SKVP Miljö och kvalitetsmanual 2017

Auktorisation av Kyl och Värmepumpföretag Miljö- och kvalitetsmanual6HQDVWXSSGDWHUDG6-05-10

1 INLEDNING ......................................................................................................... 32 LEDNINGSSYSTEM FÖR MILJÖ OCH KVALITET............................................ 5 2.1 Verksamhet ................................................................................................... 5 2.2 Hantering av dokument ................................................................................. 53 LEDNINGENS ANSVAR ..................................................................................... 7 3.1 Ledningens åtagande.................................................................................... 7 3.2 Kundfokus ..................................................................................................... 7 3.3 Kvalitetspolicy ............................................................................................... 7 3.4 Planering - Kvalitetsmål ................................................................................ 7 3.5 Ansvar, befogenhet och kommunikation ....................................................... 8 3.6 Ledningens genomgång av kvalitets- och miljöledningssystemet ................. 94 HANTERING AV RESURSER........................................................................... 10 4.1 Personalresurser......................................................................................... 10 4.2 Infrastruktur ................................................................................................. 11 4.3 Verksamhetsmiljö........................................................................................ 115 INSTALLATION OCH SERVICE....................................................................... 12 5.1 Planering ..................................................................................................... 12 5.2 Kundanknutna processer ............................................................................ 12 5.3 Inköp ........................................................................................................... 13 5.4 Utförande av installation och service........................................................... 14 5.5 Behandling av övervaknings- och mätutrustning......................................... 156 MÄTNING, ANALYS OCH FÖRBÄTTRING ..................................................... 16 6.1 Allmänt ........................................................................................................ 16 6.2 Övervakning och mätning............................................................................ 16 6.3 Behandling av avvikelser vid installation och service .................................. 17 6.4 Analys av information.................................................................................. 17 6.5 Förbättring................................................................................................... 177 FÖRETAGETS MILJÖ FÖRUTSÄTTNINGAR.................................................. 19 7.1 Att förstå organisationen och dess förutsättningar ...................................... 19 7.2 Att förstå intressenters behov och förväntningar ......................................... 198 MILJÖPOLICY .................................................................................................. 219 MILJÖPLANERING........................................................................................... 22 9.1 Åtgärder för att hantera risker och möjligheter ............................................ 22 1   

9.2 Miljömål och planering för att uppnå dem ................................................... 2310 VERKSAMHET.................................................................................................. 24 10.1 Planering och styrning av verksamheten .................................................... 24 10.2 Beredskap och agerande vid nödlägen....................................................... 2411 OMFATTNING OCH KOPPLING TILL ISO9001 OCH ISO14001..................... 252  

1 INLEDNINGVarför ska man införa ett miljö- och kvalitetsledningssystem?Miljö och kvalitetsmanualen (även kallad manualen) anger krav på ett ledningssystem förkvalitet med syfte att påvisa företagets förmåga att tillhandahålla installationer och servicesom uppfyller kund- och författningskrav (lagkrav) och avser att öka kundtillfredsställelsen. Figur 1 Grafisk översikt av kvalitetsledningssystemet.Miljö och kvalitetsmanualen anger även krav på ett miljöledningssystem med syfte med attförse företaget med ett ramverk för att skydda miljön och reagera på förändrademiljöförhållanden i balans med socioekonomiska behov. Miljö och kvalitetsmanualenspecificerar krav som gör det möjligt för ett företag att uppnå de resultat som den sätter uppför sitt miljöarbete. Vilket leder till att  miljön skyddas genom förebyggande eller mildrande av negativ miljöpåverkan,  det underlättas för företaget att uppfylla bindande krav och att  företagets miljöprestanda förbättras. 3   

Figur 2 Grafisk representation av miljöledningssystemet.Som man kan se i de grafiska presentationerna av de två ledningssystemen finns det fleradelar som är lika. Detta återspeglar sig även i nedanstående kapitel där flera kapitel berörbåde kvalitets- och miljöledningssystemet.Är det svårt och krångligt att införa?Att införa ett miljö- och kvalitetssystem kan till en början tyckas vara ett stort och kompliceratarbete. När företaget jobbat ett tag med det kommer det dock bli en naturlig del av dagligaarbetet och ett stöd som strukturerar arbetet och bidrar positivt inom flera aspekter. Ett miljö-och kvalitetssystem blir aldrig perfekt eller färdigt. Det viktiga är att företaget och ledningeninitierar arbetet med att införa miljö och kvalitetssystemet och därefter kontinuerligt förbättrardet. Detta innebär tröskeln att införa miljö och kvalitetssystemet är lägre än det initialt kanuppfattas.4  

