз в неделю, а лучше два-три раза. Если не можете заниматься спортом регуляр- но, попробуйте альтернативные варианты: ходьбу, танцы, плавание. Так или иначе, какой-то вид физической нагрузки должен обязательно присутствовать в вашей жизни, если хотите прожить ее долго, качественно и сохранить нервы. 64 e.sekretaria.ru
Взаимодействие Размножение. Не забывайте о своей личной жизни. 65 Находите для нее время, даже если вы много работаете. Проводите время наедине с партнером или супругом, чаще общайтесь. Это даст вам эмоциональную разрядку, снизит стресс и раздражительность. Бегство. Это собственно инстинкт страха. Когда страх накапливается, он проявляет себя как желание целый день ничего не делать, например лежать на диване и смотреть сериалы. Чтобы снизить накопительный эффект страха, нужно немного «побояться». Посмотрите фильм ужасов, сходите на волнующий квест или в парк аттракционов. А еще лучше — сделайте что-то необычное, новое для себя. Например, познакомьтесь с людьми на улице, попробуйте публично выступить, предложите свое участие в новом проекте. Проблема инстинктов в том, что они накапливаются и, если не находят выход, Человек в нас уступает место Животному. Отсюда неконтролируемые ссоры, конфликты и неуправляемая агрессия по отношению к коллегам, шефу, клиентам, близким людям. Когда мы работаем со своим внутренним состоянием, вернуться на уровень Человека гораздо проще. Попробуйте вести дневник своих состояний. Записывай- те хотя бы три раза в день, что вы чувствуете. Например, начальник сделал вам замечание. Запишите в дневник ваши ощущения, мысли. В этот же день вам понадобится разрядка: пройдитесь от метро до дома пешком, выполните несколько упражнений или займитесь йогой. После этого запишите в дневник, что вы чувствуете. Отслеживайте свое состояние, чтобы узнать, как часто вам нужна разрядка, и постепенно научитесь управлять инстинктами и... договариваться. Как научиться ставить цель коммуникации Люди не могут договориться друг с другом, потому что не ста- вят перед собой такую цель. Наверняка перед разговором № 9, сентябрь 2021
Секретарь и руководитель с коллегой или шефом вы бессознательно ставили разные цели: доказать свою правоту, высказать мнение, быть услы- шанным, доказать, что собеседник неправ. Но все эти цели не были направлены на то, как договориться. В эффективном взаимодействии и в любых переговорах есть один главный секрет: чтобы ваше общение с коллегами и шефом стало глубже и качественнее, ставьте себе цель на коммуникацию. Определите для себя, зачем вы начина- ете общение, каким должен быть его результат. Для этого задайте себе несколько вопросов. Знаю ли я свою цель на эту коммуникацию? Напри- мер, забрать документы, получить повышение и т.д. Если начнете общаться без цели, вы не сможете ее достичь — цели же нет. Но при этом вы столкнетесь с другим чело- веком, скорее всего, получите много негативных эмоций и потеряете время. Всего этого можно избежать, если перед вступлением задать себе вопросы, которые прояснят вашу цель: «Зачем я сейчас буду общаться с этим человеком? Каким должен быть результат нашего общения?» Записал ли я свою цель? Вы обязательно должны запи- сать свою цель — в заметки в телефоне или в блокнот. Сде- лайте запись максимально конкретной. Например, запишите в блокнот: «Я иду к своему руководителю, чтобы… попросить о повышении, получить дополнительный выходной, под- писать договор быстрее». Не ставьте расплывчатых целей, начните с чего-то простого, но конкретного. Какие критерии у моей цели? Критерии выбирайте сра- зу после постановки целей, они должны быть конкретными и объективными. Достаточно выбрать один-два критерия перед началом разговора. Например, если ваша цель — полу- чить подписанные документы, то критерий — полученные подписанные документы. После разговора с коллегами или руководителем подумай- те, как все прошло, все ли получилось сделать. Недостаточно поставить цель на коммуникацию, важно понять — удалось ли вам ее достичь. Сделать это можно, только если у вашей цели понятные критерии. 66 e.sekretaria.ru
Взаимодействие Какая цель у моего собеседника? Всегда учитывайте, 67 что у вашего собеседника могут быть совсем другие цели. Постарайтесь узнать о них. Если вы будете предельно честны друг с другом — коммуникация очень упростится. Примеры уточняющих вопросов к собеседнику: «Что для вас важно при выборе подрядчика?», «Зачем вы хотите реализовать эту сделку?» Как я скажу о своей цели другому человеку? Вы долж- ны не просто поставить цель и определить ее критерии, но и донести ее до собеседника. Наверняка вы вспомните ситуацию, когда ждали, что босс или коллега «догадается» о ваших целях и сделает то, что важно для вас. Но никто не умеет читать мысли, поэтому так важно говорить о сво- их намерениях. Подумайте, поймут ли вас руководитель и коллеги, если вы не сообщите о своей цели? Скорее всего, нет. Поэтому в разговоре прямо скажите о своей цели собеседнику, напри- мер: «Я принесла вам эти документы, чтобы вы скорее их подписали». Помните, если вы не ставите цель на коммуникацию, то у вас нет рычагов управления общением — коммуника- ция происходит сама по себе. Возвращайте себе управление общением и создавайте благоприятную среду для коммуни- кации — это увеличит ваши шансы прийти к соглашению с коллегами и руководителем. Как создать безопасную среду для коммуникации Универсального рецепта, как правильно сообщать другим людям о своих целях, не существует. Но есть базовые пра- вила, которые помогут вам создать безопасную среду для общения. Сообщайте о своих целях спокойным тоном. Луч- ше сообщать о своих целях в начале разговора, например: «Я звоню вам, чтобы договориться о новом сроке доставки № 9, сентябрь 2021
Секретарь и руководитель бумаги в офис», «Я прошу вас уделить мне время, потому что хочу обсудить новые условия работы». Если вы на взводе или хотите доказать собеседнику, что он неправ, скорее всего, такой подход приведет к конфлик- ту. В спокойном состоянии вам будет гораздо проще вести конструктивный разговор и не застревать на эмоциях. Если вы понимаете, что заводитесь, попросите собесед- ника прерваться на несколько минут, выйдите, например, в уборную. Глубоко подышите, постарайтесь успокоиться. Задайте себе вопросы: «Почему я так реагирую на эту ситуа- цию?», «Что я могу сделать, чтобы так не реагировать?», «Как еще я могу донести свою мысль, чтобы меня услышали?» Будьте доброжелательны. Помните про свою цель и искренне спрашивайте о намерениях, целях и состоянии другого человека. Вы можете задать собеседнику такие вопро- сы: «Что вас беспокоит в этой ситуации?», «Как вы хотите решить эту ситуацию?», «Как мы можем прийти к компро- миссу?» Поймите, часто ваш шеф и коллеги делают что-то в вашем понимании неправильно потому, что не понимают неко- торые моменты, например, в оформлении документов, и это — прекрасный повод для разговора. Используйте для него технику «Я-сообщение» (таблица на с. 69). Если собеседник уходит от ответа или переводит тему, не бойтесь возвращать его к сути разговора. Попробуйте в таких случаях сказать: «Вернемся к теме обсуждения», «Спасибо, я вас услышал, но хочу обсудить еще этот вопрос». Создавайте благоприятные условия для общения. Важно не только уметь говорить о своих целях, потребно- стях и слышать собеседника. Для успешной коммуникации нужно создать правильные условия. Выберите место для разговора, где ничего не будет отвлекать вас и собеседни- ка. Выделите достаточно времени, чтобы не торопить себя и других. Лучше планировать решение вопросов на послеобеденное время, а с кем-то можно обсуждать дела и во время обеда. Ваш собеседник будет сытым, его внутреннее Животное 68 e.sekretaria.ru
Взаимодействие успокоится. Кроме этого, если будете обедать вместе с колле- гами или шефом, вы укрепите восприятие себя как «своего», а это очень важно для успешной коммуникации. Наверняка вы замечали, что у сотрудников из одного отдела свои привычки и особенности: они заказывают пон- чики по пятницам, пьют кофе определенного сорта и т.п. Все это признаки «своих». Подмечайте эти коллективные привычки и пробуйте создавать свои ритуалы, если хотите стать частью коллектива и наладить отношения с коллегами. Эти механизмы работают и при общении с шефом. Напри- мер, попробуйте приносить ему кофе в одно и то же время или предложите ему каждую пятницу за час до конца рабочего дня обсуждать расписание на следующую неделю. Помните, любой человек, с которым вы общаетесь, — априори хороший и с ним можно договориться. Только к каждому человеку нужен свой подход. Ставьте конкретные цели перед началом общения, интересуйтесь целями ваше- го собеседника, и качество ваших отношений улучшится. Как использовать технику «Я-сообщение» Шаги Примеры фраз Шаг 1. Я злюсь Обозначьте свое чув- Я огорчаюсь ство Меня обижает Шаг 2. …когда коллеги оформляют документы на подпись руководителю с ошибками Опишите факт …когда сотрудники опаздывают на совещания …если поручения не исполняют в срок и мне приходится сто раз о них напоминать Шаг 3. …потому что я не могу принять эти документы Назовите причину …ведь я несу ответственность за организацию совещаний, и шеф мне потом все своих чувств выскажет …потому что я обязана контролировать исполнение поручений шефа Шаг 4. «Пожалуйста, коллеги, оформляйте документы по правилам из Инструкции Сообщите о своей по делопроизводству. Их утвердил руководитель компании» просьбе «Прошу вас приходить на совещание за несколько минут до его начала. Михаил Иванович очень сердится, когда опаздывают» «Давайте вы будете исполнять поручения шефа в срок, иначе мне придется поста- вить его в известность» № 9, сентябрь 2021 69
Быстрая подписка 8 (800) 505-88-90 КАК НАТРЕНИРОВАТЬ НАВЫК УПРАВЛЕНИЯ КОММУНИКАЦИЕЙ Три упражнения Упражнение 1 Поставьте себе цель коммуникации с собеседником. Сделайте это три раза подряд. Начните с простых целей: узнать информацию, получить ответ, забрать документы. Затем постепенно усложняйте: добиться повышения, получить отгул на день. Обязательно записывайте цель и ее критерии. Упражнение 2 Спросите в разговоре о цели вашего собеседника и расскажите ему о своей. Хотя бы один раз в день в общении с коллегой или шефом проговаривайте, что вы хотите получить от них, и спросите, чего ждет собеседник от вас. Отмечайте изменения в отношениях — как реагирует человек, как вы себя чувствуете, когда говорите о своих целях и спрашиваете о чужих. Упражнение 3 Научитесь задавать открытые вопросы. Открытые вопросы предполагают развернутый ответ и помогают лучше узнать собеседника, создать доверительную атмосферу, направить диалог в нужное русло. Начинайте вопросы со слов, которые предполагают развернутый ответ: «Как», «Каким образом», «Что», «Какие», «Расскажи», «Почему», «Зачем», «Как давно», «Что ты думаешь о». Не начинайте вопрос с сочетания «Вы» + глагол, чтобы не получился закрытый вопрос «Вы пробовали…?» с ответами «Да» или «Нет». Поставьте таймер на 5 минут и попробуйте без остановки задавать воображаемому собе- седнику открытые вопросы — сколько сможете. Практикуйте это упражнение как можно чаще, в идеале вы должны научиться задавать 100 вопросов в течение 5 минут. 70 e.sekretaria.ru
