01-รู้จักกับโปรแกรมสำนักงาน

Office รูจ้ กั กับโปรแกรมสำนักงำน

ประวัตคิ วำมเปน็ มำ Microsoft มาจาก Microcomputer + Software ก่อต้งั โดย Bill Gates และ Paul Allen โดยต้งั วสิ ยั ทศั นเ์ อาไวว้ า่ \"จะทาใหโ้ ต๊ะทางานทกุ ตวั และในทกุ บา้ นต้องมคี อมพิวเตอรไ์ วใ้ ชง้ าน\" Microsoft Office ไดเ้ ปดิ ตัวในปี 1989 และประกอบด้วย 3 โปรแกรมหลกั เร่ิมตน้ Word, Excel และ PowerPoint

บริษทั ไมโครซอฟทไ์ ด้มีการพัฒนาชุดโปรแกรมสานักงาน เพ่ือตอบสนองต่อความต้องการของผ้ใู ช้ ซ่งึ ประกอบด้วยโปรแกรมท่ีมีความสามารถในการทางานทีแ่ ตกต่างกนั • โปรแกรมประมวลคา (Microsoft Word) มีความสามารถในการจัดรูปแบบ ตวั อักษร ยอ่ หน้า ใส่รูปภาพ จดหมายเวยี น และอืน่ ๆ • โปรแกรมตารางคานวณ (Microsoft Excel) เปน็ โปรแกรมทใ่ี ช้ในการ จัดทาตารางงาน มคี วามสามารถในการคานวณสูตรตา่ ง ๆ พร้อมท้งั ฟงั กช์ นั ท่ีช่วยในการคานวณทางคณิตศาสตร์ • โปรแกรมนาเสนอ (Microsoft PowerPoint) เปน็ โปรแกรมนาเสนอ ผลงาน สามารถนาเสนอผลงานในรูปแบบตา่ ง ๆ ชว่ ยให้งานนาเสนอมคี วาม น่าสนใจ

• โปรแกรมรบั /ส่งอเี มล (Microsoft Outlook) เปน็ โปรแกรมทใี่ ช้สาหรบั การจัดการ อีเมลเพ่ือการใช้งานทด่ี ยี ่ิงข้นึ สามารถบันทกึ รายช่อื ผูท้ เ่ี ราตดิ ตอ่ เพอื่ ความสะดวก ในการสง่ เมล์ บริหารจัดการเวลา การจดบันทกึ และนัดหมายตา่ ง ๆ อยา่ งมี ประสิทธิภาพ • โปรแกรมสมดุ บันทึกดจิ ิทลั (Microsoft OneNote) เปน็ สมุดบันทึกดจิ ิทลั ที่ใชจ้ ด บันทึกและเกบ็ ขอ้ มูล • โปรแกรมออกแบบสง่ิ พิมพ์ (Microsoft Publisher) เปน็ โปรแกรมสาหรบั การ ออกแบบส่อื สิ่งพิมพต์ า่ ง ๆ เช่น โปสเตอร์ ไวนิล นามบัตร การด์ ตา่ ง ๆ • โปรแกรม เปน็ โปรแกรมฐานขอ้ มลู (Microsoft Access) เปน็ โปรแกรมในการ จัดการระบบฐานข้อมูล (Database Management System) ท่ีสามารถจัดเก็บ ข้อมลู จานวนมาก ๆ เขา้ มาและยงั สามารถพฒั นาแบบฟอรม์ (Form) และสรา้ ง รายงาน (Report)

และบรษิ ัทไมโครซอฟท์ กไ็ ด้พัฒนาอย่างตอ่ เน่ือง จนเกดิ เปน็ Cloud-Based ท่ีเรียกว่า Office 365 ในปี 2011 และเปลี่ยนชื่อเปน็ Microsoft 365 ในปี 2020 โดยผู้ใช้บรกิ าร สามารถเขา้ ถงึ บรกิ ารตา่ ง ๆ ผ่าน Browser, Application และ Mobile Application ข้อดีของการใช้งานแบบ Online คอื สามารถ ทางานร่วมกบั คนอ่นื พร้อม ๆ กันได้ เช่น แชร์ ไฟลเ์ อกสาร Excel ให้แตล่ ะคนเข้ามากรอก ขอ้ มูลของตนเองได้ และยังกาหนดสิทธ์ิในการ เขา้ ถงึ ได้

โปรแกรมสานักงาน (Microsoft Office) สามารถใช้งานไดอ้ ยา่ งถกู ต้องตามกฎหมาย โดยไมล่ ะเมดิ ลิขสทิ ธิ์ โดยสามารถทาได้ 2 วธิ ีคอื วิธีท่ี 1 วิธีที่ 2 ซ้ือคร้ังเดียว จ่ายคา่ บรกิ ารเปน็ รายเดือน ชาระเงนิ เพียงคร้งั เดียว หรือ รายปี และสามารถเลือกประเภท เพื่อรบั แอป Microsoft Office สาหรับ คอมพิวเตอรห์ น่ึงเครื่อง ตามทเี่ หมาะสมกบั การใชง้ าน ของผู้ใช้งานได้ (Microsoft 365)

