Bahan Ajar Mail Merge Shali Dwi Qirana

Mengintegrasikan Aplikasi Office Menggunakan Fitur Mail Merge Oleh: Shali Dwi Qirana, S.Pd

KATA PENGANTAR Assalamualaikum Wr. Wb. Bahan ajar ini dibuat sebagai penunjang pembelajaran mata pelajaran informatika kelas X. Berisi uraian materi tentang bab Mengintegrasikan Aplikasi Office dengan sub bab menggunakan fitur Mail Merge untuk membuat surat massal Tentunya bahan ajar ini masih jauh dari kesempurnaan. Untuk itu saya harapkan kritik dan saran dari peserta didik dan guru. Akhir kata, saya mengucapkan terima kasih. Wassalamualaikum Wr. Wb. Kuningan, Mei 2021 Shali Dwi Qirana, S.Pd

KD & IPK TUJUAN PEMBELAJARAN Kompetensi Dasar Indikator Pencapaian Kompetensi 1. Melalui kegiatan mengamati video tutorial peserta didik mampu mengidentifikasi menu dan 3.1 Mengenal lebih 3.1. Mengenal menu dan ikon fitur ikon fitur integrasi antar aplikasi office dengan minimal 2 ciri . dalam integrasi antar 1. integrasi antar aplikasi office 2. Melalui kegiatan mengamati video tutorial aplikasi office 3.1. Menggunakan fitur-fitur yang peserta didik mampu menjelaskan menu dan 2. ada pada aplikasi office word ikon fitur integrasi antar aplikasi office dengan (Pengolah kata, angka percaya diri dan presentasi 3. Melalui kegiatan praktikum peserta didik mampu mempraktekkan fitur integrasi Microsoft Word 4.1 Membuat laporan 4.1. Membuat surat masal dan Microsoft Excel dengan baik .1. yang membutuhkan 1.1. menggunakan fitur Mail 4. Melalui kegiatan diskusi peserta didik mampu menganalisis fitur mail merge pada sebuah surat integrasi objek Merge dengan baik berupa teks, data dalam bentuk angka maupun visualisasi chart/grafik, gambar/foto

INTEGRASI MICROSOFT PENDAHULUAN WORD DAN MICROSOFT Salah satu fitur yang dapat digunakan EXCEL untuk menghubungkan lembar kerja Microsoft Word dengan lembar kerja Microsoft Excel adalah Mail Merge. Sesuai Namanya, fitur ini digunakan untuk membuat surat seragam yang dikirimkan ke banyak orang. Surat tersebut memiliki isi sama, tetapi nama dan alamat penerimanya berbeda. Fitur ini memungkinkan kita menghubungkan data nama dan alamat pengirim di lembar kerja Microsoft Excel dengan isi surat di lembar kerja Microsoft Word. Meskipun ditujukan untuk membuat surat, fitur ini dapat digunakan untuk berbagai dokumen. Contoh dokumen yang bisa dibuat dengan Mail Merge, diantaranya adalah ijazah, sertifikat, label nama, kartu peserta, dan lain- lain.

FITUR MAIL MERGE DI FUNGSI FITUR MAIL MERGE MICROSOFT WORD Fitur mail merge terdapat pada menu Mailings Terdapat beberapa menu dan ikon di grup Start Mail Merge: (1) Start Mail Marge, untuk pemilihan bentuk surat yang harus ditulis. (1) Select Recipients, untuk memilih tipe-tipe surat yang akan diterima. (2) Edit Recipients List, untuk mengedit surat yang akan diterima orang atau yang akan di kirim

MENU SUMBER DATA FUNGSI MENU SUMBER DATA MAIL MERGE MAIL MERGE Type New List: Pilihan ini digunakan apabila Anda belum membuat dokumen atau data sumber. Sehingga apabila Anda memilih pilihan Type New List, maka akan muncul kotak dialog New Addres List. Use an Existing List: Pilihan ini digunakan apabila sudah membuat dokumen data sumber atau data variabel yang sudah dibuat atau disimpan dalam dokumen word atau excel. Sehingga apabila memilih pilihan ini akan muncul kotak dialog Select Data Source. Setelah terpilih, klik Open.

MENGGUNAKAN FITUR LANGKAH-LANGKAH MAIL MERGE MENGGUNAKAN MAIL MERGE 1. Siapkan data yang diperlukan di lembar kerja Microsoft Excel dan simpan buku kerja tersebut.

2. Buat dokumen di Microsoft Word dan 3. Pada tab Mailing, klik tombol Select kosongkan bagian yang akan ditempatkan Recepients dan klik perintah Select an data dari lembar kerja Microsoft Excel. Existing List. Kotak dialog Select Data Source akan ditampilkan.