2 LEDNINGSSYSTEM FÖR MILJÖ OCH KVALITET2.1 VerksamhetMålet med detta avsnitt är att beskriva de processer som kan påverka kvalitén, att tydliggöravem som är ansvarig och identifiera nyckeltal för att mäta hur processerna levererar.En process i denna manual definieras som - ett arbete som utförs av en resurs och levererarett resultat. Dessa processer kan fungera (leverera) mer eller mindre bra. Tillexempel vid eninstallationsprocess blir ett aggregat installerat av en installatörBeskriv kort företagets verksamhet på en övergripande nivå. Beskriv de olika processerna(så som försäljning, ekonomi, inköp, installation, service, administration m.m.) och vem somansvarar för dem. Använd ett processchema (block med pilar i mellan) för att visa hur deolika processerna samverkar med varandra.Beskriv även kort de processer som utförs av externa leverantörer/entreprenörer och vemsom internt är ansvarig för kvalitetskontroll av deras tjänster. Visa även var dessa kommer ini verksamheten i processchemat.Beskriv hur processerna utvärderas (genom olika nyckeltal, avvikelserapporter ellerliknande).Tillexempel vid installationsprocessen där ett aggregat blir installerat av en installatör. Dettakan gå snabbt men med många brister, eller så tar det lite längre tid och allt blirfackmannamässigt utfört. Beroende på hur man mäter det utförda installationsarbetet - påinstallationstid eller på antal avvikelser kommer antingen den snabba installationen imätningen visa sig vara bättre i en utvärdering än den fackmannamässiga. Det är därförviktigt att noga tänka igenom vilka nyckeltal (hur man ska mäta) som ska användas för deolika processerna.2.2 Hantering av dokumentVid upprättande av miljö och kvalitetsmanualen (hädanefter kallad manualen) som är en delav SKVPs auktorisation är det viktigt att dokumentationen sker på ett korrekt sätt så attändringar kan spåras och att relevant information finns tillgänglig. Det är även viktigt attinformation bara finns upptaget på ett ställe i manualen så att det inte uppkommermotstridiga uppgifter och att omfattning av manualen hålls nere för öka läsbarheten så attden blir ett stöd i det dagliga arbetet och inte en ”tegelsten” som samlar damm i bokhyllan(eller tar plats på hårddisken) fram till nästa revision.2.2.1 LayoutI manualens sidhuvud/sidfot ska det vid analog utskrift framgå:  Företagets namn,  Datum för senaste revidering (ändring),  Versionsnummer,  Revisionsregister där man kan spåra de ändringar som gjorts i senaste revidering, 5   

 Innehållsförteckning (även bilagor kopplade till manualen ska vara upptagna),  Numrerade sidor finnas ochDet ska i manualen även tydligt framgå  Vem som godkänt utgåvan (genom signatur, analogt eller digital),  Vem som är ansvarig för manualens olika delar (kan vara olika personer),  Vem som gjort ändringar i manualen.Vid användandet av ett elektroniskt dokumenthanteringssystem ska ovanståendeinformation finnas tillgänglig men kan presenteras på valbart vis.2.2.2 ArkiveringManualen kan finnas antingen i digitalformat eller på papper.I digitalt format kan ett system som tillåter inloggning med olika behörigheter användas föratt säkerhetsställa att bara behörig personal kan göra ändringar samt ska systemet inneharevisionshantering. SKVP auktorisation ställer dock inga sådana krav.Äldre versioner av manualen och tillhörande dokument ska sparas. Ange hur länge företagetsparar olika dokument. Ett förslag kan vara under garanti tid eller minst 2 år.2.2.3 Distribuering och informationManualen ska finnas tillgänglig för samtlig personal. Vid ändringar i manualen ska berördpersonal informeras om ändringarna.6  

3 LEDNINGENS ANSVAR3.1 Ledningens åtagandeLedningens ansvar är att regelbundet se över uppsatta mål och mäta uppfyllelsen motmålen. Ledningen ska även initiera och leda kvalitets- och miljösystemgenomgångarna samtutveckla de interna kvalitets- och miljörevisionerna. Ledningen ansvarar för att kvalitets- ochmiljöledningssystemet utvecklas genom ett kontinuerligt förbättringsarbete och att informeraorganisationen om betydelse av att både kundkrav och författningskrav uppfylls.3.2 KundfokusFöretagets ledning (och samtlig personal) ska sätta kunden i fokus. Några viktiga delar avdetta är att förstå kundens krav och önskemål. Några exempel på hur detta kan uppnås äratt:  Hjälpa kunden att ta fram tydliga kravspecifikationer  Erbjuda tydliga offertunderlag  Dokumentera avvikelse- och ändringsrapporter  Nöjd kundindex (NKI)Beskriv hur det säkerhetsställs att kundens krav och önskemål förstås.3.3 KvalitetspolicyHär ska företagets kvalitetspolicy beskrivas. Denna behöver inte vara så omfattande detviktiga är att det känns relevant för ledning och personal. Några delar som dock bör ingå äratt företaget;  Levererar installationer och service av sådan kvalitet att dessa tillgodoser avsedd funktion, överensstämmer med kundens behov och förväntningar samt svarar mot myndigheters krav.  Ständigt arbetar med kvalitetsförbättringar  Att personalen vidareutbildas så att de positivt kan bidra till kvalitetsarbetet  Årligen fastställer och följer uppsatta kvalitetmål för att uppnå kontinuerliga förbättringar.3.4 Planering - KvalitetsmålBeskriv företagets kvalitetsmål vilka bör vara mätbara och kopplade till kvalitetspolicyn.Beskriv hur (tillexempel genom fastställda blanketter) och hur ofta dessa följs upp. Någraexempel på kvalitetsmål på installationer och service kan vara:  Har projekten följt tidplan  Har projekten följt uppsatt budget  Levererar installationen eller servicen det som utlovades i offerten  Är kunden nöjd med utfört arbete 7   

