Справочник секретаря и офис-менеджера. Ноябрь 2019

Журнал издает ISSN 1727-2459 И ОФИС-МЕНЕДЖЕРА. ПРАКТИЧЕСКИЙ ЖУРНАЛ 11 9 771727 245159 e.sekretaria.ru 11 НОЯБРЬ 2019 Делопроизводство 10 Акт-2020: как составить и оформить Делопроизводство Секретарь Делопроизводство Как рассчитать объем Как подготовить документооборота и руководитель совещание: примерный и зачем вам Вам поручили подготовить план и образцы надо это делать 24 презентацию для шефа: документов 30 как это сделать на уровне  60

Новости от главного редактора Пусть осень вам подарит время для себя! Любите себя и цените свое время. Другого времени любить, 26 творить, радоваться, открывать для себя новое просто не будет. ноября — Время всегда ТО, оно всегда правильное, реальное и очень Всемирный день точное. Шеф, работа, коллеги — на все это тоже можно посмо- треть по-новому и сделать много открытий. А вот, взгляните, информации что мы приготовили для вас в ноябрьском номере журнала. Вы найдете новые правила о том, как составлять акты. Какие это правила — узнаете в статье (с. 10). Узнаете, как рассчитать объем документооборота и зачем вам надо это делать (с. 24). Выясните, как подготовить совещание и с чего именно начать подготовку (с. 30). Научитесь создавать шаблоны писем в MS Word, чтобы сэкономить время для себя и своего развития (с. 48). Подготовите самую эффективную презентацию для шефа, учитывая ее аудиторию (с. 60). Добавите комфорта и уюта своему рабочему месту за 5 шагов (с. 74). Обновите гардероб к новому сезону с нашим модным экспертом (с. 90). Желаю вам чудесных и уютных дней нака- нуне зимы. Пусть они согреют вас, взбодрят и откроют перед вами новый мир, в котором живет самый необыкновенный человек на свете — ВЫ! С уважением, главный редактор журнала Екатерина ГУБЕРНСКАЯ [email protected] 1

№ 11, ноябрь 2019 Содержание Компас секретаря Номер за 5 минут.............................................................................................. 4 Календарь......................................................................................................... 4 Новости.............................................................................................................. 6 Как определить срок действия приказа............................................. 43 Какие есть требования к форматам бланков документов...............46 Делопроизводство Информационные технологии Работа с документами Компьютер и интернет Акт-2020: как составить и оформить........ 10 Как создать шаблон письма в MS Word......48 Вопрос — ответ Как рассчитать объем Как работать с выпадающими документооборота и зачем списками в Excel............................................... 57 вам надо это делать..................................... 24 Секретарь и руководитель Как подготовить совещание: примерный план Взаимодействие и образцы документов................................. 30 Вам поручили подготовить презентацию для шефа: Практикум как это сделать на уровне........................... 60 Задание № 11. Как подготовить форму акта проверки по любому виду деятельности организации.............. 37 Задание № 10. Ответы.................................. 39 Вопрос — ответ Как быстро ознакомить исполнителей с приказом............................. 42

Редакционная коллегия В.И. Андреева – научный редактор журнала, профессор кафедры трудового права и права социального обеспе­чения Российской академии правосудия, к. и. н. Профессия секретарь Л.М. Вялова – доцент кафедры документоведения Российс­ кого Профессиональное развитие государственного гуманитарного университета, к. и. н. Как за 5 шагов добавить комфорта рабочему месту............................74 В.П. Козлов – профессор Российского государственного гума- Вопрос — ответ нитарного университета, д. и. н. Как помощнику руководителя самостоятельно вести М.В. Ларин – административные дела............................ 82 завкафедрой автоматизированных систем докумен- тационного обеспечения управления Россий­ского государств­ енного гуманитарного университета, д. и. н., профессор Л.В. Санкина – доцент кафедры документоведения Российс­ кого государств­ енного гуманитарного университета, к. и. н. Личная эффективность и офис-менеджера Портрет профессионала e.sekretaria.ru Яна МАКАРЕНЦЕВА: «В профессии ассистента есть риск пожертвовать своими интересами. Я знаю коллег, которые живут не своей жизнью, а жизнью шефа».............86 Имидж и стиль Модные тенденции в деловой одежде на сезон осень-зима 2019—2020.....................................90

Компас секретаря Портрет профессионала «В профессии ассистента есть огром- ный риск из-за загруженности жертво- вать своими интересами», — делится ассистент вице-президента крупной компании Яна МАКАРЕНЦЕВА 86 Делопроизводство Делопроизводство Как рассчитать объем Как подготовить совещание: документооборота и зачем вам примерный план и образцы надо это делать документов Вы должны знать объем документооборо- Начните подготовку за 3 недели до сове- та, чтобы рассчитать, какое количество щания. В подготовке совещания вы — времени вы тратите на регистрацию ключевая фигура. Как составить план и обработку документов, и обосновать совещания и какие еще вам понадобятся шефу вашу занятость 24 документы — узнаете из статьи 30 Декабрь 2019 Календ. дней — 31; рабочих — 22; вых. и праздн. — 9 пн вт ср чт пт сб вс пн вт ср чт пт сб вс 1 234 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 4 e.sekretaria.ru

Главное в номере Номер за 5 минут Акт-2020: 3 как составить и оформить человека — Раньше каждый составлял акт так, как счи- минимальное количество тал нужным. Теперь это делают по прави- лам. В статье вы найдете новые правила, как составителей акта составлять акты 10 Информационные технологии Секретарь и руководитель Как создать шаблон письма Вам поручили подготовить в MS Word презентацию для шефа: как это сделать на уровне Чтобы сэкономить время, когда созда- ете документы, используйте шаблоны. Постарайтесь собрать информацию о тех, Вы можете использовать готовые шаблоны, для кого предназначается презентация. сохранять любые документы как шаблоны Если вы неверно ответите на вопрос — кто или создать свои. Расскажем, как создать ваша аудитория, шанс создать эффектив- шаблон, на примере письма 48 ную презентацию равен нулю 60 Важные даты декабря 2 День банковского 3 День юриста 10 День 12 День Конституции работника России прав человека Российской Федерации 20 День работника 21 День риелтора 22 День энергетика органов в России 27 День спасателя безопасности Российской Федерации № 11, ноябрь 2019 5