ER-communication

 การสื่อสารในองค์กร

 การส่ือสารในองค์กร การส่ือสารภายในองคก์ รที่ดีจะช่วยสร้างความเขา้ ใจในนโยบายของผบู้ ริหาร เป็นส่ิงเชื่อมความสมั พนั ธ์ระหวา่ งบุคลากรในองคก์ ร เพ่ือให้ เกิดประสิทธิภาพ และประสิทธิผลต่อองคก์ รในทางบวก เพราะนโยบายการบริหารงานการจดั การขององคก์ รเป็ นส่วนสาคญั เพื่อให้การดาเนินงานบรรลุ เป้าหมายท่ีวางไว้ การสื่อสารภายในองค์กร จึงเป็นส่ิงจาเป็นยง่ิ

ความสาคญั ของการตดิ ต่อสื่อสารภายในองค์กร เป็ นเคร่ืองมือทชี่ ่วยสร้างความสัมพนั ธ์ เป็ นเคร่ืองมือของผู้บริหารในการบริหารงาน ระหวา่ งผบู้ ริหารกบั บคุ ลากรต่างๆ ภายในองคก์ รเดียวกนั เพื่อใหเ้ กิดความ เขา้ ใจท่ีตรงกนั และสร้างความไวว้ างใจตอ่ กนั โดยเฉพาะการเปิ ดโอกาสให้ เพราะการส่ือสารภายในองคก์ รจะช่วยทาใหส้ ามารถทางานได้ บคุ ลากรในระดบั ต่างๆไดม้ ีส่วนร่วมในการบริหารงานของผบู้ ริหาร สาเร็จลุลว่ งไปดว้ ยดี เนื่องจากการทางานตอ้ งอาศยั หลายฝ่ าย หลายส่วนงานเขา้ มาช่วยเสริมสร้างศกั ยภาพใหก้ บั องคก์ ร การช่วยให้เกดิ การพฒั นาและการทางานทมี่ ีประสิทธิภาพ การช่วยกนั ปฏบิ ัตภิ ารกจิ ขององค์กรและมกี าร จากปัจจยั ต่างๆ ขา้ งตน้ เม่ือผสมผสานเขา้ กนั แลว้ สามารถช่วยทาให้เกิดการพฒั นา ประสานงานระหว่างกนั องคก์ รได้ โดยเฉพาะพลงั ขบั เคล่ือนท่ีนาโดยผบู้ ริหารที่รู้จกั การส่ือสารภายในองคก์ ร เป็ นอยา่ งดี พร้อมท้งั ทางานสอดคลอ้ งกนั แมว้ า่ จะตา่ งฝ่ ายกนั กต็ าม แต่เพอื่ องคก์ รเดียวกนั ผบู้ ริหารสามารถใชก้ ารสื่อสารใหเ้ ป็นการสื่อสาร เพื่อสร้างความเป็ นหน่ึงเดียวภายในองคก์ รใหไ้ ด้

ทศิ ทางของการส่ือสาร 1. การส่ือสารทางเดียว (One - Way Communication) เป็นการส่งข่าวสารหรือการส่ือความหมายไปยงั ผรู้ ับแตเ่ พยี งฝ่ ายเดียว โดยที่ผรู้ ับไม่สามารถมีการตอบสนองในทนั ที ช (immediate response) ใหผ้ สู้ ่งทราบได้ แต่อาจจะมีปฏิกิริยาสนองกลบั (feedback) ไปยงั ผสู้ ่งภายหลงั ได้ การส่ือสารในรูปแบบน้ี จึงเป็นการที่ผรู้ ับไม่สามารถมีปฏิสมั พนั ธ์ตอ่ กนั ไดท้ นั ที จึงมกั เป็นการส่ือสารโดยอาศยั สื่อมวลชน เช่น การฟังวทิ ยุ หรือการชมโทรทศั น์ เหล่าน้ีเป็นตน้ 2. การส่ือสารสองทาง (Two-Way Communication) เป็นการส่ือสารหรือการสื่อความหมายที่ผรู้ ับมีโอกาสตอบสนองมายงั ผสู้ ่งไดใ้ นทนั ที โดยท่ีผสู้ ่งและผรู้ ับอาจจะอยตู่ ่อ หนา้ กนั หรืออาจอยคู่ นละสถานที่กไ็ ด้ แต่ท้งั สองฝ่ ายจะสามารถมีการเจรจาหรือการโตต้ อบกนั ไปมา โดยท่ีตา่ งฝ่ ายตา่ งผลดั กนั ทาหนา้ ท่ีเปน็ ท้งั ผสู้ ่งและผรู้ ับในเวลาเดียวกนั เช่น การพดู โทรศพั ท์ การประชุม เป็นตน้ อยา่ งไรกต็ าม ดว้ ยศกั ยภาพของเทคโนโลยใี นปัจจุบนั เช่น คอมพิวเตอร์ และอินเทอร์เน็ต การสื่อสารสองทางสามารถเกิดข้ึนได้ โดยไมจ่ าเป็นตอ้ งเกิดระหวา่ งบุคคลเทา่ น้นั แตอ่ าจเป็นการสื่อสารระหวา่ งบุคคลกบั โปรแกรมคอมพวิ เตอร์กไ็ ด้ และการตอบสนองก็ไม่จาเป็นตอ้ งกระทาในทนั ที เช่น การท่ี เราไปเขียนคาถามทิ้งไวบ้ นเวบ็ บอร์ดหรือกระดานข่าว อาจตอ้ งรอเวลาท่ีจะมีคนมาตอบหรือให้ ความเห็น ซ่ึงกจ็ ดั วา่ เป็นการสื่อสารสองทางเช่นกนั