Andra kvalitetsmål för verksamheten kan vara  Har personalen vidareutbildats  Har avvikelserna minskat3.5 Ansvar, befogenhet och kommunikationI detta avsnitt ska det tydligöras vem som är ansvarig och vilka befogenheter olika roller har.Börja gärna med ett organisationsschema som grafiskt visar hur olika funktionersammarbetar i företaget. Redogör därefter vilka personer som innehar de olikabefattningarna. Följt av en befattningsbeskrivning för de olika rollerna där det framgår vilketansvar, vilka befogenheter (tillexempel attest rätt) och vilka arbetsuppgifter som ärförknippade med befattningen.Beskriv vem som är ansvarig för externa dokument som lagar och myndighetsföreskriftersom påverkar verksamheten och att de hålls aktuella.Ange vilka personer som innehar f-gas-, RES-, EU och eller SVEP-certifikat (inklusivecertifikat nummer) samt vilka som innehar dokumenterad kompetens inom CO2, HC, NH3och eller elbehörighet.Ange även vilka personer som är behöriga att utföra riskbedömning inför trycksättning medgas.3.5.1 Ledningens representantAnge vem som är kvalitetsansvarig och vem som är miljöansvarig och deras ersättare.Dessa ansvarar för att respektive del av kvalitets- och miljösystemet hålls aktuellt. Genomatt ta fram, uppdatera och fastställa dokument i kvalitets och miljömanualen samt attändringar är spårbara genom uppdatering av versionsnummer och revisionsregister. De äräven ansvariga för att säkerhetsställa att aktuell version finns tillgänglig samt att äldreversioner arkiveras eller makuleras. De ansvarar även för att leda kvalitets- ochmiljörevisioner samt att rapportera till ledningen.3.5.2 Intern kommunikationBeskriv hur ledningen har säkerhetsställt att den interna kommunikationen är effektiv så attkvalitet och miljöarbetet fungerar. Det kan vara genom veckomöten, anslagstavlor ellerliknande. Beskriv även vad som kommuniceras och till vem.Kvalitets och miljöansvarig är ansvariga för att informera om ändringar i respektive del avmanualen kommuniceras.3.5.3 Extern kommunikationOrganisationen ska externt kommunicera information som är relevant förmiljöledningssystemet, på sätt som fastställts i organisationens kommunikationsprocesseroch som krävs av de bindande kraven.8  

I anbud, presentationer och på företagets hemsida ska det framgå att det är auktoriseratgenom att använda auktorisationsloggan.3.6 Ledningens genomgång av kvalitets- och miljöledningssystemetFöretagets ledning ska regelbundet gå igenom kvalitets- och miljöledningssystemet, dockminst en gång per år. Syftet med genomgångarna ska vara att utvärdera om företagetuppfyllt kravet på ständiga förbättringar. Underlag för genomgångarna ska vara resultat frånmiljö och kvalitetsrevisioner, sammanställningar över förebyggande och korrigerandeåtgärder, utbildningsbehov med mera.Det är bra att fastställa en dagordning för genomgångarna. Dessa ska minst innehålla  resultat av revisioner,  kundreaktioner,  processers prestanda och produkters överensstämmelse med ställda krav,  status hos förebyggande och korrigerande åtgärder,  uppföljning av åtgärder beslutade vid ledningens tidigare genomgångar,  förändringar som skulle kunna påverka kvalitetsledningssystemet och  förändringar (interna och externa) som kan påverka miljöledningssystemet  efterlevnad av bindande miljökrav,  resultat från mätning av miljöprestanda,  resursers tillräcklighet och  rekommendationer till ständiga förbättringar.För att strukturerat arbeta med föreslagna förbättringar är det bra att upprätta en åtgärdslistadär man bland annat utser en ansvarig, resursbehov och tidplan för varje åtgärd. På så viskan man lätt följa förbättringsarbetet.Tänk även på att spara protokollen från genomgångarna för framtida revisioner av kvalitets-och miljöledningssystemet. Ange var dessa sparas. 9   

