หน่วยที่ 6 ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

ใบความรู้ ในปัจจบุ นั น้ ีหน่วยราชการมีการนาเอา เทคโนโลยดี า้ นการสอื่ สาร เขา้ มาใชใ้ นการ ปฏิบตั งิ านสารบรรณ ซึ่งเรยี กว่าระบบสารบรรณ อเิ ลก็ ทรอนิกสเ์ พอื่ ใหผ้ ปู้ ฏิบตั งิ านสารบรรณจะไดร้ บั และสง่ ขอ้ มูลข่าวสารทางราชการไดอ้ ยา่ งรวดเรว็ ประหยดั เวลาและมีประสทิ ธภิ าพ 2

ค ว า ม ห ม า ย ข อ ง ส า ร บ ร ร ณ อิ เ ล็ ก ท ร อ นิ ก ส์ สารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส์ หมายถึง การรบั สง่ ขอ้ มูล ขา่ วสาร หรอื หนงั สอื ราชการผา่ นระบบ สอื่ สารดว้ ยวิธกี ารทางอเิ ลก็ ทรอนิกส์ หรอื เรยี กอีก อยา่ งหน่ึงว่า E-mail (Electronic Mail) 3

คุ ณ ส ม บั ติ ข อ ง ส า ร บ ร ร ณ อิ เ ล็ ก ท ร อ นิ ก ส์ คณุ สมบตั ขิ องสารบรรณอิเล็กทรอนิกสส์ ามารถแบ่ง ออกไดเ้ ป็ น 2 ประเภท คอื 1. คณุ สมบตั ทิ วั ่ ไป 2. คุณสมบตั ดิ า้ นความปลอดภยั 4

ก า ร รั บ ข้ อ มูล อิ เ ล็ ก ท ร อ นิ ก ส์ เม่ือเขา้ ระบบ เรมิ่ ตน้ จะตอ้ งใสช่ ่ือผใู้ ช(้ Username) และรหสั ผา่ น (Password) เสมอ และทาการเขา้ สู่ ระบบ (login) เพ่อื เขา้ สู่ กล่องขาเขา้ (In box) 5

ก า ร ส่ ง ข้ อ มูล อิ เ ล็ ก ท ร อ นิ ก ส์ การสง่ ขอ้ มูลอเิ ลก็ ทรอนิกส์ ผสู้ ง่ ขอ้ มูลสามารถสง่ ขอ้ มูลถึงผรู้ บั ไดม้ ากท่สี ุดคร้งั ละ 60 คน สามารถทา การสง่ ขอ้ มูลได้ 2 วิธี คอื 4.1 การสง่ ขอ้ มูลอิเล็กทรอนิกสแ์ บบธรรมดา 4.2 การสง่ ขอ้ มูลอเิ ลก็ ทรอนิกสแ์ บบแนบ แฟ้มขอ้ มูล 6

การส่งข้อมูลอิ เล็กทรอนิกส์แบบธรรมดา 4.1 การสง่ ขอ้ มูลอเิ ล็กทรอนิกสแ์ บบธรรมดา ใสร่ หสั ผ่าน (Password) และช่ือผใู้ ช้ (Username) ตามทไ่ี ดร้ บั จากสว่ นราชการ และทาการเขา้ สูร่ ะบบ (Login) เพือ่ เขา้ ถึงตไู้ ปรษณียอ์ เิ ล็กทรอนิกส์ และกดป่ ุม “สรา้ ง” เพอื่ ทาการสรา้ งขอ้ มูล 7

การส่งข้อมูลอิ เล็กทรอนิกส์แบบแนบแฟ้ มข้อมูล เลอื กหาขอ้ มูลทสี่ รา้ งไวแ้ ละบนั ทึกไวใ้ น My Document เม่ือพบขอ้ มูลทีต่ อ้ งการแลว้ ให้ กด open เพ่อื เปิ ดขอ้ มูล แลว้ จงึ กดป่ ุม แนบ เพอ่ื ทาการแนบ แฟ้มขอ้ มูล สง่ ไปยงั ผรู้ บั 8

END 9