Документ месяца № Параметр Описание Примечание п/п Приложениями к регламенту по рабо- 6 Текст доку- Регламент, как и другие организационные те с протоколами могут быть формы отчетов об исполнении поручений, мента документы, составляют по определенной служебных записок об изменении срока и др. структуре. Она включает: общие положения, Регламент состоит из разделов, пунк- тов и подпунктов, которые имеют термины и определения, основную содер- сквозную нумерацию арабскими цифрами. Когда оформляете нуме- жательную часть. рованный список, каждый уровень отделите точкой, в конце также про- В структуру регламента можете добавить ставьте точку — 1., 2.1. и т. д. Назва- ния разделов выровняйте по центру разделы: распределение ролей, ответствен- или от левого поля ность, заключительные положения и др. — У регламента могут быть приложения. Если в организации есть глосса- рии или классификаторы терминов Многостраничные документы с бланком — и определений, то в организацион- ных документах в данном разделе титульным листом могут иметь оглавление можете дать ссылки на эти глоссарии или классификаторы или содержание, которое оформляют как Описание бизнес-процесса можно автособираемый объект детализировать. Если в организации нет правил оформления документов, 7 1. Общие В общих положениях укажите: цели и зада- то одним из разделов могут быть положения чи издания документа; основные объекты требования к оформлению текста и должностные лица, на которых распро- протокола страняется действие документа; основные полномочия подразделений и должностных лиц в процессе; ответственность за соблюде- ние требований документа; порядок издания и внесения изменений 8 2. Терми- Укажите термины и сокращения, а также ны, опре- их определения или расшифровки. Распо- деления ложите их в алфавитном порядке. Можете и сокра - оформить раздел в табличной форме щения 9 Разделы Основная часть документа включает шесть 10 регламента смысловых частей в соответствии с бизнес- обработки процессом обработки протоколов. Опишите 11 протоко- в разделах: 12 лов (3—8) — кто отвечает за оформление протокола, 13 его согласование и подписание; — порядок и маршруты согласования; 14 — порядок и способы подписания; — порядок доработки проекта по замечаниям согласующих лиц и подписанта; — сроки согласования; — порядок регистрации протоколов; — порядок направления протокола на озна- комление и исполнение; — порядок хранения и ответственность 15 Подпись Подпишите регламент у исполнителя или руководителя определенного уровня согласно требованиям инструкции по делопроизвод- ству или другим ЛНА № 9, сентябрь 2022 49
Делопроизводство на основании Устава, или иное уполномоченное лицо на осно- вании внутренних нормативных или распорядительных документов. Регламент утверждают грифом утверждения или распорядительным документом уполномоченного лица. Срок хранения регламента по работе с протоколами по Перечню-2019 — постоянно, ст. 8а. Присланные для све- дения регламенты хранят один год после замены новыми, ст. 8б. Проекты — до минования надобности, ст. 9. Образец регламента работы с протоколами — на страницах 50—58. Регламент работы с протоколами 1 Общество с ограниченной ответственностью «Позитивные решения» (ООО «Позитивные решения») УТВЕРЖДЕН 2 приказом генерального директора ООО «Позитивные решения» от 02.10.2022 № 65рег РЕГЛАМЕНТ 3 работы с протоколами в ООО «Позитивные решения» 4 Екатеринбург, 2022 5 1 Оформите на бланке конкретного вида документа — Регламент 2 Проставьте на документе гриф утверждения 3 Напишите прописными буквами наименование вида документа — РЕГЛАМЕНТ 4 Внесите заголовок документа — он должен отвечать на вопрос «чего?» 5 Укажите дату утверждения документа и год его издания в нижней части титульного листа 50 e.sekretaria.ru
Документ месяца 6 1. Общие положения 7 1.1. Настоящий Регламент работы с протоколами в ООО «Позитивные решения» (далее — Регламент) устанавливает требования к процессам создания, согласования, под- писания, регистрации, исполнения решений протоколов в ООО «Позитивные решения» (далее — Общество), кроме протоколов коллегиальных органов управления Общества, порядок работы с которыми регламентируется соответствующими положениями об органе управления. 1.2. Положения настоящего регламента распространяются на организацию работы с про- токолами Общества с использованием корпоративных информационных систем, в том числе СЭД, созданных на бумажных носителях или в электронном виде. 1.3. Владельцем данного Регламента является помощник генерального директора. 1.4. Регламент утверждается приказом генерального директора Общества. В случае внесе- ния изменений издается новая редакция Регламента. 2. Термины, определения и сокращения 8 Термин, сокращение Определение Исполнитель поручения Общество Работник Общества, исполняющий поручение, содержащееся Протокол в решении совещания Срок исполнения ООО «Позитивные решения» Электронная подпись (ЭП) Документ, содержащий ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, заседаниях коллегиальных органов или рабочих встречах Срок исполнения поручения, установленный в решении совещания Информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информаци- ей, и которая используется для определения лица, подписы- вающего информацию. Протоколы подписываются простой электронной подписью (ПЭП) 6 Подготовьте текст документа с восемью разделами 51 7 Добавьте раздел «Общие положения» 8 Включите раздел «Термины, определения и сокращения» № 9, сентябрь 2022
Делопроизводство 3. Общие принципы подготовки и оформления проекта протокола 9 3.1. Подготовка протокола осуществляется секретарем коллегиального органа или секре- тарем совещания в корпоративной информационной системе, в том числе в СЭД: — после проведения очного совещания на основании записей, произведенных во время обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, представленных тезисов докладов и выступлений, других материалов к совещанию; — после заочного совещания на основании результатов решений участников сове- щаний. 3.2. Проект протокола оформляется в шаблоне, размещенном в СЭД, или на соответству- ющем бланке протокола, утвержденном приказом генерального директора Общества. 3.3. Протоколы обрабатываются в СЭД на основании предварительно настроенных марш- рутов обработки, включая перечень согласующих лиц, подписанта, способ подписания и дело в соответствии с номенклатурой дел. Маршруты обработки в других корпоративных инфор- мационных системах настраиваются вручную. 3.4. Протоколы, обрабатываемые в СЭД, могут подписываться ПЭП. Протоколы, обраба- тываемые в других корпоративных информационных системах, должны быть подписаны соб- ственноручной подписью. 3.5. Совещания могут проводиться очно или дистанционно, с участием основных участни- ков совещания и приглашенных участников, или заочно в форме согласования проекта про- токола. 3.6. Секретарь совещания заполняет карточку протокола в корпоративной информацион- ной системе: — файл протокола; — список согласующих (в СЭД настроено автоматически); — подписанты; — список рассылки. В СЭД обязательно заполняются вкладки «Повестка дня», «Присутствующие» и «Поруче- ния». 3.7. Срок направления протокола на согласование в корпоративной информационной системе: — для совещаний под председательством генерального директора и рабочих совеща- ний — не позднее следующего рабочего дня после проведения совещания; — для совещаний, проводящихся заочно, не позднее чем за три дня до запланированной даты принятия решения; — для заседаний или плановых совещаний — в соответствии с положениями о постоянно действующих коллегиальных органах. В случае отсутствия в положении о соответствующем коллегиальном органе нормы, регла- ментирующей срок направления протокола на согласование, придерживаться сроков, уста- новленных для совещаний под председательством генерального директора. 9 Внесите общие принципы подготовки и оформления проекта протокола. Укажите, кто отвечает за оформление протокола, его согласование и подписание 52 e.sekretaria.ru
Документ месяца 4. Согласование проекта протокола 10 4.1. После подготовки проект протокола направляется на согласование участникам сове- щания в соответствии с настроенными маршрутами или по решению секретаря совещания. 4.2. Сроки согласования протокола. 4.2.1. На первом этапе согласования: — для всех протоколов, кроме протоколов совещаний под председательством гене- рального директора — два рабочих дня; — для протоколов совещаний под председательством генерального директора — один рабочий день. 4.2.2. На втором и последующих этапах согласования — один рабочий день. 4.3. В случае нарушения согласующим лицом сроков согласования, установленных в п. 4.2, протокол согласуется в корпоративной информационной системе автоматически. В этом слу- чае согласующее лицо несет ответственность за неисполнение обязанности по согласованию проекта протокола. 4.4. При согласовании проекта протокола используется параллельный способ согласова- ния одновременно всеми согласующими лицами. 4.5. В случае несогласования проекта протокола он возвращается на доработку секретарю совещания. 4.6. Секретарь совещания дорабатывает проект по замечаниям согласующих лиц в течение одного рабочего дня с момента поступления задачи на доработку. 4.7. После доработки проект протокола направляется на согласование участникам, не согла- совавшим проект, либо всем участникам совещания по решению секретаря совещания. 4.8. После согласования проект протокола направляется на подписание. Если согласова- ние от отдельных участников не получено, проект протокола направляется с учетом особого мнения согласующего лица. 5. Подписание протокола 11 5.1. Протокол подписывается на бумажном носителе или в СЭД ПЭП председателем сове- щания или иным уполномоченным лицом (закрытием задачи подписания). 5.2. Протокол, подписанный в СЭД ПЭП, признается равнозначным подписанному на бумажном носителе. 5.3. Секретарь передает согласованный протокол с распечатанным листом согласования председателю совещания. 5.4. Председатель подписывает протокол и возвращает секретарю совещания для разме- щения сканированной копии в корпоративной информационной системе. 5.5. В случае если председателем совещания принято решение отказать в подписании про- екта протокола, он либо отклоняет задачу в СЭД, либо возвращает проект протокола секре- тарю совещания для доработки. 10 Добавьте раздел о сроках, способах и маршрутах согласования протокола 53 11 Внесите раздел об особенностях подписания протокола № 9, сентябрь 2022
