PDF MODUL PKD KOMPETENSI KEAHLIAN OTKP_NINING FITRIA

MODUL PENYETARAAN KOMPETENSI DASAR KELAS X BISNIS MANAJEMEN OTOMATISASI & TATA KELOLA PERKANTORAN DISUSUN OLEH NINING FITRIA.SE

Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi 1. Mengidentifikasi Proses Komunikasi Komunikasi adalah proses penyampaian pesan (berita/ide/gagasan/informasi) dari satu orang kepada orang lain sehingga terjadi umpan balik/feedback. a. Unsur-unsur komunikasi 1) Orang yang menyampaikan pesan (komunikator) 2) Orang yang menerima pesan/berita/ide/pesan/pernyataan (komunikan) 3) Berita/ide/informasi atau keinginan dari komunikator (pesan/message). 4) Sarana atau saluran yang menunjang pesan bila diperlukan (media). 5) Tanggapan/umpan balik komunikan atas pesan komunikator (efek/feedback). Jenis- jenis feedback :  Zero feedback (pesan tidak dimengerti oleh komunikator).  Positive feedback (pesan dimengerti oleh komunikator dan sesuai keinginannya).  Neutral feedback (respons yang tidak memihak/mendukung ataupun menentang).  Negative feedback (respons yang bersifat merugikan atau menyudutkan komunikator).

b. Proses komunikasi Media Encoding Pesan/informasi Decoding Komunikator Hambatan Komunikan Tanggapan (feedback) Tahap-tahap komunikasi 1) Tahap ideasi, yaitu tahap ketika komunikator memiliki gagasan atau pesan/informasi yang ingin disampaikan kepada komunikan. 2) Tahap encoding, yaitu saat komunikator membuat/menyusun lambang/tanda-tanda (encoding) untuk menyatakan maksudnya. 3) Tahap pengiriman, terjadi pada saat lambing-lambang (pesan) disalurkan/disampaikan secara langsung atau melalui media kepada komunikan. 4) Tahap decoding, adalah tahap komunikan menguraikan/menafsirkan pesan yang dikirimkan oleh komunikator. 5) Tahap penerimaan,yaitu tahap ketika komunikan memahami pesan yang disampaikan. 6) Tahap tindakan, adalah tahap pengiriman tanggapan komunikan kepada komunikator. Dalam proses komunikasi sering terjadi hambatan. Hambatan dapat terjadi karena beberapa factor yakni factor komunikator, komunikan, atau media yang digunakan.

c. Lambang komunikasi Lambang adalah tanda-tanda. Lambang dalam hal ini adalah tanda-tanda yang dibuat/ditunjukkan oleh komunikator. Jenis-jenis lambing:  Lambang gerak, menggunakan gerakan anggota badan.  Lambang suara, menggunakan pendengaran. Contohnya suara sirene, tv, dan teriakan.  Lambang warna, contohnya lampu lalu lintas dan bendera.  Lambang gambar, contohnya rambu-rambu lalu lintas, iklan majalah, dan surat kabar.  Lambang bahasa, bahasa yang diucapkan atau ditulis. Contohnya nada, lagu, irama, dan aksen.  Lambang huruf, huruf abjad dan aksara jawa.  Lambang angka, contohnya alat-alat hitung dank ode telepon. d. Jenis-jenis komunikasi 1. Berdasarkan pelakunya  Komunikasi intrapersonal, adalah komunikasi dengan pribadinya sendiri/intrapersonal communication, contohnya berpikir, berdoa, berbicara, dan menulis surat.  Komunikasi interpersonal, adalah komunikasi antara satu orang dengan orang lainnya.  Komunikasi kelompok (group communication) adalah proses komunikasi antara seseorang dengan kelompok (orang banyak).

 Komunikasi massa (mass communication), adalah komunikasi dengan massa, proses komunikasi dengan media massa, dan proses komunikasi dengan informasi secara elektronik. 2. Berdasarkan sifatnya  Komunikasi formal, adalah komunikasi yang terjadi dalam organisasi dan bersifat kedinasan.  Komunikasi nonformal, adalah komunikasi yang terjadi antarindividu di dalam organisasi, namun tidak membahas masalah organisasi. 3. Berdasarkan arah prosesnya  Komunikasi satu arah (one way communication), adalah komunikasi yang hanya berlangsung sepihak. Komunikator tidak memberi kesempatan kepada komunikan untuk memberi respons.  Komunikasi dua arah (two way communication), adalah komunikasi yang berlangsung antara dua pihak antara komunikator dan komunikan, baik secara vertikal, horizontal, maupun diagonal.  Komunikasi ke segala arah, adalah komunikasi yang berlangsung dari beberapa komunikator dan komunikan yang saling berinteraksi, contohnya diskusi. 4. Menurut lambang yang digunakan  Komunikasi verbal adalah komunikasi yang menggunakan lambang bahasa dalam menyampaikan pesannya.  Komunikasi nonverbal adalah komunikasi yang menggunakan lambang- lambang nonbahasa, seperti gerakan tubuh, gambar, dan suara dalam menyampaikan pesannya.

5. Menurut lawan bicara  Komunikasi pribadi adalah komunikasi yang terjadi antara seseorang dengan orang lain.  Komunikasi umum, di antaranya komunikasi satu lawan banyak , komunikasi banyak lawan satu, dan komunikasi banyak lawan banyak. 6. Komunikasi menurut jumlah  Komunikasi perorangan (pribadi).  Komunikasi kelompok. 7. Komunikasi menurut cara penyampaiannya  Komunikasi lisan, contohnya,wawancara dan diskusi.  Komunikasi tertulis, contohnya surat, gambar, dan laporan. 8. Komunikasi menurut maksud  Memberi perintah/instruksi  Memberi nasihat  Memberi saran  Berpidato  Mengajar atau memberi ceramah  Bermusyawarah (rapat)  Berunding  Pertemuan dan  Berwawancara

9. Komunikasi menurut jalur komunikasi  Komunikasi langsung (tatap muka) dan  Komunikasi tidak langsung (bermedia). 10. Komunikasi menurut ruang lingkup/luas komunikasi  Komunikasi di dalam organisasi (internal) dan  Komunikasi ke luar organisasi (eksternal). 11. Berdasarkan arus/arahnya  Komunikasi vertikal (komunikasi ke atas dan ke bawah) dan  Komunikasi horizontal (komunikasi sejajar). 2. Menerima dan menyampaikan Informasi a. Komunikasi efektif Komunikasi efektif adalah komunikasi yang dapat berlangsung dan berhasil seperti yang dikehendaki oleh komunikator. Menurut scoot M. Cutlip dan Allen, dalam buku Effective Public Relations, faktor-faktor agar komunikasi berlangsung efektif dikenal dengan sebutan The Seven C’s of Communications, yaitu: 1) Credibility (adanya rasa saling percaya). 2) Context (pertalian , yaitu melihat kondisi lingkungan pada saat komunikasi). 3) Content (kepuasan yang dirasakan kedua pihak karena komunikasi tersebut dapat dipahami oleh masing-masing). 4) Clarity (kejelasan, yaitu isinya dapat dipahami dengan jelas). 5) Continuity and consistency (kesinabungan dan konsistensi, yaitu komunikasi yang dilakukan secara terus-menerus dan konsisten/tidak berubah-ubah).

6) Capability of audience (kemampuan pihak penerima, hendaknya komunikator memahami kemampuan komunikan). 7) Channels of distribution (saluran pengiriman berita menggunakan saluran yang lazim). b.Faktor-faktor penunjang efektivitas penyampain berita dari komunikator 1) Kecakapan. 2) Sikap komunikator. 3) Pengetahuan komunikator. 4) Keadaan fisik komunikator. 5) Sistem social. c. Faktor-faktor penunjang efektivitas penyampaian berita dari komunikan 1) Kecakapan komunikan. 2) Sikap komunikan. 3) Pengetahuan komunikan. 4) Keadaan fisik komunikan. 5) Sistem sosial. d. Faktor-faktor yang dapat menghambat penerimaan dan penyampaian pesan 1) Kurangnya kecakapan. 2) Sikap yang kurang tepat. 3) Kurangnya pengetahuan. 4) Kurang memahami sistem sosial. 5) Prasangka yang tidak beralasan. 6) Kesalahan bahasa/semantik. 7) Jarak fisik.

8) Indera yang rusak. 9) Verbalistis. 10) Komunikasi satu arah. 3. Memilih Media Komunikasi Media komunikasi adalah sarana atau alat yang digunakan untuk memudahkan proses penyampaian warta/pesan/informasi dari komunikator kepada komunikan. a. Fungsi media komunikasi 1) Menumbuhkan motivasi bagi para komunikan. 2) Menumbuhkan daya tarik pesan/informasi yang disampaikan. 3) Mempercepat waktu. 4) Menjelaskan isi dan maksud. 5) Membuat isi pesan atau informasi lebih nyata. 6) Sebagai media hiburan dan pendidikan bagi komunikan. b. Jenis-jenis media komunikasi 1) Audio (pendengaran), di antaranya radio, tape recorder, intercom, dan telepon. 2) Visual (penglihatan), di antaranya surat, poster, dan OHP. 3) Audiovisual (pendengaran dan penglihatan), di antaranya TV, video film, dan komputer. c. Mesin komunikasi Mesin komunikasi adalah seperangkat alat yang digunakan dalam proses komunikasi agar bias berjalan dengan efektif dan efesien.

1) Interkom (Inter Communication) Interkom adalah mesin komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan komunikasi secara lisan antar ruangan dalam suatu lingkungan kantor. 2) Telepon (telephone) Telepon adalah alat komunikasi lisan melalui saluran media mesin komunikasi, anatara komunikator dan komunikan yang saling berjauhan (terdapat jarak). 3) Handy talky Handy talky adalah alat komunikasi secara lisan jarak jauh dalam satu frekuensi tertentu. 4) Faksimile (faks) Faksimile adalah alat komunikasi yang dapat digunakan untuk berkomunikasi baik sacara lisan ataupun berupa tulisan dari jarak jauh. Mesin ini adalah kombinasi antara mesin telepon dan mesin fotokopi, sehingga faksimile sering disebut fotokopi jarak jauh. 5) Switchboard Terdapat kantor yang memiliki banyak ruangan /bagian tetapi saluran telepon dari kantor Telkom terbatas, padahal kantor tersebut memiliki kegiatan telephoning yang sangat sibuk. Untuk mengatasi hal itu, dapat digunakan fasilitas PMBX dan menggunakan switchboard. Melalui mesin ini, saluran telepon yang terbatas mampu digunakan oleh banyak orang dengan pesawat yang berbeda-beda. Biasanya kantor yang menerapkan mesin ini akan memiliki nomor ekstensi. Saat ini telah banyak menggunakan PABX yang tidak memerlukan switchboard lagi. 6) Teleks (teleprinter exchange) Teleks adalah mesin yang dapat digunakan untuk mengirim berita tertulis melalui kode-kode tertentu. Mesin teleks disebut juga mesin tik jarak jauh. Namun karena mesin ini mempunyai banyak keterbatasan, yakni hanya untuk komunikasi tertulis dan proses pengiriman berita yang agak sulit, mesin ini sudah jarang digunakan. 7) Mesin penjawab telepon (telephone answering machine)

Mesin penjawab telepon adalah mesin/alat yang disambungkan dengan pesawat telepon dan berfungsi untuk menjawab panggilan telepon, apabila panggilan telepon tidak diangkat. 4. Melakukan Komunikasi Melalui Telepon a. Macam-macam sambungan telepon 1) Sambungan lokal Sambungan lokal adalah percakapan telepon yang terjadi antara komunikator dan komunikan yang berada dalam satu kota/lokal wilayah yang sama. Cara penyambungan telepon adalah tekan nomor/line telepon yang dikehendaki. Setelah terdengar nada sambung, langsungkan pembicaraan yang dikehendaki. 2) Sambungan interlokal Sambungan interlokal adalah sambungan/pembicaraan telepon dimana komunikator dan komunikan berada pada kota lokal/wilayah yang berbeda, namun masih ada dalam satu negara. Cara penyambungan telepon adalah dengan menekan nomor kode wilayah kota tujuan diikuti nomor/line telepon yang dikehendaki. 3) Sambungan Internasional Sambungan internasional terjadi bila komunikator dan komunikan berada di negara yang berbeda. Cara penyambungan nomor/line telepon adalah dengan menekan kode 001 atau 007 (kode sambungan ke luar negeri) diikuti kode negara tujuan, diikuti kode wilayah tujuan, dan diikuti nomor/line telepon yang dikehendaki. b. Etika berbicara dengan telepon Sopan, ramah, penuh perhatian dan bijak dalam memilih kata-kata adalah kunci dalam bertelepon. Secara lebih jelas, etika bertelepon adalah sebagai berikut.  Segera angkat gagang telepon, jangan biarkan telepon bordering terlalu lama (maksimal 3 kali).

 Jangan terlalu dekat memegang gagang telepon, untuk menghindari suara yang tidak jelas.  Bicara dengan tenang, jangan terdengar mendengus atau terburu-buru.  Hindari kata “halo”. Gunakan salam (sesuai kondisi), diikuti identitas kantor dan tawarkan bantuan. Misalnya “Pagi, Abadi Jaya, ada yang bias kami bantu?”.  Usahakan untuk menanyakan identitas penelepon sebelum memberikan bantuan.  Gunakan ‘smiling voice’ selama pembicaraan berlangsung.  Jaga kecepatan bicara (pitch control) selama pembicaraan. Jangan terlalu cepat ataupun terlalu lambat.  Simak baik-baik pesan atau kalimat yang diucapkan. Jangan memotong pembicaraan. Bila perlu mencatat, siapkan siapkan selalu alat tulis di dekat kita.  Apabila tidak mengerti, tidak ada salahnya kita melontarkan pertanyaan.  Simpulkan hal-hal penting sepanjang pembicaraan sebelum mengakhiri pembicaraan.  Sebelum mengakhiri pembicaraan, tanyakan barangkali masih ada yang terlewat. Selanjutkan ucapkan terima kasih dan salam.  Upayakan penelepon yang menutup gagang terlebih dahulu, dan tutup gagang dengan pelan (jangan dibanting). Hal-hal yang harus diperhatikan saat melakukan penanganan telepon, antara lain:  Tangani semua telepon yang masuk dengan bijaksana, semua penelepon harus dianggap penting.  Bersikap sopan pada saat mengangkat dan meletakan gagang telepon.  Berbicara dengan ramah. Gunakan ‘smiling voice’ dan bersemangat.  Pilih kata-kata yang lugas, jelas tetapi bijak/diplomatis. Jangan menggunakan bahasa informal bila belum jelas siapa yang berbicara.

