OSMB 109 M2 Flip Book Revisado

Módulo 2: Teoría y diseño de base de datos – MS Access 2016

Contenido Microsoft Access 2016: historia, ventajas y desventajas Según Pérez y Merino (2017) Access o Microsoft Access, es un software que permite gestionar una base de datos y forma parte de Microsoft Office (paquete de aplicaciones que permiten realizar tareas de oficina). La primera versión de Access fue lanzada en 1992 y de diversas versiones causó la incrementaron la funcionalidad del software. Actualmente, Access es un programa utilizado para la gestión de datos a través de informes y consultas, que incluso puede importar información creada con otros softwares (como Microsoft Excel). Access es una herramienta vital para muchas personas, tanto en su vida profesional como laboral, debido a: • Permite darle forma a bases de datos de manera sencilla e intuitiva. • Cada una de las bases se pueden personalizar y sin necesidad de tener que contar con un desarrollador. • Cuenta con una serie de plantillas para que el usuario pueda hacer empleo de las mismas sin tener que perder tiempo en crear una propia. • Se pueden compartir todas las bases de datos creadas de forma rápida y mediante distintos medios. • Access es un programa que interactúa clara y sencilla con otros softwares de Microsoft (Excel e incluso Word o PowerPoint). • Se instala sin dificultad, rápidamente se puede comenzar a utilizar, es un programa de tipo multiusuario. • Su interfaz es intuitiva y permite importar datos de forma fácil y rápida

• Es una alternativa económica a la hora de realizar distintas bases de datos comparada con otros softwares. Por el contrario, sus desventajas: • Es un programa útil para particulares, pequeñas y medianas empresas, pero no para compañías de grandes dimensiones por el volumen de datos con los que puede trabajar o almacenar. • Puede presentar ciertas carencias de seguridad en comparación a otros programas. Objeto de una base de datos en Microsoft Access Una base de datos en Access, se compone de varios tipos de objetos para que la base de datos funcione según las necesidades (Quiros, 2016): • Tablas: son los contenedores de información en la base de datos. Una tabla de base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo en cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas. Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros se almacena información. Cada registro está formado por uno o varios campos. Los campos equivalen a las columnas de la tabla. Los campos deben designarse como un determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha u hora, número o algún otro tipo. • Formularios: los formularios permiten: crear una interfaz de usuario en la que puede escribir y modificar datos; contener botones de comandos y otros controles que realizan distintas tareas; programar botones de comandos para determinar qué datos aparecen en el formulario, abrir otros formularios o informes, o ejecutar otras tareas; y permiten controlar de qué manera otros usuarios interactúan con los datos de la base de datos. • Informes: utilizados para dar formato a los datos, resumirlos y presentarlos. Por lo general, un informe responde a una pregunta específica como: \"¿Cuánto dinero recibimos

de cada cliente este año?\" o \"¿En qué ciudades residen nuestros clientes?\". Cada informe puede: darse un formato para presentar la información de la manera más legible posible; ejecutar un informe por vez y siempre se reflejan los datos actuales de la base de datos; darles un formato para imprimirlos, pero también pueden verse en pantalla, exportarse a otro programa o enviarse como datos adjuntos en un correo electrónico. • Consultas: las consultas pueden realizar diversas funciones en una base de datos. La función más común es recuperar datos específicos de las tablas y de los cuales generalmente están distribuidos en varias tablas y las consultas le permiten verlos en una única hoja de datos. Si no se requiere ver todos los registros a la vez, las consultas le permiten agregar criterios para \"filtrar\" los datos y obtener solo los registros que quiere. • Macros: pueden considerarse un lenguaje de programación simplificado que puede usar para agregar funciones a la base de datos y contienen acciones que ejecutan tareas (abrir un informe, ejecutar una consulta o cerrar la base de datos). La mayoría de las operaciones de la base de datos que realiza manualmente se pueden automatizar mediante el uso de macros, convirtiéndose en dispositivos que ahorrar mucho tiempo. • Módulos: como las macros, son objetos que puede usar para agregar funciones a la base de datos. Mientras que las macros se crean en Access mediante la elección de una lista de acciones de macro, los módulos se escriben en el lenguaje de programación Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Un módulo es una colección de declaraciones, instrucciones y procedimientos que se almacenan juntos como una unidad.

Interfaz Microsoft Access El siguiente video muestra de una forma sencilla cómo ingresar al programa Access. Aunque se menciona Access 2010, para propósitos de este contenido, puede ser utilizado de referencia. Panel de navegación: al iniciar Access aparece una pantalla inicial la cual puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento: