Módulo 7 Flip Book

Módulo 7: Gerencia de Inventario

Contenido 7.1 La administración de inventario Inventario son las existencias de una pieza o recurso utilizado en una organización. En otras palabras, el inventario es el almacenaje físico de cualquier artículo o recurso utilizado en una organización. Un sistema de inventario es el conjunto de políticas y controles con los cuales se vigilan los niveles del inventario y determinan los que se van a mantener, el momento en que es necesario reabastecerlo y las dimensiones de los pedidos. Por convención, el término inventario de manufactura se refiere a las piezas que contribuyen o se vuelven parte de la producción de una empresa. El inventario de manufactura casi siempre se clasifica como materias primas, productos terminados, partes componentes, suministros y trabajo en proceso. En los servicios, el término inventario por lo regular se refiere a los bienes tangibles por vender y los suministros necesarios para administrar el servicio. El propósito básico del análisis del inventario en la manufactura y los servicios es especificar 1) cuándo es necesario pedir más piezas y 2) las cantidades de los pedidos. Muchas empresas suelen establecer relaciones de plazos mayores con los proveedores para cubrir sus necesidades quizá de todo un año. Esto cambia las cuestiones de “cuándo” y “cuántos pedir” por “cuándo” y “cuántos entregar”. Los gerentes de operaciones de todo el mundo reconocen que, para la empresa, una buena administración del inventario es un tema de sobrevivencia. Por un lado, una empresa puede reducir sus costos al disminuir el inventario; por el otro, la falta de un artículo puede detener la producción y dejar insatisfechos a los clientes. El inventario es uno de los activos más caros de muchas empresas que representan hasta el 50% del capital invertido total. El objetivo de la administración de inventarios es encontrar un equilibrio entre la inversión en el inventario y el servicio al cliente. La gerencia eficiente del inventario es vital para lograr una estrategia de bajo costo. Un exceso de inventario elevaría los costos de mantenimiento y elevaría el riesgo de que los productos o partes se vuelvan obsoletos o se deterioren por falta de uso en el almacén. Mantener el inventario por debajo del nivel apropiado, eleva el riesgo de no poder satisfacer la demanda y la perdida de clientes con la competencia que posiblemente no regresarán. Todas las organizaciones tienen algún tipo de sistema para planear y controlar su inventario. Un banco tiene métodos para controlar su inventario de dinero en efectivo y los hospitales tienen métodos para controlar el inventario de sangre y productos farmacéuticos. En algún momento las

empresas pueden llegar a enfrentar el dilema de elegir entre producir los bienes o comprarlos. Una vez tomada esta decisión, el siguiente paso es pronosticar la demanda. Entonces los administradores de operaciones determinan el inventario necesario para atender dicha demanda. Las empresas mantienen cuatro tipos de inventario: (1) inventario de materias primas; (2) inventario de trabajo en proceso; (3) inventario para mantenimiento, reparación y operaciones (MRO), y (4) inventario de productos terminados. El inventario de materias primas se compró, pero no se ha procesado. La materia prima es el material que se utilizará para fabricar el producto u ofrecer el servicio. Este inventario se puede usar para separar a los proveedores del proceso de producción y no crear una dependencia absoluta de éstos. Sin embargo, el enfoque preferido consiste en eliminar la variabilidad en cantidad, en calidad o en tiempo de entrega por parte del proveedor, buscando que la separación no sea necesaria. El WIP (Work In Process; inventario de trabajo en proceso) es de componentes o materias primas que han sufrido ciertos cambios, pero no están terminados. El WIP existe por el tiempo requerido para hacer un producto (llamado tiempo del ciclo). Reducir el tiempo del ciclo disminuye el inventario. Con frecuencia esta tarea no es difícil debido a que durante la mayor parte del tiempo en que un producto “se hace”, en realidad está no está generando ningún ingreso para la empresa y puede que pase algún tiempo estacionado en espera de los próximos pasos. Los MRO son inventarios dedicados a suministros de mantenimiento, reparación y operaciones necesarios para mantener productivos la maquinaria y los procesos. Estos inventarios existen porque no se conocen la necesidad y los tiempos de mantenimiento y reparación de algunos equipos. Aunque la demanda del inventario MRO suele ser una función de los programas de mantenimiento, es necesario anticipar las demandas no programadas de MRO. El inventario de bienes terminados está constituido por productos completados que esperan su embarque. Los bienes terminados pueden entrar en inventario por no conocer las demandas futuras del cliente o por pronósticos equivocados de la demanda. Los administradores de operaciones establecen sistemas para el manejo de inventarios. En esta sección analizamos brevemente dos ingredientes de tales sistemas: (1) cómo se pueden clasificar los artículos del inventario (el llamado análisis ABC), y (2) cómo se pueden mantener registros precisos del inventario. Análisis ABC es el método para dividir el inventario disponible en tres clasificaciones basadas en el volumen anual de dólares.

