Purchasing Department (Process)

General Hospital Products (PLC.) 1บริษทั เยเนอรัล ฮอสปิ ตลั โปรดคั ส์ จำกดั (มหำชน) (นางสาวสฎาภรณ์ ถูกใจ)หวั หนา้ งานจดั ซ้ือในประเทศ(Purchasing Department)

การจดั ซ้ือ/จดั จา้ งในประเทศ จดั ซ้ือติดตอ่ Supplier ออกใบสงั่ ซ้ือ PO 2 - ขอใบเสนอราคา ส่วนงานต่างๆออกใบขอซ้ือ PR - ส่ง Fax หรือ E-mail ให้ Supplier - เอกสารเพ่มิ เติม - ประสานงานเพอื่ ความเขา้ ใจตรงกนั - เจรจาต่อรองราคา คดั แยกใบสง่ั ซ้ือ (PO) แตล่ ะสี ในการสง่ั ซ้ือ - เปรียบเทยี บราคาสินคา้ คลงั พสั ดุ บญั ชี/การเงิน จดั ซ้ือใบขอซื้อ PR ใบส่ังซื้อ PO ติดตามการส่งมอบสินคา้ จาก Supplier ประสานงานกบั ส่วนงานที่รับสินคา้ - ช่วยเหลือแกป้ ัญหาสินคา้ ทไ่ี ดร้ ับ

การจดั ซ้ือ/จดั จา้ งต่างประเทศ กรณีสินค้ำทว่ั ไป 3 กรณีวตั ถุดบิ  สง่ ใบขอซอื ้ PR ให้คณุ ไขม่ กุ  รับใบเสนอราคาจากคณุ ไขม่ กุ มาออก PO ออกใบสง่ั ซอื ้ PO ตา่ งประเทศ รับ Invoice และเอกสารตา่ งๆ สง่ ให้ QC แปล COA และสง่ ให้คณุ ไขม่ กุ ยน่ื ขอ LPI กบั อย. ผา่ นเว็บไซต์ NSW สง่ LPI ให้ Shipping เพ่ือเดนิ พิธีการปลอ่ ย สินค้าออกจากทา่ เรือ ตดิ ตามผลการปลอ่ ยสินค้าและปัญหาสินค้า

4ขั้นตอนการออกใบขอซื้อ (PR) ให้ส่วนงานท่ีขอซ้ือ จดั ทาใบขออนุมตั ิซ้ือ (PR)(FM-LG-302)ในระบบ SoftPro (สามารถดูวิธีการ ปฎิบตั ิได้จากเอกสาร SOP-LG-405) ให้ผูจ้ ดั การส่วน/ฝ่ าย/รองกรรมการผจู้ ดั การ/กรรมการผูจ้ ดั การ/หรือผูท้ ่ี ไดร้ ับมอบหมายอนุมตั ิในระบบ SoftPro ใบขออนุมตั ิซ้ือทกุ ฉบบั จะตอ้ งลงรายละเอียดให้ครบถว้ นท่ีระบุไว้ ใน มาตรฐานวิธีปฏิบตั ิเร่ืองการขอซ้ือ (SOP ของแต่ละส่วนงาน) พร้อมดว้ ยเอกสารที่จาเป็ นต่อการสั่งซ้ืออ่ืนๆ เช่น ภาพประกอบ,ใบเสนอราคา ,รายละเอียดท่ีชดั เจนแลว้ แตก่ รณี กรณีการขอซ้ือทว่ั ไปที่เก่ียวขอ้ งโดยตรงกบั ระบบน้า (Purified Water และ Water For Injection) ห้อง Clean Room ระบบ HVAC (Heating Ventilation and Air Conditioning System) เครื่องจกั รท่ีใช้ในกระบวนการ ผลิตหรือเครื่องจกั รสนบั สนุนการผลิตที่มีผลต่อคุณภาพผลิตภณั ฑ์ ให้เจา้ หนา้ ท่ีจดั ซ้ือที่รับผิดชอบตรวจสอบว่า มีเอกสารรายละเอียดความตอ้ งการ (User Requirements Specification) มาพร้อมกบั ใบขอซ้ือ (FM-LG-302) หรือไม่ หากไม่มี ให้เจา้ หน้าท่ีจดั ซ้ือที่รับผิดชอบ ประสานงานไปยงั หน่วยงานที่ขอซ้ือให้จดั ส่งให้ครบถว้ น ก่อน จึงจะสามารถดาเนินการตามข้นั ตอนกระบวนการในการจดั ซ้ือ/จดั จา้ งต่อไป

5 ข้นั ตอนการออกใบส่ังซือ้ (PO) 1. เลขที่ใบสงั่ ซ้ือ 2. ชื่อและที่อยบู่ ริษทั ผสู้ ่งมอบ เม่ือกรรมการผจู้ ดั การ/รองกรรมการผจู้ ดั การ/หรือผทู้ ่ีกรรมการผจู้ ดั การมอบหมายใหพ้ จิ ารณาอนุมตั ิใบเปรียบเทียบราคาแลว้ ให้เจา้ หนา้ ท่ี 3. ฝ่ายงานท่ีขอซ้ือจดั ซ้ือท่ีไดร้ ับมอบหมายให้ดูแลงานจดั ซ้ือของแตล่ ะส่วนงานจดั ทาใบสง่ั 4. เลขท่ีใบขออนุมตั ิซ้ือซ้ือ (FM-LG-401) ในระบบ SoftPro ได้ ซ่ึงมีรายละเอียดท่ีระบุในใบสง่ั 5. รายละเอียดสินคา้ซ้ือดงั น้ี 6. หน่วยสินคา้ ใบสงั่ ซ้ือ (PO) ท่ีจดั พิมพเ์ รียบร้อยแลว้ ให้เสนอผบู้ งั คบั บญั ชา 7. รหสั งบประมาณของฝ่ายตามลาดบั เพื่อพจิ ารณาและตรวจสอบรายละเอียดความถูกตอ้ งก่อนเสนอ 8. กาหนดส่งสินคา้รองกรรมการผูจ้ ดั การ,กรรมการผูจ้ ดั การหรือผูท้ ี่ได้รับมอบหมายเพ่ือพิจารณาอนุมตั ิ ก่อนจดั ส่งใหผ้ สู้ ่งมอบต่อไป 9. จานวนที่สง่ั ซ้ือ 10. ราคาต่อหน่วย 11. ราคารวม

