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Módulo 7: Medios de Comunicación Electrónica

Contenido Internet El Internet ha ido ganando a lo largo de los años una posición muy relevante convirtiéndose en el medio más importante de cara a la comunicación con los stakeholders. Este medio es especialmente útil debido a la gran variedad de posibilidades que ofrece, ya que no se queda simplemente en una comunicación unidireccional sino que permite mucho más. Permite un grado de interacción entre empresa y consumidor; sus stakeholders, pudiendo llegar a compartir experiencias, críticas, información, etc. Las empresas en este medio virtual utilizan herramientas como páginas web (la página web oficial de la empresa), blogs, videos (como YouTube) y redes sociales. Sin embargo, una de las herramientas más utilizadas por las empresas es el correo electrónico. Esta puede desempeñar un importante papel en la empresa. No obstante, su uso inapropiado puede ocasionar importantes pérdidas de productividad e incluso en la imagen y en la seguridad de la empresa. El email se ha convertido en una herramienta muy presente en las empresas y también en un medio muy apreciado por los empleados. Según estudios sobre tecnologías en el trabajo, el email es la tecnología favorita seguida del teléfono móvil, los portátiles, el teléfono, el procesador de textos, la hoja de cálculo, el fax y otros. El email es la herramienta más extendida, un 83,7% de las empresas disponen de correo corporativo. El uso del resto de tecnologías es más limitado, un 45,5% dispone de sitio web; siendo todavía inferior la disponibilidad de una herramienta de comunicación interna como es intranet (un 32,6%), y la extensión de intranet a agentes externos de la empresa, sólo un 16,9% cuenta con extranet que, sin embargo, supone la tasa de variación más importante: un 38,1% . Los sistemas de comunicación electrónicos, donde se incluye el email, afectan a los procesos de comunicación, por tanto, su éxito depende en gran medida del interés de los usuarios en compartir su información o conocimiento, y del nivel de explotación de las posibilidades que ofrecen estas tecnologías.

Beneficios del uso del email Dentro de las tecnologías colaborativas, y más concretamente dentro de los sistemas de comunicación electrónicos, el correo electrónico ocupa un lugar primordial fundamentalmente por su bajo costo, amplia difusión (clientes, proveedores, público, empresas, etc.), facilidad de uso, diversidad de usos (envío de archivos, agenda, búsqueda, etc.) permitiendo la comunicación asíncrona y la sincronizada, en diferentes lugares pero también en el mismo lugar. El email es la herramienta preferida de comunicación organizacional interna y externa. Al carecer apenas de estructura, su implantación es inmediata y resulta fácil de usar; sin embargo, es importante prever los resultados negativos que se pueden derivar, fundamentalmente la sobrecarga de información. También son importantes la despersonalización de las relaciones y los problemas de seguridad por espionaje o sabotajes. Cada día son más importantes los usos ajenos al profesional que está llevando a muchas empresas a regular, e incluso intervenir su empleo. De los usos no profesionales destacan: circulación de mensajes, archivos, chistes, etc. de contenido sexual o racial que ocasionan importantes pérdidas de productividad, pero que además pueden conducir a denuncias y despidos. Ante los problemas que pueden ocasionar un empleo incontrolado del email, algunas empresas están comenzando a implantar políticas para el uso de internet y del email en el trabajo. Comunicación a través del Internet El Internet ha roto con el paradigma comunicativo clásico y ha creado un nuevo modelo mediante la trasformación de las variantes tradicionales; de esta forma, se genera un nuevo espacio virtual donde convergen todos los tipos de comunicación preexistentes. En consecuencia, tanto el rol de emisor como el de receptor adquieren nuevas características y funcionalidades en el entorno digital, de modo que Internet sitúa los dos papeles al mismo nivel. Existen tres pilares sobre los que se asienta la comunicación digital: interacción, hipertextualidad y carácter multimedia.

Redes Sociales El concepto de redes sociales es conocido como servicios on-line a través del Internet que permiten crear un perfil a las personas y compartirlo con el perfil de otras personas para establecer una comunicación (Boyd & Ellison, 2007). Debido a la influencia de las redes sociales, las empresas se ven empujadas a incluirlas dentro de sus estrategias de comunicación. Las redes sociales generan mucha influencia, es el boca a boca y es mucho más rápido, transparente y dinámico. Pero se debe tener en cuenta lo siguiente: “Solo se quedarán si la conversación es entretenida, valiosa e interesante” (Revista de antiguos alumnos del IEEM, 2010). Se debe destacar también el importante papel que juega aquí el móvil (e incluso los demás dispositivos móviles tales como tablets). El móvil permite una conexión de 24 horas al día a estas redes sociales provocando que la interacción no tenga pausa posible, aunque claramente se ve reducida drásticamente en horario nocturno o de madrugada. Es interesante saber que las empresas tienen establecidos unos horarios para sus empleados para trabajar en la comunicación en la plataforma, mientras que la interacción de los usuarios puede darse las 24 horas del día los 365 días del año. Esto exige un control constante, para estos encargados de la empresa en las redes sociales, de las plataformas en las que esté presente la empresa. Las empresas deben aprender a adaptarse a estos cambios del entorno. Las redes sociales para las empresas son, por tanto, fundamentales a la hora de controlar la información de estas en Internet (comentarios, opiniones, críticas, sugerencias…) (Alonso, 2015). A la hora de mejorar las conversaciones entre stakeholders y la empresa es importante la comunicación de los mensajes corporativos y objetivos dentro de las redes sociales. Estos medios on-line han afectado de forma significativa a las relaciones públicas y el departamento de comunicación desde la aparición de los blogs. Por lo tanto, se podría deducir que “Las empresas deben hacer un uso correcto de las redes sociales si pretenden seguir siendo competitivos en el mercado” (Gómez, 2011). Las organizaciones han tenido que centrar el foco de la comunicación empresarial en las redes sociales (o medios de comunicación social, estos incluyen plataformas como Wikipedia, YouTube, Facebook, Twitter.

