หน่วยที่ 2 มุมมองและการสร้างงานนำเสนออย่างง่าย

จดุ ประสงค์ของการเรียนรู้ 1.ผู้เรยี นสามารถอธิบายข้นั ตอนการเปลย่ี นมุมมองงานนำเสนอไดอ้ ย่างถูกตอ้ ง 2.ผเู้ รยี นสามารถเลือกมุมมองของงานนำเสนอได้อย่างเหมาะสม มุมมองและการเปล่ียนมุมมอง โปรแกรม PowerPoint 2010 มีมุมมอง (หรือ View ) หลักๆทีต่ ่างกนั อยู่ 5 มุมมองดังนี้ 1. มุมมองปกติ (Normal View) เป็นมุมมองพ้ืนฐานในการทำงานของโปรแกรม ใชส้ ำหรับออกแบบและ ตกแต่งสิง่ ตา่ ง ๆ ภายในสไลด์ 2. มมุ มองตวั เรียงลำดบั สไลด์ (Slide Sorter View)เปน็ มุมมองสำหรบั การจัดเรียงสไลด์ทั้งหมดท่ีมีอยู่ใน งานนำเสนอ ต้ังแต่สไลด์แผ่นแรกจนถงึ สไลด์แผน่ สุดท้าย ทำให้มองเห็นสไลด์ไดพ้ ร้อมกัน สามารถทำการเพมิ่ หรือ ลบสไลด์ได้งา่ ย 3. มมุ มองหน้าบนั ทึกย่อ (Notes Page) เป็นมมุ มองท่ีใช้สำหรับสรา้ งบันทกึ ข้อความย่อ เพ่ือใช้เตือนความ ทรงจำของผบู้ รรยาย 4.มมุ มองการอ่าน (Reading View) เป็นมมุ มองในการแสดงนำเสนองาน โดยขยายสไลด์ใหเ้ ตม็ หน้าต่าง 5. มุมมองการนำเสนอสไลด์ (Slide Show) เป็นมุมมองสำหรบั หารนำขอ้ มลู ในสไลด์มาทำสไลด์โชว์ โดย จะแสดงเอฟเฟก็ ตท์ ่ีเรากำหนดไวด้ ว้ ย ซ่ึงจะเหมือนกบั การฉายแผ่นสไลด์

การเปลีย่ นมุมมองงานนำเสนอ วธิ ีการเปล่ียนมมุ มองทำได้ 2 วธิ ี การคลิกมมุ มองในแท็บริบบอน และการคลกิ ปุ่มสลับมมุ มอง วธิ ีที่1 คลิก แทบ็ มุมมอง ริบบอน จากนัน้ คลกิ ปุ่มไปยังมุมมองปกติ มมุ มองตวั เรยี งลำดับภาพน่งิ มมุ มองบันทึก หนา้ ยอ่ และมุมมองการนำเสนอสไลด์ตามลำดบั ภาพที่ 1 แทบ็ มุมมอง รบิ บอน วธิ ที ี่2 ให้คลิกปุ่มเปล่ียนมมุ มอง ซึง่ อยู่บริเวณมุมขวาด้านล่างของโปรแกรม ผอู้ ่านจะเจอปุ่มเล็กๆ อยู่ 4ปุม่ ซึ่งเป็น ปมุ่ ทใี่ ช้สลับมมุ มอง เร่มิ ต้นที่มมุ มองปกติ มุมมองตวั เรยี งลำดบั ภาพนิ่ง และมมุ มองการอา่ นตามลำดับ สว่ นปุม่ สุดท้าย คอื มุมมอง Slide Showใช้เพื่อแสดงงานนำเสนอแบบเต็มจอภาพ ภาพที่ 2 แทบ็ เปลี่ยนมมุ มอง วธิ กี ารสร้างงานนำเสนอใน PowerPoint 2010

แบบที่ 1 สร้างงานนำเสนอจากการนำเสนอหน้าเปล่า (Blank) วธิ นี ี้เหมาะสำหรบั ผทู้ ี่ต้องการสรา้ งงานนำเสนอ ดว้ ยตนเอง โดยไมต่ ้องให้ PowerPoint แนะนำอะไรท้ังนั้น เรยี กวา่ การพึ่งความสามารถของตนเอง ภาพท่ี 3 สร้างงานนำเสนอจากการนำเสนอหน้าเปล่า แบบที่ 2 สร้างงานนำเสนอจาก แม่แบบ Template เปน็ การสรา้ งงานนำเสนอ โดยเลอื กจากสไลดส์ ำเร็จรปู ท่ี PowerPoint จดั เตรยี มไว้ วิธีนเี้ หมาะสำหรับผูท้ ีไ่ ม่ค่อยมีเวลามากนัก PowerPoint ได้สรา้ งสไลด์มาให้ จำนวนหน่งึ

