หนังสือราชการ

1 หนังสือราชการ หนังสือราชการ คอื เอกสารทีเ่ ปน็ หลกั ฐานในราชการ ได้แก่ ๑. หนังสอื ที่มไี ปมาระหว่างสว่ นราชการ ๒. หนังสอื ทีส่ ว่ นราชการมีไปถึงหนว่ ยงานอ่นื ใด ซึง่ มใิ ช่สว่ นราชการ หรอื ทีม่ ไี ปถึง บคุ คลภายนอก ๓. หนงั สือที่หน่วยงานอ่ืนใดซึ่งมิใช่สว่ นราชการ หรอื ทีบ่ คุ คลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ ๔. เอกสารที่ทางราชการจดั ทาข้นึ เพื่อเป็นหลักฐานในราชการ ๕. เอกสารทีท่ างราชการจดั ทาข้นึ ตามกฎหมาย ระเบียบ หรอื ข้อบังคบั ๖. ข้อมูลข่าวสาร หรือหนังสือที่ได้รับจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งปัจจุบันนิยมใช้ หนังสือราชการประเภทนี้มาก เนื่องจากไม่ต้องสิ้นเปลืองกระดาษ บุคลากร เวลา และค่าใช้จ่ายในการ ดาเนินการ ชนิดของหนงั สือ ระเบียบสานกั นายกรฐั มนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖ แบ่งหนังสอื ออกเป็น ๖ ชนิด ๑. หนงั สือภายนอก ๒. หนังสือภายใน ๓. หนงั สือประทบั ตรา ๔. หนงั สือสง่ั การ (คาสั่ง ระเบียบ ข้อบังคบั ) ๕. หนงั สือประชาสมั พนั ธ์ (ประกาศ แถลงการณ์ ข่าว) ๖. หนังสือทีเ่ จา้ หนา้ ทีท่ าข้ึนหรอื รบั ไว้เปน็ หลกั ฐานในราชการ (หนังสือรบั รอง รายงานการประชมุ บนั ทึก หนังสอื อืน่ ๆ ) การผลิต (การเขียนและการพิมพ์) การผลิตเอกสารจะเริ่มต้ังแต่คิด ร่าง เขียน แต่ง พิมพ์ ทาสาเนา ก่อนผลิตต้องคิดก่อน ว่า ทาไมจึงต้องผลิต ใครคือผู้ใช้เอกสาร อะไรคือเอกสารที่ใช้ ที่ไหนบ้างควรส่งไปเพื่อการปฏิบัติงาน เม่ือไรจะผลิตให้เสร็จเรียบร้อยและส่งถึงผู้รับ ส่วนสาคัญในการผลิตคือการร่าง เขียน พิมพ์ ดังนั้น จึง ยึดระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖ เป็นสาคัญ โดยต้องทาให้ถูกตาม แบบหรอื แบบฟอร์มตามระเบียบทีก่ าหนด การเขียนหนังสือราชการแต่ละประเภทจะมีรูปแบบหรือแบบฟอร์มเป็นระเบียบ ที่กาหนดไว้แล้ว เม่ือจะเขียนหนังสือประเภทใด ต้องเขียนให้ถูกแบบ (รูปแบบหรือแบบฟอร์ม) ของ หนังสือประเภทนั้น ๆ ซึ่งจะต้องจัดโครงสร้างของหนังสือให้ถูกต้อง เขียนรายละเอียดให้ถูกแบบ