Intranet: Lograr una organización interna lo más eficiente posible es una de las tareas más complicadas en las empresas y organizaciones, ya que a veces es la propia empresa por su estructura interna, la que entorpece la generación de nuevas ideas, limita la comunicación entre departamentos o ralentiza algunos procesos sin querer. Una buena manera de mejorar todos estos procesos es el uso de herramientas para desarrollar una intranet que ayude a mejorar y organizar a la empresa. Esta herramienta puede ser muy útil para cualquier organización. Cabe distinguir que Internet es el conjunto de redes interconectadas entre si, a nivel mundial, en el que convergen diferentes plataformas de hardware y software, con el propósito de proporcionar información y servicios. Sin embargo la Intranet es una red interna de una institución, empresa u organización, que puede proporcionar los servicios de Internet, sistemas de información y aplicaciones de software para uso privado de dicha institución. Beneficios del Intranet 1.Ahorro de tiempo y costos. Aunque requiere de una inversión inicial para su puesta en marcha, a medio plazo supone un ahorro de tiempo y costos. Un ejemplo, los empleados al tener la información disponible en un solo lugar, reducen el tiempo en la búsqueda de información que necesitan, pudiendo dedicar ese tiempo a otras tareas. 2.Mejora la rapidez y eficiencia en la comunicación con los empleados. La realización de anuncios directamente en la intranet es más rápida que otras vías de comunicación y la información queda archivada para posteriores consultas. Además, permite ofrecer de manera simultánea la misma información a todos los empleados y todo ello a un costo muy bajo. Y en caso necesario, es posible realizar el envío de comunicaciones solo a determinados grupos dentro de la empresa. 3.Se centraliza la comunicación en un único entorno. 4.Mejora la seguridad: Una intranet bien implementada es totalmente segura para la empresa y sus empleados. Además se puede ofrecer información determinada a los grupos de usuarios que se necesita, evitando que empleados no autorizados accedan a información de otros departamentos.

5.Aumenta la colaboración entre los empleados. Una intranet puede ser el medio para que empleados de distintos departamentos colaboren de forma más rápida y eficiente y se creen sinergias entre ellos, a través de foros o redes sociales corporativas. 6.Gestión del conocimiento: La creación de foros puede ayudar a que los empleados difundan sus conocimientos y así todos puedan aprender. 7.Mejora la imagen de la empresa de cara a sus empleados. Si una empresa u organización tiene intranet y la usa para gestionar vacaciones, lanzar comunicados, la reserva de material o salas de reuniones, los empleados encontrarán los trámites administrativos internos más sencillos por lo que mejorará la opinión que tienen de la empresa y su satisfacción. 8.Se puede conectar con las bases de datos de la empresa y otras aplicaciones usadas. 9.Sin limitaciones horarias o de espacio. Está abierta permanentemente y accesible a todos los empleados incluidos los que están de viaje o trabajando en cliente. 10.Formación. Puede usarse como apoyo para la formación de los empleados. 11.Incrementa la productividad. La búsqueda de información resulta más fácil y rápida por lo que los empleados pierden menos tiempo en este tipo de tareas. Además una intranet bien desarrollada integrada con un sistema de Vigilancia Tecnológica puede incluso ayudar a informarles de información de interés para su trabajo, alertas de legislación, boletines de Difusión Selectiva de Información, etc. En conclusión, una intranet corporativa ayuda a las empresas y organizaciones a mejorar muchos de sus procesos internos a un coste menor y con mayor eficiencia que los métodos descentralizados usados tradicionalmente. Extranet La Extranet es un una Intranet «extendida», que permite el acceso no sólo al personal de la organización sino también a usuarios autorizados que sin pertenecer a ella, se relacionan a través de procesos o transaccioes, como pueden ser clientes, proveedores, empresas vinculadas, etc (La extrtanet, 2013). Es una Red privada virtual que utiliza

protocolos de Internet, protocolos de comunicación y probablemente, infraestructura pública de comunicación, para compartir de forma segura parte de la información u operación propia de una organización con proveedores, compradores, socios, clientes o cualquier otro negocio u organización. Para acceder a la misma, el usuario no tiene que ser –necesariamente trabajador de esa empresa, pero si debe tener algún tipo de vínculo con dicha entidad (socio, cliente, etc.). Es por ello que ésta requiere de un grado alto de seguridad, para que no pueda acceder cualquier persona (Rivero y Basnuevos, s.f). Una Extranet permite a los usuarios tener acceso limitado a la información que necesitan de la Intranet de la empresa, con la intención de aumentar la velocidad y la eficiencia de su relación de negocio. Estos sistemas son el siguiente elemento a incorporar por las empresas en su transición tecnológica (después de los sitios en Internet y las intranets), ya que permiten obtener beneficios tangibles de un sitio web. Ya no se trata únicamente de un sitio informativo que explica la misión, historia e infraestructura de la empresa, o expone la forma de contactar con ella, lo que comúnmente se denomina un «sitio institucional» de la empresa, sino de un espacio en línea donde se pueden incorporar aplicaciones y herramientas tecnológicas para acelerar los procesos diarios de negocio. Por ejemplo, se pueden crear aplicaciones para realizar órdenes de compra en forma automatizada, o bien crear reportes de venta. Además, las Extranets ayudan a disminuir los costos de operación, debido a que reducen los gastos administrativos, los de telefonía y papel.