ภาพที่ 4 สรา้ งงานนำเสนอจาก แมแ่ บบ Template แบบที่ 3 สรา้ งงานนำเสนอจากชุดรปู แบบ (Theme) เปน็ การสรา้ งงานนำเสนอจากสไลด์ทม่ี ีการออกแบบไว้ เป็นอย่างดี ไม่ว่าจะเป็นพ้นื หลงั สไลด์ สสี ันในส่วนประกอบตา่ งๆ รวมถึงตวั อักษรเรม่ิ แรก PowerPoint จะให้ สไลด์เรามาเพยี งแผ่นเดยี ว หลักจากน้ันใหผ้ ูใ้ ชก้ รอกข้อมลู เลอื กรปู ภาพ หรือสิ่งอน่ื ๆลงไปใน สไลด์ PowerPoint ตามต้องการ ภาพที่ 5 สร้างงานนำเสนอจากชดุ รปู แบบ (Theme) ครงั้ แรกกับการสร้างงานนำเสนอดว้ ย Template จากหวั ข้อที่แล้วเราไดท้ ราบวา่ PowerPoint 2010สามารถสรา้ งงานนำเสนอใหม่ได้ 3 วิธี สรา้ งจากหนา้ เปลา่ (Blank) สรา้ งจากแม่แบบ (Template ) ชดุ รปู แบบ (Theme) แต่ถ้าผ้อู า่ นมเี วลาจำกัดหรือต้องการความรวดเร็ว แนะนำให้สร้างงานนำเสนอ ( Template) เพราะ ใน Template มีการเตรียมสไลดม์ าให้จำนวนหน่งึ วธิ ีการสรา้ งงานนำเสนอชิ้นใหมจ่ ากแม่แบบ มีขน้ั ตอนดังนี้

ภาพท่ี 6 วธิ ีการสร้างงานนำเสนอชิน้ ใหม่จากแมแ่ บบ ภาพที่ 7 วิธกี ารสร้างงานนำเสนอ

ภาพที่ 8 งานนำเสนอช้นิ ใหมจ่ ากแม่แบบ -ดัดแปลงแกไ้ ขงานนำเสนอจาก Template หลังจากทเ่ี ราได้สร้างงานนำเสนอชิน้ แรกจากแมแ่ บบแล้ว เราจะตอ้ งมีการดัดแปลงแกไข้ขอ้ ความ หรอื เปล่ยี นรปู ภาพใหเ้ หมาะสมกับงานนำเสนอท่ีต้องการ ดงั ตัวอยา่ งตอ่ ไปนี้ ภาพท่ี 9 ดัดแปลงแก้ไขงานนำเสนอจาก Template

ภาพที่ 9 คลกิ แท็บริบบอล เพอื่ เปลี่ยนรปู ภาพ ภาพท่ี 10 คลกิ เลือกรปู ภาพ

ภาพที่ 11 รปู ภาพที่ตอ้ งการ ภาพท่ี 11 กรอกข้อความทีต่ ้องการ

ภาพท่ี 12 การดดั แปลงข้อความท่ีต้องการ ทดลองนำเสนอในครั้งแรก หลังจากท่เี ราไดส้ รา้ งงานนำเสนอชนิ้ แรกสำเร็จ จ่อไปนจ้ี ะเปน็ การนำเอาผลงานท่สี รา้ งข้นึ มา แสดงบน หนา้ จอคอมพิวเตอร์ ซึง่ สามารถตอ่ พว่ งไปยังจอภาพขนาดยักษไ์ ดอ้ ีกด้วย ภาพที่ 12 ทดลองนำเสนอในครัง้ แรก

ภาพที่ 12 นำเสนองาน ภาพที่ 12 นำเสนองาน

ภาพที่ 12 นำเสนองาน การบันทกึ งานท่ีสร้างขึน้ มา เม่อื งานนำเสนอเสร็จแลว้ หรอื บนั ทึก เพือ่ จดั เกบ็ งานนำเสนอลงในฮารด์ ดิสก์ โดยการบนั ทึกครงั้ แรกจะ เปน็ การสร้างงานนำเสนอขึ้นมาใหม่ หากมีการแก้ไขแลว้ สง่ั บันทึก กจ็ ะเป็นการบันทกึ ไฟล์งานซำ้ ภาพท่ี 13 เลือกวิธีการบันทึกงานนำเสนอ

