OSMB 109 M8 Flip Book

Módulo 8: Access 2016 Avanzado: Tablas, Formas, Reportes, Consultas

Contenido 8.1 Creación de tablas avanzadas Cuando una plantilla de tabla no se ajusta a sus necesidades, puede crear una tabla personalizada en la Vista Diseño. En Vista de Diseño, puede insertar campos, establecer tipos de datos y realizar otras tareas avanzadas de diseño de tablas. Crear una tabla personalizada Crear una tabla desde cero en la Vista Diseño le brinda la máxima flexibilidad. Se puede agregar campos, configurar tipos de datos, definir propiedades de campo y definir una clave primaria. A medida que crea una tabla, se permite insertar y eliminar filas en el diseño de la tabla. Por ejemplo, al crear una nueva tabla en blanco, se debe agregar campos para la nueva tabla en la vista Diseño. Crear un nuevo campo para una tabla en la vista Diseño incluye escribir el nombre en la columna Nombre del campo; elegir un tipo de datos del menú en la columna Tipo de datos; y escribiendo una descripción, si desea, en la columna Descripción. Además, puede modificar las propiedades del campo en el campo Sección de propiedades de la cuadrícula de diseño. Una vez que haya completado el diseño de su tabla, se debe guardar. Recuerda: si aún no se ha definido un clave principal, Access pedirá realizarlo cuando guarde la tabla. En los siguientes videos muestra cómo crear una base de datos de Access para compartir en una página Web y cómo realizar algún cambio de diseño luego de haber publicado la base de datos en una página Web. De requerir información adicional accede en este enlace.

8.2 Formularios y consultas avanzados en Access 2016 El grupo de plantillas y el grupo de formularios En la pestaña de Crear se encuentran los menús con comandos para crear todos tipos de formas, muchas ya aprendidas. Específicamente en el grupo Formularios, en el botón Partes de la aplicación en el grupo Plantillas y los botones Navegación y más formularios en el grupo Formularios. Las siguientes imágenes muestran los menús y comandos que usa para crear formularios avanzados. Botones de partes de aplicación y menú Botones de navegación y menú Botones con formas y menú

Finalmente el siguiente video indica como crear formularios avanzados Avanzado de formularios: https://youtu.be/qScCQb-hVLk Creación de un subformulario Un subformulario es una herramienta conveniente que permite ver datos de más de una tabla o consulta en el mismo formulario. Un subformulario es un formulario que se inserta en otro formulario. El formulario primario se llama formulario principal, y el formulario dentro del formulario se llama subformulario. Una combinación de formulario / subformulario a veces se denomina formulario jerárquico, formulario maestro / detalle o formulario padre / hijo. Puede usar el Asistente para Formularios para ayudarlo a crear subformularios rápidamente. Para mejores resultados, todas las relaciones deben establecerse primero. Esto permite que Access cree automáticamente los enlaces entre subformularios y formularios principales. Al trabajar con una base de datos relacional, a menudo necesita ver datos de más de una tabla o consulta en el mismo formulario. Por ejemplo, desea ver los datos de los pacientes, así como información sobre los pedidos del cliente al mismo tiempo. Los subformularios son una herramienta conveniente para hacer esto. Los subformularios son especialmente efectivos cuando desea mostrar datos de tablas o consultas que tienen una relación de uno a muchos: el formulario principal muestra datos del lado \"uno\" de la relación y el subformulario muestra los datos del lado \"muchos\" de la relación. Este breve video muestra de una manera sencilla cómo crear un subformulario en Acces. Consultas avanzadas Las consultas son herramientas poderosas que utiliza para recuperar exactamente los datos que necesita de su base de datos, mostrando solo los registros relevantes. Dependiendo de la información a mostrar, estas consultas avanzadas pueden ayudar a refinar los resultados de la

