ชื่อหน่วย 2 หย่วยที่ 2ระบบการจัดซื้อและ ขั้นตอนการจัดซื้อ ระบบการจัดซื้อ ขั้นตอน และวิธีปฏิบัติงานการจัดซื้อ

ช่อื หน่วย 2ระบบการจดั ซื้อ ข้นั ตอน และวิธปี ฏิบัตงิ านการจัดซื้อด้านความรู้1. บอกความหมายของการจดั ซอื้ ได้2. บอกประเภทของการจดั ซ้ือได้ดา้ นทักษะ3. อธบิ ายนโยบายของการจัดซอื้ ได้4. บอกหน้าท่ีของการจัดซ้ือได้5. อธบิ ายความสมั พนั ธ์ของการจดั ซ้ือได้6. อธิบายวธิ ปี ฏิบัตใิ นการจัดซ้ือได้7. อธิบายข้นั ตอนของการจัดซื้อได้บอกวัตถปุ ระสงค์ของการตรวจนบั สินค้าคงเหลือได้ดา้ นคณุ ธรรม จรยิ ธรรม/บูรณาการเศรษฐกจิ พอเพยี งจดั เตรียมอุปกรณ์ใหเ้ หมาะสมกับการปฏิบัตงิ าน ข้อมลู มีความถกู ต้อง ทนั ถ่วงทตี ่อการใชข้ ้อมลูสาระสาคญั การจดั ซ้ือโดยทว่ั ไปมีอยู่ 2 ประเภทใหญ่ ๆ ดว้ ยกนั คอื การซ้ือมาเพื่อขายต่อ และการซ้ือมาเพอื่ ใช้หรือเพ่ือเปลี่ยนสภาพใหเ้ ปน็ ของอย่างอ่ืน สาหรบั ในวชิ านจี้ ะเนน้ การจัดซื้อ เพอื่ ใช้เปลย่ี นสภาพนโยบายของการจดั ซือ้ ก็คือเพ่ือให้การจดั ซอื้ ประสบผลสาเรจ็ ตามวัตถุประสงค์ท่ีกาหนดไว้ ผรู้ บั ผดิ ชอบในการจัดซอื้ จะต้องพยายามจดั ซ้ือใหด้ ีทส่ี ดุ ได้แก่ การจดั ซอ้ื สนิ ค้าทไ่ี ดค้ ุณสมบัติถกู ต้องในจานวนที่ถกู ต้อง จังหวะเวลาท่ีถกู ต้องและราคาที่ถูกต้องจากผ้ขู ายถูกตอ้ งและนาส่งไปยังสถานที่ถูกต้องดว้ ย หน้าท่ีของการจัดซื้อ โดยทวั่ ไปแบ่งได้เป็นหนา้ ที่หลัก หน้าท่ีรอง และหนา้ ท่ีอนื่ ทเ่ี ก่ียวข้องกบั การจดั ซือ้ ความสัมพนั ธข์ องการจัดซอ้ื มีความสัมพันธ์กบั การผลิตหรอื การใช้ การชา่ ง การบญั ชกี ารขาย การคลงั สินคา้ การจดั สง่ และการควบคมุ คุณสมบตั ิ ขนั้ ตอนสาคญั ในวธิ ีปฏิบัตขิ องการจัดซื้อแบ่งออกเปน็ ขน้ั ๆ ได้ดงั น้ี การกาหนดความต้องการให้แนน่ อน กาหนดรายละเอียดของคุณสมบตั ิให้รัดกุม การเดินหนงั สอื เกีย่ วกับขอใหจ้ ัดซ้ือ การเจรจากับแหล่ง ขาย การวิเคราะห์การประมูลหรือข้อเสนอของผู้ขาย การเลอื กผขู้ าย และการวางใบส่ังซื้อ การติดตามเรื่อง การตรวจใบเสรจ็ รับเงนิ การรับและการตรวจสินคา้ ทซ่ี ้ือ การรวบรวมและเกบ็ เอกสารทีด่ าเนินการแลว้สมรรถนะประจาหน่วย 1. แสดงความร้เู กี่ยวกบั และวิธีการสนิ ค้าคงคลัง 2. ปฏิบตั งิ านเก่ยี วกบั การจดั ทาและใหร้ หสั สนิ คา้ บญั ชคี วบคมุ สินค้า และการบริหารจัดการสินคา้ คงคลงั ตามประเภทของสนิ ค้า