ภาพท่ี 14 การบนั ทกึ งานนำเสนอ นอกจากข้นั ตอนดงั กลา่ วขา้ งต้นแลว้ เรายงั สามารถบันทกึ งานนำเสนอไดอ้ ีก 2 วธิ ดี ังนี้ -วิธแี รก ใหค้ ลกิ ปุม่ ซึ่งปมุ่ นจี้ ะอยู่บน Quick Access Toolbar -วธิ ีทส่ี อง ให้กดปุม่ Ctrl + S ภาพท่ี 15 การบนั ทกึ งานนำเสนอ กดปมุ่ Ctrl+s -การบนั ทกึ แบบสร้างสำเนา (Save As)

โดยปกติการใชค้ ำส่งั Save เพอื่ จัดเกบ็ งานนำเสนอน้นั จะเป็นการบนั ทกึ ทบั ไฟล์ แต่ถา้ การสร้างสำเนา งานนำเสนอเพ่มิ อีก 1 ชดุ ให้ใช้คำสง่ั Save As ภาพท่ี 16 เลือกวิธกี ารบนั ทึกแบบสรา้ งสำเนา (Save As) ภาพท่ี 16 การบนั ทึกแบบสรา้ งสำเนา (Save As) - การบันทึกให้เป็นเวอร์ชันเก่า PowerPoint 97-2003 ในคอมพวิ เตอรท์ ต่ี ิดต้ัง PowerPoint เวอรช์ นั เก่า เชน่ PowerPoint 2003, PowerPoint 2002 หรอื PowerPoint 97 นนั้ ไม่สามารถเปิดงานทสี่ ร้างจาก PowerPoint 2010 หรือ 2007 ทงั้ น้เี พราะมีไฟล์ นามสกลุ ท่ตี ่างกัน

ถ้าตอ้ งการการนำเอาไฟล์งานนำเสนอท่สี รา้ งจาก PowerPoint 2010 ไปใชใ้ นคอมพิวเตอร์ท่ตี ิดต้ังเวอร์ ช่ันเก่าแล้ว เราตอ้ งแปลงไฟล์ใหก้ ลายเป็นเวอร์ช่ันเดมิ เสยี กอ่ น โดยใชค้ ำสัง่ Save As ดงั นี้ ภาพที่ 17 การบนั ทึกใหเ้ ปน็ เวอรช์ นั เก่า PowerPoint 97-2003 เปดิ งานนำเสนอเกา่ มาแกไ้ ขปรบั ปรุง นอกจากเราจะสามารถเลือกแมแ่ บบมาสรา้ งงานนำเสนอ เราสามารเรยี กงานเก่าทีเ่ คยบันทกึ ไวม้ าแก้ไข และปรบั ปรุงไดต้ ลอดเวลา ดงั นี้ ภาพที่ 18 เปดิ งานนำเสนอเก่ามาแกไ้ ขปรับปรุง

ภาพท่ี 19 เลือกไฟล์งาน เพ่ือนำมาแกไ้ ข -Open ( เปิด ) หมายถึงการเปิดงานนำเสนอแบบปกติ ซง่ึ มีวิธเี ราสามารถแก้ไขปรบั ปรุงงานนำเสนอที่เปิดมาได้ -Open Read-Only ( เปดิ เพื่ออ่านอยา่ งเดียว ) เปน็ วิธีการเปิดเพอ่ื อา่ นอย่างเดยี ว โดยการแก้ไขอะไรไม่ได้ -Open as Copy ( เปดิ เป็นสำเนา ) เป็นการเปดิ การนำเสนอแบบสรา้ งสำเนาข้นึ มาอกี ชุดหนง่ึ -Open in Browser (เปิดในบราวเซอร์) เป็นการเปิดข้อมูลในโปรแกรมบราวเซอร์ เช่น โปรแกรม Internet Exporer -Open in Protected Viem ( เปิดในมุมมองทไ่ี ด้รบั การป้องกนั ) เปดิ งานนำเสนอข้ึนมาโดยไม่สามารถทจ่ี ะแกไข งานนำเสนอนน้ั ๆได้ จนกว่าจะมีการยืนยันจากผู้ใช้ -Open And Repair ( เปิดและซ่อมแซม ) เป็นวธิ กี ารเปดิ นำเสนอ พร้อมกับซอ่ มแซม หากงานนำเสนอ