2 ใช้ถ้อยคาให้ถูกต้องตามระเบียบที่กาหนดไว้ ตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ มีกาหนดการใช้ภาษา การมีครุฑ ครุฑใหญ่หรือครุฑเล็ก ตาแหน่งของครุฑ อยู่ส่วนไหน ของหวั กระดาษ ท้ังนี้ ขึน้ อยู่กับรปู แบบของหนังสอื แตล่ ะประเภทน้ัน ๆ การเขียนและการพิมพห์ นงั สือราชการ ส่วนใหญ่พบข้อบกพร่องดังน้ี ๑. เขียนไมถ่ ูกต้องตามเนือ้ หา หลกั ภาษา - การเลือกใช้สรรพนามไม่ตรงประเด็น - มีคาผดิ พิมพ์เกิน สะกดการันต์ผดิ พิมพ์ตก คาย่อ - การลงชื่อ ตาแหนง่ หรอื หน่วยงานไม่ถกู ต้อง - ชือ่ เร่ืองไม่ตรงหรือไม่สอดคล้องกับส่วนสรปุ - เนือ้ ความยาวเยิ่นเย้อ เขยี นไม่ตรงประเดน็ หรือวกวน - ความสบั สนในการเขียน เช่น “ไปยงั ” กับ“มายงั ” คาว่า “อนุญาต” กับ “อนุมัต”ิ - ในกรณีที่มจี ดุ ประสงค์หลายประการ ไม่แยกจุดประสงค์เป็นรายข้ออย่างชดั เจน - เขียนด้วยถ้อยคาภาษาของตัวเอง กอปรกบั การยึดตดิ กับวิธีการเขียน (ร่าง) แบบเดิมทีเ่ คยเขียนตามกันมา - ใช้ภาษาฟุ่มเฟือย ใช้คาเชื่อมมากเกินไป - ใช้เคร่อื งหมายไม่ถูกต้อง เชน่ จานวน ๓ วนั ๆ ละ ๕๐ บาท (ควรเขียนเปน็ จานวน ๓ วัน วันละ ๕๐ บาท) - ใช้ไปยาลน้อยผิด เช่น นายวิรัตน์ฯ จะเขียนชอ่ื แล้วไปยาลน้อยนามสกุลไม่ได้ เพราะชือ่ กบั นามสกลุ เปน็ คนละส่งิ หรอื คนละคากนั จะไปยาลน้อยนามสกลุ ได้ตอ่ เมื่อเขียนนามสกลุ ไม่จบ เช่น พระนาม นามสกุล ชื่อ เฉพาะของหนว่ ยงานทีย่ าว ๆ เป็นต้น ๒. การใช้คาย่อเป็นภาษาต่างประเทศ ร่วมกบั ภาษาไทย ๓. ใช้คาบางคาผดิ (ไป – มา) ไป – มา ในการใชค้ านี้ ควรคานึงถึงผู้รับหนังสอื เป็นสาคัญ จัก จักขอบคุณยิ่ง ความหมายของคาค่อนข้างหนกั มคี วามหมายคล้าย ตอ้ ง ซึ่งไม่สู้นมุ่ นวลสละสลวยมกั ใช้ใน คาสง่ั คากาชบั จะ ใช้ได้ท่วั ไป เปน็ ภาษาราชการที่ใช้ได้เสมอ ๔. ใช้ประโยคซ้า ๕. ไม่แสดงผู้ร่าง/พมิ พ์/ทาน

3 ๒. รูปแบบการพิมพแ์ ละโครงสร้างไม่ถูกต้อง และไม่ใช้ตามขนาดมาตรฐาน ๒.๑ รูปลกั ษณะ และขนาดของครุฑ ข้อมูลที่ถกู ต้อง (๑) ขนาดของครุฑ ระเบียบสานักนายกรฐั มนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ กาหนดขนาดของครุฑไว้ ๒ ขนาด คือหนังสอื ภายนอก กาหนดขนาดครฑุ ไว้ ๓ เซนติเมตร และหนังสอื ภายใน และบันทึกข้อความขนาดครฑุ ไว้ ๑.๕ เซนติเมตร ดังภาพ ต่อไปนี้ ขนาดตัวครุฑสูง ๓ เซนติเมตร ขนาดตัวครุฑสงู ๑.๕ เซนติเมตร การตั้งขนาดตราครฑุ ใหก้ ว้าง 3 เซนติเมตร *** เมนภู าษาไทย Click ขวาที่ภาพ เลอื ก จดั รปู แบบรปู ภาพ เลอื ก ครอบตัด กด ปิด ข้อควรระวัง ขนาดครุฑจะต้องรกั ษามาตรฐานไว้ตามกาหนด มใิ ช่เล็ก เกินไปหรอื ใหญ่ ผอมหรอื อ้วนเกินไป (๒) รปู ลกั ษณะของครุฑ ครฑุ ที่ใช้ในหนังสอื ราชการต้องใช้ใหถ้ กู ต้องตาม แบบ ซึ่งรูปลกั ษณะของครุฑทีใ่ ช้โดยทวั่ ไปนั้นนิยมใชค้ รุฑ ๓ รปู แบบ ดังภาพต่อไปนี้ แบบที่ ๑ แบบที่ ๒ แบบที่ ๓

