บทที่ 5

การบันทกึ รายการในสมุดรายวน แยกประเภทท่วั โป หน่วยท่ี ๕ General ledger * เรียนร้กู ารบนั ถึกรายการแยกประเภถถัว่ โป เพื่อสะดวกในการจดั ถางบการเงนิ ครูผสู้ อน นางนรีรัตน์ สิงห์นันถ์ ตาแหนง่ ครู วิถยฐานะ ครูชานาญการ

หนว่ ยการเรยี นรูท้ ี่ 5 การบันทกึ รายการค้าในสมุดแยกประเภทท่วั ไป บญั ชแี ยกประเภท หมายถึง บัญชที ี่รวบรวมการบนั ทกึ รายการคา้ ท่ีเกิดขึ้นไวเ้ ปน็ หมวดหมู่ หลงั จาก การบนั ทกึ รายการค้าในสมดุ รายวันทั่วไป เรียบร้อยแล้ว จดั เรียงลาดบั ผงั บัญชีของกิจการ เชน่ บญั ชีเงนิ สด เป็นบัญชีทรี่ วบรวมรายการค้าทเ่ี กี่ยวกบั เงินสด บัญชลี กู หน้ี เปน็ บัญชที ่ีรวบรวม รายการค้าท่เี กี่ยวกับลูกหน้ี การบนั ทกึ รายการในแตล่ ะบัญชี จะบนั ทึกไม่ปะปนกนั เพอื่ ให้ตรงตามข้อเท็จจริง เพื่อความเป็นระเบยี บ เรียบรอ้ ย และสะดวก ในการค้าหาหรือแกไ้ ขข้อผิดพลาด ทกุ คร้ังท่ีมรี ายการคา้ เกดิ ข้ึน จะทาให้สนิ ทรัพย์ หน้สี ินและส่วนของเจา้ ของ เปลีย่ นแปลงซ่งึ มผี ลทาให้ ฐานะทางการเงนิ ของกจิ การ เปลี่ยนแปลง ถ้ากจิ การจัดทางบดุลขนึ้ ทุกครง้ั กจ็ าไมส่ ะดวกและเสียเวลา ดงั นนั้ กิจการจะบนั ทกึ รายการค้าในสมดุ บันทึกรายวนั ทวั่ ไป กอ่ น จากน้นั กจ็ ะจาแนกรายการค้าออกเปน็ หมวดหมู่ โดยผา่ นรายการจากสมดุ รายวนั ทวั่ ไปไปบญั ชีแยกประเภท ตามหลักบญั ชคี ู่ ทาใหก้ ิจการสามารถนาข้อมลู มา จัดทางบการเงนิ รายงานทางการเงินไดส้ ะดวกและรวดเร็วดงั น้นั ความสาคัญของบญั ชีแยกประเภท สรปุ ดังน้ี 1. จาแนกรายการคา้ ออกเปน็ หมวดหมู่ 2. ค้นหาและแกไ้ ขข้อมูลได้งา่ ย 3. ไมต่ อ้ งจัดทางบดุลข้ึนทกุ ครงั้ ท่มี รี ายการค้าเกิดข้ึน 4. สะดวกในการหายอดคงเหลอื และจัดทางบและรายงานต่าง ๆ เช่น งบทดลอง กระดาษทาการ เป็นต้น 5. ใช้เป็นหลกั ฐานในการอ้างอิง

