OSMB 109 M7 Flip Book

Módulo 7: Mantenimiento de una base de datos y almacenamiento

Contenido 7.1 Mantenimiento de una base de datos La creación de una base de datos luego de analizar su complejidad requiere una copia de seguridad. Es recomendable crear archivos de respaldo de todas sus bases de datos y efectuar copias de seguridad regularmente para protegerlas. Se entiende por una copia de seguridad como una copia de un archivo. Al realizar una copia de seguridad de su base de datos, básicamente se genera otra copia de la base de datos que puede almacenar en su computadora, en una unidad de red o en otra ubicación segura para evitar pérdida de sus datos. Podemos almacenar una copia de seguridad en el mismo lugar que su archivo original, como en la computadora. Sin embargo, si algo le sucediera a la computadora, ambos archivos se verían afectados. Una mejor solución es guardar una copia de respaldo en una unidad de red o medio extraíble que se almacena en un dispositivo físico diferente ubicación. Por ejemplo, algunas empresas que mantienen datos confidenciales del cliente tienen procesos elaborados. en lugar para almacenar copias de seguridad en computadoras u otros medios en otra parte de la ciudad. De ocurrir cualquier emergencia (desastre natural, por ejemplo) los archivos de respaldo que contienen estos datos estarían seguros en otra ubicación. Al hacer una copia de seguridad de una base de datos, Access agrega automáticamente la fecha al nombre del archivo. Se puede mantener este nombre de archivo como un identificador para el archivo de respaldo o cambiar el nombre de archivo a otra cosa. Se recomienda un nuevo nombre o ubicación para no sobrescribir el archivo original. En el Guardar en el cuadro, elija la ubicación donde desea guardar el archivo. 7.2 Analizar tablas Hemos aprendido que una base de datos sirve para almacenar datos de tal forma que se puedan luego gestionar y recuperar de forma eficiente. Se requiere que estos datos estén repartidos en tablas de la mejor forma posible, en esto consiste el diseño de datos. Por tanto, es

importante dominar algunas características que deben cumplir las tablas obtenidas en la fase de diseño. El objetivo por adquirir al diseñar una base de datos es que no exista redundancia (datos repetidos innecesariamente) para evitar desde la ocupación de más espacio en disco o contener datos almacenados incorrectos. Por ejemplo: una tabla de facturas con los campos número de factura, fecha, importe, nombre del cliente, dirección del cliente, teléfono del cliente, etc.... Probablemente un cliente con varias facturas causará que su nombre, dirección, teléfono y más datos estén repetidos en la tabla de forma innecesaria, causando eventualmente una redundancia, la cual ocasionaría: generar errores en los datos que de no ser corregido causaría tener disponible información errónea. La herramienta ofrecida por Access “Analizar tablas” permite detectar errores en el diseño de la tabla creada: Al detectar redundancia, repartirá los datos en varias tablas, relacionándolas, y de esta forma se almacenará los datos de una forma más eficaz eliminando la redundancia. En el ejemplo anterior, se crearía una tabla para almacenar los datos de los clientes y así los datos de un cliente concreto estarían almacenados una sola vez y las tablas de facturas y clientes estarían relacionadas por el campo código de cliente. Se requiere tener los datos introducidos en la base de datos, para que el programa Access pueda utilizar los valores almacenados en cada campo y \"adivinar\" mejor un diseño mejorado. No obstante, se debe tener en consideración que existirá determinados contextos que el programa no podrá \"adivinar\". Para ejecutar la herramienta se presenta mediante la siguiente imagen:

Del cual se abrirá el cuadro de diálogo Asistente para analizar tablas. Para acceder al asistente para analizar tablas, selecciona del menú Herramientas la opción Analizar y después Tabla y se abrirá el cuadro de diálogo Asistente para analizar tablas: En las dos primeras ventanas se muestran ejemplos de qué cambios puede producir el asistente. Pasando estas dos ventanas, llegamos a la siguiente:

Se podrá seleccionar la tabla a analizar en busca de redundancia. Observa que el asistente no modificará la tabla original, solamente creará nuevas tablas con los datos contenidos en la primera, pero de un modo óptimo. Seleccionada la tabla a analizar se podrá elegir entre dejar que Access haga todo el trabajo o que el usuario realice las tablas con los datos ajustados. Al optar el crear la separación por el mismo usuario se observará la siguiente pantalla:

En esta ocasión se deberá seleccionar los campos que contengan datos duplicados y arrastrarlos fuera para formar nuevas tablas. Se puede renombrar las tablas que se crearán (para asignarles nombres más significativos que indiquen su contenido) haciendo doble clic sobre su nombre o pulsando el botón Cambiar el nombre de la tabla. Los botones Establecer el identificador único y Agregar clave generada para establecer cuál será la clave principal de las nuevas tablas que crees. Importante: los campos numéricos enteros son más rápidos y fáciles de manejar por Access. Por lo tanto, al tener una tabla con múltiples categorías que se repiten a lo largo de los registros, sería conveniente que se separasen en dos tablas, y además establecer una nueva clave principal para la tabla donde almacenes las categorías. Access será más rápido buscando valores numéricos que campos de texto.

7.3 Dividir y analizar el rendimiento de una base de datos Mediante la pestaña Herramientas de la base de datos, se selecciona Analizar rendimiento para analizar todos los objetos definidos en la base de datos. Se analizará los objetos de la base de datos para obtener un informe sobre los cambios que deberían realizarse y lograr la eficiencia de la base de datos. Cuando haces clic sobre la opción aparece este cuadro de diálogo: Para analizar todos los objetos de la base de datos, se seleccionará la pestaña Todos los tipos de objetos para que se listen todos los objetos de la base de datos y pulsar el botón Seleccionar todo para que analice los cambios que deberían hacerse en todos y cada uno de los objetos.

Si se desea analizarla nuevamente, será conveniente analizar únicamente los objetos nuevos o los que hayan cambiado, por tanto, se selecciona la pestaña del tipo de objeto a analizar y luego aparecerá una en la lista de la cual se marca la casilla del o de los objetos a analizar. Luego de seleccionado los objetos a analizar se pulsa el botón Aceptar y Access devolverá un informe sobre qué modificaciones deberías de hacer para optimizar la base de datos. Se puede seleccionar una a una cada Sugerencia, Recomendación o Idea y leer una nota sobre el análisis en particular de ese caso en la parte inferior de la pantalla en el recuadro Notas del análisis. En la imagen se muestra dos Ideas y una Sugerencia que podríamos aplicar. Si Access devuelve alguna Sugerencia o Recomendación puede seleccionarla y pulsar el botón Optimizar para actualizar la base de datos de forma que se apliquen los cambios aconsejados. En este caso el resultado aparecerá marcado con el símbolo de Resuelto.

Cierre La creación de una base de datos mediante el Programa Access 2016 requiere implementar las acciones correspondientes para proteger la misma. Se ha mencionado la importancia de garantizar que la data no sea redundante para no afectar la eficacia de la base de datos y de igual forma, ejecutar las acciones correspondientes para obtener el rendimiento de las tablas creadas.