เทคโนโลยีสารสนเทศในสำนักงาน

เทคโนโลยีสารสนเทศ ในสำนักงาน จัดทำโดย นางสาวโสรญา ปลื้มใจ เลขที่ 9 ปวส.2/1

บทนำ ปัจจุบัน เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ได้ พัฒนาการไปสู่อุปกรณ์ต่าง ๆ ที่ใช้ในชีวิตประจำวัน และสำนักงาน อุปกรณ์แต่ละชนิดสามารถสื่อสาร เชื่อมโยงกันได้โดยสะดวกผ่านระบบเครือข่ายสื่อสาร หลากหลายประเภท อีกท้้ งราคาก็ถูกลงจนคุ้มค่าใน การพิจารณาลงทุนเทคโนโลยีสารสนเทศต่าง ๆ มาใช้ ในสำนักงาน

ความหมาย เทคโนโลยีสารสนเทศมาจากคำภาษาอังกฤษ ว่า Information Technology และมีผู้นิยมเรียกทับ ศัพท์ย่อว่า IT

สุชาดา กีระนันท์ (2541) ให้ความหมายว่าเทคโนโลยี สารสนเทศ หมายถึง เทคโนโลยีทุกด้านที่ เข้าร่วมกันในกระบวนการจัดเก็บสร้าง และ สื่ อสารสนเทศ

ครรชิต มาลัยวงศ์ (2539) กล่าวว่า เทคโนโลยีสารสนเทศประกอบด้วย เทคโนโลยีที่สำคัญสองสาขา คือ เทคโนโลยี คอมพิวเตอร์ และเทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคม

โดยทั่วไปแล้วเทคโนโลยีสารสนเทศจะ ครอบคลุมถึงเทคโนโลยีต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับ การบันทึกจัดเก็บประมวลผลสืบค้นส่ง และรับ ข้อมูลในรูปของสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งรวมถึง เครื่องมือและอุปกรณ์ต่าง ๆ

ระบบปฏิบัติการสำนักงานอัตโนมัติ หมายถึง สำนักงานซึ่งได้รับการพิจารณาคัดสรร งานต่าง ๆ ที่มีคุณสมบัติเหมาะสมมาจัดการเปลี่ยนแปลง วิธีการปฏิบัติงานเดิมซึ่งมักจะเป็นการปฏิบัติด้วยมือมา เป็นแบบกึ่งอัตโนมัติหรือแบบอัตโนมัติสมบูรณ์แบบ

ความสำคัญของเทคโนโลยีสารสนเทศ 1. สามารถจัดเก็บข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว 2. สามารถบันทึกข้อมูลจำนวนมาก ๆ 3. สามารถคำนวณผลลัพธ์ต่าง ๆ ได้รวดเร็ว ๆ 4. สามารถสร้างผลลัพธ์ได้หลากหลายรูปแบบ 5. สามารถส่งสารสนเทศข้อมูลหรือผลลัพธ์ที่ได้ จากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่งได้อย่างรวดเร็ว

วัตถุประสงค์ * เพื่อเป็นเครื่องมืออำนวยความสะดวกในการปฏิบัติงานต่าง ๆ * เพื่อช่วยลดเวลาการจัดการงานในสำนักงานลง * เพื่อช่วยลดค่าใช้จ่ายในด้านแรงงานเครื่องมือสถานที่จัดเก็บ เอกสาร * เพื่อเพิ่มความสะดวกในการสืบค้นข้อมูลและการบูรณาการ ข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ * เพื่อเพิ่มโอกาสในการแข่งขันกับคู่แข่งขัน * เพื่อปรับปรุงวิถีปฏิบัติสำนักงานเป็นแบบโลกาวิวัฒน์ หรือ สำนักงานแบบเทียม

ภาระงานในสำนักงาน ในนสำนักงานต่าง ๆ มักจะมีลักษณะงานที่ คล้ายคลึงกัน (Common หรือ Generalization) และงานบางประเภทที่แตกต่างกันออกไปแล้วแต่ลักษณะ ความพิเศษของหน่วยงาน (Specialization) สำหรับ ภารกิจ

ซึ่งปฏิบัติคล้ายกันในสำนักงานสามารถจำแนกได้ ดังนี้ 1. การจัดการด้านเอกสาร * การผลิตเอกสารเพื่อจัดส่งสู่ภายนอกหรือเวียนแจ้งจัดส่ง ภายในสำนักงาน * การรับ / ส่งเอกสารที่ผลิตจากแหล่งภายนอก

2. การควบคุมการเข้า-ออกเพื่อใช้รวบรวมข้อมูลการเข้าออก ปฏิบัติงานของแต่ละบุคคล 3. การนัดหมายบุคคล/หน่วยงานภายในและภายนอกหน่วยงาน 4. การจัดทำดูแลหมายกำหนดการปฏิทินงานที่ต้องปฏิบัติ 5. การติดต่อสื่อสารโดยวิธีโทรศัพท์/แฟกซ์/ฝากข้อความระหว่าง บุคคล/หน่วยงานทั้งภายในและภายนอก