Взаимодействие Как работать с руководителем, у которого раньше не было помощника Екатерина НОВИКОВА, исполнительный ассистент генерального директора Из статьи узнаете: как работать с руководителем, если у него нет опыта работы с личным помощником Нередко помощникам приходится работать с начинающими руководителями или с теми, у кого до этого никогда не было помощников. Например, это происходит в компании, где я работаю. У нас расширяют обязанности сотрудников, повышают их статус, а новым начальникам требуются лич- ные помощники. В такой ситуации помощникам придется фактически самим учить руководителей использовать пре- имущества совместной работы. К каждому руководителю нужно найти индивидуальный подход, ведь каждый шеф уникален. Однако в совместной работе есть универсальные моменты, которые помогают сработаться с любым начальником. На что обратить вни- мание, если вы первый личный помощник у руководителя, рассказываем в статье. Ознакомительная встреча с руководителем: 71 как организовать и что обсудить Такая встреча — первый шаг в новых рабочих отношениях. На встрече расскажите шефу о том, что вы умеете делать. Выясните, чем вы можете быть полезны руководите- лю прямо сейчас. Наверняка вы уже хорошо себя презенто- вали на собеседовании, но первая ознакомительная встреча № 9, сентябрь 2021
Секретарь и руководитель Еще по этой теме после приема на работу отличается от собеседования тем, «Конфиденциальность что сейчас вам нужно продумать, чем конкретно вы будете в работе секретаря полезны руководителю. Спросите его о проектах, в которых и помощника он участвует или ведет. Отметьте для себя, в решении каких руководителя», задач сможете принять участие. № 7, 2021 Например, вы можете помогать руководителю оформлять презентации и следить за выполнением договоренностей чле- нов его команды. Возможно, до вашего предложения он и не знал, что вам можно будет это поручить. Обязательно обсудите, какие вопросы нужно решить сейчас, а какие можно отложить. Руководитель оценит ваше желание помочь и вовлеченность в общее дело. Будьте инициативны и заботливы даже во время ознакомительной встречи. Обсудите с шефом его расписание. Это самая важная часть работы помощника. На ознакомительной встрече важ- но показать руководителю, что вы на его стороне и будете «защищать» его время. Поэтому обязательно обсудите его календарь. Уточните, какие часы не стоит занимать и когда руко- водителю комфортнее отправляться на внешние встречи — кто-то предпочитает обсуждать деловые вопросы во время завтрака, а кому-то удобнее делать это за ужином. И еще один важный момент: шеф вряд ли вам скажет, кого из сотрудников он хочет видеть не чаще одного раза в месяц, а кого раз в две недели, поэтому спросите об этом сами. Чтобы выяснить такие нюансы, попробуйте спро- сить: «Кто стратегически важен для вашей работы? С кем никогда не отменять встречи?» Во время работы обрати- те внимание, как руководитель принимает предложения о встречах, кому отдает предпочтение, а с кем хочет дер- жать дистанцию. Задайте уточняющие вопросы. Мой нынешний руко- водитель на нашей первой встрече после приема на работу задал очень правильный вопрос: «Что тебе необходимо, что- бы ты могла продуктивно работать?» Я сказала, что со мной просто нужно разговаривать и отвечать на мои вопросы, 72 e.sekretaria.ru
Взаимодействие а дальше я сама справлюсь. Поэтому скажите шефу, что 73 в первое время вы будете задавать много вопросов, чтобы лучше узнать его и специфику его работы. Предложите шефу помощь в личных вопросах. Вы можете упомянуть во время встречи, что готовы помогать с личными просьбами: заказать подарок, записать на теннис или найти билеты на концерт. Не все руководители сразу посвящают помощников в свою жизнь, но обговорить этот момент как опцию полезно. Руководитель будет знать, что может обратиться к вам с личной просьбой. Будьте готовы к неожиданностям. Может возникнуть, например, такая проблема: руководитель в отъезде и у него в ближайшее время не будет возможности встретиться с вами лично и пообщаться даже по видеосвязи. В таком случае я рекомендую написать ему письмо или сообщение в мессенджере. Кратко объясните, почему первая встреча так важна для совместной работы. Не забудьте задать вопросы о проек- тах, расписании, написать, с какими личными просьбами вы можете помогать. При таком подходе ваш руководитель, возможно, быстро ответит и предложит созвониться, чтобы объяснить вам часть вопросов. Как начать работу с новым шефом и завоевать его доверие Это следующий шаг в новых рабочих отношениях. Хотя к каждому руководителю нужен свой подход, есть несколько универсальных правил. Будьте внимательны к особенностям шефа. Мы, помощники, обязаны замечать мелочи, о которых не гово- рят. Например, когда обратиться к руководителю с запросом о встрече с партнером, а когда лучше повременить, потому что он не в настроении или занят. Для руководителя, у которого никогда до вас не было помощника, этот навык будет чем-то вроде чистой магии, № 9, сентябрь 2021
Секретарь и руководитель Еще по этой теме потому что он вряд ли поймет, как вы угадываете, когда «Как найти еще принести ему сэндвич, а когда никого к нему не впускать. одного помощника для руководителя», Вы можете предложить шефу организовать его рабочее № 3, 2020 место. Это будет особенно актуально, если руководителю впервые выделили кабинет. Возьмите на себя расстановку 74 мебели и заказ важных мелочей: визитницы, канцелярских наборов, бумаги, карт на стены, если нужны, и т.д. Проявляйте инициативу. Делайте это дозированно, чтобы не испугать напором руководителя — все-таки раньше он как-то справлялся без вас. Своими поступками покажи- те, что вы рядом с ним, чтобы улучшить его работу и взять некоторые задачи на себя. Со временем можете начать пред- лагать наработки из своего прошлого опыта. Аккуратно инициируйте изменения, которые пойдут на пользу рабочему процессу. Только обязательно сначала поговорите об этом с самим руководителем. Объясните свою идею, расскажите, почему вы хотите что-то поменять. Рас- спросите руководителя, будет ли ему комфортно работать в новых условиях. Например, так: «Предлагаю каждую пят- ницу вместе просматривать ваше расписание, потому что тогда будет время заранее изменить планы, если какая-то встреча вызовет у вас сомнения». Оставайтесь на связи с руководителем. Предложите шефу встречаться первое время один раз в месяц, чтобы обсуждать результаты работы: что ему понравилось, над чем стоит поработать. Делитесь во время встреч своими наблюдениями и предлагайте новые идеи. Например, може- те предложить увеличить или сократить количество встреч с подчиненными, используя статистику встреч, которую вы вели, — кто опаздывает, кто часто отменяет встречи или приходит неподготовленный. В конечном итоге вы должны забрать себе часть задач руководителя, за которые отвечал только он, и высвободить для него свободное время на решение более важных вопро- сов, чем, например, проверка презентаций на орфографию. Конечно, руководителю будет непросто доверить вам часть своей работы, но постепенно вы заслужите его доверие. e.sekretaria.ru
