Q3 Magazine | Hartkamer

Gewoon, evalueren 2.0 opleidingsevaluatie: vast format of eigen modules?

Alles over onze modulaire aanpak Evalueren 2.0 voldoen aan de richtlijnen, evidence-based en ook nog eens zinvol en leuk! Tijden veranderen en thema’s veranderen. Hoe demotiverend is het dan om steeds weer verplicht dezelfde lijstjes in te moeten vullen? De bedoeling is dat je stil staat bij je rol als opleider of als opleidingsteam en het daar met elkaar over hebt. Om te leren van wat goed gaat en waar nog winst te behalen is, zodat A(N)IOS zich in een veilig, plezierig en constructief opleidingsklimaat kunnen ontwikkelen en leren. Vanuit onze gesprekken is het elke keer weer duidelijk dat de open opmerkingen het meeste indruk maken. Hoe fijn is het om te lezen: ‘Neemt uitgebreid tijd om uitleg te geven, neemt tijd voor feedback aan arts-assistenten waarbij hij terugkomt op goede punten en ook nuttige verbeterpunten en adviezen geeft’ of ‘Sterk onderwijs- en onderzoeksprofiel, super hoe deze groep hier actief (personeel en materiaal) in heeft geïnvesteerd’. En ja, dit kan zeker even zeer doen: ‘Wil soms als supervisor diagnose en behandeling veranderen in hoe zij het precies wil, en dan krijg je het gevoel dat jouw voorstel helemaal fout is’. Belangrijk dus om ervoor te zorgen dat standaard stellingen uitnodigen tot het geven van goede feedback, waar je als individuele opleider of als team echt iets aan hebt. 2

Je kunt kiezen uit de volgende Bij ons de keuze: mogelijkheden: vast format of modulair 1. Maximale autonomie | Naast gebruik Door al deze signalen maken van bestaande, door ons ontwik- zijn we gaan nadenken kelde modules, kun je eigen vragen/ over het ontwikkelen modules toevoegen. van een vernieuwende wijze van evalueren; 2. Flexibiliteit | Je stelt een eigen instru- van verplicht periodiek ment samen, gebaseerd op de door ons dezelfde lijstjes ‘ ontwikkelde evidence-based modules. afvinken’ naar zelf bepalen welke input je wilt verzamelen, over hoe anderen je als 3. Vast format | Je maakt gebruik van individuele opleider of opleidersteam ervaren. gestandaardiseerde, uiteraard ook evidence-based instrumenten; De modulaire gedachte doorontwikkeld om opleiderskwaliteiten De kern: evalueren, stimuleren en inspelen en opleidingsklimaat te meten. op actuele ontwikkelingen. En dat op een flexibele en pragmatische manier. Signalen vanuit de praktijk Evidence- en practice based Elkaar versterkende kwaliteitskaders Al onze evaluatie instrumenten worden Vanuit de praktijk komt de wens om de natuurlijk in nauwe samenwerking met richtlijnen en eisen vanuit de verschillende opleiders, academische -en universitaire kwaliteitskaders beter op elkaar aan te laten centra ontwikkeld en continu sluiten. Net als de verkregen data te kunnen doorontwikkeld. combineren om zo een optimaal resultaat te behalen. Dit laatste is één van de recente Dus: gebaseerd op gevalideerde vragenlijsten, dereguleringsacties van de Federatie vertaald naar en geschikt gemaakt voor de Medisch Specialisten over het terugdringen specifieke context van de opleiding. En daar van de registratielast. wordt dan weer onderzoek naar gedaan. Werken vanuit gerechtvaardigd vertrouwen 3 Waar tegenwoordig vaak ‘verantwoorden vanuit wantrouwen’ de norm is, stelt het Visiedocument Medisch Specialist 2025, dat een sfeer van ‘gerechtvaardigd vertrouwen’ nodig is om de beste zorg te kunnen leveren. Hiermee volg je de lijn van het strategisch document ‘van handhaven naar verbeteren’ van de CGS-RGS over toezicht op de kwaliteit van de opleidingen. “Eerlijk gezegd zijn dit altijd sessies waar je vooraf nooit zin in hebt, maar we hebben het allemaal als een goede en nuttige bijeenkomst ervaren.”