4 ๒.๒ ขนาดและแบบของตวั อักษร ข้อมลู ที่ถกู ต้อง แบบตัวอักษรควรเป็นแบบสุภาพ มีหัวพยัญชนะ สระ และวรรณยุกต์ ทีช่ ดั เจน และใชข้ นาดมาตรฐานคือ ๑๖ พอยต์ ไม่ควรใช้ตัวเล็กกว่านี้ เพระจะทาให้อ่านยาก แบบอักษร ที่ควรใช้ เช่น angsana new, angsana upc แต่บางหน่วยงานเลือกใช้ browalia new, browalia upc, codia new, codia upc, ซึ่งจะถือว่าไม่เหมาะสมก็มิได้ เพื่อเป็นการส่งเสริมการใช้เลขไทยตามมติคณะรัฐมนตรี และการดาเนินโครงการ ฟอนต์มาตรฐานราชการไทย ตามหนังสือศาลากลางจังหวัดเชียงใหม่ ที่ ชม ๐๐๑๖.๑/๑๘๕๔๔ ลงวันที่ ๖ ตุลาคม ๒๕๕๓ ขอให้ส่วนราชการ/หน่วยงาน รัฐวิสาหกิจ ดาเนนิ การ - ติดต้ังฟอนต์สารบรรณ และฟอนต์อื่น ๆ จานวน ๑๓ ฟอนต์ ของสานักงานส่งเสริม อุตสาหกรรมซอฟต์แวร์แห่งชาติ (องค์การมหาชน) และกรมทรัพย์สินทางปัญญา เพิ่มเข้าไปใน ระบบปฏิบัติการคอมพิวเตอร์ และใช้ฟอนตด์ ังกล่าว แทนฟอนต์เดิม - ให้ส่วนราชการ/หน่วยงาน รัฐวิสาหกิจ ในจังหวัดเชียงใหม่ ใช้ฟอนต์ TH Niramit AS และให้จัดพิมพ์ตัวเลขเป็นเลขไทย และใช้เลขศักราชเป็นเลขพุทธศักราช ในกิจกรรมทุกด้านของหน่วย ราชการ ข้อควรระวงั การพิมพห์ นังสือภายใน - คาวา่ “บันทึกข้อความ” พิมพ์ดว้ ยอกั ษรตัวหนาขนาด ๒๙ พอยท์ - คาว่า “ส่วนราชการ วันที่ เร่ือง” พิมพ์ด้วยอักษรตัวหนาขนาด ๒๐ พอยท์ ๒.๓ การเขียนวันท่ี การเขียนวนั เดือน ปี ในหนังสือภายนอก เขียนหลังจากเขียนส่วนที่อยู่ แล้ว โดยขึ้นบรรทัดใหม่ เขียนตรงกลางหน้ากระดาษ ให้ระบุเฉพาะวันที่ เดือน และปี เท่านั้น โดยให้ตัวเลข ของวันที่ตรงกับส่วนกลางด้านล่าง ซึง่ แหลมที่สดุ ของตวั ครุฑ ข้อควรระวัง การเขียนวันที่ ๑๒ ตุลาคม ๒๕๕๔ จะไม่มคี าวา่ วนั ที่ เดอื น และ พ.ศ. การลงวนั ที่ ควรลงภายหลังจากลงนามแลว้ และควรเปน็ วนั ทีส่ ่งหนังสอื ออก มิใช่ ลงวันที่ แล้ว อีกหน่ึงสัปดาห์จงึ สง่ ออก ๒.๔ การเขียนชอ่ื ท่อี ยู่ของผอู้ อกหนังสือ ต้องเขียนไว้ด้านบนสุดทางขวามือ บรรทัดแรกให้อยู่ตรงกับตีนครุฑ และ เป็นบรรทัดเดียวกันกับเลขที่ออกหนังสือ บรรทัดแรกจะเขียนชื่อหน่วยงาน บรรทัดที่สองเขียนเลขที่ ตาบล อาเภอ บรรทัดถัดมาเขียนจังหวัด ตามด้วยรหัสไปรษณีย์ และไม่ควรเขียนคาย่อของ ถนน.., ตาบล.., อาเภอ.., จงั หวัด.., เปน็ ถ.., ต.., อ.., จ.., ให้เขียนคาเตม็ ดงั น้ี