การคัดเลือกและการประเมินผู้ขาย (Supplier) 6 เมื่อไดร้ ับ PR แลว้ ตอ้ งทาการหาผขู้ าย หากเป็ นผขู้ ายรายใหมต่ อ้ งมี เอกสำร : SOP - LG - 403การคดั เลือกและเมื่อดาเนินงานแลว้ เสร็จตอ้ งมีการประเมินผลงานเพอื่ เก็บเป็ นขอ้ มูลกำรคดั เลือกและกำรประเมินผู้ขำย (Supplier) แบ่งเป็ นประเภท ดงั นี้ เอกสาร : SOP - LG - 4041. การคดั เลือกผสู้ ่งมอบวตั ถุดิบ วสั ดุการบรรจรุ ายใหม่2. การคดั เลือกผสู้ ่งมอบและผจู้ ดั หาจากภายนอกรายใหม่2.1 ประเภทงานจา้ งเหมาฝ่ายวิศวกรรม2.2 ประเภทงานจา้ งบุคลากรชว่ั คราว งานรักษาความปลอดภยั และแมบ่ า้ น2.3 ประเภทงานจา้ งสอบเทียบเครื่องมือวดั /อุปกรณ์ต่างๆ รวมท้งั การส่งทดสอบภายนอก2.4 ประเภทการจา้ งบริการขนส่งสินคา้ สาเร็จรูป2.5 ประเภทการจา้ งบริการป้องกนั และกาจดั แมลง มด หนู ปลวก2.6 ประเภทการจา้ งบริการซกั รีดชุดปฏิบตั ิงานของพนกั งาน2.7 ประเภทผขู้ ายสารเคมีและอุปกรณ์ท่ีเกี่ยวขอ้ งกบั มาตรฐาน ISO17025 รายใหม่

งานเอกสารอน่ื ๆ 7 ทาบนั ทกึ ขอเชค็ และโอนเงนิ ให้ Supplier ตรวจสอบ NCR ,CAR ,Reject จากสว่ นงาน QMS เพื่อทาบนั ทกึ แจ้ง Supplier และตดิ ตามผล เขียน Change กรณีมกี ารเพม่ิ ผ้ขู ายรายใหมห่ รือกรณีทว่ี ตั ถดุ บิ และวสั ดกุ ารบรรจเุ ปลี่ยน Spec สรุป KPI และการสง่ั ซอื ้ ประจาเดอื น จดั ทาบญั ชีรายชือ่ ผ้สู ง่ มอบวตั ถดุ บิ และวสั ดกุ ารบรรจปุ ระจาปี (Approved Supplier List) ทาแผน Vendor Audit ร่วมกบั ฝ่ายตา่ งๆ ท่ีเกี่ยวข้อง

ผู้รับผดิ ชอบเอกสารใบสั่งซื้อ ของส่วนงานต่างๆ 8คณุ สฎาภรณ์ ถกู ใจ (หวาน) ออก PO สว่ นงานวิศวกรรมโครงการ, ตรวจสอบการออก PO ของทกุ สว่ นงานคณุ จริยาภรณ์ ตเิ ยาว์ (ตา) ออก PO สว่ นงาน PD, Micro, QC, QMS, คลงั ธนมล, จดั ทาเอกสารตา่ งๆคณุ จารุณี นมุ่ ดี (ป๊ กุ กี)้ ออก PO สว่ นงานซอ่ มบารุงคณุ พชั รา จลุ เจือ (ข้าวโพด) ออก PO สว่ นงาน RD, คลงั พสั ด,ุ ฝ่ายบคุ คล, ห้องเป่ าขวดคณุ ทาริกา ชยั ศรี (มด) คดั แยกเอกสาร PO และบนั ทกึ จดั เก็บเอกสารตา่ งๆ

ผังการตดิ ต่อส่ือสาร 9 ส่วนงานจดั ซ้ือภายนอกองคก์ ร ภายในองคก์ ร Supplier หน่วยงานอื่นๆ ส่วนโรงงาน สานกั งานใหญ่ บญั ชี/การเงินผจู้ าหน่ายโดยตรง สานกั งานด่านอาหารและยา ทุกส่วนงานท่ีมีการตวั แทนผจู้ าหน่าย กรมศลุ กากร ออกใบขอซ้ือ PR

10สามารถดูเอกสารเพิ่มเติมตามรหสั เอกสารดงั ต่อไปน้ี SP-LG-04 ระเบียบปฎิบตั ิวา่ ดว้ ยการจดั ซ้ือ จดั จา้ งSOP-LG-401 SOP-LG-403 SOP-LG-407 SOP-LG-402 SOP-LG-406 SOP-LG-405