Нткеетпхуенгхаонойлдитоичнгееииссзйько.иссмНлнооапвжбдоартодниевтолсаиеснтйгтсажкриимаейниБ.мркрнаоиаом«йтпвэаомныьзбсИхииятнеоонр,т,» Информационные технологии Как объединить несколько таблиц Excel с помощью Power Query 76 Елена СИДОРОВА, преподаватель ЦКО «Специалист» при МГТУ им. Н.Э. Баумана, сертифицированный тренер Microsoft
Информационные технологии Как объединить несколько таблиц Excel с помощью Power Query Елена СИДОРОВА, преподаватель ЦКО «Специалист» при МГТУ им. Н.Э. Баумана, сертифицированный тренер Microsoft Из статьи узнаете: С какими вкладками работать в Power Query Как активировать надстройку Power Query Как объединить данные из нескольких файлов в одну таблицу Как найти Power Query в версиях Excel 2016, 2019 и 365 В статье — как без программирования с помощью над- стройки Power Query объединить в Excel данные из разных таблиц в одну или использовать результат объединения, чтобы создать сводную таблицу. Вы избежите монотонных утомительных действий при работе с большими объемами данных и оптимизируете работу с таблицами. Как активировать надстройку Power Query Перед началом работы убедитесь, что на компьютере стоит операционная система Windows 7 или выше. Для Excel версий 2010 и 2013 надстройку Power Query установите самостоя- тельно. Если у вас версия 2010, то это должна быть версия Professional Plus с программой Software Assurance. Версия Excel 2013 для установки Power Query может быть любая. В версии Excel 2016, 2019 и 365 Power Query встроена. Над- стройка доступна в двух вариантах — для 32-битных (х86) 76 e.sekretaria.ru
Компьютер и интернет и 64-битных (х64) платформ. Зайдите в панель управления, выберите «Система и безопасность», затем «Система». В графе «Тип системы» посмотрите архитектуру — 32-битная (х86) или 64-битная (х64). Скачайте надстройку такой же архитек- туры, что и ваша система. Иначе ничего работать не будет. Как установить надстройку для Excel 2010 и 2013. Перед установкой закройте программу Excel. Откройте папку «Загрузки» — по умолчанию файлы сохраняются туда. Перейдите по ссылке https://www.microsoft.com/en-us/ download/details.aspx?id=39379 или самостоятельно найдите страницу надстройки на сайте компании Microsoft. Нажмите «Скачать» и выберите нужный вариант системы — 32 или 64-бит. Нажмите «Next» и начнется скачивание. После уста- новки откройте Excel. На ленте увидите новую вкладку — POWER QUERY (рис. 1). Если вкладка Power Query не отображается после уста- новки, перейдите на вкладку «Файл», выберите «Параметры» и в окне откройте раздел «Надстройки». В нижней части окна в поле «Управление» выберите «Настройки СОМ» и нажмите «Перейти». В новом окне поставьте галочку для Microsoft Power Query for Excel и нажмите «ОК». Появится вкладка Power Query. Повторите эти шаги, если она исчезнет. Как найти Power Query в версиях Excel 2016, 2019 и 365. В версиях 2016, 2019 и 365 уже есть надстройка Power Query. Инструменты надстройки найдете во вкладке «Данные», в Excel 2016 — в группе «Скачать & преобразовать» (рис. 2), а в верси- ях 2019 и 365 — «Получить и преобразовать данные» (рис. 3). 12 1 Открытый в Excel файл Рис. 1. Вкладка POWER QUERY для Excel 2010 и 2013 2 Вкладка POWER QUERY 2 1 1 Открытый в Excel файл 2 Вкладка «Данные» 3 3 Группа «Скачать & Рис. 2. Вкладка «Данные» в Excel 2016 преобразовать» № 9, сентябрь 2021 77
Информационные технологии 1 Открытый в Excel файл 1 2 Вкладка «Данные» 2 3 Группа «Получить 3 Рис. 3. Вкладка «Данные» в Excel 2019 (365) и преобразовать данные» С какими вкладками работать в Power Query Лента вкладок. Инструменты редактора Power Query найдете на ленте вкладок вверху окна. Это вкладки: «Файл», «Глав- ная», «Преобразование», «Добавление столбца», «Просмотр». Каждая вкладка включает несколько групп инструментов. Навигационная панель. С левой стороны окна увиди- те навигационную панель со словом «Запросы». Нажмите на значок «>», чтобы развернуть панель. Появится список запросов. Нажмите на любой из них и справа увидите исто- рию действий — примененные шаги. Отредактируйте запрос при необходимости. Предпросмотр таблицы данных. За предпросмотр таблицы данных отвечает центральная часть окна Power Query. Здесь увидите выбранный запрос и изменения внутри таблицы после каждого шага. Панель запросов. Манипуляции с данными таблицы сохраняются и отображаются справа на панели «Параметры запроса». Во вкладке «Примененные шаги» увидите после- довательность ваших действий. Если шаг лишний, нажмите на «крестик» слева от его названия — шаг удалится. Посмотрите настройки шага с помощью значка «Шесте- ренка» справа от названия. Например, в настройках шага «Источник» можно изменить путь к источнику данных (рис. 4). Как в Power Query объединить данные из нескольких файлов в одну таблицу Продемонстрируем работу Power Query на примере. Для этого используем шесть файлов с данными о заказах канцтоваров 78 e.sekretaria.ru