5 ที่ ศธ ๐๕๒๓.๑๓/๒๔ คณะสารสนเทศและการสือ่ สาร มหาวทิ ยาลยั แม่โจ้ ๖๓ หมู่ ๔ ตาบลหนองหาร อาเภอสันทราย จังหวดั เชียงใหม่ ๕๐๒๙๐ ๑๒ ตลุ าคม ๒๕๔๕ ๒.๕ การเขียนชอ่ื ผูร้ ับ ให้เขียนต่อจากคาขึ้นต้น เช่น กราบเรียน เรียน ถึง โดยเว้นวรรคให้ห่าง กนั ๒ ช่วงตัวอกั ษรหรอื เท่ากับ ๔ เคาะในคอมพิวเตอร์ ๑) ผู้รับที่เป็นบุคคล ให้ระบุ ๒ ส่วน ได้แก่ คานาหน้าชื่อ และชื่อตัว-ชื่อ สกุล ดังน้ี การระบุคานาหนา้ ชื่อ มีหลักการดังน้ี - กรณีที่เปน็ บุคคลท่ัวไป ให้ระบุ นาย นาง นางสาว - กรณีเป็นผู้ดารงตาแหน่งทางวิชาการ ให้ระบุตาแหน่งดังกล่าวโดย ไม่ต้องใช้คาย่อ ผชู้ ่วยศาสตราจารย์ ศาสตราจารย์ รองศาสตราจารย์ - กรณีที่เป็นสตรีซึ่งได้รับพระราชทานเคร่ืองราช อิสริยาภรณ์ต้ังแต่ ช้ันทุติยจุลจอมเกล้าวิเศษขึ้นไป หรือเคร่ืองราชอิสริยาภรณ์ช้ันทุติยจุลจอมเกล้า ตติยจุลจอมเกล้าและ จตตุ ถจุลจอมเกล้า สาหรับสตรีที่มีสามีแล้ว ให้ใช้ท่านผู้หญิง หรือคุณหญิงแล้วแต่กรณี ส่วนสตรีที่มิได้ มีสามีใหใ้ ช้ คณุ - กรณีเป็นผู้มีบรรดาศักดิ์หรือฐานันดรศักดิ์ เช่น หม่อมราชวงศ์ หมอ่ มหลวง ให้ระบใุ ห้ถกู ต้อง โดยระบุคาเตม็ ไม่ต้องใช้คาย่อ - กรณีเป็นผู้มียศ เช่น ร้อยเอก ว่าที่ร้อยตรี พลเอก ให้ระบุให้ ถูกต้อง โดยไม่ต้องใช้คาย่อ - กรณีเป็นพระภิกษุ ให้ระบุคานาหน้าชื่อให้ถูกต้อง ตั้งแต่คาแสดง สมณศักดิ์ เช่น พระพรหมมุนี พระธรรมคุณาภรณ์ หรือคาแสดงสถานภาพ ได้แก่พระ และคาแสดง สถานภาพว่าเปน็ ผู้สอบได้เปรียญธรรมตง้ั แต่ประโยค ๓ ขึน้ ไป ซึง่ ได้รับพระราชทานตาแหน่งจากสมเด็จ พระสังฆราช ได้แก่ พระมหา

6 การระบุชื่อตัว-ชือ่ สกลุ ให้ระบุต่อจากคานาหน้าชื่อโดยไม่ต้องเว้นวรรค เม่ือระบุชื่อตัวเสร็จ แล้ว ให้เว้นวรรค ๑ ช่วงตวั อักษร (2 เคาะในคอมพิวเตอร์) แล้วตอ่ ด้วยช่อื สกุล นางยุคนธร ชานาญ ๒) ผรู้ บั ทีเ่ ป็นผู้ดารงตาแหน่งน้ัน ๆ มิใชใ่ นฐานะส่วนบคุ คล - กรณีที่เป็นหนังสือภายนอกและหนังสือประทับตรา ให้ระบุชื่อ ตาแหน่งเตม็ ของหน่วยงานน้ัน เชน่ อธิการบดีมหาวิทยาลยั มหาสารคาม - กรณีที่ผู้รับเป็นชื่อตาแหน่งของส่วนราชการย่อยในส่วนราชการ ใหญ่ ให้ระบุชื่อส่วนราชการใหญ่ ต่อท้ายชื่อตาแหน่งด้วย เช่น คณบดีคณะสังคมศาสตร์ มหาวิทยาลัยเชียงใหม่ - กรณีทีเ่ ป็นหนงั สือภายใน