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Módulo 6: Creación de informes y cuadros combinados en Access 2016

Contenido 6.1 Creación de informes en Access 2016 Creación de informes Iniciamos compartiendo el siguiente video muestra la manera básica de crear informes. Un nuevo informe puede crearse automáticamente con todo el contenido de la tabla o consulta seleccionando en el Panel de Navegación: o Diseño de informe: optar un informe en blanco en la vista diseño y se requiere ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él. o Informe en blanco abre un informe en blanco en vista Presentación. o Asistente para informes va guiando paso por paso en la creación del informe. Asistente para informes: En la pestaña Crear, grupo Informes, iniciaremos el asistente pulsando el botón: Aparecerá esta primera ventana: o En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el informe.

o Primero se selecciona la tabla o consulta de donde seleccionará los datos del cuadro Tablas/Consultas este será el origen del informe. Si se requiere obtener datos de varias tablas, se debe crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir origen del informe esa consulta. o Luego se selecciona los campos haciendo clic sobre el campo para seleccionarlo y clic sobre el botón o simplemente doble clic sobre el campo. o Si por equivocación se selecciona un campo, se pulsa el botón y el campo se quita de la lista de campos seleccionados. o Si se requiere seleccionar todos los campos a la vez, se hará clic sobre el botón o deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón. Al seleccionar el botón Siguiente, aparecerá la siguiente ventana: En esta pantalla Asistente para informes se elige los niveles de agrupamiento dentro del informe. Puede agruparse los registros que aparecen en el informe por varios conceptos y para cada concepto añadir una cabecera y pie de grupo, en el pie de grupo normalmente se visualizarán totales de ese grupo.

Para añadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, hacer clic sobre el campo del cual se requiere agrupar y hacer clic sobre el botón (o directamente hacer doble clic sobre el campo). En la parte de la derecha aparece un dibujo que indicará la estructura que tendrá el informe, en la zona central aparecen los campos que se visualizarán para cada registro. Para quitar nivel de agrupamiento, hacer clic sobre la cabecera correspondiente al grupo para seleccionarlo y pulsar el botón. X.2 Creación cuadros combinados en Access 2016 Los cuadros de lista y los cuadros combinados pueden ser controles enlazados o sin enlazar. Estos controles pueden buscar valores en una lista fija que el propio usuario escribe o puede buscar valores en una tabla o consulta. Para crear un cuadro combinado o un cuadro de lista dependiente que busquen valores en una tabla o una consulta, debe asegurarse de que el formulario esté basado en un origen de registros que incluya un campo de clave externa o un campo de búsqueda. Esto permite crear las relaciones necesarias para vincular los datos del cuadro de lista o del cuadro combinado con los datos del formulario. A continuación, presentaremos las definiciones de los dos controles de lista para los formularios: el cuadro de lista y el cuadro combinado. Cuadro de lista: El control de cuadro de lista muestra una lista de valores u opciones. El cuadro de lista contiene filas de datos y normalmente se ajustan para que varias filas estén visibles en todo momento. Las filas pueden tener una o varias columnas, que pueden aparecer con o sin encabezados. Si la lista tiene más filas de las que se pueden mostrar en el control,

Access muestra una barra de desplazamiento en el control. El usuario está limitado a las opciones que aparecen en el cuadro de lista; no es posible escribir un valor en un cuadro de lista. Cuadro combinado El control de cuadro combinado proporciona una forma más compacta de presentar una lista de opciones; la lista está oculta hasta que hace clic en la flecha desplegable. Un cuadro combinado también le permite escribir un valor que no está en la lista. De esta manera, el control de cuadro combinado combina las características de un cuadro de texto y un cuadro de lista. 1. Haga clic en la flecha para ver la lista desplegable. 2. Haga clic en una opción de la lista desplegable. La página electrónica de Microsoft Access nos comparte de una manera sencilla, los pasos para la creación de cuadros combinados o cuadro de lista: 1. Haga clic con el botón secundario en el formulario en el panel de navegación y luego haga clic en Vista Diseño. 2. En la pestaña diseño, en el grupo controles, asegúrese de que la pestaña usar asistentes para está seleccionada. 3. Haga clic en la herramienta cuadro de lista o en la herramienta cuadro combinado . 4. En el formulario, haga clic donde quiera colocar el cuadro de lista o el cuadro combinado. 1. Según lo que elija, se inicia el Asistente para cuadros de lista o el Asistente para cuadros combinados. 5. Cuando el asistente le pregunte cómo quiere obtener los valores para el control, haga lo siguiente:

1. Si quiere mostrar los datos actuales desde un origen de registros, haga clic en Deseo que el cuadro de lista/cuadro combinado busque los valores en una tabla o consulta. 2. Si quiere que se muestre una lista fija de valores que cambien en ocasiones, haga clic en Escribiré los valores que desee. 3. Si quiere que el control realice una operación de búsqueda, en lugar de funcionar como una herramienta de entrada de datos, haga clic en Buscar un registro en el formulario según el valor que he seleccionado en mi cuadro de lista/cuadro combinado. Esto crea un control independiente con una macro incrustada que realiza una operación de búsqueda en función del valor que especifica el usuario. 6. Siga las instrucciones para especificar de qué manera aparecerán los valores. 7. Si elige una de las dos primeras opciones en la primera página del asistente, el asistente le pregunta qué quiere que Access haga cuando usted selecciona un valor. Siga uno de estos procedimientos: 1. Para crear un control independiente, haga clic en Recordar el valor para utilizarlo más adelante. Esto significa que Access conservará el valor seleccionado hasta que el usuario lo cambie o cierre el formulario, pero no escribirá el valor en una tabla. 2.Para crear un control dependiente, haga clic en Almacenar el valor en el campo y luego seleccione el campo con el que quiere enlazar el control. 8. Haga clic en Siguiente y escriba una etiqueta para el control. Esta etiqueta aparecerá junto al control. 9. Haga clic en Finalizar.

El siguiente video Formulario Cuadros Combinados Access ilustrará todo lo discutido anteriormente. Finamente, te invito a acceder al siguiente enlace relacionado a la creación de un cuadro de lista o un cuadro combinado al agregar un campo de búsqueda a un formulario X.3 Los controles de formularios e informes y etiquetas Controles de formularios e informes Use la propiedad controles para referirse a uno de los controles en un formulario, subformulario, informe o sección dentro o adjunto a otro control. Por ejemplo, la primera sintaxis del código devuelve el número de controles ubicados en Form1. El segundo hace referencia al nombre de una propiedad dentro de un control. Cada control en la colección de un objeto tiene un índice único cuyo valor puede ser un entero o una cadena. El valor del índice para el primer control en una colección es 0; el valor para el segundo control es 1, y así sucesivamente. Este valor indica el orden en que se agregaron los controles a la colección. Si el índice es una cadena, representa el nombre del control. La propiedad Name de un control también especifica el nombre de un control. Puede usar la colección Controls para enumerar o contar controles individuales y establecer sus propiedades. Por ejemplo, puede enumerar la colección Controles de un formulario en particular y establecer la propiedad Altura de cada control en un valor especificado. Los siguientes videos ayudarán a entender los conceptos discutidos: • creación de controles de formularios e informes • cuadro combinado en tabla Access

Etiquetas Según los datos almacenados en las tablas, MS Access presenta opciones para la creación de etiquetas. Se recomienda utilizar al Asistente para etiquetas de Access para crear e imprimir un informe que tiene el formato para ajustar las etiquetas. El contenido de éstas puede ser los datos almacenados en tablas o listas de contactos de datos que se importan o vinculados desde otros orígenes como libros de MS Excel o MS Outlook. Otra alternativa es \"armonizar\" los datos con un documento de Microsoft Word e imprimirlos en este mismo programa. Los siguientes videos muestran como crear las etiquetas: • Creación de etiquetas • Access etiquetas En el siguiente enlace encontraras contenido para crear las etiquetas y su impresión: • Crear e imprimir etiquetas postales Cierre Se entiende que los elementos en un formulario o informe que se presentan o se imprimen los datos se llaman controles, los cuales pueden colocarse como parte de un formulario o informe. A modo de repaso, podemos inferir que la parte principal son las tablas que contienen los datos de las cuales se obtienen las consultas y por consiguiente, se crean los formulario y los informes. Finamente, podemos indicar que las etiquetas se definen como un informe específico para la impresión de información en un formato en particular. Nuevamente aprendimos de otras funciones que MS Access dispone para manejar efectivamente la base de datos creada, según la necesidad del usario.