4 HANTERING AV RESURSEROrganisationen ska fastställa behovet av och tillhandahålla de resurser som erfordras för att  upprätta och underhålla miljö och kvalitetsledningssystemet och att ständigt förbättra dess verkan,  förbättra miljöprestandan och efterleva bindande miljökrav och  öka kundtillfredsställelsen genom att uppfylla kunders krav.I kommande kapitel ska det beskrivas hur det görs av företaget.Företaget ska ha en personalhandbok som innefattar de skyldigheter och rättigheter somgäller för personalen. För sådan information som finns i upptagen miljö ochkvalitetsledningssystemet hänvisa till detta.4.1 PersonalresurserPersonal som utför arbete som påverkar överensstämmelse med krav på produkt,miljöprestanda och möjligheter att uppfylla bindande krav ska vara kompetent, baserat pålämplig teoretisk och praktisk utbildning, färdigheter och erfarenhet.4.1.1 Kompetens, praktisk utbildning och medvetenhetBörja med att beskriva kompetenskraven för företagets olika yrkeskategorier.Ett exempel för Kyltekniker kan vara: Basutbildning. Grundskola. Körkort B Grundutbildning: Utbildning i kylteknik från gymnasium eller eftergymnasial utbildning, Heta arbeten Certifierad enligt f-gas förordningen, kategori I MiljöutbildningFör att kunna följa upp att samtliga personer uppfyller kompetenskraven för sin yrkesroll ärdet viktigt att dokumentera de teoretiska och praktiska utbildingar som personalengenomgått. Upprätta ett personalregister för detta.Om företaget får nya arbetsuppgifter eller om en person inte uppfyller samtligakompetenskrav för sin yrkesroll, beskriv hur denna kompetens uppnås. Det kan tillexempelvara genom nyanställning eller genom vidareutbildning av befintlig personal.För att vara en attraktiv arbetsgivare är det viktigt att personalen kan vidareutvecklas. En deli detta är vidareutbildning. Upprätta en individuell utbildningsplan som dels säkerhetsställeratt företagets kan utföra samtliga arbetsuppgifter på ett kvalitets- och miljöriktigt sätt (enligtkvalitets och miljösystemet) och dels tillåter personalen att vidareutvecklas.10  

Det är viktigt att medarbetena förstår betydelsen av sin påverkan på miljö ochkvalitetsarbetet. Beskriv kort hur ledningen i företaget säkerhetsställer detta och vem som äransvarig. Beskriv även hur introduktion av nyanställda går till.4.2 InfrastrukturMed infrastruktur menas här de byggnader, utrustning (hård och mjukvara) och stödtjänstersom krävs för att uppfylla kundens krav på installation och service.Upprätta en utrustningslista, enligt Svensk kylnorm faktablad 10, med samtliga verktyg somanvänds och specificera vem som är ansvarig.Beskriv hur kritiska dokument arkiveras och vem som är ansvarig.Beskriv hur backup sker av företagets digitala dokument och mjukvara och vem som äransvarig för detta.4.3 VerksamhetsmiljöAnge här att; verksamhetsmiljön styrs av systematiskt arbetsmiljöarbete enligt AFS 2001:1med uppdatering 2008:15.Hänvisa även till att företaget följer Svensk kylnorm faktablad 10 och eller faktablad 4 förinstallation, drift och underhåll samt kontroll och provning av kyl och värmepumpsaggregat. 11   

5 INSTALLATION OCH SERVICE5.1 PlaneringBeskriv hur företaget fastställer  kvalitetsmål och krav på efterfrågad installation/service genom att hänvisa till denna manuals relevanta delar under avsnitt kvalitetstyrning  Hur en förfrågan hanteras  Vilka dokument som används när ett kunderbjudande tas fram  Hur tilldelning av resurser sker  Hur verifiering, mätning, kontroll och provning ska gå till efter leverens (hänvisa till relevanta delar i Svensk kylnorm) och  Vilka dokument som används för att styrka att installation/service skett enligt upprättad offert.5.2 Kundanknutna processer5.2.1 Fastställande av service- och installationsanknutna kravAnge hur  kundens krav,  krav som rör installation/service men som inte är kundkrav och  lagkrav säkerhetsställs.Ett exempel kan vara genom att använde en anbudsmall innehållande kvalitets- ochmiljöplan som tar hänsyn till ovanstående.Kvalitetsplanen kan tillexempel omfatta följande:  beskrivning över projektets omfattning och krav  projektorganisation  tidplan  tekniska gränsytor  ansvar och befogenheter  planerade genomgångar  dokumentstyrning  hantering av inköp(tillhandahållet material)  utrustning  kontroll och provning  hantering av avvikelser12  