จดุ ประสงค์การสอน/การเรยี นรู้ จดุ ประสงค์ท่ัวไป/บูรณาการเศรษฐกจิ พอเพียง 1. ความหมายของการจดั ซื้อได้ 2. ประเภทของการจดั ซ้อื ได้ 3. อธบิ ายนโยบายของการจดั ซื้อได้ 4. หน้าทขี่ องการจัดซอ้ื ได้ 5. ความสมั พันธข์ องการจัดซอ้ื ได้ 6. วธิ ีปฏบิ ัตใิ นการจัดซอ้ื ได้ 7. ข้ันตอนของการจดั ซื้อได้ะการเรยี จดุ ประสงค์พฤตกิ รรม/บรู ณาการเศรษฐกิจพอเพียง 1. บอกความหมายของการจดั ซ้ือได้ (ด้านความรู)้ 2. บอกประเภทของการจัดซอ้ื ได้ (ดา้ นความร)ู้ 3. อธบิ ายนโยบายของการจดั ซื้อได้ (ด้านทักษะ) 4. บอกหน้าท่ีของการจัดซ้ือได้ (ดา้ นทกั ษะ) 5. อธิบายความสัมพันธ์ของการจดั ซื้อได้ (ดา้ นทักษะ) 6. อธิบายวิธปี ฏิบตั ใิ นการจดั ซ้ือได้ (ดา้ นทักษะ) 7. อธบิ ายข้ันตอนของการจัดซื้อได้ (ด้านทักษะ) 8. จดั เตรียมอุปกรณใ์ หเ้ หมาะสมกับการปฏิบัตงิ าน ขอ้ มูลมีความถูกตอ้ ง ทนั ถ่วงทตี ่อการใช้ข้อมลูรกู้ ารเรยี น (ด้านคณุ ธรรม จริยธรรม/บูรณาการเศรษฐกิจพอเพียง)รู้เนื้อหาสาระการสอน / การเรยี นรู้ดา้ นความรู้ความหมายของการจัดซอ้ื การจดั ซื้อ (Purchasing) หมายถึง การดาเนนิ กิจกรรมเพ่ือให้ได้มาซึง่ สินคา้ หรือบรกิ ารวัตถดุ บิตลอดจนเครื่องจักร เครื่องมือ เพื่อต้องการให้บรรลุวัตถปุ ระสงค์ของธุรกจิ โดยทว่ั ไปในทางธรุ กจิ แบง่ การจัดซื้อออกเป็น 2 ประเภทใหญ่ ๆ ไดแ้ ก่ 1. การซื้อเพ่ือจาหน่าย 2 . การซ้ือเพื่อใชห้ รือเปล่ยี นสภาพ การจัดซอ้ื ถอื เป็นกิจกรรมทรี่ ับผิดชอบในการประกันวา่ บรรดาสนิ คา้ ของใชแ้ ละอุปกรณ์ท่ตี อ้ งใชใ้ นกิจการน้นั มีพรอ้ มอยเู่ สมอ การจัดหา (Procurement) มีความหมายกวา้ งคลุมไปถึงการเช่า การซอ่ ม การผลติ ข้ึนมาเอง การเปลีย่ น โอน และอ่นื ๆ ทท่ี าใหไ้ ด้มาซง่ึ สินค้าและอุปกรณท์ ต่ี ้องการใช้ ไมไ่ ด้หมายถึงการซื้ออยา่ งเดียว คาว่าจัดหานีใ้ ชแ้ พรห่ ลายในกจิ การทหาร

