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Módulo 4: Manejo del Tiempo del Proyecto: 6 Procesos

Contenido 4.1. Plan del Manejo del Tiempo del Proyecto a. Incluye los procesos necesarios para manejar a tiempo la terminación del proyecto. Incluyen los siguientes procesos: Definición de Actividades, Secuenciar y/o Relacionar Actividades, Estimación de Recursos de las Actividades, Estimación Duración de las Actividades, Desarrollar el Cronograma (calendario) y Control del Cronograma. b. Es el plan de proceso de establecimiento de las políticas, los procedimientos y la documentación para planificar, desarrollar, gestionar, ejecutar y controlar el cronograma del proyecto. c. Establece los criterios y las actividades para desarrollar, monitorear y controlar el cronograma. El plan de manejo del cronograma puede ser formal o informal, altamente detallado o ampliamente enmarcado, basado en las necesidades del proyecto e incluye umbrales de control apropiados. d. Establece • El desarrollo del modelo de cronograma del proyecto. Se especifica la metodología de programación y la herramienta de programación que se utilizará en el desarrollo del modelo de programación del proyecto. • El nivel de precisión. El rango aceptable utilizado para determinar las estimaciones realistas de duración de la actividad se especifica y puede incluir una cantidad para contingencias. • Las unidades de medida. Cada unidad utilizada en mediciones (como horas de personal, días de personal o semanas para medidas de tiempo, o metros, litros, toneladas, kilómetros o yardas cúbicas para medidas de cantidad) se define para cada uno de los recursos. • Los enlaces a procedimientos organizacionales. El WBS proporciona el marco para el plan de gestión del cronograma, lo que permite la coherencia con las estimaciones y los cronogramas resultantes. • El Mantenimiento del modelo de cronograma del proyecto. Se define el proceso utilizado para actualizar el estado y registrar el progreso del proyecto en el modelo de programación durante la ejecución del proyecto.

• Los análisis de control. Los análisis de variación para monitorear el desempeño del cronograma pueden especificarse para indicar una cantidad de variación acordada que se permitirá antes de que se deban tomar algunas medidas. Los umbrales generalmente se expresan como desviaciones porcentuales de los parámetros establecidos en el plan de referencia. 4.2. Definición de las Actividades a. Identifica y documenta las acciones específicas que se realizarán para producir los entregables del proyecto. El beneficio clave de este proceso es dividir los paquetes de trabajo en actividades que proporcionan una base para estimar, programar, ejecutar, monitorear y controlar el trabajo del proyecto. Contiene 3 Outputs: (1) Lista de Actividades, (2) Atributos de las Actividades y (Lista de Hitos). • Lista de actividades- La lista de actividades es una lista completa que incluye todas las actividades del cronograma requeridas en el proyecto. La lista de actividades también incluye el identificador de la actividad y una descripción del alcance del trabajo para cada actividad con suficiente detalle para garantizar que los miembros del equipo del proyecto entiendan qué trabajo se debe completar. Cada actividad debe tener un título único que describa su lugar en el cronograma, incluso si ese título de actividad se muestra fuera del contexto del cronograma del proyecto. • Atributos de las Actividades- Las actividades, distintas de los hitos, tienen duraciones, durante las cuales se realiza el trabajo de esa actividad, y pueden tener recursos y costos asociados con ese trabajo. Los atributos de actividad amplían la descripción de la actividad al identificar los múltiples componentes asociados con cada actividad. Los componentes para cada actividad evolucionan con el tiempo. Los atributos de actividades incluyen códigos de actividad, actividades predecesoras, actividades sucesoras, relaciones lógicas, clientes potenciales y retrasos, requisitos de recursos, fechas impuestas, restricciones y suposiciones. • Lista de Hitos- Un hito es un punto o evento significativo en un proyecto. Una