Делопроизводство 5.6. Секретарь совещания дорабатывает проект протокола, направляет на повторное согласование всем участникам согласования. 6. Регистрация и ознакомление с протоколом 12 6.1. После подписания сканированная копия протокола размещается в корпоративной информационной системе и рассылается основным участникам совещания и иным заинтере- сованным лицам. 6.2. Регистрация протокола осуществляется закрытием задачи «Регистрация» в корпора- тивной информационной системе: — секретарем совещания в случае подписания протокола на бумажном носителе; — автоматически в случае подписания протокола в СЭД ПЭП. 6.3. Копии и выписки из протоколов заверяются секретарем совещания. Секретарь совещания ведет учет выданных копий и выписок из протоколов на бумажном носителе. 7. Исполнение решений по протоколам 13 7.1. После регистрации и рассылки протокола секретарь совещания формирует поручения и рассылает их исполнителям. 7.2. Исполнители поручений своевременно отчитываются об исполнении поручений, раз- мещая отчеты в корпоративной информационной системе. 7.3. При невозможности исполнить поручения в срок исполнители представляют служеб- ную записку с обоснованием невозможности исполнения поручения и просьбой о переносе срока исполнения. 7.4. Решение о переносе срока исполнения принимается председателем совещания. Дан- ное решение включается в очередной протокол совещания. 8. Хранение протоколов 14 8.1. Секретарь осуществляет оперативное хранение протоколов совещаний и материалов к совещаниям и по истечении установленных сроков хранения передает их в архив на хране- ние или для уничтожения. 15 Помощник руководителя Соломина А.Е. Соломина 12 Включите раздел о нюансах регистрации и ознакомления с протоколом e.sekretaria.ru 13 Внесите раздел об особенностях исполнения решений по протоколам 14 Последним разделом включите информацию о хранении протоколов 15 Подпишите документ сами или передайте его на подпись руководителю 54
Словарь делопроизводства Реквизит «Подпись» П Подпись — реквизит, который содержит собственноручную роспись должностного или фи- зического лица. Подпись придает документу юридическую силу. Документ без подписи долж- ностного лица не имеет никакого значения, даже если подготовлен на бланке и обладает безу- пречным текстом. Кто имеет право подписывать документы. Руководитель компании вправе подписывать документы в силу должно- сти. Чтобы передать это полномочие другому сотруднику, он издает приказ. Если документы подпишет неуполномо- ченный сотрудник, суд признает их недействительными. Документы, которые подписал неуполномоченный сотруд- ник, работники и другие заинтересованные лица могут обжа- ловать в суде. Сами документы, а также решения, которые в них содержатся, суд признает недействительными. Что включает в себя реквизит «Подпись». Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ; собственноручную подпись; расшифровку подписи — инициалы, фамилию (п. 5.22, ГОСТ Р 7.0.97-2016). Как оформить реквизит «Подпись». Подпись располагают под текстом документа, в письмах и записках — под текстом и отметкой о наличии приложения. Рассмотрим восемь основных ситуаций оформления реквизита «Подпись» (с. 55—58). Ситуация 1. Документ на бланке организации Генеральный директор Иванов И.И. Иванов 1 1 Оформите реквизит «Подпись» стандартно по ГОСТ Р 7.0.97-2016, п. 5.22. Включите наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись и ее расшифровку — инициалы и фамилию
Делопроизводство Ситуация 2. Документ не на бланке организации Генеральный директор Иванов И.И. Иванов 1 ООО «Альфа» 2 1 Оформите реквизит «Подпись» 2 Включите наименование организации в наименование должности лица, подписывающего документ Ситуация 3. Документ на бланке должностного лица Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (ООО «Альфа») КОММЕРЧЕСКИЙ ДИРЕКТОР 1 123456, Москва, ул. Зеленая, д. 6, оф. 100 Тел./факс (495) 123-45-67, e-mail: [email protected]; http://sitename.com ОКПО 12345678; ОГРН 12345678901234; ИНН/КПП 123456789/123456789 На № № от … 2 Петров П.П. Петров 1 Укажите наименование должности лица — автора документа 2 В реквизите «Подпись» не указывайте должность, так как она уже есть на бланке документа 56 e.sekretaria.ru
Словарь делопроизводства Ситуация 4. Документ подписывают несколько должностных лиц с разным должностным положением Генеральный директор Иванов И.И. Иванов 1 Главный бухгалтер Васильев В.В. Васильев 2 1 Расположите одну над другой подписи с указанием должностей. Первой оформите подпись человека с более высоким положением 2 Второй внесите подпись сотрудника, более низкого по статусу Ситуация 5. Документ подписывают должностные лица, которые занимают одинаковое положение Генеральный директор ООО «Альфа» Генеральный директор ООО «АБВ» 1 2 Иванов И.И. Иванов Николаев Н.Н. Николаев 1 Расположите на одном уровне подписи должностных лиц 2 Укажите наименование организации вместе с должностью подписанта в совместном документе двух организаций — договоре или приказе Ситуация 6. Документ подписывают члены комиссии Председатель комиссии Петров П.П. Петров 1 Члены комиссии Васильев В.В. Васильев 2 Егоров Е.Е. Егоров Николаев Н.Н. Николаев 1 Укажите в подписи статус лица в составе комиссии. Первой поставьте подпись председателя комиссии 2 Ниже вынесите подписи членов комиссии без указания должностей № 9, сентябрь 2022 57
Делопроизводство Ситуация 7. Документ подписывает должностное лицо, исполняющее обязанности руководителя Главный бухгалтер Васильев В.В. Васильев 1 Исполняющий обязанности Васильев В.В. Васильев 2 генерального директора 1 Укажите в подписи должность или статус исполняющего обязанности в соответствии с распорядительным документом. Обязанности должностного лица могут возлагаться на другое должностное лицо без изменения его должности 2 Оформите подпись иначе, если заместителя назначили исполняющим обязанности или временно исполняющим обязанности отсутствующего руководителя Ситуация 8. Проект документа готов, но должностное лицо, указанное в подписи, отсутствует. Полномочия передали другому работнику Коммерческий директор Петров П.П. Петров 1 Генеральный директор И.И. Иванов Коммерческий директор Петров П.П. Петров 2 Генеральный директор И.И. Иванов На основании доверенности от 17.08.2022 № 19 3 1 Внесите от руки или с помощью штампов исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа. Не ставьте косую черту и надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо 2 Можете аккуратно зачеркнуть должность и расшифровку 3 Допишите от руки или проставьте штампом основание для подписания документа другим должностным лицом. Такая традиция сложилась в деловой практике 58 e.sekretaria.ru
Практикум Домашнее задание № 9. Как оформить приказ о привлечении сотрудника к дисциплинарному взысканию Разберитесь с ситуацией ниже, найдите ошибки в приказе Валентина АНДРЕЕВА, о привлечении сотрудника к дисциплинарному взысканию профессор кафедры и сразу проверьте себя. трудового права и права социального обеспечения Ситуация. Секретарь Ефимова О.А. более пяти лет Российской академии успешно работала в организационно-контрольном отделе правосудия, к. и. н. ООО «Прогресс». Однако в июле 2022 года у нее возникли сложные личные обстоятельства, связанные с болезнью ее матери, которая лежала в больнице. Ефимовой О.А. пришлось неоднократно оформлять однодневные отпуска без сохранения заработной платы, чтобы ходить в больни- цу. Из-за периодического отсутствия на работе секретарь не смогла вовремя, к 12.07.2022, подготовить документы для очередного совещания с заказчиками ООО «Прогресс». Руководитель организационно-контрольного отдела Наза- рова Г.А. написала об этом в докладной записке на имя генерального директора ООО «Прогресс» Миронова Н.И. В конце рабочего дня 12.07.2022 специалисты кадровой служ- бы потребовали от Ефимовой О.А. письменное объяснение по факту нарушения дисциплины труда. Секретарь обещала представить объяснительную записку и приложить к ней справку о действительном посещении больницы. Чтобы получить эту справку, Ефимовой потребовалось 14.07.2022 отпроситься после обеда с работы, чтобы поехать в больницу. Оформление нестандартной справки заняло много времени, и секретарь не успела вернуться на работу до окончания рабочего времени 14.07.2022. Объяснение она представила утром 15.07.2022. Специалисты кадровой службы не получили от секре- таря письменное объяснение 14.07.2022 и в конце рабоче- го дня составили соответствующий акт. Акт составляли № 9, сентябрь 2022 59