búsqueda o realizar las acciones que desee. Una consulta de tabla cruzada calcula una suma, promedio, recuento u otro tipo de total en los registros y luego agrupa los resultados por dos tipos de información: uno en el lado izquierdo de la hoja de datos y el otro en la parte superior. Cuando resume los datos utilizando una consulta de tabla cruzada, se selecciona valores de campos o expresiones especificados como encabezados de columna para que pueda ver los datos en un formato más compacto que con una consulta de selección. Crear consultas de tabla cruzada Una consulta de tabla cruzada es un tipo especial de consulta que muestra sus resultados en una cuadrícula similar a una hoja de cálculo de Excel. Las consultas de tabla cruzada resumen sus valores y luego los agrupan por dos conjuntos de hechos: un conjunto de encabezados de fila al costado y un conjunto de encabezados de columna en la parte superior. Una consulta de tabla cruzada generalmente incluye datos de más de una tabla y siempre incluye tres tipos de datos: los datos utilizados como encabezados de fila, los datos utilizados como encabezados de columna y los valores que desea sumar o calcular de otra manera. Una consulta de tabla cruzada no siempre llena todos los campos en el conjunto de resultados porque las tablas que utiliza en la consulta no siempre contienen valores para cada punto de datos posible. La forma más fácil de crear una consulta de tabla cruzada es usar el Asistente de consultas de tabla cruzada. Para ejecutar una consulta de tabla cruzada, haga doble clic en el Panel de navegación o haga clic en ella y luego presione Entrar. Cuando ejecuta una consulta de tabla cruzada, los resultados se muestran en la vista Hoja de datos. Imagen del asistente de consulta de tabla cruzada (primera pantalla):

Imagen del resultado de consulta de tabla cruzada: Finalmente, este corto video muestra la creación de una consulta de tabla cruzada mediante el asistente.

Reportes Avanzados Un grupo es una colección de registros separados visualmente con cualquier información introductoria o resumida. Los informes se pueden agrupar en campos o expresiones. Un campo de agrupación es un campo por el cual se agrupan los datos. Los niveles de agrupación son la disposición anidada de los grupos en un reporte. Access crea niveles sangrados para mostrar los grupos de mayor a menor prioridad. Se puede cambiar el nivel de un grupo en el Asistente de informes utilizando las flechas de prioridad hacia arriba y hacia abajo. Se permite especificar hasta 10 niveles de agrupación en un informe. Los grupos se pueden anidar para que pueda ver fácilmente la estructura del grupo. Cuando los datos se organizan en grupos, a menudo es más fácil de comprender y se vuelve más significativo. Por ejemplo, si desea ver el rendimiento de ventas para cada región, es más fácil revisar estos datos si las ventas de cada región se agrupan. Se puede ir un paso más allá y especificar otro nivel de grupo, como vendedor. Esto permite agrupar un informe por región y por vendedor dentro de cada región. Se permite especificar intervalos de agrupación utilizando el botón Opciones de agrupación. Intervalos de agrupamiento establece la forma en que se agrupan los registros. Pueden ser muy útiles para organizar una gran cantidad de registros en un grupo. Puede agrupar en el primer carácter de un campo de texto para que todos los registros están visualmente separados alfabéticamente. Puede especificar un intervalo de grupo de un día, semana, mes o trimestre en un campo de fecha. Esto es útil si desea ver las ventas de cada semana en un reporte. También puede especificar un intervalo personalizado. Utilizar el asistente de informes Puede especificar fácilmente grupos con el Asistente de informes al crear un nuevo informe. Esta es una fácil y rápida forma de crear un informe con grupos. El Asistente de informes le permite

especificar cómo los datos se agrupan a medida que crea el informe. También permite agregar agrupación a un informe existente usando el panel Agrupar, Ordenar y Total. Las opciones de agrupación le permiten especificar aún más cómo desea que grupos que aparecerán en su informe. 8.3 Integración de MS Excel en Access El siguiente video te mostrará cinco razones para integrar MS Excell a MS Access. Luego de entender la utilidad de integrar MS Excell a MS Access, observa el siguiente video el cual indica cómo transferir los datos de MS Excell a MS Acces de una forma sencilla y de igual forma cómo conectar Excell con base de datos de Acces. Cierre MS Access ofrece la oportunidad de crear una base de datos para disponer de esta información según la necesidad del usuario. Entre las herramientas ofrecidas, podemos mencionar: tablas, consultas, formularios e informes, de las cuales se disponen una serie de plantillas que con apenas unos clics de ratón tendremos funcionando nuestra base de datos. para proyectos más complejos proporciona un montón de asistentes que con cuatro preguntas tienes un botón que abre un informe, o añade un registro a tu base de datos o simplemente cierra el programa. Finalmente, en este módulo 8 nos mostró otras herramientas de programación avanzada, como por ejemplo ir directamente a programar en Visual Basic, herramienta incluida dentro de Microsoft Access, y que permitir dar rienda suelta a tu imaginación hasta límites inimaginables.