lista de hitos es una lista que identifica todos los hitos del proyecto e indica si el hito es obligatorio, como los requeridos por contrato, u opcional, como los basados en información histórica. Los hitos son similares a las actividades del cronograma regular, con la misma estructura y atributos, pero tienen una duración cero porque los hitos representan un momento en el tiempo. • Las actividades se definen creando el WBS (Actividades, Trabajos, Tareas). Por tal razón, la creación o desarrollo del WBS es sumamente importante para el plan del manejo del tiempo y todos los planes de la gerencia de proyectos. 4.3. Secuenciar y/o Relacionar Actividades a. Proceso de identificar y documentar las relaciones entre las actividades del proyecto. El beneficio clave de este proceso es que define la secuencia lógica de trabajo para obtener la mayor eficiencia dadas todas las limitaciones del proyecto. Cada actividad e hito, excepto el primero y el último, deben estar conectados a al menos un predecesor con una relación lógica de fin a inicio o de principio a inicio y al menos un sucesor con una relación lógica de fin a inicio o fin a fin. b. Las relaciones lógicas deben diseñarse para crear un cronograma de proyecto realista. Puede ser necesario usar tiempo de adelanto o retraso entre actividades para apoyar un cronograma de proyecto realista y alcanzable La secuencia se puede realizar mediante el uso de software de gestión de proyectos o mediante técnicas manuales o automatizadas. c. En el Diagrama de red del cronograma del proyecto se representa gráficamente las relaciones lógicas, también denominadas dependencias, entre las actividades del cronograma del proyecto. 4.4. Estimación de Recursos de las Actividades a. Estima el tipo y las cantidades de materiales, recursos humanos y equipos necesarios para realizar cada actividad. El beneficio clave de este proceso es que identifica el tipo, la cantidad y las características de los recursos necesarios para

completar la actividad, lo que permite estimaciones de costo y duración más precisas. b. Contiene 2 Outputs: (1) Requisitos de recursos de actividad y (2) Estructura de desglose de recursos. • Requisitos de recursos de actividad - Identifican los tipos y cantidades de recursos necesarios para cada actividad en un paquete de trabajo. Estos requisitos se pueden agregar para determinar los recursos estimados para cada paquete de trabajo y cada período de trabajo. La cantidad de detalles y el nivel de especificidad de las descripciones de requisitos de recursos pueden variar según el área de aplicación. La documentación de requisitos de recursos para cada actividad puede incluir la base de la estimación para cada recurso, así como los supuestos que se hicieron para determinar qué tipos de recursos se aplican, su disponibilidad y qué cantidades se utilizan. • Estructura de desglose de recursos - Representación jerárquica de los recursos por categoría y tipo. Ejemplos de categorías de recursos incluyen mano de obra, material, equipo y suministros. Los tipos de recursos pueden incluir el nivel de habilidad, el nivel de grado u otra información según sea apropiado para el proyecto. La estructura de desglose de recursos es útil para organizar e informar los datos del cronograma del proyecto con información de utilización de recursos. 4.5. Estimación Duración de las Actividades a. Estima el número de períodos de trabajo necesarios para completar las actividades individuales con los recursos estimados. El beneficio clave de este proceso es que proporciona la cantidad de tiempo que tomará completar cada actividad, lo cual es un aporte importante en el proceso de Desarrollo del cronograma. b. La estimación de la duración de la actividad utiliza información sobre el alcance de la actividad del trabajo, los tipos de recursos requeridos, las cantidades estimadas de recursos y los calendarios de recursos. c. Requiere una estimación de la cantidad de esfuerzo de trabajo requerido para

completar la actividad y la cantidad de recursos disponibles estimados para completar la actividad. Estas estimaciones se utilizan para aproximar el número de períodos de trabajo (duración de la actividad) necesarios para completar la actividad utilizando los calendarios apropiados de proyectos y recursos. d. Todos los datos y supuestos que respaldan la estimación de la duración se documentan para cada estimación de la duración de la actividad e. Duración de la actividad Estimaciones • Las estimaciones de la duración de la actividad son evaluaciones cuantitativas del número probable de períodos de tiempo necesarios para completar una actividad. • Las estimaciones de la duración de la actividad pueden incluir alguna indicación del rango de posibles resultados. Por ejemplo: 2 semanas ± 2 días, lo que indica que la actividad tomará al menos ocho días y no más de doce (suponiendo una semana laboral de cinco días); 15% de probabilidad de exceder tres semanas, lo que indica una alta probabilidad, 85%, de que la actividad demore tres semanas o menos. 4.6. Desarrollar el Cronograma a. Proceso de analizar secuencias de actividades, duraciones, requisitos de recursos y restricciones de cronograma para crear el modelo de cronograma del proyecto. b. El beneficio clave de este proceso es que al ingresar actividades de programación, duraciones, recursos, disponibilidad de recursos y relaciones lógicas en la herramienta de programación, genera un modelo de programación con fechas planificadas para completar las actividades del proyecto. c. El modelo de cronograma se utiliza para determinar las fechas de inicio y finalización planificadas para las actividades del proyecto y los hitos en función de la precisión de las entradas. d. El desarrollo del cronograma puede requerir la revisión y revisión de las estimaciones de duración y los estimados de recursos para crear el modelo de cronograma del proyecto para establecer un cronograma de proyecto aprobado que