Делопроизводство Приказ о дисциплинарном взыскании. Неправильный вариант Общество с ограниченной ответственностью «Прогресс» (ООО «Прогресс») 14.07.2022 ПРИКАЗ № 131-к Москва О дисциплинарном взыскании В связи с нарушением секретарем организационно-контрольного отдела Ефимовой О.А. дисциплины труда и непредоставлением ею письменного объяснения по данному факту объ- явить ей выговор. Основание: докладная записка руководителя организационно-контрольного отдела Назаровой Г.А. от 12.07.2022 № 15, акт о непредоставлении письменного объяснения секретарем организационно-контрольного отдела Ефимовой О.А. от 14.07.2022 № 9. Генеральный директор Миронов Н.И. Миронов С приказом ознакомлена, экземпляр приказа получила: Секретарь организационно- Ефимова 15.07.2022 О.А. Ефимова контрольного отдела В дело № 01-04 за 2022 г. Специалист по управлению персоналом Ерохина 15.07.2022 60 e.sekretaria.ru
в присутствии свидетелей — руководителя организацион- Практикум но-контрольного отдела и его заместителя. Акт передали на рассмотрение руководителю ООО «Прогресс» вместе 61 с проектом приказа о привлечении секретаря Ефимовой О.А. к дисциплинарной ответственности — ей решили объявить выговор. Руководитель организации подписал приказ. Определите, правильно ли установили срок, в который секретарь должна была предоставить письменное объяс- нение по факту неисполнения должностных обязанностей. Правильно ли решили вопрос о свидетелях, когда состав- ляли акт по поводу того, что секретарь не предоставила письменное объяснение. Верно ли выбрали вид дисципли- нарного взыскания для секретаря. Правильно ли составили и оформили приказ о дисциплинарном взыскании (с. 60). Ошибки. Если сотрудник нарушил дисциплину тру- да, к нему можно применить дисциплинарное взыскание. До того, как применят взыскание, сотрудник должен предо- ставить письменное объяснение о причинах совершенного проступка в течение двух рабочих дней (ч. 1 ст. 193 ТК). Эти два дня он имеет право использовать полностью, до конца рабочего времени второго дня. Акт о непредоставлении объ- яснения можно составить только по окончании двух рабочих дней. Секретарь Ефимова О.А. предоставила письменное объяснение по истечении двух рабочих дней — утром сле- дующего дня. В связи с этим составлять акт о непредостав- лении объяснения было неправомерно. Чтобы составить акт, привлекают незаинтересованных свидетелей, которые не связаны по рабочим вопросам с сотрудником, нарушив- шим дисциплину труда. Секретарь Ефимова О.А. действительно не выполнила работу, которая входит в ее должностные обязанности. Но это произошло не из-за того, что она недобросовестный и безот- ветственный работник, а из-за сложной жизненной ситуации. Кроме того, до этого случая у секретаря не было нарушений и дисциплинарных взысканий. Ее проступок не повлек серьезных экономических или финансовых последствий для организации. Однако это все не учли, когда привлекали № 9, сентябрь 2022
Делопроизводство Приказ о дисциплинарном взыскании. Правильный вариант 15.07.2022 1 Общество с ограниченной ответственностью «Прогресс» № 131-к (ООО «Прогресс») ПРИКАЗ Москва Об объявлении замечания секретарю организационно-контрольного отдела Ефимовой О.А. 2 В связи с нарушением секретарем организационно-контрольного отдела Ефимовой О.А. дисциплины труда, выразившемся в том, что она не подготовила к 12.07.2022 комплект доку- ментов, необходимых для проведения очередного совещания с заказчиками ООО «Про- гресс», 3 объявить ей замечание. 4 Основание: докладная записка руководителя организационно-контрольного отдела Назаровой Г.А. от 12.07.2022 № 15, объяснительная записка секретаря организационно-контрольного отдела Ефимовой О.А. от 15.07.2022 № 11. 5 Генеральный директор Миронов Н.И. Миронов С приказом ознакомлена, экземпляр приказа получила: Секретарь организационно- Ефимова 15.07.2022 О.А. Ефимова контрольного отдела В дело № 01-04 за 2022 г. Специалист по управлению персоналом Ерохина 15.07.2022 1 Издали приказ после того, как получили письменное объяснение секретаря 2 Конкретизировали заголовок к тексту приказа 3 Учли тяжесть проступка секретаря и его обстоятельства 4 Заменили наказание с выговора на замечание 5 Убрали из оснований приказа акт о непредоставлении письменного объяснения 62 e.sekretaria.ru
Практикум Ефимову О.А. к дисциплинарной ответственности и объяв- ляли ей выговор. Таким образом, в организации нарушили норму ТК об обязательном учете тяжести совершенного про- ступка и обстоятельств, при которых он был совершен (ч. 5 ст. 192 ТК). Секретарю достаточно было объявить замечание. Заголовок к тексту приказа сформулировали неточно. В тексте приказа не раскрыли дисциплинарный проступок работника. Наказание, которое не соответствует данной ситуации, — выговор — необходимо заменить замечанием. Неправомерно и неправильно составленный акт о непредо- ставлении секретарем письменного объяснения не нужно упоминать в приказе как одно из оснований его издания. Письменное объяснение секретаря Ефимовой О.А., которое она предоставила 15.07.2022, нужно принять и упомянуть в основании к приказу. Приказ должны были издать 15.07.2022, когда получили письменное объяснение секретаря, а не 14.07.2022. На странице 62 — пример правильного приказа. № 9, сентябрь 2022 63
Делопроизводство Пять групп опасных ошибок в текстах документов Лариса ДОРОНИНА, доцент МГУУ Правительства Москвы, к. э. н. Из статьи узнаете: Какие грамматические ошибки недопустимы в документах Какие графические и технические ошибки допускают в текстах Какие семантические и стилистические ошибки делают в документах Какие структурные и композиционные ошибки мешают воспринимать текст В статье разберем, какие основные ошибки допускают в офи- циально-деловых письменных коммуникациях. На примере пяти основных групп ошибок узнаете, почему их опасно допускать в текстах документов и каким образом их можно исправить. Графические и технические ошибки Технические ошибки в текстах — это описки, опечатки, механические повреждения текста при печати, которые возникают, как правило, из-за исполнительской небреж- ности. Графические ошибки — это перестановка либо про- пуск букв, а иногда добавление лишних букв. Иногда из-за опечатки смысл текста изменяется. Пример: «карты перестали считаться валидаторами» вместо «карты перестали считываться валидаторами» или не «двери открываются», а «двери отрываются». 64 e.sekretaria.ru
Работа с документами Структурные или композиционные ошибки Структурные ошибки возникают, когда составитель текста нарушает логику построения предложений, использует неправильное деление текста официального документа на смысловые части. Из-за структурных ошибок на ознаком- ление с документом уходит больше времени, чем на доку- мент с логичной структурой. Ведь для того чтобы понять текст, его нужно несколько раз прочитать. Грамматические ошибки Грамматические ошибки — это орфографические и пунктуа- ционные ошибки. К основным орфографическим ошибкам в официально-деловых текстах относятся: Ошибки переноса слов в заголовках или в текстах документов. Данная ошибка показывает, что составитель документа не знает правил русского языка. Графические и технические ошибки Опечатка в тексте 8 ✓ При отходе территории было выявлено При обходе территории было выявлено нарушение охранного режима. нарушение охранного режима. Перестановка букв в тексте ✓ 8 Статья 502 ГК РФ наделяет потребите- ля правом обменять не подошедший ему Статья 502 ГК РФ наделяет потребите- качественный непродовольственный товар ля парвом обменять не подошедший ему на аналогичный. качественный непродовольственный товар на аналогичный. 8 образец с ошибкой ✓ без ошибки № 9, сентябрь 2022 65
Делопроизводство Структурные или композиционные ошибки Логика построения предложения 8 ✓ Проверка Минкультуры показала, что Проверка Минкультуры показала, что не полностью обеспечивается защита куль- министерство не полностью обеспечива- турных ценностей от незаконного вывоза ет защиту культурных ценностей от неза- за границу. конного вывоза за границу. Смысловое деление текста ✓ 8 Сообщаем, что Вы включены в состав участников конференции «Проблемы эко- Сообщаем, что вы включены в состав номики», которая состоится 12.04.2022 участников конференции. Просим Вас в здании ОАО «Панорама». направить в наш адрес тему вашего докла- да и примерное время выступления. В настоящее время проводится подготовка В настоящее время проводится подготовка плана выступлений докладчиков. плана выступлений докладчиков. Конфе- ренция «Проблемы экономики» состоится Просим Вас направить в наш адрес тему 12.04.2022 в здании ОАО «Панорама». вашего доклада и примерное время выступ- ления. Правописание прописных и строчных букв в названи- ях организаций, должностей, документов. Если в тексте документа написать название должности с прописной бук- вы, это будет расцениваться как единственная должность в стране: «…подписан Президентом Российской Федерации». Поэтому вызывает недоумение фраза в тексте документа: «…документ подписывается Специалистом отдела кадров». В официально-деловых текстах часто присутствует непра- вильное употребление прописных букв: «Государственная Корпорация “Ростех” неоднократно сообщала Вам…». Сле- дует писать: «Государственная корпорация “Ростех” неодно- кратно сообщала Вам…». Слитное/дефисное/раздельное написание слов. Сло- ва, которые состоят из нескольких частей, вводят в замеша- тельство при написании даже грамотных людей. У каждого 66 e.sekretaria.ru
Работа с документами Грамматические ошибки ✓ Перенос заголовка Об утверждении Правил предоставления субсидий 8 из федерального бюджета Об утверждении Правил предоставления субсидий из федерального бюджета Перенос даты в тексте документа 8 ✓ Сообщаем Вам, что ООО «ЯР» Сообщаем Вам, что ООО «ЯР» изменило график работы с 1 июля изменило график работы 2022 года по 30 сентября 2022 года. с 1 июля 2022 года по 30 сентября 2022 года. Перенос аббревиатуры ✓ 8 В настоящее время ремонтные работы ведутся на ТЭЦ-9. В настоящее время ремонтные работы ведутся на ТЭЦ -9. из них свои правила и несколько десятков исключений. И их 67 просто надо выучить. Чем опасно это для официального документа? Неправильное написание может создать новое слово, например «бизнес-вумен». Ошибки в правописании частей речи. Это огромный пласт ошибок, связанных с неправильным употреблением глаго- лов, причастий, предлогов, местоимений и других частей речи. К пунктуационным ошибкам относятся: запятые при ограничительно-выделительных, деепричастных и при- частных оборотах, невыделение или выделение омонимич- ных частиц «что (бы)», «то (же)» и междометий запятыми, и др. Деепричастия и причастия широко используются № 9, сентябрь 2022