5.2.2 Genomgång av installation- och serviceanknutna kravFöretaget ska gå igenom de krav som installationen/servicen medför. Denna genomgångska utföras innan företaget lämnar anbud till kunden. Genomgången ska säkerställa att  krav på produkt är definierade,  krav i kontrakt eller order som skiljer sig från tidigare uttryckta krav klarläggs och behandlas och  företaget har förmåga att uppfylla definierade krav.Beskriv hur denna genomgång går till, dokumenteras och vem som är ansvarig.I de fall kunden inte företer något dokumenterat krav ska kundkraven i tillämpliga fall ändåbestämmas och bekräftas inom organisationen innan beställningen accepteras.5.2.3 Kommunikation med kundFör att ge ett professionellt intryck och för att undvika att information går förlorad ellermissuppfattas är det viktigt att komma överrens i företaget om hur man kommunicerar medkunderna. Beskriv hur detta går till, vilka mallar som används och så vidare, och vem som äransvarig i nedanstående fall;  produktinformation,  förfrågningar, kontrakt eller order, inklusive ändringar och  kundreaktioner, inklusive klagomål från kund.5.3 InköpDe levererade tjänsterna och installationerna är beroende av de varor som köps in. Därför ärdet viktigt att inköpsprocessen är tydligt och säkerhetsställer att inköpta produkter uppfyllerspecificerade krav.För att kunna följa upp och värdera leverantörer ska ett leverantörsregister upprättas. Detska innehålla ett antal bedömningskriterier (tillexempel kvalificerad teknisk support, jourservice m.m.). Definiera även en rutin för när och hur ofta leverantörsregistret uppdateras.5.3.1 InköpsinformationInköpsinformation ska specificera den produkt/tjänst som ska köpas och ska i tillämpligadelar innefatta  krav för godkännande av produkt, rutiner, processer och utrustning,  krav på kvalifikationer för personal och  krav på ledningssystem för miljö och kvalitet.Hänvisa till inköpsformuläret som tar hänsyn till ovanstående. 13   

5.3.2 Verifiering av inköpt produktVid leverans av inköpt produkt ska företaget kontrollera att den inköpta produkten uppfyllerde specificerade inköpskraven. Beskriv kort vem som utför kontrollen och hur den går till. Ivissa fall räcker det med kontroll att rätt varor är levererade och i andra fall kanske detbehövs en noggrannare kontroll. Beskriv även hur en reklamation går till och vem som äransvarig för detta.5.4 Utförande av installation och serviceI ISO 9001 används rubriken Produktion av varor och utförande av tjänster5.4.1 Styrning av installation och serviceFöretaget ska planera och genomföra installation och service under styrda förhållanden.Med detta menas att  Information ska finnas tillgänglig för arbetet som ska utföras  Om nödvändigt ha arbetsinstruktioner tillgängliga  Använda lämplig utrustning  ha tillgång till och använda utrustning för övervakning och mätning,  genomföra övervakning och mätning samt  genomföra aktiviteter för frisläppning av produkt, leverans och aktiviteter efter leverans.5.4.2 Validering av processer för installation och serviceFöretaget ska validera varje process som rör installation och service där resultatet inte kanverifieras genom efterföljande övervakning eller mätning och, som en följd av detta, bristerkan komma att märkas först sedan varan tagits i bruk eller tjänsten har utförts.Validering ska visa förmågan hos dessa processer att åstadkomma planerade resultat.Beskriv vilka processer (moment, arbetsuppgifter) som behöver valideras och  definierade kriterier för granskning och godkännande av processerna,  godkännande av utrustning och kvalificering av personal,  användning av särskilda metoder och rutiner,  krav på redovisande dokument (se 0) och  förnyad validering.Ett exempel kan vara att täthetsprova köldmediekretsen för att verifiera att täthet. Det bördock vara få funktioner som inte kontrolleras på slutprovning vilket betyder att detta avsnittkan hållas kort.Ange hur avvikelser under slutprovning hanteras.14  

5.4.3 Identifikation och spårbarhetFör varje uppdrag ska ett projektnummer upprättas. De dokument och komponenter somtillhör projektet ska knytas till detta projektnummer. I lämpliga fall upprättas en projektpärmför tillhörande dokument till ett projekt.Märkning och dokumentation av kyl och värmepumpsaggregat samt komponenter ska ske ienlighet med Svensk Kylnorm faktablad 1.5.4.4 Kundens egendomFöretaget ska iaktta varsamhet med kundens egendom när den är under organisationensuppsikt eller används av företaget. Vid skada eller förlust av kunden tillhandahållet materialmeddelas kunden omedelbart genom avvikelserapport.Ange försäkringsnummer för företagets ansvarsförsäkring.5.4.5 Bevarande av produktegenskaperHantering och transport av köldmedium/köldbärare utförs i enlighet med Svensk kylnormfaktablad 4.5.5 Behandling av övervaknings- och mätutrustningBeskriv vilka mätningar som behöver utföras för att visa att installation eller service utförtsenligt avtal och vilken mätutrustning som krävs för att utföra dessa mätningar?Ange att övervaknings- och mätutrustning behandlas enligt Svensk kylnorm faktablad 10.Upprätta ett kalibrering register där det framgår när senaste kalibrering skett och när nästaska utföras. Äldre kalibreringsdokument sparas enligt 2.2.2. Det ska i registret framgå vemsom är ansvarig för mätutrustningens korrekthet.När det upptäcks att mätutrustning inte uppfyller kraven ska kalibreringsansvarig bedömaoch dokumentera giltighet av resultat från tidigare mätningar. 15   

