Справочник секретаря и офис-менеджера. Апрель 2020

Журнал издает ISSN 1727-2459 И ОФИС-МЕНЕДЖЕРА. ПРАКТИЧЕСКИЙ ЖУРНАЛ 04 9 771727 245159 e.sekretaria.ru 4 АПРЕЛЬ 2020 НЬ СЕ КР ЕТА ДЕ РЯ 22 апреля Делопроизводство Изменились сроки хранения документов: что вам скорректировать в работе 10 Делопроизводство Делопроизводство Личная эффективность Как контролировать Когда использовать Руководители исполнение документов, факсимиле и на каких хотят помощников, чтобы коллеги документах которые будут не подводили шефа  20 его ставить  32 их контролировать 88

Новости от главного редактора С нашим праздником, лучшие секретари и помощники России! Международный день секретаря отмечают во всем мире. И вес- 22 на для этого — самое подходящее время года. Прекрасные апреля — теплые дни, солнечное настроение, довольные руководители Международный день и самые восхитительные вы — их помощники. секретаря А вы в курсе, что современные руководители хотят, чтобы помощники их контролировали? Каких помощников они ищут? Узнаете об этом и многом другом на странице 88. Из последних актуальных новостей — изменили сроки хранения документов. Какие документы теперь нужно хранить по-новому? Какие локальные документы вам нужно пересмотреть, в какие — внести изменения? Об этом мы побеседовали с Валентиной ЯНКОВОЙ на странице 10. Еще вы узнаете, как контролировать исполнение документов, даже если в компании нет СЭД, зачем ставить на контроль устные поручения шефа, вести статистику исполнения и следить за сроками. Ответы на эти и другие вопросы найдете на странице 20. Как сэкономить время шефа. Узнаете о пяти рабочих ситуациях, в которых помощнику важно делать все идеально на странице 62. Как оформить слайды в PowerPoint. Своими секретами делится айтишник на стра- нице 52. Приглашаю вас 21 апреля на Всероссийскую онлайн-конференцию к Международному дню секретаря. Перед вами выступят четы- ре суперспикера. Будем вас ждать. Скучно точно не будет! С уважением, главный редактор журнала Екатерина ГУБЕРНСКАЯ egubernskaya@mcfr.ru 1

№ 4, апрель 2020 Содержание Компас секретаря Номер за 5 минут.............................................................................................. 4 Календарь......................................................................................................... 4 Новости.............................................................................................................. 6 Практикум Задание № 4. Как написать заявление о переводе в связи с повышением............. 46 Задание № 3. Ответы.................................... 48 Делопроизводство Информационные технологии Интервью Компьютер и интернет Изменились сроки Как оформить слайды в PowerPoint: хранения документов: секреты от айтишника ...................................52 что вам скорректировать в работе ...........10 Секретарь и руководитель Работа с документами Как контролировать исполнение Взаимодействие документов, чтобы коллеги Экономим время руководителя: не подводили шефа...................................... 20 пять ситуаций, в которых помощнику важно делать все идеально ........................ 62 Когда использовать факсимиле Как подготовить руководителя и на каких документах его ставить ........ 32 к интервью ..................................................... 74 С кем в организации нужно обязательно согласовывать приказы и письма ..............38 Как составить приказ на делегирование полномочий руководителя компании .......40 Правила хорошего тона для рекомендательного письма...................42

Редакционная коллегия В.И. Андреева – научный редактор журнала, профессор кафедры трудового права и права социального обеспе­чения Российской академии правосудия, к. и. н. Л.М. Вялова – доцент кафедры документоведения Россий­ского государственного гуманитарного университета, к. и. н. В.П. Козлов – профессор Российского государственного гума- нитарного университета, д. и. н. Профессия секретарь М.В. Ларин – завкафедрой автоматизированных систем докумен- Профессиональное развитие тационного обеспечения управления Россий­ского государст­венного гуманитарного университета, Как выходить из стрессовых д. и. н., профессор и конфликтных ситуаций с выгодой для себя и шефа ...........................78 Л.В. Санкина – доцент кафедры документоведения Россий­ского Как поддержать государств­ енного гуманитарного университета, к. и. н. светскую беседу во время встречи или мероприятия ...........................85 Личная эффективность и офис-менеджера Портрет профессионала e.sekretaria.ru Марина ЕГОРОВА: «Руководители хотят помощников, которые будут их контролировать» ..........88

Компас секретаря Портрет профессионала «Руководители хотят помощников, которые будут их контролировать», — делится генеральный директор SMART & TALENTED. Personal Assistants Марина ЕГОРОВА 88 Делопроизводство Делопроизводство Как контролировать исполнение Когда использовать факсимиле документов, чтобы коллеги и на каких документах не подводили шефа его ставить Как контролировать исполнение доку- Неправомерное использование факсими- ментов, даже если в компании нет СЭД, ле приведет к тому, что документы с ним зачем ставить на контроль устные пору- признают недействительными. На каких чения шефа, вести статистику исполнения документах ни в коем случае нельзя ста- задач — узнаете в статье 20 вить факсимиле? 32 Май 2020 Календ. дней — 31; рабочих — 17; вых. и праздн. — 14 пн вт ср чт пт сб вс пн вт ср чт пт сб вс 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 4 e.sekretaria.ru

Главное в номере Номер за 5 минут Изменились сроки хранения 657 документов: что вам скорректировать в работе статей в Перечне-2019. Что вам нужно сделать сразу после того, как В старом перечне было сроки хранения управленческих документов изменили? Узнайте ответы в статье 10 1003 статьи Информационные технологии Секретарь и руководитель Как оформить Экономим время руководителя: слайды в PowerPoint: пять ситуаций, в которых важно секреты от айтишника делать все идеально Презентация должна быть безупречной Если ваш шеф тратит время на решение по цветовым сочетаниям на слайдах и раз- мелких вопросов и выяснение деталей, мещению иллюстраций. Как создать цве- страдает его работа и бизнес в целом. товую схему презентации? Как правильно Избавьте вашего шефа от монотонной расположить объекты на слайде? 52 работы — сэкономьте ему время 62 Важные даты мая 1 Праздник 7 День 9 День 18 Международный Весны и Труда радио Победы день музеев 24 День 25 День 27 День 31 День кадровика филолога библиотекаря адвоката № 4, апрель 2020 5