Делопроизводство Грамматические ошибки ✓ Правописание вида документа в тексте В соответствии с постановлением Пра- вительства Российской Федерации 8 от 16.07.2022 № 1289 «О расширении тер- ритории Хоперского государственного В соответствии с Постановлением Прави- природного заповедника»… тельства РФ от 16.07.2022 № 1289 «О рас- ширении территории Хоперского государ- ственного природного заповедника»… Правописание названия должности в тексте документа 8 ✓ В соответствии с инструкцией по делопро- В соответствии с Инструкцией по делопро- изводству в ПАО «Содружество» Началь- изводству в ПАО «Содружество» началь- ник юридического отдела должен визиро- ник юридического отдела должен визиро- вать приказы по личному составу. вать приказы по личному составу. Раздельное написание слова ✓ 8 Прейскурант обновляют, как только изме- нились цены Прейс-курант обновляют, как только изменились цены в официально-деловом стиле. Рассмотрим, например, деепри- частный оборот. Используйте его только в предложении, где есть подлежащее, то есть названо действующее лицо. Если не учитывать это требование, то непонятно, кто действую- щие лица управленческого процесса. Пример. В предложении «подготавливая проект закона, были рас- смотрены все предложенные варианты» неясно, кем они были рас- смотрены. Поэтому исправляем на: «подготавливая проект закона, члены Правительства Российской Федерации рассмотрели все пред- ложенные варианты». 68 e.sekretaria.ru
Работа с документами Семантические ошибки Семантические ошибки грозят нарушением смысла выска- зывания из-за неправильного использования значений слов, терминов и др. Ошибки в неправильном применении слова могут привести к действиям, которых вы не ожидали от адре- сата, или к комическим ситуациям, например: «Начальнику транспортного отдела Фамилия И.О. представить автомобиль для встречи делегации». В ответ можно было бы спросить: «Как представить? Мысленно вообразить?». Когда используете то или иное слово, важно понимать его сочетаемость с другими словами. Так, например, сло- во «дефект» используется по отношению к техническим изделиям, а «изъян» и «недостаток» относятся и к тому, что Грамматические ошибки ✓ Правописание глаголов, причастий Докладчик Воронина Н.А., вошедшая в зал заседания с опозданием, не смогла отве- 8 тить на заданный вопрос. Докладчик Воронина Н.А., вошедший в зал ✓ заседания с опозданием, не смог ответить на заданный вопрос. По возвращении из командировки сотруд- ники должны предоставить отчет. Правописание предлогов ✓ 8 Данное расположение полок в шкафу По возвращению из командировки сотруд- не требует нагибаться, чтобы взять дело. ники должны представить отчет. Правописание глаголов 8 Данное расположение полок в шкафу не требует нагинаться, чтобы взять дело. № 9, сентябрь 2022 69
Делопроизводство создано природой, и к процессам или результатам обще- ственной деятельности — «недостатки в процессе работы», «доска с изъяном». Неправильное применение термина может исказить смысл документа. Мы часто используем в документах тер- мины тех областей знаний, в которых не являемся специа- листами, поэтому и возникают ошибки. Термины «под- линник» и «оригинал», наверное, самые распространенные термины в делопроизводстве. Но мало кто смотрел в тер- минологических словарях и ГОСТах их определение. Под- линник документа — первый или единственный экземпляр документа (ГОСТ Р 7.0.8-2013. Делопроизводство и архивное Грамматические ошибки Выделение запятой составного подчинительного союза 8 ✓ В связи с тем, что названная организация В связи с тем что названная организация ликвидирована, просим подтвердить стаж ликвидирована, просим подтвердить стаж работы Сидорова В.В. в ОАО «Прогресс». работы Сидорова В.В. в ОАО «Прогресс». Выделение деепричастного оборота ✓ 8 Принимая оплату картой, организации и ИП выдают клиенту чек через онлайн- Принимая оплату картой организации кассу. Если этого не сделать или допустить и ИП выдают клиенту чек через онлайн- ошибку, можно получить штраф. кассу. Если этого не сделать или допустить ошибку, можно получить штраф. Выделение причастного оборота ✓ 8 В соответствии с пунктом 5 Положения о Министерстве здравоохранения в Рос- В соответствии с пунктом 5 Положения сийской Федерации, утвержденного о Министерстве здравоохранения в Рос- постановлением Правительства Рос- сийской Федерации, утвержденного сийской Федерации от 19 июня 2012 г. постановлением Правительства Рос- № 608, п р и к а з ы в а ю: сийской Федерации от 19 июня 2012 г. № 608 п р и к а з ы в а ю: 70 e.sekretaria.ru
Работа с документами дело. Термины и определения). Обратите внимание: в данном 71 ГОСТе нет термина «оригинал», то есть в данной области дея- тельности он не применяется. Поэтому когда в инструкции по делопроизводству организации написано, что «оригиналы приказов хранятся в канцелярии», то возникает вопрос, а что это? В делопроизводстве и архивном деле есть только подлин- ники и копии документов. Оригинал — текст и изобразитель- ный материал, предназначенный для издания (ГОСТ 7.89-2005 Система стандартов по библиотечному и издательскому делу. Оригиналы текстовые и издательские). Как видим, термин «оригинал» применяется в издательской области. Стилистические ошибки Среди стилистических ошибок назовем главные: тавтоло- гия, паронимы, плеоназмы, использование разговорной лексики и др. Тавтология. Она возникает в результате повторения однокоренных слов: следует учитывать следующее…, явле- ние проявляется…, польза от использования. Тавтологиче- ские повторы делают текст неблагозвучным, тяжелым для понимания. Паронимы. Это слова, сходные по звучанию, но разные по значению. Например, паронимы: теплый и тепличный, туристский и туристический, критичный и критический. Выбор того или иного слова будет зависеть от контекста. Плеоназм. Это частичное совпадение слов, образующих словосочетание: ледяной айсберг, совместное сотрудниче- ство, свободная вакансия и др. Возникают такие ошибки из-за незнания значения слов. И получается «масло масля- ное». В деловых текстах этого быть не должно. Проверить, плеоназм это или нет, можно так: если вы найдете отличие в двух стоящих рядом словах, то это не плеоназм. Например, букинистическая книга, ведь это не любая книга, а именно книга, которая поступила в повторное товарное обращение. Следовательно, «букинистическая книга» не плеоназм. № 9, сентябрь 2022
Делопроизводство ✓ Семантические ошибки Сотрудники должны бережно относиться к имуществу организации. Использование значения слова ✓ 8 Наши пакеты изготовлены из целлофана, Сотрудники должны толерантно отно- и это имеет существенное значение для эко- ситься к имуществу организации. логии. Использование термина 8 Наши пакеты изготовлены из полиэтилена, и это имеет существенное значение для эко- логии. Разговорная лексика. При использовании русского языка как государственного языка Российской Федерации не допускается использовать слова и выражения, которые не соответствуют нормам современного русского литера- турного языка (Федеральный закон от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» ). Поэтому, используя слова в текстах документов с нарушением норм русского языка, вы нарушаете закон. Лексическая сочетаемость. Это способность слова соче- таться с определенным кругом других слов. Если не учиты- ваются лексическое значение слов и традиции соединения слов в словосочетании, возникает лексическая несочета- емость. Например, черствый хлеб, черствый человек, но не черствый торт или черствый друг. Мы рассмотрели только небольшую часть ошибок в дело- вых текстах, которые могут привести к искажению смыс- ла сказанного, ввести в заблуждение адресата и показать неграмотность автора документа. Покажем на примере текста реального документа, какие ошибки допускают ваши коллеги и как их можно исправить (с. 74). 72 e.sekretaria.ru
Работа с документами Стилистические ошибки ✓ Тавтология в тексте документа Отправка груза осуществляется при запол- ненном вагоне. 8 ✓ Отправка груза осуществляется при полно- стью заполненном вагоне. Заместителю директора института по адми- нистративно-хозяйственной работе Ивано- Паронимы в тексте документа ву И.И. закупить снаряжение для туристи- ческого похода до 12.05.2022. 8 ✓ Заместителю директора института по адми- нистративно-хозяйственной работе Ивано- Строительные работы будут завершены ву И.И. закупить снаряжение для турист- в сентябре этого года. ского похода до 12.05.2022. ✓ Плеоназм в тексте документа Изменения трудового законодательства 8 необходимо отражать в локальных норма- тивных актах организации. Строительные работы будут завершены в сентябре месяце этого года. Использование разговорной лексики 8 Изменения трудового законодательства необходимо отражать в локалке. Лексическая сочетаемость слов в тексте ✓ 8 В прошлом квартале компания произвела закупку новой компьютерной техники. В прошлом квартале компания обзавелась новой компьютерной техникой. Речевая избыточность или многословие ✓ 8 Сотрудникам структурных подразделений ООО «Каравай» представить до 15 июля Всем сотрудникам структурных подразде- 2022 г. справки об отсутствии судимости. лений ООО «Каравай» представить в срок до 15 июля 2022 г. справки об отсутствии судимости.
