MSPA 550 M4 Flip Book

Módulo: 4 Tema: Métodos de Control Presupuestario y Principios de Contabilidad Básica

Contenido Sistemas de Contabilidad La información generada de los sistemas contables se utiliza en la toma de decisiones y puede ayudar a mejorar la efectividad y la eficacia de los servicios. Tres de los tipos más comunes de informes son el balance general, estado de resultados y los estados de flujo de efectivo. La auditoría intenta determinar si los estados financieros reflejan con precisión el estado de las cuentas. También la auditoria indican si una organización está operando de manera eficiente y eficaz. Los sistemas de contabilidad se utilizan con fines de cumplimiento, para garantizar que las transacciones financieras se ajustan a la legislación sobre ingresos y apropiación de legislación. Las normas de auditoría generalmente aceptadas conocidas como el (GAAP) constituyen las directrices para la auditoría en el sector público. Informes Gubernamentales versus Informes Financieros La organización principal que es responsable de crear y actualizar estos estándares es la Junta De Contabilidad Gubernamental (GASB). El GASB tiene la tarea de elaboración de normas de contabilidad y presentación de informes financieros para los gobiernos estatales y locales, mientras que el Consejo de Normalización de Contabilidad Financiera (FASB) tiene la misma responsabilidad, pero para todas las demás entidades no relacionadas con actividades de gobierno. Un presupuesto es un requisito legal para ayudar a garantizar que la subdivisión política no incurra en un déficit. En el sector privado, el presupuesto es una herramienta de gestión para determinar si las operaciones tuvieron éxito en un año determinado. Según los pronunciamientos del GASB, la presupuestación es un elemento esencial de los procesos de planificación financiera, control y evaluación de los gobiernos. Las normas del GASB exigen que cada gobierno prepare un presupuesto anual y que el informe financiero anual incluya una comparación del presupuesto estimado con los resultados reales. El GASB tiene como uno de los principales objetivos la presentación de informes financieros. Este debe demostrar si los recursos se obtuvieron y utilizaron de conformidad con el presupuesto adoptado legalmente por una entidad. Auditoria de Gobierno La contabilidad gubernamental se distingue por procedimientos destinados a prevenir el fraude y garantizar la conformidad de la agencia con los requisitos legales. Se ha enfatizado cada vez más en la rendición de cuentas del gobierno por lo que gasta y como maneja sus finanzas generales. La rendición de cuentas del gasto puede adoptar varias formas diferentes. El medio más frecuente de ejercer este tipo de control de gastos es apropiarse por partida y objeto de gasto. Las auditorías financieras se utilizan para garantizar que el dinero se gasta de acuerdo a los artículos autorizados para la compra. El control presupuestario es un sistema de monitoreo que permite a los individuos a cargo comparar los resultados reales frente a los números estimados y ajustar las partidas de ser necesario. Este método permite a la alta gerencia asegurar que los límites de gasto son adecuados. La contabilidad sirve para una variedad de propósitos, pero uno de los más importantes siempre ha sido mantener la honestidad y la integridad. Contabilidad de Fondos Un fondo es una entidad contable con un conjunto de cuentas que se utiliza para registrar recursos financieros y pasivos, así como actividades operativas, y que está segregado para llevar a cabo ciertas actividades o alcanzar objetivos específicos. Un fondo no es una entidad jurídica independiente. Los fondos son utilizados por los gobiernos porque necesitan mantener un control muy estricto sobre sus recursos, y los fondos están diseñados para

monitorear las entradas y salidas de recursos, con especial atención a la cantidad restante de fondos disponibles. Al segregar recursos en múltiples fondos, un gobierno puede monitorear el uso de recursos, minimizando así el riesgo de gastar en exceso o de gastar en áreas no autorizadas por un presupuesto gubernamental. Los principios contables generalmente aceptados permiten el uso de varios tipos diferentes de fondos, con el fondo general generalmente el más importante para cualquier gobierno. Los gobiernos, en cambio, dividen los recursos financieros en entidades contables distintas llamadas fondos. Cada fondo se configura para registrar y tener en cuenta los usos de un grupo específico de activos o fuentes de ingresos o la recaudación de un tipo específico de costos. La contabilidad gubernamental mantiene un control estricto sobre los recursos. Además, separa las actividades en diferentes fondos para aclarar cómo se están dirigiendo los recursos a varios programas. De acuerdo con los principios contables generalmente aceptados y modificados por el GASB, hay 3 clases generales de fondos del sector público y 11 tipos particulares de fondos. Tipos de Fondos 1. Fondos Gubernamentales (Govermental Funds) consiste de 5 tipos: Los cinco tipos de fondos de esta categoría financian las actividades (aplicación de la ley, seguridad pública, escuelas, proyectos de capital, etc.) • Fondo General (General fund) • Fodos Especiales de Ingresos (Special Revenue funds) • Fondos de Proyectos de Capital (Capital Projects funds) • Fondos de Servicio de Deuda (Debt service funds) • Fondos Permanentes (Permanent funds) 2. Fondos de Propiedad (Proprietary Funds) • Fondos de Empresas (Enterprise funds) • Fondos Internos de Servicio (Internal service funds)