ถ้าผู้รับเป็นผู้ดารงตาแหน่งสูงสุดซึ่งมีเพียงตาแหน่งเดียวของ ส่วนราชการนน้ั ให้ระบุเฉพาะชื่อตาแหน่งไม่ต้องระบชุ ื่อส่วนราชการ เชน่ อธิบดี อธิการบดี ๓) ถ้าผู้รับเป็นคณะบุคคล มักจะใช้กับหนังสือเวียน หรือหนังสือที่ไม่ จาเพาะลงไปว่าผรู้ บั เปน็ ใคร ใหร้ ะบชุ ือ่ ผู้รับเป็นนามวลี ที่ส่อื ความหมายครอบคลุมที่สุด เช่น คณาจารย์ ข้าราชการ และพนกั งานทกุ ท่าน ผสู้ นใจทุกท่าน ๒.๖ การกนั้ หน้า หลงั บน ล่าง - ก้ันหน้า ให้เว้นจากขอบกระดาษ ๓ เซนติเมตร หรอื ๑.๕ นิว้ - กั้นหลงั ให้เว้นจากขอบกระดาษ ๒ เซนติเมตร หรอื ๑ นิว้ - กั้นบน ใหเ้ ว้นจากขอบกระดาษ ๒ เซนติเมตร หรอื ๑ นวิ้ - กั้นล่าง ให้เว้นจากขอบกระดาษ ๒ หรอื ๓ เซนติเมตร หรอื ๑ หรอื ๑.๕ นวิ้ ปรบั ได้ตามความเหมาะสม การต้ังระยะขอบหนา้ กระดาษ ในโปรแกรมการพมิ พ์ ** เมนูภาษาไทย เค้าโครงหนา้ กระดาษ เลอื ก ตั้งคา่ หน้ากระดาษ ๒.๗ วรรคตอนและการย่อหน้า หลังคาว่า เร่ือง เรียน อ้างถึง สิ่งที่ส่งมาด้วย ให้วรรค ๓ เคาะ และส่วน ย่อหนา้ ๒๒ เคาะ ประมาณ ๒.๒๕ ซม. หรอื นับตวั อักษรที่ ๑๑ เป็นตวั เริ่มพิมพ์ มิใช่ tap ซึ่งจะเท่ากับ ๖ ตวั อักษร หรอื ๒ tap จะเท่ากบั ๑๒ ตวั อักษร

7 ๒.๘ การเขียนคาลงท้าย เมือ่ เขียนย่อหน้าสุดท้ายเสร็จแล้ว ต้องเว้น ๑ บรรทัดพิมพ์ แล้วจึงเริ่ม เขียนคาลงท้าย โดยต้องย่อหน้าเข้ามา ให้ตัวอักษรตัวแรกอยู่ตรงกับเลขตัวหน้าของวันที่ด้านบนเสมอ และการเขียนคาลงท้ายต้องตรงกบั เรื่อง ดงั น้ี เร่อื ง คาลงทา้ ย ๑) ขออนุญาต หรือ ก. จึงเรยี นมาเพอ่ื โปรดพิจารณา ข. จึงเรยี นมาเพ่อื โปรดพิจารณาอนมุ ตั ดิ ้วย จะขอบคุณยิง่ ขออนมุ ตั ิ ๒) รายงานผลการ ก. จึงเรยี นมาเพอ่ื โปรดทราบ ปฏิบตั ิงาน ข.จึงเรยี นมาเพ่อื โปรดทราบ และพิจารณาดาเนินการต่อไป ๓) ชแี้ จงข้อเทจ็ จริง ก. จึงเรยี นมาเพ่อื โปรดทราบ ๔) ส่งข้อมลู ข. จงึ เรียนมาเพอ่ื โปรดทราบ และดาเนนิ การต่อไปด้วย ข. จะขอบคณุ ยิ่ง ค. ก. จึงเรยี นมาเพ่อื ทราบ ๕) เชิญเป็นวิทยากร ก. จึงเรยี นมาเพ่อื โปรดพิจารณารับเชิญด้วย จะขอบคุณยิ่ง ข. (คณะ) หวงั ว่าจะได้รับความอนุเคราะห์จากทา่ นด้วยดี และขอขอบคุณมา ณ โอกาสนี้ ๖) ขอความร่วมมอื ก. จึงเรยี นมาเพอ่ื โปรดให้ความร่วมมือ ขอขอบคณุ หรือขอความ ข. จึงเรยี นมาเพอ่ื โปรดให้ความร่วมมือ (อนเุ คราะห์) ด้วย อนเุ คราะห์ จะขอบคณุ ยิง่ ค. (คณะ) หวงั วา่ จะได้รบั ความอนเุ คราะห์จากทา่ นด้วยดี