4. Pilih direktori tempat file Microsoft Excel 7. Letakkan kursor di tempat data untuk yang memuat data Mail Merge disimpan. kolom pertama ingin ditempatkan, misalnya untuk menambahkan nama, 5. Pilih file tersebut, kemudian klik tombol letakkan kursor di posisi di tempat nama Open. Kotak dialog Select Table akan ingin ditambahkan. ditampilkan. 8. Pada tab Mailings, klik tanda panah yang 6. Pilih lembar kerja Microsoft Excel di tempat ada di tombo Insert Merge Field. data yang ingin digunakan disimpan. Selanjutnya, pilih kolom yang ingin Setelah itu, klik tombol OK. ditambahkan. Kolom Nama akan ditambahkan ke lembar kerja Microsoft Word.

9. Lakukan hal yang sama untuk isian lainnya. 10. Untuk melihat hasil yang diperoleh, klik Lembar kerja Microsoft Word akan tampak ikon Preview Result. Lembar kerja yang seperti berikut: menunjukkan hasil akan ditampilkan.

11. Untuk menampilkan dokumen satu per 1) Pada lembar kerja Microsoft Word, klik satu, klik tombol panah ke kiri dan kanan. kanan di kolom Mail Merge yang ingin diatur format datanya. Pada kolom ini 12. Jika ingin menyimpan dan mencetak menggunakan kolom jumlah. Pada menu dokumen, anda dapat mengklik tombol pop-up yang mucul klik perintah Edit Field. Finish & Merge, kemudian pilih untuk Kotak dialog Field akan ditampilkan. mengedit satu per satu dokumen atau mencetaknya. Jika akan menggunakan data decimal, terkadang Microsoft Excel menambahkan jumlah bilangan decimal yang tidak sesuai dengan yang diinginkan. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

2) Klik tombol Field Codes yang terdapat di RANGKUMAN bagian kiri bawah kotak dialog. 1. Fitur Mail Merge digunakan untuk 3) Di bagian Field Codes, tambahkan kode menghubungkan data di lembar kerja Excel \\#”0.00” atau \\#”0,00” tergantung format dengan lembar kerja Microsoft Word. yang digunakan di komputer, untuk pengaturan dua angka di belakang koma. 2. Fitur Mail Merge terdapat pada menu Klik tombol OK. Mailings. 3. Jika akan menggunakan data decimal, gunakan pengaturan Edit Field → Field Codes. Lalu tambahkan kode \\#”0.00” atau \\#”0,00” tergantung format yang digunakan di komputer

SOAL LATIHAN PILIHAN GANDA Pilihlah salah satu jawaban yang tepat. 1. Perhatikan hal-hal ketika menggunakan Mail Merge berikut. (1) Memilih file sebagai sumber data (2) Memilih kolom table untuk ditempatkan di halaman dokumen (3) Menambah hyperlink antara file data dan file dokumen Hal yang benar dilakukan ketika menggunakan Mail Merge ditunjukkan oleh nomor …. A. (1) B. (2) C. (1) dan (2) D. (1) dan (3) E. (1), (2) dan (3)

2. Menu Mail Merge yang digunakan apabila A. Type a New List sumber data telah dibuat sumber data sudah dibuat dan disimpan di sebelumnya misal di Microsoft Excel Microsoft Excel adalah ….. sedangkan Use an Existing List membuat A. Select recipients sumber data langsung di Microsoft Word B. Insert merge fields C. Type a new list B. Type a New List membuat sumber data D. Use an existing list langsung di Microsoft Word sedangkan Use E. Choose from outlook contact an Existing List sumber data telah dibuat sebelumnya misal di Microsoft Excel 2. Berikut ini yang termasuk perbedaan dari langkah penggunaan menu Type a New List dan 4. Fasilitas yang digunakan untuk melihat hasil Use an Existing List yaitu ….. merge field menjadi isi dari masing field adalah.. A. Type a New List tidak menggunakan menu A. Preview result Insert Merge Field sedangkan Use an B. Edit recipients List Existing List menggunakan menu Insert C. Insert merge field Merge Field D. More items B. Type a New List digunakan untuk E. Select recipients pembuatan label sedangkan Use an Existing List digunakan untuk pembuatan surat 5. Apabila kita akan menggunakan sumber data masal dari Microsoft Excel maka Langkah yang harus C. Type a New List menampilkan sumber data dilakukan adalah …… yang salah sedangkan Use an Existing List menampilkan sumber data yang benar A. Select recipients → type a new list B. Select recipients → use an existing list C. Select recipients → choose from outlook contact D. Export → Microsoft excel E. Insert → Microsoft excel

CATATAN REFERENSI H. Ruslan, Dr. M.Pd. 2019. Modul 1 Teknologi Informasi dan Komunikasi. Makasar Pandia, Henry. 2019. INFORMATIKA Untuk SMA/MA Kelas X. Jakarta: Penerbit Erlangga