สมุดบญั ชแี ยกประเภท (Ledger) แบง่ ออกเป็น 2 ชนิด คอื 1. สมดุ บัญชีแยกประเภทท่ัวไป (General Ledger) เป็นสมดุ ทร่ี วบรวมหรือคุมยอดของบัญชแี ยก ประเภททกุ บัญชี ซงึ่ ใช้บนั ทึก การเปลี่ยนแปลงสินทรพั ย์ หน้ีสินและสว่ นของเจ้าของ (ทุน) ต่อจากการบนั ทึก ลงในสมดุ รายวนั ทัว่ ไป ได้แก่ บญั ชีแยกประเภท สินทรัพย์ เช่น บญั ชเี งินสด บญั ชีเงนิ ฝากธนาคาร บญั ชีลกู หน้ี บญั ชีสนิ ค้า บัญชวี สั ดุสานักงาน บัญชีอาคาร เป็นตน้ บัญชีแยก ประเภทหน้ีสนิ เช่น บญั ชเี จา้ หนีก้ ารคา้ บญั ชี เงนิ กู้ บญั ชีเจ้าหนี้อืน่ ๆ เปน็ ต้น บญั ชแี ยกประเภทสว่ นของเจา้ ของ เช่น บญั ชีทุน บญั ชรี ายได้ (Income) บัญชคี า่ ใชจ้ ่าย (expense) และบัญชีถอนใช้ส่วนตัว 2. สมดุ บญั ชแี ยกประเภทย่อย (Subsidiary Ledger) เป็นท่รี วบรวมของบัญชีแยกประเภทยอ่ ย ของบัญชีคุมยอด (Controlling Accounts) ในสมดุ แยกประเภทท่ัวไป เชน่ สมดุ บัญชีแยกประเภทลูกหนี้ราย ตวั บญั ชีเจ้าหนี้รายตัว ซง่ึ ยอดรวมของบัญชแี ยกประเภท รายตัวท้ังหมดจะเท่ากับยอดรวมในสมดุ บัญชแี ยก ประเภทท่ัวไป รปู แบบของบัญชีแยกประเภท ทนี่ ยิ มใช้กนั ทั่วไปมี 2 แบบ 1. แบบบัญชแี ยกประเภทท่ัวไป (แบบมาตรฐาน) มลี ักษณะคล้ายตัวอักษรภาษาองั กฤษ คือตวั T ซง่ึ แบง่ ออกเป็น 2 ดา้ น ทางด้านซา้ ยมอื คือด้านลกู หน้ีหรอื เดบติ (Debit) ทางด้านขวามอื คือดา้ นเจา้ หน้หี รือ ดา้ นเครดติ (Credit) 2. แบบบญั ชแี ยกประเภทยอ่ ย (แบบแสดงยอดดุล) มีลกั ษณะคลา้ ยกบั รูปแบบของสมุดรายวนั ทวั่ ไป แตม่ ชี อ่ งยอดคงเหลอื เพิ่มขนึ้ มา เพ่ือแสดงรายการคงเหลือทกุ ครงั้ ท่มี กี ารบนั ทกึ รายการและเมื่อต้องการทราบ ยอดคงเหลือ