Компьютер и интернет отделами в 2020 году (рис. 5, рис. 6). Представленные коман- ды и изображения соответствуют версиям Excel 2019 и 365. Вы можете использовать свои таблицы и пройти весь путь к объединению данных в одну таблицу. Перед началом работы в Power Query задайте листам с таблицами одинаковые названия. Убедитесь, что у таблиц одинаковое количество столбцов с идентич- ными заголовками и не нарушена структура данных. В противном случае возникнут ошибки во время работы надстройки. Проверяем наши файлы: — В каждом файле один лист с данными. Название — «Лист 1». — Во всех файлах над таблицей располагается строка с текстом «Заявки на канцтовары (2020 год)». Во избежание ошибок ее нужно будет удалить. — Количество столбцов во всех файлах — одинаковое. Заголовки и порядок расположения идентичны. Вывод — использовать Power Query для сборки одной таблицы можно. Создайте пустой файл Excel для будущей таблицы с назва- нием «Ручная сборка». Затем выберите вкладку «Данные», группу «Получить и преобразовать» и нажмите на кнопку «Получить данные». В списке выберите группу «Из файла» и далее «Из книги» (рис. 7). Откроется окно Проводника. Выберите нужный файл, например «Бухгалтерия», затем нажмите «Импорт» (рис. 8). Появится окно «Навигатор». В колонке 1 1 Окно настроек 2 2 Путь к файлу в шаге 3 Значок «Шестеренка» Рис. 4. Окно настроек шага «Источник» в Power Query 3 в шаге № 9, сентябрь 2021 1 79
Информационные технологии слева выберите нужный файл, «Лист 1», и нажмите «Преоб- разить»/«Изменить»/«Преобразовать данные» — название кнопки различается в зависимости от версии Excel. Команда откроет окно редактора Power Query. В колон- ке справа — в «Параметрах запросов», можно изменить название запроса и увидеть историю действий — «При- мененные шаги». К этому моменту в поле «Примененные шаги» появится несколько действий: — 1-й шаг: «Источник» — выбор файла; — 2-й шаг: «Навигация» — выбор листа; — 3-й шаг: «Повышенные заголовки» — первая строка на листе станет строкой заголовков таблицы; 1 Окно выбора файла 1 2 Путь к папке с файлами 3 Список файлов в папке 2 3 1 Файл «Логистика, АСУ» Рис. 5. Список исходных файлов в Power Query 2 2 Файл «Бухгалтерия» 1 3 Количество строк 4 Количество столбцов 4 3 Рис. 6. Пример содержимого исходных файлов в Power Query 80 e.sekretaria.ru
Компьютер и интернет — 4-й шаг: «Измененный тип» — автоматический выбор типа данных в столбцах — текст, десятичные числа, целые числа, дата и т.д. В нашем случае последние два шага приводят к непра- вильным результатам, так как первая строка на листе содержала название таблицы, поэтому их нужно удалить. Нажмите на значок «крестик» слева от названия 3-го и 4-го шагов, и они удалятся (рис. 9). Теперь удалите первую строку. Откройте фильтр во втором столбце, отключите позицию (NULL), нажмите «ОК» (рис. 10). Следующий шаг — повысьте первую строку с названи- ем столбцов до заголовка. Для этого на вкладке «Главная» 1 1 Кнопка «Получить 2 данные» во вкладке «Данные» 2 Выбор пути: «Из файла», «Из книги» Рис. 7. Ручная сборка таблицы. Шаг 1 2 1 Окно выбора файла 1 2 Путь к папке с файлами 3 Список файлов в папке 3 4 Кнопка «Импорт» 1 4 Рис. 8. Ручная сборка таблицы. Шаг 2 81 № 9, сентябрь 2021
Информационные технологии 1 Оставшиеся шаги 1 2 2 Предпросмотр таблицы 2 1 Рис. 9. Ручная сборка таблицы. Шаг 3 1 Кнопка фильтра в столбце 2 Окно фильтра 3 Позиция (NULL) 4 Кнопка «ОК» 3 4 Рис. 10. Ручная сборка таблицы. Шаг 4 в группе «Преобразование» нажмите «Использовать пер- вую строку в качестве заголовков». Теперь у столбцов появились названия. Обратите внимание — после этого действия появляется шаг «Измененный тип». Проверьте, правильно ли определены типы данных в столбцах. При необходимости удалите шаг. Процесс преобразования данных завершился. Далее необходимо правильно выйти из редактора Power Query. На вкладке «Главная» нажмите «Закрыть и загрузить», затем «Закрыть и загрузить в…», чтобы выбрать нужный вариант выгрузки: «Таблица», «Отчет сводной таблицы», «Сводная диаграмма», «Только создать подключение». В нашем примере выбираем «Только создать подключение» (рис. 11) и нажимаем «ОК». Вы вернетесь в Excel, но никаких данных пока не увидите. Справа будет колонка «Запросы 82 e.sekretaria.ru
Компьютер и интернет и подключения». Если колонки нет, перейдите на вкладку 1 «Данные» и нажмите «Показать запросы». 2 Теперь создайте подключение к остальным файлам. 3 Нажмите правой кнопкой мыши на имя запроса «Лист 1», затем на кнопку «Дублировать». Автоматически откроется 4 окно Power Query. Перейдите на шаг «Источник», нажмите на «шестеренку» справа от названия шага. В новом окне 1 Окно «Импорт данных» выберите кнопку «Обзор» и укажите другой файл с данными, 2 Варианты выгрузки например, «Коммерческий отдел», нажмите «ОК». данных Снова нажмите «Закрыть и загрузить», затем «Закрыть 3 Вариант «Только создать и загрузить в…» и выберите «Только создать подключение». Аналогично создайте подключения ко всем источникам. подключение» 4 Кнопка «ОК» Последний шаг — объедините данные в одну таблицу. Нажмите на любое из подключений правой кнопкой мыши, Рис. 11. Ручная сборка затем на вкладку «Добавить». Появится окно «Добавле- таблицы. Шаг 5 ние». Выберите вариант «Три таблицы или больше», затем с помощью кнопки «Добавить» перенесите названия нужных таблиц в правую часть окна (рис. 12). В правом окне уста- новите желаемый порядок таблиц, затем нажмите «ОК». Откроется окно редактора Power Query с предваритель- ным результатом. Осталось выгрузить таблицу в Excel. Для этого снова нажмите «Закрыть и загрузить», затем «Закрыть и загрузить в…». Выберите вариант «Таблица», 1 5 1 Окно «Добавление» 2 2 Вариант «Три таблицы 34 или больше» 3 Выбор нужных файлов 6 4 Кнопка «Добавить» Рис. 12. Ручная сборка таблицы. Шаг 6 (для трех таблиц и более) 5 Список таблиц, которые № 9, сентябрь 2021 будут объединены 6 Кнопка «ОК» 83