• Clase A - alto volumen anual de dólares • Clase B - volumen medio anual en dólares • Clase C - bajo volumen anual en dólares Se utiliza para establecer políticas que se centran en las pocas partes críticas y no en las muchas triviales. El Control de inventarios para servicios merece una consideración especial. Aunque podemos pensar que no hay inventario en el sector servicios de nuestra economía, esto no es siempre así. Por ejemplo, en el caso de los negocios de servicio de comida, el control de inventarios marca la diferencia entre el éxito y el fracaso. Aún más, un inventario en tránsito u ocioso en un almacén significa pérdida de valor. De manera similar, el inventario dañado o robado antes de su venta también es una pérdida. En el caso de los minoristas, el inventario que no se contabiliza entre la recepción y la venta se conoce como merma. El inventario robado también se conoce como robo. Las herramientas de tecnología de la información se utilizan para rastrear y administrar el inventario (sistemas ERP). El uso de tecnologías como escáneres de barras, RFID y GPS para tener información en tiempo real sobre el inventario es muy útil para alcanzar una ventaja competitiva al administrar el inventario. 7.2 Modelo básico de la cantidad económica a ordenar (EOQ) El EOQ (Economic Order Quantity; modelo de la cantidad económica a ordenar) es una de las técnicas más antiguas y conocidas que se utilizan para el control de inventarios. Esta técnica es relativamente fácil de usar y se basa en varios supuestos: 1. La demanda es conocida, constante e independiente 2. El tiempo de entrega, es decir, el tiempo entre colocar y recibir la orden, se conoce y es constante 3. La recepción del inventario es instantánea y completa. En otras palabras, el inventario de una orden llega en un lote al mismo tiempo 4. Los descuentos por cantidad no son posibles 5. Los únicos costos variables son el costo de preparar o colocar una orden (costo de preparación) y el costo de mantener o almacenar inventarios a través del tiempo (costo de mantener o llevar). Estos costos se analizaron en la sección anterior. 6. Los faltantes (inexistencia) se evitan por completo si las órdenes se colocan en el momento correcto.

Con los supuestos mencionados anteriormente, la gráfica de uso del inventario a través del tiempo tiene forma de diente de sierra, como se ilustra en la figura. En esta figura, Q representa la cantidad que se ordena o tamaño del pedido. Si se trata de 500 vestidos, los 500 vestidos llegan al mismo tiempo (cuando se recibe la orden). Por lo tanto, el nivel de inventario salta de 0 a 500 vestidos. En general, cuando llega una orden el nivel de inventario aumenta de 0 a Q unidades. Debido a que la demanda es constante a través del tiempo, el inventario disminuye a una tasa constante en el tiempo. (Vea las rectas inclinadas de la figura). Cada vez que el nivel del inventario llega a 0, se coloca y recibe una nueva orden, y el nivel del inventario se eleva de nuevo a Q unidades (representado por las rectas verticales). Este proceso continúa en forma indefinida a través del tiempo. El nivel de reorden (ROP) representa el momento en el tiempo donde la empresa debe colocar una orden para que cuando el nivel de inventario llegue a 0, la orden para abastecer nuevamente el inventario esté llegando. Es decir, cuando el inventario actual alcance el ROP es el momento de colocar una nueva orden de Q unidades para que en el momento que el inventario llegue a 0, inmediatamente llegue la orden que reabastecerá el inventario y permitirá que éste incremente de 0 a Q unidades. El tiempo desde que se realiza el pedido hasta que se recibe se conoce como el tiempo de entrega o “Lead Time” (L). El uso de este modelo se extiende para desarrollar un modelo para los descuentos por cantidad. El modelo de descuento por cantidad parte de la premisa de que en general el precio de venta de una pieza varía según el tamaño del pedido. Se trata de un cambio discreto en lugar de unitario. Por ejemplo, los tornillos cuestan $0.02 cada uno en una compra de uno a 99 taquetes, $1.60 por 100 y $13.50 por 1 000. Para determinar la cantidad óptima por pedir de cualquier pieza, solo se tiene que calcular la cantidad de pedido económica (EOQ) por cada precio y en el punto de cambio de precio. Pero no son factibles todas las cantidades de pedido económicas que determina la fórmula. En el ejemplo de los tornillos, la fórmula Q* puede indicar que la decisión óptima en el precio de 1.6 centavos es pedir 75 tornillos. Sin embargo, esto sería imposible porque 75 tornillos (99 tornillos o menos) cuestan 2 centavos cada uno y no 1.6 centavos. En general, para encontrar la cantidad de pedido de menor costo se necesita calcular la cantidad de pedidos económica por cada precio posible y revisar si la cantidad es factible. Es posible que la cantidad de pedido económica calculada sea más alta o más baja que el rango al que corresponde el precio. Toda cantidad factible es una posible candidata. También se necesita

calcular el costo por cada cantidad con precio descontado, pues se sabe que ese precio es factible en estos puntos y el costo total puede ser el más bajo en uno de estos valores. 7.3 Modelo de la cantidad económica a producir En el modelo de inventario que vimos previamente (EOQ), se supone que la orden se recibe completa al mismo tiempo. Sin embargo, en ocasiones las unidades se producen y venden en forma simultánea. Esos casos requieren un modelo distinto, que no necesite el supuesto de la entrega instantánea. Este modelo se aplica en dos circunstancias: (1) cuando el inventario fluye de manera continua o se acumula durante un periodo después de colocar una orden, y (2) cuando las unidades se producen y venden en forma simultánea. Bajo estas circunstancias se toman en cuenta la tasa de producción diaria (o flujo de inventario) y la tasa de demanda diaria.