เช่นเคย และขอขอบคุณมา ณ โอกาสนี้ ๗) ซกั ซอ้ มความเข้าใจ ก. จึงเรยี นซักซอ้ มมาเพอ่ื ให้เขา้ ใจตรงกนั ยืนยนั หรือให้ ข. จึงเรยี นยนื ยนั มาเพอ่ื โปรดเข้าใจให้ตรงกัน ดาเนินการ ค. จึงเรยี นมาเพ่อื โปรดทราบและถอื ปฏิบัตติ ่อไป ง. จึงเรยี นมาเพอ่ื โปรดดาเนินการต่อไป จะขอบคณุ ยงิ่ ๘) ตอบปฏิเสธ ก. จึงเรยี นมาเพอ่ื (โปรด) ทราบ ข. จึงเรยี นมาเพอ่ื (โปรด) ทราบ และขออภัยมา ณ ที่นดี้ ้วย สาหรบั การลงท้ายด้วยการขอบคุณ เลือกใช้คาขอบคณุ ใหเ้ หมาะสมกับผรู้ ับ ดงั น้ี - ระดับเสมอกัน หรอื ผใู้ ต้บังคับบัญชา ใช้คาว่า ขอขอบคณุ หรอื ขอบคุณมาก - ระดับสงู กว่า ใช้ จะขอบคณุ ยิง่ - ระดับ “กราบเรียน” ใช้ จะเป็นพระคุณยิง่

8 การเขียน กราบเรียน ให้ถูกต้อง หนังสือราชการภายนอก หนังสือภายใน ควรใช้ให้ ถูกต้องตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ ซึ่งมี ๑๔ ตาแหน่งเท่านั้นที่ใช้ กราบเรียน และไม่จาเป็นต้องใช้คาว่า ท่าน หรือ ฯพณฯ นาหน้าตาแหน่ง ท้ังนี้ ต้องใช้ให้สอดคล้องกับ คาลงท้าย คือ เรียน – ขอแสดงความนบั ถือ และกราบเรียน – ขอแสดงความนบั ถืออย่างยิง่ บุคคลผู้ดารงตาแหน่งพิเศษต่อไปนี้ ให้ใชค้ าข้นึ ตน้ ว่า กราบเรียน ได้แก่ ๑. ประธานองคมนตรี ๒. นายกรฐั มนตรี ๓. ประธานรฐั สภา ๔. ประธานวฒุ ิสภา ๕. ประธานสภาผู้แทนราษฎร ๖. ประธานศาลฎีกา ๗. ประธานศาลรัฐธรรมนญู ๘. ประธานศาลปกครองสูงสดุ ๙. ประธานกรรมการการเลือกต้ัง 10. ประธานกรรมการสิทธิมนุษยชนแหง่ ชาติ 11. ประธานกรรมการป้องกนั และปราบปรามการทกุ จริตแหง่ ชาติ 12. ประธานกรรมการตรวจเงนิ แผน่ ดิน 13. ผตู้ รวจการแผน่ ดินของรัฐสภา ๑๔. รฐั บุรษุ ๒.๙ การเขียนสว่ นราชการเจ้าของเรอ่ื ง เขียนไว้ล่างสุดของหนังสือราชการ ด้านล่างสุดซ้ายมือ บรรทัดแรกเขียน ชื่อสานักงานหรือหน่วยงานที่ออกหนังสือฉบับนั้น บรรทัดที่สองเขียนโทรศัพท์และหมายเลข บรรทัดที่ สามเขียนโทรสารและหมายเลข ถ้าหน่วยงานนั้นมีไปรษณีย์อเิ ล็กทรอนิกส์กใ็ หเ้ ขียนไว้อีกบรรทัดหนึง่ - ชื่อสว่ นงาน ทีช่ ื่อไมย่ าวนักกเ็ ขียนชอ่ื เต็ม - โทรศัพท์/โทรสาร ควรเขียนคาเต็ม ไม่ควรเขียนคาย่อ การเขียน หมายเลขโทรศัพท์และโทรสารเม่ือเขียนเลขศูนย์ตัวแรกแล้ว ให้เคาะ ๑ เคาะ แล้วเขียนหมายเลขอีก สีต่ ัว แล้วเคาะ ๑ เคาะ ดงั น้ี สานกั งานคณบดี งานบริหารและธรุ การ โทรศพั ท์ ๐ ๕๓๘๗ ๕๔๐๐ โทรสาร ๐ ๕๓๘๗ ๕๔๐๘