Информационные технологии затем — «Имеющийся лист». В поле укажите название ячейки на листе, нажмите «ОК» (рис. 13). Результатом будет выгруженная в Excel таблица со всеми данными (рис. 14). Данная таблица автоматически форматируется как умная или динамическая. Она меняет размеры при обнов- лении, если в источниках появилась новая информация или удалили старую. Поэтому нет необходимости вручную отслеживать изменения в файлах-источниках — достаточно обновить таблицу. Для этого нажмите на кнопку «Обновить» на вкладке «Данные» в области «Запросы и подключения» или в контекстном меню на любой ячейке таблицы результатов. Чтобы открыть контекстное меню, нажмите на любую ячей- ку таблицы правой кнопкой мыши и выберите «Обновить». Если вы не видите области «Запросы и подключения», открой- те вкладку «Данные» и нажмите «Запросы и подключения». 1 Окно «Импорт данных» 2 Вариант выгрузки 1 «Таблица» 2 3 Вариант выгрузки на имеющийся лист 4 Кнопка для выбора 3 4 ячейки выгрузки 5 Кнопка «ОК» 5 1 Окно в Excel Рис. 13. Ручная сборка. Выгрузка таблицы в Excel 2 Список запросов 1 и подключений 2 3 Объединенные в одну 3 таблицы Рис. 14. Ручная сборка. Выгруженная в Excel таблица со всеми данными 84 e.sekretaria.ru
КкаожтпдорыерзйоиеддоеетнбнтщеаьебСАсняШтанвнпедАануонФЭгыдалрйеееаонлдтнкеаол.ятритеаньлаРьдРу,езусвзлуевполер,ьлутьг,таа Личная эффективность «Если вы хотите работать с людьми, нужно научиться прежде всего работать с самими собой» 86 Ирина БАРЖАК, основатель Института публичных выступлений, тренер ораторского искусства, конфликтолог, коуч Работа и отдых Как придерживаться правильного питания на работе 90
Личная эффективность Основатель Института публичных выступлений, тренер ораторского искусства, конфликтолог, коуч Ирина БАРЖАК: «Если вы хотите работать с людьми, нужно научиться прежде всего работать с самими собой» Как личному помощнику выйти из конфликта, если его намеренно в него втянули? Можно ли обернуть стресс себе во благо? Как спра- виться со страхом публичных выступлений? Об этом и многом другом нам рассказала Ирина БАРЖАК. Ирина, Вы основатель Института маркетинга и вскоре стала директором публичных выступлений, конфликто- по маркетингу, а потом и СЕО. лог, коуч. Расскажите, как Вы к этому пришли? Параллельно этому начала вести тре- нинги. Свой первый тренинг я провела — Моим первым местом работы было для коллег, чтобы помочь им научиться телевидение. Я прошла все телевизион- выступать на мероприятиях. Я предло- ные профессии, разве что оператором не жила провести для них обучение. На под- была. Позже в телевизионной повестке готовку у меня ушло немало времени, появились некоторые изменения, и мне, но все получилось. После этого я начала как и многим коллегам, пришлось уйти. писать статьи и книги на тему публичных Я возглавила пресс-центр одного ресто- выступлений. ранного холдинга, потом перешла в сферу Когда начался кризис в отрасли, где СПРАВКА я работала, решила серьезно заняться соб- ственными тренингами. Уходить в «сво- Стаж работы генеральным директором своей бодное плавание» было очень страшно. компании: 6 лет Сначала была преподавателем-фрилансе- Стаж работы тренером ораторского искусства: ром, потом появились первые контракты 8 лет и начались крупные проекты. Я собрала Хобби: йога, тренировки на свежем воздухе команду, наняла персонального ассистен- та, потому что практически сразу поняла, что одна не вытяну. 86 e.sekretaria.ru
Портрет профессионала Постепенно начала заниматься коучин- Фото Александры Кутергиной гом, потому что моих клиентов начали повышать до очень серьезных должностей раза — на это уходили десятки дублей. и они стали просить о дополнительном Операторы подсмеивались надо мной, обучении, а я уже обучила их всему, но я упорно работала над собой с помощью что знала сама. Тогда я пошла учиться системы Станиславского. Я поняла, что нуж- на коуча в Пражский университет эконо- но переместить объект внимания, создать мики и бизнеса. себе сверхзадачу, нашла для себя глаголы активного действия, которые помогли мне Конфликтологией начала заниматься избавиться от волнения. Я перепробовала спустя полтора-два года, после того как множество способов побороть страх сама стала заниматься тренингами. Это тоже и теперь помогаю другим. был запрос от моих клиентов — они попро- сили обучить их работать с провокацион- Есть ли какое-то золотое правило ными вопросами на пресс-конференциях. публичных выступлений? Я начала разбираться с этой темой: искать методы, технологии, смотреть, как это — Золотое правило публичных выступле- происходит у известных лиц, и создала ний — не читать свой текст по бумажке. тренинг. Почти сразу поняла, что мне Многие мне говорят, что они не читают нужны углубленные знания — запросов свой доклад на выступлениях, но иногда на обучение становилось все больше, и я начала изучать социальную психологию и конфликтологию. Вот так постепенно я пришла к тому, чем занимаюсь сейчас. Говорят, страх публичных выступ- лений сравним со страхом смерти. Как Вы сами побороли этот страх? — Вы действительно правы, страх публич- ных выступлений сравним со страхом смерти. Этот страх я преодолевала очень тяжело. На своем самом первом публич- ном выступлении — студенческой кон- ференции — я расплакалась, потому что не смогла с ним справиться. Когда пришла на телевидение, не мог- ла записать все подводки с первого № 9, сентябрь 2021 87