ประเภทของการจัดซอ้ืการจัดซ้อื โดยท่วั ไปมีอยู่ 2 ประเภทใหญ่ ๆ ดว้ ยกนั คอื 1. การซอื้ มาเพื่อขายต่อ (Purchasing for Resale) 2. การซือ้ มาเพ่ือใช้หรือเปล่ียนสภาพ (Purchasing for Consumption or Conversion) ดา้ นทักษะนโยบายของการจดั ซื้อ เพื่อใหก้ ารจัดซื้อประสบผลสาเร็จตามวตั ถปุ ระสงค์ที่กาหนดไว้ ผ้รู บั ผิดชอบในการจัดซ้ือจะต้องพยายาม“จดั ซือ้ ให้ดีที่สุด” (Best Buy) การจดั ซ้ือทด่ี ีที่สดุ น้ัน ไดแ้ ก่ “การจดั ซ้ือสนิ คา้ ที่ได้คณุ สมบัติถูกต้อง ในจานวนทต่ี กลงในถูกต้อง ในจังหวะเวลาทถ่ี ูกต้อง ในราคาที่ถกู ต้อง จากผู้ขายทถี่ ูกต้อง และนาส่งไปยังสถานที่ท่ถี ูกต้อง” (To buy materials of the right quality, in the right quantity, at the right time, at theright price, from the right source, with delivery at the right place)หนา้ ทีข่ องการจัดซ้ือ หนา้ ที่ของแผนกจดั ซ้ือโดยทวั่ ๆ ไป อาจแยกออกได้เปน็ หัวข้อใหญ่ ๆ ไดด้ ังนี้ 1. หนา้ ท่ีหลัก 1.1 งานเกบ็ และรวบรวมข่าวสารเก่ยี วกับการจัดซื้อ ขา่ วสารทส่ี าคัญ 1.2 งานการค้นคว้าวจิ ยั ซง่ึ ได้แก่ การศึกษาตลาด การศกึ ษาสนิ ค้า การวเิ คราะหก์ ารพัฒนาแหลง่ ขายใหม่ 1.3 การปฏิบตั งิ านซื้อ 1.4 งานการจดั งานสนิ คา้ ซึ่งไดแ้ ก่การรกั ษาระดับสนิ คา้ คงคลงั ให้ต่าท่ีสดุ 1.5 งานเบ็ดเตล็ดอื่น ๆ เชน่ การประมาณราคา การจาหน่ายของเหลือใช้ ของเสยี และของลา้ สมัย 2. หน้าที่รอง หน้าที่เหล่าน้เี ป็นหนา้ ที่ทแี่ ผนกจัดซ้อื ได้รบั มอบหมายใหป้ ฏบิ ัตดิ ้วย 2.1 การพิจารณาว่าควรจะผลิตหรือซือ้ หรือเชา่ 2.2 มาตรฐานสินค้า (Standardization) 2.3 คณุ ลกั ษณะเฉพาะ (Specification) 2.4 การพจิ ารณาสนิ คา้ ใช้ทดแทนกนั ได้ 2.5 การงบประมาณสินค้า 2.6 การควบคุมสินค้า (Inventory Control) 2.7 เลือกอุปกรณ์การลงทนุ 2.8 โครงการก่อสร้างตา่ ง ๆ 2.9 โปรแกรมการผลติ ในส่วนที่เกยี่ วกบั สินค้า

3. หนา้ ทีอ่ ่ืนที่เก่ียวข้องกับการจัดซ้ือ หนา้ ทต่ี ่อไปนี้เปน็ งานทีส่ ัมพันธก์ ับงานการจัดซ้ือ บางกจิ การกไ็ ดม้ อบหมายงานเหล่านใ้ี ห้อยู่ในความรบั ผิดชอบของแผนกจดั ซื้อดว้ ย 3.1 คลงั สนิ ค้ากจิ การตา่ ง ๆ มจี านวนประมาณคร่งึ หนงึ่ ทีม่ อบหมายให้เป็นหน้าทขี่ องแผนกจดั ซือ้ 3.2 การจัดงานการลาเลยี งขนสง่ มจี านวนประมาณหนึ่งในส่ที มี่ อบหมายใหอ้ ยู่ในหน้าท่ีของแผนกจดั ซอ้ื 3.3 การประกันภัย 3.4 ทด่ี นิ และอสงั หารมิ ทรัพย์ 3.5 