6. การจัดเก็บเอกสารที่จำเป็นต้องใช้ประกอบเป็นหลัก ฐานทางกฎหมายการสืบค้นหา 7. การจัดการเกี่ยวกับการประชุม เช่น การจัดทำ หนังสือเชิญ การดำเนินการประชุม การบันทึก การประชุม การนำเสนอข้อมูลใน การประชุมทั้ง การประชุมภายใน และ ภายนอกหน่วยงาน 8. การจัดเตรียมงานในการนำเสนองานของบุคคล หน่วยงาน 9. การจัดการระบบการประชาสัมพันธ์และติดต่องานอัตโนมัติ โดยบุคคล

ผังงาน/กิจกรรมและแฟ้ม ข้อมูลที่เกี่ยวข้อง โนการพิจารณาวิเคราะห์ และออกแบบระบบสำนักงาน อัตโนมัติจะมีขั้นตอนเดียวกันกับการออกแบบระบบงาน คอมพิวเตอร์ทั่ว ๆ ไป คือจะต้องมีการพิจารณาสภาพการปฏิบัติ งานของระบบงานปัจจุบันก่อนการพิจารณาถึงจุดเด่นและจุดด้อย ของระบบปัจจุบันจากนั้นจึงทำการกำหนดความต้องการของระบบ งานใหม่เพื่ อใช้เป็นคุณลักษณะในการออกแบบระบบงานใหม่ต่อไป

ปัญหาของการพัฒนาระบบสำนักงาน อัตโนมัติ * การจัดซื้อซอฟต์แวร์ในการพัฒนาระบบสำนักงาน อัตโนมัติอาจใช้วิธีการพัฒนาขึ้นเองในทุก ๆ เรื่อง * ความต้องการของหน่วยงานเปลี่ยนแปลงไปมีการ เพิ่มหรือลดจากที่ได้กำหนดไว้ * การเปลี่ยนแปลงด้านวิทยาการเทคโนโลยีฮาร์ดแวร์ และซอฟต์แวร์ * ยังไม่มีการกำหนดมาตรฐานสากลในการเชื่อมต่อ แลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกัน

* ความสามารถในการบีบอัดแฟ้มข้อมูลภาพและเสียง ยังไม่มีประสิทธิภาพ * ระบบสำนักงานอัตโนมัติจำเป็นต้องใช้ระบบสื่อสาร ข้อมูลซึ่งสูงขึ้นและยากต่อการควบคุม * การสังเคราะห์เสียงจากข้อความตัวอักษรในแฟ้ม ข้อมูลซึ่งหากต้องการประสิทธิภาพ * การวิเคราะห์ตัวอักษรไทย ยังอยู่ในระยะการพัฒนา อัลกอลิทึมทั้งการตัดคำการพิจารณาคำผิด ฯลฯ * ความแตกต่างของระบบซอฟต์แวร์ประยุกต์และ ซอฟต์แวร์ปฏิบัติ z

ข้อเสนอแนะในการพัฒนาระบบสำนักงาน อัตโนมัติ - เลือกซื้อซอฟต์แวร์หรือพัฒนาซอฟต์แวร์ - ค่าใช้จ่ายของซอฟต์แวร์ที่จะพัฒนาจะต้องเสียค่าใช้ จ่ายซอฟต์แวร์ควบคุม - ควรมีเทคนิค / โปรแกรมช่วยการพัฒนาระบบงาน (CASE-Tool) เพื่อช่วยในการสร้างต้นแบบระบบ สำนักงานอัตโนมัติ

ข้อดีและข้อเสียของระบบสำนักงาน อัตโนมัติ 1. ข้อดี * ประหยัดสถานที่จัดเก็บเอกสาร * เพิ่มความสะดวกรวดเร็วในการจัดเก็บรวบรวมค้นคว้าข้อมูลข่าวสารของหน่วยงาน * ลดขั้นตอนเจ้าหน้าที่ในการจัดทำสืบค้นสำเนาและการทำลายเอกสาร * ลดภารกิจในการเดินทางไปประชุมด้วยวิธีการเดิมมาเป็นการประชุมผ่านคอมพิวเตอร์ เป็นต้น * ลดปัญหาการจัดทำจัดเก็บเอกสารซ้ำซ้อนโดยใช้หลักการสำนักงานปราศจากเอกสาร * สามารถช่วยในการตรวจสอบติดตามสั่งงานได้อย่างสะดวกรวดเร็ว * ป้องกันการทุจริต * ช่วยสอบทานเอกสารการปฏิบัติงานได้โดยง่าย

2. ข้อเสีย * การพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติต้องใช้เวลาและฮาร์ดแวร์ เปลี่ยนแปลงไปตลอดเวลา * ต้องใช้เงินงบประมาณทรัพยากรต่าง ๆ อย่างต่อเนื่องและยาวนาน * การพัฒนาระบบงานต้องใช้เวลาอันยาวนาน * ข้อมูลที่รวมไว้เป็นหมวดหมู่และบางส่วนกระจัดกระจายไปอยู่ที่หน่วยต่าง ๆ (Distributed database) เป็นเป้าหมายต่อการโจมตีเพื่อล้วงความลับ การควบคุมความปลอดภัยของข้อมูล * ระบบการทำงานในระบบสำนักงานอัตโนมัติจะเปลี่ยนวิถีปฏิบัติงานไปสู่วิธีการ ใหม่อาจต้องมีการฝึกอบรมความรู้บุคลากรเปลี่ยนตำแหน่งงานหรือถึงมีการ เปลี่ยนแปลงหน่วยงานใหม่

thank you