9 ชื่อของหน่วยงานระดับกระทรวง กรม หรือส่วนราชการระดับรองลงมา จะต้องเป็นส่วนราชการที่สอดคล้องกับตาแหน่ง ของผู้ลงนามท้ายหนังสือฉบับน้ัน ซึ่งรวมทั้งผู้ปฏิบัติ ราชการแทน หรอื รักษาราชการแทน ดงั น้ี ชือ่ ส่วนราชการ ตาแหน่งผูล้ งนาม มหาวิทยาลัยแมโ่ จ้ อธิการบดี กอง/สานกั /สถาบัน ผอู้ านวยการกอง / สานกั / สถาบนั ในกรณีที่หัวหน้าส่วนราชการมอบหมายให้ผู้อื่นลงนามแทน จะต้องลงท้าย ตาแหน่งว่า ปฏิบัติราชการแทน...หรือรักษาราชการแทน... เสมอ เช่น รองคณบดีฝ่ายบริหาร ปฏิบัติ ราชการแทนคณบดี .............................................. (ผชู้ ่วยศาสตราจารย์สมฤทยั จนั ทิมา) รองคณบดีฝ่ายบริหาร ปฏิบัติราชการแทน คณบดีคณะสารสนเทศและการสอ่ื สาร เช่นเดียวกับหนังสือภายในและบันทึก การเขียนชื่อหน่วยงานจะต้อง สอดคล้องกับตาแหน่งผู้ลงนามซึ่งเป็นเจ้าของหนังสือ กล่าวคือ ผู้ใดลงนาม ชื่อหน่วยงานนั้น จะอยู่ ลาดับต้น ส่วนเจ้าของเร่ืองที่เป็นส่วนราชการระดับรองจะอยู่ลาดับหลัง ต่อด้วยหมายเลขโทรศัพท์ ภายในของสว่ นราชการเจา้ ของเรอ่ื งนั้น ดงั ตัวอย่าง สว่ นราชการ คณะสารสนเทศและการส่ือสาร สานักงานคณบดี งานบริหารและธรุ การ โทรศัพท์ ๕๔๐๐

10 หลกั เกณฑก์ ารพมิ พห์ นงั สือราชการ 1. การพิมพ์หนังสอื ราชการทีต่ ้องใชก้ ระดาษตราครฑุ ถ้ามีข้อความมากกว่า 1 หนา้ หน้า ต่อไปให้ใชก้ ระดาษไม่ต้องมีตราครฑุ แต่ต้องมีคุณภาพเช่นเดียวหรือใกล้เคียงกับแผ่นแรก 2. การพิมพ์ 1 หน้ากระดาษขนาด A4 โดยปกติให้พิมพ์ 25 บรรทดั (บรรทัดแรกของ กระดาษควรอยู่หางจากขอบกระดาษด้านบนประมาณ ๕ เซนติเมตร 3. ถ้าคาสดุ ท้ายของบรรทัดมีหลายพยางค์ ไม่สามารถพิมพ์จบคาในบรรทัดเดียวกนั ได้ ให้ ใช้เคร่ืองหมายยัติภังค์ (-) ระหว่างพยางค์ 4. การย่อหน้าซึ่งใช้ในกรณีที่จบประเดน็ แล้ว จะมีการขนึ้ ข้อความใหม่ ให้เว้นห่างจากระยะ ก้ันหนา้ 10 จงั หวะเคาะ 5. การเว้นวรรค - การเว้นวรรคโดยทวั่ ไปเว้น 2 จงั หวะเคาะ - การเว้นวรรคระหว่างหวั ข้อเรอ่ื งกบั เรื่อง ใหเ้ ว้น 2 จงั หวะเคาะ - การเว้นวรรคในเน้ือหา เร่ืองทีพ่ ิมพม์ ีเน้ือหาเดียวกัน ใหเ้ ว้น 1 จงั หวะเคาะ ถ้า เนือ้ หาต่างกนั เว้น 2 จงั หวะเคาะ ๖. การพิมพห์ นงั สอื ที่มหี ลายหน้า ต้องพิมพ์เลขหน้า โดยใหพ้ ิมพ์ตัวเลขหน้ากระดาษไว้ ระหว่างเครือ่ งหมายยตั ิภังค์ (-) ทีก่ ึ่งกลางด้านบนของกระดาษ ห่างจากขอบกระดาษ ด้านบนลงมาประมาณ 