การผ่านรายการ (Posting) หมายถึง การนารายการค้าที่บนั ทกึ ไว้ในสมุดขั้นตน้ ไปบนั ทึกไว้ในบญั ชี แยกประเภททเี่ ก่ยี วข้อง ตามลักษณะรายการคา้ ทบี่ นั ทึกไว้ ในสมดุ ขน้ั ต้นเม่ือผา่ นรายการเสร็จแลว้ ตอ้ งอา้ งอิง หนา้ บัญชขี องสมุดขั้นตน้ และเลขที่บัญชแี ยกประเภทท่ีเกี่ยวข้องเพื่อใหท้ ราบว่ารายการเดบิตหรือเครดติ ที่ บนั ทกึ ไวใ้ น บญั ชแี ยกประเภทเป็นการผา่ นรายการมาจากสมุดขน้ั ตน้ ประเภทใด หน้าบัญชใี ด และรายการใน สมุดข้นั ต้นทบี่ ันทึกได้ผ่านรายการไปยงั บัญชแี ยกประเภทบัญชีใด และเลขทบี่ ัญชอี ะไร การบนั ทกึ รายการค้าในบัญชีแยกประเภท 1. เปิดบัญชีแยกประเภททั่วไปและให้นาชื่อบัญชีที่เดบิตสมุดรายวนั ทว่ั ไปมาตง้ั เปน็ ช่ือของบัญชแี ยก ประเภทและบันทึกไวท้ างด้านเดบติ โดยเขียน พ.ศ. เดอื น วนั ท่ี ตามทป่ี รากฏในสมุดรายวันทัว่ ไป เขยี นชือ่ บัญชี ทเ่ี ครดติ ลงในช่องรายการและเขียนจานวนเงินตามท่ีปรากฏในสมุดรายวนั ทัว่ ไปลงในช่องจานวนเงินท่เี ดบิต 2. การผ่านรายการด้านเครดิตใหป้ ฏบิ ัติเช่นเดียวกันกบั ดา้ นเดบิตแตเ่ ปล่ยี นมาบันทึกทางดา้ นเครดิต ของบญั ชีแยกประเภททวั่ ไป 3. ในชอ่ งรายการใหเ้ ขยี นคาอธิบาย 3.1 ถา้ เป็นรายการเปิดบญั ชีหรอื การลงทุนคร้งั แรก เชน่ กจิ การนาสนิ ทรัพยห์ ลายอยา่ งมาลงทุน และเจ้าหนี้ ใหเ้ ขียนในช่องรายการวา่ “สมุดรายวันทั่วไป” แต่ถ้าเป็นการนาเงินสดมาลงทุนอยา่ งเดยี วให้เขียน ในช่องรายการเป็นชือ่ บญั ชแี ยกประเภทตรงกันขา้ ม 3.2 ถ้าเป็นรายการเปิดบญั ชโี ดยเร่ิมรอบระยะเวลาบญั ชีใหม่ ในชอ่ งรายการใหเ้ ขียนคาว่า “ยอด ยกมา” ซึ่งหมายความว่าเป็นยอดคงเหลือยกมาจากรอบระยะเวลาบัญชีกอ่ น 3.3 ถา้ รายการระหวา่ งเดือน ในช่องรายการใหเ้ ขียนช่ือบัญชแี ยกประเภทตรงขา้ มกัน การบนั ทึกบัญชีในสมุดรายวนั ท่วั ไปทางด้านเดบิตและเครดิต ถ้ามกี ารบนั ทึกบัญชีมากกว่า 1 บญั ชแี ล้ว รายการค้าลกั ษณะนเี้ รยี กว่า “รายการรวม” (Compound Entries) การผา่ นรายการจากสมดุ รายวันท่ัวไปไปบัญชแี ยกประเภททั่วไปนน้ั ในสมดุ รายวนั ทวั่ ไปจะตอ้ งใสเ่ ลข บญั ชีตามประเภทบัญชีนัน้ ๆ ทีไ่ ดบ้ ันทึกไวใ้ นสมดุ รายวนั ท่วั ไปในช่อง “เลขที่บัญชี” และในชอ่ ง “หน้าบญั ชี” ของบญั ชีแยกประเภท จะใส่หนา้ บัญชขี องสมุดรายวนั ท่วั ไปทีผ่ ่านรายการมา ซ่ึงเรยี กว่า “การอา้ งองิ การผ่าน รายการ (Posting Reference)” การผา่ นรายการคา้ ไปบญั ชแี ยกประเภท ดังน้ี ตัวอยา่ งที่ 1 วนั ท่ี 1 มกราคม 2552 นาย ก. นาเงินสดมาลงทุนในรา้ นซ่อมเครอ่ื งใช้ไฟฟ้า 80,000 บาท

การบนั ทกึ บญั ชใี นสมดุ รายวันทว่ั ไป 1. เมอื่ วิเคราะห์รายการค้าแล้ว เราก็จะนามาบันทกึ รายการในสมุดรายวนั ท่วั ไป โดยยังไม่ตอ้ งใส่ เลขทบี่ ญั ชี จากนั้นเราก็ 2. ผา่ นรายการไปยังบญั ชแี ยกประเภท โดย กรอกรายละเอยี ดให้เรยี บร้อยใสเ่ ลขที่บัญชใี หถ้ ูกต้องตรง หมวดบัญชี การเขียนในชอ่ งรายการให้เขยี นชอ่ื บญั ชี ตรงกนั ข้าม และยอดเงินตามที่ปรากฏในช่องเดบิต หรือเครดติ ของบัญชี การใส่หนา้ บัญชีใหด้ ูตามรายการว่านามาจากรายการค้าทอ่ี ย่หู นา้ บญั ชใี ด

3. จากนนั้ ไปใส่ เลขทบ่ี ญั ชีในสมุดรายวันให้ถกู ต้อง ........ตอ่ มาในวันที่ 5 มกราคม 2552 นาย ก. กเู้ งินจากธนาคารกรงุ ไทย 50,000 บาท มาใช้ในกจิ การ การบนั ทึกบัญชใี นสมดุ รายวันท่วั ไป

......เมือ่ วนั ท่ี 10 มกราคม 2552 ซอื้ รถยนต์จากบริษัท โตโยต้า มาใช้ในกจิ การราคา 680,000 บาทจา่ ยเงนิ สด ทนั ที 200,000 บาท ที่เหลอื ขอชาระในภายหลัง

การบันทกึ รายการในสมดุ รายวนั ท่ัวไป การผา่ นรายการไปยงั บัญชีแยกประเภท