 Atur intonasi suara dengan baik.  Penuh perhatian, jangan sambil mengobrol atau makan saat berbicara.  Jangan membiarkan penelepon menunggu terlalu lama. Segera angkat gagang bila bordering.  Bila karena sesuatu hal sehingga terjadi masalah/gangguan, segeralah meminta maaf dan berikan penjelasan yang diplomatis. c. Penanganan telepon masuk Penanganan telepon masuk adalah kegiatan melayani panggilan telepon dari luar ke dalam kantor. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam melayani telepon masuk:  Selalu meletakkan pesawat telepon di tempat yang mudah dijangkau. Biasanya di sebelah kiri meja kerja tergantung tangan yang menulis, apakah kidal atau tidak.  Selalu siapkan alat tulis (block note dan bolpoin) pada tempat yang mudah dilihat dan dijangkau.  Untuk mendukung informasi yang disampaikan, siapkan kalender, agenda kerja pimpinan, dan segala sesuatu yang biasa dibutuhkan.  Bila terpaksa meninggalkan tempat karena sesuatu hal, mintalah teman sejawat untuk menangani terlebih dahulu.  Bila harus mengalihkan sambungan telepon, upayakan agar tidak terlalu lama.

Langkah-langkah penanganan telepon masuk: Telepon berdering Segera angkat, ucapkan salam, identitatas, dan tawarkan bantuan Tanyakan identitas penelepon Beri bantuan sesuai kebutuhan dan keadaan Pimpinan ada di tempat Pimpinan tidak ada di tempat Pimpinan bersedia Pimpinan tidak bersedia Sambungkan Tawarkan untuk tinggalkan pesan Catat pesan di block note Konfirmasi pesan Tanyakan informasi lain, bila ada Yakinkan pesan akan segera disampaikan

TuUtucappgkaagnatnegritmelaekpaosnihddeanngasnalpaemlan Salin pesan ke LPT Serahkan kepada pimpinan Keterangan:  Pencatatan pesan ke block note harus lengkap.  Penyelesaian pesan ke LPT menggunakan kalimat pasif dan hanya menulis yang penting-penting saja.  Semua informasi yang ada pada block note.  Penyerahan LPT ke pemimpin dengan cara diletakkan di meja pimpinan. Namun demikian,sekretaris tetap harus mengingatkannya.

Contoh pencatatan pesan di block note dan LPT. Block Note Ibu Riana, sekr. Bpk. Abimanyu dir. PT Prima Adi Bpk. Abimanyu mengundang Bpk Raditya untuk makan siang di Res.Pusaka Bunda, Jl.Pahlawan No.15 Jkt. Hari Kamis, 15/8/12, jam 12.00. Bpk, Abimanyu menunggu konfirmasi paling lambat hari Senin. Tel 8345678, Jl Veteran V No. 21 A, Jak. Jum’at, 9/8/12, 10.13. LEMBAR PESAN TELEPON Hari/tanggal : Jum’at 9-8-12 Waktu : 10.13 Kepada : Bpk. Aditya Dari : Bpk. Abimanyu Jabatan : Ka. Bag. Pemasaran Jabatan : Direktur Diundang makan siang, pada: PesaPnerusahaan : PT Prima Adi No.Telepon : 8345678 Hari,tanggal : Kamis, 15 Agustus2012 Waktu : 12.00 Wib Tempat :RM Pusaka Bunda Jl. Pahlawan No.15, Jakarta Konfirmasi ditunggu pada hari senin,12 Agustus 2012 Diterima oleh : Karlina/Sekr.

d. Penanganan telepon keluar Penanganan telepon keluar adalah kegiatan untuk melakukan panggilan telepon, baik atas perintah atasan atau karena adanya keperluan. Hal-hal yang harus dipersiapkan dalam menangani telepon keluar, antara lain:  Pahami dengan saksama maksud/tujuan menelepon. Catat poin-poin yang akan dibahas.  Siapkan nomor telepon yang akan dihubungi, bila tidak ada segera mencari tahu.  Siapkan nama dan jabatan yang hendak dihubungi.  Siapkan alat tulis (block note dan bolpoin) serta peralatan lain yang mungkin dibutuhkan. Langkah-langkah menelepon keluar. 1) Pimpinan ingin disambungkan dengan pihak luar. Buat catatan kecil, inti masalah, nomor, dan identitas yang akan ditelepon Tekan nomor yang dituju dengan teliti Setelah dijawab, sampaikan salam, identitas, dan keperluannya Pihak yang hendak ditelepon ada Pihak yang hendak ditelepon tidak ada Laporkan kepada pimpinan Sebelum disambungkan ke pimpinan, yakinkan diri bahwa sudah tersambung dengan orang yang tepat Sambungkan dengan pimpinan