Binnen de kaders buiten de lijntjes De basis Waar zijn onze ontwikkelde modules op gebas- seerd? • Verplichtingen en richtlijnen omtrent opleidingsvisitatie en herregistratie • Wensen vanuit de medisch specialistische praktijk • Ervaringen van experts vanuit wetenschap en praktijk. “Ik heb de insteek van de vragen als nuttig en verbindend ervaren. Ik vond de werkwijze pret- tig, met de simpele vraag steeds: wat gaat goed en waar zou je in willen groeien.“ 4

De kerngedachten achter onze aanpak 360 °feedback principe De richtlijnen schrijven voor dat men de eigen perceptie toetst aan die van anderen uit de directe werkomgeving, hetgeen betekent dat de stellingen door anderen beoordeeld moeten kunnen worden. In beperking toont zich de meester Indachtig het modulaire concept, het vermijden van dubbel bevragen én het minimaliseren van de administratieve last, zijn de vragenlijsten compact gehouden. Geleide feedback principe Het bevragen van een beperkt aantal stellingen zal leiden tot het verkrijgen van waardevolle kwalitatieve feedback. Het is vanuit praktijk en wetenschap bekend dat de kwalitatieve opmerkingen de meeste gespreksstof opleveren en het makkelijkst aanzetten tot actie. 5

Onze modules in control met onze flexibiliteit Onderstaande modules zijn beschikbaar voor zowel het individu als voor de groep, afhankelijk van het doel van de evaluatie en de wens van de opleider/het opleidersteam, de COC of OOR. Bij elke module worden de respondenten expliciet uitgenodigd om een toelichting te geven. Daarnaast is er een separate module ‘kwalitatieve informatie’ waarbij gevraagd wordt naar de sterke kanten alsook de punten waar nog winst te behalen valt. Bespreken en aanspreken Een thema dat in besprekingen geregeld onderwerp van gesprek is. Want hoe ingewikkeld blijkt het in de praktijk om op een goede manier te laten weten wat er dwars zit. Aan bod komen items als: • Het is normaal om zorgen over het welzijn of functioneren van een college uit te spreken • Problemen of fouten worden met de daarvoor relevante personen besproken • Men bespreekt het als er iets mis is gegaan, om ervan te leren • Meningsverschillen worden mét elkaar besproken, in plaats van over elkaar. 6

Bevlogenheid Uit recent promotieonderzoek van onze partner Myra van den Goor blijkt dat dokters erg gemotiveerd en toegewijd zijn aan de patiënt, dat ze deze bevlogenheid ook hard nodig hebben om goed te kunnen presteren én dat deze bevlogenheid onder druk staat. Aan bod komen items als: • Doorzetten, ook als zaken niet lopen zoals verwacht • Vol energie voelen • Het werk voelt zinvol en betekenisvol Doelmatigheid Conform de Value Based Healthcare gedachte, gaat het leveren van goede zorg in toenemende mate ook over doelmatigheid kostenbeheersing. Aan bod komen items als: • In overwegingen en besluitvorming komt ter sprake of de geleverde zorg doelmatig is • Wetenschappelijk onderbouwen van beleid wordt regelmatig besproken • Het onderwerp doelmatige zorg is een structureel onderdeel van vakgroep/opleidingsverga- dering Onderwijskundig perspectief / opleiderskwaliteiten Verantwoordelijk zijn voor de opleiding van AIOS, hoe worden deze kwaliteiten ervaren zowel op groeps- als op individueel niveau? Voor de groep komen items aan bod als: • Bijdragen aan een goede opleidingssfeer • De overdracht wordt gebruikt als opleidingsmoment • Toetsen of de patiëntenzorg past bij het niveau van bekwaamheid van de AIOS Voor de individuele supervisor komen items aan bod als: • De supervisor besteedt aandacht aan de leerdoelen • De supervisor biedt proactief aan om een KKB/KPB af te nemen • De supervisor geeft verantwoordelijkheden die passen bij de fase van de opleiding (EPA’s) Verandermanagement in de opleiding Verandering en vernieuwing zijn onderdeel van de gezondheidszorg en daarmee ook van het vormgeven van de opleiding. Het is echter bekend dat zulke veranderingen niet altijd even enthousiast omarmd worden. Aan bod komen items als: • Supervisoren dragen bij aan het veranderproces • De voorgestelde/doorgevoerde verandering heeft de steun van de COC • Supervisoren nemen verantwoordelijkheid voor het slagen van de verandering Psychologische veiligheid Uitgebreid onderzocht en alom bewezen: individuen binnen groepen presteren het beste in een veilige omgeving, waarin ze zich durven uitspreken, hun twijfels durven toegeven en elkaar gemakkelijk om hulp vragen. Aan bod komen items als: • Het waarderen van ieders bijdrage • Gebruik maken van de kwaliteiten van anderen • Toegeven als je iets niet weet 7