กิจการเกี่ยวกับยานพาหนะและการซ่อมแซม 3.6 การตรวจรบั สินค้าความสัมพันธ์ของการจัดซอ้ื1. การจัดซื้อกับการผลิตหรือการใช้ 1.1 ปญั หาคุณสมบัติของสนิ คา้ การตกลงใจข้ันสดุ ท้ายในเร่อื งแบบและคุณสมบัติของสินค้าท่ีจดั ซื้อย่อย แล้วแต่แผนกออกแบบหรือแผนกท่ีใช้จะกาหนดอย่างไร แผนกใช้กม็ ีสิทธิทีจ่ ะเสนอแนะได้ หรอื จะเพ่ิมเติมข้อความวา่ “หรือสินคา้ ที่มีคณุ สมบตั ิเหมอื นหรือใกล้เคยี ง”(Or Equal) เขา้ ไปด้วย 1.2 ปัญหาจานวนสนิ ค้าท่จี ะซ้ือ ผ้ใู ชย้ ่อมมีสิทธิทจี่ ะเสนอว่าตอ้ งการสินคา้ อะไรและจานวนเท่าใดได้เสมอ แตแ่ ผนกจดั ซอ้ื กม็ สี ทิ ธิที่จะสอบถามได้เม่ือเหน็ วา่ ผดิ ปกตไิ ปจากทีเ่ คยปฏบิ ตั ิกันมา และใหข้ ้อสงั เกตเพ่ือหลกี เล่ยี งไมใ่ ห้ใช้จา่ ยในเร่อื งสินค้ามากเกนิ ไป เพ่ือปอ้ งกนั สนิ ค้าซา้ กนั เพ่ือป้องกนั ความผิดพลาด 1.3 ปัญหาการแจ้งข่าวสารลว่ งหน้า เมือ่ มีการปรบั ปรงุ เปลี่ยนแปลงอนั ใดในเร่ืองที่มผี ลต่องานการจดั ซ้อื แผนกผลติ ควรจะไดแ้ จ้งแผนกจัดซื้อให้ทราบลว่ งหน้า และให้ทราบรายละเอยี ดในการเปลี่ยนแปลงด้วย 1.4 ปญั หาการติดตอ่ กับแหลง่ ขาย ปัญหาน้ีนับวา่ เปน็ หนา้ ท่ีของแผนกจดั ซื้อโดยตรงท่ีจะบอกว่าการใชส้ ินคา้ ซ้ือนั้นว่าดหี รือไม่ดี ผู้ให้ความเห็นเชน่ นีอ้ าจทาให้เกดิ การเขา้ ใจผดิ ได้วา่ เมอื่ มาติดต่อจะตอ้ งตดิ ต่อกบั แผนกจัดซ้ือเท่านนั้ ความจริงเร่อื งน้ีกน็ บั วา่ เป็นประโยชนก์ ับผขู้ ายเหมือนกนั2. การจัดซ้ือกับการชา่ ง ความสัมพนั ธแ์ ละการประสานงานระหว่างสองหน่วยน้ี ไดแ้ ก่ เรอ่ื งการออกแบบสินค้า (Product Design) และการกาหนดคุณลักษณะเฉพาะ (Specification)ทง้ัสองแผนกมักมีแนวทางการพิจารณาแตกต่างกัน กลา่ วคอื - ฝา่ ยช่างมกั จะกาหนดคุณสมบัติความปลอดภยั และการทางานไว้หลวม ๆ แต่ฝ่ายจัดซือ้ ตอ้ งการให้กาหนดอยา่ งมขี อบเขต ชดั เจนแน่นอน - ฝ่ายช่างมกั จะต้องการสนิ คา้ หรอื แบบหรืออุปกรณท์ ี่ดีเยี่ยมโดยไมค่ านึงถึงราคาแตฝ่ ่ายจดั ซอื้พยายามหาสนิ คา้ หรอื อปุ กรณท์ ใ่ี ช้ในราคาเหมาะสม แตอ่ าจไม่ถูกใจฝ่ายชา่ งก็ได้