ประโยชน์ของโปรแกรมสำนักงำน (Microsoft Office) 1. ช่วยให้งานตามกาหนดเวลา 2. ชว่ ยให้งานเปน็ ระเบียบเรยี บร้อย 3. ช่วยทาให้งานน่าสนใจมากยิง่ ข้ึน

วธิ ีกำรสรำ้ ง 1 ดับเบิ้ลคลิกท่ไี อคอน ของโปรแกรม 2 เลือกเอกสารเปล่า (Blank) หรือ เลือกแม่แบบ (Template) ทต่ี ้องการ

1 วธิ ีกำรจัดเกบ็ เมอื่ ต้องการบนั ทกึ ไฟลเ์ พื่อนาไปใชง้ านตอ่ หรือ เพอ่ื กลับมา ทางานในคร้ังถัดไป สามารถทาตามข้นั ตอนได้ ดงั น้ี 1 ไปทค่ี าสง่ั ไฟล์ (File)

2 เลือกคาสง่ั บันทกึ เปน็ 2 (Save As) 3 3 เลือกคาสง่ั เรยี กดู (Browse)

4 จะปรากฎหน้าตา่ งใหมข่ ้ึนมา เลือกพื้นที่ ทต่ี ้องการบันทึกไฟล์ 5 ต้ังช่ือไฟล์ 6 เลือกรูปแบบไฟลท์ ต่ี อ้ งการ 4 7 เลือกคาส่งั บันทึก (Save) 57 6

วธิ ีการจดั เกบ็ 1 วธิ กี ารเรยี กใชไ้ ฟล ์ โปรแกรมสานกั งาน 2 1 ไปทค่ี าส่งั ไฟล์ (File) 3 2 เลอื กคาส่งั เปดิ (Open) 3 เลือกคาสง่ั เรียกดู (Browse)

5 4 4 จะปรากฎหน้าต่างใหม่ข้ึนมา ให้เลือก 6 สถานท่ี ทบ่ี นั ทึกไฟลไ์ ว้ 5 เลือกไฟลท์ ต่ี ้องการเปิด 6 และเลือกคาส่ังเปิด (Open)

สว่ นประกอบ หน้ำต่ำงโปรแกรม Microsoft Word 2016

1 35 1 แถบเครอ่ื งมอื ดว่ น (Quick Access Toolbar) 2 4 2 แถบเมนู 6 (Menu Bar) 3 แถบชอื่ เรอ่ื ง (Title bar) รบิ บอน 4 (Ribbon) 7 ตัวควบคมุ หน้าตา่ ง 5 (Program Window Control) 8 ปมุ่ แท็บ 6 (Tab) 7 แถบเลอื่ น (Scroll bar) พนื้ ท่เี อกสาร สาหรบั ใช้พิมพง์ าน 8 (Working Area) 99 แถบสถานะ (Status Bar)

หน้ำทขี่ องเครอื่ งมือต่ำง ๆ ในโปรแกรม Microsoft Word 2016

แถบรบิ บอน (Ribbon) เปน็ แถบชดุ คาส่งั ตา่ งๆ ทใี่ ชค้ วบคมุ การสร้างงานเอกสาร เพอื่ ให้เรยี กใช้งานได้อย่างสะดวกและรวดเรว็ โดยจดั เรยี งเปน็ แทบ็ ซ่ึงในแตล่ ะแทบ็ จะมคี าส่งั ยอ่ ย ท่ีเกย่ี วข้องกนั ตามหมวดหมกู่ ารใช้งาน ดังน้ี

เมนูไฟล์ (File) รวบรวมกลุม่ คาส่งั ท่ใี ช้ในการจดั การ กบั ไฟลเ์ อกสาร ประกอบด้วย • การสรา้ งเอกสารใหม่ • การเปดิ ปดิ • การบันทึก • การพิมพ์ • การแชรเ์ อกสารกบั บคุ คลอนื่ • การส่งออก • บัญชี • คาส่ังตัวเลอื กสาหรบั • การต้งั ค่าพ้ืนฐานให้กบั โปรแกรม

เมนูหน้าแรก (Home) รวบรวมกลุม่ คาส่งั ทใ่ี ช้ ในการจดั รูปแบบข้อความประกอบดว้ ย • คลิปบอรด์ • ฟอนต์ • ยอ่ หน้า • สไตล์ • การแกไ้ ข

เมนูแทรก (Insert) รวบรวมคาส่งั ทใี่ ช้ในการแทรกวัตถปุ ระเภทต่าง ๆ ลงบน เอกสาร ประกอบด้วย • หน้าเอกสาร • ตาราง • ภาพประกอบ • Add-in • มีเดีย • ลิงก์ • ข้อคิดเห็น • หัวกระดาษและทา้ ยกระดาษ • ขอ้ ความและสญั ลักษณ์

เมนูออกแบบ (Design) รวบรวมคาส่งั ท่ใี ชใ้ นการจัดรูปแบบเอกสาร ประกอบด้วยธีม • จัดรูปแบบเอกสาร • การกาหนดพ้ืนหลังของหน้ากระดาษ