Gewoon, goede dokters Q3, het klankbord voor dokters die het belangrijk vinden om aan- dacht te blijven besteden aan hun ontwikkeling. Onze Why, Calling & Comradeship ‘Bevlogen kameraadschap stuwt prestaties arts op; kameraadschap en bevlogenheid, dat zijn de drijvers die dokters tot optimaal presteren bewegen’ - conclusie proefschrift Q3 partner Myra van den Goor. Wetenschappelijk bewezen dus en onze volle overtuiging: het leveren van humane, persoonsgerichte en waardegedreven zorg begint bij aandacht voor deze kernwaarden van hen die deze zorg leveren. Vandaar dat alles wat we bij Q3 doen erop gericht is om deze Calling en Comradeship te stimuleren. Met als doel dat dokters met plezier hun werk kunnen blijven doen. 8

Evidence-based en efficiënt Specialist op 3 gebieden Als dokter weet je van aanpakken. En kun je snel schakelen. Vanuit drie verschillende, elkaar bestuivende vertrekpunten, ondersteunen we medisch specialisten in hun ontwikkeling: indi- vidueel en in groepsverband. Wij zorgen ervoor dat ons aanbod efficiënt, flexibel en bovenal uitermate professioneel is. Net als jij zijn we eigenzinnig, autonoom en snel. Van achterover leunen bij ons óf bij jou is dus geen sprake. “Ik heb het gesprek als heel persoonlijk en meest diepgaande IFMS ervaren tot op heden. Jullie begeleiding voelde veilig en heel integer, hielp echt met het concreter maken van een aangegeven probleem of emotie” Zorgorganisaties waar we mee samenwerken 9

Utopialaan 36 | 5232 CE ’s-Hertogenbosch 073 516 99 40 | q3consult.nl De kern van dokter zijn; Calling en Comradeship Vraag nu het proefschrift en/of het magazine Hartkamer aan. Een eenmalige uitgave gebaseerd op het proefschrift ‘Calling and Comradeship; unravelling the essence of physician performance’. “Een zeer toegankelijk magazine boordevol ervaringsverhalen en praktische tips” - Zorgvisie