3. การจดั ซ้อื กับการบัญชี สองแผนกนนี้ บั ว่าต้องมีความสมั พนั ธ์กันอย่างใกลช้ ดิ โดยเฉพาะในทางปฏบิ ตั ิแบบฟอร์มและเอกสารตา่ ง ๆ อันเก่ยี วกับการจดั ซ้ือจาเปน็ ต้องสอดคล้องกับแบบฟอร์มและเอกสารทางด้านการบัญชี ปกติแลว้ ใบส่งัซอื้ ทุกฉบับจะตอ้ งทาสาเนาให้แผนกบญั ชี4. การจัดซอื้ กับการขาย 4.1 แผนกขายจะแจ้งยอดขายโดยประมาณซ่ึงใช้ในการตกลงใจจานวนสินคา้ ทตี่ ้องการใหท้ ราบแผนกจัดซื้อก็จะไดเ้ ตรียมการล่วงหนา้ เพ่ือให้ไดส้ นิ ค้าทนั เวลาท่ีต้องการ 4.2 แผนกจดั ซือ้ ก็จะประมาณการเกีย่ วกับราคาสนิ ค้าทีจ่ ะซื้อมาผลติ เพื่อขาย หรือซื้อมาผลติ ข้อมูลเหลา่ น้ีจะช่วยแผนกขายพจิ ารณาวางนโยบายการขาย วธิ กี ารสง่ เสรมิ การขาย และกจิ กรรมอ่ืน ๆ ดา้ นการขาย5. การจดั ซอ้ื กับการสินคา้ สองแผนกน้ีนับว่าใกลช้ ดิ กนั มากและปรากฏวา่ กิจการสว่ นใหญ่ได้รวบรวมแผนกท้ังสองน้ีเขา้ ด้วยกันความสัมพันธ์อยู่ทก่ี ารสต็อกสินค้า จานวนสต็อกและอัตราการใชส้ ินค้า ซ่ึงย่อมเปน็ แนวทางสาหรบั แผนกจัดซอ้ื ในการวางแผนการจัดซ้ือใหเ้ หมาะสม6. การจดั ซ้ือกับการจัดสง่ (Traffic) การซ้อื สนิ ค้าจะต้องมกี ารขนสง่ เกีย่ วพนั อย่ดู ว้ ยและปัญหาคา่ ใชจ้ ่ายในการขนสง่ ก็มบี ทบาทสงูโดยเฉพาะคา่ ขนส่งสินค้าเข้า (Incoming Traffic Costs)ฉะนั้น การเลือกแหลง่ ขายกด็ ี การเลือกเสน้ ทางและพาหนะในการลาเลียงกด็ ี ถา้ พจิ ารณาโดยเหมาะสมแล้วจะทนุ่ ค่าใช้จ่ายได้มาก7. การจดั ซ้ือกับการควบคุมสมบัติ ความรับผดิ ชอบในดา้ นนี้แผนกจดั ซอ้ื มี กรรมวธิ ใี นการตรวจสอบและเกณฑใ์ นการพิจารณาเกยี่ วกับการตรวจรับจะต้องกาหนดกันไว้ เพอ่ื ป้องกนั การโต้แยง้ ซงึ่ อาจมีข้นึ ได้วธิ ีปฏิบตั ิในการจัดซ้ือหลักการท่วั ไปท่ใี ชใ้ นการพจิ ารณามีดังน้ี 1. ตอ้ งปฏบิ ตั ิงานที่กาหนดไว้อย่างเหมาะสม สาเรจ็ ผลเร็วท่สี ุด งา่ ยท่ีสดุ แนน่ อนและได้รบั ผลเป็นที่น่าพอใจ 2. ยึดหลกั ความงา่ ย เป็นหลกั สาคัญ (Simplicity) ระบบท่ียุ่งยากสับสนทาให้งานชา้ และมโี อกาสผดิ พลาด 3. วิธปี ฏิบตั ิตอ้ งมีการกาหนดนโยบายกนั ไว้อยา่ งแนน่ อน เพ่อื ขจัดความขัดแยง้ และความสงสัยให้หมดไป 4. ทุกขัน้ ตอนของการปฏบิ ัตจิ ะต้องมกี ารแบง่ ความรับผดิ ชอบไวอ้ ย่างแน่นอน 5. จะต้องยดื หยุ่น และอ่อนตัวไดใ้ นเหตุการณ์ท่ีเกิดข้ึน

6. ไมส่ ้นิ เปลืองจนเกินไปเมื่อเปรยี บเทียบกบั งานที่ทา 7. ระบบท่กี าหนดขึ้นมาจะต้องมีความเพยี งพอ ระบบท่ีง่ายและค่าใชจ้ า่ ยถูกแตผ่ ลงานต้องเปน็ ทนี่ ่าพอใจขน้ั ตอนของการจดั ซ้อืขั้นตอนสาคัญในวิธปี ฏบิ ตั ิอาจแบง่ ออกเป็นขนั้ ๆ ได้ดงั น้ี 1. กาหนดความต้องการให้แนน่ อน 2. กาหนดรายละเอียดของคุณสมบัตใิ หร้ ัดกุม (Accurate) 3. การเดนิ หนังสอื เกยี่ วกบั ขอใหจ้ ัดซื้อ 4. การเจรจา (Negotiation) กับแหลง่ ขาย 5. การวิเคราะห์ การประมลู หรือข้อเสนอของผู้ขาย การเลือกผ้ขู าย และการวางใบสั่งซื้อ 6. การตดิ ตามเรื่อง 7. การตรวจใบเสร็จรับเงนิ (Invoice) 8. การรบั และการตรวจสินค้าทซี่ ื้อ 9. การรวบรวมและเกบ็ เอกสารที่ดาเนินการแลว้การกาหนดความต้องการให้แน่นอน 1. หนา้ ทแ่ี ละความรับผดิ ชอบของแตล่ ะหน่วยงาน ต้องทราบว่าในหนว่ ยน้นั ต้องการอะไร จานวนเท่าใด และเม่อื ใด เพือ่ ใหฝ้ ่ายจัดซอื้ นาไปพิจารณา 2. การเสนอความต้องการ เปน็ แบบใบเบิก หรอื ใบขอใหจ้ ัดซื้อ (Purchase Requisition) 3. ขจัดปญั หาของการเสนอความต้องการท่มี ักเกดิ ข้นึ ไดแ้ ก่ การขอให้จัดซื้อฉุกเฉิน ดว่ นและจานวนนอ้ ย เพราะทาใหย้ ุ่งยากและสิน้ เปลืองมากการกาหนดรายละเอียดของคุณสมบัติใหร้ ดั กุม 1. การจดั ซ้อื สินค้าถา้ ขาดรายละเอยี ดก็ซ้อื ไม่ไดแ้ มบ้ างทีซ้ือไดอ้ าจไม่ถกู ต้องตามที่ผ้ใู ช้ต้องการปกติผใู้ ชจ้ ะตอ้ งเป็นผู้กาหนด แตใ่ นฐานะท่เี ปน็ ผู้ซ้ือก็ควรรับรบู้ ้างเพื่อให้การจดั ซือ้ ถูกต้องแน่นอนขน้ึ เพราะถา้ ซื้อสินค้ามาผดิ ความประสงค์แล้วยอ่ มเกดิ ผลเสยี หายหลายประการ และอาจจะต้องแกไ้ ขด้วยการยอมเสยี ค่าขนส่งเอง สง่ คนื ผูข้ าย หรือหาทางขายต่อ หรือบางทีอาจต้องบังคับให้หน่วยใชน้ าไปใช้ นอกจากนน้ั อาจเสียเงนิเสยี เวลาเป็นคดีในศาล 2. การแก้ไขโดยกวา้ ง ๆ ทาไดด้ ังน้ี - จัดทาแคตตล็อกสินค้า - จดั ทาแบบฟอรม์ “การขอใหซ้ ื้อหรอื เบกิ สินค้า” มาตรฐานขน้ึ มา 3. การเดินหนังสอื เกีย่ วกับขอให้จดั ซ้อื 4. ผู้ซือ้ พิจารณาแลว้ กล็ งรายละเอียดในการซ้ือ คือ แหล่ง ขาย ราคา เงื่อนไขต่าง ๆ ราคารวมและวันชาระ