Делопроизводство Документ с ошибками в тексте ... Доводим до вашего сведения, что 23.04.2022 г. 1 произошел критичный 2 сбой в работе системы ЭСПД 3 , в результате которого часть карт ЭСПД перестала читаться 4 валидато- рами. В соответствии с действующими 5 нормативными документами просим осуществлять перевозку пассажиров ЭСПД по предоставлению 6 карты, если она не сработала 7 на валидаторе. Оплата, 8 за перевезенных пассажиров ЭСПД в период неработоспособности системы будет должным образом 9 осуществлена после восстановления системы. ... 1 Ошибка в написании даты. Цифровой способ 23.04.2022 (ГОСТ Р 7.0.97-2016) 2 Ошибка применения паронима: критичный — критический 3 Аббревиатура без расшифровки. Необходимо дать расшифровку в тексте документа, затем в скобках указать аббревиатуру 4 Неправильно употреблено слово. Валидатор не читает, а считывает информацию 5 Лишнее слово «действующими» — другие нормативные документы не применяются 6 Нарушение лексической сочетаемости слов в официально-деловом стиле. Карта не предоставляется, а предъявляется 7 Разговорный стиль — «сработала» 8 Лишняя запятая при обособлении причастного оборота 9 Лишнее словосочетание — «должным образом», ведь разве может быть иначе? Правильный вариант текста документа … Доводим до вашего сведения, что 13.04.2022 произошел критический сбой в работе систе- мы «Электронного социального проездного документа» (далее — ЭСПД), в результате кото- рого часть карт ЭСПД перестала считываться валидаторами. В соответствии с нормативными документами просим осуществлять перевозку пассажиров ЭСПД по предъявлению карты, если ее не будет считывать валидатор. Оплата за перевезенных пассажиров ЭСПД в период неработоспособности системы будет осуществлена после восстановления системы. … 74 e.sekretaria.ru
Искдвооитетйоермууеювчатемверыыре.исЖнкеаннибосвекивиптйрнепеГаиетдспнасоррттйиеалаДжвьвэл,ивлпеизуядннбльлиТиюиои.цр,иос,т Профессия секретарь Помощник руководителя — скрытая сила бизнеса. Семь советов, как стать эффективнее 76 Наталья ФЕДОТКИНА, помощник руководителя, автор Telegram-канала Executive Assistants Lead Свой проект, бизнес, непрофильный функционал. Рассказывают ваши коллеги 83
Профессия секретарь Помощник руководителя — скрытая сила бизнеса. Семь советов, как стать эффективнее Наталья ФЕДОТКИНА, помощник руководителя, автор Telegram-канала Executive Assistants Lead Из статьи узнаете: Какие направления работы можно поручить помощнику руководителя Как помощнику руководителя внедрять изменения в организации Как расширить сферу своего влияния и быть в курсе новостей Как стать партнером своему руководителю В статье — советы вашей коллеги, которые помогут вам по-новому взглянуть на свою профессию, адаптироваться к постоянным изменениям, расти и развиваться. Так ли прост карьерный путь помощника руководителя в наши дни? Что- бы быть востребованным профессионалом сегодня, нужно любить вызовы, быть любопытным, гибко реагировать на изменения и постоянно учиться новому. Советы в ста- тье помогут вам найти новое применение вашим знаниям и выйти на другой уровень поддержки руководителя. Поддерживайте и внедряйте изменения в организации Ошибочно полагать, что помощник — всего лишь исполни- тель. Зачастую он работает самостоятельно, его не нужно 76 e.sekretaria.ru
Профессиональное развитие контролировать, он сам ищет решения, проявляет смекал- ку, оценивает риски. Помощник может первым заметить расходы, которые желательно оптимизировать, процессы, которые важно улучшить, риски, которых можно избежать. Компания может понести огромные финансовые и вре- менные потери, если вы промолчите в надежде, что кто-то другой вынесет на обсуждение «неудобные» темы. Поэтому обязательно делитесь с руководителем информацией, пред- лагайте свои решения, спрашивайте коллег о том, есть ли возможность начать делать привычные вещи по-другому, рационально используя ресурсы. Инициативность и проактивность — вот качества современного помощника, которые помогут выделиться и быть по-настоящему полезным своей компании. Мои КАКИЕ НАПРАВЛЕНИЯ РАБОТЫ В КОМПАНИИ МОЖНО ПОРУЧИТЬ ПОМОЩНИКУ РУКОВОДИТЕЛЯ ✓ Автоматизация и внедрение нового ПО для отслеживания задач и поручений, внедрение электронного документооборота. Обуче- ние пользователей ✓ Поиск и подбор административного персонала — секретарей на ресепшен, курьеров, сотрудников почтовых комнат, организация работы клининговой службы ✓ Организация услуг кейтеринга, ежедневная доставка еды для особо занятых руководителей ✓ Координация работ по перепланировке офиса и ремонту помещения ✓ Поиск и подбор помещений для аренды, открытие новых офисов, переезды ✓ Организация тендеров на транспортные услуги, канцтовары и товары для офиса, IT-оборудование, озеленение и т. д. ✓ Внутренние коммуникации: ведение соцсетей, наполнение сайта компании, организация корпоративных праздников и тимбилдингов ✓ Организационное развитие компании: поиск бизнес-тренеров, обзор курсов и программ обучения, организация тренингов, заключение договоров на корпоративное обучение, программы well-being ✓ Подбор и координация работы домашнего персонала руководителя: няни, повара, охрана, водители № 9, сентябрь 2022 77
Профессия секретарь коллеги — помощники первых лиц самых разных компаний и индустрий ведут свои проекты, а иногда и возглавляют целые направления работы (подробнее о них — с. 83—88). Станьте надежным партнером руководителя Быть партнером руководителя — значит предугадывать его задачи и поручения, проактивно управлять календарем, заранее оповещать о предстоящих совещаниях и необхо- димых материалах, собирать и организовывать информа- цию в удобном для чтения виде, упрощать то, что можно упростить, избегать ненужной работы. Помощник-партнер умеет выстраивать доверительные отношения, на него можно положиться, он лоялен и умеет соблюдать конфи- денциальность. Высокий профессионализм и безупречная репутация — основа, на которой строится работа помощника. Будьте внимательны к мелочам. Небрежно скрепленные документы, опечатка в повестке дня, лишний получатель в рассылке сообщения — это недопустимые вещи. Чем больше вы погружаетесь в свои проекты, вовлекаетесь в бизнес компании, тем выше риск забыть о том, что ваша прямая и самая важная задача — поддерживать руководителя. Пример. Если в разгар собрания с проектной группой вам звонит руководитель и сообщает, что у него не работает компьютерная мышь, значит в данный момент эта мышь — ваш приоритет. Заранее предупредите коллег о том, что проект — это дополнительная зада- ча к вашей основной работе. И если вы нужны руководителю, то вы вправе отложить дедлайн или ответить на их письмо с задержкой. Расширяйте сферу своего влияния Подумайте, какую ценность вы можете принести своей орга- низации, чем можете быть полезны. Когда помощник рабо- тает с руководителем долгое время, погружается в детали 78 e.sekretaria.ru
Профессиональное развитие бизнеса, изучает работу других подразделений, присутствует Полезный совет на ключевых совещаниях и участвует в обсуждении про- В этом году ваша ком- блем, ему не нужно давать указания или разрешение сделать пания решила опти- что-то. Он сам замечает, где и какая помощь необходима, мизировать расходы. каких ресурсов не хватает, что нужно изменить, внедрить Опросите каждое под- или улучшить, а от чего отказаться. разделение — от каких расходов сотрудники Держите в фокусе цели и задачи вашего руководителя. могут отказаться, на чем Выстраивайте свою работу так, чтобы помогать ему достичь сэкономить. Соберите все его целей. Инициируйте проекты, которые поддержат эти предложения и выберите цели. От помощника сегодня ожидают лидерских качеств, лучшие. Возможно, вы уверенности в себе, умения вести за собой, к нему прислу- откажетесь от лишних шиваются, приходят за помощью и советом. растений в офисе, ста- нете более рационально Будьте в курсе новостей вашей отрасли использовать офисную площадь, организуете Подпишитесь на отраслевые журналы, изучайте материалы коворкинг-зоны, сократи- конференций, посещайте выставки. Руководитель обяза- те штат кофе-леди и т. д. тельно оценит, если вы используете разные источники для аналитических отчетов. Пример. Заведите реестр в Excel, в котором будете отмечать, какие отче- ты, статьи, литературу вы направляете руководителю, какие материалы перенаправили от его имени коллегам. Так будет удобнее в конце года подвести итоги и организовать материалы по темам и датам публикаций. Особенно тщательно изучайте рынок, на котором работает ваша компания, следите за действиями конкурентов. Если вы отлично знаете бизнес-среду и отрасль, вам легче будет найти общий язык с руководителем, поддержать беседу, предложить свою точку зрения. Ваши партнеры и постав- щики могут обладать уникальной информацией — иногда их достаточно просто спросить. Информация окружает нас повсюду, и опытный помощник умеет замечать ее источ- ники. Это могут быть люди: водители такси, сотрудники отдела продаж в отеле, сайты — вашего региона или города, государственных органов, министерств и т. д. № 9, сентябрь 2022 79