{Comradeship} Meer dan collega’s 2 Sofotfot cvhannisetto?f, Harde feiten over soft signals: • Volgens dokters zijn het de subtiele afwijkingen Als er sprake is van slecht functioneren hoor in het normale gedrag van iemand. je vaak: ‘Dat wisten we allang.’ Maar welke • Deze signalen roepen de vraag op: ‘Gaat het signalen zijn er dan geweest? Op welke soft signals kan gelet worden? wel goed met deze collega?’ • Soft signals gaan over collegialiteit en je medeverantwoordelijk voelen voor het welzijn van je collega. Wat helpt? Het werkplezier groeit als je zorgen kunt bespreken en elkaar een helpende hand biedt. Zorg vooral dat je aandacht hebt voor de dingen die goed gaan en die energie geven. Dat stimuleert een cultuur van ‘comradeship and speaking up’. 3 Fpesyecdhboalcokgiesnche veiligheid Helpt feedback bij het creëren van een veiligere omgeving? Even wat feiten: • In een veilige groep geven dokters meer en betere feedback aan elkaar. Dat geldt zowel voor het geven van complimenten als verbetersuggesties. • Andersom werkt het ook: je staat meer open voor feedback als je omgeving veiliger voelt. Wat helpt? Als groep: investeer in de onderlinge band. Dus organiseer die heidag, bespreek feedback, maar vergeet zeker ook de sociale activiteiten niet. Als individu: spreek eens wat vaker je waardering uit naar collega’s en vraag zelf actief om de mening van anderen. 4 iSshcaarriinngg IFMS in de groep bespreken, werkt dat nu echt? Wordt het functioneren daar beter van? De feiten op een rijtje: Wat helpt? • Samen met collega’s reflecteren heeft een positief Je kunt het individu niet los zien van de omgeving. effect op het team én op de individuele dokter. Zorg dus dat je die directe omgeving bij het bespreken van feedback betrekt. Zorg voor • Effect op het team: het versterkt de onderlinge professionele begeleiding bij dit soort bijeenkomsten, verbondenheid. Je deelt eigen ervaringen, bent zodat je er het maximale uithaalt. opener dan je tevoren misschien had gedacht en merkt dat tips & tricks geven aan collega’s Benieuwd naar de kracht stimulerend werkt. van een kameraad? • Effect op het individu: je krijgt beter zicht op Je leest het op de je eigen functioneren en je voelt eerder de urge volgende pagina om in actie te komen. 11

{Beste collega’s} Beste kameraden Vakbroeders én broeders Michael Muller en Jeroen van Waarde werken als psychiaters in het Rijnstate Ziekenhuis in Arnhem. Op de werkvloer delen ze lief en leed met elkaar. Daardoor is er een band ontstaan die verder gaat dan collegialiteit. Een gesprek tussen twee (vak)broeders over kameraadschap. Wat is jullie definitie van kameraadschap? Jeroen: “Voor mij is het méér dan collegialiteit. Als collega’s heb je een professionele relatie, een kameraad is veel meer dan dat. Kameraadschap betekent dat je zorgt voor elkaar. Zaken van elkaar overneemt, zonder gedoe.” Michael: “Collegialiteit is voor mij een operationeel begrip, dat de romantiek van ons vak wegneemt. Kameraadschap gaat ook over de ‘duistere’ kant van het vak, dat je fouten mag maken. Als professional kun je dat op waarde schatten en als kameraad vergeef je dat. Dan weet je: dit is binnen de bandbreedte en je spreekt elkaar aan met een lach. Dat op een goede manier aanspreken kan alleen als je kameraden bent van elkaar.” J: “Zonder kameraadschap zouden we deze complexe toko niet kunnen runnen.” M: “Als die diepere verbondenheid er is, functioneer je lekker en kost je werk minder energie. Het is een emotionele container die veiligheid biedt, een schokabsorbeerder.” J: “Werk en privé vervloeien bij mij hoe dan ook met elkaar, dus het heeft geen zin om ze te scheiden. Die mindset geeft me vrijheid. Dat niet zo strikt scheiden van ziekenhuis en thuis hoort voor mij ook bij het kameraadschappelijke.” Hoe is het met het kameraadschap binnen jullie groep gesteld? Jeroen: “Dat zit hier in de muren. Op een plek als deze is die verbondenheid dan ook hard nodig. We worden enorm op de proef gesteld door onze patiënten, dan moet je kunnen vertrouwen op elkaars kracht. Ik kan ervan op aan dat Michael de keuzes snapt die ik op dat moment maak. Onze werkomgeving duldt eigenlijk niet dat je het niet kameraadschappelijk doet.” Michael: “Onze spreuk is altijd geweest: een voor allen, allen voor een. Dat maakt ons als team plooibaar en flexibel. En naar buiten toe tonen we body. We worden echt gezien als één groep.” J: “Weten dat we elkaars rug hebben, geeft heel veel arbeidsvreugde. Het zorgt ervoor dat ik nooit 12