วธิ ีการส่ือสารในองค์กร 1. การสื่อสารดว้ ยวาจา (ภาษาพูด) คือ การพูด ที่เป็นประโยค มีจงั หวะจะโคน น้าเสียงมีท้งั เบาและค่อย มีความเร็วหรือชาของการพดู 2. การส่ือสารดว้ ยกิริยาท่าทาง (ภาษากาย) เช่น การกลอกตา การจอ้ งตา การพยกั หนา การกม้ โคง้ การแสดงออกทางสีหนา การสมั ผสั และ การใชม้ ือ 3. การส่ือสารดว้ ยลายลกั ษณ์อกั ษร (ภาษา เขียน) ไดแ้ ก่ สัญลกั ษณ์และรูปภาพต่าง ๆ

ประโยชน์การส่ือสารต่อองค์กร 1. เพ่ือแจง้ ขอ้ มูลขา่ วสาร คือ การแจง้ ขอ้ มูลขา่ วสารขององคก์ ารต่อบุคลากรเพอื่ ให้ บุคลากรสามารถ ประสานและบรรลุวตั ถุประสงคร์ ่วมกนั 2. เพื่อกระตุน้ และจูงใจ การจูงใจเป็นองคป์ ระกอบสาคญั ท่ีก่อใหเ้ กิดการพฒั นาการทา งานของบุคลากรในองคก์ ารจะไดร้ ับการจูงใจและการกระตุน้ จากการส่ือสารองค์การจะ มีประสิทธิภาพหรือไมจ่ ึงข้ึนอยกู่ บั ความสามารถในการชกั จูงผา่ นการส่ือสารดงั กล่าว 3. เพอ่ื ประเมินผลการทางานของบุคลากรในองคก์ ร และการทางานขององคก์ ร ปัจจุบนั องคก์ ารมีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลาจึงทาใหต้ อ้ งมีการประเมินผลการทางานสม่าเสมอ เพือ่ ประเมินความกา้ วหนา้ ของการทางาน ดงั น้นั กระบวนการสื่อสารจะตอ้ งมี ประสิทธิภาพและสมบูรณ์พร้อมมีการส่งขอ้ มูลยอ้ นกลบั ซ่ึงจะทาใหอ้ งคก์ ารสามารถ ดาเนินงานไปในแนวทางที่ถูกตอ้ ง 4. เพ่อื สร้างความสมั พนั ธ์ในหมู่คณะ ความสมั พนั ธ์ระหวา่ งผบู้ ริหารกบั บุคลากร หรือ ผบู้ ริหารกบั ผบู้ ริหาร บุคลากรกบั บุคลากรท้งั ในสายการบงั คบั บญั ชาท่ีเป็ นทางการและ ไมเ่ ป็นทางการกจ็ ะเกิดจากการส่ือสารระหวา่ งกนั ท้งั สิ้น การส่ือสารจึงเป็นตวั สร้าง ความสัมพนั ธ์ท่ีดีตอ่ กนั และทาใหอ้ งคก์ ารดารงอยแู่ ละพฒั นาไปไดใ้ นทุกสถานการณ์ 5. เพ่ือวนิ ิจฉยั สง่ั การ หนา้ ที่อยา่ งหน่ึงของฝ่ ายบริหารก็คือการออกคาสงั่ กบั กลุ่มบุคคลที่ อยใู่ นองคก์ าร การออกคาสงั่ ดงั กล่าวจาเป็นตอ้ งใชก้ ารส่ือสารท่ีรวดเร็ว แน่นอนและ ถูกตอ้ ง ดงั น้นั ถา้ ผบู้ ริหารไมใ่ ชก้ ารส่ือสารก็ ไมส่ ามารถสัง่ การหรือมอบหมายหนา้ ท่ีให้ พนกั งานดาเนินการไดเ้ ลย