2) Pimpinan meminta sekretaris menyampaikan informasi kepada pihak luar. Buat catatan kecil, inti masalah, nomor, dan identitas yang akan ditelepon Tekan nomor yang dituju dengan teliti Setelah dijawab, sampaikan salam, identitas, dan keperluannya Pihak yang hendak ditelepon ada Pihak yang hendak ditelepon tidak ada Segera berbicara, setelah tersambung Tinggalkan pesan Laporkan kepada pimpinan

Mengelola Sistem Kearsipan 1. Menentukan Sistem Kearsipan a. Pengertian Arsip Menurut UU No. 43 tahun 2009, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang di buat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksana kehidupan bermsyarakat, berbangsa, dan bernegara. Menurut M. Chaidir, S.Pd, M.M., arsip adalah semua berkas yang memiliki informasi dan mempunyai nilai guna, yang saat ini tidak digunakan. b. Peranan Arsip 1) Alat ingatan bagi organisasi. 2) Bahan atau alat pembuktian (bukti autentik). 3) Bahan dasar dalam perencanaan dan pengambilan keputusan. 4) Barometer kegiatan suatu organisasi. 5) Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya. c. Penggolongan Arsip 1) Berdasarkan fungsinya :  Arsip Dinamis, yaitu arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan organisasi/perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis terbagi dalam 2 jenis, yaitu arsip dinamis aktif (actife file) dan arsip dinamis inaktif (inactive file).  Arsip Statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan sehari-hari namun tetap harus dikelola/disimpan karena memiliki nilai guna yang tinggi dalam berbangsa dan bernegara. Arsip statis ini hanya ada pada pemerintahan dan disimpan pada ANRI ( Arsip Negara Republik Indonesia), baik pusat maupun daerah. 2) Berdasarkan sifat kepentingan :  Arsip nonesensial, yaitu arsip yang isinya tidak terlalu penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang lama. Arsip ini sudah habis kegunaanya setelah selesai dibaca atau telah lampau peritiwanya. Contohnya, pengumumah hari libur, pengumuman apel bendera, dan surat undangan.  Arsip yang diperlikan, yaitu arsip yang masih mempunyai nilai kegunaan namun bersifat sementara dan terkadang masih dibutuhkan atau digunakan karena merupakan arsip yang diperlukan (useful achives) dan perlu disimpan antara 2-3 tahun. Contohnya, surat lamaran pegawai, surat permohonan cuti, surat telegram, dan surat pesanan barang.  Arsip penting (important archives), yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah, dan sebagainya. Arsip penting

masih diperlukan dalam proses kelancaran pekerjaan. Jika hilang, arsip sulit dicari penggantinya dan arsip penting disimpan dalam jangka waktu yang cukup lamasesuai nilai yang terkandung didalamnya. Contohnya, akta kelahiran, karya ilmiah, dan surat keputusan pegawai.  Arsip vital (vital archives), yaitu arsip yang bersifat permanen, disimpan untuk selamanya. Arsip vital antara lain, akta pendirian perusahaan,buku induk siswa, dan dokumen pemilikan tanah/gedung. 3) Berdasarkan bentuk fisiknya :  Berbentuk lembaran, contohnya surat dan kuitansi.  Berbentuk nonlembaran, contohnya buku dan laporan. 4) Berdasarkan masalahnya :  Financial record (berhubungan dengan keuangan).  Inventory record (berhubungan dengan persediaan).  Personal record (berhubungan dengan kepegawaian).  Sales record (berhubungan dengan penjualan).  Productionrecord (berhubungan dengan produksi). 5) Berdasarkan pemiliknya :  Arsip pemerintah (dimiliki oleh lembaga pemerintah).  Arsip swasta (dimiliki oleh lembaga swasta/perusahaan/oerganisasi).  Arsip pribadi (dimiliki oleh perseorangan) d. Pengertian Kearsipan Kearsipan adalahsuatu proses pengelolaan yang dilakukan oleh suatu lembaga/organisasi. Kegiatan kearsipan antara lainpenciptaan (pembuatan dan penerimaan), penyimpanan (filing) dan penemuan kembali (finding), penyelamatan (pengamanan, pemeliharaan, dan perawatan), serta penyusunan arsip (pemindahan, penyerahan, dan pemusnahan). e. Tujuan Kegiatan Kearsipan Menurut UU No. 7 tahun 1971, tujuan kearsipan adalahmenjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyidiakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. Pada umumnya, tujuan kearsipan adalah :  Menerima arsip,  Melakukan penyimpanan arsip secara sistematis,  Melakukan pendistribusian arsip,  Melakukan penyelamatan arsip, serta  Melakukan evaluasi dan penyusutan arsip. f. Asas Kearsipan Asas Kearsipan adalah dasar/model pengelolaan kearsipan pada suatu organisasi/unit kerja. Asas karsipan yaitu :