3 เซนติเมตร ๗. การพิมพห์ นังสอื ทีม่ คี วามสาคัญ และมีจานวนหลายหน้า ให้พมิ พ์คาต่อเนื่องของ ข้อความทีจ่ ะยกไปพิมพ์หนา้ ใหม่ไว้ด้านล่างทางมมุ ขวาของหน้าน้ัน ๆ แล้วตามด้วย ... (จดุ 3 จุด) โดยปกติให้เว้ระยะห่างจากบรรทดั สุดท้าย 3 ระยะบรรทดั พิมพ์ และควร จะต้องมีข้อความของหนังสอื เหลือไปพิมพ์ในหน้าสุดท้ายอย่างนอ้ ย 2 บรรทัด ก่อน พิมพ์คาลงท้าย หนงั สือทีต่ ้องปฏิบตั ิให้เรว็ กว่าปกติ เปน็ หนงั สือที่ตอ้ งจัดส่งและดาเนินการทางสารบรรณด้วยความรวดเร็วเป็นพิเศษ แบ่งเปน็ 1. ดว่ นทีส่ ุด ใหเ้ จ้าหน้าทีป่ ฏิบัติในทันทีที่ได้รับหนงั สอื น้ัน 2. ด่วนมาก ให้เจา้ หน้าทีป่ ฏิบตั ิโดยเรว็ 3. ด่วน ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติเรว็ กว่าปกติ เท่าทีจ่ ะทาได้ ให้ระบุชั้นความเร็วด้วยตัวอักษะสีแดงขนาดไม่เลก็ กว่าตวั พิมพ์โป้ง 32 พอยท์ ให้เห็นได้ชัดเจนในหนังสือและบนซอง ในกรณีที่ตอ้ งการให้หนังสือส่งถึงผู้รับภายในเวลาที่กาหนด ให้ระบคุ าว่า ด่วนภายใน แล้วลงวนั เดือน ปี

11 ชน้ั ความลบั ในหนังสือราชการ ระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ พ.ศ. 2544 ข้อ 12 กาหนดว่า ชั้น ความลับของข้อมูลข่าวสารลบั แบ่งออกเป็น 3 ชั้น คือ 1. ลับทีส่ ดุ (TOP SECRET) หมายความถึง ข้อมูลข่าวสารลับซึง่ หากเปิดเผยท้ังหมดหรอื เพียง บางสว่ นจะก่อใหเ้ กิดความเสียหายแก่ประโยชน์แห่งรัฐอย่างร้ายแรงทีส่ ดุ 2. ลับมาก (SECRET) หมายความถึง ข้อมลู ข่าวสารลับซึง่ หากเปิดเผยทั้งหมดหรอื เพียง บางสว่ นจะก่อใหเ้ กิดความเสียหายแก่ประโยชน์แห่งรฐั อย่างร้ายแรง 3. ลบั (CONFIDENTIAL) หมายความถึง ข้อมลู ข่าวสารลับซึ่งหากเปิดเผยท้ังหมดหรอื เพียง บางสว่ นจะก่อใหเ้ กิดความเสียหายแก่ประโยชน์แห่งรัฐ เอกสารอา้ งอิง นภาลัย สวุ รรณธาดา และอดุล จนั ทรศกั ดิ์. ๒๕๕๒. เทคนิคการเขียนหนังสือราชการ หนังสือ โตต้ อบและรายงานการประชมุ . พิมพ์ครั้งที่ ๖ ปรับปรงุ แก้ไข. กรงุ เทพฯ: ภาพพิมพ์. สานกั นายกรฐั มนตร.ี 2539. ระเบียบสานกั นายกรฐั มนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 พร้อมภาคผนวก ฉบับแก้ไข พ.ศ.2539 และคาอธิบาย. กรุงเทพฯ : สานกั งานปลัดสานักนายกรฐั มนตร.ี วรวรรธน์ ศรียาภยั . ๒๕๕๑. การเขียนเชิงราชการ หนงั สือราชการ รายงานการประชุมภาษาไทย และภาษาอังกฤษ. นนทบุรี: สานกั พิมพ์สัมปชญั ญะ.