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Módulo 3: Planificar la gestión de los costos

Contenido 3.1 Las entradas para la creación del plan de gestión de los costos del proyecto Planificar la Gestión de los Costos es el proceso de definir como se han de estimar, presupuestar, gestionar, monitorear y controlar los costos del Proyecto. El beneficio de este proceso es que proporciona guía y dirección sobre cómo se gestionarán los costos del proyecto a lo largo del mismo. Este proceso se lleva a cabo una única vez o en puntos predefinidos del proyecto. Para construir el plan de gestión de costos se necesita el acta de constitución del proyecto (“Project Charter”), el plan de dirección del proyecto, los factores ambientales de la empresa y los activos de la organización. Además, para construir el plan de gestión de costos utilizaremos técnicas como el juicio de expertos, análisis de datos y reuniones que incluyan las partes interesadas en el proyecto y/o personas con experiencia en proyectos similares. Finalmente, con la información que obtenemos del acta de constitución del proyecto (“Project Charter”), el plan de dirección del proyecto, los factores ambientales de la empresa y los activos de la organización y utilizando las técnicas y herramientas necesarias, podremos completar el plan de gestión de costos. El acta de la constitución del Proyecto proporciona los recursos financieros pre aprobados a partir de los cuales se desarrollan los costos detallados del proyecto. Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto es el proceso de desarrollar un documento que autoriza formalmente la existencia de un proyecto y confiere al gerente de proyecto la autoridad para asignar los recursos de la organización a las actividades del proyecto. El acta de constitución del Proyecto define los requisitos para la aprobación del Proyecto, que influirán en la gestión de los costos del mismo. Otro documento que se utiliza para construir el plan de gestión de costos de un proyecto es el plan de dirección del proyecto. Este documento se crea en la etapa inicial del proyecto. El plan para la dirección del proyecto define la manera en que el proyecto se ejecuta, se monitorea, se controla y se cierra. El contenido del plan para la dirección del proyecto varía en función del área de aplicación y de la complejidad del proyecto. En particular, para construir el plan de gestión de costos se hace referencia al plan de gestión del cronograma y al plan de gestión de los riesgos. El plan de gestión del cronograma establece los criterios y las actividades para desarrollar, monitorear y controlar el cronograma. También, el plan de gestión del cronograma proporciona procesos y controles que afectaran la estimación y la gestión de los costos. Por otro lado, el plan

de gestión de los riesgos proporciona el enfoque para identificar, analizar y monitorear los riesgos. Además, proporciona procesos y controles que afectarán la estimación de la gestión de los costos. Otra consideración de entrada son los factores ambientales de la empresa. Los factores ambientales de la empresa (EEFs) hacen referencia a condiciones que no están bajo el control del equipo del proyecto y que influyen, restringen o dirigen el proyecto. Estas condiciones pueden ser internas y/o externas a la organización. Los factores ambientales (externos) que pueden influenciar en el proceso “Planificar la gestión de los costos” incluyen: • La cultura y la estructura de la organización • Las condiciones del mercado • Las tasas de cambio de divisas • La información comercial publicada • El sistema de información para la dirección de proyectos • Las diferencias de productividad en diferentes partes del mundo Finalmente, los activos de los procesos de la organización se consideran como entradas en la creación del plan de gestión de costos. Los activos de los procesos de la organización (OPAs) son los planes, los procesos, las políticas, los procedimientos y las bases de conocimiento específicos de la organización ejecutora y utilizados por la misma. Dado que los OPAs son internos a la organización, los miembros del equipo del proyecto podrían efectuar actualizaciones y adiciones a los activos de los procesos de la organización, según sea necesario a lo largo del proyecto. Los activos de los procesos de la organización que influyen en el proceso Planificar la Gestión de los Costos incluyen: • Procedimientos de control financiero (p.ej., informes de tiempos, revisiones requeridas de gastos y desembolsos, códigos contables y disposiciones contractuales estándar) • Información histórica y bases del conocimiento de lecciones aprendidas • Bases de Datos financieras