 Sentralisasi, yaitu pengelolaan kearsipan yang seluruhnya ditangani di satu unit kerja yang disebut Unit Kearsipan. Biasanya ditangani oleh petugas/pegawai arsip  Desentralisasi,yaitu pengelolaan kearsipan yang keseluruhannya ditangani oleh bagian/unit kerja. Biasanya ditangani oleh sekertaris.  Gabungan, yaitu pengelolaan kearsipan yang dilakukan oleh unit kerja/nagian dalam mengelola arsip aktif, bila arsip telah inaktif diserahkan ke unit kearsipan. g. Sistem Penyimpanan Arsip Sistem kerasipan adalah rangkaian kegiatan penyimpanan dan penemuan kembali arsip dengan menggukan system tertentu. Dalam kearsipan, terdapat system kearsipan dasar (murni)dan system kearsipan gabungan. Sistem yang dipilihdisesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan organisasi/unit organisasi, serta harus menjamin untuk memudahkan dalam pemyimpanan dan penemuan kembali dalam waktu yang cepat. Sesuai standar waktu perusahaan/organisasi, secara standar internasional arsipharus dapat ditemukan dalam jangka waktu 2 menit.  Perusahaan yang berhubungan/memiliki banyak cabang di daerah/wilayah/kota-kota, lebih cocok menggunakan sistem wilayah (geografis).  Perusahaan/unit kerja yang memiliki permasalahan kopleks, lebih cocok menggunakan siste subjek.  Perushaan/oranisasi/unit kerja yang mempunyaiarsip sedikit, lebih cocok di gunakan sistem tanggal.  Perusahaan/organisasi yang berhubungan dengan banyak klien yang tak terbatas, lebih cocok menggunakan sistem nomor. Sistem kearsipan murni, antara lain :  Sistem Alfabetis (alphabetical filing system) Sistem alfabetis adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan kode nama pengirim atau tujuan surat. Kode arsip berupa huruf A s.d Z, yang di ambil dari huruf pertama indeks nama pengirim atau tujuan surat. Sistem ini cocok d gunakan pada perusahaan/unit kerjayang berhubungan dengan banyak nama orang/badan dan lebih mudah mengenali surat dengan nama. Bila skala perusahaan sedang atau besar, dapat menggunakan 2-3 alfabetis sebagai petunjuk.  Sistem Masalah (subject filing system) Sistem subjek atau masalah adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan masalah atau pokok isi surat. Sistem masalah ini bias di ambil dari perihal surat, inti isi surat, atau bidang usaha perusahaan. Sistem ini cocok dugunakan pada perusahaan/unit kerja yang memiliki permasalahan yang kompleks (dapat menggunakan subjek masalah atau bidang usaha).

 Sistem Kronologis (chronology filing system) Sistem kronologis adalah sistem penyimpanan atau penemuan arsip berdasarkan tanggal. Tanggal yang dijadikan sebagai dasar dalam sistem ini adalah tanggal surat atau tanggal penyimpanan (pilih salah satu). Sistem ini cocok digunakan pada perusahaan/unit kerja yang tidak banyak memiliki arsip.  Sistem Wilayah (geographical filing system) Sistem wilayah adalah sistem penyimpanan dan penemuan arsip yang didasarkan pada nama daerah/wilayah/kota pengiriman atau tujuan urat. Ssitem ini cocok digunakan pada perusahaan yang berhubungan/memiliki banyak cabang di daerah/wilayah/kota-kota.  Sistem Nomor (numerical filing system) Sistem nomor adaah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berasarkan pada nomor urut dalam buku arsip. Sistem ini cocok diguanakan pada perusahaan/organisasi yang berhubungan dengan banyak klien yang tak terbatas dan arsipnya cepat sekali berkembang. Sitem kearsipan gabungan, antara lain :  Sistem subjek dan geografis.  Sistem geografis dan subjek.  Sistem subjek dan kronologis.  Sistem geografis dan kronologis  Sistem numeric dan subjek.  Sistem geografis, subjek, kronologis. 2. Menentukan Kebutuhan Alat dan Perlengkapan Kearsipan a. Tempat penyimpanan arsip Pada umumnya, tempat penyimpanan arsip aktif adalah filing cabinet, ordner, dan computer. Sedangkan untuk arsip inaktif adalah ordner atau filing cabinet. Kebutuhan alat dan bahan tergantung dari sitem dan tempat penyimpanan yang dipilih. b. Peralatan kearsipan 1) Filing cabinet, adalah lemari arsip yang terbuat dari besi/kayu. Lemari ini berupa tumpukan laci (drawer) dan biasanya terdiri dari 4 laci. Namun saat ini ada filing cabinet dengan 5 laci. 2) Ordner, adalah karton tebal yang memiliki lebar punggung sekitar 3-7 cm, serta memiliki besi penjepit didalamnya. 3) Computer, adalah mesin pengolah data yang digunakan untuk menyimpan softcopy arsip secara digital.