5. เสนอขออนญุ าตซ้ือ หรือแจง้ ใหแ้ ผนกเงิน (Controller) ทราบ 6. ไดร้ บั อนุมตั ิแล้ว เสมยี นพมิ พ์ใบสัง่ ซื้อ (Purchase order) โดยกรอกรายละเอยี ดแลว้ ส่งไปยังผู้ขายการเจรจากับแหลง่ ทข่ี าย 1. เป็นข้นั ตอนทส่ี าคญั ที่สดุ ขั้นหน่งึ ของการจัดซื้อ เป็น เรอื่ งท่ีเกี่ยวกับการเลอื กผ้ขู าย การเจรจาตกลงในเรอ่ื งการนาส่ง ราคา และอ่ืน ๆ เกย่ี วกบั สนิ คา้ ทจี่ ะซื้อ 2. ขอ้ มลู ทีจ่ าเป็นสาหรับหน่วยจดั ซ้ือทตี่ ้องมีไว้ เพ่ือให้งานขน้ั นเี้ ปน็ ไปโดยเรียบร้อย มี - ขอ้ มูลของสญั ญาท่ดี แี ละถูกตอ้ ง รวมทง้ั ใบสงั่ ซื้อเปน็ งวด ๆ - ขอ้ มลู จัดแบ่งสินค้าเป็นพวก ๆ แสดงรายการตา่ ง ๆ ทจ่ี ัดซื้อ - ข้อมลู ของแหลง่ ขายท่ีได้เลือกสรรไว้แล้ว - แคตตลอ็ ก 3. การเจรจากบั แหล่งขาย เป็น เร่ืองที่ยดื เย้ือ และอาจเปน็ งานประจาอันหน่งึ เปน็ การเร่มิ ต้นเพื่อหาขอ้ ตกลง เม่ือตกลงกันแล้วก็เปน็ การวางใบส่ังซื้อ ตัวอย่างการติดตอ่ ธรรมดา ๆ ก็คือการออกแบบฟอร์มขอทราบรายละเอียดและข้อเสนอของแหลง่ ขายการวเิ คราะห์การประมูล การเลอื กแหลง่ ขายและการวางใบสงั่ ซื้อ 1. การวเิ คราะหก์ ารประมูล และการเลือกแหลง่ ขาย เปน็ เรื่องทีต่ ้องอาศยั การใช้ดลุ พินจิ 2. การวางใบสง่ั ซอื้ เป็นขน้ั ท่ีไดพ้ จิ ารณาเลือกผูข้ ายรายใดรายหน่งึ แล้ว 3. แบบฟอร์มของใบส่ังซ้ือ มหี ลายแบบแตกต่างกนั แลว้ แตว่ า่ กิจการใดจะออกแบบขนึ้ มาใช้และถือวา่ เปน็ เอกสารทเ่ี ปน็ หลักฐานทางกฎหมายได้ 4. การออกใบสง่ั ซื้อ ยังไมเ่ ป็นสญั ญาจนกวา่ ผขู้ ายจะยอมรับการตรวจใบเสร็จรับเงิน 1. การตรวจใบกากบั สินคา้ มักเป็นหนา้ ที่ของแผนกบัญชี คือ เมื่อรบั ใบกากบั สินค้ามาแลว้ ให้ลงทะเบียนรบั ตรวจสอบกบั ใบส่ังซอ้ื ถ้าไม่ตรง ฝา่ ยจัดซอ้ื ติดต่อหรือส่งกลบั ใหแ้ ก้ใหม่ถ้าถกู ต้องก็เสนอขอให้จ่ายเงนิ ได้ 2. ปญั หาการชาระเงินก่อนการรบั สนิ ค้าและหลังการรบั สนิ ค้า - มีบอ่ ยท่ีใบกากบั สินค้าสง่ มาถึงช้าจนเลยเวลาท่ีจะได้ - ไม่รอบคอบหากจา่ ยเงินก่อนโดยยังไม่ได้ตรวจสอบสินคา้ - การคดิ ส่วนลด การคดิ จากวันท่รี บั สนิ ค้า จะเหมาะสมกว่าท่ีจะคดิ จากวนั ในใบกากับสินค้าการรับและการตรวจสนิ คา้ ท่ีซอื้1. การรับ มักจดั เปน็ แผนกหน่งึ เรยี กว่า แผนกรบั ตอ้ งนบั จานวนให้ถูกต้อง แล้วรายงานการรับใหท้ ราบ2. การตรวจ มีการตรวจหลายวธิ ี ทัง้ นีย้ อ่ มแลว้ แตล่ ักษณะของสินค้านน้ั และนโยบายของกจิ การนน้ั