6 MÄTNING, ANALYS OCH FÖRBÄTTRING6.1 AllmäntOrganisationen ska planera och införa de processer för övervakning, mätning, analys ochförbättring som behövs för att:  visa överensstämmelse med krav på produkt,  säkerställa att ledningssystemet för kvalitet uppfyller gällande krav och  ständigt förbättra kvalitetsledningssystemets funktion.Beskriv hur detta görs och när.6.2 Övervakning och mätning6.2.1 KundtillfredsställelseÄr kunderna nöjda? Svaret på frågan kan man tillexempel få genom kundnöjdhetsenkäter,analys av missade affärer och kvalitet på levererade produkter (avvikelserapporter).Svaren återspeglar ett av måtten på hur väl miljö och kvalitetsledningssystemet fungerar.Beskriv hur företaget mäter kundnöjdhet och hur ofta det utvärderas.6.2.2 Intern revisionEn gång per år ska företaget genomföra internrevision för att kontrollera om kvalitet ochmiljöledningssystemet överensstämmer med uppställda krav och om det har underhållits.Godkända för att utföra revision är kvalitets- och miljöansvarig inom sina respektiveområden. Avvikelser noteras på revisionsavvikelserapport och sparas. Ledningsgruppen ärdärefter ansvarig för att åtgärda avvikelser som framkommer under internrevisionen.6.2.3 Övervakning och mätning av processerMinst en gång per år ska företaget följa upp hur väl de olika processerna fungerar iverksamheten. Skapa en mall ”uppföljning av mål” där utfallet av nyckeltalen för de olikakvalitetsprocesserna definierade under verksamhet kan noteras.I mallen ”uppföljning av mål” ska även de bindande krav som anges i miljöledningssystemetoch miljöprestandan (miljömålen) följas upp.6.2.4 Övervakning och mätning av installation och serviceOm installation och service är definierad som två processer kan detta avsnitt alternativtläggas under föregående rubrik.16  

Företaget använder kontrollmetoder enligt Svensk Kylnorm, faktablad 6, 10 och 12.Kontroller som omfattas är; installation, service, återkommande kontroll, kontroll efteringrepp.Vid installationsarbeten genomför företaget dessutom följande kontroller:  Mottagningskontroll (kontroll att varorna blivit levererade och att de överensstämmer med beställningen)  Funktionskontroll  Provkörning av aggregat/system  Injustering av anläggningResultat från genomförda kontroller dokumenteras samt i förekommande fall förs in iavvikelserapport. Kontrollera att dessa harmoniserar stycke 5.1.Övriga kontroller dokumenteras (i t.ex. projektpärm) och överlämnas till beställaren enligtöverenskommelse i kontrakt.6.3 Behandling av avvikelser vid installation och serviceAlla avvikelser ska dokumenteras i avvikelserapport. Ansvarig för behandling ochdokumentation av avvikelser är normalt projektansvarig.Om avvikelser upptäcks vid någon av kontrollerna vid installation och service ska dessa iförsta hand och om så är möjligt åtgärdas. Efter åtgärd ska ny kontroll utföras för att verifieraatt uppställda krav uppfylls.Om avvikelserna rör kundkrav och ej kan åtgärdas ska kundens informeras och skriftligtmedgivande om förändring inhämtas.Beskriv hur kundreklamation hanteras tillexempel som ett nytt arbete och ange vem som äransvarig, normalt VD.6.4 Analys av informationFöretaget ska analysera:  kundtillfredsställelse (se 6.2.1),  överensstämmelse med krav på produkt (se 6.2.4),  egenskaper och trender hos processer och produkter, inklusive möjligheter till förebyggande åtgärder (se 6.2.3 och 6.2.4) och  leverantörer (se 5.3).Skapa en mall -uppfyllning av mål, där samtliga ovanstående parametrar kan samlas.6.5 Förbättring6.5.1 Ständig förbättringFöretaget ska ständigt förbättra miljö och kvalitetsledningssystemet med hjälp av miljö- ochkvalitetspolicy, miljö- och kvalitetsmål, resultat av revision, analys av information,korrigerande och förebyggande åtgärder samt ledningens genomgång. 17   