10 ประการท่สี าคัญในการตดิ ต่อส่ือสาร 1. แสวงหาความกระจา่ งในเรื่องท่ีจะถ่ายทอดก่อนที่จะทาการ ติดตอ่ สื่อสารออกไปเพื่อช่วยใหก้ ารติดตอ่ ส่ือสารชดั เจนข้ึน 2. ตรวจสอบวตั ถุประสงคท์ ี่แทจ้ ริงของการติดต่อสื่อสารแตล่ ะ คร้ังวา่ ตอ้ งการส่งขา่ วสารอะไร มีจุดมุ่งหมายอยา่ งไร 3. พิจารณาเตรียมการเมื่อทา่ นจะติดต่อสื่อสาร โดยเฉพาะ สภาพแวดลอ้ มของบุคคล 4. ปรึกษาหารือกบั คนอื่นตามความเหมาะสม ในการวางแผน การ ติดต่อส่ือสาร เพ่อื ใหเ้ กิดความกระจา่ ง 5. จงระมดั ระวงั ในขณะที่ทาการติดต่อส่ือสาร ท้งั ดา้ นบุคลิกภาพ และกายวาจาโดยสงั เกตการตอบสนองจากผรู้ ับฟัง 6. โอกาสแรกตอ้ งแสดงถึงผลประโยชน์และการสร้างความสาคญั ของผรู้ ับ (received) 7. ติดตามผลการติดต่อสื่อสารของตนเองเพ่อื นามาปรับปรุง 8. การติดต่อสื่อสารสาหรับพรุ่งน้ีกบั วนั น้ี โดยยดึ หลกั วา่ วนั พรุ่งน้ี ตอ้ งดีกวา่ วนั น้ี 9. มน่ั ใจวา่ การกระทาของตนเองสนบั สนุนการติดต่อสื่อสารให้ เกิดผลดี 10. เปิ ดโอกาสใหผ้ ฟู้ ังไดร้ ับความเขา้ ใจ ผสู้ ื่อสารควรต้งั ใจฟังและ สังเกตปฏิกิริยาของผรู้ ับเป็นส่ิงสาคญั

ประสิทธิภาพในการส่อื สารขึน้ อย่กู บั ปัจจัยหลายประการ 1. ระดบั ความรู้(Knowledge) ผสู้ งสารและผรู้ ับสารที่มีความรู้ ใกลเ้ คียงกนั ในเรื่องท่ีตอ้ งการจะสื่อสารอาจง่ายตอการทาความ เขา้ ใจกนั 2. ทศั นคติ (Attitude) การที่ตา่ งฝ่ ายต่างมีทศั นคติท่ีดีตอ่ การส่งและ การรับยอ่ มมีโอกาสพิจารณาตามความเป็ นจริงไดด้ ีกวา่ การมี ทศั นคติเชิงลบต่อกนั ซ่ึงอาจนาไปสู่การตดั สินใจดว้ ยอารมณ์ที่ไม่ เหมาะสม 3. ระดบั สงั คมและวฒั นธรรม (Social Cultural System) ผสู้ งสาร และผรู้ ับสารที่เขา้ ใจระบบสงั คมวฒั นธรรมของผทู้ ่ีมาติดต่อกนั จะ สามารถเลือกวธิ ี การจดั เน้ือหาสาระ รูปแบบท่ีติดต่อใหส้ อดคลอ้ ง เหมาะสมไดภ้ าษาที่ใชใ้ นการสื่อสาร ควรเลือกใหเ้ หมาะกบั บคุ คล เป้าหมายของการติดตอสื่อสาร