{Beste collega’s} Beste kameraden uitgeblust van mijn werk vandaan kom. De eerste jaren dat ik hier in het ziekenhuis werkte, woonde ik nog in Amsterdam. Dat betekende vroeg opstaan en pas laat weer thuiskomen. Door de kameraadschap is dat zonder energieverlies gegaan.” Is het lastig voor nieuwe collega’s om hun plek te veroveren? Michael: “Bij het aannemen van een nieuwe collega kijken we heel goed of die persoon ook past binnen onze groep. Lacunes in kennis en techniek zijn bij te leren, maar wat je iemand niet kunt leren, is om aan te sluiten bij de groep en daar onderdeel van te zijn. Daarom gaan we altijd uit eten met een potentiële, nieuwe collega.” Jeroen: “Je krijgt dan meteen een gevoel bij de ander. De basiswaarden moeten matchen. Het hoeft echt niet zo te zijn dat we allemaal hetzelfde denken of vinden. Meer dat je elkaar snel vindt in wat je oké vindt of niet.” Speelt humor een belangrijke rol bij kameraadschap? Jeroen: “Humor is misschien wel het belangrijkste. Om elkaars gekkigheid kunnen lachen. Samen de slappe lach hebben. Dat maakt het ook makkelijker om wrijvingen die er zijn te kunnen delen, zodat je niet de botte boer naar buiten toe bent. En ook dat we onder elkaar grappen kunnen maken over andere instellingen, zodat we als er weer overleg is met zo’n instelling we gewoon professioneel en constructief kunnen zijn.” Michael: “Wat ook kameraadschap typeert, is het maken van grove grappen. Binnen een goed functionerende groep kan dat. We respecteren al onze patiënten en behandelen ze goed, maar onderling moet je daar ook grappen over kunnen maken. Dat kan heel makkelijk worden uitgelegd als een gebrek aan professionaliteit en je zakt op alle CanMeds-criteria door het ijs, maar het moet er zijn. Anders gaat het fout.” Wat doen jullie om de kameraadschap te stimuleren en onderhouden? Michael: “Tweemaal per jaar gaan we op maatschapsweekend. Altijd met een verplichte overnachting, ook al is het dicht bij huis. Daarnaast dineren we regelmatig met elkaar. Er zijn partnerdiners, assistentenetentjes en ieder maatschapsoverleg wordt ook gecombineerd met een diner.” Jeroen: “Uit dat soort avonden zijn de beste plannen voortgekomen. Dan zie je hoe waardevol het is om in een ontspannen omgeving en zonder op de klok te hoeven kijken tijd met elkaar door te brengen. Niet als collega’s, maar als kameraden.” 13

{Aanbevelingen} Voor individu en groep Beter presteren en leuker werken doe je samen Als dokter kun je alleen presteren in een omgeving die calling en comradeship (h)erkent en versterkt. Marktwerking legt echter meer nadruk op processen en procedures. Onderzoekster Myra pleit ervoor om te focussen op personen in plaats van op proces en productiviteit. Dit zijn haar aanbevelingen. Calling Individuele dokter gaat om toewijding aan de patiënt, motivatie en passie, zinvol werk Eigen welzijn eerst Zorg voor jezelf, zowel fysiek als mentaal. Dat is de basis doen en ertoe doen. om goed te kunnen presteren. Comradeship Er is ook een andere wereld Je bent medisch inhoudelijk klaargestoomd om je werk is de positieve en steunende goed te kunnen doen. En dan blijkt het opeens vooral te relatie met collega’s, gebaseerd op gaan om samenwerken, aanspreken en je rol pakken … wederzijds vertrouwen, veiligheid Dat gat kan gevuld worden met postacademisch onderwijs op deze terreinen. en verantwoordelijkheid. De leider, dat ben jij 14 We weten dat bepaald gedrag wel en ander gedrag juist niet helpt om een fijn contact te hebben (en te houden) met je collega’s. En we weten dat goede interpersoonlijke relaties essentieel zijn om goed te kunnen presteren. Dus let erop dat je eens wat vaker: • anderen uitnodigt om iets te zeggen • expliciete waardering uitspreekt • proactief vraagt om andere meningen • een helpende hand biedt • reflecteert op feedback • deelt waar je mee worstelt