6.5.2 Korrigerande åtgärderMiljö och kvalitetsansvariga är inom sina respektive områden ansvariga för att avvikelser ochkundklagomål blir åtgärdade samt att följa upp vidtagna åtgärder och mildramiljökonsekvenser. De ska även sammanställa en rapport till ledningens genomgång medavvikelser och kundklagomål med eventuella förslag till förbättringar i miljö ochkvalitetssystemet som kan minska antalet avvikelser.6.5.3 Förebyggande åtgärderFör att upptäcka förhållanden som är potentiella risker till avvikelser eller skador:  bevakas bransch utvecklingen genom att ta del av löpande information från SKVP;  abonnerar företaget på Svensk kylnorm inklusive regelförteckning och  bevakas lagstiftningIdentifieras potentiell risk så hanteras denna enligt rutin för korrigerande åtgärder.18  

7 FÖRETAGETS MILJÖ FÖRUTSÄTTNINGAR7.1 Att förstå organisationen och dess förutsättningarFöretaget ska avgöra vilka externa och interna frågor som är relevanta för dess syfte ochsom påverkar dess förmåga att nå de avsedda resultaten med sitt miljöledningssystem.Sådana frågor ska omfatta miljöförhållanden som påverkas av eller som kan påverkaföretaget.7.2 Att förstå intressenters behov och förväntningarFöretaget ska bestämma:  vilka intressenter som är relevanta för miljöledningssystemet;  dessa intressenters relevanta behov och förväntningar (dvs. krav) och  vilka av dessa behov och förväntningar som ska bli en del av organisationens bindande kravEn intressent i detta fall kan vara myndigheter, kommun, kunder, Svenska Kyl ochvärmepumpföreningen samt leverantörer.Exempel på krav från dessa är miljölagstiftning från myndigheterna och krav för auktorisationsom återfinns på SKVPs hemsida.7.2.1 Att bestämma miljöledningssystemets omfattningSKVP rekommenderar (dock inget krav) en modifierad modell för värdering av miljöpåverkanframtagen av A. M. Tivegård (Metod för värdering av miljöapsekter, A. M. Tivegård, 2006,Lunds Tekniska Högskola). Kort sammandrag av denna med modifieringar finns nedan.Genom att använda föreslagen modell underlättas framtagandet av miljöledningssystemetoch möjliggör benchmarking (jämförelse) mot branschspecifika miljövärden.Avgränsning av miljöledningssystemet har gjorts med fokus på huvudverksamheten.Gränsdragningen går vid produkter som kommer in till och ut från företaget. Alltså tas intehänsyn till miljöpåverkan som uppkommer vid produktion av de produkter och kemikaliersom företaget använder, utan endast till den miljöpåverkan som uppkommer frånförbrukningen och användningen av produkterna i verksamheten. 19   

Figur 3 Systemskiss. Verksamheten utgörs av de skuggade fälten. (Anna-Maria Tivegård 2006)Miljöpåverkan från utgående flöden som avfall och utsläpp till luft, mark och vatten räknasmed, eftersom det är direkta konsekvenser av verksamheten.På grund av svårigheten att mäta och i viss del påverka de externa transporterna så somleveranser av produkter och transporter av avfall har SKVP valt att inte ta med dessa imiljöledningens omfattning. Däremot ingår miljöpåverkan från interna transporter då de bådeär mätbara och påverkningsbara.Kemiska ämnen bör i normalfallet inte ge upphov till någon miljöpåverkan underanvändningsfasen, men de utgör en riskfaktor och vid en eventuell olyckshändelse kanmiljöpåverkan bli mycket stor. Därför värderas förbrukningen av kemikalier (inklusiveköldmedier).Miljöpåverkan som uppkommer från användningen av de producerade produkterna är intemedtagen i Tivegårds modell. SKVP föreslår dock att modellen utökas när det är tillämpligtmed uppföljning av energiprestanda och kemikalieläckage.20  

8 MILJÖPOLICYI miljöpolicyn ska det finnas åtagande  om att skydda miljön, inklusive förebyggande av förorening, och andra specifika åtaganden som är relevanta för organisationens förutsättningar;Förslagsvis Att företagets installationer ska vara energioptimerade och ändamålsenliga. Attföretaget ska minimera utsläpp och begränsa avfall, genom;  att succesivt byta ut köldmedier till de som har lägre GWP värde,  konstruktion, val av komponenter och injustering minimera energiförbrukning,  aktivt underhåll minska utsläpp av köldmedier och oljor och  att i möjlig utsträckning minska transporter och använda miljövänliga alternativ.  om att uppfylla de bindande krav återfinns i 7.2, minimera de negativa miljöaspekterna och miljöriskerna i 9.1.1 samt maximera de positiva miljöaspekterna i 9.1.1.  att ständigt förbättra miljöledningssystemet för att uppnå bättre miljöprestanda enligt 6.5. 21   