Профессия секретарь Помните о силе нетворкинга Незаменимые помощники — те, кто умеют наладить и поддерживать отношения не только внутри коллектива, но и с клиентами, партнерами, поставщиками и т. д. Оши- бочно думать, что если вы — часть команды руководителя, то и отношения будете строить исключительно с командой и теми, кто находится выше вас по иерархии. Ежедневная работа помощника руководителя — взаимодействовать с широким кругом коллег — от ресепшен до глав подразде- лений. Поэтому избегайте заносчивости, приказного тона, небрежного общения. Эти люди помогают вам делать вашу работу, а вы должны помогать им в ответ. Пример. Извинитесь, если просите ресепшен оформить пропуск для посетителя в последний момент, хотя могли предупредить заранее. Если руководитель подразделения очень ждет решения вашего руко- водителя, который пробудет на совещании до конца дня, помогите ему — получите согласование по СМС. Нетворкинг с другими помощниками — отдельная, важная тема. Специалисты разных профессий сегодня объединяются в чаты и сообщества, делятся опытом, помогают советами, и помощники — не исключение. Существуют закрытые чаты для помощников руководителей, попасть в которые можно только по рекомендации коллег-помощников. Пример. Когда руководитель поручает вам сложную задачу, вы можете попросить совета коллег — конфиденциально, не раскрывая детали. И вот уже десятки человек одновременно придумывают решение, казалось бы, невыполнимой задачи. Через несколько минут у вас на руках нуж- ный контакт, оригинальный вариант подарка, проверенный поставщик. Бизнес-завтраки, конференции и форумы для помощ- ников собирают представителей разных компаний и инду- стрий — на этих площадках идет активный обмен опытом среди коллег. 80 e.sekretaria.ru
Профессиональное развитие Осваивайте новые знания и навыки Ваше профессиональное будущее в ваших руках, поэтому Обратите внимание! уже сегодня подумайте, что вы будете делать через 5—10 лет. Быть частью между- Нарисуйте дорожную карту своего профессионального раз- народного сообщества вития, запишитесь на карьерную консультацию, обсудите важно и потому, что с руководителем план вашего развития. можно быстро узнавать все новые материалы, Если вы посмотрите на свою профессию свежим взглядом тренды и веяния. У ваших и спросите «чем еще я могу быть полезна компании?», «какие иностранных коллег мои навыки востребованы сегодня?», «как стать партнером такие же проблемы для руководителя?» — ваш круг задач начнет расти по мере и вызовы, как у вас расширения зоны вашего влияния, работы станет больше, но при грамотном делегировании вы справитесь. Составь- те портфолио и посмотрите, каких знаний вам не хватает, что вам интересно изучить, в какой области развиваться. Пример. Мой интерес к профессии вырос, когда я стала членом международного сообщества помощников Executive Support, начала участвовать в бесплатных вебинарах, а затем и в платных конференциях. Берегите себя 81 В эпоху высоких скоростей и трансформаций вы будете по инерции ускоряться и пытаться объять необъятное, что вряд ли пойдет вам на пользу. Научитесь брать паузу, ищите способы восстановиться, практикуйте осознанность и цифровое благополучие. Гаджеты и чрезмерное пребы- вание в соцсетях отрицательно влияют на нашу психику. Поэтому важно отслеживать, сколько времени вы прово- дите с соцсетях, делать перерывы в течение дня, а иногда отключать телефон на целый день. Составьте длинный список дел, которые заряжают вас энергией (вариант на с. 82), и регулярно выполняйте один-два пункта из этого списка. Проводите время с друзьями и близ- кими, соблюдайте баланс между работой и личной жизнью. И всегда помните, вы — больше чем помощник руководителя! № 9, сентябрь 2022
Быстрая подписка 8 (800) 505-88-90 СПИСОК ДЕЛ, КОТОРЫЕ ЗАРЯЖАЮТ НАС ЭНЕРГИЕЙ 1 Провести целый день без гаджетов: миними- 6 Привести в порядок свое пространство: разо- зировать использование телефона, отключить брать шкафы, избавиться от лишних вещей уведомления, забыть на время о соцсетях. и предметов в доме, переклеить обои, заме- нить старую мебель. 2 Получить яркие эмоции: посетить концерт, сходить на танцы, встретиться с друзьями, 7 Побыть на природе: съездить за город, прогу- полетать на воздушном шаре. ляться в парке, смотреть на воду, небо и звезды. 3 Добавить в жизнь новизны: пройтись новым 8 Менять обстановку в течение дня: изучать маршрутом, освоить новые навыки, приготовить документы за рабочим столом, отвечать новое блюдо, посетить незнакомую страну. на письма, сидя в удобном кресле, а звонки коллегам совмещать с 10-минутной прогулкой. 4 Привести себя в порядок. Это любая физи- ческая активность, свежий внешний вид, 9 Отдыхать раньше, чем устанете: делать пере- правильный рацион питания и стиль одежды, рывы, избегать выгорания и истощения, регу- который подходит именно вам. лярно устраивать мини-отпуск, полностью отключаться от работы во время очередных 5 Практиковать дыхательные и медитативные отпусков. практики: начать с дыхания «по квадрату»: вдох на 4 счета — задержка и посчитать до 4, 10 Избегать того, что лишает нас энергии: тре- далее выдыхаем на 4 счета и задерживаем воги, многозадачности, незавершенных дел, дыхание с пустыми легкими снова на 4 счета. перфекционизма, самокритики. 82 e.sekretaria.ru
Профессиональное развитие Свой проект, бизнес, непрофильный функционал. Рассказывают ваши коллеги Из статьи узнаете: как расширяют сферу своих полномочий ваши коллеги и чем они занимаются, помимо основной работы. У кого-то из них собственный бизнес или сложный проект, кто-то постоянно берет на себя дополнительный функционал. Это ли не повод гордиться тем, что столько умеешь?! Наверняка и вам есть чем поделиться. Так вперед! Я сейчас и помощник, и руководитель, поэтому вижу две стороны медали Надежда МУРАШКОВСКАЯ, гибридный предприниматель, сооснователь и операционный директор фотостудии Option Studio, помощник Председателя Совета Директоров Главного управляющего директора BBDO Group Я — гибридный предприниматель. Если простыми слова- ми, то я совмещаю работу в найме с бизнесом. В феврале 2020 года, за месяц до локдауна, мы с мужем сделали пер- вый шаг на пути к созданию своей фотостудии. Вдвоем, без инвесторов и богатых родителей. Считали смету, рисовали дизайн-проект, строили, продумывали детали, не спали ночами, собирали команду, настраивали CRM-систему, писали скрипты, снимали контент и искали первых клиен- тов. С ошибками, просчетами, долгами, потерями и победа- ми. С любовью к своему делу, команде и гостям. В декабре 2020 года мы открыли двери для первого клиента. У нас снимают глянцевые журналы, крупные магазины и бренды. Все это время я продолжаю совмещать управление семей- ным бизнесом с работой в агентстве. Параллельно я веду лекции, семинары, обучение для помощников руководи- телей, пишу статьи, выступаю на форумах, конференциях, № 9, сентябрь 2022 83
Профессия секретарь Полезный совет даю интервью и участвую в вебинарах и бизнес-тренингах. Я люблю говорить Выгорать некогда. Надо работать. Очень много работать. про хозяйский подход Многие говорят о том, что надо выйти из зоны комфорта. в работе. Это очень Я не согласна. В зону комфорта надо еще дойти. Я не верю отличает наем от работы в визуализацию и медитацию. Я очень много работаю. Поэто- на себя. Все, что му мой совет самой себе в первую очередь — поменьше ныть, делаешь, важно делать не жалеть себя и не бояться перетрудиться. Других путей на 100 процентов и еще к повышению, прежде всего уровня развития, опыта, навыков, чуть-чуть. Это чуть-чуть и уже потом счета в банке и социального статуса — я не знаю. я называю «extra mile» и постоянно говорю С позиции ассистента очень сложно продвинуться — об этом своей команде хороших помощников шефы не хотят отпускать от себя, не поощряют инициативу и относятся ревниво к параллель- ным занятиям. Я сама столкнулась с этим, когда попытки продвижения не встретили энтузиазма. Тогда я поняла, что продвинуть себя могу только я сама. Сейчас как никогда актуален кросс-дисциплинарный подход. Два главных моих навыка-помощника, которые помогают мне быть руководителем, — высокая скорость принятия решений и умение найти пять выходов из безвы- ходной ситуации. А еще важно делегирование. Последнее дается тяжело, но без этого нельзя выйти на другой уровень. А где делегирование, там постоянное обучение своих сотруд- ников, коллег, команды. Вкладывать в обучение команды очень важно. Не нужно бояться, что они научатся и уйдут. Больше должно пугать, что они не научатся и останутся. Как руководитель я могу сказать, что нужно обязательно окружать себя профессионалами высокого уровня. Гибридное предпринимательство — удивительная штука. Я сейчас и помощник, и руководитель, поэтому вижу две стороны медали. С одной стороны, свой бизнес помогает мне лучше понимать руководителя. Я сама встала на позицию шефа — научилась нанимать и расставаться с сотрудниками, ставить задачи, проверять результат, принимать сложные решения и нести ответственность не только за себя, но и за команду. С другой стороны, имея параллельную работу в най- ме, можно по-другому посмотреть на себя как на сотрудника, увидеть свои ошибки, понять, над чем нужно поработать. 84 e.sekretaria.ru