4) Boks arsip, adalah kotak yang terbuat dari karton tebal dan digunakan untuk menyimpan arsip inaktif. 5) Map, adalah karton/plastic yang dilipat. Jenis-jenis map antara lain :  Msp berdaun (stopmap folio), untuk menyimpan surat dalam proses.  Folder/map gantung (disebut folder), untuk menyimpan arsip aktif, yaitu map yang dilengkapi besi penggantung khusus (khusus untuk filing cabinet).  Folder atau map tak bergantung, untuk menyimpan arsip inaktif. 6) Brief ordner (ordner) 7) Snelhechter, adalah map yang dilengkapi kawat atau plastik penjepit. 8) Portepel, adalah map yang diberi kancing untuk mengamankan kancingnya. 9) Guide (penunjuk/sekat), adalah karton berukuran 25 x 35 cm yang dilengkapi tab di atasnya sebagai penunjuk/sekat arsip. 10) Lemari arsip, adalah lemari yang digunakan untuk menyimpan arsip yang disimpan di dalam ordner atau boks arsip. 11) Rak arsip, adalah lemari tanpa pintu/penutup yang digunakan untuk menyimpan ordner atau boks arsip. 12) Cardex, adalah lemari yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks. 13) Buku arsip, adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua arsip yang disimpan. 14) Tickler file, adalah tempat menyimpan lembar ketiga bon pinjam arsip secara kronologi, sehingga mudah diketahui siapa saja peminjam yang harus mengembalikan arsip pada tanggal tersebut. 15) Rak sortir, adalah rak yang dibuat kotak-kotak sebagai tempat untuk memilah-milah arsip pada saat arsip akan diindeks. 16) List of file, adalah daftar susunan arsip yang disimpan didalam filing cabinet berupa lembaran kertas, ditempel di filing cabinet. c. Perlengkapan arsip 1) Kartu indeks, adalah kartu berukuran 7,5 x 12 cm yang dilengkapi dengan tab dibagian atasnya. Kartu ini berisi identitas arsip yang disimpan yang dibuat dalam sistem abjad. 2) Kartu tunjuk silang, adalah kartu yang digunakan sebagai pengganti arsip, sementara arsip yang sesungguhnya disimpan di tempat lain. 3) Bon pinjam arsip, adalah blangko/form untuk mencatat identitas peminjam dan arsip yang dipinjam serta tanggal peminjaman dan pengembaliannya. 4) Alat tulis. d. Penyusunan arsip di dalam folder Menyusun arsip adalah cara meletakan arsip didalam folder atau ordner. Cara-cara penyusunan arsipantara lain : 1) Vertikal. Penyusunan arsip disebutvertikal apabila arsip di letakkan di dalam folder, yakni bagian kepala ada di sebelah kiri dan kaki dikanan. Bila seperti ini, maka kode diletakkan dikanan bawah

2) Horizontal. Penyusunan secara horizontal terjadi bila arsip disimpan dalam snelhechter punggung sempit atau didalam map folio. Arsip ditumpuk ke atas, dengan bagian kepala ada disebelah atas map. Kode diletakkan di kanan atas. 3) Lateral. Arsip disimpan didalam ordner/snelhechter punggung lebar. Arsip disusun dengan cara ditumpuk keatas (seperti horizontal). Selanjutnya, ordner disusun secara berderet menyamping (berdiri), dengan bagian kepala ada di atas. e. Menentukan peralatan dan perlengkapan arsip 1) Sistem alfabetis Tempat Penyimpanan dan Jumlah Peralatan Pembantu Jumlah Alat utama Filing cabinet Min. 1 Folder gantung Min. 26 Rak sortir 1 buah Guide Min. 26 Buku arsip Ordner Min. 1 Guide Min. 26 Buku arsip 2) Sistem kronologis Jumlah Peralatan Pembantu Jumlah Tempat Penyimpanan dan Alat Utama 1 laci untuk Folder gantung Min. 365 1 tahun Rak sortir 1 buah Filing cabinet Guide Min. 12 Min. 1 Buku arsip Ordner Guide Min. 12 Rak sortir 12 buah Buku arsip 3) Sistem subjek Jumlah Peralatan Pembantu Jumlah Tempat Penyimpanan dan Min. 1 Alat Utama Folder gantung Sesuai kebutuhan Filing cabinet Min. 1 Rak sortir Sesuai kebutuhan Guide Ordner Kartu indeks Cardex Buku arsip Guide Rak sortir Buku arsip 4) Sistem geografis Peralan Pembantu Jumlah Tempat Penyimpanan dan Jumlah