9 MILJÖPLANERING9.1 Åtgärder för att hantera risker och möjligheter9.1.1 MiljöaspekterNedan återfinns de miljöaspekter som ska ingå i miljöledningssystemet och ska följas uppårligen. Företaget är självklart välkommen att utöka dessa med yterliggare bindandemiljöaspekter. (Mall för automatisk beräkning och benchmarking av nedanstående är underframtagande av SKVP.)Betydande negativa miljöaspekter:  Förbrukning av kemikalier (CO2e för köldmedier/nominell effekt [kW], medel GWP)  Transporter interna ((bensin eller diesel [kg]/km, bensin eller diesel[kg]/anställd)Betydande positiva miljöaspekter  Andel leverantörer med miljöledningssystem  Andel entreprenörer med miljöledningssystem  Miljökompetens hos medarbetarna (grundutbildning alt. vidareutbildning senaste året)  Miljöutvärdering i anbud (Total Equivalent Warming Impact eller liknande)  Energiprestanda i anbud (SCOP eller liknande)  KällsorteringOnormala situationer med miljörisker  Brand,  Spill av kemikalier,  Läckage av köldmedier, köld och värmebärare9.1.2 Bindande kravFöretagats bindande krav (legala och betydande) finns definierade under 7.2 samt under9.1.1.9.1.3 Planering av åtgärderFöretaget ska planera åtgärder för att hantera sina:  bindande krav i 9.1.2 som ska följas  betydande miljöaspekter i 9.1.1 som ska övervakas  risker och möjligheter som identifieras i 9.1.1 ska följas upp och dokumenteras.Detta kan även innebära planering av utbildning av personal, byte av köldmedium förkommande installationer eller dylikt. Beskriv hur detta sker.22  

9.2 Miljömål och planering för att uppnå demDefiniera företagets miljömål. Dessa ska:  stå i överensstämmelse med miljöpolicyn;  vara mätbara (om det är praktiskt möjligt) och  övervakas.9.2.1 Planering av åtgärder för att uppnå miljömålPlanera för hur miljömålen ska uppnås och  vad som ska göras;  vilka resurser som kommer att krävas;  vem som ska vara ansvarig;  när det ska vara genomfört;  hur resultaten ska utvärderas, vilket innefattar indikatorer för övervakning av framsteg mot uppnående av mätbara miljömål, se 9.2. 23   

10 VERKSAMHET10.1 Planering och styrning av verksamhetenI detta avsnitt ska det beskrivas hur miljöledningssystemet efterföljs i den dagligaverksamheten.Några punkter som bör vara med och beskrivas:  dokumenterade rutiner som berör miljöarbetet ska finnas beskrivna i manualen med tillhörande Instruktioner som hjälpmedel för att säkerställa genomförandet.  Inför varje nytt projekt ska en miljöplan upprättas av den som är projektansvarig.  Sådana processer som är utkontrakterande (outsourcade) ska följa samma bindande krav så långt som möjligt som finns för företaget vilket ska kommuniceras med leverantör.  Erfarenheter av leverantörer och underentreprenörer ska samlas i ett leverantörsregister. En miljöplan kan tillexempel innehålla följande uppgifter:  beskrivning av val av konstruktion, medier, komponenter mm (ur miljösynpunkt)  plan för källsortering av restprodukter under byggskedet  uppgifter om hur stor andel av restprodukter som kan återvinnas och hur mycket material varje fraktion förväntas innehålla  plan för omhändertagande av avfall  underentreprenörs avtal  uppgifter om energiåtgång under drift  uppgifter om miljöbelastning  varudeklarationer för ingående produkter, komponenter, material och medier10.2 Beredskap och agerande vid nödlägenBeskriv tänkbara nödlägen, hur de ska hanteras för att förebygga (genom utbildning ellerliknande) eller mildra miljöpåverkan (genom tillexempel övning) och vem som är ansvarig irespektive fall.Efter inträffade nödlägen eller övningar av dessa är det bra att revideraprocessbeskrivningarna (hur nödlägena hanteras). Definiera att så sker.24  

11OMFATTNING OCH KOPPLING TILL ISO9001 OCH ISO14001SKVP har valt att förenkla strukturen i kvalitet och miljöledningssystemet i förhållande tillstandarderna ISO9001 och ISO14001 genom att bland annat minska ner antaletunderrubriker. Däremot har den övergripande strukturen efterliknats. Stora delar avinnehållet är detsamma med nämnda standarder dock med några förenklingar ochanpassningar införlivade för att underlätta införandet av kvalitets och miljösystemet imedlemsföretagens verksamheter.SKVP har valt att utesluta avsnittet konstruktion (som normalt återfinns i ISO9001) i miljöoch kvalitetsledningssystemet då detta moment inte ingår i samtliga medlemsföretagåtagande.De företag som är certifierade inom ISO9001 och 14001 kan använda dessa certifieringar förauktorisationen givet att de stycken markerade med ett lodrätt streck i denna handledningfinns återgivna. 25