{Aanbevelingen} Voor individu en groep Groep Dokters floreren in een omgeving waarin ze zich vertrouwd, gesteund en veilig voelen. Investeer dus in je groep en in elkaar, want zo’n sfeer komt niet vanzelf. Sterker nog: het gaat niet vanzelf goed, maar wel vanzelf fout ... Aan de groepsreflectie Zet in op kwaliteiten Moet dat? Ja dus. Het stimuleert de groepscohesie. En Zorg dat je optimaal gebruikmaakt van de talenten in je ook de ontwikkeling van het individu. Het verlaagt groep. Je presteert beter als je kunt doen waar je goed in de drempel om elkaar aan te spreken en geeft de bent en waar je blij van wordt. mogelijkheid om elkaar te helpen. Doe aan teambuilding Deal met incidenten Je hoeft echt geen vlotten te gaan bouwen ... Maar zo Het helpt om op een open manier met elkaar te praten eens per jaar een strategische dag is wel effectief. In als er iets niet gelopen is zoals verwacht, als zich een andere setting, even uit de waan van de dag, van incidenten, of erger nog, calamiteiten of tuchtzaken gedachten wisselen over belangrijke thema’s die (gaan) voordoen. De impact is groot en steun van directe spelen. collega’s bewezen erg belangrijk. Onderneem activiteiten Leer van elkaar Plan die vrijmibo, ga eens eten na je vakgroepoverleg, Een beter inzicht in de beweegredenen van je collega en doe dat ski-uitje of verzin iets nog veel originelers. het daarover hebben, geeft inzicht in elkaars werkwijze, Elkaar anders en beter leren kennen heeft een heel zorgt voor meer uniformiteit in handelen en creëert positief effect op de onderlinge verbondenheid. meer begrip voor elkaar. Organisatie Als organisatie ben je mede-verantwoordelijk voor het presteren van je dokters. Feit is dat een focus op samenwerking vanuit de organisatie gerelateerd is aan kwaliteit van zorg, patiëntveiligheid en patiënttevredenheid. Om bevlogen dokters in bevlogen teams te laten werken, investeer je actief in een zogenaamde ‘collaborative mindset’. Regel formele support Faciliteer groepsreflectie Zorg dat zaken als peer support goed geregeld Maak het mogelijk dat groepen periodiek bij elkaar zijn. Denk ook aan mentorprogramma’s of interne zitten om onder professionele begeleiding te reflecteren coachingsprogramma’s. op functioneren. Stimuleer tijd voor multidisciplinair overleg Creëer informele ontmoetingsplaatsen Dokters vinden deze overleggen namelijk zeer waardevol De meer informele contactmomenten zijn in en inspirerend. alle efficiency wegbezuinigd, terwijl het bekend is dat dokters daar wel behoefte aan hebben. Sterker nog, veel essentiële zaken worden in de wandelgangen besproken en gedeeld. 15

ComCraaalnldidnegship Hartkamer is een eenmalige uitgave gebaseerd op het proefschrift ‘Calling and Comradeship; unravelling the essence of physician performance’. Een promotie van Myra van den Goor, partner en onderzoeker bij Q3. Q3 Utopialaan 36 5232 CE ‘s-Hertogenbosch 073 615 99 40 [email protected]