3. Fondos de Fidecomiso (Fiduciary Funds) • Fondo de Pensiones (Pension trusts funds) • Fondos de Inversion (Investment trust funds) • Fondos de Agencias (Agency funds) • Fondos para propositos Privados (Private purpose trust funds) Base de contabilidad de los fondos Base de Contabilidad para los fondos: a. Governmental funds—Modified accrual basis b. Proprietary funds—Full accrual basis c. Fiduciary funds—Full accrual basis Formula de Contabilidad Los sistemas contables utilizan fórmulas que permiten el registro sistemático de las transacciones y verificar que las transacciones se han registrado correctamente. La ecuación básica de la contabilidad que se usa es: Assets= Liabilities + Fund balance Calculo de Varianza de Presupuesto Formula: Variance = Budget - Actual Ejemplo1: $1,000 presupuestado - $1,100 gastado = -$100 Varianza (Desfavorable) Unfavorable – significa que se gastó más de lo presupuestado y por ende esta en negativo. Ejemplo2: $1,000 Presupuestado - $1,200 Gasto Actual = $200 Varianza (Favorable) Favorable- Significa que se recibió más ingresos de lo presupuestado. Planificación

Para una entidad gubernamental, el presupuesto representa la autoridad legal para gastar dinero. La adopción de un presupuesto en el sector público constituye que los administradores han tomado un conjunto de decisiones que tiene como resultado la conciliación de los recursos del gobierno con las necesidades de la entidad. Esto implica que el presupuesto es parte del proceso de planificación. El presupuesto también sirve como herramienta para el control y la evaluación de las fuentes y los usos de los recursos. El uso del sistema contable como base permite a los administradores ejecutar y controlar las actividades autorizadas por el presupuesto y evaluar el rendimiento financiero sobre la base de comparaciones entre operaciones presupuestadas y reales. Por lo tanto, el presupuesto está implícitamente vinculado a la rendición de cuentas financiera y se relaciona directamente con los objetivos de información financiera establecidos por el GASB. Esta evaluación suele implicar un examen de cómo se gastaron los fondos, los resultados de los gastos de los fondos y el grado en que estos resultados alcanzaron los objetivos establecidos. Este proceso es fundamental para desarrollar las asignaciones presupuestarias del próximo año. Control Presupuestario • Técnica de control en la que los resultados reales se comparan con las cantidades estimadas. • Cualquier diferencia (varianza) se atribuye a la responsabilidad de los empleados clave encargados de preparar el presupuesto que pueden ejercer la acción de control o revisar los presupuestos originales. Métodos de Control Presupuestario • Presupuesto Base Cero (ZBB): este método comienza desde cero y cada unidad dentro de la organización se analiza por sus necesidades y costos. En este punto, todos los gastos deben justificarse para cada nuevo período. • Ajuste del fondo: la administración puede tomar la decisión de ajustar el fondo de un proyecto a otro. Por ejemplo, si el departamento A necesita más dinero para un nuevo proyecto y el departamento B tiene un excedente de fondos que se puede utilizar, se puede realizar un ajuste de fondo entre departamentos. • Contabilidad de responsabilidades: es el sistema de control de costos basado en centros y divide la organización en unidades similares en las que se asigna a cada responsabilidad. Por ejemplo, la organización se clasifica como centro de beneficio, centro de costo y centro de inversión. • Análisis de desviaciones: una vez que el presupuesto se realiza con los pronósticos estimados, se compara con los resultados actuales. Estas variaciones pueden ser favorables y desfavorables. Esta técnica puede ser útil para reducir los costos.

Recursos: • Presupuesto del Departamento de Justicia- http://www.presupuesto.pr.gov/propuesto2019- 2020/PresupuestosAgencias/DEPARTAMENTO%20DE%20JUSTICIA.htm • Presentación del Módulo en PowerPoint • https://oversightboard.pr.gov/plan-of-adjustment/ • http://www.presupuesto.pr.gov/presupuestoRecomendado2018- 2019/Pages/PRESUPUESTO-POR-AGENCIA.aspx#E • http://www.presupuesto.pr.gov/presupuestoRecomendado2018- 2019/Pages/default.aspx https://media.noticel.com/o2com-noti-media-us-east- 1/document_dev/2019/07/01/FY20%20Budget%20presentacion%20actualizada_15619 97803068_38866612_ver1.0.pdf