Профессиональное развитие После нескольких лет успешной работы в найме мне 85 не давала покоя мысль о том, что, если я так хорошо рабо- таю на «дядю/тетю», то неужели я буду хуже работать сама на себя? Задайте этот вопрос себе. Уверена, ответ вам понравится. Я считаю очень важным — уметь рисковать и не бояться прыгать выше головы, даже не имея доста- точной финансовой опоры. Этот риск вознаграждается. И если вдруг завтра все резко изменится с работой и бизне- сом, то этот опыт не потерять, он останется с вами. Без проактивного подхода, желания что-то улучшить, не будет роста Евгения ВИШНЕВСКАЯ, эксперт, административная поддержка руководителей ООО «СИБУР» Я пришла в «СИБУР» персональным ассистентом на самую начальную должность — специалист. Спустя шесть лет — я эксперт, и мой рост продолжается. У меня несколько основных зон ответственности, включая непрофильный функционал, который не относится к административной работе. Я провожу аудит работы помощников на новых предприятиях в Республике Татарстан: — разрабатываю и запускаю анализ рабочего времени, собираю информацию и анализирую функционал каждого помощника, на что он тратит больше времени, что можно автоматизировать, а что передать сотрудникам в отделы; — определяю после анализа непрофильный функционал помощника — что он не должен делать, и передаю этот функционал держателям процесса; — по итогам создаю должностную инструкцию — матри- цу, в которой указаны все процессы компании и должности сотрудников, для которых эти процессы должен выполнять или, наоборот, не выполнять помощник. Еще я дорабатываю кросс-функциональные процессы, в которых участвует руководитель или помощник. Например, № 9, сентябрь 2022
Профессия секретарь Полезный совет это уведомления для помощников по всем системам, из кото- В начале работы рых поступают запросы для их руководителей. я запоминала людей и что как работает, Организовываю мероприятия для сотрудников, которые сейчас бы добавила входят в профсоюз компании. Нахожу по отзывам или по к этому еще предложения своему опыту интересные места для посещения и выношу для улучшения. Они-то их на согласование ответственных за бюджет. Кроме этого, меня и развивали. Ведь организовываю объединяющие мероприятия для команды, важно сразу смотреть в которой работаю, а иногда и для всех сотрудников компа- шире и подмечать нии. Из последних мероприятий: лекция о донорстве костного процессы, которые мозга, поездка в приют для животных и в дом престарелых, можно выстроить показ фильма «Тобол», который спонсировал «СИБУР». Помните фильм «Всегда говори “да”» и как там повыси- ли главного героя (Джима Керри) за то, что он согласился поработать в выходной день, и это открыло ему новые воз- можности? Так же и в жизни: чем больше вы соглашаетесь на новый функционал, выступаете не только инициатором идеи, но еще и ее реализатором, тем ценнее вы становитесь для компании и тем больше растет ваша экспертиза в работе. Работа с проведением мероприятий помогает мне развиваться и оставаться живой Жанна ОРЛОВА, персональный ассистент генерального директора ООО «ПУСК» Ассистентом я работаю более семнадцати лет и почти пять из них занимаюсь организацией стратегических сессий и корпоративных мероприятий. Мне приходится выбирать место, программу и ведущего, что приносит в мою жизнь глоток свежего воздуха, так как в ежедневных рутинных задачах мы частенько «роботизируемся». Поэтому работа с проведением мероприятий помогает мне развиваться и оставаться живой. Стратегические сессии требуют больше аналитики, скрупулезности в подготовке материалов, как документов, так и канцелярии и оборудования. Корпоратив- ные мероприятия гораздо более свободные, в них есть место 86 e.sekretaria.ru
Профессиональное развитие полету и творчеству в чистом виде. Но они тоже требуют 87 недюжинных усилий в плане организации — всех сотруд- ников надо доставить за город, а их 200 человек, обеспечить проживанием, возможностью активно провести время, при- вести себя в порядок перед банкетом. Нужно продумать еду и напитки и очень важно продумать программу. Безусловно, самой подготовить мероприятие на 200 человек — задача очень сложная, поэтому мы работаем командой в соста- ве PA+HR+PR, с привлечением ивент-агентства. Ассистентство в этих процессах стало моим мощнейшим подспорьем — ежедневно общаясь с коллегами, я вижу, где и что у нас «проседает», соответственно, при подготовке меро- приятий я понимаю, на что нужно сделать особый упор, если речь идет о бизнес-мероприятии. Если речь идет о командо- образующем веселом празднике — то опять же постоянный контакт с коллегами, умение подмечать нюансы и внутрен- няя собранность, навыки систематизации и управления вре- менем и контактами дают мне великолепную возможность делать эти мероприятия незабываемыми. От всей души рекомендую вам не бояться браться за новое и неизведанное, там всегда кроется возможность для роста. Инициатива и ответственность за профессиональный рост и развитие полностью зависят от меня Анна ГРОМОВА (ГРОССО), бизнес-ассистент, компания АО «Валента Фармацевтика» Я больше семи лет работаю в сфере административной под- держки топ-менеджеров крупных промышленных холдингов. В нашей работе, несмотря на ее привлекательную сторону, есть некоторая доля рутины, поэтому для меня особенно цен- но больше общаться с коллегами-ассистентами из разных отраслей и компаний не только по текущим рабочим вопро- сам, но и по темам личного и профессионального развития. № 9, сентябрь 2022
Профессия секретарь Обратите внимание! Также я постоянно самосовершенствуюсь, и во мне есть Для ассистентов потребность делиться своим опытом. Летом прошлого года и помощников POWER я основала площадку для обмена опытом между экспертами BREAKFAST&TALK — административной поддержки руководителей и начина- это возможность ющими специалистами — «POWER BREAKFAST&TALK». стать членом сильного На первую встречу пригласила знакомых коллег и экспертов, и поддерживающего с которыми общаюсь лично, а значит, уверена в их опыте. сообщества, быть Мероприятие прошло в формате онлайн, завершилось тем, что в курсе свежих идей я предложила сделать подобные встречи доброй традицией. и актуальной повестки, получить практику POWER BREAKFAST&TALK существует уже больше года. публичных выступлений За это время он объединил более девяноста участников. и развития личного Это секретари-референты, ассистенты, бизнес-ассистенты, бренда, бренда помощники первых лиц, руководители аппаратов и секре- работодателя тариатов российских и международных компаний, среди которых: Сбер, Wildberries, «Валента Фармацевтика», TEVA, «ЕвроХим», ОТЭКО, AVG Capital partners, PRIME, «Грин- атом», ЕВРАЗ, ОМК, ГК «Черкизово» и др. Наши встречи проходят в очном и удаленном форматах. Особенно приятно, что на них подключаются онлайн и приезжают участники в том числе и из различных российских регионов. Обычно мероприятия проходят в выходной день, что позволяет участникам не прерывать работу. Что касается программы, то я самостоятельно формирую ее для каждой встречи. Спикеры — эксперты-практики. Именно поэтому у нас всегда актуальная повестка и качественная, прове- ренная информация, которую участники легко могут при- менять в деловой и частной жизни. Мне приятно, что моя идея нашла отклик у коллег. POWER BREAKFAST&TALK развивается. Это вдохновляет на новые форматы и продолжение. В настоящее время я развиваю партнерство для поддержки проекта, разрабатываю несколь- ко новых концепций и программ, которые востребованы в профессиональной среде. Я приглашаю к сотрудничеству коллег, у которых есть желание делиться опытом. Я считаю, что у ассистентов есть все возможности, чтобы реализовать себя как в профессии, так и в собственных про- ектах, главное желание и упорство в достижении своих целей. 88 e.sekretaria.ru
МжыесчтаасвостктироамлоиикйссавкзоиыйивммаоитеикмврасицятиосиНнакниыакмиймВыпуоиимйрс.чааииттечо,лрь Личная эффективность Авторитарные отношения с самой собой: как подружиться с Внутренним критиком 90 Анна АЗАРНОВА, психолог, психодраматерапевт, эксперт портала «Я — родитель», к. п. н.