Личная эффективность используют суфлеры или от волнения извлечь из ситуации выгоду — выходите начинают рассказывать по бумажке — все из конфликта. Я имею в виду не только это не совсем правильно. материальную выгоду, но и моральную. Если хотите хорошо выступить, зара- Например, ваша самооценка станет нее продумайте тезисы и сделайте себе выше, если вы будете отстаивать свои крупные подсказки, по которым сможете, права и объяснять, в чем вы хороши. Или как по ступенькам, подниматься в своем вы вступили в конфликт и теперь не обя- докладе. заны улыбаться конкретному человеку — используйте энергию, которую тратили Подскажите, что делать помощни- на лишние улыбки, на важные для вас дела. ку, если его намеренно втянули в кон- фликтную ситуацию? Вы автор книги с интригующим названием «Сам дурак. Как убеждать — Прежде всего, необходимо запомнить непробиваемых». Откройте секрет: как простую истину: все, что говорит человек, — все-таки убеждать непробиваемых? проекция его внутреннего конфликта. Записывайте каждое слово, внимательно — Чтобы убеждать непробиваемых, в пер- слушайте, продирайтесь сквозь слова к серд- вую очередь сохраняйте спокойствие. цу конфликта. Разбирайте по полочкам, Изучайте методы работы со стрессом, в чем внутренний конфликт собеседника, регулируйте свой собственный стресс, ищите, что можете ему предложить, как отслеживайте внутренние конфликты, с ним взаимодействовать. регулируйте триггеры, за которые вас цепляет собеседник. Если конфликт повторяется, меняй- те ситуацию, а не людей. Не пытайтесь Осваивайте такие инструменты, как: что-то доказывать, смотрите на причину сторителлинг, ментальные триггеры конфликта, а не на его субъект или объ- и работа с образами, убеждение с помощью ект — это очень важно. Допустим, при- предметов. Тогда есть шанс, что другой чина конфликта — отсутствие ресурсов человек захочет вас услышать. или информации, а вы воюете с каким-то сотрудником, тратите на него свои силы. Как личным помощникам распо- Постарайтесь максимально воздейство- знать в посетителе/клиенте/сотруд- вать на причину конфликта. Как только нике манипулятора и провокатора? вы встанете над проблемой, сможете предложить лучшее решение конфликта. — Манипулируют все люди, даже если вам кажется, что это не так. Очень важно Наконец, если вас все-таки втянули уметь защищаться, слышать внутренние в конфликт, используйте его с максималь- конфликты — мы снова возвращаемся ной выгодой для себя. Если не можете 88 e.sekretaria.ru
Портрет профессионала к тому, о чем я говорила: человек всегда причине бывает больно. В этот момент говорит о своих внутренних конфликтах. я привлекаю людей и твердо говорю им, что мне нужна поддержка. Иногда могу Три главных условия противостояния в социальных сетях написать, что мне нуж- манипулятору: будьте внимательны к его на поддержка, и люди очень откликаются. словам, записывайте их и оставайтесь Благодаря этим постам я подружилась спокойными. Тогда вам будет что противо- со многими хорошими людьми, которые поставить и вы сможете защитить себя сказали, мол, знаешь, у меня тоже сейчас от негативных воздействий. проблема, поэтому давай держаться вместе. Очень часто меня просят научить Я также занимаюсь самокоучингом управлять другими людьми, но невоз- или обязательно иду к коучу. У меня есть можно управлять другими, пока мы не коуч, психологи, группа интервизоров, научимся управлять собой. к которым я могу прийти и попросить под- держки. Просить поддержки — нормаль- Вы занимаетесь стресс-менедж- но, это не говорит о слабости человека. ментом. Расскажите нашим читате- Наоборот, это говорит о его силе — силе лям, как обернуть стресс себе во благо? человека, который понимает, что сейчас его ресурсов не хватает и нужен взгляд — Стресс можно обернуть себе во благо. со стороны. Есть такой прекрасный инструмент — рефрейминг. Задача рефрейминга, — Какой практический совет Вы дади- помочь человеку понять, что не бывает те нашим читателям? откровенно плохих и откровенно хоро- ших ситуаций, все дело в нашей голове, — Если хотите работать с другими людь- в нашем отношении. ми, научитесь работать с самими собой. Не стесняйтесь обращаться за поддержкой, Я рекомендую в любой критической просить оценить вас со стороны. Подходите ситуации выписать десять ее плюсов. Но к очень известным людям и просите у них потренироваться лучше на более спокой- совета. Просите совета у своих руководи- ных ситуациях. Научитесь искать хорошее телей в сложных ситуациях — они обя- там, где его вроде бы нет — точно сможете зательно расскажут, как сделать лучше. обратить стресс во благо. Все персональные ассистенты, кото- Бывают моменты, когда Вы теряете рых я знаю, достигли высоких постов веру в свои силы? Что Вы тогда делаете? благодаря дипломатии, умению разру- ливать конфликты, вовремя промолчать — Вы знаете, да, бывают такие моменты, и вовремя сказать. Желаю вам такого когда я теряю веру в себя, когда прошу о под- же большого успеха. держке других людей и когда по какой-то № 9, сентябрь 2021 89
Личная эффективность Как придерживаться правильного питания на работе Сергей ОБЛОЖКО, врач-психотерапевт, диетолог, специалист по снижению веса Из статьи узнаете: Почему так важно не голодать и пить правильные напитки Как соблюдать принцип метаболической тарелки Какие сытные «заначки» должны быть у вас дома и в офисе Как рассчитать плотность калорий и разогнать свой метаболизм В статье — правила от известного диетолога и специалиста по снижению веса, которые помогут вам питаться вкусно, разнообразно и при этом не поправляться. Узнаете, как работает принцип метаболической тарелки, как рассчитать плотность калорий, разогнать свой метаболизм и какие полезные «заначки» должны быть у вас дома и в офисе. Соблюдайте принцип метаболической тарелки На тарелке должно быть 50 процентов клетчатки, 25 процен- тов углеводов и 25 процентов белков. Важен также и объем пищи — не более 500 г с напитками зараз. Лучше питаться пять раз в день по 300 г, чем съесть за один присест 1,5 кг еды. Пример. У вас на тарелке должно быть условно 100 г белка, 100 г слож- ных углеводов и 200 г клетчатки. 100 мл остается для воды. Если пьете бескалорийный напиток, можно больше. 90 e.sekretaria.ru