pueda servir como una línea de base para seguir el progreso. e. Una vez que se han determinado las fechas de inicio y finalización de la actividad, es común que el personal del proyecto asignado a las actividades revise sus actividades asignadas y confirme que las fechas de inicio y finalización no presentan conflictos con los calendarios de recursos o actividades asignadas en otros proyectos o tareas y siguen siendo válidos. A medida que avanza el trabajo, la revisión y el mantenimiento del modelo de cronograma del proyecto para mantener un cronograma realista continúa durante toda la duración del proyecto. f. Línea de base del Cronograma- Una línea base del cronograma es la versión aprobada de un modelo de cronograma que solo se puede cambiar a través de procedimientos formales de control de cambios y se utiliza como base para la comparación con los resultados reales. Es aceptado y aprobado por las partes interesadas apropiadas como la línea de base del cronograma con las fechas de inicio y las fechas de finalización de la línea de base. Durante el monitoreo y el control, las fechas de referencia aprobadas se comparan con las fechas reales de inicio y finalización para determinar si se han producido variaciones. La línea base del cronograma es un componente del plan de gestión del proyecto. g. Los datos del cronograma para el modelo de cronograma del proyecto son la recopilación de información para describir y controlar el cronograma. Los datos del cronograma incluyen al menos los hitos del cronograma, las actividades del cronograma, los atributos de la actividad y la documentación de todos los supuestos y restricciones identificados. h. Gráfica de barras - Estos gráficos, también conocidos como gráficos de Gantt, representan información de programación donde las actividades se enumeran en el eje vertical, las fechas se muestran en el eje horizontal y las duraciones de las actividades se muestran como barras horizontales colocadas de acuerdo con las fechas de inicio y finalización i. Gráficos de hitos - Estos gráficos son similares a los gráficos de barras, pero solo identifican el inicio o la finalización programada de los principales entregables y las interfaces externas clave. j. Calendario de proyecto - Identifica días hábiles y turnos disponibles para

actividades programadas. Distingue los períodos de tiempo en días o partes de días que están disponibles para completar las actividades programadas de los períodos de tiempo que no están disponibles. Un modelo de cronograma puede requerir más de un calendario de proyecto para permitir diferentes períodos de trabajo para algunas actividades para calcular el cronograma del proyecto. Los calendarios del proyecto pueden actualizarse. 4.7. Control del Cronograma a. Es el proceso de monitorear el estado de las actividades del proyecto para actualizar el progreso del proyecto y administrar los cambios en la línea base del cronograma para lograr el plan. El beneficio clave de este proceso es que proporciona los medios para reconocer la desviación del plan y tomar acciones correctivas y preventivas y así minimizar el riesgo. b. Información de desempeño de rendimiento - Los indicadores de rendimiento de tiempo SV (Schedule Variance) y SPI (Schedule Performance Index) son calculados para los componentes WBS, en particular los paquetes de trabajo y las cuentas de control, se documentan y comunican a las partes interesadas. c. Programar pronósticos - Las previsiones programadas son estimaciones o predicciones de condiciones y eventos en el futuro del proyecto en función de la información y el conocimiento disponibles en el momento de la previsión. Las previsiones se actualizan y vuelven a emitir en función de la información sobre el rendimiento laboral proporcionada a medida que se ejecuta el proyecto. La información se basa en el rendimiento pasado del proyecto y el rendimiento futuro esperado, e incluye indicadores de rendimiento del valor ganado que podrían afectar el proyecto en el futuro. d. Solicitudes de Cambio - El análisis de la variación del cronograma, junto con la revisión de los informes de progreso, los resultados de las medidas de desempeño y las modificaciones al alcance del proyecto o al cronograma del proyecto pueden dar lugar a solicitudes de cambio en la línea base del cronograma, la línea base del alcance y / u otros componentes del plan de gestión del proyecto. Las solicitudes de

cambio se procesan para su revisión y disposición a través del proceso de realizar control de cambio integrado. Las acciones preventivas pueden incluir cambios recomendados para eliminar o reducir la probabilidad de variaciones negativas en el cronograma.