• Las políticas, procedimientos y guías existentes, formales e informales, relacionados con la gestión de costos y el presupuesto. 3.2 Herramientas y Técnicas en la planificación de la gestión de los costos de proyecto. Para construir el plan de gestión de costos utilizaremos técnicas como el juicio de expertos, análisis de datos y reuniones que incluyan las partes interesadas en el proyecto y/o personas con experiencia en proyectos similares. Los gerentes de proyecto a menudo confían en el juicio de expertos para lograr un buen desempeño. Ser consciente de la pericia personal y de donde encontrar otros con la pericia necesaria es importantes para el éxito como gerente de proyectos. El juicio de expertos es el juicio que se brinda sobre la base de la experiencia en un área de aplicación, área de conocimiento, disciplina, industria, etc., según resulte apropiado para la actividad que se está ejecutando. Dicha experiencia puede ser proporcionada por cualquier grupo o persona con educación, conocimiento, habilidad, experiencia o capacitación especializada. Además, una de las técnicas utilizadas para la construcción del plan de gestión de costos es el análisis de datos. El análisis de datos es utilizado para para organizar, examinar y evaluar datos e información. En esta primera etapa de planificación se utiliza el Análisis de alternativas. El análisis de alternativas puede incluir la revisión de opciones estratégicas de financiación, tales como autofinanciación, financiación a través de acciones, o financiación mediante deuda. También puede incluir la consideración de las formas de adquirir los recursos del proyecto, tales como construir, comprar, alquilar o arrendar (“leasing”). Finalmente, los equipos de proyecto pueden celebrar reuniones de planificación para desarrollar el plan de gestión de los costos. Los participantes en estas reuniones pueden incluir el gerente del proyecto, el patrocinador del proyecto, determinados miembros del equipo del proyecto, determinados interesados, personas que ostenten responsabilidades relativas a los costos del proyecto y cualesquiera otras, según las necesidades. El gerente de proyectos debe prepararse adecuadamente para las reuniones. En la mayoría de las reuniones, el moderador principal es el gerente de proyectos. Para gestionar adecuadamente las reuniones, el gerente de proyecto debe preparar la agenda, asegurarse de invitar a un representante de cada grupo clave de interesados y preparar y enviar el acta y las acciones de seguimiento.

3.3 Las salidas (resultados) del plan de gestión de los costos del proyecto El plan de gestión de los costos es un componente del plan para la dirección del proyecto y describe la forma en que se planificarán, estructurarán y controlarán los costos del proyecto. Los procesos de gestión de costos, así como sus herramientas y técnicas asociadas, se documentan en el plan de gestión de los costos. El plan de gestión de los costos es un componente del plan para la dirección del proyecto y describe la forma en que se planificarán, estructurarán y controlarán los costos del proyecto. Los procesos de gestión de costos, así como sus herramientas y técnicas asociadas, se documentan en el plan de gestión de los costos. El plan de gestión de los costos podría, por ejemplo, establecer lo siguiente: • Unidades de medida- Se definen, para cada uno de los recursos, las unidades que se utilizarán en las mediciones. • Nivel de precisión. Consiste en el grado de redondeo, hacia arriba o hacia abajo, que se aplicará a las estimaciones del costo de las actividades, en función del alcance de las actividades y de la magnitud del proyecto. • Nivel de exactitud- Se especifica el rango aceptable que se utilizará para hacer estimaciones realistas sobre el costo de las actividades, que puede contemplar un determinado monto para contingencias • Enlaces con los procedimientos de la organización- La estructura de desglose del trabajo (EDT/ WBS) establece el marco general para el plan de gestión de los costos y permite que haya coherencia con las estimaciones, los presupuestos y el control de los costos. El componente de la EDT/WBS que se utiliza para la contabilidad de los costos del proyecto se denomina cuenta de control. A cada cuenta de control se le asigna un código único o un número o números de cuenta vinculados directamente con el sistema de contabilidad de la organización ejecutora. • Umbrales de control- Para monitorear el desempeño del costo, pueden definirse umbrales de variación, que establecen un valor acordado para la variación permitida antes de que

sea necesario realizar una acción. Los umbrales se expresan habitualmente como un porcentaje de desviación con respecto a la línea base del plan. • Reglas para la medición del desempeño - Se establecen reglas para la medición del desempeño mediante la gestión del valor ganado (EVM). EVM es un método de medición de rendimiento que integra medidas del alcance del proyecto, del costo (o recursos) y del cronograma para ayudar al equipo de dirección del proyecto a evaluar el rendimiento del proyecto. Formatos de los informes- Se definen los formatos y la frecuencia de presentación de los diferentes informes de costos.