Работа и отдых В качестве клетчатки употребляйте в пищу капусту, мор- ковь, спаржу, редис. Сложные углеводы — молодой картофель, макароны, хлеб с отрубями, кукуруза, бобовые. Белок — мясо птицы, рыба, морепродукты, обезжиренный творог. Рассчитывайте плотность калорий Плотность калорий — калорийность одного грамма про- дукта. Продукты с плотностью калорий меньше едини- цы помогают худеть и не набирать вес. При этом никто не запрещает есть продукты с плотностью калорий больше единицы. Но делайте это осторожно, если хотите похудеть или не набирать вес. Чтобы рассчитать плотность калорий, разделите калорийность 100 г продукта на сто. Пример. Калорийность 100 г моркови — 32. Делим ее на сто и полу- чаем плотность калорий 0,32. Этот продукт можно есть. Разгоняйте свой метаболизм Чтобы быстрее наедаться, нужно разогнать свой метаболизм. Отдайте предпочтение продуктам с низкой плотностью Примерный перечень продуктов с разной плотностью калорий Плотность калорий Продукты Низкая, меньше 1 Сельдерей, болгарский перец, морковь, капуста, спаржа, арбуз, дыня, виш- Средняя, от 1 до 3 ня, обезжиренный творог, обезжиренный кефир, яблоки, редис, апельсины, огурцы, помидоры, горох, отварной картофель, бананы, кукуруза Высокая, от 3 и больше Отварная курица, отварная фасоль, сваренное вкрутую яйцо, яичница, свиная отбивная, отварная телятина, сливы, отрубный хлеб, отварные макароны, пломбир на сливках, лосось запеченный Картофельные чипсы, цельнозерновые чипсы, шоколад, фундук, арахис, миндаль, сыр, бекон, круассаны, печенье, майонез, жареная говядина № 9, сентябрь 2021 91
Личная эффективность калорий и высоким коэффициентом питательности. Коэф- фициент питательности — это соотношение калорий и пита- тельности продукта. Продукты с высоким коэффициентом питательности содержат мало калорий, но за счет большого количества белка, клетчатки или воды в составе быстро дают чувство сытости. Пример. Калорийность одного сваренного вкрутую яйца 160 ккал. Натощак сложно съесть больше двух яиц, потому что уже после первого появляется чувство наполненности в области желудка. Продукты с высоким коэффициентом питательности, кроме яиц, — бобовые, яблоки, супы. Разогнать метаболизм поможет ваша метаболическая тарелка питания — белки, сложные углеводы и клетчатка. Сократите потребление сахара и быстрых углеводов — они провоцируют выработку инсулина, который в свою очередь Три простых рецепта для перекуса на работе Бутерброд с овощами 1 Отрубный хлеб, петрушка/укроп, творог 0%, редис/огурец/кабачок, соль. Петрушку/укроп мелко нарезать, смешать с творогом. Творожную массу намазать на хлеб, сверху положить нарезанный тонкими дольками редис/огурец/кабачок и посолить. 2 Бутерброд с курицей Отрубный хлеб, куриное филе 100 г, творог 0% с рубленой зеленью, помидоры черри 3—4 шт., болгарский перец, листья салата, горчица. Куриное филе отварить или приготовить на гриле. Хлеб намазать творожной смесью, сверху положить листья салата, помидоры, перец, затем филе курицы. Добавить горчицу по вкусу/желанию. 3 Каша быстрого приготовления Банка с крышкой, 50 г овсянки быстрого приготовления, 3—4 ч. л. казеина, 1 ч. л. отрубей, 10—20 г мелко порубленных сухофруктов, кипяток. Добавить ингредиенты в банку, залить кипятком и дать настояться несколько минут под крышкой. Каша готова. 92 e.sekretaria.ru
Работа и отдых Какие сытные «заначки» должны быть в офисе и дома Тип продукта Продукты Калорийность на 100 г, ккал Белок Рыба в собственном соку 88 Крабовые палочки 95 Углеводы Карпаччо из курицы 133 Кукуруза консервированная 58 Клетчатка Горошек консервированный 55 Фасоль в томатном соусе 85 Маринованные грибы 22 Квашеная капуста 19 Приготовленная овощная смесь 65 вызывает тягу к еде. Также важно забыть о жирной пище, 93 поэтому начните запекать или варить еду. Пейте не меньше двух литров воды в день и двигайтесь — минимум 8000 ша- гов в день помогут оставаться стройными. Питайтесь разнообразно Небольшой секрет стройности: медленнее всего сбрасывают вес те люди, которые едят одно и то же. Разнообразие в еде позволяет быстро сбрасывать вес и сохранять стройность. Когда вы едите одно и то же, возрастает усвояемость про- дукта — организм уже знает, что вы будете есть, и готовится заранее. На переваривание уже знакомой пищи организм тратит меньше времени и энергии, из-за чего чувство сытости быстро проходит. А благодаря разнообразному питанию организм получает все необходимые питательные вещества, потому что ни один продукт не содержит всех полезных веществ для организма. № 9, сентябрь 2021
Личная эффективность Не голодайте Важно садиться за стол не голодным — это снизит риск переедания. Голод замедляет обменные процессы и притуп- ляет чувство насыщения. Не допускайте долгих голодных пауз — это поможет контролировать тягу к еде и снизит риск переедания. Ешьте четыре-пять раз в день небольши- ми порциями, чтобы не проваливаться в «голодные ямы». На пути к стройности обязательно учитесь делать пра- вильные перекусы. Есть, «не приходя в сознание», то тут, то там — вредная привычка, с которой часто можно столк- нуться на работе. Углеводно-жировые перекусы — яблочко, орешки, конфетки — провоцируют выброс инсулина, раз- жигают тягу к еде и приводят к лишнему весу. Поэтому правильный перекус — важный навык, если вы решили стать стройными навсегда. Предлагаем несколько рецептов для полезного перекуса на работе (с. 92). Пейте правильные напитки Сохранить стройность помогут горячие напитки. Они дают ощущение сытости и для многих — хороший способ поста- вить точку в приеме пищи. Так, например, кофе ускоряет метаболизм и подавляет тягу к еде. Отдайте предпочтение черному кофе, зеленому чаю, мяте. Если хотите добавить молока — используйте казеиновое. В нем больше белка и, в отличие от обычного молока, оно не провоцирует выброс инсулина в кровь, так как в его составе нет лактозы. Не забывайте о прохладительных напитках и компо- тах. Среди них — фруктово-овощные смузи и вода. Для смузи используйте универсальный рецепт: любые фрукты до 50 ккал, любые овощи и вода. Смешайте все в блендере и добавьте натуральный подсластитель эритрит, если хотите. Компоты особенно хорошо получаются из пектина — натурального загустителя, который используют для при- готовления желе и джемов. Пектин есть во всех фруктах. 94 e.sekretaria.ru
Search