Личная эффективность Авторитарные отношения с самой собой: как подружиться с Внутренним критиком Анна АЗАРНОВА, психолог, психодраматерапевт, эксперт портала «Я — родитель», к. п. н. Из статьи узнаете: Какие признаки у авторитарного Внутреннего критика Как узнать своего Внутреннего критика Как наладить отношения с Внутренним критиком Какие упражнения помогут вам в работе с Внутренним критиком В статье узнаете, как обнаружить своего Внутреннего критика. У многих людей он принимает облик безжалост- ного внутреннего агрессора, который постоянно пытается вас совершенствовать и развивать до самой продвинутой версии. Результаты этого — хроническая неудовлетворен- ность собой, перфекционизм и прокрастинация. Хорошая новость — с Внутренним критиком можно подружиться. Узнайте своего Внутреннего критика У каждого человека «облик» Внутреннего критика и его внутреннее звучание разные — у некоторых из нас он кон- структивный, реалистичный и активизирующий, у других — тираничный, жестокий и парализующий. Кстати, именно такому критику мы часто обязаны таким явлением, как 90 e.sekretaria.ru
Личностное развитие прокрастинация. Как узнать, какой у вас Внутренний критик? Полезно знать Предлагаем выполнить несколько простых упражнений. Внутренний критик — необходимая, важная Найдите возможность побыть в уединении хотя бы часть нашей внутренней несколько минут, чтобы вас никто не беспокоил. Сядьте реальности. Изначальная в удобную позу, расслабьтесь и закройте глаза. Мыслен- его функция — помочь но обратитесь к событиям, которые происходили в вашей справиться со стоящими жизни за последний год. Позвольте прийти воспоминаниям перед нами задачами о собственных неудачах, о том, что не получилось и не уда- и успешно адаптировать- лось, о том, что вы считаете своими ошибками. Удерживай- ся к действительности те в фокусе внимания самое неприятное из этих событий. Теперь послушайте то чувство, которое возникает внутри в ответ на воспоминание о нем. Запишите чувства и мысли. Теперь обратитесь к самому приятному событию, кото- рое с вами произошло — какое-то достижение, успех, что у вас получилось. Вызовите в памяти это событие или цепь событий. Скажите себе: «Я добилась за последний год этого и этого, я молодец». Послушайте чувства и мысли, которые приходят в ответ на эти слова, запишите их. Вспомните ситуацию, когда вам в последний раз при- ходилось что-то говорить публично. Возможно, это было совещание, презентация или вы просто доносили какую-то информацию до своих коллег. Вспомните внутреннее чувство и ощущения, которые возникали у вас перед выступлением. Затем вспомните ситуацию, когда вы в последний раз получали от кого-то похвалу или комплимент. Неважно, чему именно они были адресованы — вашей внешности или профессиональным качествам. Вызовите в памяти чувство и мысли, с которыми вы выслушивали похвалу. В каждом из этих упражнений вы могли услышать голос Внутреннего критика. Что вы почувствовали? Может быть, вспоминая об опыте ошибок и неудач, вы ощущаете внутри теплое чувство, связанное с переживанием внутренней под- держки и опоры? Или вы съеживаетесь от стыда, неловкости или отвращения к себе, вспоминая свою неудачу? Может быть, когда вам говорят комплименты, вы ощущаете теплое, приятное чувство, а может быть, чувствуете себя неловко и хотите спрятаться, перевести тему, обесценить сказанное? № 9, сентябрь 2022 91
Личная эффективность Проверьте, насколько жесткий ваш критик Давайте посмотрим на ситуацию, когда Внутренний критик ощущается изнутри не как доброжелательный союзник, а как тот, контакт с которым вас буквально уничтожает. Вы слишком жестоки к себе. Для авторитарного, тиранического Внутреннего критика характерны высокая требовательность и жесткость, доходящая до жестокости. Она проявляется в многочисленных «должна» и «надо». Вы требуете от себя абсолютной компетентности, успеш- ности, постоянного неуклонного развития без отдыха и остановки. «Надо» знать ответы на все профессиональные и жизненные вопросы, работать над собой, что-то из себя представлять, хорошо выглядеть, быть идеальной женой мужу и матерью детям, иметь подтянутую фигуру, не рас- кисать, не ныть и не жаловаться, не быть слабой и т. д. Что же с этим не так? Кто-то возразит: ведь именно высо- кая планка стимулирует движение вперед. Однако дело тут не в собственных внутренних требованиях, а в том, какие они и как их предъявляет вам Внутренний критик. Вы не даете себе права на ошибку. Несоответствие требованиям расценивается как катастрофа, как личный провал, как свидетельство персональной несостоятельно- сти. Если вы не успели вовремя сдать отчет, Внутренний критик заявляет: «Безответственная идиотка». Поправив- шись на пару килограммов за отпуск, вы услышите: «Разо- жралась, как свинья». И очень трудно сказать себе: «Ничего страшного, так бывает, я могу это изменить». А ведь именно эти слова помогли бы совершить необходимые действия. Авторитарный Внутренний критик наказывает вас за то, что ваше поведение не соответствует его требованиям. Чув- ства стыда и вины, которые переполняют нас ежедневно и усиливаются при малейшем неуспехе, чувство хрониче- ской неудовлетворенности собой указывают именно на это. Еще одно следствие отсутствия внутреннего права на ошибку — прокрастинация, бесконечное внутреннее сопротивление тому, чтобы приступить к какому-то делу 92 e.sekretaria.ru
Личностное развитие или доделать его до конца. Ведь любая активность так или 93 иначе может привести к ошибке. Вы требуете от себя то, что не имеет к вам никакого отношения. Это похоже на то, как честолюбивая мать устраивает ребенка в физико-математический лицей, что- бы он потом поступил в университет — при этом у ребенка вообще нет склонности к точным наукам, и втайне он меч- тает выступать на сцене. Требования Внутреннего крити- ка нередко «списаны» с распространенных социальных стандартов благополучия и успеха. Например, вы можете долгие годы строить карьеру руководителя подразделения и ежедневно бичевать себя за то, что медленно двигаетесь к цели, — а когда достигнете ее, обнаружите, что уже давно ненавидите свою работу. Несоответствие целей и требований Внутреннего кри- тика вашему Я, вашему естественному «нравится» и «не нравится» вызывает хроническое нервное напряжение. А вот хорошие отношения с Внутренним критиком похожи на историю, когда мать определяет направление развития ребенка, исходя из его естественного «нравится» и «хочу». Вы одержимы результатом. Если вы живете в тисках авторитарных внутренних требований, то теряете способ- ность не только наслаждаться моментом, но даже просто чувствовать его в полной мере. В какой-то момент вы можете обнаружить, что прошла весна, а вы даже не помните, как цвели в этом году яблони и вишни. Что прошло в рабочем режиме лето, а ваша память не сохранила воспоминаний о теплом ветре, запахе цветов и трав, вы не слышали вечер- них сверчков, и даже себя не помните этим летом — только постоянные усилия по работе. Авторитарный Внутренний критик уверен, что день, год или жизнь прошли напрасно, если нет «полезного результата». И это требование посто- янной эффективности крадет ощущение вкуса жизни. Если вы развиваете какие-то конкретные навыки — изучаете ино- странный язык, занимаетесь танцами и т.д., спросите себя, чувствуете ли вы удовольствие от процесса. Или вы выраба- тываете у себя привычку и достигаете полезного результата? № 9, сентябрь 2022
Личная эффективность Договоритесь с Внутренним критиком Обратите внимание! Чтобы понять ваше отношение к себе, спросите себя: «Если бы Люди, для которых я встретила человека — такого, как я, — стала ли бы я с ним характерно агрессивно- дружить? Уважала ли бы я его?». И если на эти вопросы требовательное отноше- вы ответили — «нет», значит, ваши отношения с Внутренним ние к себе, могут принять критиком необходимо менять. Что для этого можно сделать? решение немедленно «искоренить» внутрен- Определите, когда к вам приходит Внутренний кри- нюю критику и «полю- тик. Часто нам кажется, что проблема не в излишне требо- бить себя». Однако здесь вательном и авторитарном Внутреннем критике, а в нашей можно расслабиться — собственной лени или бездарности. Именно поэтому так важ- именно такой подход но трезво взглянуть на то, что конкретно вы от себя хотите не работает и с каких позиций рассматриваете достигнутый результат. Поэтому снова вернитесь к упражнениям из начала статьи. Первый шаг на пути к изменениям — не пожалеть времени на знакомство с Внутренним критиком. С тем, в каких ситуа- циях и как он проявляет себя. Может быть, он сравнивает вас с кем-то? Или говорит голосом вашей мамы, или приво- дит аргументы, которые вы слышали от кого-то из близких? Научитесь отмечать голос Внутреннего критика. Например, после тяжелого дня вы без сил приходите домой, оглядываете квартиру и испытываете приступ отвращения к себе. В вашей голове проносится нечто вро- де: «Какая же я неряха, вечно у меня грязь, я вообще ни на что не способна!». В этот момент вы подвергаетесь атакам Внутреннего критика. Скажите себе это, например: «Что-то меня сегодня штормит», и добавьте, что скоро это пройдет — само по себе это уже психологически меняет ситуацию. Снимайте напряжение. Не ведите ожесточенный спор с Внутренним критиком — скорее всего, вы его проиграете, а переключите внимание на что-то другое. Хорошо помогает контакт с любящим вас человеком, с домашним животным. Или вам могут помочь занятия, которые доставляют вам удовольствие, даже просто горячий душ. Также вы може- те выразить свое состояние через звуки или крик. Однако, чтобы кардинально перестроить отношения с Внутренним критиком, вам придется потратить много времени и усилий. 94 e.sekretaria.ru
Search