Alat Utama Min. 1 Folder gantung Sesuai kebutuhan Filing cabinet Min. 1 Rak sortir Sesuai kebutuhan Guide Ordner Kartu indeks Cardex Buku arsip Guide Rak sortir Buku arsip 5) Sistem numerik (terminal digit dan DDC) Tempat Penyimpanan dan Jumlah Peralatan Pebantu Jumlah Alat Utama Folder gantung 1.000 buah Filing cabinet Min. 10 laci Rak sortir 1 buah Guide 100 buah Kartu indeks Sesuai kebutuhan Cardex Buku arsip 3. Penyelamatan Arsip Penyelamatan arsip adalah seluruh kegiatan untuk mengupayakan agar arsip selamat, tidak rusak, tidak hilang, dan tetap terjaga baik fisik maupun isinya. 1) Pengamanan arsip Pengamanan arsip adalah kegiatan agar arsip, mauoun isinya, tidak hilang. Fisik arsip dinyatakan hilang apabila arsip tersebut benar-benar sudah tidak tersimpan ditempatnya. Antisipasi masalah ini adlah dengan menempatkan arsip-arsip yang memiliki nilai guna yang tinggi pada tempat yang aman. 2) Pemeliharaan arsip Pemeliharaan arsip dilakukan untuk menjaga agar arsip yang tersimpan selalu dalam keadaan baik dan tidak rusak. 3) Perawatan arsip Perawatan arsip adalah kegiatan untuk mengupayakan agar arsip yang sudah terlanjur rusak, tidak semakin parah kerusakannya. Kerusakan arsip biasanya disebabkan karena adanya bencana. 4) Penyusutan arsip Penyusutan arsip adalah keguatan mengurangi arsip. Kegiatan ini menjadi sangat penting, karena semakin banyak arsip yang disimpan semakin banyak masalah yang akan dihadapi. Terutama kegiatan penemuan kembali menjadi lebih sulit, sehingga waktu temu semakin lama. Sebelum dilakukan penyusutan harus dilakukan perhitungan/analisis atas beberapa hal, yaitu : a) Angka Pemakaian Arsip (APA)

Angka pemakaian adalha besaran angka yang menunjukan persentase arsip yang digunakan dibandingkan dengan arsip yang disimpan dalam periode tertentu. Rumus perhitungan adalah sebagai berikut. APA = Jumlah arsip yang diminta x 100% Jumlah arsip yang disimpan Bila APA > 15% dianggap bahwa arsip masih layak untuk disimpan. Bila APA < 15% arsip harus segera disusutkan karena banyak arsip yang idak digunakan lagi. b) Angkat Kecermatan Arsip (AKA) Angka kecermatan arsip adalah besaran angka yang dapat menunjukan persantase arsip yang diminta untuk ditemukan, disbanding dengan jumlah arsip yang disimpan dalam satu periode tertentu. AKA = Arsip yang tidak ditemukan x 100% Jumlah arsip yang diminta Bila AKA < 3%, berarti tingkat kecermatan masih bagus. Bila AKA > 3%, banyak arsip yang tidak dapat ditemukan dalam jangka waktu yang telah ditetapkan. c) Jadwal retensi arsip Jadwal retensi arsip yaitu suatu daftar yang berisi jangka waktu penyimpanan suatu arsip. Jwal ini dijadikan pedoman untuk melakukan penyusutan arsip, mana arsip yang harus dipindahkan, atau dimusnahkan. Pada pemerintah, ditentukan pula kapan arsip dikirim ke ARNAS 4. Memelihara Sistem Kearsipan Salah satu tujuan utama kearsipan adalah menjamin integritas perusahaan/organisasi dalam penyediaan sumber informasi. Untuk memelihara sistem kearsipan harus di perhatikan beberapa hal berikut. a) Komitmen pihak Setelah sistem dipilih, semua pihak yang berhubungan dengan arsip harus memiliki pemahaman yang sama dan patuh pada aturan-aturan yang ditetapkannya. b) Penyelamatan (pengamanan, pemeliharaan, dan perawatan) arsip dilaksanakan secara terus-menerus, untuk menjamin bahwa semua arsip dalam keadaan selamat, aman dan awet. c) Penjaminan ketersediaan peralatan dan perlengkapan Peralatan dan perlengkapan arsip tersedia sesuai kebutuhan. d) Melaksanakan sistem sesuai standar yang berlaku

Petugas kearsipan melaksanakan semua kegiatan/tahapan-tahapan dalam kearsipan sesuai standar yang telah ditetapkan. Tidak memberi toleransi untuk melakukan kesalahan. e) Semua peminjam arsip wajib menjaga yang mengembalikan arsip yang di pinjamnya tepat waktu. f) Petugas selalu melakukan monitoring dan evaluasi terhadap pengelolaan kearsipan. g) Penyusutan arsip dilakukan sesuai standard an tepat waktu.